Đến giữa quý, các số không khớp nhau. Ngân sách nói một đằng, bảng tính nói một nẻo, và nhóm tài chính lại có một phiên bản hoàn toàn khác. Không ai sai, nhưng cũng không ai có cái nhìn tổng quan.
Nếu bạn đã từng phải đối mặt với dữ liệu chi phí phân tán hoặc những bất ngờ về ngân sách ở giai đoạn cuối, bạn biết rõ mọi thứ có thể trở nên phức tạp như thế nào nếu không có thiết lập quản lý phù hợp. Giải pháp? Các công cụ được thiết kế để đang theo dõi chi phí theo tiến độ dự án.
Dưới đây là các công cụ phần mềm đang theo dõi chi phí dự án hàng đầu giúp mang lại sự rõ ràng cho ngân sách và dự báo. Hãy bắt đầu ngay! 💰
Các phần mềm đang theo dõi chi phí dự án tốt nhất trong nháy mắt
Trước khi bắt đầu, đây là một cái nhìn nhanh so sánh các phần mềm quản lý dự án hàng đầu đang theo dõi chi phí. 💸
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng nổi bật | Giá cả* |
| ClickUp | Đang theo dõi chi phí tập trung trong quy trình làm việc dự án trực tiếp cho cá nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ, và các Enterprise | Đang theo dõi chi phí chi tiết theo từng công việc với Trường Tùy chỉnh, phân tích so sánh ngân sách và thực tế trên bảng điều khiển, cảnh báo chi phí tự động, theo dõi thời gian, trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa | Miễn phí vĩnh viễn; Tùy chỉnh có sẵn cho Enterprise |
| Năng suất | Đang theo dõi lợi nhuận của agency từ báo giá đến hóa đơn cho các nhóm trung bình và các agency đang phát triển | Đang theo dõi ngân sách và lợi nhuận theo thời gian thực, tỷ lệ tính phí tùy chỉnh, báo cáo tài chính chi tiết, hỗ trợ trí tuệ nhân tạo (AI) | Dùng thử miễn phí; Kế hoạch bắt đầu từ $11/tháng |
| Screendragon | Quản lý chi phí chiến dịch trong quy trình làm việc sáng tạo cho bộ phận marketing và các nhóm sáng tạo nội bộ | Đang theo dõi chi tiêu đa kênh, báo cáo dựa trên ROI, phê duyệt ngân sách tự động hóa, hỗ trợ trí tuệ nhân tạo (AI) | Giá cả tùy chỉnh |
| Wrike | Quản lý chi phí phức tạp giữa các bộ phận cho các nhóm dự án Enterprise và tư vấn viên | Mẫu ngân sách dự án, theo dõi thời gian tự động hóa, báo cáo lợi nhuận theo giai đoạn, hỗ trợ trí tuệ nhân tạo (AI) | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ $10/tháng cho mỗi người dùng |
| Smartsheet | Quản lý ngân sách dựa trên bảng tính với hợp tác thời gian thực cho các nhóm nhỏ và người dùng tập trung vào tài chính | Cảnh báo chi tiêu, báo cáo tổng hợp, nhật ký kiểm tra, bảng kế hoạch chi phí hợp tác, trợ lý AI | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ $12/tháng cho mỗi người dùng |
| toggl Track* | Quản lý ngân sách dựa trên thời gian đơn giản với thiết lập cơ bản dành cho freelancer và các nhóm dự án gọn nhẹ | Theo dõi thời gian dự án với cảnh báo ngân sách và báo cáo phân tích năng suất | Kế hoạch miễn phí có sẵn (cho tối đa 5 người dùng); Kế hoạch trả phí bắt đầu từ $10/tháng cho mỗi người dùng |
| Harvest | Theo dõi thời gian làm việc được liên kết trực tiếp với hóa đơn và doanh thu cho các chuyên gia tư vấn và nhóm dịch vụ khách hàng | Ghi chép thời gian, báo cáo lợi nhuận theo khách hàng/dự án, dự báo tốc độ tiêu hao ngân sách | Kế hoạch miễn phí có sẵn; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ $13.75/tháng cho mỗi người dùng |
| Hubstaff | Quản lý và theo dõi thời gian và chi phí cho các nhóm phân tán và các công ty ưu tiên làm việc từ xa | Đang theo dõi năng suất nhân viên, theo dõi chi phí dự án, tích hợp hệ thống lương | Phiên bản dùng thử miễn phí có sẵn; Kế hoạch bắt đầu từ $7/tháng cho mỗi người dùng |
| Sage Intacct | Tích hợp đang theo dõi chi phí cho nhóm tài chính tại các doanh nghiệp lớn | Ngân sách dự án được liên kết với sổ cái tổng hợp, quản lý chi phí theo thời gian thực, báo cáo lợi nhuận đa chiều, hỗ trợ trí tuệ nhân tạo (AI) | Giá cả tùy chỉnh |
| Procore | Kiểm soát chi phí dự án toàn diện cho các công ty xây dựng quy mô lớn và nhà thầu tổng hợp | Mã chi phí chuyên dụng cho xây dựng, đồng bộ hóa từ trường đến tài chính, quản lý đơn đặt hàng thay đổi tự động hóa, báo cáo chi tiết, hỗ trợ trí tuệ nhân tạo (AI) | Giá cả tùy chỉnh |
Cách chọn phần mềm đang theo dõi chi phí dự án?
Khi lựa chọn phần mềm đang theo dõi chi phí dự án, hãy ưu tiên các tính năng giúp tối ưu hóa quản lý tài chính và hỗ trợ thành công của dự án. Hãy xem xét các khả năng sau cho công cụ quản lý chi phí ưa thích của bạn:
- Quản lý ngân sách theo thời gian thực: Theo dõi chi phí so với ngân sách ngay lập tức để luôn kiểm soát chi phí
- *báo cáo chi tiết và phân tích: Nắm bắt xu hướng chi phí và sự chênh lệch với các báo cáo theo dõi thời gian chi tiết
- tích hợp mượt mà: *Kết nối với phần mềm tài khoản hoặc hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để giảm thiểu mục nhập thủ công
- Tính năng bảo mật mạnh mẽ: Bảo vệ dữ liệu chi phí dự án của bạn bằng mã hóa và kiểm soát truy cập dựa trên vai trò
- khả năng mở rộng: *Dễ dàng thích ứng với nhu cầu phát triển của dự án hoặc tổ chức
- Truy cập di động: Cho phép cập nhật mọi lúc mọi nơi cho các thành viên làm việc từ xa và không có máy tính, giúp thực hiện dự án một cách trơn tru
- *cảnh báo tự động hóa: Nhận thông báo về việc vượt ngân sách để tránh những bất ngờ trong suốt vòng đời dự án
- Hỗ trợ đa tiền tệ: Hỗ trợ các dự án toàn cầu với nhiều tùy chọn tiền tệ để quản lý chi phí dự án hiệu quả
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng nhật ký 'spend shadow' để theo dõi các chi phí không chính thức, như bữa trưa của nhóm hoặc công cụ tạm thời, để bạn có thể thấy các chi phí nhỏ này tích lũy như thế nào và cài đặt giới hạn.
📊 Sai lầm ngân sách: Sân vận động Olympic Montreal ban đầu được dự trù ngân sách $134 triệu CAD nhưng cuối cùng tiêu tốn hơn $1,6 tỷ CAD. Sự thiếu sót trong quản lý tài chính và can thiệp chính trị đã biến dự án thành gánh nặng nợ kéo dài 30 năm.
Phần mềm quản lý ngân sách và đang theo dõi chi phí dự án tốt nhất
Dưới đây là một số phần mềm đang theo dõi chi phí dự án tốt nhất được thiết kế để xử lý các quy trình làm việc thực tế của nhóm. 📑
1. ClickUp (Phù hợp nhất cho việc đang theo dõi chi phí tập trung trong quy trình làm việc của dự án)
Đang theo dõi chi phí dự án một cách riêng lẻ thường dẫn đến chậm trễ, chi tiêu quá mức hoặc bỏ lỡ các phê duyệt. Các nhóm phải chuyển đổi giữa các bảng tính, chuỗi email và ứng dụng theo dõi thời gian—không có ứng dụng nào kết nối trở lại với công việc thực tế.
ClickUp tập trung mọi thứ vào một không gian duy nhất, giúp việc đang theo dõi chi phí trở thành một phần của dự án, không còn là việc làm sau cùng.
💵 Tích hợp chi tiết tài chính vào các công việc
Nhiệm vụ ClickUp giúp bạn dễ dàng đang theo dõi các cập nhật tài chính ở cấp độ công việc.
Hãy giả sử một công ty tổ chức sự kiện đang điều phối một hội nghị lớn. Mỗi công việc—đặt địa điểm, điều phối diễn giả, quản lý nhà cung cấp—có thể bao gồm ghi chú chi phí, hóa đơn nhà cung cấp và cập nhật trạng thái theo thời gian thực. Nhóm tài chính và dự án có thể thẻ nhau, để lại bình luận và xác nhận thanh toán mà không cần chuyển đổi giữa các tab.
Sử dụng các trường tùy chỉnh của ClickUp để biến các nhiệm vụ ClickUp thành công cụ theo dõi ngân sách bằng cách thêm các trường như ‘Chi phí dự kiến’, ‘Chi phí thực tế’ và ‘Loại chi phí’.
💵 Theo dõi thời gian và kết quả trong công việc
ClickUp Project Theo Dõi Thời Gian đưa chi phí lao động vào bức tranh tổng thể. Các thành viên trong nhóm theo dõi số giờ làm việc cho từng tác vụ, và quản lý dự án có thể xem dữ liệu thời gian thực để điều chỉnh dòng thời gian hoặc cảnh báo về chi phí vượt dự toán.
Các nhóm có thể truy cập dữ liệu dự án thông qua Bảng điều khiển ClickUp, lựa chọn từ hơn 50 tiện ích để tùy chỉnh theo nhu cầu.
Ví dụ, một nhóm sản phẩm quản lý việc triển khai tính năng quan trọng có thể tạo một bảng điều khiển hiển thị số giờ làm việc của từng thành viên, so sánh ngân sách với chi phí thực tế theo sprint và phân tích chi phí theo loại công việc. Điều này giúp tất cả các bên liên quan, từ người quản lý dự án đến lãnh đạo cấp cao, có chế độ xem chia sẻ về tiến độ tài chính mà không cần công việc báo cáo thêm.
💵 Tiết kiệm thời gian với các mẫu sẵn có
Mẫu phân tích chi phí dự án ClickUp cung cấp cho các nhóm một cấu trúc sẵn có để ước tính và đang theo dõi ngân sách qua các cột mốc. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm thực hiện dự án có phạm vi cố định hoặc được tài trợ bằng quỹ, yêu cầu đang theo dõi chênh lệch chính xác.
Đồng thời, mẫu Quản lý Chi phí Dự án của ClickUp cung cấp thêm sự giám sát. Một công ty thiết kế kỹ thuật số quản lý nhiều hợp đồng dịch vụ cho khách hàng có thể sử dụng mẫu này để phân công các cuộc đánh giá ngân sách định kỳ, ghi lại sự chấp thuận của khách hàng và so sánh hiệu quả chi phí trên nhiều sản phẩm đầu ra.
Mẫu này giúp mọi thứ luôn được hiển thị và có tổ chức, ngay cả khi có nhiều nhóm tham gia.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- *tiêu chuẩn hóa việc thu thập chi phí: Sử dụng ClickUp biểu mẫu để thu thập yêu cầu ngân sách, giúp tiêu chuẩn hóa việc nộp bài gửi giữa các nhà cung cấp và nhóm
- tập trung tài liệu tài chính: *Ghi chép quy trình phê duyệt ngân sách trong ClickUp Docs để đảm bảo chính sách tài chính luôn dễ truy cập và cập nhật
- nhận thông tin ngân sách ngay lập tức:* Sử dụng ClickUp Brain để xem ngân sách dự án, chi tiết chi phí hoặc các yêu cầu phê duyệt đang chờ xử lý mà không cần phải tìm kiếm trong các công việc
- *đang theo dõi chi phí định kỳ: Cài đặt nhiệm vụ ClickUp Recurring để lên lịch kiểm tra ngân sách hàng tháng hoặc thanh toán định kỳ cho nhà cung cấp
- *tự động hóa cảnh báo chi phí: Tạo các quy trình tự động hóa ClickUp để kích hoạt cảnh báo khi một công việc vượt quá chi phí ước tính hoặc khi có chi phí mới được thêm vào
Giới hạn của ClickUp
- Mặc dù các công việc có thể được cập nhật qua thiết bị di động, việc nhập hoặc xem xét dữ liệu chi phí chi tiết không được mượt mà hoặc hiệu quả trên màn hình nhỏ
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (10.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (4.470+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Đánh giá của G2 này thực sự nói lên tất cả về ClickUp như một phần mềm đang theo dõi chi phí dự án:
Khả năng quản lý dự án và chương trình của ClickUp thực sự xuất sắc, thiết lập một tiêu chuẩn mới trên thị trường. Nó cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ không chỉ giúp theo dõi công việc hiệu quả mà còn quản lý toàn diện các dự án và chương trình đa dạng. […] Ngoài ra, lựa chọn mẫu thiết kế chuyên nghiệp và đa dạng của ClickUp giúp tối ưu hóa quy trình thiết lập dự án, nâng cao đáng kể năng suất và hiệu quả kế hoạch dự án.
Khả năng quản lý dự án và chương trình của ClickUp thực sự xuất sắc, thiết lập một tiêu chuẩn mới trên thị trường. Nó cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ không chỉ giúp đang theo dõi tác vụ hiệu quả mà còn quản lý toàn diện các dự án và chương trình đa dạng. […] Ngoài ra, lựa chọn mẫu thiết kế chuyên nghiệp và đa dạng của ClickUp giúp đơn giản hóa quy trình thiết lập dự án, nâng cao đáng kể năng suất và hiệu quả lập kế hoạch dự án.
📮 ClickUp Insight: 16% quản lý gặp khó khăn trong việc tích hợp cập nhật từ nhiều công cụ vào một chế độ xem tổng quan. Khi cập nhật bị phân tán, bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để ghép nối thông tin và ít thời gian hơn để lãnh đạo.
Kết quả? Những gánh nặng hành chính không cần thiết, bỏ lỡ thông tin quan trọng và sự không đồng bộ. Với Không gian Làm việc ClickUp, các nhà quản lý có thể tập trung các công việc, tài liệu và cập nhật, giảm bớt công việc lặp đi lặp lại và đưa ra những thông tin quan trọng nhất đúng lúc cần thiết.
💫 Kết quả thực tế: Tập hợp 200 chuyên gia vào một Không gian Làm việc ClickUp duy nhất, sử dụng các mẫu tùy chỉnh và theo dõi thời gian để giảm chi phí và cải thiện thời gian giao hàng trên nhiều địa điểm.
2. Năng suất (Phù hợp nhất cho các agency sáng tạo đang theo dõi lợi nhuận)
Các agency sáng tạo thường gặp khó khăn trong việc xác định dự án nào thực sự mang lại lợi nhuận. Productive giải quyết vấn đề này thông qua tính năng theo dõi lợi nhuận theo thời gian thực, giúp bạn nắm rõ tình hình tài chính của agency trên từng dự án.
Nền tảng này kết nối theo dõi thời gian trực tiếp với ngân sách, cho phép bạn theo dõi biên lợi nhuận khi công việc tiến độ. Điểm khác biệt của công cụ này so với các phần mềm quản lý dự án thông thường là sự hiểu biết sâu sắc về quy trình làm việc của agency, từ quá trình onboarding khách hàng đến hóa đơn cuối cùng.
Các tính năng nổi bật giúp tăng năng suất
- Theo dõi giờ làm việc tính phí so với ngân sách dự án theo thời gian thực và nhận thông báo ngay lập tức khi bạn sắp vượt quá giới hạn chi tiêu hoặc ngưỡng lợi nhuận
- Tạo báo cáo tài chính chi tiết phân tích chi phí theo các giai đoạn dự án, thành viên nhóm và phân khúc khách hàng
- Tự động điền biểu mẫu chi phí, tạo báo cáo và tóm tắt hoạt động công việc với Trí tuệ nhân tạo (AI) hiệu quả
- Tạo các mức phí tính toán tùy chỉnh cho các thành viên trong nhóm, loại dự án và cấp độ khách hàng
- Theo dõi sức chứa của nhóm và cân bằng tài nguyên trên nhiều dự án để tránh cam kết quá mức
Giới hạn về năng suất
- Hệ sinh thái tích hợp nhỏ hơn so với các đối thủ cạnh tranh cấp doanh nghiệp như ClickUp
- Báo cáo tùy chỉnh yêu cầu kiến thức kỹ thuật để cài đặt hiệu quả, điều này có thể gây khó khăn cho các nhóm nhỏ không có bộ phận IT chuyên trách
Giá cả năng suất
- Dùng thử miễn phí
- Cần thiết: $11/tháng
- Chuyên nghiệp: $28/tháng
- Ultimate: $39/tháng
Đánh giá và nhận xét về năng suất sử dụng
- G2: 4.7/5 (60+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (95+ đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về năng suất?
Dưới đây là đánh giá của một người dùng G2 về công cụ quản lý chi phí dự án của Productive:
Điều hữu ích nhất đối với chúng tôi, với tư cách là một agency, là khả năng hiển thị toàn bộ hoạt động kinh doanh. Từ báo giá ban đầu/ngân sách, qua toàn bộ quá trình dự án cho đến hóa đơn, sự tích hợp chặt chẽ của dữ liệu liên quan giúp giảm thiểu lỗi. Khả năng xem toàn bộ nguồn lực và hiệu suất sử dụng (tôi đã đề cập đến việc bạn có thể tạo báo cáo cho hầu hết mọi thứ?) trên một bảng điều khiển duy nhất thực sự rất hữu ích.
Điều hữu ích nhất đối với chúng tôi, với tư cách là một agency, là khả năng hiển thị toàn bộ hoạt động kinh doanh. Từ báo giá ban đầu/ngân sách, qua toàn bộ quá trình dự án cho đến hóa đơn, sự tích hợp chặt chẽ của dữ liệu liên quan giúp giảm thiểu lỗi đáng kể. Khả năng xem toàn bộ nguồn lực và hiệu suất sử dụng (tôi đã đề cập đến việc bạn có thể tạo báo cáo cho hầu hết mọi thứ?) trên một bảng điều khiển duy nhất thực sự rất hữu ích.
📚 Xem thêm: Các lựa chọn thay thế tốt nhất cho Productive.io
3. Screendragon (Phù hợp nhất cho các nhóm marketing quản lý ngân sách chiến dịch)
Bạn đã từng thử quản lý một chiến dịch tiếp thị phức tạp trong khi đang theo dõi từng đồng tiền chi tiêu? Screendragon giải quyết thách thức này thông qua tự động hóa quy trình làm việc được thiết kế riêng cho các nhóm tiếp thị. Nó xử lý mượt mà các quy trình phê duyệt sáng tạo thường gây tắc nghẽn trong quá trình thực thi chiến dịch.
Các nhóm có thể cài đặt quy trình tự động hóa để đảm bảo dự án luôn tiến triển đồng thời duy trì tầm nhìn toàn diện về ngân sách. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi chính xác chi phí của từng giai đoạn phát triển chiến dịch và tối ưu hóa theo nhu cầu.
Các tính năng nổi bật của Screendragon
- Đang theo dõi chi tiêu cho các chiến dịch trên nhiều kênh, nhà cung cấp và loại phương tiện truyền thông trong một bảng điều khiển thống nhất
- Cài đặt các danh mục ngân sách tùy chỉnh phù hợp hoàn hảo với cấu trúc của các chiến dịch tiếp thị
- Tạo báo cáo ROI chi tiết kết nối chi tiêu chiến dịch với các chỉ số hiệu suất, giúp bạn xác định những khoản đầu tư mang lại lợi nhuận cao nhất
- Sử dụng trợ lý AI để thu thập thông tin về hoạt động và tài nguyên, tạo nội dung phù hợp với thương hiệu và xây dựng quy trình làm việc linh hoạt
- Có được chế độ xem toàn diện về sức chứa của các nguồn lực để quản lý nguồn lực hiệu quả
Giới hạn của Screendragon
- Giao diện thiết kế trông lỗi thời so với các công cụ quản lý dự án tiếp thị mới hơn
- Các tùy chỉnh và tính năng nâng cao thường yêu cầu sự hỗ trợ từ đội ngũ hỗ trợ của Screendragon, điều này có thể làm chậm quá trình triển khai
Giá cả của Screendragon
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Screendragon
- G2: 4.7/5 (100+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (30+ đánh giá)
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tạo chỉ số 'tốc độ chi tiêu' để đo lường tốc độ mà mỗi nhóm tiêu thụ ngân sách của mình. Điều này rất hữu ích để phát hiện các điểm yếu, chẳng hạn như một nhóm sử dụng quá nhiều giờ làm việc của nhà thầu.
4. Wrike (Phù hợp nhất cho các dự án phức tạp yêu cầu giám sát chi tiết)
Các dự án phức tạp thường dễ mất kiểm soát, đặc biệt khi nhiều bộ phận cần hợp tác để hoàn thành các nhiệm vụ. Wrike giải quyết vấn đề này thông qua quy trình làm việc tùy chỉnh có thể thích ứng với hầu hết mọi cấu trúc dự án đồng thời duy trì đang theo dõi chi phí chi tiết suốt quá trình.
Các nhóm đặc biệt đánh giá cao khả năng của nền tảng này trong việc xử lý độ phức tạp ở quy mô Enterprise mà không làm giảm tính hiển thị về chi phí dự án và việc sử dụng tài nguyên.
Các tính năng nổi bật của Wrike
- Tạo các mẫu ngân sách dự án chi tiết bao gồm các danh mục đã được định sẵn, quy trình phê duyệt và các tham số đang theo dõi chi phí
- Dự toán, phân bổ và đang theo dõi tài chính theo thời gian thực cho tất cả các dự án tại một nơi duy nhất với tính năng quản lý ngân sách
- Tạo báo cáo chi tiết phân tích lợi nhuận dự án trên nhiều khía cạnh khác nhau
- Cài đặt theo dõi thời gian tự động hóa và báo cáo chi phí tích hợp trực tiếp vào ngân sách dự án
- Nhận câu trả lời nhanh chóng cho các truy vấn về dự án và tạo bản cập nhật dự án với Wrike AI
Giới hạn của Wrike
- Phần mềm này không tích hợp sẵn tính năng chia sẻ màn hình, nhắn tin hoặc họp video, buộc người dùng phải sử dụng các công cụ bên ngoài để hợp tác thời gian thực
- Người dùng báo cáo thời gian tải chậm hoặc lỗi, chẳng hạn như trang không tải được sau khi không hoạt động
- Quản lý tài chính nâng cao, chẳng hạn như lập hóa đơn hoặc đang theo dõi chi phí, thường yêu cầu tích hợp với các phần mềm khác
Giá cả của Wrike
- Miễn phí
- Nhóm: $10/tháng cho mỗi người dùng (thanh toán hàng năm)
- kinh doanh: *$25/tháng mỗi người dùng (thanh toán hàng năm)
- doanh nghiệp: *Giá tùy chỉnh
- Pinnacle: Giá tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Wrike
- G2: 4.2/5 (4.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (2.810+ đánh giá)
📊 Sai lầm ngân sách: Sân bay Berlin Brandenburg dự kiến mở cửa vào năm 2011 với ngân sách €2,5 tỷ. Cuối cùng, sân bay này mở cửa vào năm 2020 sau khi chi phí tăng lên €7 tỷ. Các cuộc điều tra chỉ ra rằng nguyên nhân là do quản lý dự án kém, kiểm soát chi phí không hiệu quả và thiếu hệ thống đang theo dõi tập trung.
5. Smartsheet (Phù hợp nhất cho những người yêu thích bảng tính trong quản lý tài chính dự án)
Nếu nhóm của bạn quen thuộc với bảng tính nhưng cần khả năng đang theo dõi dự án nâng cao hơn, Smartsheet là giải pháp hoàn hảo để lấp đầy khoảng trống đó. Nó kết hợp giao diện lưới quen thuộc mà ai cũng biết cách sử dụng với các tính năng quản lý dự án mạnh mẽ, giúp đang theo dõi chi phí một cách hiệu quả.
Các nhóm có thể xây dựng ngân sách dự án phức tạp bằng công thức bảng tính trong khi truy cập các tính năng nâng cao như quy trình làm việc tự động hóa và hợp tác thời gian thực.
Bạn có thể sử dụng nó để đang theo dõi chi phí, giám sát chi phí tài nguyên và tạo các báo cáo tổng hợp (roll-up reports) gộp dữ liệu tài chính từ nhiều dự án.
Các tính năng nổi bật của Smartsheet
- Tạo báo cáo tài chính cấp quản lý trông và cảm giác như bảng tính truyền thống nhưng lấy dữ liệu từ hệ thống đang theo dõi dự án thời gian thực
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích bảng tính, tạo ra những thông tin chi tiết và dự đoán xu hướng chi tiêu trong dự án
- Phân bổ tài nguyên, đang theo dõi tỷ lệ sử dụng và tính toán chi phí lao động dựa trên các công việc được giao và mức lương theo giờ
- Cài đặt định dạng điều kiện và cảnh báo tự động hóa để nổi bật các chênh lệch ngân sách, vượt ngân sách và vấn đề phân bổ tài nguyên
- Hợp tác trong việc lập ngân sách dự án và kế hoạch tài chính thông qua các bảng tính chia sẻ, nơi nhiều thành viên trong nhóm có thể nhập dữ liệu đồng thời duy trì lịch sử kiểm tra đầy đủ
Giới hạn của Smartsheet
- Các thay đổi không luôn được cập nhật theo thời gian thực và không có tính năng lưu tự động
- Báo cáo bị giới hạn tối đa 500 hàng trên mỗi trang, và việc điều hướng trong các báo cáo lớn có thể tốn thời gian
- Một số người dùng báo cáo các tính năng bảo mật chưa đủ, như địa điểm lưu trữ dữ liệu không rõ ràng hoặc thiếu vai trò 'siêu quản trị viên' để truy cập đầy đủ vào bảng tính
Giá cả của Smartsheet
- Dùng thử miễn phí
- Ưu điểm: $12/tháng cho mỗi người dùng
- kinh doanh: *$24/tháng mỗi người dùng
- doanh nghiệp: *Giá tùy chỉnh
- quản lý công việc nâng cao: *Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Smartsheet
- G2: 4.4/5 (19.680+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (3.450+ đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về Smartsheet?
Dưới đây là đánh giá trực tiếp về phần mềm đang theo dõi chi phí dự án này từ một đánh giá trên G2:
Tôi thích sự linh hoạt của Smartsheet và có thể sử dụng nó cho nhiều ứng dụng khác nhau. Đôi khi tôi chỉ sử dụng nó như một phiên bản nâng cao và tương tác hơn của Excel, nhưng đôi khi bạn có thể tận dụng các tính năng bảng điều khiển và tự động hóa của nó để tạo ra các công cụ mạnh mẽ giúp công việc trở nên dễ dàng và có tổ chức hơn.
Tôi thích sự linh hoạt của Smartsheet và có thể sử dụng nó cho nhiều ứng dụng khác nhau. Đôi khi tôi chỉ sử dụng nó như một phiên bản nâng cao và tương tác hơn của Excel, nhưng đôi khi bạn có thể tận dụng các tính năng bảng điều khiển và tự động hóa của nó để tạo ra các công cụ mạnh mẽ giúp công việc trở nên dễ dàng và có tổ chức hơn.
📚 Xem thêm: Các lựa chọn thay thế tốt nhất cho Smartsheet
6. Toggl Track (Phù hợp nhất cho việc theo dõi thời gian đơn giản trên nhiều dự án)
Đôi khi bạn chỉ cần biết thời gian của mình được sử dụng vào đâu mà không phải đối mặt với các tác vụ phức tạp của quản lý dự án. Toggl Track cung cấp điều đó thông qua tính năng theo dõi thời gian cực kỳ đơn giản hoạt động trên mọi thiết bị và nền tảng.
Công cụ này được thiết kế để không làm phiền bạn — bắt đầu đồng hồ bấm giờ, gán cho dự án và dừng khi hoàn thành. Không có quy trình phức tạp hay trường thông tin bắt buộc làm chậm tiến độ công việc thực tế. Các nhóm yêu thích cách báo cáo chi tiết tiết lộ các mẫu sử dụng thời gian ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận dự án.
Toggl Track - Tính năng nổi bật
- Cài đặt ngân sách dự án dựa trên ước lượng thời gian và nhận thông báo khi thời gian đang theo dõi tiếp cận hoặc vượt quá số giờ được phân bổ
- Đang theo dõi thời gian làm việc offline và đồng bộ hóa tự động khi kết nối lại, đảm bảo bạn không bao giờ mất thời gian làm việc có thể tính phí
- Phân tích mô hình năng suất của nhóm thông qua báo cáo hiển thị giờ làm việc hiệu quả nhất, tỷ lệ hiệu quả dự án và mô hình đóng góp của từng thành viên
Giới hạn của Toggl Track
- Các tính năng quản lý nhóm cơ bản so với các nền tảng quản lý dự án đầy đủ
- Thiếu các tính năng hóa đơn gốc, ghi chép chi tiết, đang theo dõi GPS, tính lương hoặc lịch trình
- Việc chỉnh sửa các mục nhập thời gian có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi
- Bạn không thể tạm dừng đồng hồ đếm giờ; bạn phải dừng và khởi động lại, dẫn đến các mục nhập bị phân mảnh (ví dụ: nhiều phiên 5 giây)
Giá cả của Toggl đang theo dõi
- Miễn phí (cho tối đa năm người dùng)
- gói Starter: *$10/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: $20/tháng mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá tùy chỉnh
Toggl Track đánh giá và nhận xét
- G2: 4.6/5 (1.570+ đánh giá)
- Capterra: 4.7/5 (2.575+ đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về Toggl Track?
Bài đánh giá của Capterra đưa ra một góc nhìn có lãi suất:
Toggl Track rất thân thiện với người dùng. Giao diện dễ sử dụng. Tôi thích cách dễ dàng tiếp tục một dự án trước đó hoặc thêm một dự án mới. Hệ thống mã màu cũng giúp phân chia các khu vực mà tôi dành phần lớn thời gian. Tôi cũng rất thích tab Báo cáo – thật hữu ích khi xem số giờ đã công việc và tỷ lệ phần trăm thời gian dành cho từng dự án.
Toggl Track rất thân thiện với người dùng. Giao diện dễ sử dụng. Tôi thích cách dễ dàng tiếp tục một dự án trước đó hoặc thêm một dự án mới. Hệ thống mã màu cũng giúp phân chia các khu vực mà tôi dành phần lớn thời gian. Tôi cũng rất thích tab Báo cáo – thật hữu ích khi xem được số giờ đã công việc và tỷ lệ thời gian dành cho từng dự án.
🔍 Bạn có biết? Chỉ 41% tổ chức thường xuyên hoặc luôn hoàn thành dự án trong ngân sách. Điều này cho thấy một khoảng cách đáng kể mà việc đang theo dõi chi phí có thể giúp thu hẹp.
7. Harvest (Tốt nhất cho theo dõi thời gian và lập hóa đơn tích hợp)
Các nhà quản lý dự án cần tích hợp mượt mà giữa theo dõi chi phí và thanh toán cho khách hàng đánh giá cao Harvest. Phần mềm quản lý ngân sách dự án này kết nối trực tiếp việc theo dõi thời gian với quy trình lập hóa đơn, đảm bảo rằng tất cả giờ làm việc có thể tính phí được ghi nhận và chuyển đổi thành doanh thu một cách hiệu quả.
Các nhóm tài chính đánh giá cao cách Harvest quản lý cả đang theo dõi chi phí nội bộ và thanh toán cho khách hàng bên ngoài trong cùng một hệ thống, giúp giảm bớt công việc đối chiếu giữa các nền tảng khác nhau. Báo cáo chi tiết cho thấy các dự án và khách hàng nào mang lại lợi nhuận cao nhất.
Tận dụng các tính năng tốt nhất
- Cài đặt các nhắc nhở theo dõi thời gian tự động hóa và tóm tắt hàng tuần để giúp bạn duy trì thói quen đang theo dõi nhất quán
- Phân tích hiệu quả kinh doanh thông qua các báo cáo chi tiết cho thấy khách hàng, dự án và loại công việc nào mang lại lợi nhuận cao nhất
- Tạo dự báo dự án chính xác dựa trên tỷ lệ tiêu hao hiện tại và ngân sách còn lại để dự đoán lợi nhuận cuối cùng của dự án
- Tự động tạo hóa đơn từ thời gian và chi phí đang theo dõi và gửi trực tiếp cho khách hàng từ nền tảng
Giới hạn của Harvest
- Thiếu các tính năng tích hợp sẵn về tính lương hoặc thuế bán hàng tự động hóa, yêu cầu thực hiện công việc thủ công hoặc tích hợp với các công cụ bên thứ ba
- Không có trung tâm thông báo tập trung cho các cập nhật như nộp bảng chấm công hoặc nhắc nhở thanh toán hóa đơn
- Các tùy chọn lọc cho công việc hoặc mục nhập thời gian khá cơ bản, khiến việc phân tích các danh mục hoặc nhóm cụ thể trong báo cáo trở nên khó khăn
Giá cả của Harvest
- Miễn phí
- Ưu điểm: $13,75/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: $17.50/tháng cho mỗi người dùng
Thu thập đánh giá Harvest và nhận xét
- G2: 4.3/5 (815+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (630+ đánh giá)
📚 Xem thêm: So sánh Harvest vs Toggl (Tính năng, Giá cả)
📊 Sai lầm ngân sách: Vào đầu những năm 2000, một dự án của chính phủ Anh nhằm hiện đại hóa hồ sơ y tế đã phình to từ £2 tỷ lên £12 tỷ trước khi bị hủy bỏ.
8. Hubstaff (Phù hợp nhất cho các nhóm làm việc từ xa cần theo dõi hoạt động chi tiết)
Các nhà lãnh đạo vận hành quản lý các nhóm phân tán cần có cái nhìn chi tiết về cách nhân viên làm việc từ xa sử dụng thời gian và cách điều đó ảnh hưởng đến chi phí dự án. Hubstaff cung cấp cái nhìn này thông qua tính năng theo dõi hoạt động toàn diện.
Nó là nhà cung cấp tính minh bạch mà không quá xâm phạm — các thành viên trong nhóm có thể xem các mẫu năng suất của chính mình trong khi quản lý có được hiển thị cần thiết để tính toán chi phí dự án chính xác. Báo cáo chi tiết giúp xác định các mẫu công việc từ xa nào dẫn đến việc triển khai dự án hiệu quả nhất.
Các tính năng nổi bật của Hubstaff
- Theo dõi năng suất làm việc của nhóm thông qua tính năng chụp ảnh màn hình tự động và đang theo dõi sử dụng ứng dụng
- Đang theo dõi chi phí dự án theo thời gian thực khi các thành viên trong nhóm thực hiện công việc, với tính toán chi phí lao động tự động dựa trên mức lương giờ cá nhân và thời gian thực tế đã đầu tư
- Cài đặt ngân sách hàng tuần hoặc giới hạn chi phí cố định cho các dự án và thành viên nhóm để ngăn chặn chi tiêu quá mức
- Cài đặt quy trình xử lý lương tự động hóa dựa trên giờ làm việc đang theo dõi và phân công dự án, tối ưu hóa quy trình thanh toán
- Chế độ xem báo cáo chi tiết về chi phí dự án, chi tiêu của thành viên nhóm và lịch sử ngân sách.
Giới hạn của Hubstaff
- Các tính năng theo dõi nhân viên có thể gây cảm giác xâm phạm và ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần nhóm nếu không được triển khai một cách cẩn thận, đồng thời không phù hợp để đang theo dõi công việc sáng tạo hoặc chiến lược
- Vấn đề bảo mật có thể giới hạn việc áp dụng trong các tổ chức có yêu cầu bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt
- Điểm mạnh chính của nó nằm ở quản lý chi phí lao động; nó ít phù hợp để xử lý chi phí vật liệu hoặc các chi phí dự án không liên quan đến lao động khác
Giá cả của Hubstaff
- Dùng thử miễn phí
- gói Starter: *$7/tháng mỗi người dùng (tối thiểu 2 người dùng được cấp phép)
- Phát triển: $9/tháng mỗi người dùng (tối thiểu 2 người dùng được cấp phép)
- Nhóm: $12/tháng cho mỗi người dùng (tối thiểu 2 người dùng được cấp phép)
- Doanh nghiệp: $25/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Hubstaff
- G2: 4.2/5 (1.440+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (1.570+ đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về Hubstaff?
Một đánh giá trên G2 mô tả như sau:
Hubstaff cung cấp một cách thức liền mạch để theo dõi thời gian và giám sát năng suất làm việc của nhóm. Khả năng chụp ảnh màn hình kỳ, theo dõi mức độ hoạt động và tích hợp với các công cụ quản lý dự án như Trello và Asana khiến nó trở nên vô cùng hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa. […] Tuy nhiên, việc theo dõi hoạt động có thể cảm thấy quá xâm phạm, đặc biệt là với việc chụp ảnh màn hình thường xuyên. Ứng dụng di động cũng có xu hướng bị lag hoặc treo máy thỉnh thoảng, điều này có thể làm gián đoạn hiệu suất làm việc khi di chuyển.
Hubstaff cung cấp một cách thức liền mạch để theo dõi thời gian và giám sát năng suất làm việc của nhóm. Khả năng chụp ảnh màn hình kỳ, theo dõi mức độ hoạt động và tích hợp với các công cụ quản lý dự án như Trello và Asana khiến nó trở nên vô cùng hữu ích cho các đội ngũ làm việc từ xa. […] Tuy nhiên, việc đang theo dõi hoạt động có thể cảm thấy quá xâm phạm, đặc biệt là với việc chụp ảnh màn hình thường xuyên. Ứng dụng di động cũng có xu hướng bị lag hoặc treo máy đôi khi, điều này có thể làm gián đoạn năng suất làm việc khi di chuyển.
9. Sage Intacct (Phù hợp nhất cho tích hợp quản lý tài chính doanh nghiệp)
Các tổ chức Enterprise cần phần mềm đang theo dõi chi phí dự án tích hợp mượt mà vào hệ thống tài chính hiện có và cấu trúc báo cáo. Sage Intacct cung cấp điều này thông qua các tính năng quản lý tài chính toàn diện.
Nó nổi bật trong lĩnh vực kế toán dự án, cho phép bạn đang theo dõi và quản lý chi phí, hóa đơn và doanh thu cho từng dự án với độ chính xác cao. Bạn có thể phân bổ chi phí trực tiếp và gián tiếp, quản lý lịch thanh toán phức tạp và ghi nhận doanh thu theo tiêu chuẩn kế toán.
Các nhóm tài chính cuối cùng cũng có thể nhận được dữ liệu lợi nhuận dự án chính xác, được cập nhật trực tiếp vào báo cáo tài chính công ty và báo cáo cho ban lãnh đạo mà không cần thao tác dữ liệu thủ công.
Các tính năng nổi bật của Sage Intacct
- Tạo ngân sách dự án phức tạp kết nối với tài khoản sổ cái tổng hợp và tự động cập nhật báo cáo tài chính
- Gán thẻ cho các giao dịch theo dự án, bộ phận, địa điểm và các tiêu chí khác để phân tích tài chính chi tiết và báo cáo
- Cài đặt các quy trình kiểm soát tài chính tự động hóa yêu cầu phê duyệt cho mọi chi phí dự án vượt quá ngưỡng đã đặt trước
- Đang theo dõi chi phí dự án đồng thời duy trì hồ sơ kiểm toán đầy đủ đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp và tiêu chuẩn báo cáo tài chính
- Nâng cao chất lượng dữ liệu và tự động hóa các quy trình tài chính phức tạp với trí tuệ nhân tạo tích hợp
Giới hạn của Sage Intacct
- Độ phức tạp trong triển khai yêu cầu nguồn lực CNTT đáng kể và chuyên môn tài chính để cấu hình đúng cách
- Giá cả cao hơn đáng kể so với các công cụ quản lý dự án đơn giản hơn, khiến nó không phù hợp cho các tổ chức nhỏ
- Quá phức tạp cho các tổ chức không cần tích hợp quản lý tài chính toàn diện cùng với đang theo dõi dự án
- Do tuân thủ GAAP, các cấu hình sẽ cố định sau khi triển khai, yêu cầu sự hỗ trợ của nhà phát triển hoặc nhà cung cấp dịch vụ để thực hiện các thay đổi
Giá cả của Sage Intacct
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Sage Intacct
- G2: 4.3/5 (3.730+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (525+ đánh giá)
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Thực hiện quy trình phê duyệt chi tiêu nhanh, trong đó bất kỳ chi phí không quan trọng nào vượt quá ngưỡng đã cài đặt cần có sự phê duyệt lần hai để ngăn chặn các khoản chi tiêu bốc đồng. Bạn có thể tạo một Trợ lý AI trong ClickUp để tự động hóa quy trình này cho bạn.
📊 Sai lầm ngân sách: Dự án đường sắt cao tốc California được dự kiến với chi phí $33 tỷ vào năm 2008. Đến năm 2023, chi phí ước tính đã tăng lên $128 tỷ mà không có thời hạn hoàn thành rõ ràng. Điều này chủ yếu được cho là do việc theo dõi chi phí không nhất quán và thay đổi phạm vi dự án.
10. Procore (Tốt nhất cho quản lý chi phí dự án xây dựng)
Xây dựng đòi hỏi những thách thức đặc thù trong quản lý chi phí dự án mà các công cụ thông thường không thể xử lý hiệu quả. Procore giải quyết những nhu cầu cụ thể này thông qua các tính năng được thiết kế riêng cho quản lý tài chính dự án xây dựng.
Nó hiểu cách chi phí xây dựng luồng và là nhà cung cấp hiển thị ở mọi giai đoạn, từ giai đoạn tiền phát triển đến giai đoạn hoàn thành. Các nhóm có thể đang theo dõi chi phí lao động, vật liệu, thiết bị và nhà thầu phụ trong khi tuân thủ các nguyên tắc kế toán xây dựng và yêu cầu báo cáo.
Các tính năng nổi bật của Procore
- Quản lý các đơn đặt hàng thay đổi và điều chỉnh ngân sách thông qua quy trình phê duyệt tự động hóa, đảm bảo lưu trữ đầy đủ nhật ký kiểm tra
- Truy cập ngân sách, hợp đồng, yêu cầu thay đổi, đơn đặt hàng và hóa đơn tất cả trong một hệ thống kết nối với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI)
- Tạo báo cáo chi phí chi tiết phân tích chi phí dự án theo ngành nghề, giai đoạn, mã chi phí và các danh mục cụ thể khác trong lĩnh vực xây dựng
- Kết nối các hoạt động tại trường trực tiếp với đang theo dõi tài chính thông qua ứng dụng di động cho phép nhân viên ghi chép thời gian, vật liệu và sử dụng thiết bị từ công trường
Giới hạn của Procore
- Công cụ đấu thầu tiền thi công bị chỉ trích vì thiếu hiệu quả và gặp nhiều vấn đề, bao gồm giao diện người dùng kém và thiếu cập nhật kịp thời từ nhóm phát triển
- Việc triển khai yêu cầu thời gian thiết lập đáng kể để cấu hình mã chi phí, quy trình phê duyệt và tích hợp với hệ thống tài khoản hiện có
- Một số người dùng gặp phải vấn đề về hỗ trợ khách hàng không đủ tốt, bao gồm thời gian phản hồi chậm, thiếu nhân viên hỗ trợ chuyên trách cho tài khoản hoặc các vấn đề chưa được giải quyết
Giá cả của Procore
- Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Procore
- G2: 4.6/5 (3.450+ đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (2.770+ đánh giá)
Người dùng thực tế đánh giá thế nào về Procore?
Một đánh giá từ Capterra tóm tắt như sau:
Procore là một nền tảng được tổ chức khoa học, hiệu quả, cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để thực hiện các dự án công nghiệp quy mô lớn cho đến các dự án xây dựng dân dụng đơn giản.
Procore là một nền tảng được tổ chức khoa học, hiệu quả, cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để thực hiện các dự án công nghiệp quy mô lớn cho đến các dự án xây dựng dân dụng đơn giản.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Để đơn giản hóa việc giảm chi phí phần mềm, hãy theo dõi chi phí phát sinh từ các tính năng bổ sung một cách riêng biệt. Hãy ghi lại bất kỳ yêu cầu tiện ích bổ sung nào so với phạm vi ban đầu, để bạn có thể thương lượng hoặc hoãn lại nhằm duy trì trong ngân sách.
Xem toàn bộ bức tranh chi phí trong ClickUp
Việc đang theo dõi ngân sách thường diễn ra một cách rời rạc. Các nhóm cập nhật bảng tính, số được truyền tay nhau, và tính hiển thị của dự án bị ảnh hưởng.
ClickUp đã đóng khoảng trống đó. Phần mềm đang theo dõi chi phí dự án này giúp các nhóm theo dõi ngân sách dự án mà không làm gián đoạn tiến độ công việc hoặc dòng thời gian.
Với quản lý tác vụ, báo cáo, tài liệu và giao tiếp trên một nền tảng kết nối, ngân sách luôn được liên kết với công việc. Tất nhiên, quyết định được đưa ra nhanh hơn và dự án luôn đi đúng hướng.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✅