Các tiêu đề công việc rất hay, cho đến khi bạn nhận ra rằng "quản lý" có năm nghĩa khác nhau trong nhóm của bạn hoặc thậm chí trong toàn tổ chức.
Nếu bạn từng gặp khó khăn trong việc xác định vai trò, điều chỉnh kỳ vọng hoặc giải thích sự phát triển nghề nghiệp thực sự trông như thế nào, thì đã đến lúc xây dựng ma trận phân cấp công việc.
Cho dù bạn làm việc trong bộ phận nhân sự, điều hành một công ty khởi nghiệp, lãnh đạo một nhóm hay sắp xếp biểu đồ tổ chức trong bộ phận vận hành, cấu trúc phân cấp công việc sẽ giúp bạn sắp xếp mọi thứ theo thứ tự. Đây là vũ khí bí mật của bạn để có sự rõ ràng trong sự nghiệp, công bằng nội bộ và mở rộng quy mô suôn sẻ hơn.
Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ thảo luận về cách tạo ma trận phân cấp công việc và xem xét các ví dụ từ các công ty khác nhau. Phần hay nhất là gì? Bạn không cần phải bắt đầu từ đầu. ClickUp có các mẫu và công cụ để giúp việc phân cấp công việc trở nên dễ dàng hơn và mang lại nhiều thành công hơn.
Ma trận phân cấp công việc là gì?
Ma trận phân cấp công việc, còn được gọi là khung phân cấp công việc, giống như một lộ trình cho các vai trò trong công ty của bạn — nó phác thảo các cấp công việc khác nhau, mức lương cho mỗi cấp, những gì được mong đợi ở mỗi giai đoạn và cách một người có thể phát triển từ cấp này lên cấp tiếp theo. Hãy coi đó là logic nội bộ đằng sau các tiêu đề, vai trò và trách nhiệm, cũng như sự tiến bộ trong sự nghiệp.
Về cơ bản, ma trận này chia các vai trò thành các cấp độ (như Junior, Mid, Senior, Lead) và năng lực (như giao tiếp, giải quyết vấn đề, lãnh đạo, v.v.).
Mỗi cấp độ mô tả thành công của năng lực đó. Điều này giúp việc thăng chức trở nên ít bí ẩn hơn và dựa trên thành tích hơn, đồng thời giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng về cách phát triển, mà không phải đoán ý nghĩa của “làm việc tốt”.
Dưới đây là mẫu ma trận phân cấp công việc cho kỹ sư phần mềm:
| Cấp | Tiêu đề | Kỹ năng kỹ thuật | Hợp tác | Phạm vi mức lương* (USD) |
|---|---|---|---|---|
| L1 | Kỹ sư Phần mềm Trình độ Cơ bản | Học lập trình cơ bản, gỡ lỗi các vấn đề đơn giản, hiểu các công cụ và quy trình phát triển | Làm việc trong nhóm, tích cực học hỏi từ đồng nghiệp, cởi mở với phản hồi | $80.000 – $110.000 |
| L2 | Kỹ sư phần mềm | Cung cấp các tính năng độc lập, viết mã sạch/đã được kiểm tra, hiểu các nguyên tắc cơ bản về thiết kế hệ thống | Phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp, tham gia đánh giá mã, truyền đạt hiệu quả các vấn đề cản trở công việc | $105.000 – $135.000 |
| L3 | Kỹ sư Phần mềm Cao cấp | Phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp, tham gia đánh giá mã và truyền đạt hiệu quả các vấn đề cản trở công việc | Cố vấn cho nhân viên cấp dưới, hợp tác giữa các nhóm, giao tiếp bằng văn bản/bằng lời nói rõ ràng | $130.000 – $175.000 |
| L4 | Kỹ sư phần mềm cấp cao | Thiết kế các hệ thống có thể mở rộng, dẫn dắt phát triển tính năng, hiểu sâu về stack và kiến trúc | Kiến trúc hệ thống, thiết lập tiêu chuẩn kỹ thuật, giải quyết các thách thức cấp tổ chức | $160.000 – $220.000 |
| L5 | Kỹ sư chính | Hợp tác chiến lược giữa các đơn vị kinh doanh, huấn luyện kỹ sư cấp cao và đại diện cho bộ phận kỹ thuật trong các cuộc thảo luận cấp cao | Ảnh hưởng đến các nhóm đa chức năng, dẫn dắt các dự án và hợp tác với các bên liên quan đến sản phẩm/thiết kế | $190.000 – $280.000 |
Khi tất cả mọi người, từ nhân viên nhân sự đến quản lý và nhóm kỹ thuật đều sử dụng bảng này, cả nhóm sẽ có chung một quan điểm.
⭐️ Mẫu nổi bật
Mẫu Ma trận nhóm công việc ClickUp giúp các tổ chức xác định rõ vai trò công việc, trách nhiệm và lộ trình phát triển sự nghiệp trong các bộ phận khác nhau. Mẫu này hợp lý hóa việc lập kế hoạch lực lượng lao động bằng cách cung cấp tổng quan có cấu trúc về các kỹ năng, năng lực và kỳ vọng cho từng cấp công việc.
📖 Cũng nên đọc: Phần mềm nhân sự tốt nhất cho các nhóm nhân sự
Ma trận phân cấp công việc nên bao gồm những gì?
Một ma trận phân cấp công việc vững chắc có một số thành phần khóa giúp nó trở nên hữu ích, công bằng và thực sự hữu ích cho các cuộc hội thoại về phát triển. Hãy cùng xem xét các yếu tố cần thiết, kèm theo ví dụ để minh họa.
🧱 Cấp bậc công việc
Đây là những “bậc thang” trên nấc thang sự nghiệp. Cấp bậc công việc thể hiện sự tiến bộ từ cấp nhập môn đến cấp lãnh đạo. Bạn có thể đặt tên cho chúng là “Cấp dưới”, “Cấp trung”, “Cấp cao” hoặc sử dụng các số như “Cấp 1–5”. Chỉ cần đảm bảo rằng chúng nhất quán và dễ hiểu cho tất cả các vai trò.
🎯 Kỹ năng cốt lõi
Đây là các loại kỹ năng hoặc hành vi mà bạn mong đợi ở một vai trò, chẳng hạn như giao tiếp, lãnh đạo, kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng tuyển dụng, giải quyết vấn đề hoặc quyền sở hữu dự án. Năng lực định hình công việc ngoài danh sách công việc.
📈 Mô tả chi tiết cho từng kỹ năng
Đối với mỗi năng lực, hãy mô tả chi tiết nó trông như thế nào ở mỗi cấp độ. Một nhân viên cấp dưới thể hiện khả năng "giao tiếp" như thế nào so với một người ở vị trí cấp cao? Những mô tả này giúp mọi người biết chính xác những gì được mong đợi (và những gì sẽ xảy ra tiếp theo).
🛠️ Trách nhiệm cụ thể theo vai trò
Đây là nơi bạn có thể cụ thể hơn. Một người ở cấp độ này cần làm những công việc cụ thể nào? Họ chịu trách nhiệm về những gì? Phần này giúp liên kết ma trận của bạn với mô tả công việc và kỳ vọng hàng ngày.
🧭 Dấu hiệu phát triển
Bao gồm các chỉ số cho biết khi nào một người có thể sẵn sàng thăng tiến, chẳng hạn như hiệu suất ổn định, đảm nhận các dự án khó khăn hoặc hướng dẫn người khác. Điều này giúp giảm bớt sự bí ẩn trong việc thăng chức.
📌 Tiêu đề (tùy chọn nhưng hữu ích)
Mặc dù tiêu đề có thể khác nhau, nhưng việc bao gồm chúng có thể giúp bạn dễ dàng điều chỉnh ma trận của mình với mô tả công việc và biểu đồ tổ chức. Hãy giữ cho ma trận linh hoạt — chúng chỉ là những dấu hiệu, không phải quy tắc.
Lợi ích của việc áp dụng ma trận phân cấp công việc
Tạo ma trận phân cấp công việc không chỉ là một hoạt động nhân sự đơn thuần, mà còn là một bước ngoặt thay đổi cuộc chơi trong việc điều chỉnh, phát triển và đảm bảo công bằng cho nhóm. Dưới đây là những lợi ích của ma trận này:
- Tuyển dụng đúng người – Giúp nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng xác định chính xác "Cấp 2" hoặc "Chuyên gia" nghĩa là gì – để bạn tuyển dụng những gì bạn cần, chứ không chỉ những gì nghe có vẻ ấn tượng
- Sự rõ ràng: Nhân viên biết chính xác những gì được mong đợi ở mỗi cấp độ và cách phát triển. Không còn bối rối với câu hỏi "Tôi đã làm đủ để được thăng chức chưa?"
- Hỗ trợ mở rộng quy mô tổ chức: Khi các nhóm phát triển, hệ thống phân cấp công việc giúp duy trì cấu trúc tổ chức, tránh sự hỗn loạn và mở rộng văn hóa một cách có chủ đích
- Thăng chức công bằng: Giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định thăng chức dựa trên các tiêu chí đã định, không dựa trên cảm tính hay sự thiên vị
- Bình đẳng lương: Giữ cho mức lương và tiêu đề phù hợp với trách nhiệm, giảm chênh lệch lương và sự trùng lặp vai trò
📮 ClickUp Insight: Hơn một nửa số nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cần thiết cho công việc. Chỉ 27% cho rằng việc này dễ dàng, còn lại đều gặp khó khăn ở các mức độ khác nhau, trong đó 23% cho rằng việc này rất khó. Khi kiến thức nằm rải rác trong các email, trò chuyện và các công cụ khác, thời gian lãng phí sẽ tăng lên nhanh chóng.
Với ClickUp, bạn có thể biến email thành nhiệm vụ có thể theo dõi, liên kết trò chuyện với nhiệm vụ, nhận câu trả lời từ AI và hơn thế nữa trong một không gian làm việc duy nhất. 💫 Kết quả thực tế: Các nhóm có thể tiết kiệm hơn 5 giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp, tức là hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người, bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra những gì với một tuần năng suất thêm mỗi quý!
📖 Xem thêm: Một ngày làm việc của một Quản lý Nhân sự
Cách xây dựng ma trận phân cấp công việc (từng bước)
Tạo hệ thống phân cấp công việc không chỉ là sắp xếp các tiêu đề, mà còn là xây dựng một khung rõ ràng, công bằng cho sự phát triển, hiệu suất và kỳ vọng trong toàn tổ chức.
Cho dù bạn đang bắt đầu từ đầu hay cải tiến một cấu trúc hiện có, quy trình từng bước này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết kế một ma trận phù hợp với mục tiêu của công ty và mang đến cho mỗi nhân viên một con đường phát triển rõ ràng.
Bước 1: Xác định phạm vi và khung
Hãy bắt đầu bằng cách xác định rõ ràng mục tiêu chính của bạn. Tại sao bạn lại quyết định triển khai quy trình phân cấp công việc này? Đây chính là kim chỉ nam của bạn và sẽ định hình cách tiếp cận mọi khía cạnh của quá trình.
Dưới đây là một số lý do bạn có thể cần làm việc này:
- Giảm tỷ lệ thay đổi nhân sự: Bằng cách thêm cấu trúc vào tổ chức, bạn giúp nhân viên hiểu rõ hơn về vị trí của mình, từ đó họ cảm thấy an toàn hơn và ít có khả năng rời bỏ công ty
- Nâng mức lương: Làm rõ vai trò nào phù hợp với mức lương nào, đảm bảo công bằng và minh bạch
- Đặt ranh giới vai trò rõ ràng: Giúp nhân viên và các thành viên trong nhóm của họ hiểu rõ trách nhiệm của mình — không còn phải đoán ai làm việc gì nữa
- Loại bỏ sự trùng lặp: Nếu nhiều người đang thực hiện cùng một công việc mà không có ranh giới rõ ràng, ma trận phân cấp có thể giúp khắc phục vấn đề này
Sau khi đã xác định rõ mục tiêu (why), bạn sẽ cần bắt đầu đưa ra các quyết định về chi tiết:
- Bạn cần bao nhiêu cấp bậc?
- Bạn nên có bao nhiêu nhóm công việc (loại vai trò)?
- Bạn sẽ sử dụng những tiêu chí nào để xác định các cấp bậc?
Kích thước của công ty bạn chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến điều này. Nếu bạn là một nhóm nhỏ, bạn có thể chỉ cần ba cấp độ: cơ sở, trung cấp và cao cấp. Nhưng nếu bạn đang điều hành một tổ chức lớn hơn, năm cấp độ (với một số cấp phụ) có thể là lựa chọn phù hợp.
🌻 Nhắc nhở thân thiện: Đừng quên xác định ai là người chịu trách nhiệm thực hiện việc này. Bạn sẽ giao toàn bộ công việc cho một người? Hay bạn sẽ huy động một số người khác trong tổ chức để giúp thiết kế ma trận phân cấp công việc và thu thập phản hồi trong quá trình thực hiện?
💜 ClickUp có thể giúp bạn như thế nào:
ClickUp là ứng dụng công việc toàn diện cho các nhóm nhân sự. Ứng dụng này giúp bạn tạo hệ thống hoàn hảo để đơn giản hóa quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên với nền tảng quản lý nhân sự tất cả trong một của ClickUp.
Với ClickUp Docs, bạn có thể cộng tác trong thời gian thực với nhóm của mình để xác định các hàm công việc, xác định khoảng cách kỹ năng, làm rõ các lĩnh vực trách nhiệm và xử lý tất cả kiến thức ở một nơi — mà không cần chuyển đổi giữa các công cụ.
Bằng cách sử dụng ClickUp Docs, các nhóm có thể tạo ra kiến thức có tổ chức, có thể tìm kiếm và cập nhật ngay lập tức. Các bộ phận có thể cộng tác trên các khung phân cấp công việc, liên kết tài liệu với các nhiệm vụ cụ thể và lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến vai trò ở một nơi, loại bỏ sự cần thiết phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau.
Bước 2: Xem xét kỹ thiết lập hiện tại của nhóm bạn
Trước khi bắt tay vào tạo ma trận phân cấp công việc, bạn cần hiểu rõ về cấu trúc hiện tại của nhóm. Dưới đây là những việc cần làm:
- Lập bản đồ vai trò: Thu thập tất cả thông tin bạn có thể từ bộ phận nhân sự về các vai trò trong tổ chức của bạn. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng danh sách vị trí, trách nhiệm và vị trí của từng người trong nhóm.
- Kết nối các điểm: Đảm bảo bạn hiểu rõ mối liên hệ giữa các vai trò. Ví dụ: xác định nhân viên nào báo cáo trực tiếp cho ai và trách nhiệm được luồng từ vị trí này sang vị trí khác như thế nào.
- Đánh giá kỹ năng: Xem xét những gì mỗi nhân viên cần để thành công trong vai trò hiện tại. Mặc dù bạn sẽ tìm thấy những kỹ năng chung, như làm việc nhóm hoặc giao tiếp hiệu quả, nhưng mỗi vai trò cũng có thể yêu cầu chuyên môn cụ thể, như quản lý dự án hoặc kỹ năng kế toán.
Đây là thời điểm lý tưởng để tạo hoặc hoàn thiện mô hình năng lực — một khung công việc phác thảo các kỹ năng cần thiết cho các vị trí khác nhau trong tổ chức của bạn.
💜 ClickUp có thể giúp bạn như thế nào:
ClickUp Chat đưa giao tiếp theo ngữ cảnh thời gian thực lên một tầm cao mới. Bạn có thể tạo các kênh Trò chuyện ngay từ trong dự án hoặc Danh sách công việc, gán nhận xét trong Trò chuyện, tạo Nhiệm vụ bằng AI ClickUp trong Trò chuyện và nhiều hơn nữa.
Bước 3: Xác định vai trò và nhóm công việc
Tiếp theo, đã đến lúc tìm hiểu cách phân nhóm các vai trò của bạn. Mặc dù các công việc trong mỗi nhóm không cần phải giống hệt nhau, nhưng chúng phải có điểm chung.
Thông thường, chúng được kết nối theo một trong những cách sau:
- Hàm: Như IT hoặc HR
- Ngành nghề: Ví dụ: bán hàng hoặc kỹ thuật
- Đơn vị kinh doanh: Ví dụ: dịch vụ khách hàng hoặc R&D
- Kỹ năng hoặc năng lực: Lãnh đạo hoặc giải quyết vấn đề
Bắt đầu bằng cách thu thập mô tả công việc và xác định các mẫu. Tìm các công việc có công việc, mục tiêu hoặc chuyên môn tương tự. Ví dụ: bạn có thể đặt cả bán hàng và tiếp thị vào cùng một nhóm vì chúng hướng tới các mục tiêu kinh doanh trùng nhau.
💜 Mẫu ma trận nhóm công việc ClickUp
Tổ chức và quản lý một nhóm nhân viên có thể rất khó khăn. Một phần quan trọng của thành công nằm ở việc phân công công việc cho đúng nhân viên và xác định vai trò và phân cấp công việc. Đó là lý do tại sao Mẫu Ma trận Nhóm công việc của ClickUp là công cụ không thể thiếu cho bất kỳ nhóm nhân sự nào!
Mẫu phân cấp công việc miễn phí này giúp bạn:
- Xác định các loại công việc và vai trò theo kỹ năng, kinh nghiệm và trách nhiệm của họ
- Xác định mức độ liên quan của một vai trò công việc với các công việc khác trong tổ chức
- Hình dung phân cấp của các nhóm trong tổ chức để hiểu rõ hơn
💡Mẹo chuyên nghiệp: Điều quan trọng là phải phân biệt rõ ràng từng vai trò — đảm bảo bạn xác định rõ từng công việc bao gồm những gì và kết quả mong đợi là gì. Bằng cách này, mọi người đều biết trách nhiệm cụ thể của mình và không có sự nhầm lẫn.
Bước 4: Đặt ra các tiêu chí rõ ràng cho từng cấp độ
Bây giờ bạn đã xác định được vai trò và nhóm công việc, đã đến lúc xác định điều gì làm cho mỗi cấp độ trở nên độc đáo. Dưới đây là cách phân tích:
🌟 Phạm vi trách nhiệm
Mỗi cấp độ nên đi kèm với một bộ trách nhiệm lớn hơn. Ví dụ: các vai trò cấp nhập môn có thể liên quan đến việc xử lý các dự án nhỏ hơn hoặc hỗ trợ các công việc hàng ngày, trong khi các vai trò cấp cao hơn được kỳ vọng sẽ đảm nhận vai trò lãnh đạo, đưa ra các quyết định chiến lược và quản lý các dự án có tác động lớn.
🌟 Kỹ năng và năng lực
Các kỹ năng cần thiết cho mỗi cấp bậc nên tăng dần theo sự thăng tiến của nhân viên. Ví dụ: các vị trí cấp nhập môn có thể tập trung vào việc học hỏi và thực hiện công việc, trong khi các vai trò cấp cao hơn có thể yêu cầu các kỹ năng về tư duy chiến lược, quản lý nhóm và phân tích dữ liệu.
🌟 Tác động đến tổ chức
Tác động của nhân viên đối với công ty phải tương xứng với cấp bậc của họ. Nhân viên cấp nhập môn thường tập trung vào việc thực thi và hỗ trợ nỗ lực của đội ngũ, trong khi các vai trò cấp cao hơn giúp định hình chiến lược và đóng góp vào các mục tiêu rộng lớn hơn của công ty.
🌟 Tiêu chí thăng chức
Điều quan trọng là phải xác định những việc nhân viên cần làm để thăng cấp. Họ cần đạt được những mục tiêu hoặc cột mốc nào để chuyển từ cấp này sang cấp tiếp theo? Đó có thể là đạt được mục tiêu hiệu suất, thể hiện tiềm năng lãnh đạo hoặc thành thạo một số kỹ năng nhất định.
💜 Mẫu bản đồ kỹ năng ClickUp
Mẫu Bản đồ kỹ năng của ClickUp được thiết kế để hiển thị các bộ kỹ năng của nhóm, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về đào tạo, phát triển, vai trò, dự án và hơn thế nữa.
Mẫu này giúp các nhóm và tổ chức:
- Xác định, theo dõi và lập bản đồ các kỹ năng hiện tại của nhân viên
- Phân tích điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên trong các vai trò khác nhau
- Xác định những lỗ hổng về kỹ năng và lập kế hoạch học tập có mục tiêu cho từng cá nhân hoặc nhóm
📖 Cũng nên đọc: Mẫu phỏng vấn: Câu hỏi và hướng dẫn cho nhà quản lý tuyển dụng
Bước 5: Tạo cấu trúc ma trận
Bây giờ, đã đến lúc đưa ma trận phân cấp công việc của bạn vào thực tế. Đây là nơi bạn thiết kế ma trận theo cách thể hiện trực quan các vai trò và cấp bậc công việc trong tổ chức của bạn.
Mục tiêu là giúp cả nhân viên và quản lý dễ dàng hiểu được lộ trình phát triển và tiến độ nghề nghiệp.
Về cơ bản, ma trận kỹ năng của bạn sẽ có hai trục: một trục ngang cho các cấp bậc công việc và một trục dọc cho các cấp bậc công việc. Giao điểm của các trục này sẽ là nơi bạn ghi chi tiết các thông tin quan trọng như kỹ năng cần thiết, trách nhiệm và tác động.
Dưới đây là ví dụ về cách áp dụng cho nhóm tiếp thị:
| Tiêu đề | Kỹ năng kỹ thuật | Hợp tác | Phạm vi mức lương trung bình* |
|---|---|---|---|
| Trợ lý Marketing / Chuyên viên Marketing | Thực hiện các chiến dịch, quản lý lịch nội dung, kỹ năng SEO/email/mạng xã hội cơ bản | Cộng tác với đồng nghiệp, giao tiếp rõ ràng với trưởng nhóm | $55.000 – $75.000 |
| Chuyên viên Marketing/Quản lý Marketing | Sở hữu các kênh cụ thể (ví dụ: tìm kiếm trả phí, email), phát triển chiến lược trong phạm vi, sử dụng các công cụ như GA, HubSpot, v.v. | Làm việc liên chức năng với bộ phận bán hàng/sản phẩm; trình bày kết quả; quản lý nhà thầu | $70.000 – $100.000 |
| Quản lý Marketing Cao cấp | Dẫn dắt các cuộc họp, hướng dẫn các thành viên trong nhóm và điều chỉnh các bên liên quan | Dẫn dắt các cuộc họp, hướng dẫn các thành viên trong nhóm, điều chỉnh các bên liên quan | $95.000 – $135.000 |
| Giám đốc Marketing | Đặt ra chiến lược cho các bộ phận (ví dụ: thương hiệu, tăng trưởng), tối ưu hóa ngân sách và sử dụng mô hình phân bổ nâng cao | Phối hợp với lãnh đạo cấp cao, xây dựng lộ trình liên chức năng | $130.000 – $180.000 |
| Phó Chủ tịch Marketing / Giám đốc Tiếp thị (CMO) | Xác định tầm nhìn tiếp thị toàn công ty, thúc đẩy vị trí thương hiệu/ROI/thị trường, sở hữu toàn bộ kênh tiếp thị | Điều hành toàn bộ bộ phận, hợp tác với ban lãnh đạo cấp cao (C-suite) và các đối tác bên ngoài | $170.000 – $300.000 |
Hãy cho tôi biết nếu bạn muốn định dạng bảng tính hoặc điều chỉnh cho phù hợp với một loại hình tiếp thị cụ thể (ví dụ: nội dung, hiệu suất, tiếp thị sản phẩm).
💜 ClickUp có thể giúp bạn như thế nào:
ClickUp AI Knowledge Management đóng vai trò là bộ não trung tâm của tổ chức bạn. Nhóm của bạn sẽ được hưởng lợi từ Tài liệu kết nối, Wiki và Trí tuệ nhân tạo trong công việc hoàn chỉnh nhất thế giới, mang lại câu trả lời tức thì và đảm bảo kiến thức của công ty luôn sẵn sàng.
Để tăng cường quá trình tạo/lập ma trận, bạn có thể sử dụng ClickUp Brain. Công cụ AI này tạo ra nội dung phù hợp với nhu cầu của bạn.
📖 Cũng nên đọc: Những thách thức và giải pháp nhân sự cho các nhóm nhân sự
Bước 6: Kết nối mức lương với cấp bậc công việc
Bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu thị trường để so sánh mức lương của bạn với các vai trò tương tự trong ngành. Bạn có thể hợp tác với các chuyên gia về lương thưởng hoặc sử dụng các công cụ như Glassdoor hoặc levels. fyi để có được các điểm chuẩn cập nhật.
Hãy nhớ rằng mức lương sẽ khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như địa điểm, kích thước nhóm, doanh thu công ty và vai trò là làm việc từ xa hay tại văn phòng.
Bây giờ là lúc để xây dựng mô hình lương thưởng của bạn:
- Phác thảo các khoản thưởng hoặc phúc lợi: Xác định rõ các loại khuyến khích hiệu suất, cổ phần hoặc thưởng liên quan đến từng cấp bậc
- Đặt phạm vi mức lương cho từng cấp bậc: Ví dụ: một Điều phối viên Tiếp thị cấp nhập môn có thể kiếm được 50.000–60.000 đô la, trong khi một Giám đốc Tiếp thị Cấp cao có thể kiếm được 100.000–120.000 đô la
- Giải thích sự tăng lương trong một cấp bậc: Phân tích chi tiết cách các yếu tố như số năm kinh nghiệm, chứng chỉ chuyên môn hoặc đánh giá xuất sắc ảnh hưởng đến tiềm năng thu nhập
💜 ClickUp có thể giúp bạn như thế nào:
Bản đồ Tư duy ClickUp giúp bạn dễ dàng cấu trúc các cấp bậc công việc. Bằng cách trực quan hóa mối quan hệ giữa các vai trò, nhóm và quy trình làm việc, bạn có thể xác định rõ phạm vi và trách nhiệm mà không vô tình tạo ra tắc nghẽn hoặc trùng lặp. Đây là một cách đơn giản để đảm bảo mọi cấp bậc đều có mục đích và rõ ràng trong bức tranh tổng thể.
Bước 7: Xác nhận và truyền đạt ma trận công việc
Đã đến lúc đảm bảo rằng khung công việc của bạn đủ mạnh mẽ trong điều kiện thực tế, chứ không chỉ trông đẹp trên giấy tờ.
Bắt đầu bằng việc xác nhận. Chia sẻ bản nháp với các bên liên quan chính: trưởng bộ phận, chuyên gia nhân sự và thậm chí một vài nhân viên đáng tin cậy ở các vai trò khác nhau. Hỏi họ: Điều này có phản ánh công việc thực tế của chúng ta không? Các cấp bậc có thực tế không? Các trách nhiệm có rõ ràng không? Phản hồi của họ sẽ giúp bạn phát hiện ra những điểm mù hoặc những khoảng trống khó hiểu.
Sau đó, truyền đạt rõ ràng và dứt khoát. Một ma trận mới đẹp đẽ sẽ không có nhiều tác dụng nếu bị giấu trong một thư mục. Hãy triển khai nó trong toàn công ty. Tổ chức một phiên giới thiệu, tạo một trang riêng trong wiki nội bộ (xin chào, ClickUp Docs!) và liên kết nó với các tài nguyên đánh giá hiệu suất.
⚡️Phần thưởng: Dùng thử Mẫu Ma trận Đào tạo ClickUp để dễ dàng tạo và quản lý chương trình đào tạo hiệu quả, đảm bảo nhóm của bạn có các kỹ năng cần thiết khi cần.
💜 ClickUp có thể giúp bạn như thế nào:
Đó là lúc các công cụ như ClickUp Clips phát huy tác dụng. Các nhà lãnh đạo và nhóm nhân sự có thể ghi lại các hướng dẫn ngắn trên màn hình để làm rõ kỳ vọng về vai trò, yêu cầu kỹ năng hoặc lộ trình phát triển ở mỗi cấp độ. Không cần tài liệu dài dòng hay cuộc họp, chỉ cần hướng dẫn trực quan, rõ ràng được cung cấp ngay lập tức.
Đảm bảo mọi nhân viên hiểu rõ vị trí của mình trong ma trận, con đường phát triển và cách thăng cấp.
Ví dụ về phân cấp công việc
Hãy cùng khám phá cách phân cấp công việc hoạt động trong thực tế tại các công ty có kích thước khác nhau: một công ty khởi nghiệp, một công ty quy mô vừa, một tổ chức doanh nghiệp và ClickUp.
Chúng tôi sẽ sử dụng các ví dụ thực tế và bao gồm các vai trò khác nhau, từ kỹ thuật và sản phẩm đến thiết kế và thành công của khách hàng, để minh họa sự khác biệt.
1. PostHog
Số lượng nhân viên: 50
PostHog có cấu trúc rất phẳng. Nhân viên được kỳ vọng hoạt động một cách tự chủ, và tiêu đề công việc phản ánh trách nhiệm hơn là thâm niên. Công ty không công bố hướng dẫn phân cấp chính thức, nhưng các tài liệu nội bộ và các cuộc thảo luận trên GitHub cung cấp thông tin chi tiết về cách họ đánh giá tác động
Ví dụ: Nhóm kỹ thuật
- Kỹ sư: Không có nhãn cấp độ — kỹ sư đa năng với toàn quyền sở hữu các tính năng
- Kỹ sư cao cấp: Được xác định dựa trên tác động và quyền sở hữu (ví dụ: dẫn đầu kiến trúc plugin hoặc cơ sở hạ tầng phát lại phiên)
- Trưởng nhóm Kỹ thuật: Điều hành một lĩnh vực chuyên môn như hạ tầng hoặc frontend, và đưa ra các quyết định kiến trúc
- Chưa có lộ trình rõ ràng cho nhân viên/giám đốc
Ghi chú: PostHog sử dụng các bậc lương dựa trên trách nhiệm, không dựa trên tiêu đề.
2. Webflow
Số lượng nhân viên: 600+ Webflow đã áp dụng các cấp bậc chính thức hơn khi công ty mở rộng quy mô, đặc biệt là trong các bộ phận Sản phẩm, Thiết kế và Kỹ thuật. Mặc dù không được công bố công khai, nhưng vai trò của từng vị trí có thể được suy ra từ các thông báo tuyển dụng, các cuộc phỏng vấn của quản lý và các khung nội bộ được chia sẻ bởi các cựu nhân viên.
Quản lý sản phẩm
| Cấp | Tiêu đề | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| L1 | Chuyên viên Quản lý Dự án | Hỗ trợ lộ trình và chỉ số |
| L2 | Quản lý sản phẩm | Chủ sở hữu các lĩnh vực sản phẩm từ đầu đến cuối |
| L3 | Quản lý sản phẩm cấp cao | Lãnh đạo liên nhóm |
| L4 | Trưởng Dự án / Trưởng Nhóm Dự án | Cài đặt tầm nhìn và cố vấn |
| L5 | Giám đốc sản phẩm | Lãnh đạo nhóm PM |
Tôi không thể nói đủ những điều tốt về nó. Giữa tự động hóa, mẫu và tất cả các loại theo dõi và chế độ xem khác nhau, không có cách nào để ClickUp làm bạn thất vọng.
Tôi không thể nói đủ những điều tốt về nó. Giữa tự động hóa, mẫu và tất cả các loại theo dõi và chế độ xem khác nhau, không có cách nào để ClickUp làm bạn thất vọng.
3. ClickUp
Số lượng nhân viên: 1.000+
ClickUp sử dụng các cấp bậc công việc tương tự như các công ty SaaS hiện đại khác (ví dụ: Stripe, Notion, Airtable), với trọng tâm là phạm vi và quyền sở hữu đối với thời gian làm việc. ClickUp tập trung vào sự tiến bộ dựa trên kết quả: việc tăng cấp bậc gắn liền với tác động kinh doanh và khả năng lãnh đạo đa chức năng.
Ví dụ: Nhóm kỹ thuật
| Cấp | Tiêu đề | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| L1 | Kỹ sư phần mềm | Công việc trong đội, nhân viên mới |
| L2 | Kỹ sư cấp trung | Sở hữu các tính năng, hỗ trợ kiến trúc |
| L3 | Kỹ sư Phần mềm Cao cấp | Dẫn dắt các tính năng, hướng dẫn người khác |
| L4 | Kỹ sư Phát triển | Dẫn dắt kiến trúc cho các nhóm hoặc sản phẩm |
| L5 | Kỹ sư chính | Lãnh đạo kỹ thuật liên nhóm |
| L6 | Giám đốc Kỹ thuật / Phó Chủ tịch | Điều hành các bộ phận, thiết lập tầm nhìn |
4. HubSpot
Số lượng nhân viên: 7000+ HubSpot là nền tảng CRM và tự động hóa tiếp thị hàng đầu với hơn 7.000 nhân viên trên toàn cầu. HubSpot có một tổ chức Thành công Khách hàng (Customer Success) hoàn thiện với các cấp bậc và trách nhiệm được xác định rõ ràng, phù hợp với cả khách hàng SMB và doanh nghiệp.
Ví dụ: Nhóm thành công của khách hàng
| Cấp bậc | Tiêu đề | Trách nhiệm |
|---|---|---|
| L1 | Quản lý thành công khách hàng (CSM) | Quản lý danh sách khách hàng SMB, hỗ trợ quá trình nhập môn và áp dụng |
| L2 | Chuyên viên Quản lý Dịch vụ Khách hàng Cao cấp (Senior | Xử lý các tài khoản thị trường trung bình hoặc tăng trưởng cao, dẫn dắt chiến lược duy trì khách hàng |
| L3 | CSM chiến lược / CSM doanh nghiệp | Quản lý các tài khoản lớn/doanh nghiệp; đóng vai trò là cố vấn chiến lược |
| L4 | Trưởng nhóm thành công khách hàng | Vai trò huấn luyện viên, hỗ trợ các thành viên trong nhóm đồng thời quản lý khách hàng |
| L5 | Quản lý Dịch vụ Khách hàng (CS Manager) | Lãnh đạo một nhóm CSM cấp khu vực hoặc phân khúc |
| L6 | Giám đốc / Giám đốc cấp cao về Dịch vụ Khách hàng (CS) | Chủ sở hữu các chỉ số và chiến lược CS trên các khu vực hoặc cấp khách hàng |
Ghi chú:
- IC và quản lý có lộ trình phát triển song song.
- Thăng chức dựa trên kết quả của khách hàng (ví dụ: duy trì, mở rộng), tác động của nhóm và hành vi lãnh đạo.
- HubSpot công bố một số khung nghề nghiệp nội bộ và khuyến khích sự di chuyển nội bộ.
5. Microsoft
Số lượng nhân viên: 220.000+
Microsoft có một trong những hệ thống phân cấp được tài liệu hóa và cấu trúc hóa rộng rãi nhất. Các vai trò sử dụng mã cấp "L" và có các lộ trình IC và quản lý riêng biệt trong mỗi hàm.
Ví dụ: Nhóm thiết kế
| Cấp | Tiêu đề | Ghi chú |
|---|---|---|
| L59–60 | Nhà thiết kế sản phẩm | Tập trung vào thực thi |
| L61–62 | Thiết kế viên cấp cao | Chủ sở hữu UX cho các lĩnh vực sản phẩm |
| L63–64 | Chuyên gia Thiết kế Chính | Thiết kế lãnh đạo và tư duy hệ thống |
| L65+ | Quản lý Thiết kế Đối tác | Chiến lược và lãnh đạo toàn tổ chức |
Ghi chú: Sự khác biệt giữa Microsoft IC và quản lý bắt đầu từ L63.
Những sai lầm thường gặp cần tránh
Ngay cả khi có ý định tốt nhất, khung phân cấp công việc vẫn có thể đi chệch hướng. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất mà các công ty thường mắc phải — và cách tránh chúng:
1. Phức tạp hóa khung làm việc
Cố gắng bao gồm mọi sắc thái hoặc tình huống có thể dẫn đến ma trận cồng kềnh, khó sử dụng. Hãy tuân thủ các tiêu chí rõ ràng, có thể mở rộng và phản ánh trách nhiệm thực tế.
✅ Giải pháp: Giữ cho nó đủ đơn giản để quản lý và nhân viên có thể sử dụng trong các cuộc thảo luận về hiệu suất và thăng tiến.
Sử dụng Tài liệu + Bảng của ClickUp để xây dựng ma trận rõ ràng, dễ đọc với các phần có thể thu gọn cho từng hàm hoặc cấp độ. Giấu đi sự phức tạp trừ khi cần thiết.
2. Xác định cấp bậc dựa trên thâm niên thay vì đóng góp
Số năm kinh nghiệm ≠ cấp bậc. Việc thăng chức nên phản ánh sự gia tăng về phạm vi, độ phức tạp và ảnh hưởng — chứ không chỉ dựa vào thời gian làm việc.
✅ Giải pháp: Tập trung vào kết quả, sự tự chủ và đóng góp cho kinh doanh.
Theo dõi kết quả bằng Mục tiêu ClickUp và Trường Tùy chỉnh gắn với tác động có thể đo lường được (như ảnh hưởng đến doanh thu, quyền sở hữu sáng kiến hoặc hợp tác liên chức năng).
3. Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ
Các thuật ngữ như “thỉnh thoảng dẫn dắt” hoặc “thường xuyên hợp tác” mang tính chủ quan và khó đánh giá một cách nhất quán.
✅ Giải pháp: Sử dụng các hành vi cụ thể, có thể quan sát được (ví dụ: “dẫn dắt các sáng kiến liên chức năng với sự giám sát tối thiểu”).
Chuẩn hóa các kỳ vọng bằng cách sử dụng Mẫu và Danh sách kiểm tra của ClickUp cho từng cấp độ hoặc vai trò. Sử dụng Trường Tùy chỉnh như “Phạm vi lãnh đạo” hoặc “Quyền tự quyết” để định lượng hành vi.
4. Bỏ qua sự liên kết giữa các bộ phận
Nếu chỉ có bộ phận kỹ thuật có ma trận phân cấp trong khi bộ phận tiếp thị và thiết kế thì không, sự công bằng và hợp tác nội bộ sẽ bị ảnh hưởng.
✅ Giải pháp: Tạo các khung công việc phù hợp giữa các hàm, ngay cả khi được điều chỉnh cho từng lĩnh vực. Tập trung các cấp bậc công việc trong tất cả các bộ phận bằng cách sử dụng ClickUp Tài liệu trong thư mục chia sẻ và gắn thẻ các bên liên quan trong các bộ phận.
- Chỉ định Người phê duyệt từ mỗi bộ phận bằng cách sử dụng trạng thái Xem xét của ClickUp
- Sử dụng Thẻ nhóm để sắp xếp tài liệu theo hàm
5. Bỏ qua ý kiến đóng góp từ các thành viên trong nhóm (ICs) và quản lý
Ma trận từ trên xuống thường bỏ sót thực tế công việc hàng ngày. Các IC và quản lý tuyến đầu cung cấp những hiểu biết quan trọng về những gì thực sự đòi hỏi ở mỗi cấp độ.
✅ Giải pháp: Cùng các bên liên quan ở các cấp và bộ phận tạo ra các cấp bậc. Sử dụng Bình luận, Bình luận được chỉ định và Biểu mẫu để thu thập phản hồi từ IC và quản lý trong quá trình tạo/lập.
- @đề cập đến từng cá nhân trong phần Bình luận để xác nhận hoặc điều chỉnh các kỳ vọng cụ thể
- Sử dụng Biểu mẫu phản hồi được nhúng trong Tài liệu để thu thập ý kiến đóng góp ẩn danh
6. Không xem lại ma trận theo thời gian
Khi nhóm của bạn mở rộng quy mô, phạm vi vai trò sẽ phát triển. Ma trận tĩnh sẽ nhanh chóng trở nên lỗi thời.
✅ Giải pháp: Xem xét lại khung công việc của bạn hàng quý hoặc hàng năm và điều chỉnh khi vai trò thay đổi. Đặt Công việc định kỳ và Nhắc nhở để xem xét và cập nhật ma trận của bạn hàng quý hoặc hàng năm.
- Theo dõi các thay đổi theo thời gian với Lịch sử phiên bản tài liệu và Bảng ghi thay đổi
- Tạo Công việc định kỳ cho bộ phận Nhân sự hoặc Quản lý nhân sự để kiểm tra khung phân cấp
7. Nhầm lẫn giữa phân cấp công việc và đánh giá hiệu suất
Các cấp độ xác định kỳ vọng; đánh giá hiệu suất đánh giá mức độ một người đáp ứng những kỳ vọng đó.
✅ Giải pháp: Tách riêng các cuộc hội thoại về cấp bậc khỏi đánh giá hiệu suất ngắn hạn. Tách riêng tài liệu về cấp bậc trong một tài liệu và đánh giá hiệu suất trong một tài liệu khác. Chỉ liên kết chúng khi có liên quan.
- Sử dụng Mối quan hệ để liên kết chúng khi cần thiết mà không cần trộn lẫn hai yếu tố này
- Tạo hai tài liệu: một tài liệu có tiêu đề “Kỳ vọng về cấp bậc công việc” và một tài liệu khác có tiêu đề “Đánh giá hiệu suất”
📖 Xem thêm: Những câu hỏi chiến lược quan trọng cần đặt ra trong phỏng vấn
Tạo ma trận phân cấp công việc không chỉ là một hoạt động nhân sự — đó là một cách hiệu quả để mang lại sự rõ ràng, nhất quán và công bằng cho sự phát triển của nhóm bạn.
Và phần hay nhất là gì? Bạn không cần phải bắt đầu từ đầu hoặc phải xoay xở với các bảng tính để quản lý. Với ClickUp, bạn có thể xây dựng ma trận phân cấp công việc trong một tài liệu động, liên kết trực tiếp với mô tả vai trò, mục tiêu và đánh giá hiệu suất, đồng thời cộng tác với toàn bộ nhóm của bạn tại một nơi.
Mẫu cho nhân sự, tài liệu, trò chuyện và clip? Tất cả đều được tích hợp sẵn — để khung công việc của bạn thực sự được sử dụng, không chỉ được lưu trữ.
👉 Sẵn sàng mang lại cấu trúc cho sự phát triển của nhóm bạn? Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu xây dựng ma trận phân cấp của bạn ngay hôm nay.
Xây dựng Ma trận phân cấp trên ClickUp phát triển cùng bạn
Tạo ma trận phân cấp công việc không chỉ là một hoạt động nhân sự — đó là một cách hiệu quả để mang lại sự rõ ràng, nhất quán và công bằng cho sự phát triển của nhóm bạn.
Và điều tuyệt vời nhất là gì? Bạn không cần phải bắt đầu từ đầu hoặc phải xoay xở với các bảng tính để quản lý. Với ClickUp, bạn có thể xây dựng ma trận phân cấp công việc trong một tài liệu động, liên kết trực tiếp với mô tả vai trò, mục tiêu và đánh giá hiệu suất, đồng thời cộng tác với toàn bộ nhóm của mình tại một nơi.
Mẫu cho nhân sự, tài liệu, trò chuyện và clip? Tất cả đều được tích hợp sẵn — để khung công việc của bạn thực sự được sử dụng, không chỉ được lưu trữ.
👉 Sẵn sàng mang lại cấu trúc cho sự phát triển của nhóm bạn? Đăng ký ClickUp miễn phí và bắt đầu xây dựng ma trận phân cấp của bạn ngay hôm nay.