Sự mệt mỏi trong việc ra quyết định nhanh chóng xuất hiện khi ngày của bạn chật kín các sự kiện và việc cần làm.
Bạn nên ưu tiên việc gì? Việc gì có thể chờ? Nếu không có bất kỳ dấu hiệu trực quan nào, lịch của bạn sẽ trông giống một kế hoạch hơn là một danh sách các nghĩa vụ mờ nhạt. 😤
Khi mọi thứ hiển thị cùng một màu, bạn sẽ dễ bỏ sót những việc thực sự quan trọng. Đó là lúc bạn cần mã màu — một tính năng thú vị trong quản lý lịch và cũng vô cùng hiệu quả.
Trong blog này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách mã hóa màu Lịch Google để các ưu tiên hàng đầu của bạn luôn nổi bật. 💪🏼
Và nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp linh hoạt hơn Lịch Google, chúng tôi có một giải pháp thay thế mà bạn có thể thích hơn. 😉
Tại sao nên mã hóa màu Lịch Google?
Khi lịch của bạn chật kín các cuộc họp công việc, công việc và cuộc hẹn, mọi thứ sẽ dễ trở nên giống nhau.
Nếu không sắp xếp lịch rõ ràng, lịch trình của bạn có thể trở nên lộn xộn với các cam kết, có những cam kết quan trọng, có những cam kết không quan trọng, và tất cả đều tranh giành sự chú ý của bạn.
Vậy, làm thế nào để bạn có thể sắp xếp mọi thứ một cách rõ ràng? Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao việc mã hóa màu cho Lịch Google lại mang lại hiệu quả đáng kể. ⚒️
Lợi ích của việc mã hóa màu cho lịch của bạn
Dưới đây là một số lợi ích chính của việc mã hóa màu cho Lịch Google:
- Tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên: Gán màu sắc cụ thể cho các danh mục như công việc, thời gian cá nhân hoặc công việc khẩn cấp giúp phân biệt rõ ràng các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống của bạn 🗂️
- Cải thiện trí nhớ và khả năng ghi nhớ: Sử dụng nhất quán các bảng màu Lịch Google cho các loại sự kiện lặp lại giúp não bộ liên kết các công việc cụ thể với các màu sắc cụ thể 🧠
- Năng suất và giảm căng thẳng: Bảng màu có thể giúp quản lý năng lượng của bạn bằng cách phân biệt trực quan các phiên công việc căng thẳng với thời gian nghỉ ngơi hoặc các công việc nhẹ nhàng hơn, cài đặt ranh giới tinh thần rõ ràng hơn để giảm căng thẳng 🌈
- Rõ ràng về mặt thị giác và xử lý nhanh hơn: Não bộ của chúng ta xử lý màu sắc nhanh hơn văn bản, vì vậy lịch trực tuyến được mã hóa tốt sẽ giúp bạn dễ dàng xem lịch trình và hiểu được lịch trình trong ngày hoặc tuần của mình chỉ trong nháy mắt 👀
- Ưu tiên theo cường độ màu sắc: Sử dụng màu đậm và đậm hơn cho các mục ưu tiên cao và màu nhạt hơn cho các sự kiện linh hoạt hoặc ít quan trọng giúp báo hiệu những việc cần chú ý trước tiên ✅
🔍 Bạn có biết? Lịch cố định quốc tế có 13 tháng, mỗi tháng 28 ngày, với một ngày thêm (gọi là "Ngày Năm") không được gán cho bất kỳ tuần nào.
Mã màu giúp tăng năng suất và quản lý thời gian như thế nào
Mã màu hỗ trợ tập trung, làm rõ công việc và phân bổ thời gian hiệu quả — những yếu tố quan trọng của năng suất.
Một nghiên cứu được công bố trên tạp chí Frontiers in Psychology cho thấy việc sử dụng màu sắc có cấu trúc giúp giảm đáng kể tải trọng nhận thức. Các chuyên gia sử dụng phương pháp này có thể tìm kiếm và sắp xếp thông tin theo mức độ ưu tiên nhanh hơn, giúp quá trình ra quyết định hiệu quả hơn trong những ngày làm việc áp lực cao.
Thêm vào danh sách, mã màu giảm mệt mỏi khi ra quyết định và giúp bạn nhanh chóng phát hiện các công việc ưu tiên cao, hỗ trợ quản lý thời gian tốt hơn.
Hơn nữa, việc sử dụng màu sắc trong môi trường làm việc đã được xem xét một cách có hệ thống, cho thấy rằng sự kết hợp màu sắc cụ thể có thể ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất, năng suất và sáng tạo. Sử dụng cân bằng giữa màu ấm và màu lạnh có thể tăng năng suất bằng cách tạo ra sự liên tưởng đến sự bình tĩnh và thoải mái.
🔍 Bạn có biết? Theo Định luật Parkinson, công việc sẽ mở rộng để lấp đầy thời gian bạn dành cho nó — có nghĩa là nếu bạn dành ba giờ cho một công việc, thì công việc đó có thể sẽ mất ba giờ. Giải pháp? Hãy xác định rõ hơn về thời gian nên dành cho công việc. Cài đặt giới hạn thời gian chặt chẽ hơn trên lịch sẽ giúp bạn tập trung và tránh hoàn hảo quá mức. Các khối thời gian được mã hóa bằng màu sắc có thể hoạt động như một đồng hồ bấm giờ. Khi thời gian của bạn hết, bạn đã hoàn thành công việc và có thể chuyển sang công việc tiếp theo.
Cách mã hóa màu Lịch Google
Đánh dấu màu cho Lịch Google là một cách hiệu quả để sắp xếp thời gian, ưu tiên công việc và phân chia các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống của bạn. Dưới đây là hướng dẫn về cách sử dụng lịch hiệu quả cho công việc của bạn. 🧰
1. Thay đổi màu sắc sự kiện
Đôi khi, bạn muốn một sự kiện cụ thể nổi bật mà không thay đổi màu sắc mặc định của toàn bộ lịch. Lịch Google cho phép bạn gán màu sắc cho từng sự kiện riêng lẻ theo cách thủ công.
Dưới đây là các bước cho phiên bản máy tính để bàn:
Bước #1: Mở Lịch Google trong trình duyệt web của bạn và nhấp vào sự kiện bạn muốn sửa đổi
Bước #2: Trong cửa sổ bật lên sự kiện, nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa (bút chì). Chọn vòng tròn màu và chọn màu mới từ bảng màu
Bước #3: Lưu để áp dụng thay đổi
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng màu đậm cho các công việc ưu tiên cao và màu nhạt hơn cho các sự kiện thông thường. Ví dụ: đánh dấu màu đỏ cho các hạn chót quan trọng và màu xanh đậm cho các kế hoạch xã hội để dễ phân biệt.
Tiếp theo, đây là những việc bạn có thể làm trên phiên bản di động. 📱
Bước #1: Mở ứng dụng Lịch Google và nhấn vào ba đường ngang ở góc trên bên trái để mở menu
Bước #2: Chọn Cài đặt, sau đó chọn sự kiện hoặc lịch bạn muốn sửa đổi
Bước #3: Nhấn vào Màu hoặc Màu sự kiện và chọn từ các tùy chọn có sẵn
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Màu sắc sự kiện trên thiết bị di động được đồng bộ với máy tính để bàn, nhưng nếu bạn sử dụng màu sắc tùy chỉnh qua phần mở rộng Chrome, màu sắc đó có thể không hiển thị chính xác trên thiết bị di động. Hãy sử dụng bảng màu cài sẵn của Google để đảm bảo tính nhất quán trên các thiết bị.
2. Tạo lịch được mã hóa bằng màu sắc
Thay vì liên tục thay đổi màu sắc sự kiện theo cách thủ công, một phương pháp hiệu quả hơn là tạo nhiều lịch, mỗi lịch được gán một màu sắc riêng. Điều này rất lý tưởng để phân biệt công việc, cuộc sống cá nhân và các dự án phụ.
Bước #1: Mở Lịch Google trên máy tính để bàn của bạn, và ở thanh bên trái, tìm Lịch khác. Bây giờ, nhấp vào Tạo lịch mới
Bước #2: Nhập tên và mô tả ngắn cho lịch và nhấp vào Tạo lịch để hoàn tất
🔍 Bạn có biết? Lý thuyết động lực tạm thời (TMT) cho rằng chúng ta quan tâm hơn đến công việc khi thời hạn đến gần — điều này giải thích cho sự hoảng loạn và năng suất tăng cao vào đêm trước ngày đến hạn. Bí quyết là phân bổ thời gian để mọi việc không trở nên gấp gáp cùng một lúc. Lịch kỹ thuật số giúp phân bổ công việc một cách thực tế trong vài ngày hoặc vài tuần.
Bước #3: Di chuột qua lịch mới tạo, nhấp vào menu ba chấm, và chọn màu mặc định
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Gán nhãn màu dựa trên chủ đề:
- Màu đỏ cho công việc khẩn cấp như hạn chót, kỳ thi và hẹn khám bệnh
- Màu xanh lam cho cuộc họp và cam kết công việc
- Xanh lá cây cho chế độ sức khỏe và thể dục
- Màu vàng cho các hoạt động xã hội và sự kiện vui vẻ
3. Cài đặt màu sắc mặc định cho toàn bộ lịch
Bạn không cần phải tô màu từng sự kiện theo cách thủ công; chỉ cần gán màu mặc định cho toàn bộ lịch. Điều này có nghĩa là tất cả các sự kiện trong lịch đó sẽ tự động hiển thị màu đã gán.
Bước #1: Tìm lịch của bạn trong Lịch của tôi ở bảng điều khiển bên trái
Bước #2: Di chuột qua tên lịch và nhấp vào menu ba chấm
Bước #3: Chọn một màu từ danh sách hoặc chọn '+' để tạo màu tùy chỉnh bằng mã RGB hoặc mã hex
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng phím tắt 'C' để tạo sự kiện mới ngay lập tức, sau đó gán màu sắc dựa trên các danh mục đã cài đặt sẵn.
4. Thêm các tùy chỉnh nâng cao
Mặc dù Lịch Google cung cấp nhiều màu sắc, nhưng bạn có thể muốn kiểm soát chính xác hơn bảng màu của mình. Phần mở rộng trình duyệt cho phép bạn thêm màu sắc của riêng mình bằng mã hex để tạo nét cá nhân.
Dưới đây là cách thực hiện:
Bước #1: Cài đặt phần mở rộng More Colors for Calendar từ Chrome Web Store
Bước #2: Mở Lịch Google và nhấp chuột phải vào một sự kiện để truy cập bảng màu mở rộng
Bước #3: Nhập mã hex, chẳng hạn như #FF5733, để có màu cam đậm
Bước #4: Nhấp OK để áp dụng màu mới
✅ Thử ngay: Sử dụng các công cụ như HTMLColorCodes.com để tìm các tông màu chính xác phù hợp với phong cách thẩm mỹ cá nhân hoặc thương hiệu công ty của bạn.
Hạn chế của tính năng mã hóa màu trong Lịch Google
Lịch Google giúp bạn dễ dàng bắt đầu. Tuy nhiên, có một số điều nó chưa làm được hoàn hảo, đặc biệt là nếu bạn đang cố gắng xây dựng một hệ thống nâng cao hoặc tự động hóa hơn. 🧰
- Nỗ lực thủ công: Bạn sẽ phải tự gán màu sắc, điều này có thể hơi tốn thời gian với lịch dày đặc
- Tùy chỉnh giới hạn: Không có cách nào được tích hợp sẵn để tự động tô màu sự kiện theo loại trừ khi bạn sử dụng công cụ của bên thứ ba
- Thiếu mẫu danh sách việc cần làm : Các công việc lặp lại cần được thiết lập lại từ đầu mỗi lần
- Vấn đề đồng bộ: Màu sắc không luôn nhất quán trên các thiết bị — người dùng Android đặc biệt có thể nhận thấy điều này
- Không có khối thời gian dành riêng: Bạn tự quyết định việc tạo và điều chỉnh các khối
⚡ Bạn muốn chặn thời gian theo lịch trình và quy trình làm việc của mình? Hãy hỏi ClickUp Brain!
ClickUp là một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho Lịch Google
Bạn mệt mỏi vì phải chuyển đổi giữa các lịch, ứng dụng trò chuyện và bảng nhiệm vụ? ClickUp kết hợp tất cả lại với nhau để lịch trình của bạn thực sự phù hợp với bạn.
Đây là ứng dụng tất cả trong một cho công việc, *kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức, lịch và trò chuyện—tất cả được hỗ trợ bởi AI giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn.
Hãy cùng phân tích cách ứng dụng thay thế Lịch Google này giúp bạn kiểm soát thời gian của mình tốt hơn. ⏳
Tự động lập kế hoạch cho một ngày hoàn hảo
Lịch ClickUp không chỉ tạo sự kiện và cài đặt nhắc nhở. Nó hiểu công việc, cuộc họp và thời hạn của bạn để xây dựng lịch trình phản ánh các ưu tiên của bạn.
Bạn không cần phải chặn từng giờ — lịch AI sẽ sắp xếp ngày của bạn dựa trên những việc quan trọng nhất.
Giả sử bạn có một ngày thứ Hai bận rộn. Lịch ClickUp phân tích danh sách công việc và lịch làm việc tại nhà của bạn, sau đó lập kế hoạch dành thời gian tập trung cho công việc cần làm gấp. Nó cũng chuyển các mục ít khẩn cấp hơn sang cuối tuần và sắp xếp thời gian đồng bộ nhanh cho cả nhóm khi mọi người rảnh.
Đó chưa phải là tất cả. Bạn còn có thể tìm thấy 👇
- Nhắc nhở cuộc họp thông minh, nhắc bạn đúng lúc bạn cần
- Tự động lập lịch dựa trên AI giúp giảm thiểu sai sót trong kế hoạch
- Liên kết lịch riêng tư và công khai để dễ dàng chia sẻ và cộng tác
- Cuộn ngang vô hạn để xem lịch trình của bạn trong nháy mắt
Đối với các đồng bộ hóa hoặc phiên lập kế hoạch định kỳ, bạn có thể so sánh lịch của các nhóm để tìm thời gian trùng nhau mà không cần phải trao đổi qua lại.
🤔 Bạn có biết? Theo lý thuyết Chronotype, mỗi người đều có nhịp sinh học riêng — một số người làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, trong khi những người khác lại đạt hiệu suất cao nhất vào buổi chiều. Đó là lý do tại sao việc ép mọi người làm việc theo cùng một nhịp 9-5 không bao giờ thực sự hiệu quả.
Lịch kỹ thuật số mang đến cho bạn sự linh hoạt để làm việc với năng lượng của mình. Và việc mã hóa màu sắc cho các loại công việc giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch cho những khoảng thời gian tràn đầy năng lượng.
Thêm màu sắc và bối cảnh cho công việc của bạn
Chế độ xem Lịch ClickUp hợp nhất các nhiệm vụ và quy trình làm việc của bạn trong một chế độ xem. Bạn có thể chuyển đổi giữa chế độ xem hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, nhóm các mục nhập lịch theo người được giao hoặc mức độ ưu tiên và lọc bỏ các thông tin không cần thiết.
Điểm nổi bật thực sự? Mã màu.
Chế độ xem Lịch ClickUp cho phép bạn gán màu sắc dựa trên trạng thái nhiệm vụ, mức độ ưu tiên, thẻ hoặc trường tùy chỉnh. Những dấu hiệu trực quan này biến lịch của bạn thành bảng điều khiển tham khảo nhanh. Bạn có thể nhanh chóng phát hiện công việc ưu tiên cao, mục bị chặn hoặc nhiệm vụ cụ thể của nhóm mà không cần mở một thẻ nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Không phải tất cả các kết hợp màu sắc đều dễ đọc đối với mọi người. Nếu bạn hoặc đồng nghiệp của bạn bị mù màu, hãy cân nhắc những điều sau:
- Tránh sử dụng kết hợp màu đỏ-xanh lá cây
- Sử dụng màu sắc tương phản cao như xanh dương và vàng để rõ ràng hơn
- Bật chế độ thang độ xám trên thiết bị của bạn để kiểm tra hiển thị
Và đằng sau mỗi ô vuông trên lịch là một công việc.
Nói một cách đơn giản, Nhiệm vụ ClickUp là nơi công việc thực sự được xác định. Trong khi Chế độ xem Lịch giúp bạn xem khi nào một sự kiện diễn ra, Nhiệm vụ làm rõ cái gì, như thế nào và ai.
Bạn có thể chia nhỏ các dự án lớn thành các công việc con, đính kèm tệp, đặt phụ thuộc và bình luận trong thời gian thực — tất cả chỉ trong một thẻ công việc. Mỗi công việc chứa mọi thứ mà nhóm của bạn cần để tiến hành công việc: ngày đáo hạn, người được giao, danh sách kiểm tra, cập nhật trạng thái và thậm chí cả kích hoạt tự động hóa.
📮ClickUp Insight: Dữ liệu khảo sát hiệu quả cuộc họp của ClickUp cho thấy gần một nửa số cuộc họp (46%) chỉ có 1-3 người tham gia.
Mặc dù các cuộc họp nhỏ này có thể tập trung hơn, nhưng chúng có thể được thay thế bằng các phương pháp giao tiếp hiệu quả hơn, chẳng hạn như tài liệu tốt hơn, cập nhật không đồng bộ được ghi lại hoặc các giải pháp quản lý kiến thức.
Chức năng Ghi chú được chỉ định trong Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn thêm bối cảnh trực tiếp vào nhiệm vụ, chia sẻ tin nhắn âm thanh nhanh hoặc ghi lại video cập nhật bằng ClickUp Clips — giúp các nhóm tiết kiệm thời gian quý báu mà vẫn đảm bảo các cuộc thảo luận quan trọng vẫn diễn ra, không tốn thời gian!
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như Trinetrix đang giảm 50% số cuộc hội thoại và cuộc họp không cần thiết nhờ ClickUp.
Để lịch trình của bạn tự động hoạt động
ClickUp Automations được tạo ra để giảm bớt việc lập kế hoạch thủ công. Sau khi được thiết lập, nó sẽ xử lý các công việc lặp lại, kích hoạt nhắc nhở, cập nhật trạng thái và thậm chí sắp xếp lại công việc chưa hoàn thành.
Giả sử thời hạn nội dung bị trì hoãn do phản hồi chậm trễ. Tự động hóa ClickUp có thể chuyển nhiệm vụ đó sang khoảng trống miễn phí tiếp theo, thông báo cho chủ nhiệm vụ và cập nhật dòng thời gian của dự án. Bạn sẽ không cần phải can thiệp trừ khi có thay đổi lớn.
Bạn cũng có thể đặt nhãn thông minh để tự động cập nhật dựa trên điều kiện công việc. Ví dụ: một công việc có thể chuyển sang màu đỏ khi được đánh dấu là khẩn cấp hoặc chuyển sang màu xanh lục khi được phê duyệt. Những dấu hiệu trực quan này giúp quản lý lịch rõ ràng hơn.
Kết nối các công cụ bạn thường sử dụng mà không cần chuyển tab
ClickUp tích hợp với các công cụ như Zoom, Google Meet và Microsoft Teams. Khi bạn liên kết các sự kiện trong lịch, ClickUp sẽ tự động lấy chi tiết cuộc họp và thêm chúng vào các nhiệm vụ có liên quan. Bạn thậm chí có thể tham gia cuộc gọi trực tiếp từ không gian làm việc của mình.
Ví dụ: nếu bạn có cuộc gọi khách hàng được lên lịch trong Lịch Google, ClickUp sẽ hiển thị sự kiện, thêm liên kết tham gia và cho phép bạn khởi chạy từ Bảng điều khiển, Chế độ xem Lịch hoặc Chế độ xem Nhiệm vụ.
Sử dụng danh sách các mẫu sẵn có
Cần mẫu lịch hàng tháng sẵn sàng sử dụng?
Mẫu Lập kế hoạch lịch ClickUp giúp tổ chức các sự kiện định kỳ và một lần trong nhiều dự án. Mẫu này chia công việc thành các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và giúp bạn luôn hoàn thành công việc trước thời hạn mà không mất đi cái nhìn tổng thể.
Mẫu lịch này bao gồm sáu chế độ xem để phù hợp với các phong cách lập kế hoạch khác nhau. Sử dụng Chế độ xem tóm tắt để xem nhanh, chuyển sang Chế độ xem dòng thời gian để xem thời lượng công việc hoặc lập kế hoạch hàng tháng trong Trình lập kế hoạch hàng tháng.
Ngoài ra, còn có Bảng tiến độ và chế độ xem theo thời gian để xem lịch trình của bạn. Tóm lại, mẫu này giúp bạn dễ dàng điều hành các dự án của mình một cách hiệu quả nhất.
Muốn biết thêm mẹo để làm việc hiệu quả và đạt được mục tiêu trong công việc? Đọc những bài viết sau đây 👇
Đặt màu sắc cho lịch của bạn với ClickUp
Tính năng mã hóa màu sắc của Lịch Google rất hữu ích, nhưng chỉ ở một mức độ nhất định. Thiết lập thủ công, tùy chỉnh hạn chế và các vấn đề đồng bộ hóa thiết bị có thể làm bạn mất thời gian.
Bạn không cần các công cụ riêng biệt cho lịch, danh sách việc cần làm và phân khối thời gian — tất cả đều có sẵn và thực sự hoạt động cùng nhau.
Với các công cụ như Lịch, Tự động hóa, Chế độ xem lịch và các mẫu sẵn sàng sử dụng, bạn có thể lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng.
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅