Mô tả công việc của quản lý dự án: Trách nhiệm chính và kỹ năng cần thiết

Bạn muốn hiểu công việc hàng ngày của một quản lý dự án? Hãy để chúng tôi giải thích cho bạn.

Quản lý dự án về cơ bản là những người đảm bảo rằng khi công ty nói "Chúng tôi sẽ hoàn thành việc này trước ngày này", thì việc đó thực sự sẽ xảy ra. Họ vừa là huấn luyện viên, vừa là trọng tài, vừa là người giải quyết vấn đề, và đôi khi là nhà trị liệu cho các thành viên nhóm đang thất vọng!

Là một quản lý dự án, bạn sẽ là người cầm lái, hướng dẫn các nhóm trong từng giai đoạn của dự án, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối.

Hãy phân tích mô tả công việc quản lý dự án để trả lời tất cả các câu hỏi quan trọng của bạn. Những kỹ năng nào cần thiết để trở thành một quản lý dự án thành công? Làm thế nào để trở thành một quản lý dự án?

Vậy, hãy bắt đầu ngay!

Quản lý dự án là ai?

Quản lý dự án điều phối toàn bộ vòng đời của dự án, đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi và ngân sách.

Họ chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc các dự án. Đồng thời, họ phối hợp với nhóm dự án, dự đoán và quản lý rủi ro, giải quyết vấn đề, tối ưu hóa việc phân bổ và sử dụng nguồn lực, đồng thời giám sát tiến độ dự án. Cho dù họ dẫn đầu một chiến dịch tiếp thị hay các dự án xây dựng, họ đều hướng dẫn nhóm khi dự án chuyển từ giai đoạn khởi động và lập kế hoạch sang giai đoạn thực hiện và hoàn thành.

Đó là về mặt nội bộ. Quản lý dự án cũng làm việc với các bên liên quan bên ngoài, chia sẻ thông tin cập nhật về dự án và đảm bảo rằng các kết quả dự án phù hợp với mong đợi. Khi mọi thứ đã theo đúng mã, họ sẽ giúp chuyển giao dự án cho chủ sở hữu một cách suôn sẻ.

Tại sao quản lý dự án lại quan trọng?

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao một số nhóm luôn hoàn thành công việc đúng hạn trong khi những nhóm khác lại phải vật lộn với vô số trở ngại? Sự khác biệt thường nằm ở một vai trò quan trọng: quản lý dự án.

Các nhà quản lý dự án xuất sắc là những người có năng suất cao, biến các công việc rời rạc thành quy trình làm việc có cấu trúc, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm biết chính xác những việc cần làm và thời gian thực hiện. Họ là những nhà chiến lược, ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án, xung đột nguồn lực và sự cố truyền thông trước khi chúng làm chậm tiến độ và cản trở hiệu suất dự án.

Ngoài việc theo dõi dòng thời gian, các quản lý dự án có kỹ năng còn tạo ra các hệ thống trách nhiệm để thúc đẩy các nhóm thực hiện công việc tốt nhất. Họ chuyển các yêu cầu phức tạp của khách hàng thành các bước hành động, biến điều không thể thành có thể.

Trách nhiệm chính của một quản lý dự án

Mô tả trên cho thấy rằng một chuyên gia quản lý dự án phải đảm nhiệm nhiều vai trò. Những vai trò này cũng phụ thuộc vào mô tả công việc của quản lý dự án, ngành công nghiệp, công ty và tính chất của dự án.

Tuy nhiên, các trách nhiệm chính của quản lý dự án vẫn không thay đổi: lập kế hoạch chiến lược, điều phối nhóm, quản lý rủi ro, lập ngân sách, theo dõi hiệu suất và hơn thế nữa.

Dưới đây là một số trách nhiệm quan trọng trong quản lý dự án, minh họa công việc hàng ngày của một quản lý dự án:

1. Lập kế hoạch và chiến lược quản lý dự án

Một dự án thành công dựa trên nền tảng của một kế hoạch được xác định rõ ràng. Đây là nơi mà chuyên gia quản lý dự án bước vào với vai trò là nhà hoạch định chiến lược. Họ đặt ra các mục tiêu dự án rõ ràng, xác định phạm vi dự án và thiết lập dòng thời gian thực tế để thực hiện suôn sẻ.

Trong khi thực hiện công việc này, họ chuẩn bị lộ trình chi tiết để điều chỉnh nỗ lực của nhóm phù hợp với mục tiêu dự án và quản lý kỳ vọng của các bên liên quan. Nếu không có khung công việc có cấu trúc như vậy, dự án có thể bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi phạm vi, chậm trễ thời hạn và vượt ngân sách.

ClickUp, ứng dụng công việc hàng ngày, có tính năng Quản lý Dự án toàn diện, giúp hợp nhất các dự án, tài liệu và giao tiếp trong một không gian làm việc, loại bỏ sự lộn xộn do sử dụng nhiều công cụ.

Hơn nữa, các tính năng ClickUp Brain được hỗ trợ bởi AI tự động hóa các công việc thường ngày, tạo bản tóm tắt và ghi lại các mục hành động từ các cuộc hội thoại, giúp dự án tiến triển mà không bị gián đoạn bởi các công việc lặt vặt.

Tìm hiểu cách bạn có thể hợp lý hóa quản lý dự án với ClickUp Brain👇

Tải mẫu miễn phí

Một quản lý dự án có kinh nghiệm sẽ sử dụng các mẫu ở giai đoạn này để đảm bảo mọi thứ được tính toán kỹ lưỡng. Các công cụ như Mẫu kế hoạch dự án của ClickUp giúp tổ chức công việc, cột mốc và thời hạn dễ dàng hơn. Mẫu kế hoạch dự án chi tiết này cung cấp:

2. Lãnh đạo và điều phối nhóm

Quản lý dự án là trưởng nhóm. Do đó, bạn sẽ thường thấy họ tham gia nhiều vào các hoạt động quản lý nhóm. Họ sẽ phân công công việc cho nhóm dự án, cân bằng khối lượng công việc, thiết lập sự hợp tác giữa các bộ phận và hơn thế nữa. Đồng thời, họ cũng truyền cảm hứng, động viên và khuyến khích nhóm dự án phát huy hết khả năng của mình.

Khả năng lãnh đạo mạnh mẽ giúp duy trì trách nhiệm, thúc đẩy sự hợp tác và giúp giải quyết xung đột.

ClickUp bổ sung các kỹ năng quản lý dự án trong lĩnh vực này thông qua các tính năng đa dạng. Một trong số đó là tính năng Nhiệm vụ ClickUp, giúp phân công công việc, đặt ưu tiên và theo dõi tiến độ dự án thông qua các nhiệm vụ riêng lẻ.

Tính năng Phát hiện cộng tác tức thì và trực tiếp của ClickUp thay đổi cách nhóm của bạn làm việc cùng nhau. Bạn có thể xem đồng nghiệp gõ văn bản trong thời gian thực, theo dõi mô tả công việc thay đổi khi được chỉnh sửa và nhận thông tin cập nhật ngay lập tức trên tất cả các nền tảng.

Ngoài ra, thông báo thay đổi trạng thái tự động và hiển thị bình luận ngay lập tức đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót. Do đó, hãy trải nghiệm sự hợp tác thuận lợi với ClickUp, nơi mọi người luôn đồng bộ hoàn hảo bất kể họ làm việc ở đâu.

Cuối cùng, quản lý dự án có thể sử dụng Quản lý nhóm ClickUp để tổ chức hiệu quả quy trình làm việc và giám sát khối lượng công việc. Các tính năng này giúp quản lý dự án dễ dàng đảm nhận vai trò điều phối viên dự án.

3. Quản lý ngân sách và nguồn lực

Giữ ngân sách dự án trong phạm vi cho phép là một trong những yêu cầu hàng đầu trong mô tả công việc của quản lý dự án. Vì lý do này, các kỹ năng quản lý dự án để phân bổ nguồn lực, kiểm soát chi phí và sử dụng tối ưu các tài sản hiện có là rất quan trọng. Một quản lý dự án giỏi sẽ liên tục giám sát dự án để tránh vượt ngân sách.

Tính năng Quản lý tài nguyên của ClickUp hỗ trợ các quản lý dự án trong việc phân bổ, theo dõi và tối ưu hóa khối lượng công việc của nhóm. Chế độ xem theo dõi thời gian và khối lượng công việc giúp dự án không vượt quá ngân sách đồng thời tối đa hóa năng suất.

Kết quả là, việc hiển thị tình trạng sẵn có của tài nguyên và mức độ ưu tiên của công việc, cũng như phân công công việc dựa trên sức chứa và khối lượng công việc sẽ giúp tránh tình trạng quá tải và tắc nghẽn, từ đó ngăn chặn sự chậm trễ trong dòng thời gian của dự án.

4. Quản lý rủi ro

Một quản lý dự án giỏi hiểu rằng rủi ro trong dự án là không thể tránh khỏi. Do đó, mô tả công việc của mỗi quản lý dự án cũng bao gồm quản lý rủi ro hiệu quả.

Quản lý dự án nỗ lực xác định sớm các rủi ro tiềm ẩn và chuẩn bị các kế hoạch dự phòng chi tiết để giảm thiểu rủi ro. Nếu không có sự quản lý rủi ro chủ động như vậy, ngay cả những trở ngại nhỏ cũng có thể nhanh chóng leo thang thành sự gián đoạn nghiêm trọng của dự

Tải mẫu miễn phí

Mẫu Đăng ký rủi ro quản lý rủi ro ClickUp là một công cụ thiết yếu giúp kiểm soát rủi ro. Nó cung cấp một khung cấu trúc để xác định, đánh giá và trung hòa rủi ro theo các cách sau:

5. Theo dõi và báo cáo hiệu suất

Theo dõi và báo cáo hiệu suất là những phần không thể thiếu trong kỹ năng của quản lý dự án. Xét cho cùng, đo lường tiến độ dự án cũng quan trọng không kém việc thực hiện dự án!

Quản lý dự án phải theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI), phân tích hiệu suất dự án và tạo báo cáo để thông báo cho các bên liên quan. Điều này giúp các nhóm duy trì năng suất và phù hợp với mục tiêu dự án.

ClickUp Dashboards là một điểm đến duy nhất để theo dõi tiến độ dự án. Nó cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực, dựa trên dữ liệu và báo cáo trực quan, giúp thúc đẩy khả năng ra quyết định của người quản lý dự án. Người quản lý dự án có thể tùy chỉnh ClickUp Dashboards để theo dõi các KPI cụ thể và tự động cập nhật để giữ cho các bên liên quan được thông báo.

6. Quản lý và giao tiếp với các bên liên quan

Vai trò của quản lý dự án như một người cung cấp thông tin là một khía cạnh cực kỳ quan trọng nhưng thường bị bỏ qua trong quản lý dự án. Đây là lý do tại sao giao tiếp và quản lý các bên liên quan phải là tính năng trong mô tả công việc của một quản lý dự án lý tưởng.

Quản lý dự án phải chia sẻ thông tin cập nhật, giải quyết các vấn đề và quản lý kỳ vọng với các bên liên quan nội bộ và bên ngoài, bao gồm khách hàng, chủ dự án, giám đốc điều hành, cấp quản lý cao hơn và các nhóm dự án. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp tránh hiểu lầm, ngăn chặn sự mở rộng phạm vi dự án và đảm bảo mọi thành viên trong nhóm cùng hướng tới mục tiêu chung.

ClickUp Chat đơn giản hóa giao tiếp giữa các bên liên quan chính bằng cách hợp nhất các kênh giao tiếp khác nhau. Cho dù là chia sẻ cập nhật tức thì hay thu thập phản hồi, ClickUp Forms chuyển đổi phản hồi thành kết quả, trong khi ClickUp Chat cho phép người dùng tương tác qua trò chuyện thời gian thực, bình luận và @đề cập.

7. Tài liệu và tuân thủ

Quản lý dự án chịu trách nhiệm ghi chép các yêu cầu và toàn bộ vòng đời của dự án, từ lập kế hoạch đến thực hiện. Hồ sơ kinh nghiệm quản lý dự án này giúp họ thực hiện các dự án trong tương lai bằng cách cho phép họ phản ánh những điểm mạnh, điểm yếu và thách thức.

Do đó, việc theo dõi các tài liệu tuân thủ và đáp ứng các tiêu chuẩn quy định là rất quan trọng đối với mô tả công việc của một quản lý dự án.

ClickUp Docs là kho lưu trữ một cửa cho tất cả nhu cầu tài liệu của bạn. Nó giúp các quản lý dự án lưu trữ và quản lý tài liệu tại một địa điểm tập trung. Nhóm dự án của bạn có thể cùng nhau tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các tài liệu đó trong thời gian thực, giúp tất cả những người liên quan có thể dễ dàng truy cập thông tin.

Kỹ năng cần thiết cho một quản lý dự án

Bây giờ bạn đã hiểu các trách nhiệm chính gắn liền với tiêu đề công việc quản lý dự án, hãy xem xét các kỹ năng cần thiết để có một sự nghiệp thành công trong lĩnh vực quản lý dự án. Dưới đây là tổng quan:

Lãnh đạo và giao tiếp

Quản lý dự án là một vai trò lãnh đạo. Quản lý dự án dẫn dắt các cuộc họp nhóm, phân công công việc và tạo điều kiện cho sự hợp tác suôn sẻ. Đồng thời, họ truyền cảm hứng và động lực cho các nhóm dự án, giải quyết xung đột và giữ cho mọi người tập trung vào mục tiêu.

Những kỹ năng lãnh đạo này đi đôi với khả năng giao tiếp hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản của quản lý dự án sẽ liên tục được kiểm tra. Cho dù là truyền đạt thông tin cho các bên liên quan, quản lý mối quan hệ với khách hàng hay cài đặt kỳ vọng của nhóm, mọi thứ đều phụ thuộc vào giao tiếp.

Đánh giá rủi ro và ra quyết định

Như đã đề cập, rủi ro là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án. Bạn cần có kỹ năng để giảm thiểu mối đe dọa và tác động của rủi ro. Vì lý do này, quản lý dự án phải có kỹ năng xác định rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng leo thang.

Điều này kết hợp tốt với khả năng ra quyết định sáng suốt khi họ đánh giá các thách thức có thể xảy ra trong quản lý dự án, tiến hành đánh giá tác động và thực hiện các giải pháp chủ động. Khả năng ra quyết định cũng rất hữu ích khi mọi việc không diễn ra như ý muốn mặc dù đã có những nỗ lực tốt nhất. Trong những tình huống khủng hoảng như vậy, quản lý dự án sẽ phải sắp xếp thứ tự ưu tiên/hạ thấp mức độ ưu tiên của các công việc, phân bổ lại nguồn lực và điều chỉnh kế hoạch dự án một cách nhanh chóng.

Xem video này để biết cách quản lý nhiều dự án với tư cách là quản lý dự án:

Quản lý thời gian và tổ chức

Quản lý thời gian và tổ chức là những kỹ năng quan trọng có trong mô tả công việc của mọi quản lý dự án. Cuối cùng, việc điều phối các công việc, thời hạn và ưu tiên khác nhau là nhiệm vụ hàng ngày của quản lý dự án.

Quản lý thời gian hiệu quả đảm bảo dự án hoàn thành theo lịch trình đã kế hoạch. Để làm được điều này, quản lý dự án phải tính toán thời hạn hoàn thành từng công việc trong dự án và lên kế hoạch thực hiện. Kỹ năng tổ chức giúp sắp xếp các công việc theo lộ trình hiệu quả nhất, giúp dễ dàng đạt được các cột mốc của dự án mà không bị chậm trễ do các yếu tố phụ thuộc.

Giải quyết vấn đề và tư duy phản biện

Không phải tất cả các dự án đều diễn ra theo kế hoạch, đặc biệt là khi quản lý các dự án phức tạp. Những thách thức bất ngờ, thay đổi ưu tiên, phạm vi dự án mở rộng và các trở ngại có thể dễ dàng làm dự án bị trật bánh. Tuy nhiên, quản lý dự án là giải quyết vấn đề. Đó là lý do tại sao người quản lý dự án phải có kỹ năng suy nghĩ phản biện, phân tích tình huống và phát triển các giải pháp khi cần thiết.

May mắn thay, những tiến bộ của AI trong quản lý dự án mang đến cho chúng ta một số công cụ giúp củng cố các kỹ năng này. Với dữ liệu dễ tiếp thu, các quản lý dự án sẽ dễ dàng đưa ra quyết định sáng suốt và giải quyết vấn đề một cách khách quan hơn.

Kỹ năng kỹ thuật và phần mềm

Quản lý dự án phải có kiến thức kỹ thuật về các công cụ quản lý dự án như ClickUp, Trello hoặc Asana. Kiến thức và kinh nghiệm thực tế về phần mềm quản lý dự án là điều không thể thiếu trong bất kỳ mô tả công việc quản lý dự án nào. Những công cụ này đóng vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa quy trình làm việc, phân công nhiệm vụ dự án và giám sát tiến độ hoàn thành.

Chúng ta đã thấy ở trên cách sử dụng ClickUp cho Quản lý dự án giúp các chuyên gia quản lý dự án dễ dàng quản lý kỳ vọng của khách hàng hơn. Vậy tại sao lại không sử dụng nó?

Dưới đây là ý kiến của Kaylee Hatch, Giám đốc Thương hiệu tại Home Care Pulse, về việc sử dụng ClickUp để quản lý dự án:

ClickUp có thể được điều chỉnh để phù hợp với hầu hết mọi nhu cầu quản lý dự án. Nó đủ kỹ thuật để xử lý các dự án liên bộ phận lớn hàng năm, nhưng vẫn có thể tùy chỉnh để hoạt động như một danh sách kiểm tra hàng ngày đơn giản.

Ngoài các kỹ năng quan trọng đã đề cập, một quản lý dự án phải có khả năng đàm phán và giải quyết xung đột tốt. Họ cũng phải có khả năng thích ứng với thay đổi và giỏi quản lý căng thẳng để vượt qua các thách thức phát sinh trong suốt vòng đời của dự án.

Làm thế nào để trở thành một quản lý dự án?

Cho dù bạn đang bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực quản lý dự án hay chuyển từ một vai trò khác, hành trình trở thành một quản lý dự án là một hành trình khá bổ ích. Mặc dù con đường dẫn đến sự nghiệp quản lý dự án khác nhau tùy thuộc vào nền tảng và ngành nghề của bạn, nhưng thực hiện các bước sau đây sẽ giúp ích cho bạn:

1. Đạt được trình độ học vấn phù hợp

Mặc dù không có bằng cấp cụ thể nào cho vị trí quản lý dự án, nhưng hầu hết các quản lý dự án thành công đều có bằng kinh doanh, kỹ thuật, công nghệ thông tin hoặc các lĩnh vực liên quan. Một số nhà tuyển dụng ưu tiên ứng viên có chứng chỉ hoặc đào tạo chuyên môn về quản lý dự án, bao gồm:

2. Tích lũy kinh nghiệm công việc liên quan

Tiếp theo, để có được một công việc chính thức trong lĩnh vực quản lý dự án, bạn phải có kinh nghiệm làm quản lý dự án. Một số chuyên gia bắt đầu với vị trí trưởng nhóm, điều phối viên và nhà phân tích trước khi chuyển sang làm quản lý dự án toàn thời gian.

Bạn có thể tích lũy kinh nghiệm thông qua các cách sau:

3. Rèn luyện kỹ năng quản lý dự án

Quản lý dự án thành công không chỉ cần chứng chỉ và kinh nghiệm, bạn còn cần một bộ kỹ năng toàn diện. Hãy nỗ lực cải thiện kỹ năng quản lý dự án của mình, tập trung vào phát triển khả năng lãnh đạo, giao tiếp, quản lý thời gian, đánh giá rủi ro và các khía cạnh khác của quản lý dự án.

Ngoài ra, hãy dành thời gian để thành thạo các nền tảng quản lý dự án như ClickUp để tăng cơ hội đảm nhận vai trò quản lý dự án.

Để thành thạo các phương pháp quản lý dự án, bạn có thể:

4. Viết một CV ấn tượng

Tìm cách để tạo sự khác biệt cho bản thân sau khi đáp ứng các yêu cầu của nhà quản lý dự án. Một cách tốt để làm điều này là thông qua một bản lý lịch và thư xin việc quản lý dự án được soạn thảo kỹ lưỡng. Đơn xin việc của bạn nên nêu bật kinh nghiệm, chứng chỉ và thành tích quan trọng để thể hiện khả năng quản lý dự án hiệu quả của bạn.

Dưới đây là một số mẹo để viết một lá thư xin việc nổi bật:

5. Bắt đầu với các vai trò cấp nhập môn

Bây giờ bạn đã hoàn thành tất cả các bước chuẩn bị, đã đến lúc tham gia thị trường việc làm. Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ bằng cách ứng tuyển vào các vai trò như:

Những vai trò này sẽ giúp bạn xây dựng các kỹ năng cơ bản và thăng tiến lên các vị trí cao hơn.

6. Mạng lưới kết nối với các chuyên gia trong ngành

Kết nối với các chuyên gia trong ngành thường mở ra cơ hội việc làm, cơ hội được hướng dẫn và phát triển nghề nghiệp. Giao lưu với các quản lý dự án giàu kinh nghiệm thông qua các sự kiện trong ngành, các nhóm LinkedIn và các hiệp hội nghề nghiệp như Viện Quản lý Dự án. Các cách khác để kết nối bao gồm:

ClickUp—Công cụ hữu ích cho các nhà quản lý dự án thông minh

Vai trò quản lý dự án đòi hỏi sự kết hợp giữa khả năng lãnh đạo, tổ chức và giải quyết vấn đề để theo kịp sự phức tạp không ngừng phát triển của quá trình thực hiện dự án. Việc thành thạo các kỹ năng quan trọng như giao tiếp, quản lý thời gian, đánh giá rủi ro và sử dụng thành thạo phần mềm có thể giúp bạn thành công trong lĩnh vực này. Bạn phải tích lũy kinh nghiệm liên quan, đạt được các chứng chỉ và học các công cụ quản lý dự án để có một sự nghiệp thành công.

Nói đến công cụ quản lý dự án, còn gì tốt hơn ClickUp? Ứng dụng công việc hàng ngày này kết hợp nhiều tính năng giúp quản lý dự án trở nên dễ dàng. Từ quản lý các yếu tố phụ thuộc đến tối ưu hóa phân bổ nguồn lực, ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để lập kế hoạch, thực hiện và hoàn thành dự án thành công.

Sẵn sàng nâng cao kỹ năng quản lý dự án của bạn? Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✨