Cách sử dụng AI để đặt mục tiêu và năng suất

Chỉ 16% nhân viên hiểu đầy đủ các mục tiêu chung của công ty. Thực tế, 50% các nhà quản lý cấp cao thậm chí không thể nêu tên ba mục tiêu hàng đầu của tổ chức mình. Điều này có thể gây sốc khi nghe lần đầu, nhưng với công việc hàng ngày chồng chất, các cuộc họp bất ngờ và danh sách công việc ngày càng dài, ai là người theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu dài hạn?

Đây là lý do tại sao các doanh nghiệp và cá nhân hiện đại cần các công cụ AI để tích hợp các mục tiêu thông minh vào quy trình của họ. Nhưng chính xác thì AI làm cho việc đặt mục tiêu trở nên thông minh hơn như thế nào? Hãy cùng phân tích.

Tại sao sử dụng AI để đặt mục tiêu?

Một người dùng Reddit đã hỏi:

Tôi cảm thấy mỗi khi đặt mục tiêu, tôi không bao giờ thực hiện được. Mục tiêu luôn biến mất khỏi tầm mắt của tôi và tôi không bao giờ có thể tập trung vào nó. Tôi nghe nói rằng cần phải đặt mục tiêu phù hợp, thực tế và chi tiết. Tôi luôn đặt những mục tiêu cơ bản như 'giảm cân', 'tiết kiệm hơn', 'năng suất hơn', nhưng tôi cảm thấy mình không bao giờ thực hiện được.

Phản hồi đầu tiên: "Cần cụ thể hơn."

Đó chính là điểm mạnh của các công cụ AI. Chúng biến những tham vọng (thường mơ hồ) của bạn thành các mục tiêu rõ ràng, kèm theo kết quả có thể đo lường và theo dõi tiến độ theo thời gian thực.

Mỗi công việc đều góp phần vào tầm nhìn lớn hơn. Dưới đây là cách thức thực hiện:

Làm thế nào để sử dụng AI để đặt mục tiêu?

Dưới đây là một số lý do để đặt mục tiêu cho nhóm của bạn:

✅ Tạo sự tập trung chung vào mục tiêu chung

✅ Khuyến khích và trao quyền cho nhóm

✅ Mang lại cảm giác chia sẻ thành quả

Đây là một số phẩm chất được đánh giá cao nhất để thành công trong một công ty. Nhưng để đạt được những phẩm chất này, không chỉ cần có ý định tốt mà còn cần một quy trình có cấu trúc.

Vì vậy, hãy cùng xem cách chúng ta có thể đặt mục tiêu bằng các bước đơn giản này bằng ClickUp — ứng dụng tất cả trong một cho công việc kết hợp quản lý dự án, cộng tác và AI giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Bước #1: Tạo mục tiêu SMART với ClickUp Brain

Hãy gặp Alex, một quản lý dự án tại một công ty khởi nghiệp công nghệ đang phát triển. Alex có những mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp đầy tham vọng cho nhóm của mình, nhưng gặp khó khăn trong việc đặt mục tiêu và quản lý thời gian.

Nguồn gốc của những thách thức mà anh ấy gặp phải: Nhóm của anh ấy đặt ra các mục tiêu như "Tăng mức độ tương tác của khách hàng" hoặc "Cải thiện hiệu quả".

Nhiều trưởng nhóm cho rằng đặt mục tiêu rộng sẽ thúc đẩy mọi người, nhưng mục tiêu cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART) thực sự hiệu quả hơn vì chúng theo dõi tiến độ và cho thấy những thành công nhỏ trong quá trình thực hiện.

Đây là lúc ClickUp Brain bước vào cuộc.

Với ClickUp Brain, Alex nhập các chi tiết quan trọng — kết quả mong muốn, dòng thời gian và các chỉ số hiệu suất chính — và nhận được một mục tiêu chính xác, có cấu trúc.

Ban đầu, mục tiêu SMART có vẻ khó phân loại. Trong trường hợp đó, hãy tham khảo Mẫu mục tiêu SMART của ClickUp để loại bỏ sự phỏng đoán trong việc đặt mục tiêu.

Tải xuống mẫu này

Thay vì các mục tiêu mơ hồ, mẫu này cung cấp một biểu đồ trực quan về tiến độ đang theo dõi, hoàn hảo để quản lý các mục tiêu dự án hoặc triển khai một sáng kiến quy mô lớn!

Bước #2: Phân chia mục tiêu thành các mục tiêu có thể đo lường được

Giờ đây, Alex đã có mục tiêu rõ ràng, anh cần một cách để theo dõi tiến độ mà không cần quản lý chi tiết. ClickUp Goals cung cấp một cách trực quan để chia mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ hơn, có thể đo lường được.

Bước #3: Theo dõi tiến độ với Bảng điều khiển ClickUp

Thay vì chìm đắm trong các bảng tính, Alex quyết định rằng anh cần theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Bảng điều khiển ClickUp cho phép làm điều đó và hơn thế nữa:

✅ Biểu diễn trực quan về hiệu suất của nhóm

✅ Phân tích dữ liệu được hỗ trợ bởi AI để xác định các rào cản

✅ Cập nhật trạng thái tự động để Alex không phải theo đuổi mọi người để lấy báo cáo

Giờ, giả sử nhóm của Alex đang chậm trễ trong việc tự động hóa chatbot. AI sẽ xác định vấn đề này, đánh dấu và đề xuất điều chỉnh lịch trình hàng ngày hoặc phân bổ lại nguồn lực. Thật dễ dàng!

Bước #4: Tự động hóa trách nhiệm và hợp tác

Còn gì tệ hơn mục tiêu không rõ ràng? Đó là mục tiêu mà không ai thực hiện. Nhiệm vụ ClickUp được thiết kế cơ bản để giải quyết vấn đề này. Nó đảm bảo trách nhiệm mà không cần nhắc nhở bằng cách:

ClickUp cũng là công cụ hỗ trợ tiếp thị để hợp tác thời gian thực. Nền tảng này cho phép bạn gán nhận xét trực tiếp cho các thành viên trong nhóm, biến các cuộc thảo luận thành nhiệm vụ có thể thực hiện được với tính năng Gán nhận xét của ClickUp. Tương tự, @đề cập đảm bảo những người phù hợp được thông báo ngay lập tức, loại bỏ các trao đổi qua lại không cần thiết.

Vì chúng ta đang nói về chủ đề giao tiếp trực tiếp, ClickUp cho phép các nhóm chỉnh sửa trong thời gian thực, giúp mọi người luôn đồng bộ, cho dù bạn đang cập nhật tài liệu dự án hay động não trên bảng trắng.

📌 Ví dụ: Nếu nhóm của Alex đang chậm trễ trong một công việc quản lý dự án, AI sẽ giao công việc đó cho một thành viên có sẵn trong nhóm và điều chỉnh thời hạn cho phù hợp.

Một cách tuyệt vời khác để thúc đẩy quyền sở hữu trong công việc là sử dụng Mẫu mục tiêu hàng ngày của ClickUp.

Tải xuống mẫu này

Điều này giúp chia nhỏ những tham vọng lớn thành các mục tiêu hàng ngày có thể đạt được và có thời hạn, đảm bảo tiến độ nhất quán mà không gây quá tải. Vì vậy, nhân viên của bạn cuối cùng có thể thoát khỏi danh sách công việc cần làm rải rác và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên.

Bước #5: Điều chỉnh và tối ưu hóa mục tiêu khi tình huống thay đổi

Vào giữa quý, công ty của Alex thay đổi hướng đi — mục tiêu hỗ trợ khách hàng chuyển sang các chiến dịch tiếp thị mục tiêu. Nếu không có AI, điều này có nghĩa là phải điều chỉnh thủ công, ưu tiên không rõ ràng và lãng phí thời gian.

Nhưng với ClickUp Brain, Alex và nhóm của anh ấy có thể thực hiện những việc sau:

Bài học của chúng ta? Hoàn cảnh luôn thay đổi và các mục tiêu tĩnh sẽ trở nên vô dụng. Với ClickUp, Alex tự tin rằng các chiến lược cài đặt mục tiêu của mình sẽ luôn phù hợp và có thời hạn, đồng thời có thể điều chỉnh khi cần thiết.

Mẹo để cài đặt mục tiêu hiệu quả với AI

Đặt mục tiêu rất dễ. Nhưng kiên trì thực hiện thì không dễ chút nào. Các công cụ AI giúp bạn chuyển từ "Tôi thực sự nên bắt đầu dự án này" sang "Wow, tôi vừa đạt được mục tiêu trước thời hạn!"

Tuy nhiên, AI chỉ hữu ích khi chiến lược của nó hiệu quả. Dưới đây là cách thực hiện công việc đặt mục tiêu với AI đồng thời tránh những sai lầm thường gặp:

1. Luôn đặt mục tiêu SMART

AI (chưa) thể đọc được suy nghĩ của bạn. Nếu mục tiêu của bạn quá rộng, chẳng hạn như "Phát triển kinh doanh", AI sẽ khó cung cấp những thông tin chi tiết có ý nghĩa. Thay vào đó, hãy xác định các mục tiêu SMART — Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn.

✅ Thay vì "Tăng doanh số", hãy đặt mục tiêu "Tăng doanh số trực tuyến lên 20% trong quý tiếp theo bằng cách tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi trang web"

2. Sử dụng AI để có được những thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu

Bản năng là điều tuyệt vời, nhưng các công cụ AI còn tiến thêm một bước nữa bằng cách phân tích dữ liệu hiệu suất trong quá khứ, xác định các mẫu và dự đoán các trở ngại tiềm ẩn. Dưới đây là cách AI tạo ra sự khác biệt:

✅ Nêu bật các chiến dịch tiếp thị nào đã dẫn đến chuyển đổi

✅ Phân tích hiệu suất của nhóm và đề xuất cải tiến quy trình làm việc

✅ Tìm ra các điểm nghẽn trong quy trình quản lý dự án của bạn

3. Cá nhân hóa việc cài đặt mục tiêu với AI

Không phải ai cũng làm việc theo cùng một cách. Một số người làm việc hiệu quả khi có thời hạn, trong khi những người khác cần kết quả có thể đo lường được được chia thành các bước nhỏ. AI giúp:

✅ Điều chỉnh mục tiêu phù hợp với điểm mạnh, điểm yếu và nguồn lực sẵn có của bạn

✅ Đề xuất các mục tiêu có thể thực hiện được dựa trên theo dõi tiến độ thời gian thực

✅ Thích ứng với những thách thức bất ngờ thông qua cải tiến liên tục

4. Theo dõi liên tục và điều chỉnh

Nếu quá trình đặt mục tiêu của bạn không phát triển, nó sẽ thất bại. Theo dõi mục tiêu dựa trên AI giúp điều chỉnh lịch trình hàng ngày, tinh chỉnh mục tiêu và thay đổi ưu tiên khi tình huống thay đổi.

✅ Bảng điều khiển AI cung cấp biểu đồ trực quan về tiến độ đang theo dõi theo thời gian thực

✅ Phân tích dự đoán có thể dự báo các thách thức trước khi chúng xảy ra

✅ Vòng phản hồi tự động cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu về những gì đang hiệu quả

5. Sử dụng AI để hợp tác và tự động hóa

AI không chỉ dùng để theo dõi mục tiêu mà còn giúp các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.

✅ Trợ lý ảo AI chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các công việc nhỏ hơn

✅ Các công cụ hỗ trợ AI của ClickUp phân công nhận xét, theo dõi hiệu suất và quản lý quy trình làm việc

✅ Nhắc nhở tự động đảm bảo mục tiêu luôn phù hợp và không bị lạc trong sự hỗn loạn

Những sai lầm thường gặp cần tránh khi đặt mục tiêu bằng AI

Tất nhiên, AI giúp việc cài đặt mục tiêu trở nên dễ dàng hơn, nhưng nếu cách tiếp cận của bạn không đúng, AI cũng không thể cứu bạn khỏi những mục tiêu mơ hồ, sự kiệt sức hoặc những kỳ vọng không thực tế.

Dựa trên những thách thức thực tế từ người dùng Reddit, đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục:

1. Cố gắng đạt được mọi thứ cùng một lúc

Nhiều người nghĩ rằng năng suất có nghĩa là làm mọi việc mọi lúc. Nhưng cài đặt quá nhiều mục tiêu cùng một lúc sẽ dẫn đến mệt mỏi trong việc ra quyết định, mất tập trung và kiệt sức.

2. Cài đặt mục tiêu mơ hồ, không thể thực hiện được

Các mục tiêu như "giữ dáng" hoặc "năng suất hơn" nghe có vẻ hay nhưng thiếu tính cụ thể, khiến chúng khó đo lường hoặc đạt được. AI không thể theo dõi tiến độ của những tham vọng trừu tượng.

3. Bỏ qua dữ liệu khi cài đặt mục tiêu

Nhiều người đặt mục tiêu dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu thực tế. Điều này dẫn đến những kỳ vọng không thực tế và lãng phí nỗ lực vào những việc không mang lại kết quả.

4. Không xem xét hoặc điều chỉnh mục tiêu thường xuyên

Mọi người đặt mục tiêu, hào hứng, và sau đó... quên mất chúng. Nếu không theo dõi tiến độ thường xuyên, các mục tiêu sẽ trở nên lỗi thời, không còn phù hợp hoặc không phù hợp với các ưu tiên mới.

5. Quá phụ thuộc vào AI mà không thực hiện hành động

AI có thể đặt mục tiêu hoàn hảo và tạo kế hoạch hành động chi tiết, nhưng nếu bạn không thực hiện, sẽ không có kết quả. Tự động hóa không thay thế trách nhiệm.

ClickUp, sẵn sàng, bắt đầu!

Người ta đã nói nhiều lần rằng AI là tương lai của năng suất. ClickUp thực hiện lời hứa đó bằng cách định nghĩa lại cách sử dụng AI để tăng năng suất và đặt mục tiêu.

Kết quả đã nói lên tất cả. Mike Coombe của MCM Agency chia sẻ:

Với sự bổ sung của ClickUp AI, tôi làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết! Nó giúp tôi tiết kiệm gấp 3 lần thời gian trước đây dành cho các công việc quản lý dự án. Nó không chỉ nâng cao năng suất của tôi mà còn khơi dậy sự sáng tạo của tôi.

Từ việc tạo mục tiêu SMART với ClickUp Brain đến theo dõi tiến độ với Bảng điều khiển, phân chia các cột mốc với Mục tiêu và tự động hóa trách nhiệm với Gán bình luận, ClickUp đảm bảo nhóm của bạn luôn tập trung, có động lực và thống nhất.

Đã đến lúc ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu đạt được thành công. Đăng ký ClickUp miễn phí ngay bây giờ!