Khi làm việc với các nhà cung cấp, nhà thầu và nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba, hy vọng mọi thứ sẽ suôn sẻ không phải là một chiến lược. Bạn cần đánh giá các rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề tốn kém.
Đó là lúc các mẫu đánh giá rủi ro nhà cung cấp phát huy tác dụng. Các công cụ này cung cấp cho bạn một khung cấu trúc để kiểm tra mọi thứ, từ các biện pháp bảo mật đến tình hình tài chính của nhà cung cấp.
Nhưng tạo một bản đánh giá từ đầu? Điều đó giống như phát minh lại bánh xe khi bạn không cần thiết. Hướng dẫn này sẽ giới thiệu 10 mẫu đánh giá rủi ro nhà cung cấp miễn phí giúp đơn giản hóa việc quản lý nhà cung cấp.
Mỗi mẫu giúp bạn phát hiện sớm các dấu hiệu cảnh báo và thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro phù hợp.
Mẫu đánh giá rủi ro nhà cung cấp là gì?
Mẫu đánh giá rủi ro nhà cung cấp giúp bạn kiểm tra và đánh giá các công ty bên thứ ba trước khi làm việc với họ. Các mẫu này cung cấp cho bạn một cách có cấu trúc để thu thập thông tin quan trọng về các nhà cung cấp, từ tình hình tài chính đến các biện pháp bảo mật dữ liệu của họ.
Nhiều tổ chức sử dụng các mẫu đánh giá rủi ro như một phần của chương trình quản lý rủi ro nhà cung cấp rộng lớn hơn. Một mẫu tốt hoạt động như một danh sách kiểm tra, đảm bảo các bước quan trọng được tuân thủ khi đánh giá các đối tác tiềm năng.
Các công ty thông minh kết hợp các mẫu này với phần mềm quản lý rủi ro để theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và rủi ro bảo mật theo thời gian. Sự kết hợp này giúp phát hiện các mẫu, chẳng hạn như tiêu chuẩn chất lượng của nhà cung cấp đang dần giảm sút, trước khi chúng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
👀 Bạn có biết? Chi phí trung bình toàn cầu cho một vụ vi phạm dữ liệu đã lên tới 4,88 triệu đô la, khiến việc kiểm tra các đối tác bên ngoài trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
📖 Xem thêm: Quản lý rủi ro an ninh mạng: Cách triển khai khung quản lý rủi ro an ninh mạng
Điều gì tạo nên một mẫu đánh giá rủi ro nhà cung cấp tốt?
Bảng kiểm tra đánh giá rủi ro nhà cung cấp được xây dựng tốt là nền tảng của quy trình đánh giá rủi ro của bạn.
Dưới đây là những điều cần tìm kiếm trong một mẫu mẫu hàng đầu:
- Tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng: Xác định các tiêu chí cụ thể để đo lường khả năng, hiệu suất và tuân thủ của nhà cung cấp
- Khung xác định rủi ro: Giúp xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn, bao gồm lỗ hổng bảo mật dữ liệu, vi phạm tuân thủ, bất ổn tài chính và rủi ro hoạt động
- Ma trận đánh giá tác động: Cấu trúc đánh giá rủi ro bằng cách đánh giá khả năng xảy ra, thiệt hại tiềm ẩn và mức độ chấp nhận rủi ro
- Xếp hạng mức độ quan trọng của nhà cung cấp: Phân loại nhà cung cấp dựa trên tác động của họ đối với hoạt động, xem xét quyền truy cập dữ liệu, tích hợp hệ thống và sự phụ thuộc kinh doanh
- Danh sách kiểm tra thẩm định: Giúp thực hiện và ghi chép các kiểm tra lý lịch kỹ lưỡng, bao gồm phân tích bề mặt tấn công, các sự cố bảo mật trong quá khứ, lịch sử tuân thủ và ổn định tài chính để quản lý nhà cung cấp CNTT một cách thích hợp
- Hướng dẫn giám sát: Đảm bảo giám sát nhà cung cấp liên tục với theo dõi hiệu suất, lịch trình tuân thủ, đánh giá bảo mật và giao thức ứng phó sự cố
- Yêu cầu về tài liệu: Lưu giữ hồ sơ chi tiết về kết quả đánh giá, mục hành động, theo dõi và phê duyệt của các bên liên quan
👀 Bạn có biết? Khoảng 60% tất cả các vụ vi phạm dữ liệu được khởi xướng bởi bên thứ ba, nhấn mạnh sự cần thiết của việc quản lý rủi ro bên thứ ba một cách chặt chẽ.
📖 Xem thêm: Các công cụ phần mềm tuân thủ SOC 2 tốt nhất
10 mẫu đánh giá rủi ro nhà cung cấp miễn phí
Quản lý rủi ro nhà cung cấp sẽ dễ dàng hơn khi bạn có các công cụ phù hợp. Thay vì bắt đầu từ đầu, bạn có thể sử dụng các mẫu miễn phí, sẵn sàng sử dụng được thiết kế để hợp lý hóa quy trình, đặc biệt là khi chúng được tích hợp trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn.
ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện, cung cấp các mẫu đánh giá rủi ro nhà cung cấp tích hợp liền mạch với các dự án, tài liệu và tự động hóa dựa trên AI của bạn. Từ đánh giá mức độ rủi ro đến theo dõi tuân thủ, bạn có thể quản lý mọi thứ ở một nơi mà không cần phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau.
📮ClickUp Insight: Các nhóm có hiệu suất thấp có khả năng sử dụng hơn 15 công cụ cao gấp 4 lần, trong khi các nhóm có hiệu suất cao duy trì hiệu quả bằng cách giới hạn bộ công cụ của họ ở 9 nền tảng trở xuống. Nhưng sử dụng một nền tảng thì sao?
Là ứng dụng toàn diện cho công việc, ClickUp tập hợp các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki, trò chuyện và cuộc gọi của bạn trên một nền tảng duy nhất, hoàn chỉnh với quy trình công việc được hỗ trợ bởi AI. Sẵn sàng làm việc thông minh hơn? ClickUp phù hợp với mọi nhóm, giúp công việc hiển thị rõ ràng và cho phép bạn tập trung vào những việc quan trọng trong khi AI xử lý phần còn lại.
Tôi không thể nói đủ những điều tốt về nó. Giữa tự động hóa, mẫu và tất cả các loại theo dõi và chế độ xem khác nhau, không có cách nào để ClickUp làm bạn thất vọng
Tôi không thể nói đủ những điều tốt về nó. Giữa tự động hóa, mẫu và tất cả các loại theo dõi và chế độ xem khác nhau, không có cách nào để ClickUp làm bạn thất vọng
Bây giờ, hãy cùng khám phá 10 mẫu miễn phí này.
1. Mẫu quản lý rủi ro nhà cung cấp của ClickUp
Quản lý rủi ro của nhà cung cấp không nên khiến bạn mất ngủ. Mẫu Quản lý rủi ro nhà cung cấp của ClickUp giúp các nhóm mua sắm:
- Xác định và theo dõi rủi ro: Sử dụng Trường Tùy chỉnh để ghi lại các chi tiết quan trọng về từng rủi ro, bao gồm mô tả, hậu quả và mức độ rủi ro
- Quản lý rủi ro trực quan: Sử dụng bốn chế độ xem khác nhau (danh sách công việc, chế độ xem bảng, chế độ xem tài liệu và chế độ xem bảng) để giúp bạn hiểu rõ tình hình rủi ro của mình
- Công cụ cộng tác nhóm: Thêm nhận xét và tệp đính kèm trực tiếp vào mục nhập rủi ro để làm rõ tình hình cho tất cả mọi người liên quan
- Đánh giá rủi ro: Thiết lập Nhiệm vụ định kỳ trong ClickUp để đánh giá rủi ro thường xuyên
🔐 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý mua sắm và nhóm đánh giá rủi ro cần một phương pháp quản lý rủi ro nhà cung cấp có cấu trúc
2. Mẫu bảng trắng đánh giá rủi ro nhà cung cấp của ClickUp
Đánh giá rủi ro không phải là một công việc đơn thuần, đó là tuyến phòng thủ đầu tiên của bạn trước những rủi ro trong dự án. Mẫu Bảng trắng Đánh giá rủi ro nhà cung cấp của ClickUp cung cấp cho bạn các công cụ để ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn làm ảnh hưởng đến các dự án quan trọng.
Điều khiến mẫu này đặc biệt hữu ích là:
- Chế độ xem Đánh giá rủi ro: Lập bản đồ các vấn đề tiềm ẩn, thiết lập kế hoạch giảm thiểu rủi ro và theo dõi tiến độ — tất cả tại một nơi. Thêm câu hỏi mẫu để đánh giá mức độ rủi ro của từng nhà cung cấp và tạo kế hoạch hành động tập trung
- Chế độ xem Hướng dẫn bắt đầu: Tận dụng tối đa mẫu với các mẹo thực tế và hướng dẫn rõ ràng. Tìm hiểu cách thực hiện bảng câu hỏi đánh giá rủi ro bên thứ ba kỹ lưỡng và áp dụng các biện pháp kiểm soát bảo mật hiệu quả
- Theo dõi tiến độ: Sử dụng hai tùy chọn trạng thái đơn giản — Đang mở và Đã hoàn thành — để duy trì sự giám sát rõ ràng. Cập nhật các tùy chọn này khi bạn tạo các biện pháp bảo vệ chống lại từng rủi ro, đảm bảo mọi người đều biết chính xác tình hình hiện tại
🔐 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án và nhóm mua sắm cần một phương pháp có hệ thống để đánh giá và giám sát rủi ro nhà cung cấp
3. Mẫu bảng trắng phân tích rủi ro nhà cung cấp của ClickUp
Mẫu Bảng trắng phân tích rủi ro của ClickUp giúp các nhóm xác định xác suất và mức độ của sự kiện rủi ro và phát triển kế hoạch giảm thiểu rủi ro.
Mẫu này nổi bật với cách tiếp cận trực quan đối với quản lý rủi ro, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp dễ dàng hơn. Cách sử dụng như sau:
- Tạo công việc cụ thể: Tạo công việc cho từng rủi ro đã xác định và liên kết chúng trực tiếp với kế hoạch hành động của bạn
- Đặt quyền sở hữu rõ ràng: Chỉ định thành viên nhóm để giải quyết các rủi ro cụ thể và đặt dòng thời gian thực tế
- Cộng tác với các bên liên quan: Phát triển các giải pháp thông qua các công cụ cộng tác tích hợp sẵn
- Theo dõi tiến độ: Sử dụng các dấu trạng thái Đang mở/Hoàn thành đơn giản
- Luôn cập nhật: Thiết lập thông báo tự động về thay đổi trạng thái rủi ro
🔐 Lý tưởng cho: Các nhóm bảo mật và quản lý rủi ro cần phương pháp trực quan, hợp tác để xác định và giải quyết các mối đe dọa tiềm ẩn
4. Mẫu ma trận rủi ro giá trị nhà cung cấp của ClickUp
Đưa ra lựa chọn thông minh về quan hệ đối tác với nhà cung cấp có nghĩa là cân nhắc cẩn thận những lợi ích tiềm năng và những nhược điểm có thể xảy ra. Mẫu Ma trận rủi ro giá trị nhà cung cấp của ClickUp giúp bạn thực hiện chính xác điều đó bằng cách tiếp cận có cấu trúc đối với quy trình đánh giá rủi ro:
- Theo dõi rủi ro có giá trị cao: Đặt những mối quan tâm lớn nhất của bạn lên hàng đầu. Cho dù đó là sự ổn định tài chính của nhà cung cấp hay các biện pháp bảo mật của họ, bạn sẽ phát hiện các vấn đề quan trọng nhanh hơn
- Quản lý rủi ro giá trị thấp: Giám sát các nhà cung cấp rủi ro thấp nhưng vẫn có thể ảnh hưởng đến hoạt động của bạn. Từ những sự chậm trễ nhỏ trong giao hàng đến những cập nhật nhỏ về tuân thủ, không có gì có thể thoát khỏi tầm radar của bạn
- Tổ chức rủi ro trực quan: Có được bức tranh rõ ràng về từng rủi ro thông qua Chế độ xem Bảng trong ClickUp. Di chuyển rủi ro giữa các thẻ trạng thái 'Mở' và 'Hoàn thành' khi nhóm của bạn giải quyết chúng
🔐 Lý tưởng cho: Các chuyên gia quản lý nhà cung cấp cần đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về mối quan hệ với nhà cung cấp
5. Mẫu phân tích rủi ro quản lý dự án nhà cung cấp của ClickUp
Mẫu phân tích rủi ro quản lý dự án ClickUp giúp nhóm của bạn phát hiện và giải quyết rủi ro một cách trực diện, giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng bất chấp mọi thách thức.
Mẫu này nổi trội trong một số lĩnh vực quan trọng giúp quản lý rủi ro trở nên thực tế và có thể thực hiện được:
- Tổng quan: Có được cái nhìn tổng quan nhanh chóng về tất cả các rủi ro dự án tại một nơi. Theo dõi trạng thái rủi ro, mức độ ưu tiên và tiến độ giảm thiểu rủi ro từ một trung tâm điều khiển duy nhất
- Hướng dẫn bắt đầu: Nhận hướng dẫn từng bước để tạo kế hoạch quản lý rủi ro, cùng với các mẹo để thực hiện thẩm định và đánh giá rủi ro hiệu quả
- Cập nhật trạng thái tùy chỉnh: Sắp xếp rủi ro theo 11 loại trạng thái khác nhau. Di chuyển công việc một cách trơn tru từ 'Mục nhập mới' đến 'Giảm thiểu' và 'Hoàn thành'
- Công cụ cộng tác tích hợp: Đánh dấu thành viên nhóm để phản hồi sự cố nhanh chóng. Thêm nhận xét và cập nhật trực tiếp vào các mục rủi ro. Chia sẻ báo cáo rủi ro với các bên liên quan quan trọng
🔐 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án cần một phương pháp có hệ thống để xác định, đánh giá và quản lý rủi ro dự án
6. Mẫu Đăng ký rủi ro nhà cung cấp của ClickUp
Quản lý rủi ro dự án không nên là một trò chơi đoán mò. Mẫu Đăng ký rủi ro nhà cung cấp của ClickUp cung cấp định dạng dễ hiểu để tổ chức đánh giá rủi ro. Sử dụng mẫu này để giúp các bộ phận và các bên liên quan luôn đồng nhất với nhau.
Điều khiến mẫu này đặc biệt hữu ích là:
- Theo dõi rủi ro và quản lý trạng thái: Sử dụng chín Trạng thái tùy chỉnh trong ClickUp để gắn nhãn tiến độ quản lý rủi ro từ 'Đã xảy ra' đến 'Đã giảm thiểu' đến 'Đang hoạt động'
- Trường Tùy chỉnh để đánh giá chi tiết: Thu thập thông tin quan trọng về từng rủi ro với bảy Trường Tùy chỉnh tích hợp sẵn — Hậu quả, Mô tả, Chi phí dự kiến, Chi phí giảm thiểu, Xác suất, Mức độ rủi ro và Phản ứng rủi ro
- Nhiều chế độ xem để hiểu rõ hơn: Phân tích rủi ro của bạn theo sáu cách khác nhau thông qua Chế độ xem chi phí, Xem dạng danh sách, Xem trạng thái, Xem phản hồi, Xem cấp độ và Hướng dẫn bắt đầu
🔐 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý rủi ro muốn hình dung và giải quyết rủi ro dự án một cách nhanh chóng
📖 Xem thêm: Phần mềm quản lý sự cố tốt nhất
7. Mẫu danh sách công việc mở của nhà cung cấp ClickUp
Mẫu Danh sách vấn đề mở của nhà cung cấp ClickUp giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề với các nhà cung cấp rủi ro cao và nhanh chóng thực hiện các biện pháp khắc phục với nhiều chế độ xem hữu ích:
- Chế độ xem mức độ nghiêm trọng theo danh mục: Sắp xếp các vấn đề theo mức độ ảnh hưởng để bạn có thể giải quyết những vấn đề quan trọng nhất trước tiên
- Chế độ xem biểu mẫu gửi vấn đề: Cung cấp cho nhóm của bạn một cách rõ ràng để báo cáo các vấn đề của nhà cung cấp. Biểu mẫu đảm bảo họ bao gồm tất cả các chi tiết cần thiết, đồng nghĩa với việc giảm số lượng email qua lại để yêu cầu thêm thông tin
- Chế độ xem Vấn đề đang mở: Theo dõi các vấn đề đang hoạt động tại một vị trí trung tâm. Bạn sẽ thấy chính xác những gì cần sửa chữa và ai đang làm việc gì
🔐 Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dự án muốn giải quyết các vấn đề còn tồn đọng trong thời hạn quy định
8. Mẫu danh sách theo dõi vấn đề nhà cung cấp của ClickUp
Bạn cần một cách để theo dõi các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp trước khi chúng trở thành rủi ro hoạt động? Hãy thử Mẫu danh sách theo dõi vấn đề nhà cung cấp của ClickUp. Ghi lại, theo dõi và giải quyết hiệu quả các vấn đề của nhà cung cấp, bao gồm sự chậm trễ của nhà cung cấp, sự khác biệt trong hợp đồng và gián đoạn dịch vụ, tất cả ở một nơi.
Điểm nổi bật của mẫu này là:
- Tài liệu hóa vấn đề rõ ràng: Tạo không gian dự án riêng cho từng vấn đề của nhà cung cấp cần được chú ý. Thêm mô tả chi tiết và bối cảnh để giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ vấn đề
- Quản lý công việc thông minh: Giao quyền sở hữu rõ ràng cho các thành viên trong nhóm đối với các vấn đề cụ thể. Đặt ra dòng thời gian thực tế để giải quyết vấn đề. Phân chia các vấn đề phức tạp thành các bước dễ quản lý
- Theo dõi tiến độ: Sử dụng các dấu trạng thái 'Mở' và 'Hoàn thành' để hiển thị tình trạng của từng vấn đề. Có được cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các vấn đề đã được giải quyết và các vấn đề đang chờ xử lý
- Hệ thống thông báo: Thiết lập cảnh báo tùy chỉnh để luôn được thông báo về các cập nhật. Giữ các thành viên trong nhóm luôn được cập nhật về các vấn đề khẩn cấp
🔐 Lý tưởng cho: Các nhóm mua sắm, quản lý nhà cung cấp và trưởng dự án cần theo dõi và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhà cung cấp một cách hiệu quả
9. Mẫu phân tích lợi ích rủi ro nhà cung cấp của ClickUp
Các quyết định kinh doanh thông minh cần có chế độ xem cân bằng giữa lợi nhuận và tổn thất tiềm năng. Mẫu Phân tích rủi ro và lợi ích của ClickUp giúp các nhóm phát hiện cơ hội trong khi vẫn cảnh giác với các sự cố bảo mật và rủi ro an ninh mạng có thể xảy ra đối với các dự án.
Mẫu thực tế này giúp bạn đánh giá các lựa chọn đối tác nhà cung cấp một cách có hệ thống:
- Động não và lập danh sách các lựa chọn: Sử dụng ClickUp Docs để ghi lại tất cả các lựa chọn và con đường khả thi. Giao diện gọn gàng, không gây xao lãng giúp ghi lại ý tưởng một cách rõ ràng, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ lựa chọn nào
- Theo dõi rủi ro và lợi ích riêng biệt: Tạo các công việc dành riêng cho cả mặt tích cực và tiêu cực của mỗi lựa chọn nhà cung cấp
- Gán giá trị số: Đánh giá từng rủi ro và lợi ích bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh dựa trên các yếu tố như mức độ tác động (1-5), xác suất (phần trăm), tác động đến chi phí và các cân nhắc về dòng thời gian
🔐 Lý tưởng cho: Các nhà lãnh đạo kinh doanh và quản lý dự án cần đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đồng thời quản lý rủi ro nhà cung cấp một cách hiệu quả
📖 Đọc thêm: Phần mềm quản lý rủi ro doanh nghiệp (ERM) tốt nhất
10. Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp của ClickUp
Việc theo dõi nhiều nhà cung cấp trong khi duy trì các tiêu chuẩn chất lượng và tuân thủ có thể rất khó khăn. Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp của ClickUp mang lại hiệu quả cho việc quản lý rủi ro nhà cung cấp thông qua:
- Chế độ xem Đánh giá nhà cung cấp: Xem tất cả thông tin nhà cung cấp của bạn trong một không gian được tổ chức gọn gàng. Không còn phải tìm kiếm trong các bảng tính dài vô tận hoặc chuyển đổi giữa các công cụ khác nhau
- Chế độ xem Hướng dẫn bắt đầu: Bắt đầu lại với một nhà cung cấp mới. Chế độ xem này hướng dẫn bạn từng bước, từ liên hệ ban đầu đến phê duyệt cuối cùng
- Trung tâm thông tin nhà cung cấp: Lưu trữ các thông tin quan trọng về nhà cung cấp tại một nơi — thông tin liên hệ, thỏa thuận dịch vụ, dữ liệu hiệu suất trong quá khứ và hơn thế nữa
- Công cụ đánh giá hiệu suất: Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp bằng các biểu mẫu đánh giá tích hợp sẵn. Đánh giá chất lượng dịch vụ, giám sát tuân thủ và đánh dấu bất kỳ vấn đề nào cần chú ý
🔐 Lý tưởng cho: Các nhóm mua sắm và chuyên gia quản lý nhà cung cấp cần một phương pháp có hệ thống để đánh giá và giám sát mối quan hệ với nhà cung cấp
Sử dụng ClickUp để đơn giản hóa việc đánh giá nhà cung cấp
Mối quan hệ với bên thứ ba mang lại cả cơ hội và rủi ro. Quy trình đánh giá rủi ro nhà cung cấp phù hợp giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về việc hợp tác với nhà cung cấp nào trong khi vẫn bảo vệ tổ chức của mình.
Với mẫu đánh giá rủi ro nhà cung cấp vững chắc, bạn có thể đánh giá một cách có hệ thống các đối tác tiềm năng về mặt bảo mật, tài chính, hoạt động và tuân thủ. Hiện nay, nhiều tổ chức sử dụng các công cụ kỹ thuật số và bảng câu hỏi đánh giá rủi ro nhà cung cấp để hợp lý hóa quy trình quan trọng này. Giải pháp công nghệ phù hợp giúp chuẩn hóa các đánh giá, tập trung tài liệu và duy trì các bản ghi kiểm tra rõ ràng.
ClickUp cung cấp tính linh hoạt và các tính năng cần thiết để xây dựng và quản lý chương trình rủi ro nhà cung cấp mạnh mẽ. Bạn có thể tạo biểu mẫu tùy chỉnh, quy trình công việc tự động và bảng điều khiển thời gian thực để theo dõi mối quan hệ với nhà cung cấp từ sàng lọc ban đầu đến giám sát liên tục.
Sẵn sàng xây dựng các biện pháp bảo vệ vững chắc chống lại rủi ro nhà cung cấp? Đăng ký tài khoản ClickUp miễn phí ngay hôm nay!