Mọi tổ chức đều làm việc với một số nhà cung cấp cho nhiều phạm vi công việc khác nhau. Đó có thể là mua máy tính xách tay/thiết bị điện tử khác, quản lý bảng lương, tổ chức đào tạo/hội thảo, bảo mật văn phòng, kiểm tra chất lượng hoặc gia công quản lý dự án.
Các nghiên cứu cho thấy số lượng nhà cung cấp bên thứ ba được sử dụng bởi một tổ chức đã tăng lên trong hai năm qua. Xu hướng này sẽ tiếp tục.
Để quản lý mạng lưới nhà cung cấp ngày càng mở rộng một cách hiệu quả và an toàn, bạn cần một hệ thống quản lý nhà cung cấp mạnh mẽ. Hãy xem cách bạn có thể xây dựng một hệ thống quản lý nhà cung cấp hiệu quả.
Quản lý nhà cung cấp là gì?
Quản lý nhà cung cấp là quá trình duy trì mối quan hệ lành mạnh với các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ của tổ chức. Quá trình này bao gồm một số hoạt động, chẳng hạn như:
- Lựa chọn nhà cung cấp
- Đàm phán hợp đồng
- Quá trình onboarding nhà cung cấp và cấp quyền truy cập
- Nhận hóa đơn và thực hiện thanh toán
- Đánh giá hiệu quả
- Thu hồi hợp đồng (khi cần thiết)
Quá trình quản lý nhà cung cấp hiệu quả là nền tảng để hoàn thành công việc một cách tốt đẹp. Quá trình này cho phép các tổ chức xây dựng mối quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng, độ tin cậy và hiệu quả chi phí của sản phẩm và dịch vụ của họ. Quá trình này cũng rất quan trọng cho hoạt động liên tục, giảm thiểu rủi ro và quản lý chuỗi cung ứng.
Dưới đây là một số lợi ích chi tiết.
Lợi ích của quản lý nhà cung cấp
Quản lý nhà cung cấp thành công cũng quan trọng như quản lý lực lượng lao động hoặc trải nghiệm nhân viên. Nó giúp tổ chức tận dụng mạng lưới nhà cung cấp/nhà cung cấp dịch vụ để tối đa hóa lợi ích chung. Dưới đây là cách thực hiện.
Hiển thị chi tiết
Lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất của việc quản lý mối quan hệ nhà cung cấp tốt là hiển thị. Nó giúp các tổ chức hiểu:
- Ai cung cấp sản phẩm/dịch vụ nào
- Giá của mỗi sản phẩm/dịch vụ là bao nhiêu?
- Tất cả các thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) có được đáp ứng không?
- Có hóa đơn nào đang chờ thanh toán không?
Với tính năng theo dõi thời gian thực tất cả các hoạt động liên quan đến nhà cung cấp, bạn có thể loại bỏ lãng phí, tăng cường bảo mật và tối ưu hóa hiệu quả.
Năng suất được cải thiện
Hệ thống quản lý nhà cung cấp giúp nhà cung cấp đạt được thành công. Hệ thống này phác thảo công việc họ cần làm, tiêu chí chấp nhận và thời hạn.
Đối với nhà cung cấp, sự rõ ràng này giúp quá trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ trở nên dễ dàng hơn. Đối với các nhóm mua sắm của tổ chức, điều này giúp hợp lý hóa mối quan hệ. Với quản lý nhà cung cấp tốt, bạn có thể:
- Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại
- Tối ưu hóa quy trình làm việc để đảm bảo tính nhất quán
- Tập trung vào các sáng kiến chiến lược thay vì quản trị viên thông thường
Giảm thiểu rủi ro
Quản lý nhà cung cấp giúp thiết lập một phương pháp chiến lược để xác định và giảm thiểu rủi ro, cho dù đó là rủi ro không tuân thủ hay không thực hiện. Một hệ thống quản lý nhà cung cấp hiệu quả sẽ có các quy trình, tự động hóa và danh sách kiểm tra cho:
- Đánh giá năng lực của nhà cung cấp
- Quản lý tuân thủ quy định
- Tuân thủ các tiêu chuẩn và chính sách của công ty
- Độ tin cậy và lịch sử dịch vụ
Bạn có thể sử dụng các phương pháp quản lý nhà cung cấp để kiểm tra lý lịch, yêu cầu công bố thông tin tài chính và xem xét các tài liệu tham khảo để đảm bảo nhà cung cấp không gây ra rủi ro pháp lý hoặc rủi ro hoạt động. Bằng cách xác định và giảm thiểu những rủi ro này từ trước, bạn có thể tránh được những gián đoạn tốn kém, các hình phạt pháp lý và tổn hại đến danh tiếng của mình.
Kết quả ESG
Các mục tiêu về môi trường, xã hội và quản trị (ESG) đang trở nên cực kỳ quan trọng đối với các tổ chức trên toàn thế giới. Một hệ thống quản lý nhà cung cấp tốt sẽ giúp điều chỉnh việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với chiến lược ESG của bạn, bao gồm các thực tiễn lao động, sự đa dạng và sự tham gia của cộng đồng.
Quản lý chiến lược
Một công cụ quản lý nhà cung cấp hiệu quả cung cấp thông tin chi tiết quý giá về mô hình chi tiêu, hiệu suất của nhà cung cấp và xu hướng thị trường, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược.
Ví dụ, nếu dữ liệu cho thấy bạn chi tiêu nhiều hơn cho tư vấn công nghệ, bạn có thể xem xét thuê một nhóm nội bộ làm giải pháp thay thế.
Khi triển khai một hệ thống mang lại lợi ích của quản lý nhà cung cấp, bạn có thể gặp phải một số thách thức.
Thách thức trong Quản lý Nhà cung cấp và Giải pháp
Các thách thức liên quan đến hệ thống quản lý nhà cung cấp có thể được hiểu rõ hơn qua quản lý hợp đồng và giảm thiểu rủi ro.
Quản lý hợp đồng
Hợp đồng là một bộ điều khoản và điều kiện toàn diện, xác định mối quan hệ giữa nhà cung cấp và công ty. Điều này tạo ra nhiều thách thức, chẳng hạn như:
Quy mô: Nếu bạn phải thực hiện sáu lần kiểm tra cho một nhà cung cấp, thì chỉ với mạng lưới mười nhà cung cấp, bạn sẽ phải thực hiện 60 công việc. Việc thực hiện thủ công cho mỗi nhà cung cấp mới hoặc mỗi lần đàm phán lại hợp đồng có thể rất tẻ nhạt.
Độ phức tạp: Hợp đồng có thể có nhiều điều khoản đan xen nhau để theo dõi nghĩa vụ, cột mốc, kết quả đầu ra, thanh toán, giải quyết tranh chấp, v.v. Quan trọng hơn, bạn không thể sử dụng cùng một hợp đồng cho nhà cung cấp dịch vụ phần mềm và nhà cung cấp cà phê: càng nhiều nhà cung cấp, điều khoản càng phức tạp.
Tính linh hoạt: Các hợp đồng được lập ra để có tính ràng buộc và có thể thi hành. Tuy nhiên, các doanh nghiệp phải đảm bảo tính linh hoạt của hợp đồng để có thể thích ứng với nhu cầu kinh doanh luôn thay đổi, các cập nhật về quy định hoặc các vấn đề về hiệu suất.
Tuân thủ: Trong hợp đồng, cả hai bên đồng ý với các điều khoản cụ thể. Đảm bảo rằng các điều khoản này được tuân thủ trong suốt thời gian hợp đồng có thể là một thách thức đáng kể.
Quản lý vòng đời: Quản lý toàn bộ vòng đời, bao gồm gia hạn, đàm phán lại và chấm dứt hợp đồng, có thể phức tạp, đặc biệt là khi các hợp đồng có thời hạn rất dài.
Hiển thị và tích hợp: Duy trì cơ sở dữ liệu tập trung về các hồ sơ mà mọi người có thể truy cập khi cần. Các hệ thống khác nhau có thể cản trở luồng thông tin, dẫn đến sự kém hiệu quả và lỗi.
Đánh giá rủi ro
Tất cả các vấn đề nêu trên trong quản lý hợp đồng đều trở nên phức tạp hơn do rủi ro mà chúng mang lại cho tổ chức. Một số thách thức phổ biến nhất trong quản lý rủi ro là:
Tiêu chuẩn hóa: Bạn không thể áp dụng cùng một quy trình đánh giá rủi ro cho mọi nhà cung cấp. Tuy nhiên, việc tạo ra một danh sách kiểm tra riêng biệt cho từng nhà cung cấp có thể tốn nhiều thời gian và công sức.
Tính nhất quán: Đảm bảo tính nhất quán trong việc đánh giá, chấm điểm và xếp hạng rủi ro giữa các bộ phận hoặc đơn vị kinh doanh khác nhau có thể làm phức tạp quá trình quản lý nhà cung cấp.
Hạn chế về nguồn lực: Việc thực hiện đánh giá toàn diện đòi hỏi nguồn lực đáng kể về thời gian, chuyên môn và công nghệ.
An ninh mạng và bảo mật dữ liệu: Sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật số khiến việc quản lý rủi ro an ninh mạng và bảo mật dữ liệu liên quan đến nhà cung cấp trở nên phức tạp.
Để vượt qua những thách thức này và củng cố hoạt động quản lý nhà cung cấp, bạn cần có các công cụ và quy trình phù hợp.
Cách xây dựng hệ thống quản lý nhà cung cấp?
Xây dựng một hệ thống quản lý nhà cung cấp hiệu quả không nhất thiết phải phát triển phần mềm mới. Bạn có thể chọn phần mềm được thiết kế cho mục đích đó hoặc điều chỉnh một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ để quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp.
Một số tổ chức sử dụng ClickUp để quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, thiết lập quy trình, nhiệm vụ, danh sách kiểm tra và nhắc nhở. Nếu bạn muốn xây dựng hệ thống quản lý nhà cung cấp cho tổ chức của mình, đây là cách bạn có thể làm.
1. Xác định yêu cầu
Bắt đầu bằng cách xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của hệ thống quản lý nhà cung cấp của bạn. Cài đặt các mục tiêu rõ ràng sẽ hướng dẫn quá trình phát triển và triển khai hệ thống của bạn.
Một số mục tiêu kinh doanh phổ biến mà các tổ chức mong muốn đạt được với chiến lược quản lý nhà cung cấp là:
- Tiết kiệm chi phí
- Quản lý rủi ro
- Đang theo dõi SLA
- Đánh giá hiệu suất
- Quản lý tài chính
2. Thiết lập phần mềm quản lý nhà cung cấp
Dựa trên nhu cầu và yêu cầu bạn đã xác định trước đó, hãy thiết lập các tính năng sau để tạo nền tảng vững chắc.
Yêu cầu đề xuất
Mọi mối quan hệ với nhà cung cấp đều bắt đầu từ Yêu cầu đề xuất (RFP). Thiết lập phần mềm quản lý mua sắm của bạn để thu thập thông tin thông qua một biểu mẫu chuẩn hóa duy nhất. Cho phép xem dữ liệu nhà cung cấp này dưới dạng danh sách/sắp xếp theo thẻ cụ thể để bạn có thể dễ dàng lựa chọn và so sánh các thực thể.
Biểu mẫu ClickUp là nơi lý tưởng để thiết lập điều này như một phần của hoạt động quản lý nhà cung cấp của bạn. Sử dụng mẫu Yêu cầu đề xuất (RFP) của ClickUp để bắt đầu ngay lập tức.
Đánh giá rủi ro nhà cung cấp
Thiết lập các cuộc kiểm tra rủi ro tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp trên nhiều khía cạnh, chẳng hạn như tình hình tài chính, sự ổn định hoạt động, tuân thủ quy định và thực tiễn an ninh mạng.
Bạn có thể thu thập dữ liệu này bằng biểu mẫu ClickUp. Bạn cũng có thể thiết lập các nhiệm vụ với danh sách kiểm tra có thể tái sử dụng để giúp nhóm mua sắm đẩy nhanh quá trình.
Tích hợp
Kết nối phần mềm quản lý nhà cung cấp/nhà thầu của bạn với các công cụ doanh nghiệp khác nhau như ERP, lập hóa đơn, quản lý thanh toán, v.v. Điều này đảm bảo luồng dữ liệu và quy trình liền mạch giữa các hệ thống, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu lỗi.
ClickUp tích hợp với hơn 1000 công cụ, bao gồm Zendesk, Dropbox, Google Suite, v.v.
Tùy chỉnh
Tùy chỉnh phần mềm quản lý nhà cung cấp để phù hợp với nhu cầu riêng của bạn. Với hơn 15 chế độ xem mạnh mẽ, hơn 35 ClickApps, nhiều mẫu và tích hợp, ClickUp cho phép bạn tạo ra một phần mềm hoàn toàn theo ý muốn.
Thực hiện chính sách
Ghi chép các chính sách và quy trình mà nhà cung cấp phải tuân thủ và cung cấp cho bất kỳ ai có nhu cầu. Ví dụ: nếu bạn yêu cầu nhà cung cấp tải hóa đơn dưới dạng PDF lên hệ thống ERP, hãy viết một quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) với hỗ trợ khắc phục sự cố.
ClickUp Docs cung cấp giao diện hiện đại, năng động và dễ sử dụng để ghi chép SOP. Với ClickUp Brain, bạn cũng có thể đặt câu hỏi và nhận câu trả lời thay vì mất thời gian tìm kiếm.
Đảm bảo các chính sách này phù hợp với mục tiêu của tổ chức và các tiêu chuẩn quy định. Sử dụng các mẫu hợp đồng.
Tự động hóa
Sử dụng hệ thống quản lý nhà cung cấp để tập trung và tự động hóa các quy trình. Thay vì nhận báo giá qua email và hợp nhất chúng theo cách thủ công, hãy thiết lập các mẫu Yêu cầu báo giá (RFQ) để thu thập dữ liệu dễ dàng hơn.
ClickUp Automations cũng cho phép bạn thực hiện công việc thường ngày một cách tự động. Một số tự động hóa có giá trị nhất trong quản lý nhà cung cấp là:
- Giao công việc tuân thủ/pháp lý cho một bộ phận khi nhận được tất cả các tài liệu từ nhà cung cấp
- Nhắc nhở người dùng về các công việc quá hạn
- Chuyển sang danh sách riêng biệt "nhà cung cấp được lựa chọn" khi có thay đổi trạng thái của họ
- Áp dụng mẫu danh sách kiểm tra khi trạng thái thay đổi thành 'đánh giá nhà cung cấp'
Sau khi cài đặt phần mềm quản lý nhà cung cấp, đã đến lúc quản lý các mối quan hệ của bạn.
3. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Onboard
Tạo quy trình tiếp nhận nhà cung cấp có cấu trúc để đảm bảo tất cả các nhà cung cấp mới đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của tổ chức bạn.
- Sử dụng danh sách kiểm tra để đảm bảo bạn đã thu thập đầy đủ thông tin cần thiết
- Tạo người dùng nhà cung cấp trên ClickUp với tư cách khách hoặc người dùng đầy đủ để họ có thể truy cập tất cả thông tin cần thiết
- Phân công công việc và dễ dàng chuyển sang quản lý dự án. Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp làm phần mềm quản lý đơn đặt hàng cho nhà cung cấp
- Đặt mục tiêu trên ClickUp Goals và trao quyền cho các nhà cung cấp của bạn theo dõi tiến độ của họ
Giao tiếp
Thiết lập các cuộc họp kiểm tra và đánh giá thường xuyên với các nhà cung cấp của bạn. Mời họ bình luận về các công việc và nhiệm vụ phụ để họ có thể làm rõ mọi vấn đề trong bối cảnh và theo thời gian thực.
Sử dụng chế độ xem trò chuyện của ClickUp để hợp nhất các cuộc hội thoại với nhà cung cấp và trả lời một cách hiệu quả.
Đánh giá
Xác định các chỉ số hiệu suất rõ ràng và thiết lập quy trình giám sát và đánh giá định kỳ.
- Sử dụng mẫu danh sách nhà cung cấp để theo dõi tất cả các nhà cung cấp của bạn ở một nơi
- Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để thảo luận về các chỉ số như thời gian giao hàng, tiêu chuẩn chất lượng, hiệu quả chi phí và tuân thủ SLA
- Sử dụng các chỉ số này để đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp và xác định các lĩnh vực cần cải thiện
- Thiết lập nhắc nhở về gia hạn hợp đồng, kiểm tra tuân thủ, đàm phán lại, v.v.
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm xây dựng hệ thống quản lý nhà cung cấp, đừng lo lắng. Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp của ClickUp là điểm khởi đầu lý tưởng. Đây là giải pháp toàn diện để quản lý nhà cung cấp, từ kiểm tra ban đầu đến đánh giá hiệu suất.
4. Tối ưu hóa trong quá trình triển khai
Theo thời gian, bạn sẽ hiểu rõ hơn về quy trình quản lý nhà cung cấp của mình, từ đó có thể tối ưu hóa các công cụ của mình. Ví dụ: nếu việc lập hóa đơn hay xảy ra lỗi, bạn có thể sử dụng ClickUp Clips để tạo hướng dẫn quy trình chụp màn hình.
Nếu bạn có nhà cung cấp từ nhiều khu vực địa lý, bạn có thể thiết lập trường tùy chỉnh cho tiền tệ. Bạn có thể thiết lập cảnh báo phụ thuộc nếu có hai nhà cung cấp làm việc trong cùng một quy trình.
Học hỏi từ mối quan hệ với nhà cung cấp và đầu tư vào cải tiến liên tục.
Tăng cường quy trình quản lý nhà cung cấp của bạn với ClickUp
Mục đích chính của việc tìm đến nhà cung cấp là giảm khối lượng công việc của các nhóm nội bộ. Toàn bộ quá trình này sẽ trở nên vô nghĩa nếu việc quản lý nhà cung cấp tạo thêm khối lượng công việc cho các nhóm dự án/mua sắm của bạn.
Do đó, một hệ thống quản lý nhà cung cấp được cấu trúc tốt là rất quan trọng. Phần mềm quản lý dự án miễn phí của ClickUp rất linh hoạt và dễ thích ứng, khiến nó trở nên hoàn hảo cho việc quản lý nhà cung cấp.
Nó giúp bạn quản lý toàn bộ vòng đời từ khi nhà cung cấp gia nhập đến khi rời khỏi công ty. Nó linh hoạt, có thể tùy chỉnh và được thiết kế riêng cho nhu cầu của bạn. Nó hợp lý hóa quy trình và tự động hóa công việc.
Điều này mang lại lợi ích cho cả bạn và nhà cung cấp. Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp về Hệ thống Quản lý Nhà cung cấp
1. Quản lý nhà cung cấp là gì?
Quản lý nhà cung cấp đề cập đến cách các tổ chức quản lý mối quan hệ với các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ. Quá trình này bao gồm lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng, kiểm soát chi phí, quản lý giao hàng và đánh giá hiệu suất.
2. Các giai đoạn chính trong quản lý nhà cung cấp là gì?
Bốn giai đoạn của quản lý nhà cung cấp như sau.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Xác định các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá năng lực và lựa chọn một nhà cung cấp dựa trên các yếu tố chất lượng, chi phí, độ tin cậy và dịch vụ
- Đàm phán hợp đồng: Phác thảo các điều khoản và điều kiện, giá cả theo mô hình kinh doanh của nhà cung cấp, lịch giao hàng, tiêu chuẩn chất lượng và thỏa thuận mức độ dịch vụ
- Giám sát hiệu suất: Đang theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp so với các chỉ số và SLA đã thỏa thuận
- Quản lý mối quan hệ: Giao tiếp thường xuyên, giải quyết các vấn đề hoặc mối quan tâm, và hợp tác để cải thiện quy trình và kết quả
3. Ai là người chịu trách nhiệm về quản lý nhà cung cấp?
Trách nhiệm quản lý nhà cung cấp thường được chia sẻ giữa bộ phận mua hàng, nhóm dự án và bộ phận tài chính.
- Bộ phận Mua hàng chịu trách nhiệm xem xét các đề xuất, đàm phán hợp đồng, tiếp nhận nhà cung cấp, v.v.
- Các bên liên quan đến dự án sẽ có tiếng nói quan trọng trong việc lựa chọn nhà cung cấp. Họ cũng sẽ làm việc với nhà cung cấp, đánh giá hiệu suất, đưa ra phản hồi, quyết định gia hạn hợp đồng, v.v.
- Các nhóm tài chính xử lý hóa đơn, thanh toán, tiền phạt/tiền phạt, nếu có.
Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp tốt cần cả ba bên hợp tác với nhau.