Cuộc họp không đồng bộ là gì và cách tổ chức một cuộc họp như vậy?

Bạn có thể tổ chức nhiều hoạt động xây dựng đội nhóm khác nhau, nhưng điều mà đội nhóm của bạn thực sự đánh giá cao chính là sự linh hoạt trong công việc. Trong thế giới hiện nay, đây chính là lợi ích hàng đầu tại nơi làm việc.

Vậy, làm thế nào để các doanh nghiệp bắt kịp xu hướng này mà vẫn đảm bảo công việc được hoàn thành (và hoàn thành tốt)? Đây chính là nhân vật chính trong câu chuyện của chúng ta: các cuộc họp không đồng bộ.

Khác với các cuộc họp truyền thống tốn nhiều thời gian, các cuộc họp không đồng bộ cho phép các thành viên trong nhóm hợp tác theo nhịp độ riêng của mình.

Việc cắt giảm các cuộc họp không cần thiết cũng có thể giúp tiết kiệm hơn 25.000 USD mỗi năm cho mỗi nhân viên. Đó không phải là số tiền nhỏ đâu. 😱

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các cuộc họp không đồng bộ, những ưu và nhược điểm của chúng, cũng như các phương pháp hay nhất để giúp nhóm của bạn duy trì năng suất trong khi vẫn tận hưởng sự linh hoạt mà họ xứng đáng có được.

Cuộc họp không đồng bộ là gì?

Cuộc họp không đồng bộ là cuộc họp mà các thành viên không bắt buộc phải tham gia cùng lúc.

Các cuộc họp này thường sử dụng các kênh giao tiếp không đồng bộ như email, tin nhắn tức thì hoặc video ghi sẵn, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng hợp tác hơn mà không cần phải “có mặt cùng một lúc trong cùng một phòng”.

Những điểm khác biệt chính giữa cuộc họp đồng bộ và không đồng bộ

Sự khác biệt chính giữa hai định dạng cuộc họp này nằm ở thời gian. Cuộc họp đồng bộ yêu cầu sự tham gia theo thời gian thực, trong khi cuộc họp không đồng bộ cho phép người tham gia tự do đóng góp ý kiến vào thời điểm thuận tiện nhất cho họ.

Dưới đây là bảng tóm tắt các điểm khác biệt chính:

Ưu và nhược điểm của giao tiếp không đồng bộ

Giờ đây, khi bạn đã hiểu rõ sự khác biệt giữa các cuộc họp truyền thống và giao tiếp không đồng bộ, đã đến lúc giải quyết câu hỏi quan trọng: phương thức nào phù hợp nhất với nhóm của bạn?

Dưới đây là một số lý do tại sao công việc không đồng bộ có thể phù hợp hoặc không phù hợp với bạn.

Lợi ích của việc sử dụng giao tiếp không đồng bộ

1. Tăng tính linh hoạt

Không phải ai cũng có nhịp sinh hoạt giống nhau — một số thành viên trong nhóm của bạn tràn đầy năng lượng vào lúc 6 giờ sáng, trong khi những người khác lại chỉ thực sự tỉnh táo sau nửa đêm. Thêm vào đó là các đội ngũ toàn cầu làm việc xuyên các múi giờ, và việc giao tiếp đồng bộ bắt đầu trở thành một cơn ác mộng về mặt hậu cần đối với các doanh nghiệp.

Các công cụ giao tiếp không đồng bộ cho phép mọi người thực hiện công việc theo nhịp độ riêng mà không bắt buộc ai phải tham gia cuộc họp trong bộ đồ ngủ. Hơn nữa, điều này còn giúp tiết kiệm chi phí — tại sao phải chi ngân sách cho chi phí đi lại khi bạn có thể đầu tư số tiền đó trở lại cho nhóm của mình?

2. Nâng cao năng suất

Chúng ta ai cũng đã từng trải qua tình huống này — trong một cuộc gọi mà một đồng nghiệp quá nhiệt tình chiếm hết thời gian nói chuyện, trong khi những người khác lặng lẽ lướt qua các email.

Tổ chức các cuộc họp không đồng bộ để tạo sự công bằng, mang lại cho mọi người cơ hội đóng góp bình đẳng mà không bị gián đoạn. Điều này khuyến khích những ý kiến đóng góp sâu sắc.

Hơn nữa, giao tiếp không đồng bộ giúp giảm thiểu những thông báo liên tục và áp lực phải luôn sẵn sàng.

Những nhược điểm và thách thức tiềm ẩn

1. Phản hồi chậm trễ

Đôi khi, giao tiếp không đồng bộ giống như việc chờ đợi một người bạn trả lời văn bản—bạn biết họ sẽ trả lời, nhưng điều đó sẽ không xảy ra ngay lập tức. Nếu dự án của bạn cần phản hồi ngay lập tức, các phương pháp không đồng bộ có thể làm chậm tiến độ công việc.

Công việc khẩn cấp, thời hạn gấp rút hoặc các quyết định cần được đưa ra kịp thời thường đòi hỏi phải tổ chức các cuộc họp đồng bộ, trong đó các chi tiết có thể được thảo luận ngay tại chỗ.

Ví dụ, các buổi hội thảo hoặc phiên brainstorming thường phát huy hiệu quả nhờ vào các cuộc hội thoại qua lại và giao tiếp thời gian thực. Trong những trường hợp này, phương pháp không đồng bộ sẽ không phù hợp.

2. Nguy cơ hiểu lầm

Giao tiếp là nền tảng của sự hợp tác nhóm hiệu quả, và nếu không có khả năng làm rõ ngay lập tức, giao tiếp không đồng bộ có thể dẫn đến những hiểu lầm.

Dưới đây là những điều có thể xảy ra nếu không làm đúng:

Các trường hợp sử dụng phổ biến của cuộc họp không đồng bộ

Dưới đây là một số ví dụ về cách tích hợp các cuộc họp không đồng bộ vào quy trình làm việc của bạn.

1. Cuộc họp một-một không đồng bộ

Trước đây, các cuộc họp một-một thường được tổ chức trực tiếp hoặc qua các cuộc gọi đã lên lịch trước. Tuy nhiên, trong ghi chú của báo cáo “State of Remote Work” của Buffer, hình thức cuộc họp một-một không đồng bộ đang nhanh chóng trở nên phổ biến.

Thay vì phải dành thời gian trên lịch, các nhà quản lý và nhân viên có thể trao đổi qua email hoặc tin nhắn trên ClickUp Chat — chia sẻ thông tin cập nhật, phản hồi hoặc yêu cầu vào thời điểm thuận tiện cho họ.

2. Cuộc họp hàng ngày không đồng bộ

Bạn vẫn đang phải tham gia những cuộc họp stand-up kéo dài vô tận chỉ để nói rằng “Tôi đang làm công việc này đây”? Các cuộc họp stand-up không đồng bộ hàng ngày sẽ là giải pháp cứu cánh cho bạn.

Các cuộc họp standup không đồng bộ cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin cập nhật về công việc, mục tiêu và các trở ngại trong một kênh hoặc chủ đề thảo luận dành riêng. Mọi người đều có thể đóng góp trước thời hạn đã định, đảm bảo tính minh bạch mà không lãng phí thời gian.

Bạn cũng có thể sử dụng Trợ lý Quản lý Dự án AI như ClickUp Brain để soạn thảo báo cáo standup không đồng bộ nhanh hơn từ dữ liệu trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn!

3. Đào tạo không đồng bộ

Đào tạo không đồng bộ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian bằng cách cung cấp tài liệu thông qua các nền tảng học trực tuyến, video ghi sẵn hoặc podcast.

Nhân viên có thể học theo tốc độ của riêng mình, và các công ty có thể theo dõi tiến độ và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết.

4. Các cuộc họp cập nhật dự án không đồng bộ

Việc lên lịch cập nhật dự án trực tiếp cho các nhóm làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau có thể phức tạp hơn bình thường.

Các bản cập nhật trong cuộc họp không đồng bộ cho phép người tham gia chia sẻ tiến độ, thách thức và các bước tiếp theo một cách thuận tiện thông qua các công cụ như email hoặc nền tảng hợp tác.

Cách tổ chức các cuộc họp không đồng bộ hiệu quả trong tổ chức của bạn

Mặc dù các cuộc họp không đồng bộ mang lại nhiều lợi ích, nhưng mọi việc có thể nhanh chóng trở nên tồi tệ nếu không có kế hoạch phù hợp. Dưới đây là cách tối ưu hóa công việc không đồng bộ để tạo tác động tích cực đến sự hợp tác :

Hướng dẫn từng bước để chuyển sang hình thức cuộc họp không đồng bộ

Bước 1: Thu hút sự tham gia của nhóm

Khác với các cuộc họp đồng bộ, nơi mọi người đều được cập nhật thông tin cùng lúc, các cuộc họp không đồng bộ yêu cầu tất cả mọi người phải nắm rõ thông tin trước khi bắt đầu. Điều này đặc biệt đúng đối với các thành viên mới trong nhóm, những người có thể chưa biết tìm các tài liệu hoặc dữ liệu liên quan ở đâu.

Hãy bắt đầu bằng việc hướng dẫn nhóm của bạn về những điều nên và không nên làm trong các cuộc họp không đồng bộ, luồng làm việc của tổ chức và cách truy cập các tài nguyên quan trọng.

Ngoài ra, đừng quên đặt ra kỳ vọng ngay từ đầu — đúng vậy, điều này bao gồm cả thời hạn cho ghi chú về cuộc họp và các mục cần thực hiện.

Bước 2: Làm rõ chương trình nghị sự của cuộc họp

Không có chương trình nghị sự, không có cuộc họp — dù là cuộc họp không đồng bộ hay không. Hãy nêu rõ mục đích của cuộc họp, dù là để nhận phản hồi, cập nhật thông tin hay giải quyết một dự án cụ thể.

Nếu người tham gia cần tham khảo các tài liệu hoặc dữ liệu liên quan, hãy đảm bảo họ đã có quyền truy cập trước đó. Một chương trình cuộc họp được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người và duy trì năng suất làm việc.

Bước 3: Xác định cách thức tham gia của từng thành viên

Các cuộc họp không đồng bộ có thể bao quát nhiều nội dung — cập nhật tiến độ, lập kế hoạch chiến lược hoặc các vòng phản hồi. Hãy làm rõ cách mỗi thành viên trong nhóm nên tham gia.

Việc xác định rõ vai trò sẽ giúp tránh sự mơ hồ và giữ cho cuộc họp đi đúng trọng tâm.

Bước 4: Đảm bảo mọi thành viên đều tham gia tích cực

Không có ý nghĩa gì khi kéo một nửa nhóm tham gia cuộc họp nếu họ không có gì để đóng góp.

Chỉ mời những người có đóng góp thiết yếu và phân công trách nhiệm cụ thể để đảm bảo mọi người đều tham gia tích cực. Hãy nhớ rằng, "async" không có nghĩa là "bỏ mặc".

Bước 5: Ghi chép lại các nội dung thảo luận, nhận định và quyết định

Cuộc họp chỉ thực sự có giá trị khi kết quả của chúng được ghi lại. Thay vì chỉ dựa vào trí nhớ, hãy sử dụng các công cụ ghi âm và ghi chép cuộc họp bằng AI như AI Notetaker của ClickUp. Ghi chép nội dung thảo luận theo thời gian thực trong khi bạn tập trung vào cuộc hội thoại, nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết trong bản ghi cuộc họp và tự động chuyển các quyết định thành các mục cần thực hiện.

Xem video hướng dẫn ngắn này để tận dụng tối đa tính năng AI Notetaker trong ClickUp.

Các công cụ cho cuộc họp không đồng bộ

Như bạn có thể thấy, việc lựa chọn đúng công cụ có thể quyết định thành công hay thất bại của chiến lược cuộc họp không đồng bộ của bạn. Dưới đây là một số lựa chọn hàng đầu:

Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về những lợi ích mà ClickUp mang lại cho bạn.

Cách ClickUp hỗ trợ các cuộc họp không đồng bộ

Khi tìm kiếm công cụ cho các cuộc họp không đồng bộ, bạn cần chọn một công cụ phù hợp với văn hóa công ty và giúp việc cập nhật thông tin trở thành một phần tự nhiên của cuộc hội thoại.

ClickUp thực hiện điều này một cách xuất sắc bằng cách tích hợp các tính năng quản lý công việc, hợp tác thời gian thực và giao tiếp trên cùng một nền tảng. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào công việc thực tế thay vì bị ngập trong hàng loạt thông báo liên tục.

Dưới đây là một video hướng dẫn đơn giản về cách tận dụng tối đa các công cụ làm việc không đồng bộ của ClickUp:

Để hiểu rõ hơn về tính hữu ích của ClickUp trong công việc hàng ngày, hãy cùng tìm hiểu về Miya, một quản lý dự án thường xuyên phải đối mặt với áp lực từ nhiều hạn chót.

Thay vì phải theo dõi các cập nhật qua những email rải rác, cô ấy sử dụng nhiệm vụ ClickUp để phân công công việc, đặt ngày đáo hạn và theo dõi tiến độ. Miya bổ sung các mô tả rõ ràng, mức độ ưu tiên và trạng thái công việc để đảm bảo mọi người đều nắm rõ thông tin — không còn những tình huống kiểu “Chờ đã, chuyện này là sao vậy?”.

✅ Điều Miya yêu thích ở tính năng Nhiệm vụ ClickUp:

Miya cũng cần nhóm của mình cùng nhau làm việc trên các tài liệu quan trọng của dự án. Với ClickUp Docs, cô tổng hợp tất cả thông tin liên quan vào một không gian duy nhất, được định dạng gọn gàng.

Nhóm của cô ấy chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực hoặc thêm bình luận khi có thời gian. Bằng cách @đề cập đến các đồng nghiệp, Miya đảm bảo họ sẽ tham gia khi sẵn sàng.

Với Notepad, bạn luôn sẵn sàng cho các cuộc họp, dù là tạo danh sách kiểm tra, chèn các liên kết cần thiết hay biến ý tưởng thành các công việc có thể thực hiện được kèm theo ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên.

✅ Cách ClickUp tài liệu và Notepad hỗ trợ:

Đối với giao tiếp nội bộ, Miya tận dụng Mẫu Giao tiếp Nội bộ của ClickUp — một tài liệu toàn diện nhằm nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp, giữ cho nhân viên luôn được cập nhật thông tin và tạo sự tham gia liền mạch của đội ngũ nhân viên.

Khi sử dụng các công cụ khác, Miya luôn phải đối mặt với một vấn đề: các ứng dụng nhắn tin liên tục khiến cô cảm thấy như bị làm phiền cứ sau năm phút — gây xao nhãng và làm giảm hiệu suất làm việc.

Thay vào đó, ClickUp Chat cải thiện quy trình làm việc nhờ tính năng nhắn tin không đồng bộ — tất cả tin nhắn đều được tập trung vào một không gian duy nhất và được liên kết với không gian làm việc, dự án, công việc hoặc tài liệu liên quan, nhờ đó Miya và nhóm của cô có thể xem xét các cập nhật khi họ sẵn sàng, chứ không phải khi bị gián đoạn.

✅ Dưới đây là cách ClickUp Chat hỗ trợ bạn:

Tuy nhiên, tin nhắn văn bản đôi khi không đủ để giải thích các chủ đề phức tạp, và ý nghĩa có thể bị mất đi trong quá trình truyền đạt. Miya sử dụng ClickUp Clips để chia sẻ bản ghi màn hình, phản hồi bằng giọng nói và hướng dẫn chi tiết, giúp giao tiếp trở nên rõ ràng và hấp dẫn hơn.

✅ Dưới đây là cách ClickUp Clips hỗ trợ bạn:

ClickUp đã giúp việc phối hợp không đồng bộ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Bằng cách xây dựng một khung làm việc để phác thảo và cấu trúc các mục tiêu và kết quả, các nhóm làm việc từ xa có thể hiểu rõ kỳ vọng và cập nhật trạng thái một cách trôi chảy. Việc brainstorming bằng Bảng trắng rất dễ dàng, sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cũng dễ dàng, và việc thêm hình ảnh tham khảo, v.v., đều diễn ra rất trơn tru.

Giống như Bazza, Miya cũng rất yêu thích ClickUp Bảng trắng. Nhóm của cô sử dụng công cụ này để vạch ra các chiến lược và kết nối các ý tưởng một cách trực quan.

Dù là kế hoạch cho các đợt sprint hay xử lý đề xuất cho khách hàng, không gian làm việc ảo vô hạn này giúp phiên họp luôn được tổ chức khoa học và mang lại kết quả cụ thể. Nhờ tính năng hợp tác thời gian thực, nó đặc biệt phù hợp cho các buổi brainstorming.

Và không chỉ có vậy. Giống như mọi việc khác, việc kiểm tra bản thảo cũng trở nên dễ dàng hơn với ClickUp.

Cách thực hiện như sau: Mở tệp đính kèm trong một công việc, nhấp vào “Thêm bình luận” ở góc trên bên phải, đánh dấu vị trí cụ thể và để lại bình luận.

Bạn thậm chí có thể giao nhiệm vụ này cho một thành viên trong nhóm để họ có thể thực hiện ngay lập tức. Từ định dạng PNG đến PDF, ứng dụng này hỗ trợ nhiều loại tệp khác nhau, giúp bạn dễ dàng đánh dấu các thay đổi trực tiếp trên tệp.

Và điều tuyệt vời nhất là gì? ClickUp không hoạt động độc lập — nó tích hợp với các ứng dụng lịch, công cụ chia sẻ tệp như Google Drive và các ứng dụng năng suất khác.

Với hơn 1.000 tích hợp của ClickUp, Miya dễ dàng đồng bộ hóa lịch trình và tài liệu của nhóm, đảm bảo mọi công cụ đều phối hợp nhịp nhàng để hỗ trợ giao tiếp không đồng bộ.

Các phương pháp đào tạo và giáo dục để triển khai suôn sẻ

Chỉ đơn thuần cung cấp các công cụ mới và mong đợi các thành viên trong nhóm sẽ thành thạo chúng là điều không thực tế. Thay vào đó, hãy giúp họ thành công với những mẹo đào tạo sau đây:

Những thách thức của các cuộc họp không đồng bộ và cách khắc phục

Đối với các nhóm mới làm quen với hình thức công việc không đồng bộ, việc thiếu phản hồi tức thì và nhu cầu về tài liệu hướng dẫn tự phục vụ rõ ràng có thể khiến họ cảm thấy như đang gặp trở ngại.

Tuy nhiên, với các chiến lược và công cụ phù hợp, những thách thức này hoàn toàn có thể được giải quyết.

Để giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi, đây là một số thách thức thường gặp nhất trong các cuộc họp không đồng bộ và một số giải pháp đơn giản giúp công việc của bạn trở nên thoải mái hơn.

1. Quản lý thời gian cá nhân

⚠️ Thách thức: Công việc không đồng bộ phụ thuộc rất nhiều vào khả năng quản lý thời gian hiệu quả của từng cá nhân, điều này có thể gây khó khăn cho những người thích làm việc theo lịch trình có cấu trúc.

✅ Giải pháp: Khuyến khích việc phân bổ thời gian, đặt thời hạn rõ ràng cho các đầu ra công việc và xác định các khung giờ có năng suất cao nhất cho từng công việc. Sử dụng Chế độ xem Lịch của ClickUp để dành riêng các khoảng thời gian tập trung, theo dõi lịch trình một cách trực quan và quản lý thời hạn hiệu quả hơn.

2. Quá tải thông báo

⚠️ Thách thức: Khi không có các cuộc họp trực tiếp, lượng tin nhắn và thông báo cập nhật có thể khiến bạn cảm thấy quá tải.

✅ Giải pháp: Sử dụng các công cụ chuyên dụng như ClickUp Chat để tập trung các tin nhắn, tắt thông báo khi cần tập trung vào công việc và cài đặt các nguyên tắc giao tiếp rõ ràng. Bạn có thể tùy chỉnh sâu các thông báo trong ClickUp Chat, loại bỏ những thông báo gây phiền nhiễu và làm mất tập trung để chỉ tập trung vào những việc quan trọng.

3. Xây dựng lòng tin với ít tương tác trực tiếp hơn

⚠️ Thách thức: Việc bỏ lỡ giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể và những khoảnh khắc tự nhiên có thể khiến việc xây dựng mối quan hệ trở nên khó khăn hơn.

✅ Giải pháp: Sử dụng ghi chú giọng nói, tin nhắn video hoặc các hoạt động nhỏ như chia sẻ những khoảnh khắc đáng nhớ trong cuối tuần hoặc sử dụng biểu tượng cảm xúc để tăng cường kết nối.

4. Việc soạn thảo tin nhắn tốn nhiều thời gian

⚠️ Thách thức: Viết các tin nhắn không đồng bộ rõ ràng, súc tích và giàu bối cảnh có thể mất nhiều thời gian hơn so với việc giải thích nhanh bằng lời nói.

✅ Giải pháp: Sử dụng các công cụ như ClickUp Clips để ghi lại màn hình, thêm các liên kết để cung cấp bối cảnh và sắp xếp các bản cập nhật một cách có hệ thống nhằm giảm thiểu các cuộc hội thoại qua lại.

5. Phụ thuộc vào tài liệu tự hướng dẫn

⚠️ Thách thức: Quy trình làm việc không đồng bộ phụ thuộc vào tài liệu hướng dẫn dễ tiếp cận và chi tiết, việc tạo ra những tài liệu này có thể mất nhiều thời gian.

✅ Giải pháp: Sử dụng các công cụ như ClickUp Tài liệu để xây dựng một trung tâm kiến thức tập trung, cập nhật thường xuyên và đảm bảo nó dễ dàng truy cập.

Cách ClickUp đồng bộ hoàn hảo với các cuộc họp không đồng bộ của bạn

Mục tiêu ban đầu khi sử dụng ClickUp là theo dõi các công việc của mọi người từ góc độ của người quản lý, nhưng nó đã phát triển thành một điều lớn lao hơn nhiều. Mọi người bắt đầu lập kế hoạch cho các công việc của mình kèm theo dòng thời gian, và nó đã trở thành một công cụ hợp tác tuyệt vời — vượt xa những gì chúng tôi mong đợi. Chúng tôi đã chuyển từ việc quản lý nhân viên sang quản lý công việc và theo dõi chúng một cách liền mạch.

Đó chính là điểm mạnh của ClickUp — nó phát triển cùng với nhu cầu của bạn, đồng bộ hoàn hảo với các cuộc họp không đồng bộ và quy trình làm việc của bạn.

Khi bạn bắt đầu sử dụng ClickUp, ứng dụng này sẽ từng bước đơn giản hóa công việc hàng ngày của bạn nhờ từng tính năng một. Ví dụ, nhiệm vụ ClickUp giúp phân công nhiệm vụ kèm theo dòng thời gian, tài liệu giúp đơn giản hóa quá trình hợp tác, còn Chat giúp tổng hợp các cuộc hội thoại để dễ dàng tra cứu.

Tạo tài khoản miễn phí trên ClickUp và để ClickUp lo phần việc nặng nhọc trong khi bạn tập trung vào việc hoàn thành các việc cần làm!