Là chủ doanh nghiệp nhỏ, thời gian là một trong những tài nguyên quý giá nhất của bạn. Nhưng thời gian không phải lúc nào cũng đứng về phía bạn.
Đây là lý do tại sao! Theo Báo cáo Chỉ mục Xu hướng Công việc của Microsoft, nhân viên dành một phần đáng kể trong ngày của họ — khoảng 4 giờ 33 phút — để xử lý email, tham dự cuộc họp và quản lý giao tiếp qua các ứng dụng nhóm khác nhau. Và đây chỉ là một phần nhỏ trong tổng thể. 🥧
Thời gian dành cho các công việc liên lạc và phối hợp có thể nhanh chóng tăng lên đối với các nhóm nhỏ, khiến họ không còn nhiều thời gian cho công việc thực sự thúc đẩy tăng trưởng. Không có gì ngạc nhiên khi 68% nhân viên cảm thấy họ không có đủ thời gian để tập trung vào những việc quan trọng.
Trong blog này, chúng tôi sẽ khám phá các chiến lược quản lý thời gian thực tế và các công cụ theo dõi thời gian để giúp bạn lấy lại lịch trình, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, tránh quản lý thời gian kém và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn hướng tới thành công.
1. Hiểu rõ công việc và mục tiêu của bạn
Hợp lý hóa quy trình làm việc nên là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp nhỏ phải quản lý nhiều trách nhiệm. Để thực hiện việc này một cách hiệu quả, mỗi công việc cần có một người phụ trách rõ ràng về mục tiêu và trách nhiệm của mình.
Elon Musk từng nói,
Mọi người làm việc tốt hơn khi họ biết mục tiêu là gì và tại sao. Điều quan trọng là mọi người mong muốn đến làm việc vào buổi sáng và thích công việc của mình.
Mọi người làm việc tốt hơn khi họ biết mục tiêu là gì và tại sao. Điều quan trọng là mọi người mong muốn đến làm việc vào buổi sáng và thích công việc của mình.
Các chiến lược quản lý thời gian giúp bạn đo lường công việc so với mục tiêu, giúp bạn dễ dàng theo dõi những gì bạn đang làm. Điều này cũng giúp bạn rõ ràng hơn về những lĩnh vực cần tập trung.
Vậy, làm thế nào để lập bản đồ tất cả các công việc hàng ngày để hoàn thành các mục tiêu dài hạn? Hãy sử dụng ClickUp, ứng dụng công việc toàn diện được thiết kế để giúp các nhóm quản lý các nhiệm vụ cụ thể, theo dõi tiến độ và cải thiện sự hợp tác.
Sử dụng ClickUp Goals để giúp bạn thiết lập, theo dõi và đạt được mục tiêu kinh doanh nhanh hơn, đồng thời duy trì sự rõ ràng và tổ chức.
Dưới đây là cách ClickUp Goals có thể giúp bạn quản lý công việc:
- Tuân thủ lịch trình: Đặt thời hạn cho các mục tiêu, quản lý Sprint và theo dõi tiến độ bằng thẻ điểm hàng tuần để đảm bảo nhóm của bạn luôn đi đúng hướng
- Chia sẻ mục tiêu dễ dàng: Chỉ định một hoặc nhiều chủ sở hữu, kiểm soát quyền truy cập và cộng tác liền mạch với nhóm hoặc các bên liên quan của bạn
- Tổ chức các mục tiêu ở một nơi: Sử dụng thư mục để phân loại các mục tiêu như OKR (Mục tiêu và Kết quả chính), Sprint hoặc thẻ điểm của nhân viên, giúp dễ dàng quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên
- Đo lường thành công một cách chính xác: Sử dụng các mục tiêu dựa trên số liệu, tiền tệ, đúng/sai hoặc công việc để theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu như doanh số hàng tuần hoặc các cột mốc sprint
Khi bạn đã xác định được các mục tiêu lớn, ClickUp Tasks giúp bạn dễ dàng xác định các ưu tiên, chia nhỏ thành các nhiệm vụ phụ, chỉ định người phụ trách, theo dõi tiến độ và giữ mọi người đồng bộ. Với Trạng thái tùy chỉnh, bạn có thể tạo quy trình công việc phù hợp với quy trình của mình, dù đơn giản như "Cần làm" và "Hoàn thành" hay chi tiết hơn. Tùy chỉnh đảm bảo nhóm của bạn luôn tập trung và làm việc hiệu quả.
Một chủ doanh nghiệp nhỏ trên Reddit, ecommarketingwiz, đưa ra một mẹo quản lý thời gian tuyệt vời:
Tôi cố gắng thức dậy vào khoảng 6 giờ sáng và làm công việc phụ của mình vào buổi sáng, sau đó tôi giao công việc cho các freelancer trong ngày và khi kết thúc công việc chính từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Tôi cũng làm việc 1-2 giờ cho công việc phụ của mình. Không phải lúc nào mọi việc cũng suôn sẻ, nhưng khi tôi bắt đầu thuê ngoài công việc, mọi thứ trở nên tốt hơn.
Tôi cố gắng thức dậy vào khoảng 6 giờ sáng và làm công việc phụ của mình vào buổi sáng, sau đó tôi giao việc cho các freelancer trong ngày và khi kết thúc công việc chính từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. Tôi cũng làm việc 1-2 giờ cho công việc phụ của mình. Không phải lúc nào mọi việc cũng suôn sẻ, nhưng khi tôi bắt đầu thuê ngoài công việc, mọi thứ trở nên tốt hơn.
2. Phân tích cách sử dụng thời gian của bạn
Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ và nhà sáng lập startup, mỗi giây đều quý giá. Giữa việc quản lý hoạt động hàng ngày và lập chiến lược phát triển, rất dễ để mất kiểm soát thời gian của mình.
Một trong những cách tốt nhất để phân tích cách bạn sử dụng thời gian là theo dõi trong khoảng một tuần.
Khi bạn đã nắm được thời gian của mình đang được sử dụng vào việc gì, hãy chia nhỏ thành các danh mục — những việc thực sự mang lại hiệu quả (như chiến lược hoặc tiếp cận khách hàng) và những việc chỉ tốn thời gian (như các cuộc họp dài lê thê hoặc công việc quản trị viên).
Điều này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về những việc cần tập trung hơn và những việc cần phân công, tự động hóa hoặc cắt giảm.
Cho dù bạn đang thiết lập giờ làm việc chuyên sâu hay áp dụng kỹ thuật Pomodoro với các đợt tập trung 25 phút, nền tảng Quản lý thời gian của ClickUp có các tính năng phù hợp với mọi chiến lược quản lý thời gian, cùng với Tự động hóa ClickUp để xử lý các công việc lặp đi lặp lại cho bạn.
Ví dụ: Project Time Tracking của ClickUp cung cấp một giải pháp hiệu quả để phân tích thời gian, cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và cài đặt kỳ vọng thực tế cho bản thân và nhóm của bạn.
Dưới đây là cách ClickUp giúp bạn theo dõi thời gian một cách dễ dàng:
- Theo dõi thời gian ở mọi nơi: Ghi lại thời gian trên máy tính để bàn, thiết bị di động hoặc web với phần mở rộng Chrome miễn phí của ClickUp và liên kết thời gian được theo dõi với bất kỳ nhiệm vụ nào
- Đặt ước tính và thêm ghi chú: Xác định thời gian thực hiện công việc và đính kèm ghi chú chi tiết vào mục nhập để theo dõi rõ ràng nỗ lực của bạn
- Quản lý thời gian tính phí: Đánh dấu thời gian tính phí để đơn giản hóa việc lập hóa đơn cho khách hàng
- Tổng hợp tổng số: Chế độ xem tổng thời gian dành cho các công việc và công việc con để có cái nhìn tổng quan hơn
- Chỉnh sửa và điều chỉnh: Thêm hoặc trừ các mục nhập thời gian theo cách thủ công để đảm bảo tính chính xác
Max Segal, người dùng ClickUp, Giám đốc Hệ thống Máy tính và Thông tin tại XYZ cho biết:
Tính năng theo dõi thời gian cho phép ban quản lý phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và phát hiện những điểm yếu trong hoạt động.
Tính năng theo dõi thời gian cho phép ban quản lý phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và phát hiện những điểm yếu trong hoạt động.
Vẫn không biết thời gian đã trôi đi đâu? Hãy hình dung xem bạn đã lãng phí thời gian ở đâu để chuyển sự chú ý sang những việc cần tập trung. Bạn có thể sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để làm điều này.
Cài đặt bảng điều khiển cá nhân cho phép bạn hình dung năng suất của mình và xác định các hoạt động lãng phí thời gian làm mất tập trung. Bảng điều khiển hàng ngày được cá nhân hóa này cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, theo dõi tiến độ và duy trì quy trình làm việc có tổ chức phù hợp với mục tiêu của bạn.
Để hiểu sâu hơn về thời gian đã sử dụng, hãy thêm các tiện ích theo dõi thời hạn, hiển thị trạng thái công việc và cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực về các hoạt động của nhóm.
3. Sắp xếp, Ưu tiên và Nhóm lại
Khi các dự án thiếu cấu trúc, những chi tiết nhỏ thường bị bỏ sót, dẫn đến việc không thể hoàn thành đúng thời hạn, mục tiêu không phù hợp và cuối cùng là khách hàng thất vọng. Đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ phải xoay xở nhiều công việc cùng lúc, điều này có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn.
Chìa khóa để quản lý các quy trình công việc phức tạp là tạo ra một hệ thống phân cấp rõ ràng để sắp xếp các công việc, đảm bảo mọi thứ đều được tính vào tài khoản. Với một cấu trúc vững chắc, bạn có thể chia các dự án lớn thành các bước nhỏ hơn, có thể thực hiện được và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả.
Đó là nơi tính năng Phân cấp dự án và tổ chức nhiệm vụ của ClickUp có thể cách mạng hóa quy trình làm việc của bạn. Nó cho phép bạn tổ chức các dự án, nhiệm vụ, tài liệu và công việc của mình bằng các thư mục, danh sách và không gian chuyên dụng, đảm bảo mọi thứ được cấu trúc và dễ dàng truy cập.
Dưới đây là cách các tính năng phân cấp và tổ chức công việc có thể đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn:
- Tổng quan về Không gian Làm việc: Hình dung toàn bộ công ty hoặc tổ chức của bạn trong nháy mắt, mang đến cho bạn chế độ xem tổng quan mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào
- Công việc con lồng nhau: Chia nhỏ các dự án lớn thành các bước dễ quản lý với nhiều cấp công việc con, đảm bảo mọi chi tiết đều được bao quát
- Danh sách kiểm tra trong công việc: Tạo danh sách kiểm tra công việc chi tiết trong các công việc để theo dõi từng bước các quy trình hoặc dự án phức tạp
- Cộng tác công việc: Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm, thêm mô tả, cập nhật trạng thái và tương tác qua bình luận để mọi người luôn đồng bộ với nhau
- Danh sách công việc có thể tùy chỉnh: Nhóm các công việc liên quan vào Danh sách để sắp xếp các dự án, chiến dịch hoặc cơ sở dữ liệu và nhanh chóng truy cập những gì bạn cần
- Mức độ ưu tiên: Sắp xếp công việc theo mức độ khẩn cấp, từ thấp đến quan trọng, giúp bạn dễ dàng tập trung vào những việc thực sự quan trọng và tránh những phiền nhiễu không cần thiết.
ClickUp cũng cung cấp các mẫu phân chia thời gian miễn phí, chẳng hạn như Mẫu ClickUp Time Box, để giúp bạn thiết lập dễ dàng hơn.
Dưới đây là một số tính năng chính của mẫu:
- Trạng thái tùy chỉnh: Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc với các trạng thái có thể tùy chỉnh như 'Đã hoàn thành', 'Đang tiến hành' và 'Cần làm'
- Trường Tùy chỉnh: Thêm thuộc tính tùy chỉnh như 'Loại' để thu thập thông tin công việc cần thiết và hiển thị dữ liệu công việc một cách rõ ràng để ra quyết định tốt hơn
- Chế độ xem tùy chỉnh: Mở bốn chế độ xem riêng biệt để sắp xếp và truy cập thông tin, chẳng hạn như 'Chế độ xem lập kế hoạch công việc' để quản lý công việc, 'Lịch trình Time Box' để quản lý các khối thời gian và 'Trạng thái công việc' để theo dõi tiến độ hiện tại của các công việc
➡️ Cũng nên đọc: Mẫu quản lý thời gian miễn phí (Lịch & Lịch trình)
4. Tạo lịch trình
Bắt đầu bằng cách xem xét toàn bộ tuần của bạn — phân bổ các ngày hoặc khối thời gian cụ thể cho các công việc lặp lại như cuộc họp, nỗ lực tiếp thị, quản lý tài chính và công việc với khách hàng.
Ví dụ: bạn có thể dành thứ Hai để lập chiến lược và kế hoạch, thứ Ba để họp với khách hàng và thứ Tư để tiếp thị hoặc tạo/lập nội dung. Sau khi đã thiết lập cấu trúc hàng tuần, hãy chia nhỏ thành các công việc hàng ngày, ưu tiên các hoạt động quan trọng và cần hoàn thành gấp trước.
Mỗi ngày, xác định 3-5 công việc quan trọng nhất phải hoàn thành và dành thời gian trong lịch để tập trung vào những công việc đó, đồng thời để trống thời gian cho những thách thức hoặc sự gián đoạn không lường trước được. Hãy thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành và điều chỉnh khi cần thiết, đảm bảo bạn luôn linh hoạt trong khi vẫn tập trung vào mục tiêu lớn.
Khi triển khai điều này, Chế độ xem Lịch và Chế độ xem Dòng thời gian của ClickUp cung cấp sự linh hoạt và tùy chỉnh bạn cần để luôn kiểm soát công việc của mình.
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng các tính năng này để tạo lịch trình hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng:
Chế độ xem Lịch ClickUp là công cụ lý tưởng để trực quan hóa công việc, sắp xếp lại lịch trình nhiệm vụ và điều chỉnh dòng thời gian dự án. Chế độ này cho phép bạn chuyển đổi giữa chế độ xem hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Thực hiện các bước sau để bắt đầu:
- Hình dung công việc của bạn: Chuyển sang Chế độ xem Lịch trong ClickUp để xem tất cả các nhiệm vụ của bạn được trình bày theo định dạng lịch
- Tạo và điều chỉnh lịch trình: Kéo và thả công việc trực tiếp vào lịch để điều chỉnh ngày đáo hạn hoặc thời lượng của chúng
- Quản lý dòng thời gian dự án: Chia nhỏ các dự án lớn thành các công việc nhỏ hơn, có thể thực hiện được và lên lịch thực hiện trong vài ngày, vài tuần hoặc vài tháng
- Đồng bộ với lịch bên ngoài: Tích hợp ClickUp với Lịch Google hoặc các công cụ lập lịch khác để giữ tất cả sự kiện và công việc của bạn ở một nơi
Chế độ xem dòng thời gian trong ClickUp cung cấp một cách tiếp cận tuyến tính, chi tiết để lên lịch công việc và quản lý khối lượng công việc. Chế độ này hoàn hảo để có cái nhìn tổng quan về các dự án và thời hạn của bạn.
Dưới đây là cách sử dụng:
- Hình dung công việc theo thời gian: Sử dụng menu thả xuống Ngày để chuyển sang chế độ xem theo tuần, tháng hoặc thậm chí theo giờ để lập kế hoạch tốt hơn
- Tùy chỉnh dòng thời gian của bạn: Tùy chỉnh chế độ xem bằng cách sử dụng màu sắc cho công việc dựa trên Danh sách, trạng thái hoặc giá trị Trường Tùy chỉnh. Bạn có thể chọn hiển thị hoặc ẩn ngày cuối tuần, tùy thuộc vào quy trình làm việc của bạn
- Công việc định kỳ trong tương lai: Bật hoặc tắt hiển thị các công việc định kỳ trong tương lai để rõ ràng hơn
Bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả với Mẫu Lịch Quản Lý Thời Gian ClickUp mà không cần bắt đầu từ đầu.
Mẫu này được thiết kế để giúp bạn phân tích cách sử dụng thời gian và tăng năng suất.
Dưới đây là những gì bạn sẽ nhận được:
- Chế độ xem nhật ký hoạt động: Theo dõi tất cả các hoạt động bạn hoàn thành trong ngày để xác định các mẫu và cải thiện hiệu quả
- Chế độ xem hoạt động hàng ngày: Lập kế hoạch công việc, đặt ưu tiên và sắp xếp ngày làm việc của bạn một cách hiệu quả
- Chế độ xem khối lượng công việc: Có được cái nhìn tổng quan rõ ràng về tất cả các công việc và thời gian ước lượng cần thiết để cân bằng khối lượng công việc
- Chế độ xem Hướng dẫn bắt đầu: Hướng dẫn thiết lập từng bước để giúp bạn nhanh chóng tạo lịch trình hiệu quả
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Đầu tư vào bản thân bằng cách dành thời gian để học các kỹ năng mới, tham dự các hội thảo hoặc đọc các ấn phẩm trong ngành. Điều này có thể tối đa hóa năng suất và nâng cao khả năng ra quyết định.
Bạn luôn có thể theo dõi công việc của mình với Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp để quản lý thời gian hiệu quả và lâu dài.
Khi nói đến kế hoạch dài hạn và quản lý thời gian hiệu quả, tính năng này được thiết kế để giúp bạn đơn giản hóa quy trình làm việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các thời hạn và loại bỏ các điểm nghẽn. Cách thực hiện như sau:
- Hình dung quy trình công việc của dự án: Hợp nhất Không gian, Thư mục, Danh sách, công việc và công việc con của bạn vào một chế độ xem thống nhất
- Đơn giản bằng cách kéo và thả: Điều chỉnh dòng thời gian và sự phụ thuộc của công việc một cách dễ dàng bằng giao diện kéo và thả trực quan
- Sắp xếp theo mã màu: Sử dụng mã màu để phân loại công việc theo mức độ ưu tiên, trạng thái hoặc thành viên nhóm để dễ dàng nhận biết, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào
- Cập nhật thời gian thực: Luôn nắm bắt tiến độ dự án với tỷ lệ hoàn thành trực tiếp và cập nhật thời gian thực, cho phép bạn và nhóm của bạn hợp tác hiệu quả và ăn mừng các cột mốc quan trọng khi chúng đạt được
- Sắp xếp, lọc và tập trung: Sử dụng các tính năng sắp xếp và lọc nâng cao để tập trung vào các công việc quan trọng, xác định các khả năng chậm trễ và phân bổ nguồn lực một cách khôn ngoan
➡️ Cũng nên đọc: Mẫu lịch trình miễn phí trong Excel, Google Trang tính và ClickUp
5. Tránh làm nhiều việc cùng lúc
Đa nhiệm có vẻ như là một cách để tăng năng suất, nhưng thường lại mang lại hiệu quả ngược lại.
Nghiên cứu thần kinh học cho thấy rằng giảm tải trọng nhận thức bằng cách lập kế hoạch và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên có thể giúp chúng ta đạt được nhiều thành tựu hơn và hỗ trợ sức khỏe thể chất và tinh thần vào cuối ngày.
Tuy nhiên, làm nhiều việc cùng lúc (multitasking) làm tăng tải nhận thức, dẫn đến:
- Giảm sự tập trung: Chuyển đổi giữa các công việc làm phân tán sự chú ý, giảm chất lượng công việc
- Sự kém hiệu quả: Cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc khi liên tục chuyển đổi trọng tâm
- Căng thẳng: Tải quá nhiều công việc lên não bộ sẽ làm tăng mệt mỏi tinh thần và căng thẳng
Chế độ Me Mode của ClickUp được thiết kế để khắc phục những nhược điểm của việc đa nhiệm và cải thiện quản lý thời gian.
Bằng cách lọc Không gian Làm việc để chỉ hiển thị các công việc được giao, Chế độ Me giúp bạn tập trung hoàn toàn vào trách nhiệm của mình.
Điều này giúp bạn:
- Chế độ xem công việc được cá nhân hóa: Xem các công việc cần bạn chú ý mà không bị phân tâm bởi các nhiệm vụ của người khác
- Gán nhiệm vụ tự động: Tạo công việc trong Chế độ Me để chúng được gán cho bạn ngay lập tức, giúp đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn
- Áp dụng cho tất cả các chế độ xem: Tiếp tục công việc mà không ảnh hưởng đến quan điểm của người khác vì Chế độ Me áp dụng cho tất cả các chế độ xem ClickUp trong Không gian Làm việc của bạn
6. Dành thời gian nghỉ ngơi
Nghỉ ngơi thường xuyên là một khía cạnh quan trọng nhưng thường bị bỏ qua trong quản lý thời gian hiệu quả. Mặc dù làm việc nhiều giờ có vẻ hiệu quả, nhưng nó có thể dẫn đến kiệt sức và giảm hiệu quả.
Việc kết hợp các khoảng nghỉ ngơi có chủ đích vào lịch trình của bạn sẽ giúp tinh thần sảng khoái, cải thiện khả năng tập trung và duy trì năng suất trong thời gian dài.
Chúng ta có khoảng năm giờ thời gian rảnh rỗi mỗi ngày, nhưng việc sử dụng thời gian miễn phí này một cách vô ý có thể ảnh hưởng đến sức khỏe tổng thể của bạn, ngay cả khi không làm việc. Các khoảng nghỉ có cấu trúc có thể tối đa hóa thời gian rảnh rỗi của bạn, nâng cao năng suất và sức khỏe.
Nhắc nhở ClickUp có thể giúp bạn dễ dàng tích hợp thời gian nghỉ ngơi vào ngày làm việc của mình. Dưới đây là cách sử dụng:
- Thiết lập nhanh: Tạo các nhắc nhở nhỏ hơn, độc lập cho các giờ nghỉ đã lên lịch, đảm bảo bạn nghỉ ngơi đúng giờ
- Giao nhiệm vụ nhắc nhở nghỉ giải lao: Giao nhiệm vụ nhắc nhở cho bản thân hoặc nhóm của bạn để khuyến khích văn hóa nghỉ giải lao thường xuyên, có ý thức
- Nhắc nhở được kích hoạt bởi bình luận: Đặt nhắc nhở trực tiếp từ bình luận công việc, giúp chúng có thể thực hiện được và độc lập với công việc ban đầu
7. Phân công và thuê ngoài
Chia sẻ trách nhiệm và sắp xếp công việc giúp bạn tập trung vào công việc ưu tiên, giảm bớt áp lực và đảm bảo các dự án của bạn tiến triển hiệu quả.
Một khung công việc hữu ích cho việc phân công là Nguyên tắc Pareto (còn được gọi là Quy tắc 80/20), theo đó 80% kết quả của bạn đến từ 20% nỗ lực của bạn. Áp dụng lý thuyết này có nghĩa là xác định những công việc có tác động lớn nhất, những công việc thúc đẩy thành công kinh doanh, và tập trung vào những công việc đó trong khi phân công 80% công việc còn lại, những công việc quan trọng nhưng không quá cấp thiết.
Một lý thuyết hữu ích khác là Lý thuyết hai yếu tố của Herzberg, phân biệt giữa yếu tố động lực (ví dụ: thành tích, sự công nhận) và yếu tố vệ sinh (ví dụ: lương, điều kiện làm việc).
Khi phân công công việc, hãy xem xét công việc cần làm và cách nó có thể thúc đẩy hoặc làm nản lòng nhóm của bạn. Những công việc phù hợp với điểm mạnh của nhân viên và mang lại cơ hội phát triển và được công nhận nên được phân công cho những cá nhân đó, từ đó nâng cao sự hài lòng và hiệu suất công việc của họ.
Khóa để phân công công việc nằm ở việc cung cấp hướng dẫn rõ ràng, cài đặt kỳ vọng và xây dựng lòng tin, đồng thời tạo ra môi trường nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy được trao quyền và được đánh giá cao.
Sử dụng tính năng Gán bình luận của ClickUp để đơn giản hóa việc phân công và quản lý công việc:
- Phân công rõ ràng: Khi phân công công việc, hãy cung cấp hướng dẫn cụ thể trong phần nhận xét. Nêu rõ công việc được giao cho ai và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào
- @Đề cập: Sử dụng @đề cập của ClickUp để thông báo trực tiếp cho người được giao nhiệm vụ và cập nhật cho họ về bất kỳ thay đổi hoặc yêu cầu nào
- Danh sách kiểm tra: Tạo danh sách kiểm tra trong phần bình luận để chia nhỏ các công việc phức tạp thành các bước nhỏ hơn, dễ thực hiện hơn
- Trạng thái ủy quyền: Tạo trường tùy chỉnh để theo dõi trạng thái ủy quyền của một công việc (ví dụ: 'Chưa ủy quyền', 'Đã ủy quyền', 'Đang tiến hành', 'Hoàn thành')
- Tự động hóa thông báo: Thiết lập các quy tắc tự động hóa tùy chỉnh để gửi thông báo đến người tạo công việc ban đầu và người được ủy quyền bất cứ khi nào công việc được ủy quyền hoặc trạng thái của công việc thay đổi
➡️ Cũng nên đọc: Cách lập ngân sách thời gian để hoàn thành nhiều việc hơn
8. Giảm thiểu sự phân tâm
Là chủ doanh nghiệp, những yếu tố gây xao lãng có thể dễ dàng làm hỏng cả ngày của bạn. Khóa để thành thạo quản lý thời gian là xác định và giải quyết trực tiếp những yếu tố làm lãng phí thời gian của bạn.
Một phương pháp đã được chứng minh là sử dụng ma trận quản lý thời gian để xếp hạng công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng, giúp bạn tập trung vào các hoạt động có giá trị cao. Ma trận này chia công việc thành bốn phần: khẩn cấp và quan trọng, không khẩn cấp nhưng quan trọng, khẩn cấp nhưng không quan trọng, và không khẩn cấp cũng không quan trọng. Bằng cách sử dụng ma trận này, bạn có thể phân bổ thời gian hiệu quả hơn, giảm căng thẳng và tập trung vào thành công lâu dài.
Hãy nhớ rằng, tập trung cũng có nghĩa là biết khi nào cần phải tạm dừng. Đáng ngạc nhiên là, mỗi năm có hơn 765 triệu ngày nghỉ phép không được sử dụng tại Hoa Kỳ. Nghỉ ngơi không chỉ là một điều xa xỉ, mà còn rất cần thiết để tăng năng suất và tránh kiệt sức.
Đặt ra ranh giới để giảm thiểu sự phân tâm: Tắt thông báo trong khi làm việc cần tập trung, phân công công việc hiệu quả và lên lịch các khối công việc cần tập trung.
Tính năng Ngày và giờ của ClickUp cho phép bạn đặt ngày bắt đầu, ngày đáo hạn và nhắc nhở, đảm bảo bạn hoàn thành công việc đúng hạn trong khi vẫn giữ được sự tổ chức. Ngoài thời hạn, tính năng này còn cho phép bạn lập kế hoạch lịch trình bằng cách dành thời gian cụ thể cho các công cụ, ứng dụng hoặc thiết bị, giúp ngày của bạn có cấu trúc và có mục đích.
Hơn nữa, ClickUp có sẵn trên Android, iOS, Windows và Mac, giúp bạn luôn kết nối với lịch trình của mình mọi lúc, mọi nơi.
9. Sử dụng ứng dụng quản lý thời gian
Từ lập kế hoạch cho ngày của bạn đến sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, các ứng dụng năng suất và quản lý thời gian có thể giúp bạn tổ chức cuộc sống của mình. Chúng có thể là trợ lý cá nhân của bạn, giúp bạn luôn nắm bắt mọi thứ.
Cho dù bạn cần trợ giúp về phân chia thời gian, quản lý nhiệm vụ, sắp xếp thứ tự ưu tiên hay tổ chức lịch họp, đều có ứng dụng phù hợp. Với Tích hợp ClickUp, bạn có thể nâng cấp quản lý thời gian lên một tầm cao mới bằng cách kết nối hơn 1.000 công cụ và mang các tính năng năng suất tốt nhất đến không gian làm việc của bạn — hoàn toàn miễn phí. Đúng vậy, không còn phải chuyển đổi giữa các công cụ nữa.
Dưới đây là cách các tích hợp này có thể giúp đơn giản hóa công việc hàng ngày của bạn:
- Theo dõi thời gian liền mạch với Everhour: Không giống như hầu hết các công cụ theo dõi thời gian, Everhour tích hợp các điều khiển trực tiếp vào giao diện ClickUp, giúp tiết kiệm thời gian và giảm lỗi nhập dữ liệu
- Theo dõi thời gian ngay lập tức với Toggl: Kích hoạt phần mở rộng Toggl Chrome để theo dõi thời gian dễ dàng trong ClickUp
- Đồng bộ hóa lịch của bạn với Lịch Google: Kết nối Lịch Google với ClickUp để đồng bộ hóa thời gian thực
- Theo dõi thời gian gốc: Trình theo dõi thời gian tích hợp của ClickUp cho phép bạn ghi lại số giờ trực tiếp trong các nhiệm vụ
➡️ Cũng nên đọc: AI cho quản lý thời gian: Các trường hợp sử dụng và công cụ để lập kế hoạch thời gian thông minh
Tăng năng suất với ClickUp
Khi quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ giải phóng băng thông tinh thần để tập trung vào phát triển kinh doanh, thúc đẩy sáng tạo và đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Đây là nơi ClickUp tỏa sáng như một nền tảng tất cả trong một. Nó giúp bạn quản lý các công việc quan trọng, tích hợp liền mạch với các công cụ phổ biến và theo dõi thời gian bạn dành cho các dự án. Như chúng ta đã thấy trong các mẹo trên, tập trung hóa quy trình làm việc cũng giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất, đồng thời giảm thiểu sự phân tâm và duy trì năng suất.
Hãy đăng ký ClickUp ngay hôm nay và giải quyết các thách thức trong quản lý thời gian!