Hãy tưởng tượng một tình huống trong đó một công việc bảo trì được lên lịch để sửa chữa một máy móc quan trọng. Tuy nhiên, do thông tin liên lạc không rõ ràng và thiếu chi tiết trong đơn đặt hàng công việc, các bộ phận không được đặt hàng kịp thời hoặc kỹ thuật viên được cử đi mà không có bộ dụng cụ hoặc vật liệu cần thiết.
Hậu quả? Hoạt động bị trì hoãn, khách hàng thất vọng và chi phí phát sinh thêm.
Vậy, làm thế nào để đảm bảo rằng các đơn đặt hàng công việc của bạn đầy đủ, có thể tùy chỉnh và dễ quản lý? Bài viết này cung cấp các bước và công cụ bạn cần để thực hiện việc đó.
Đơn đặt hàng là gì?
Đơn đặt hàng công việc là một tài liệu chính thức nêu chi tiết một công việc hoặc một loạt công việc cần hoàn thành, thường là để đáp ứng một yêu cầu hoặc nhu cầu bảo trì. 📝
Đơn đặt hàng công việc đóng vai trò là nguồn thông tin trung tâm, nêu rõ tất cả các chi tiết công việc, dòng thời gian, nhân viên chịu trách nhiệm, chi phí nhân công, chi tiết liên hệ và vật liệu cần thiết.
Một hệ thống đơn đặt hàng công việc được tổ chức tốt là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, quản lý cơ sở vật chất và dịch vụ tại trường. Nó đảm bảo giao tiếp rõ ràng và quy trình công việc được đơn giản hóa.
Đơn đặt hàng công việc có thể bao gồm nhiều yêu cầu khác nhau, từ bảo trì định kỳ đến công việc sửa chữa khẩn cấp. Mỗi yêu cầu cần có thông tin cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hoàn thành kịp thời.
Các yếu tố cơ bản của định dạng đơn đặt hàng công việc
Định dạng đơn đặt hàng công việc được thiết kế tốt phải bao gồm tất cả thông tin cần thiết để đảm bảo tất cả các lỗ hổng được hiểu rõ.
Dưới đây là các yếu tố cơ bản cần bao gồm:
- Số đơn đặt hàng: Một mã nhận dạng duy nhất để theo dõi và tham chiếu
- Ngày yêu cầu: Khi đơn đặt hàng công việc được tạo
- Mô tả công việc cần thực hiện: Mô tả rõ ràng, chi tiết cung cấp thông tin về công việc cần hoàn thành
- Nhân viên hoặc nhóm được phân công: Các cá nhân hoặc nhóm chịu trách nhiệm thực hiện công việc
- Mức độ ưu tiên: Cho biết công việc là khẩn cấp, tiêu chuẩn hay ưu tiên thấp
- Ngày hoàn thành dự kiến: Cài đặt dòng thời gian thực tế để hoàn thành công việc
- Vật liệu và thiết bị cần thiết: Liệt kê tất cả các nguồn lực cần thiết để tránh chậm trễ
- Dự toán chi phí: Chi phí dự kiến, đặc biệt hữu ích cho mục đích lập ngân sách và thanh toán
- Chữ ký phê duyệt: Ủy quyền cho công việc, cần thiết để đảm bảo trách nhiệm giải trình
Các loại đơn đặt hàng công việc
Đơn đặt hàng công việc có nhiều biểu mẫu khác nhau tùy thuộc vào bản chất công việc và ngành nghề. Một số loại phổ biến bao gồm:
- Đơn đặt hàng công việc bảo trì phòng ngừa: Được lên lịch để giữ thiết bị hoặc máy móc ở điều kiện tối ưu
- Đơn đặt hàng công việc bảo trì khắc phục: Được phát hành để giải quyết các vấn đề cần sửa chữa khẩn cấp
- Đơn đặt hàng công việc kiểm tra: Kiểm tra định kỳ để đảm bảo chất lượng, an toàn hoặc tuân thủ
- Đơn đặt hàng dịch vụ: Thường được sử dụng trong các trường tiếp xúc với khách hàng cho các dịch vụ như lắp đặt hoặc sửa chữa
- Đơn đặt hàng công việc dự án đặc biệt: Các dự án một lần hoặc duy nhất với các mục tiêu riêng biệt
Bằng cách hiểu các loại này, các công ty có thể phân loại và quản lý công việc tốt hơn, đảm bảo phân bổ nguồn lực phù hợp cho từng công việc.
Các bước để tạo định dạng đơn đặt hàng công việc
Tạo biểu mẫu đơn đặt hàng công việc không chỉ đơn giản là điền vào biểu mẫu; nó đòi hỏi kế hoạch chiến lược để đảm bảo định dạng rõ ràng, chức năng và hiệu quả. Phần mềm quản lý dự án toàn diện, thân thiện với người dùng như ClickUp có thể đơn giản hóa toàn bộ quy trình.
Dưới đây là cách thực hiện:
Bước 1: Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu bạn muốn đạt được với hệ thống đơn đặt hàng công việc. Bạn đang tập trung vào bảo trì, dịch vụ hay đang theo dõi dự án?
Sử dụng ClickUp Docs để theo dõi các ghi chú hợp tác về các mục tiêu. Nó cho phép:
- Cộng tác thời gian thực: Nhiều thành viên trong nhóm có thể làm việc trên cùng một mẫu đơn đặt hàng công việc đồng thời, giúp hợp lý hóa quá trình tạo/lập đơn đặt hàng
- Phản hồi và góp ý: Để lại bình luận và đề xuất trực tiếp trên tài liệu, giúp hợp tác và phản hồi hiệu quả hơn
- Phân công công việc: Phân công các công việc cụ thể liên quan đến việc tạo/lập hoặc xem xét đơn đặt hàng cho các thành viên khác nhau trong nhóm, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng
Bước 2: Xác định dữ liệu khóa
Xác định Trường Tùy chỉnh ClickUp nào là cần thiết dựa trên mục tiêu của bạn. Điều này sẽ giúp bạn tùy chỉnh mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng hoặc nhật ký công việc sẵn sàng sử dụng mà bạn muốn sử dụng.
📌Ví dụ:
- Trường văn bản: Dành cho các mục nhập mở như 'Mô tả yêu cầu' hoặc 'Nhận xét'
- Trường menu thả xuống: Sử dụng cho 'Ưu tiên' hoặc 'Trạng thái' để chuẩn hóa các tùy chọn
- Trường ngày: Gán 'Ngày bắt đầu' và 'Ngày đáo hạn' để lập kế hoạch dòng thời gian
Một số ví dụ về các trường dữ liệu tương ứng với các mục tiêu phổ biến:
Mục tiêu 1: Xác định và quản lý tiến độ công việc
- Người yêu cầu/Tên công ty
- Ngày yêu cầu
- Mô tả yêu cầu
- Loại yêu cầu
- Ngày hoàn thành thực tế
Mục tiêu 2: Phân công và giám sát tiến độ công việc
- Được giao cho
- Trạng thái
- Ngày bắt đầu và ngày đáo hạn
Mục tiêu 3: Giám sát tài nguyên và chi phí
- Thời gian ước tính
- Yêu cầu về vật liệu
- Dự toán chi phí
Mục tiêu 4: Đảm bảo chất lượng và tuân thủ
- Danh sách yêu cầu
- Trường phê duyệt
- Tệp đính kèm
Mục tiêu 5: Phân tích và cải thiện quy trình làm việc
- Mức độ ưu tiên
- ID đơn đặt hàng công việc
- Nhận xét/Ghi chú
Ngoài ra, Nhiệm vụ ClickUp là một tính năng tuyệt vời để giữ mọi thứ ngăn nắp và ghi lại từng chi tiết của đơn đặt hàng công việc.
Dưới đây là cách nó có thể giúp bạn:
- Cập nhật trạng thái công việc: Theo dõi tiến độ của từng công việc theo thời gian thực, cho phép bạn hình dung trạng thái tổng thể của đơn đặt hàng công việc
- Theo dõi thời gian: Tích hợp tính năng theo dõi thời gian để giám sát thời gian dành cho từng công việc, giúp tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và lập ngân sách
- Theo dõi tiến độ: Sử dụng thanh tiến độ hoặc danh sách kiểm tra để hiển thị trạng thái hoàn thành của từng công việc, cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến độ của đơn đặt hàng công việc
Bước 3: Thiết lập không gian làm việc của bạn
Khi bạn đã sẵn sàng mục tiêu và dữ liệu trường, đã đến lúc bắt đầu xây dựng định dạng đơn đặt hàng công việc. Có ba phương pháp để thực hiện việc này:
Phương pháp 1: Sử dụng Biểu mẫu ClickUp
Tùy chọn này hoạt động tốt nhất nếu bạn có gói Không giới hạn trong ClickUp.
Trong Không gian ClickUp đã chọn, nhấp vào '+'> Biểu mẫu > Biểu mẫu đơn đặt hàng. Điều này sẽ mở ra một định dạng có thể chỉnh sửa để bạn tùy chỉnh đơn đặt hàng công việc.
Điều chỉnh các trường, tùy chọn và bố cục để phù hợp với nhu cầu cụ thể và yêu cầu của ngành. Sau đó, bạn có thể dễ dàng thêm và phân công công việc, đặt ưu tiên và ngày đáo hạn, theo dõi tiến độ và hơn thế nữa.
Phương pháp 2: Sử dụng Chế độ xem bảng ClickUp
Điều này lý tưởng để tạo các định dạng cổ điển, đơn giản.
Chọn một Không gian để làm việc hoặc tạo một không gian mới cho đơn đặt hàng công việc mới của bạn.
Chuyển đến + Chế độ xem > Bảng để khởi chạy định dạng bảng cơ bản.
Bắt đầu tùy chỉnh bảng theo các mục tiêu và công việc dữ liệu mà bạn đã xác định trong Bước 2 của quá trình tạo định dạng đơn đặt hàng công việc.
Chỉ cần thêm chúng dưới dạng công việc, đặt ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên bằng cách nhấp vào các biểu tượng ở bên phải, sau đó lưu từng công việc.
Khi bạn hài lòng với bảng, hãy chia sẻ định dạng với các thành viên nhóm và các bên liên quan để hợp tác trong thời gian thực.
Phương pháp 3: Sử dụng Mẫu yêu cầu công việc ClickUp
Nền tảng ClickUp biến thành một phần mềm đơn đặt hàng công việc chuyên dụng với các tính năng và mẫu đơn đặt hàng công việc khác nhau.
Ví dụ: khi thêm Mẫu Yêu cầu Công việc ClickUp vào không gian làm việc của bạn, các trường và cấu trúc phù hợp để quản lý yêu cầu công việc và đơn đặt hàng sẽ được tải sẵn.
Tất cả các trường bạn thấy ở đây có thể được đổi tên và tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu và sở thích cụ thể của bạn.
Mẫu đơn đặt hàng công việc này đơn giản hóa quá trình quản lý và theo dõi yêu cầu công việc, trở thành một công cụ hữu ích cho:
- Hợp nhất tất cả các yêu cầu công việc vào một nơi để hiển thị rõ ràng hơn
- Giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc quản lý sai yêu cầu
- Tạo biểu mẫu phù hợp để thu thập các chi tiết cần thiết (ví dụ: ưu tiên, mô tả công việc, thời hạn)
- Đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác cho mỗi yêu cầu
💡Mẹo nhanh:
- Sử dụng Cột mốc ClickUp và Chế độ xem Lịch ClickUp để theo dõi tất cả các thời hạn và đảm bảo giao hàng, cập nhật và đánh giá kịp thời
- Thiết lập thông báo tự động để đảm bảo mọi người đều có cùng thông tin về trạng thái công việc
- Hình dung dự án dễ dàng với Chế độ xem Bảng của ClickUp
Bước 4: Theo dõi tiến độ và báo cáo
Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để theo dõi tất cả các đơn đặt hàng công việc đang hoạt động và đã hoàn thành. Tính năng báo cáo sẽ giúp phân tích các xu hướng như thời gian trung bình để hoàn thành đơn đặt hàng công việc và các loại yêu cầu thường gặp nhất.
Các tính năng chuyên nghiệp để quản lý đơn đặt hàng công việc một cách liền mạch
Tạo định dạng đơn đặt hàng hiệu quả chỉ là bước đầu. Phần mềm quản lý đơn đặt hàng phù hợp sẽ nâng cấp hệ thống đơn đặt hàng của bạn từ chức năng lên tối ưu, mang lại những lợi ích như tính linh hoạt và độ chính xác cao hơn, đồng thời giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Dưới đây là một số lợi ích của định dạng đơn đặt hàng tùy chỉnh:
- Giải pháp tiết kiệm thời gian: Các mẫu lịch làm việc và công cụ tự động hóa sẵn có có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc thủ công bằng cách tự động điền các trường và theo dõi thời hạn
- Nhiều tùy chọn chia sẻ: Chia sẻ liền mạch giữa các bộ phận, khách hàng và nhà cung cấp giúp mọi người luôn cập nhật thông tin
- Tạo/lập ở các định dạng khác nhau: Với phần mềm như ClickUp, bạn có thể tạo đơn đặt hàng công việc dưới dạng tài liệu, biểu mẫu hoặc danh sách kiểm tra, tùy thuộc vào loại công việc và sở thích của bạn
Các công cụ để theo dõi, quản lý và sắp xếp hàng tồn kho
Theo dõi tài nguyên và hàng tồn kho là khóa để quản lý đơn đặt hàng công việc hiệu quả. Các tính năng tự động hóa và tích hợp của ClickUp có thể hợp lý hóa và tối ưu hóa đáng kể các quy trình quản lý đơn đặt hàng công việc của bạn.
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và tích hợp với các công cụ khác có thể cải thiện hiệu quả, giảm lỗi và nâng cao năng suất.
Tự động hóa ClickUp cho phép bạn thiết lập quy trình công việc tự động để kích hoạt các hành động cụ thể dựa trên các điều kiện được xác định trước. Ví dụ: khi tạo đơn đặt hàng công việc mới, bạn có thể tự động gán đơn đặt hàng đó cho kỹ thuật viên hoặc nhóm phù hợp.
Ngoài ra, bạn có thể lên lịch các hành động tự động vào thời gian cụ thể, chẳng hạn như gửi nhắc nhở cho kỹ thuật viên về thời hạn sắp tới hoặc tạo báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng.
Tích hợp ClickUp liền mạch với các công cụ khác nhau có thể giúp cải thiện việc quản lý đơn đặt hàng công việc của bạn. Tích hợp với hệ thống CRM cho phép bạn tự động tạo đơn đặt hàng công việc từ yêu cầu của khách hàng hoặc phiếu dịch vụ, đảm bảo thời gian phản hồi nhanh hơn.
Tích hợp với các công cụ quản lý dịch vụ hiện trường cho phép bạn tự động điều phối kỹ thuật viên, theo dõi địa điểm của họ và cập nhật trạng thái đơn đặt hàng công việc theo thời gian thực. Hơn nữa, tích hợp với hệ thống quản lý kho giúp bạn tự động cập nhật mức tồn kho khi các bộ phận được sử dụng cho đơn đặt hàng công việc, ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt và đảm bảo phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Cuối cùng, tích hợp với các công cụ giao tiếp như Slack hoặc Microsoft Teams cho phép bạn gửi thông báo và cập nhật về đơn đặt hàng công việc trực tiếp đến các thành viên nhóm có liên quan, cải thiện sự hợp tác và giảm thời gian phản hồi.
Đọc thêm: 10 mẫu chính sách và quy trình công ty miễn phí trong Word & ClickUp
Tại sao việc chuẩn hóa đơn đặt hàng công việc lại quan trọng
Tiêu chuẩn hóa công việc và đơn đặt hàng trong toàn tổ chức mang lại cảm giác có cấu trúc và độ tin cậy. Điều này đảm bảo rằng tất cả các nhóm tuân theo cùng một định dạng, dẫn đến ít sai lệch hơn và dữ liệu nhất quán hơn giữa các dự án.
Sự chuẩn hóa này là yếu tố quan trọng đối với các ngành phụ thuộc vào tuân thủ quy định, như y tế, sản xuất và dịch vụ công.
Sử dụng các tính năng Báo cáo và Phân tích của ClickUp để có cái nhìn sâu sắc về xu hướng đơn đặt hàng công việc, tỷ lệ hoàn thành và phân bổ nguồn lực. Với quyền truy cập vào các phân tích chi tiết, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định sáng suốt, tạo và tối ưu hóa quy trình công việc, nâng cao chất lượng dịch vụ, đạt được kết quả và năng suất tốt hơn.
Đọc thêm: Cách tạo tài liệu 'Làm việc với tôi' tiện dụng
Các ngành sử dụng định dạng đơn đặt hàng công việc
Nhiều ngành công nghiệp phụ thuộc vào đơn đặt hàng công việc để hợp lý hóa hoạt động và theo dõi các công việc quan trọng.
Dưới đây là một số ví dụ:
- Sản xuất: Giúp nhóm bảo trì theo dõi các công việc sửa chữa, bảo trì và sản xuất thiết bị
- Quản lý cơ sở vật chất: Lập lịch bảo trì định kỳ, kiểm tra và sửa chữa khẩn cấp
- Xây dựng: Quản lý kiểm tra công trình, các vấn đề tại công trường và các dự án đặc biệt
- Y tế: Quản lý bảo trì thiết bị, dịch vụ bệnh nhân và bảo trì cơ sở vật chất
- Dịch vụ CNTT: Lên lịch cài đặt, sửa chữa và bảo trì mạng
- Khách sạn: Quản lý sửa chữa phòng, lịch dọn phòng và dịch vụ khách
Các ngành công nghiệp này sử dụng đơn đặt hàng công việc để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng thời hạn, các nguồn lực được quản lý hợp lý và các dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
Xem thêm: Lời khuyên nghề nghiệp 101: Tất cả những gì bạn cần biết trước khi bắt đầu một công việc mới
Sử dụng công cụ phù hợp để quản lý đơn đặt hàng công việc
Một hệ thống đơn đặt hàng công việc được tổ chức tốt là điều cần thiết cho sự thành công trong hoạt động, và một nền tảng toàn diện như ClickUp đảm bảo hiệu quả đó.
ClickUp cung cấp các tùy chọn tự động hóa, tích hợp và tùy chỉnh, khiến nó trở thành một lựa chọn có giá trị trong các ngành công nghiệp. Từ giảm nỗ lực thủ công đến tăng hiệu quả và trách nhiệm, các công cụ của ClickUp giúp các nhóm làm việc thông minh hơn, không cần làm việc chăm chỉ hơn.
Mang lại sự rõ ràng, kiểm soát và tùy chỉnh cho mọi dự án.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay!