Công việc gia đình thường bị bỏ qua khi mọi người bận rộn với công việc và các cam kết.
Và trước khi bạn kịp nhận ra, một đống công việc đang chờ đợi bạn. 😭
Quản lý gia đình hiệu quả giám sát mọi công việc lớn nhỏ góp phần tạo nên sự bình yên trong gia đình. Nó bao gồm các công việc gia đình khác nhau, từ chuẩn bị bữa ăn và lập kế hoạch ngân sách đến phân công nhiệm vụ mua sắm và giặt giũ.
Nhưng tin tốt là có những hệ thống quản lý gia đình (HMS) giúp biến ngôi nhà của bạn thành một không gian có tổ chức, vận hành tốt. Những ứng dụng lập kế hoạch hàng ngày này mang lại trật tự và cấu trúc cho ngôi nhà của bạn, giúp các thành viên trong gia đình xây dựng thói quen và danh sách công việc nhà trơn tru hơn.
Hãy cùng thảo luận về cách bạn có thể thiết lập và vận hành một hệ thống quản lý gia đình một cách nhanh chóng.
Hiểu về Hệ thống Quản lý Gia đình
Hệ thống quản lý gia đình giúp bạn và các thành viên trong gia đình dễ dàng thực hiện các công việc nhà bằng cách lập kế hoạch, lên lịch, phân công và giám sát các công việc.
Đây là một công cụ phân phối trách nhiệm một cách công bằng và giúp bạn không cảm thấy quá tải.
Nếu bạn làm việc tại nhà, năng suất làm việc từ xa của bạn cũng sẽ được cải thiện đáng kể nhờ một ngôi nhà gọn gàng, giúp tạo điều kiện tối ưu cho thành công trong công việc.
Từ việc thiết lập thói quen dọn dẹp đến cài đặt bảng cho bữa tối, chúng giúp bạn hoàn thành từng mục trong danh sách việc cần làm.
Nhận diện những thách thức phổ biến trong quản lý gia đình
Danh sách những thách thức trong việc quản lý một gia đình bận rộn khá dài. Nhưng chúng tôi đã chọn ra những thách thức phổ biến nhất mà bạn có thể gặp phải hàng ngày. Hãy đọc tiếp để tìm hiểu:
- Thiếu tổ chức: Một hộ gia đình có thể chứa nhiều mục cần thiết và không cần thiết. Bạn cần một hệ thống để đảm bảo mọi thứ có chỗ của nó và mọi thứ ở đúng chỗ của nó. Nếu không có điều đó, sự hỗn loạn là không thể tránh khỏi
- Áp lực tài chính: Chi phí gia đình bất ngờ, chi tiêu quá mức, hóa đơn tiện ích cao, tích lũy nợ nần, v.v., có thể dẫn đến áp lực tài chính. Vì vậy, dù bạn kiếm được bao nhiêu, bạn nên có một ngân sách gia đình hợp lý để hướng dẫn chi tiêu của mình
- Quản lý thời gian không hiệu quả: Benjamin Franklin từng nói: "Bạn có thể trì hoãn, nhưng thời gian thì không. " Thời gian trôi qua nhanh như chớp mắt, vì vậy điều quan trọng là phải quản lý thời gian một cách khôn ngoan. Nhưng đôi khi, mọi người có xu hướng trì hoãn các công việc quản lý gia đình, quên sắp xếp thứ tự ưu tiên và để những việc khác làm mình mất tập trung
- Chuẩn bị bữa ăn: Cho dù là mua thực phẩm, lên kế hoạch bữa ăn, nấu nướng hay bảo quản thức ăn thừa, việc lên thực đơn đòi hỏi sự hiệu quả, tập trung, kiên nhẫn và thời gian
- Quản lý lịch trình gia đình: Mỗi thành viên trong gia đình phải xoay xở nhiều việc hàng ngày — đi học, tham gia các hoạt động ngoại khóa và công việc. Với lịch trình dày đặc, mọi người thường có xu hướng trì hoãn việc vặt hoặc bỏ bê trách nhiệm gia đình
Làm thế nào hệ thống quản lý gia đình có thể giúp bạn?
Với một hệ thống quản lý gia đình được thiết kế khoa học, bạn có thể quản lý mọi khía cạnh của cuộc sống gia đình, như sự thoải mái, an toàn, bữa ăn, tài chính, v.v., với một cấu trúc nhất quán khuyến khích mọi thành viên đóng góp vào sự thịnh vượng của gia đình.
Sử dụng Hệ thống quản lý nhiệm vụ ClickUp, bạn có thể thiết lập và quan trọng hơn là duy trì thói quen cho gia đình, điều cốt lõi của việc quản lý gia đình hiệu quả.
Hãy cùng tìm hiểu cách ClickUp đóng vai trò kép như một hệ thống quản lý gia đình (HMS) để giúp bạn quản lý gia đình hiệu quả.
Quản lý thời gian
Với một nền tảng thống nhất để lập kế hoạch và giám sát tất cả các công việc, hệ thống quản lý gia đình có thể hợp lý hóa các công việc nhà và nâng cao kỹ năng quản lý thời gian của bạn:
- Ước lượng thời gian ClickUp: Ước lượng chính xác thời gian bạn dành cho mỗi công việc, giúp bạn xác định các công việc tốn thời gian và tối ưu hóa lịch trình của mình
- Nhiệm vụ lặp lại ClickUp : Thiết lập các nhiệm vụ lặp lại cho các công việc thường xuyên như dọn dẹp hoặc giặt giũ, tiết kiệm thời gian lập kế hoạch và lên lịch
Tùy chỉnh
Mẫu danh sách việc cần làm chức năng phù hợp với nhu cầu của bạn, hệ thống theo dõi công việc nhà và các tính năng độc đáo để phân công công việc và chia sẻ khối lượng công việc — đây là một số lợi ích rất cần thiết mà HMS mang lại:
- Trường Tùy chỉnh ClickUp: Tạo Trường Tùy chỉnh để theo dõi thông tin cụ thể về các công việc nhà của bạn, như tần suất, thời lượng hoặc vật dụng cần thiết
Sức khỏe và hạnh phúc
Khi bạn biết rằng một hệ thống quản lý nhà cửa được lên kế hoạch tốt đã sẵn sàng hỗ trợ bạn, bạn có thể tập trung vào công việc để đạt được mục tiêu sức khỏe và thể chất của mình:
Quản lý tài chính
Hệ thống quản lý gia đình có thể hoạt động như một nền tảng lập ngân sách tập trung, nơi bạn có thể xác định mô hình chi tiêu của mình và lập ngân sách phù hợp với thu nhập và lối sống của bạn:
- Mẫu ngân sách ClickUp: Tạo một dự án cho các công việc quản lý gia đình và đặt ngân sách cho toàn bộ dự án (sẽ giải thích thêm về điều này sau!)
Năng suất
Một công cụ thống nhất, bao gồm thông tin về các công việc được giao, thời hạn và mức độ ưu tiên của các công việc, đảm bảo mọi người đều có thể theo dõi công việc của mình:
Cải thiện mối quan hệ
HMS cho phép người dùng phân chia công việc một cách công bằng, tạo điều kiện cho việc trao đổi cởi mở về các công việc nhà, thời hạn và kỳ vọng. Khi mỗi thành viên trong gia đình thực hiện công việc được giao một cách vui vẻ, họ có thể kết nối với nhau tốt hơn và củng cố mối quan hệ:
- Nhiệm vụ ClickUp : Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong gia đình, đảm bảo mọi người đều biết trách nhiệm của mình
- ClickUp Phụ thuộc nhiệm vụ : Xác định sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ để đảm bảo các công việc được hoàn thành theo đúng thứ tự
- Gán bình luận ClickUp : Sử dụng bình luận và thảo luận của ClickUp để trao đổi về công việc nhà, thời hạn và kỳ vọng
Đọc thêm: 14 mẹo làm việc tại nhà để tăng năng suất
Hướng dẫn từng bước để triển khai hệ thống quản lý gia đình hiệu quả
Bước 1: Mục tiêu của bạn là gì?
Công việc đầu tiên là xác định mục tiêu của bạn và sử dụng mẫu biểu đồ công việc nhà để có cái nhìn tổng quan, tập trung và toàn diện về tất cả các công việc nhà. Vì vậy, hãy lập danh sách nhu cầu của bạn và kỹ năng quản lý gia đình của từng thành viên trong gia đình và lập kế hoạch phù hợp.
Có thể bạn giỏi giặt giũ, trong khi người khác giỏi lập kế hoạch và theo dõi danh sách mua sắm. Hãy ghi chép lại bằng một mẫu tốt!
Bạn có thể sử dụng ClickUp Goals để đặt cột mốc, theo dõi tiến độ và đưa ra phần thưởng để giữ động lực cho các thành viên trong gia đình. Đã dọn bát đĩa vào máy rửa chén đúng giờ? Đã đến giờ ăn kem rồi. 🍦
Hơn nữa, Bảng trắng của ClickUp tập hợp cả gia đình trên một bảng trắng ảo để phân công công việc và ra quyết định hiệu quả.
Vì việc phân công công việc dọn dẹp hoặc lên kế hoạch cho kỳ nghỉ gia đình không nhất thiết phải là những cuộc thảo luận tẻ nhạt, nhàm chán. Bảng trắng cung cấp một nền tảng thú vị để mọi người tương tác với nhau đồng thời đóng góp ý tưởng và đề xuất.
Các ý tưởng được chia sẻ trên bảng trắng có thể được chuyển đổi thành các công việc có thể thực hiện được. Với Trường Tùy chỉnh, bạn có thể gán các thuộc tính như ngày hoàn thành dự kiến, mức độ khẩn cấp và hơn thế nữa cho từng công việc. Ví dụ: "Đặt chuyến đi đến Maldives vào tháng 3 trước đầu tháng 12. "
Mẫu biểu đồ công việc nhà của ClickUp giúp bạn xác định công việc nhà, phân công trách nhiệm và phân loại công việc theo mức độ ưu tiên.
Dưới đây là những gì mẫu này cung cấp:
- Hiển thị rõ ràng trách nhiệm của từng thành viên trong gia đình
- Tăng cường trách nhiệm bằng cách mô tả các công việc trên bản đồ trực quan
- Luôn đi đúng hướng với tính năng theo dõi cột mốc, nhắc nhở tự động và thông báo
- Giúp phân tích các công việc để xác định những điểm yếu và điều chỉnh chúng
Đọc thêm: Cách quản lý công việc cá nhân và tăng năng suất
Bước 2. Quản lý tài chính
Lập ngân sách chi tiết không chỉ là kiến thức thực tế về việc theo dõi chi tiêu.
Đây là một chiến lược thiết yếu cho việc lập kế hoạch tương lai và xử lý các tình huống không thể dự đoán trước. Trước khi bắt đầu công việc, hãy sắp xếp tài chính của bạn để có thể thiết kế một ngân sách tối ưu và theo dõi chi tiêu một cách hiệu quả.
Dù là nhà ở, giao thông, thực phẩm hay giải trí, Mẫu kế hoạch ngân sách cá nhân ClickUp sẽ giúp bạn luôn cập nhật tất cả các chi phí ngắn hạn hoặc dài hạn của mình.
Bạn có thể phân loại các khoản chi tiêu khác nhau, chẳng hạn như tiền nhà, tiền thuê nhà và học phí, vào nhóm chi phí cố định định kỳ, và các khoản như du lịch, giải trí, v.v., vào nhóm chi phí biến đổi.
Dưới đây là những gì mẫu này có thể cung cấp:
- Phân tích thói quen chi tiêu, giúp bạn phân bổ tiền bạc vào các lĩnh vực phù hợp
- Nâng cao nhận thức tài chính và giúp bạn chuẩn bị cho các chi phí bất ngờ
- Cho phép bạn theo dõi các mục tiêu dài hạn và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết
Bước 3: Phân loại công việc
Khi bạn đã xác định rõ mục tiêu và tài chính, hãy sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên, chia thành các mục hành động dễ hoàn thành, quản lý và sắp xếp công việc hàng ngày của bạn.
Ví dụ, máy rửa chén cần được dọn sạch hàng ngày, nhưng việc dọn dẹp sân vườn được cài đặt là một lần một tuần, trong khi mua sắm thực phẩm là hai lần một tuần. Một biểu đồ trực quan dễ hiểu về các công việc này sẽ đơn giản hóa thói quen của bạn và khuyến khích bạn tập trung vào các hoạt động dựa trên mức độ quan trọng của chúng.
Chia nhiều công việc thành các danh mục dễ theo dõi bằng Mẫu Hoàn thành công việc của ClickUp. Nó cũng có các tùy chọn được tạo sẵn, vì vậy bạn có thể cắm vào và sắp xếp công việc của mình ngay lập tức. Phần hay nhất là bảng Kanban có thể tùy chỉnh cho phép bạn hiển thị quy trình công việc gia đình và chế độ xem lịch giúp lập kế hoạch và lên lịch dễ dàng hơn.
Bước 4: Tạo lịch
Việc phân bổ thời gian cho các công việc dựa trên mức độ quan trọng và khả năng của bạn là rất phức tạp. Một mẫu dành riêng cho lịch có thể cung cấp cho bạn cấu trúc và sự linh hoạt tạo nên sự khác biệt.
Mẫu Danh sách công việc cần làm của ClickUp Calendar giúp bạn quản lý các công việc có kích thước khác nhau, từ trả lời email, lấy đồ giặt khô đến tạo bản trình bày đào tạo sản phẩm.
Sử dụng hệ thống này, bạn có thể sắp xếp và chi tiết hóa các công việc để rõ ràng hơn, theo dõi tiến độ và hoàn thành đúng hạn. Mẫu có thể tùy chỉnh hoàn toàn nhanh chóng thích ứng với nhu cầu của bạn và hỗ trợ các sự kiện một lần và định kỳ với thông báo và nhắc nhở tự động.
Dưới đây là những gì mẫu này có thể cung cấp:
- Cung cấp tổng quan về lịch trình hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng của bạn để bạn có thể sắp xếp lại các công việc theo nhu cầu
- Cải thiện quản lý thời gian bằng cách cho phép bạn hiển thị tiến độ công việc cụ thể đã hoàn thành
- Gửi nhắc nhở tự động cho các cuộc hẹn và cuộc họp để bạn không bỏ lỡ các sự kiện quan trọng và luôn đúng giờ
- Giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn với thẻ tùy chỉnh, trạng thái, trường và cảnh báo phụ thuộc
Bước 5: Lập kế hoạch bữa ăn trước
Câu hỏi "Ăn gì cho bữa tối?" là một vấn đề thực tế. Với những nhu cầu khác nhau gây ra lo lắng và phải chạy đi chợ vào phút chót, việc có một khung kế hoạch có cấu trúc để sắp xếp việc lên kế hoạch và chuẩn bị bữa ăn là điều không thể thiếu.
Với Mẫu lập kế hoạch bữa ăn ClickUp, bạn có thể nhanh chóng sắp xếp tất cả các công việc nấu nướng của mình.
Với các trường tùy chỉnh, chẳng hạn như thích ăn gì, lượng calo ròng, công thức nấu ăn, nguyên liệu và chi phí bữa ăn, bạn có thể lập kế hoạch bữa ăn đảm bảo dinh dưỡng và giảm lãng phí thực phẩm.
Bạn có thể sử dụng hàm kéo và thả để lập kế hoạch bữa ăn, thư mục để sắp xếp công thức nấu ăn, danh sách kiểm tra cho danh sách mua sắm và biểu đồ chi tiết về các nguyên liệu và các nguyên liệu thay thế có thể sử dụng.
Bước 6: Lập lịch trình cho trẻ em
Quản lý nhà cửa là nỗ lực của cả một nhóm. Làm cho việc quản lý gia đình trở nên thú vị cũng là một cách tuyệt vời để thu hút trẻ em tham gia vào quá trình này và khiến chúng cảm thấy mình có giá trị.
Mẫu Lịch trình hàng ngày cho trẻ em của ClickUp sẵn sàng giúp bạn.
Nó cho phép cha mẹ phân công việc nhà, đặt thời hạn, thiết lập phần thưởng, theo dõi tiến độ và theo dõi trên bảng điều khiển dễ sử dụng và thú vị. Ngoài ra, với Chế độ xem biểu đồ Gantt của ClickUp, bạn có thể vạch ra lịch trình hàng ngày cho con cái trên dòng thời gian trực quan.
Ngoài ra, có một thói quen dễ dự đoán và quen thuộc sẽ giúp cải thiện sức khỏe tinh thần và cảm xúc của trẻ, mang lại sự tự tin và ổn định. Điều tuyệt vời nhất là việc cùng nhau làm việc một cách vui vẻ đóng vai trò khóa trong việc củng cố mối quan hệ giữa cha mẹ và con cái.
Hãy thử mẫu này để truyền cảm hứng trách nhiệm và giúp trẻ em chủ động trong các hoạt động của mình.
💡Mẹo của chuyên gia: Với Mẫu Lập kế hoạch kỳ nghỉ của ClickUp, hãy tập trung vào việc tận hưởng chuyến đi của bạn một cách trọn vẹn nhất. Thông tin chuyến bay, danh sách đồ cần mang theo và số liên lạc khẩn cấp đều có thể được lưu trữ ở một nơi để dễ dàng truy cập nhanh chóng.
Mẹo quản lý gia đình hiệu quả
Ngay cả những kế hoạch tốt nhất cũng có thể trở nên hỗn loạn nếu không được thực hiện cẩn thận.
Tương tự, hệ thống quản lý gia đình có tất cả các tính năng cần thiết để biến ngôi nhà của bạn thành một cỗ máy hoạt động trơn tru, chỉ khi bạn đảm bảo rằng nó được thiết kế để đáp ứng nhu cầu riêng của gia đình bạn.
Thực hiện các mẹo sau để tận dụng tối đa hệ thống quản lý gia đình của bạn:
- Phân loại tất cả công việc của bạn theo mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng, sau đó phân công chúng bằng các công cụ kỹ thuật số
- Với các tính năng quản lý công việc trực quan, bạn có thể có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các thói quen hàng ngày để sắp xếp trật tự cho ngày của mình và loại bỏ khả năng công việc nhà chồng chất
- Lập ngân sách giúp theo dõi chi tiêu và ngăn ngừa xung đột. Sử dụng mẫu ngân sách để lập kế hoạch tài chính cùng nhau
- Tạo danh sách công việc cần làm hàng ngày, như phân loại thư, đổ rác, xếp bát đĩa vào máy rửa chén, lau quạt trần, v.v. và phân công cho các thành viên trong gia đình luân phiên thực hiện hàng ngày
- Mọi việc không phải lúc nào cũng diễn ra theo kế hoạch. Hãy tập trung và linh hoạt hơn trong cách thức hoạt động của bạn
Xem thêm: 10 Công cụ tổ chức và quản lý tốt nhất cho người lớn bị ADHD vào năm 2024
Đơn giản hóa việc quản lý gia đình với ClickUp
Về bản chất, một hệ thống quản lý gia đình hợp lý và có hệ thống đóng vai trò khóa trong việc duy trì lối sống hạnh phúc và khỏe mạnh. Khi được sử dụng một cách thông minh, nó sẽ giúp bạn nắm lấy quyền kiểm soát cuộc sống và đạt được sự hòa thuận trong gia đình.
Cài đặt một hệ thống quản lý gia đình hiệu quả sẽ giúp bạn sắp xếp các công việc hàng ngày, lập kế hoạch bữa ăn và ngân sách.
ClickUp cung cấp các công cụ quản lý công việc đơn giản và thân thiện với người dùng cùng các mẫu sẵn có để hỗ trợ bạn. Cho dù đó là mẫu kế hoạch bữa ăn hay danh sách kiểm tra để chuẩn bị cho kỳ nghỉ tiếp theo, chúng tôi đều có thể giúp bạn!
Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay để nâng cao kỹ năng quản lý gia đình của bạn.