Philip Dormer Stanhope, một nhà chính trị gia người Anh, đã nói: "Hãy quan tâm đến từng phút, và những giờ sẽ tự lo cho mình."
Theo dõi thời gian không chỉ là một hoạt động thường ngày đối với các chuyên gia làm việc; nó còn rất cần thiết để quản lý công việc và cải thiện năng suất vì nó cho bạn biết chính xác thời gian của bạn đã sử dụng vào việc gì. Với thông tin này, bạn có thể lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của mình và của nhóm tốt hơn.
Nếu không theo dõi thời gian chính xác, bạn có nguy cơ quản lý công việc không hiệu quả, làm việc kém hiệu quả, tăng căng thẳng, kiệt sức và dự án bị chậm tiến độ.
May mắn thay, tính năng theo dõi thời gian của Google Trang tính cung cấp một giải pháp, cho dù bạn là một chuyên gia bận rộn phải xoay xở nhiều dự án, một quản lý điều hành một nhóm lớn hay một người phụ thuộc vào dữ liệu theo dõi thời gian hàng ngày.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước thiết lập tính năng theo dõi thời gian trong Google Trang tính để bạn có thể làm việc hiệu quả hơn và giữ mọi thứ ngăn nắp.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Theo dõi thời gian giúp tăng năng suất, trách nhiệm và quản lý chi phí. Google Trang tính cung cấp bảng chấm công cơ bản, có thể tùy chỉnh nhưng thiếu tính tự động hóa và khả năng mở rộng.
📊 Theo dõi thời gian bằng Google Trang tính
- Tạo bảng chấm công hàng tuần với chi tiết công việc và nhật ký thời gian.
- Sử dụng công thức để tính giờ làm việc.
- Lưu làm mẫu để sử dụng lại.
⚠️ Giới hạn
- Nhập dữ liệu thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.
- Không có tự động hóa hoặc theo dõi thời gian thực.
- Không lý tưởng cho các nhóm lớn.
✅ ClickUp: Giải pháp thay thế tốt hơnTự động hóa việc theo dõi thời gian với bộ hẹn giờ toàn cầu, tích hợp, theo dõi giờ làm việc có thể tính phí và thông tin chi tiết dựa trên AI của ClickUp.
Tại sao bạn nên theo dõi thời gian trong bảng chấm công Google Trang tính?
Trước tiên, hãy trả lời câu hỏi: Theo dõi thời gian trong Google Trang tính có cần thiết và hữu ích không?
Câu trả lời là có! Sử dụng bảng chấm công Google Trang tính để quản lý và lập kế hoạch thời gian là một cách thuận tiện và dễ tiếp cận để quản lý tài nguyên hiệu quả.
Bằng cách ghi lại thời gian sử dụng, bạn có thể đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành theo kế hoạch. Điều này cũng giúp các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về công việc của mình và đảm bảo rằng thời hạn được tuân thủ. Hơn nữa, tính năng theo dõi thời gian của Google Trang tính có thể giúp xác định những điểm không hiệu quả và những lĩnh vực có thể cải thiện năng suất.
Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng tính năng theo dõi thời gian trong Google Trang tính:
Quản lý chi phí
Đối với những người làm việc tự do hoặc các doanh nghiệp tính phí khách hàng dựa trên số giờ làm việc, Google Trang tính cho phép bạn theo dõi và phân loại số giờ có thể tính phí và không tính phí. Thực tiễn này giúp quản lý hóa đơn và chi phí chính xác.
Phân bổ tài nguyên
Tính năng theo dõi thời gian của Google Trang tính giúp hiểu cách sử dụng tài nguyên. Thông tin này có thể được sử dụng để phân bổ công việc hiệu quả, đảm bảo các dự án ưu tiên cao nhận được sự quan tâm cần thiết.
Tính linh hoạt và tùy chỉnh
Google Trang tính cho phép tùy chỉnh bảng chấm công để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Bạn có thể thêm, xóa hoặc sửa đổi cột, công thức và định dạng để phù hợp với yêu cầu và sở thích theo dõi của mình.
Dễ dàng truy cập và chia sẻ
Vì Google Trang tính dựa trên đám mây, bạn có thể truy cập bảng chấm công của mình từ mọi nơi và trên mọi thiết bị. Bạn cũng có thể dễ dàng chia sẻ bảng chấm công với các thành viên trong nhóm hoặc các bên liên quan để đảm bảo tính minh bạch và hợp tác.
Cách sử dụng Google Trang tính để theo dõi thời gian?
Google Trang tính có thể được tận dụng như một công cụ theo dõi thời gian mạnh mẽ, nếu bạn biết cách sử dụng. Dưới đây là các bước để tạo bảng chấm công đơn giản để theo dõi thời gian trong Google Trang tính:
Bước 1: Tạo cấu trúc cơ bản của mẫu bảng chấm công hàng tuần
Mở Google Trang tính và tạo một bảng tính mới. Tại đây, bạn sẽ chuẩn bị mẫu bảng chấm công cơ bản. Đặt tiêu đề phù hợp cho tài liệu của bạn, chẳng hạn như "Theo dõi thời gian hàng tuần". Tiếp theo, tạo các tiêu đề cột cho các chi tiết cần thiết để giúp bạn theo dõi từng công việc và thời gian dành cho công việc đó.
Tạo các cột cho các mục sau:
- Ngày để chứa ngày cho mỗi ngày trong tuần
- Day để chỉ ngày trong tuần (Monday, Tuesday, Wednesday, v.v.)
- Công việc để liệt kê các công việc đã hoàn thành
- Thời gian bắt đầu để ghi lại thời gian bắt đầu của mỗi công việc
- Thời gian kết thúc để ghi lại thời gian kết thúc của mỗi công việc
- Thời lượng để tự động tính thời lượng của mỗi công việc
Bước 2: Định dạng bảng
Dưới đây là cách định dạng từng cột để đảm bảo công cụ theo dõi thời gian hàng tuần của bạn hoạt động hiệu quả và hấp dẫn về mặt thị giác:
- Định dạng ngày: Đánh dấu cột "Ngày", chuyển đến menu Định dạng, chọn Số và chọn Ngày
- Định dạng Ngày và Công việc: Đánh dấu cột "Ngày", chuyển đến menu Định dạng, chọn Số và chọn Văn bản thuần túy để nhập thủ công ngày trong tuần. Bây giờ, làm tương tự cho cột "Công việc" để liệt kê các công việc thủ công mà không gặp bất kỳ vấn đề định dạng nào
- Định dạng thời gian: Đánh dấu cột "Thời gian bắt đầu", chuyển đến menu Định dạng, chọn Số và chọn Thời gian. Làm tương tự cho cột "Thời gian kết thúc"
- Định dạng thời lượng: Đánh dấu cột "Thời lượng", chuyển đến menu Định dạng, chọn Số và chọn Thời lượng
Bước 3: Nhập các hoạt động hàng ngày
Bây giờ bảng của bạn đã được cấu trúc và định dạng, hãy bắt đầu điền vào các cột:
- Cột Ngày và Tháng: Bắt đầu bằng cách điền vào các cột này cho cả tuần để tạo ra một dòng thời gian rõ ràng và theo dõi công việc của bạn từng ngày
- Cột công việc: Liệt kê các công việc được thực hiện mỗi ngày trong cột này để dễ dàng xem lại và phân tích thời gian sử dụng của bạn
- Cột Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc: Ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc vào cột tương ứng để tính thời lượng chính xác của mỗi hoạt động và xác định thời gian của bạn được sử dụng như thế nào
Bước 4: Tính thời lượng
Sau khi hoàn thành việc điền các chi tiết còn lại, đã đến lúc tính toán chênh lệch thời gian giữa thời gian kết thúc và thời gian bắt đầu của mỗi hoạt động bạn đã thực hiện trong tuần đó.
Trong ô đầu tiên của cột "Thời lượng", nhập công thức sau, nhưng với tham chiếu ô thực tế cho "Thời gian kết thúc" và "Thời gian bắt đầu" của bạn.
=(Thời gian kết thúc – Thời gian bắt đầu)
Ví dụ: =E2-D2
Cuối cùng, sao chép công thức xuống cột "Thời lượng" cho cả tuần.
Bước 5: Lưu bảng theo dõi thời gian hàng tuần làm mẫu
Vì đây là bảng theo dõi thời gian hàng tuần, bạn sẽ sử dụng nó khoảng bốn lần một tháng. Tốt nhất là lưu bảng này làm mẫu để tránh phải tạo lại định dạng nhiều lần.
Dưới đây là cách lưu nó dưới dạng mẫu:
- Đầu tiên, đổi tên tiêu đề của bảng tính theo dõi thời gian và thêm từ "Mẫu" vào cuối tiêu đề. Ví dụ: "Mẫu theo dõi thời gian hàng tuần"
- Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng thư mục hiển thị bên cạnh tiêu đề (xem hình ảnh trên để tham khảo)
- Chọn một thư mục hiện có trong Google Drive để lưu trữ mẫu của bạn hoặc tạo một thư mục mới dành riêng cho các mẫu
Hãy nhớ rằng, bảng chấm công đơn giản này có thể được sửa đổi cho phù hợp với mục đích sử dụng của bạn hoặc thậm chí để theo dõi thời gian của nhân viên trong các công việc.
Mẫu theo dõi thời gian của Google Trang tính
Giống như bảng chấm công hàng tuần, bạn có thể tạo mẫu bảng chấm công hàng ngày, hai tuần một lần hoặc thậm chí hàng tháng trên Google Trang tính.
Dưới đây là một số mẫu bảng chấm công miễn phí mà bạn có thể tận dụng. Sử dụng chúng như hiện có hoặc điều chỉnh theo nhu cầu của bạn:
1. Mẫu bảng chấm công hàng ngày
Mẫu này phù hợp cho các chuyên gia muốn theo dõi từng giờ trong ngày để quản lý công việc tốt hơn. Điều này bao gồm các nhà quản lý dự án, tư vấn và freelancer. Nó cũng có thể được sử dụng để xác định các công việc mà bạn nên dành ít hoặc nhiều thời gian hơn. Với mẫu này, bạn có thể hiển thị rõ ràng thời gian và công việc, đồng thời điều chỉnh nếu cần. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn sử dụng bảng chấm công để thanh toán cho khách hàng.
Đọc thêm: Kiểm soát dự án: Cách áp dụng kiểm soát dự án (kèm mẫu)
2. Mẫu bảng chấm công hàng tuần
Dưới đây là một mẫu theo dõi thời gian hàng tuần khác, rất hữu ích cho các chuyên gia để quản lý thời gian hiệu quả. Mẫu này cho phép bạn theo dõi số giờ dành cho các dự án khác nhau mỗi ngày, xác định các công việc tốn thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.
Mẫu này có thể tự động tính tổng số giờ làm việc và tổng thu nhập, hợp lý hóa toàn bộ quy trình lập hóa đơn và đảm bảo mức thù lao công bằng.
3. Mẫu bảng chấm công hàng tháng
Bảng chấm công hàng tháng này là mẫu bạn cần để theo dõi giờ làm việc trong tháng. Với bảng này, bạn có thể dễ dàng ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc công việc. Bạn có thể phân loại giờ làm việc thành giờ làm việc bình thường, làm thêm, ốm, nghỉ phép, nghỉ lễ và các loại nghỉ khác.
Nó không chỉ giúp bạn tính tổng số giờ làm việc trong mỗi danh mục mà còn bao gồm các phần để tính lương dựa trên các mức lương giờ khác nhau. Các chức năng này làm cho mẫu này trở nên vô cùng hữu ích để ước tính tổng số giờ làm việc của nhân viên, từ đó giúp nhà tuyển dụng quản lý chi phí nhân công một cách hiệu quả.
Bonus: Ngoài ra, còn có nhiều mẫu theo dõi thời gian tuyệt vời khác mà bạn có thể thử!
Giới hạn theo dõi thời gian của Google Trang tính
Google Trang tính (hoặc thậm chí Lịch Google) có thể không phải là giải pháp lý tưởng cho mọi nhu cầu theo dõi thời gian, đặc biệt là khi yêu cầu của bạn ngày càng tăng về quy mô và độ phức tạp. Mặc dù Google Trang tính miễn phí và dễ sử dụng, nhưng nó có một số giới hạn nhất định:
Yêu cầu nỗ lực thủ công tẻ nhạt
Nếu bạn là người dùng Google Trang tính, bạn đã biết rằng nó đòi hỏi một lượng lớn nhập liệu thủ công. Việc thiết lập trang tính, nhập dữ liệu hàng ngày và đảm bảo định dạng chính xác rất tốn thời gian.
Đối với các chuyên gia đang phải quản lý khối lượng công việc nặng nề, công việc này có thể trở thành gánh nặng và làm họ mất tập trung vào các trách nhiệm công việc quan trọng. Vì vậy, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm theo dõi thời gian chuyên dụng thay thế.
Dễ xảy ra lỗi
Một trong những nhược điểm chính của việc sử dụng Google Trang tính để theo dõi thời gian là dễ xảy ra lỗi. Nhập dữ liệu thủ công có thể dẫn đến sai sót, như thời gian hoặc ngày tháng không chính xác, khiến toàn bộ hệ thống theo dõi của bạn bị sai lệch. Ngay cả những lỗi đánh máy hoặc lỗi công thức đơn giản cũng có thể dẫn đến tính toán thời gian không chính xác.
Thiếu minh bạch
Khi nhiều người cần truy cập và chỉnh sửa bảng chấm công, vấn đề về tính minh bạch có thể phát sinh. Những thay đổi do một người dùng thực hiện có thể không hiển thị ngay lập tức cho những người khác (trừ khi họ đang cộng tác trong thời gian thực), dẫn đến hiểu lầm và sự khác biệt về dữ liệu.
Ngoài ra, không có cách nào để xác minh dữ liệu đã nhập là chính xác. Trong một ngày thường có nhiều sự gián đoạn, chẳng hạn như cuộc gọi cá nhân và giờ nghỉ trưa, khiến việc theo dõi chính xác từng phút làm việc trở nên khó khăn.
Không phù hợp cho các công ty có nhiều nhân viên
Mặc dù Google Trang tính có thể hoạt động tốt cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ, nhưng nó không thực tế cho các công ty lớn hơn. Càng nhập nhiều mục và công thức, trang tính càng trở nên lộn xộn và phức tạp. Do đó, việc theo dõi thời gian cho hàng trăm công việc của nhân viên có thể trở nên hỗn loạn và bị giới hạn với định dạng bảng tính đơn giản.
Tăng độ phức tạp do tính năng công thức
Người dùng cần thành thạo trong việc tạo và khắc phục sự cố công thức trên Google Trang tính để đảm bảo tính toán chính xác. Đối với những người không thành thạo các hàm bảng tính, điều này có thể dẫn đến sự thất vọng và lỗi, đồng thời làm giảm hiệu quả tổng thể của quá trình theo dõi thời gian.
Các lựa chọn thay thế tốt nhất cho Google Trang tính để theo dõi thời gian
Như chúng ta đã thảo luận, theo dõi thời gian trong Google Trang tính có thể bất lợi ở nhiều mặt. Tuy nhiên, đó không phải là lựa chọn duy nhất của bạn. Một số ứng dụng thay thế Google Trang tính như ClickUp có thể tự động hóa quá trình theo dõi thời gian, trở thành ứng dụng lập kế hoạch hàng ngày của bạn, hỗ trợ thực hiện dự án và cung cấp nhiều tính năng khác.
Tính năng của ClickUp
ClickUp là giải pháp quản lý dự án tất cả trong một cho phép bạn:
- Sắp xếp, ưu tiên và theo dõi công việc với ClickUp Tasks để hoàn thành dự án đúng hạn
- Tạo và chỉnh sửa nội dung trong ClickUp Docs cùng với đồng nghiệp
- Tăng tốc độ hợp tác với các công cụ giao tiếp như ClickUp Chat và ClickUp Comments
- Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại với Tự động hóa ClickUp
- Cộng tác và cùng nhau đưa ra ý tưởng, tạo kế hoạch trực quan bằng Bảng trắng ClickUp
- Tạo, quản lý và theo dõi mục tiêu với ClickUp Goals
- Hình dung quy trình làm việc của dự án tại một nơi duy nhất với Bảng điều khiển ClickUp
- Tạo bản tóm tắt dự án và nhận câu trả lời từ các nhiệm vụ và tài liệu của bạn với ClickUp Brain
Khi nói đến theo dõi thời gian, ClickUp là công cụ theo dõi thời gian lý tưởng cho phép bạn tập trung vào công việc và làm việc nhanh hơn, dễ dàng hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn hợp lý hóa quy trình công việc hơn nữa, đây là một số mẫu quản lý dự án ClickUp sẵn có để bạn thử!
Công cụ theo dõi thời gian của ClickUp
Công cụ Theo dõi thời gian của ClickUp có thể tổ chức, phân tích và tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn chỉ với vài cú nhấp chuột. Trong một bảng điều khiển duy nhất, công cụ này đơn giản hóa cách bạn giám sát và quản lý giờ làm việc. Nó cho phép bạn theo dõi thời gian thực hiện nhiệm vụ, đặt ước lượng cho các kết quả cần đạt được và xem báo cáo toàn diện về thời gian bạn đã sử dụng.
Dưới đây là các tính năng chính của công cụ Theo dõi thời gian ClickUp:
- Hỗ trợ nhiều thiết bị: Theo dõi thời gian từ điện thoại di động, máy tính để bàn hoặc trình duyệt web của bạn với phần mở rộng Chrome miễn phí của ClickUp
- Tích hợp: Đồng bộ hóa thời gian được theo dõi từ các ứng dụng phổ biến khác như Toggl, Harvest và Everhour trực tiếp vào ClickUp, giữ tất cả dữ liệu của bạn ở một nơi
- Ghi chú và nhãn: Thêm ghi chú chi tiết vào mục nhập thời gian của bạn và phân loại chúng bằng nhãn để tổ chức và tham khảo tốt hơn
- Theo dõi thời gian toàn cầu: Bắt đầu theo dõi thời gian hoặc dừng theo dõi trên bất kỳ thiết bị nào và thậm chí chuyển đổi giữa các công việc với bộ hẹn giờ toàn cầu
- Thời gian có thể tính phí: Đánh dấu các mục nhập thời gian cụ thể là có thể tính phí để hợp lý hóa việc lập hóa đơn và theo dõi chi phí
- Sắp xếp và lọc: Dễ dàng sắp xếp công việc theo thời gian đã sử dụng và lọc các mục nhập thời gian theo ngày, trạng thái, ưu tiên, thẻ và hơn thế nữa
Hãy tưởng tượng bạn đang quản lý một dự án với nhiều thành viên và nhiệm vụ trong nhóm. Bạn có thể thiết lập công cụ Theo dõi thời gian của ClickUp để giám sát thời gian mỗi thành viên trong nhóm dành cho các nhiệm vụ được giao bằng cách sử dụng bộ đếm thời gian toàn cầu trên thiết bị của họ.
Vào cuối tuần, bạn có thể tạo báo cáo để xem chi tiết thời gian dành cho từng công việc, xác định các điểm nghẽn và đảm bảo rằng thời gian làm việc được ghi lại chính xác để lập hóa đơn.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đảm bảo xin sự đồng ý trước từ nhân viên trước khi theo dõi thời gian. Bạn có thể thông báo cho họ rằng hoạt động này chỉ nhằm mục đích đo lường thời gian dành cho công việc. Điều này sẽ giúp xây dựng lòng tin giữa các nhân viên và tránh bị coi là hành động xâm phạm quyền riêng tư. Sự minh bạch và giao tiếp cởi mở là những yếu tố quan trọng để theo dõi thời gian hiệu quả.
Hơn nữa, với công cụ Theo dõi thời gian của ClickUp, bạn có thể xem thời gian đã theo dõi theo ngày, tuần, tháng hoặc bất kỳ phạm vi tùy chỉnh nào với bảng chấm công chi tiết. Các bảng này cung cấp chế độ xem chi tiết về các nhiệm vụ và mục nhập thời gian riêng lẻ, hiển thị tổng thời gian được nhóm theo ngày.
Nó hoạt động như một công cụ quản lý thời gian vì nó cũng cho phép bạn ước lượng và lập kế hoạch thời gian bằng cách so sánh thời gian theo dõi với ước lượng. Ngoài ra, bạn có thể xem thời gian còn lại cho công việc của mỗi người, giúp bạn xác định liệu bạn có đang đi đúng tiến độ để đạt được mục tiêu hay không.
Mẫu bảng chấm công dịch vụ ClickUp
Để nâng cao hiệu quả theo dõi thời gian, bạn cũng có thể sử dụng Mẫu bảng chấm công dịch vụ ClickUp. Mẫu này hỗ trợ nhiều nhóm dựa trên dịch vụ theo dõi giờ làm việc hàng tuần. ClickUp có nhiều tính năng và dễ dàng thích ứng, lý tưởng cho các nhóm cần theo dõi thời gian, chi phí và nguồn lực cho từng dịch vụ mà họ cung cấp.
Mẫu bảng chấm công dịch vụ ClickUp bao gồm các tính năng như:
- Trạng thái tùy chỉnh để theo dõi trạng thái bảng chấm công với các nhãn như Đã được phê duyệt, Cần chú ý, Đang xem xét và Cần xem xét
- Chế độ xem tùy chỉnh để truy cập các chế độ xem khác nhau như Hướng dẫn bắt đầu, Phân tích hàng tuần, Phân tích hàng tháng, Tóm tắt nhân viên và Nhật ký thời gian hàng ngày
- Trường Tùy chỉnh để sử dụng các thuộc tính như Tổng lương, Giờ nghỉ phép có lương, Giờ nghỉ ốm có lương, Mức lương theo giờ và Chữ ký của nhân viên
- Các chức năng quản lý dự án để cải thiện cảnh báo phụ thuộc, theo dõi dịch vụ của nhóm bằng thẻ và thông báo qua email
Với mẫu quản lý thời gian này, bạn có thể theo dõi giờ dịch vụ và thời gian tính phí tại một nơi, xem cách sử dụng tài nguyên trong các dự án và dễ dàng quản lý phân bổ tài nguyên. Mẫu này còn có tính năng biểu đồ và đồ thị để trực quan hóa tiến độ của bạn và tích hợp với các ứng dụng như Stripe và PayPal để theo dõi thanh toán và hóa đơn một cách thuận tiện.
Bonus: Nếu bạn muốn theo dõi tất cả các hoạt động của nhân viên và quản lý khối lượng công việc của họ tốt hơn, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm giám sát nhân viên để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Bắt đầu sử dụng ClickUp và không bao giờ mất dấu thời gian của bạn!
ClickUp là công cụ hoàn hảo để theo dõi thời gian cho tất cả các nhu cầu của bạn, cho dù đó là công việc cá nhân, dự án tự do hay dịch vụ tính phí của nhân viên. Mặc dù Google Trang tính miễn phí và đơn giản, nhưng nó thiếu các tính năng phong phú mà ClickUp cung cấp.
ClickUp có các tính năng theo dõi thời gian toàn diện giúp hợp lý hóa quy trình công việc, mở rộng quy mô kinh doanh và thúc đẩy thành công.
Từ quản lý công việc cá nhân đến xử lý công việc phức tạp của nhân viên hoặc freelancer, ClickUp giúp theo dõi thời gian trở nên liền mạch và hiệu quả.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tự động hóa việc theo dõi thời gian một cách dễ dàng!