Nếu bạn hỏi nhân viên điều gì giúp họ làm việc tốt hơn, họ có thể trả lời là phân cấp rõ ràng, quản lý hỗ trợ hoặc thậm chí là văn hóa công sở. Nhưng điều họ thực sự muốn nói là giao tiếp hiệu quả.
Từ các tương tác thân thiện và làm việc nhóm đến các kênh và định dạng được quy định — giao tiếp rõ ràng đảm bảo rằng ý tưởng và phản hồi được chia sẻ hiệu quả, giúp công việc của mọi người trở nên dễ dàng và có tác động hơn.
Theo báo cáo The State of Business Communication (Tình hình giao tiếp trong kinh doanh) của Grammarly, 93% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tin rằng khả năng làm việc hiệu quả của họ phụ thuộc vào cách mọi người giao tiếp xung quanh họ.
Giao tiếp trong tổ chức có thể là chính thức hoặc không chính thức. Cả hai đều quan trọng trong từng bối cảnh cụ thể, nhưng vấn đề nảy sinh khi mọi người nhầm lẫn giữa hai loại này
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức, giải thích khi nào nên sử dụng loại giao tiếp nào và giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp tổng thể trong môi trường tổ chức.
⏰ Tóm tắt 60 giây
Giao tiếp chính thức có cấu trúc và chuyên nghiệp, trong khi giao tiếp không chính thức thì thân mật và tự nhiên. Cả hai đều cần thiết cho sự hợp tác, năng suất và văn hóa công ty.
- Khi nào nên sử dụng từng kiểu giao tiếp Giao tiếp chính thức: Lý tưởng cho các chính sách, báo cáo, hợp đồng, cuộc họp và thông báo chính thức. Giao tiếp không chính thức: Hoàn hảo cho việc động não, cập nhật nhanh, gắn kết nhóm và thảo luận giải quyết vấn đề.
- Giao tiếp chính thức: Lý tưởng cho các chính sách, báo cáo, hợp đồng, cuộc họp và thông báo chính thức.
- Giao tiếp không chính thức: Hoàn hảo cho việc động não, cập nhật nhanh, gắn kết nhóm và thảo luận giải quyết vấn đề.
- Giao tiếp chính thức: Lý tưởng cho các chính sách, báo cáo, hợp đồng, cuộc họp và thông báo chính thức.
- Giao tiếp không chính thức: Hoàn hảo cho việc động não, cập nhật nhanh, gắn kết nhóm và thảo luận giải quyết vấn đề.
- Cân bằng cả hai để có nơi làm việc vững mạnh hơn Khóa là kết hợp hiệu quả giao tiếp chính thức và không chính thức — đảm bảo sự rõ ràng, có cấu trúc và hiệu quả trong khi duy trì môi trường làm việc hợp tác và cởi mở.
- Khóa học này sẽ giúp bạn kết hợp hiệu quả giao tiếp chính thức và không chính thức, đảm bảo sự rõ ràng, có cấu trúc và hiệu quả trong khi duy trì môi trường làm việc hợp tác và cởi mở.
- Khóa học này sẽ giúp bạn kết hợp hiệu quả giao tiếp chính thức và không chính thức, đảm bảo sự rõ ràng, có cấu trúc và hiệu quả trong khi duy trì môi trường làm việc hợp tác và cởi mở.
- Cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc với ClickUp: Tài liệu ClickUp: Tổ chức và ghi chép các thông tin giao tiếp chính thức. Trò chuyện & Bình luận ClickUp: Hợp lý hóa các cuộc thảo luận không chính thức mà không làm mất bối cảnh. Bảng trắng ClickUp: Động não và hình dung ý tưởng trong thời gian thực. Thông báo & Phân công nhiệm vụ ClickUp: Đảm bảo các cập nhật quan trọng không bị mất.
- Tài liệu ClickUp: Tổ chức và ghi chép giao tiếp chính thức.
- ClickUp Chat & Comments: Hợp lý hóa các cuộc thảo luận không chính thức mà không làm mất bối cảnh.
- Bảng trắng ClickUp: Động não và hình dung ý tưởng trong thời gian thực.
- Thông báo và phân công nhiệm vụ ClickUp: Đảm bảo không bỏ lỡ các cập nhật quan trọng.
- Tài liệu ClickUp: Tổ chức và ghi chép giao tiếp chính thức.
- ClickUp Chat & Comments: Hợp lý hóa các cuộc thảo luận không chính thức mà không làm mất bối cảnh.
- Bảng trắng ClickUp: Động não và hình dung ý tưởng trong thời gian thực.
- Thông báo & Phân công nhiệm vụ ClickUp: Đảm bảo không bỏ lỡ các cập nhật quan trọng.
Hiểu về giao tiếp chính thức
Hầu hết các không gian làm việc đều có các quy tắc giao tiếp chính thức nhằm củng cố hình ảnh và văn hóa công ty, được thiết kế để giảm thiểu lỗi và sự xao lãng trong giao tiếp giữa các nhân viên.
Giao tiếp chính thức đề cập đến một cách trao đổi thông tin có cấu trúc thông qua các kênh chính thức. Các cuộc hội thoại này được giám sát và theo dõi và tuân theo một hệ thống phân cấp được xác định trước. Chuỗi email, yêu cầu công việc, hội nghị video, báo cáo chính thức, cập nhật dự án và các kênh trò chuyện do công ty quy định là một số ví dụ nổi bật.
Nội dung hoàn toàn thực tế và nhằm mục đích chính thức hóa giao tiếp để chia sẻ thông tin theo mong muốn của công ty.
Các loại giao tiếp chính thức
Tùy thuộc vào cách chia sẻ ý tưởng, giao tiếp chính thức có thể có ba loại:
- Dọc: Khi giao tiếp chính thức diễn ra giữa các cấp tổ chức trong một chuỗi phân cấp. Cấp trên có thể nói chuyện với cấp dưới (từ trên xuống) và cấp dưới có thể chia sẻ ý tưởng với cấp trên (từ dưới lên)
- Ngang hoặc ngang hàng: Khi các nhân viên từ các bộ phận khác nhau làm việc ở cùng cấp độ giao tiếp với nhau. Ví dụ: các thành viên nhóm phát triển sản phẩm tham gia vào giao tiếp hợp tác với các đồng nghiệp trong bộ phận tiếp thị để phối hợp ra mắt sản phẩm
- Chéo hoặc ngang: Điều này có nghĩa là các nhân viên từ các bộ phận khác nhau làm việc ở các cấp độ khác nhau có thể giao tiếp chéo nhau. Ví dụ: trưởng nhóm sản phẩm nói chuyện với đại diện phát triển bán hàng (SDR) để xác định các yêu cầu tính năng cần ưu tiên trong sprint tiếp theo
Đặc điểm của giao tiếp chính thức
Bạn có thể nhận biết giao tiếp chính thức thông qua một số đặc điểm nổi bật:
- Sự nhất quán trong quy trình và từ vựng chuyên nghiệp
- Tính chất không đồng bộ và dựa trên sự phê duyệt, thường khiến quá trình trở nên chậm chạp và tốn nhiều công sức
- Biểu mẫu văn bản, giúp chi tiết, tập trung vào công việc và dễ tham khảo
- Tập trung vào bảo mật, điều này khiến giao tiếp chính thức trở thành lựa chọn lý tưởng cho phương pháp tiếp cận dựa trên nhu cầu biết để bảo mật dự án
Ví dụ về giao tiếp chính thức
Một cách tốt để xác định giao tiếp chính thức là xem liệu nó có được ghi chép chính thức hay không. Các tài liệu hỗ trợ trong ma trận giao tiếp nội bộ có thể bao gồm
- chủ đề email
- đơn đặt hàng và cập nhật hàng tồn kho
- yêu cầu công việc
- giao tiếp video không đồng bộ và hội thảo trực tuyến
Giao tiếp chính thức giúp hoạt động nội bộ giữa các bộ phận, đồng nghiệp và các cấp phân cấp diễn ra suôn sẻ.
Vì luồng giao tiếp này hoàn toàn liên quan đến hệ thống và hướng dẫn, một chiến lược giao tiếp hợp lý có thể giúp bạn truyền tải thông tin hiệu quả hơn. Là một nền tảng quản lý năng suất tất cả trong một, ClickUp tập trung mạnh mẽ vào giao tiếp nhóm và các cách để cải thiện tương tác trong không gian làm việc.
Ví dụ: Mẫu giao tiếp nội bộ ClickUp được thiết kế riêng cho những người muốn xây dựng văn hóa công ty vững mạnh trong nội bộ.
Với mẫu này, bạn có thể triển khai cách truyền tải thông tin, mở rộng các điểm tiếp xúc giao tiếp để theo kịp sự phức tạp và tuân thủ các luật bảo mật dữ liệu khác nhau — tất cả mà không cần bắt đầu từ đầu.
Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện:
- Đặt mục tiêu, công việc và công việc con cho giao tiếp với ClickUp Goals và ClickUp Tasks, phân công công việc cho các bên liên quan và đặt dòng thời gian và thời hạn với ClickUp Calendar
- Thiết lập các kênh nội bộ như email, trò chuyện và cuộc họp, đồng thời quy định các quy tắc cơ bản để kiểm soát luồng thông tin
- Sửa đổi trạng thái, trường và chế độ xem tùy chỉnh để sàng lọc các cập nhật và theo dõi nội dung
Mẫu này rất hữu ích để duy trì tính minh bạch trên toàn bảng và giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Nó cũng đóng vai trò là trung tâm tập trung để lưu trữ các cuộc hội thoại, thông báo và tài liệu liên quan đến truyền thông trong toàn công ty tại một nơi.
Ưu điểm và nhược điểm của giao tiếp chính thức
Giao tiếp chính thức có những ưu điểm và nhược điểm. Hiểu rõ những ưu nhược điểm này là điều quan trọng để biết khi nào nên sử dụng các kênh chính thức đã được quy định.
Lợi ích của giao tiếp chính thức
Giao tiếp chính thức là một phần thiết yếu của một công ty hoạt động hiệu quả vì
- Nó giúp nuôi dưỡng kỷ luật và chuyên nghiệp trong đội ngũ nhân viên
- Mang lại sự minh bạch và hiệu quả cho các cuộc hội thoại
- Vì hầu hết nội dung đã được ghi lại, nên nó hỗ trợ việc kiểm tra và tuân thủ dữ liệu
Nhược điểm của giao tiếp chính thức
Tuy nhiên, những yếu tố khiến giao tiếp chính thức trở nên hiệu quả cũng chính là những yếu tố khiến nó trở nên cứng nhắc.
- Hình thức giao tiếp này ít có chỗ cho cá tính vì nó ưu tiên công việc hơn cảm xúc và ý kiến cá nhân
- Các chủ đề dài được duy trì vì mục đích tuân thủ quy định có thể tốn rất nhiều thời gian
- Nó có thể trông lạnh lùng và cản trở sự gắn kết giữa nhân viên
📮ClickUp Insight: Khoảng 41% chuyên gia thích sử dụng tin nhắn tức thời để giao tiếp trong nhóm.
Mặc dù mang lại sự trao đổi nhanh chóng và hiệu quả, nhưng các tin nhắn thường được lan truyền trên nhiều kênh, chủ đề hoặc tin nhắn trực tiếp, khiến việc truy xuất thông tin sau này trở nên khó khăn hơn.
📊 Muốn hiểu cách thức nó ảnh hưởng đến năng suất của nhóm bạn? Tải bản Báo cáo tình hình giao tiếp tại nơi làm việc ngay hôm nay!
Cũng nên đọc: 10 ứng dụng và công cụ giao tiếp nhóm tốt nhất
Vai trò của giao tiếp chính thức trong tổ chức
Thật khó để tưởng tượng một công ty không có chiến lược giao tiếp chính thức. Tuân thủ các quy tắc này có nghĩa là thông tin được chia sẻ một cách minh bạch, không bị bóp méo và theo cách có thể theo dõi để tham khảo.
Trong các tổ chức có phân cấp nội bộ phức tạp, giao tiếp chính thức còn giúp thiết lập quyền hạn và thúc đẩy kỷ luật của nhân viên.
Hiểu về giao tiếp không chính thức
Không phải tất cả các cuộc hội thoại đều cần phải thông qua các kênh chính thức. Một số cuộc hội thoại cá nhân và tức thời giúp hoàn thành công việc bằng cách tiết kiệm thời gian.
Chắc hẳn bạn đã từng nghe đến giao tiếp truyền miệng — cách thức không chính thức mà các đồng nghiệp chia sẻ thông tin với nhau.
Giao tiếp không chính thức là luồng thông tin không chính thức dựa trên mối quan hệ xã hội giữa các nhân viên. Nó tự phát, miễn phí và nhanh chóng. Giao tiếp bằng lời nói về công việc, giúp đỡ đồng nghiệp tại nơi làm việc hoặc trò chuyện thoải mái bằng ngôn ngữ không chính thức trong giờ nghỉ trưa — bất kỳ điều gì không tuân theo các kênh giao tiếp quy định của công ty đều là một phần của giao tiếp không chính thức.
Các loại giao tiếp không chính thức
Giao tiếp không chính thức không tuân theo các quy tắc hoặc cấu trúc nghiêm ngặt, khiến nó trở nên rất linh hoạt và năng động. Nó có thể có nhiều biểu mẫu, mỗi biểu mẫu phục vụ các mục đích và bối cảnh khác nhau trong nơi làm việc.
Dưới đây là bốn loại chính:
- Dây chuyền đơn: Khi một người nói điều gì đó với người khác, và người đó truyền đạt lại thông điệp đó cho người khác, chuỗi tiếp tục. Đây là loại giao tiếp không chính thức tự nhiên nhất
- Chuỗi cụm: Khi ai đó tâm sự với đồng nghiệp đáng tin cậy của mình, và đồng nghiệp đó chia sẻ thông tin với những người khác mà họ tin tưởng. Loại chuyển đổi này dựa trên sự tin tưởng nhưng được truyền đi giữa các nhóm người được lựa chọn. Ví dụ: người quản lý thảo luận riêng về những thay đổi của khách hàng với nhóm sản phẩm và các thành viên nhóm sản phẩm thảo luận về vấn đề này với nhóm thiết kế
- Chuỗi tin đồn: Loại giao tiếp không chính thức phổ biến nhất — chuỗi tin đồn liên quan đến việc một số người nói chuyện với một nhóm người, và những người trong nhóm đó chia sẻ thông tin đó với các nhóm người khác. Đây là cách nhanh nhất để truyền bá thông tin một cách không chính thức
- Chuỗi xác suất: Đôi khi, một nhân viên có thể ngẫu nhiên chọn một vài đồng nghiệp để chia sẻ thông tin, và những đồng nghiệp đó tiếp tục xu hướng này bằng cách ngẫu nhiên truyền tải nội dung cho những người khác. Ví dụ: một người đề cập đến chính sách nhân sự mới với một đồng nghiệp ngồi cùng bàn trong bữa trưa
Đặc điểm của giao tiếp không chính thức
Giao tiếp không chính thức diễn ra ngoài email và bảng điều khiển, và nó có một số đặc điểm chính để dễ dàng nhận biết:
- Nó là nhanh chóng, cá nhân và thoải mái
- Là một phương thức giao tiếp đồng bộ, nó giúp cắt giảm thời gian cần thiết để đi qua các bước chính thức, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn
- Giao tiếp không chính thức tốt cho tinh thần của nhân viên vì họ có bạn bè để chia sẻ cảm xúc
- Mặc dù các cuộc trò chuyện không chính thức mang lại sự thoải mái, nhưng chúng có thể không chính xác vì nội dung không được ghi lại, xác minh hoặc theo dõi
- Nhân viên không hài lòng thường gây ra thách thức trong giao tiếp bằng cách lan truyền thông tin sai lệch qua các kênh không chính thức
Ví dụ về giao tiếp không chính thức
Bất kỳ cuộc hội thoại không chính thức nào không cần phải ghi vào hệ thống đều là một phần của giao tiếp không chính thức. Điều này có thể bao gồm
- Cập nhật bằng lời nói về công việc và dự án
- Cuộc trò chuyện bên máy nước và lời chào hỏi trong hành lang
- Bữa trưa nhóm và các buổi teambuilding công ty
Bạn có thể nghe đồng nghiệp trò chuyện một cách không chính thức về cách họ đã dành cuối tuần, trận đấu họ xem tối qua hoặc chính sách mới của bộ phận nhân sự.
Ưu điểm và nhược điểm của giao tiếp không chính thức
Giao tiếp không chính thức có thể cực kỳ hiệu quả, nhưng thành công của nó phần lớn phụ thuộc vào bối cảnh sử dụng. Hiểu được giao tiếp không chính thức phát huy hiệu quả ở đâu và có thể thiếu sót ở đâu có thể giúp bạn tận dụng điểm mạnh và giảm thiểu nhược điểm của nó.
Lợi ích của giao tiếp không chính thức
Giao tiếp không chính thức bổ sung cho những giới hạn của giao tiếp chính thức.
- Nó làm cho trải nghiệm tại văn phòng trở nên tự nhiên và thân mật hơn
- Nó giúp nhân viên cởi mở hơn với đồng nghiệp và tạo ra những mối quan hệ gắn kết, hỗ trợ nhau trong công việc nhóm
- Giao tiếp không chính thức tạo sự tự tin và cảm giác thân thuộc — hai yếu tố khóa để tìm thấy ở những nhân viên có năng suất cao.
Những nhược điểm của giao tiếp không chính thức
Tuy nhiên, giao tiếp không chính thức cũng không phải không có nhược điểm.
- Nó không được quy định và có thể gây ra thông tin sai lệch lan truyền nhanh chóng
- Nếu nhân viên quá chú trọng vào những cuộc trò chuyện vu vơ và tin đồn, điều đó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến văn hóa và năng suất của nhóm
- Lãnh đạo không thể theo dõi các cuộc trò chuyện không chính thức, vì vậy không có trách nhiệm giải trình
Nhiều sai sót trong giao tiếp không chính thức bắt nguồn từ việc thiếu cấu trúc trong giao tiếp nội bộ, khi các thông tin cập nhật được truyền miệng. Một trong những cách tốt nhất để giảm thiểu điều đó là sử dụng mẫu kế hoạch dự án, chẳng hạn như Mẫu giao tiếp nhân viên của ClickUp. Đây là cách đơn giản nhưng toàn diện để truyền bá thông tin, giúp những người có liên quan luôn cập nhật thông tin chi tiết xác thực.
Như bạn có thể đoán, nhóm nhân sự thấy nội dung này đặc biệt hữu ích.
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng tối đa điều này:
- Lập kế hoạch và triển khai chiến lược giao tiếp của bạn bằng cách sử dụng Chế độ xem Chiến lược kế hoạch giao tiếp
- Sử dụng chế độ xem "Hướng dẫn bắt đầu" để giải thích ma trận giao tiếp và các quy tắc cơ bản để tránh hiểu lầm
- Sử dụng chế độ xem "Cập nhật giao tiếp" để theo dõi các cập nhật cũ và sắp tới
- Giảm nhu cầu giao tiếp không chính thức bằng cách theo dõi các tương tác trong Bảng điều khiển ClickUp
- Tạo bố cục trực quan dễ theo dõi bằng cách thêm trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ của các công việc và công việc con trong kế hoạch giao tiếp của bạn
Mẫu này hợp nhất quản lý dự án với quản lý nhân viên để đảm bảo giao tiếp liền mạch.
Vai trò của giao tiếp không chính thức trong tổ chức
Trong trường hợp tốt nhất, giao tiếp không chính thức giúp xây dựng kết nối với các nhân viên khác. Nó phá vỡ phân cấp, tạo điều kiện cho luồng thông tin miễn phí và thúc đẩy sự đồng cảm. Vỗ nhẹ vào lưng để khen ngợi công việc tốt, giúp đồng nghiệp giải quyết vấn đề hoặc lắng nghe đồng nghiệp để họ cảm thấy được lắng nghe là những cử chỉ không hoàn toàn có thể thực hiện trong môi trường chính thức.
Nghiên cứu Hawthorne do Elton Mayo thực hiện đã chứng minh rằng giao tiếp không chính thức ảnh hưởng đến sự phát triển và củng cố các tiêu chuẩn hiệu suất và kỳ vọng của thành viên trong nhóm làm việc. Điều này cho thấy rằng các tương tác không chính thức có thể định hình văn hóa và chuẩn mực tổ chức hiệu quả hơn giao tiếp chính thức
Giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức
Nơi làm việc không thể chọn một kênh mặc định hơn kênh khác vì cả hai loại giao tiếp đều quan trọng trong các bối cảnh khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu sự khác biệt giữa chúng và cách chuyển đổi giữa chúng.
Sự khác biệt chính giữa giao tiếp chính thức và không chính thức
Dưới đây là tổng quan về những điểm khác biệt chính giữa giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức:
| Giao tiếp chính thức | Giao tiếp không chính thức |
| Nó được quy định, chuyên nghiệp và có tính phân cấp | Nó linh hoạt, không bị quy định và mô phỏng cách lan truyền thông tin trong môi trường không chính thức |
| Nó là phi đồng bộ và dựa trên sự phê duyệt, khiến quá trình diễn ra chậm | Nó diễn ra đồng thời, giúp giao tiếp nhanh chóng |
| Giao tiếp chính thức chủ yếu là bằng văn bản | Giao tiếp không chính thức dựa trên cử chỉ và giao tiếp bằng lời nói |
| Nó duy trì độ chính xác và bảo mật của dữ liệu, giúp nó trở nên đáng tin cậy hơn | Nó có thể không hoàn toàn chính xác hoặc bí mật, vì khoảng cách thông tin có thể dẫn đến tin đồn và thông tin không đầy đủ |
| Nhằm giải quyết các mục tiêu và công việc chính thức | Mục đích là cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên và văn hóa nhóm |
Điểm tương đồng giữa giao tiếp chính thức và không chính thức
Mặc dù có cách tiếp cận hoàn toàn khác nhau, giao tiếp chính thức và không chính thức cùng nhau góp phần tạo nên văn hóa công ty tích cực.
- Chúng mang đến cho mọi người sự tự do chia sẻ ý tưởng và bối cảnh thông qua các kênh và định dạng khác nhau
- Cả giao tiếp chính thức và không chính thức đều giúp ích cho việc ra quyết định và năng suất
- Con người hấp thu thông tin nhanh hơn khi bạn kết hợp các kênh truyền tải khác nhau
Cân bằng giao tiếp chính thức và không chính thức trong cài đặt nội bộ
Bí quyết để có một nơi làm việc năng suất cao là cân bằng giữa giao tiếp chính thức và không chính thức. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc hiểu khi nào nên sử dụng định dạng nào, hãy tìm kiếm các chính sách của công ty về giao tiếp chính thức. Các chiến lược giao tiếp chính thức thường được bộ phận nhân sự và trưởng nhóm ghi chép rõ ràng. Bạn sẽ tìm thấy các kênh, dòng thời gian, quy trình và quy tắc đã được phê duyệt trong đó.
Theo nguyên tắc chung, nếu một vấn đề liên quan chặt chẽ đến công việc, cần người khác biết và mang tính bí mật, thì vấn đề đó phải được xử lý qua kênh chính thức.
Sự khác biệt chính giữa các kênh giao tiếp chính thức và không chính thức nằm ở suy nghĩ của bạn. Bạn nên sử dụng giao tiếp không chính thức khi đang nghỉ giải lao hoặc nhanh chóng trao đổi với đồng nghiệp. Nhưng hãy nhớ không chia sẻ quá nhiều thông tin qua các kênh không chính thức hoặc hành động dựa trên thông tin không thể xác minh. Bằng cách quan sát thời điểm và cách thức người khác sử dụng giao tiếp chính thức và không chính thức, bạn có thể học cách cân bằng giữa hai loại giao tiếp này.
Ví dụ về sự đan xen giữa giao tiếp chính thức và không chính thức
Hãy tưởng tượng Sarah, một quản lý dự án, phải xoay xở giữa giao tiếp chính thức và không chính thức trong công việc hàng ngày. Cô bắt đầu ngày làm việc với một cuộc họp nhóm có cấu trúc, tuân theo một chương trình nghị sự nghiêm ngặt và ghi chép các mục hành động. Sau đó, cô gặp Bob từ bộ phận tiếp thị trong phòng nghỉ và họ cùng nhau nghĩ ra một ý tưởng chiến dịch tuyệt vời trong khi uống cà phê. Sự kết hợp giữa cấu trúc chính thức và tương tác bình thường giúp nhóm của cô luôn thống nhất và khơi dậy sự sáng tạo.
Trong khi đó, Alex, một nhân viên mới, trải nghiệm trực tiếp sức mạnh của các phong cách giao tiếp hỗn hợp. Anh tham dự một phiên giới thiệu chính thức, tìm hiểu các chính sách và quy trình của công ty. Nhưng chính trong bữa trưa không chính thức với người hướng dẫn của mình, Javier, anh mới thực sự học được những quy tắc bất thành văn của văn hóa công sở. Khi Alex trải qua buổi đánh giá hiệu suất đầu tiên — một quy trình chính thức — anh cảm thấy biết ơn những phản hồi không chính thức mà Javier đã cung cấp cho anh suốt thời gian qua, giúp anh cảm thấy sẵn sàng và được hỗ trợ trong vai trò mới của mình.
Công cụ cho giao tiếp hiệu quả
Việc thiết lập các nguyên tắc giao tiếp là khó khăn, và việc duy trì chúng theo thời gian còn khó hơn. Khi công ty phát triển về quy mô hoạt động, lực lượng lao động, đối tác và khách hàng, những khoảng cách nhỏ bắt đầu xuất hiện, dẫn đến hiểu lầm, thông tin sai lệch và thiếu rõ ràng.
Sử dụng công cụ giao tiếp nội bộ như ClickUp sẽ đơn giản hóa luồng thông tin. Cách thực hiện như sau:
- Sử dụng ClickUp Docs để lập chiến lược kế hoạch giao tiếp, mời mọi người cộng tác trên wiki giao tiếp, thêm liên kết và tệp tin có liên quan, đồng thời sử dụng trình chỉnh sửa văn bản phong phú để điều hướng tốt hơn
- Thực hiện tạo/lập và phân phối nội dung bằng cách sử dụng ClickUp Brain. Yêu cầu công cụ AI phân tích các kế hoạch giao tiếp chính thức và nêu rõ các lĩnh vực cần cải thiện, tạo dàn ý nội dung và thậm chí yêu cầu nó đề xuất các bước tiếp theo. Đó là trợ lý AI của bạn, sống trong không gian ClickUp của bạn, sẵn sàng phục vụ bạn với nội dung phù hợp
- Sử dụng Trò chuyện ClickUp để tập hợp tất cả các cuộc hội thoại thời gian thực vào một nơi. Bạn có thể phân công nhiệm vụ, chia sẻ nội dung liên quan đến dự án, tạo chế độ xem trò chuyện riêng và quản lý quyền truy cập. Điều này giúp cải thiện đáng kể tốc độ giao tiếp chính thức
📮ClickUp Insight: Khoảng 41% chuyên gia thích sử dụng tin nhắn tức thời để giao tiếp trong nhóm. Mặc dù tin nhắn mang lại sự trao đổi nhanh chóng và hiệu quả, nhưng chúng thường được phân tán trên nhiều kênh, chủ đề hoặc tin nhắn trực tiếp, khiến việc tìm kiếm thông tin sau này trở nên khó khăn hơn. Với giải pháp tích hợp như ClickUp Chat, các chủ đề trò chuyện của bạn được lập bản đồ cho các dự án và nhiệm vụ cụ thể, giúp các cuộc hội thoại của bạn luôn có bối cảnh và sẵn sàng để tham khảo.
- Đối với những cuộc hội thoại mà tin nhắn văn bản không thể truyền tải đầy đủ bối cảnh, hãy thử ClickUp Clips. Ghi lại màn hình của bạn và hướng dẫn nhóm của bạn về các hướng dẫn, mô-đun đào tạo, tính năng phần mềm, kế hoạch tiếp thị, quy trình dự án, phản hồi và hơn thế nữa, kèm theo lời bình luận hỗ trợ
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem bảng Kanban, danh sách, bảng và Gantt để giúp các bên liên quan hiểu công việc đang tiến hành và cách giao tiếp với các bên liên quan khác
- Hình dung các sáng kiến chiến lược với Bảng trắng ClickUp để các bên liên quan có được thông tin chính xác ngay từ đầu. Thêm ý tưởng, sắp xếp chúng bằng tính năng kéo và thả, và biến chúng thành các nhiệm vụ riêng lẻ. Dễ dàng theo dõi và giảm thời gian lãng phí cho các chuỗi email
Thay vì bắt đầu từ đầu, hãy thử Mẫu kế hoạch giao tiếp ClickUp. Bạn có thể sửa đổi và phát triển tài liệu có thể tùy chỉnh hoàn toàn này để phù hợp với các trường hợp sử dụng của mình.
Ví dụ: giả sử giám đốc bán hàng đang triển khai một chương trình cho một nhóm dân số mới. Trong trường hợp đó, họ có thể giải thích cho SDR cách giao tiếp, tuân thủ các quy tắc và cập nhật trạng thái giao dịch. Bằng cách này, SDR sẽ biết những gì cần giao tiếp chính thức và những gì có thể thảo luận không chính thức.
Với kế hoạch hành động được ghi chép rõ ràng này, bạn có thể
- Tạo một khung trong ClickUp Docs để các nhóm tuân theo một chiến lược giao tiếp nhất quán với
- Thiết lập vai trò và các bên liên quan thông qua Nhiệm vụ ClickUp để mọi người biết cần thảo luận gì và với ai
- Xác định các kênh giao tiếp chính thức và chỉnh sửa chế độ xem và trường tùy chỉnh để hiển thị tốt hơn
- Sử dụng Cột mốc ClickUp để theo dõi và đo lường hiệu suất
Điểm hay nhất của mẫu này là các công ty có thể sử dụng nó để tổ chức giao tiếp nội bộ và điều chỉnh thông điệp gửi đến khách hàng và nhà cung cấp.
Cải thiện giao tiếp nội bộ với ClickUp
Các cuộc hội thoại trung thực, minh bạch và thời gian thực giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp và giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Cả các kênh chính thức và không chính thức đều khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả nhất.
Là một công cụ hợp tác doanh nghiệp, ClickUp giúp các nhà quản lý và nhân viên giao tiếp hiệu quả mà không cần chuyển đổi giữa quá nhiều nền tảng. Nó có một loạt các công cụ kỹ thuật số được thiết kế cho giao tiếp di động.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và tăng cường giao tiếp nội bộ của bạn.