Cách lập và quản lý các giả định dự án chính xác [Hướng dẫn đầy đủ với hơn 30 ví dụ]

Chúng ta đưa ra các giả định hoặc phỏng đoán trong cuộc sống hàng ngày — ví dụ, bạn giả định rằng xe của bạn sẽ hoạt động vào buổi sáng và đưa bạn đến nơi làm việc đúng giờ. Hoặc điện thoại của bạn sẽ không ngừng hoạt động khi bạn đang cố gắng tìm địa chỉ bằng Google Maps.

Bây giờ, hãy tưởng tượng bạn là người quản lý dự án và đưa ra những giả định này — đột nhiên, có rất nhiều thứ đang bị đe dọa. Với mục tiêu hoàn thành dự án đúng thời hạn, bạn có rất nhiều giả định, như sự sẵn có của các nguồn lực hoặc việc phê duyệt kịp thời ngân sách được yêu cầu, để điều hướng khi lập kế hoạch dự án.

Như bạn có thể đoán, quản lý giả định dự án là một việc khó khăn. Bạn không thể dựa vào phỏng đoán vì những giả định sai lầm có thể làm dự án bị trật bánh, đặc biệt là nếu bạn không có kế hoạch sao lưu và không chuẩn bị để xử lý các rủi ro liên quan.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận cách xác định và quản lý các giả định dự án để ước tính kết quả quản lý dự án chính xác hơn. Chúng ta sẽ tìm hiểu về:

Hiểu về giả định dự án

Giả định dự án là các yếu tố, sự kiện và hoàn cảnh mà các nhà quản lý dự án và nhóm của họ cho là đúng — mặc dù không có bằng chứng thực nghiệm để chứng minh.

Tất cả các nhà quản lý dự án đều dựa vào một số giả định nhất định trong toàn bộ vòng đời dự án. Từ quá trình lập kế hoạch dự án đến phát triển và giao hàng, bộ giả định phù hợp sẽ giúp họ hình dung thành công của dự án và ngăn chặn các trở ngại như:

Mặc dù không có bằng chứng, hầu hết các giả định dự án đều dựa trên xu hướng dữ liệu và kinh nghiệm trong quá khứ hoặc là phỏng đoán có cơ sở. Chúng có vẻ như là lẽ thường tình, cho đến khi chúng không còn là lẽ thường tình và trở thành rủi ro dự án. 🥲

Tại sao mọi giả định dự án đều có thể là rủi ro tiềm ẩn và cách đối phó với sự không chắc chắn

Giả định được gọi là giả định vì chúng dựa trên những điều chưa biết và không chắc chắn.

Vì vậy, luôn có mối liên hệ giữa giả định và rủi ro. Nhiều điều có thể xảy ra, làm mất hiệu lực giả định của bạn và làm lung lay quản lý dự án của bạn. Đó là lý do tại sao bạn cần có một kế hoạch chi tiết để giúp bạn tính toán các rủi ro tiềm ẩn có thể gặp phải nếu giả định của bạn không chính xác.

Các nhà quản lý dự án thành công thường đối phó với những bất ổn này bằng cách:

Mẹo chuyên nghiệp: Khi xác định các giả định chính, người quản lý dự án nên ghi chú bên cạnh các rủi ro tiềm ẩn. Một cách nhanh chóng để làm việc này là sử dụng Mẫu Bảng trắng Đánh giá rủi ro của ClickUp —mẫu này có bản đồ được mã hóa bằng màu sắc để giúp bạn theo dõi khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng của tất cả các rủi ro dự án.

Rủi ro liên quan đến giả định dự án không đáng tin cậy thường xuất hiện ở góc trên bên phải của bản đồ và cần được theo dõi liên tục.

6 loại giả định dự án phổ biến

Chúng ta có thể chia các giả định dự án thành các loại khác nhau tùy thuộc vào trọng tâm của chúng. Mặc dù việc phân loại là tùy thuộc vào bạn, nhưng đây là sáu loại phổ biến nhất kèm theo ví dụ:

1. Các giả định dự án liên quan đến hoạt động

Mọi nhà quản lý dự án đều biết về những rủi ro cố hữu trong hoạt động hàng ngày, như phạm vi dự án bị mở rộng, sự cố thiết bị, xung đột trong nhóm hoặc thông tin truyền đạt không rõ ràng với các bên liên quan đến dự án.

Dưới đây là các tuyên bố giả định dự án liên quan đến hoạt động trên phạm vi rộng mà bạn có thể xem xét:

Nhiều giả định ngầm ở đây có thể là những rủi ro tiềm ẩn và dẫn đến sự chậm trễ, thậm chí là thất bại của dự án, vì vậy, bạn cần thận trọng khi đưa ra ước tính. Ví dụ, thay vì giả định 100% thành viên trong nhóm luôn sẵn sàng, sẽ khôn ngoan hơn nếu ước tính 80% để tính đến các trường hợp nghỉ ốm và nghỉ phép.

2. Giả định dự án môi trường

Giả định dự án về môi trường, còn gọi là giả định về địa điểm, tập trung vào các yếu tố môi trường mà bạn không thể kiểm soát. Hãy xem một vài ví dụ về giả định dự án liên quan đến các tình huống môi trường dưới đây:

Mẹo: Sử dụng Mẫu kế hoạch dự phòng ClickUp để đưa ra các giải pháp thay thế cho các giả định về môi trường không đúng.

3. Giả định dự án dựa trên thời gian

Các giả định dự án dựa trên thời gian hoặc lịch trình tập trung vào thời lượng dự án, nhằm dự đoán thời gian thực hiện của từng hoạt động và công việc. Bạn sử dụng chúng để tạo ra một dòng thời gian dự án thực tế để tuân thủ. ⌛

Một vài ví dụ về các giả định dự án phổ biến trong không gian này:

4. Giả định dự án liên quan đến tài nguyên

Các giả định này liên quan đến tính sẵn có và quản lý tất cả các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án, từ vật liệu và công nghệ đến nguồn nhân lực.

Hãy xem một vài ví dụ về giả định về tài nguyên:

Lập bản đồ các giả định này trong quá trình lập kế hoạch dự án — bạn có thể cần sự chấp thuận của các bên liên quan quan trọng trong một số lĩnh vực (như lập ngân sách).

5. Giả định tài chính của dự án

Một số nhóm thích ghi chép các giả định tài chính riêng biệt để có ước tính chi phí dự án chi tiết hơn — ý tưởng là dành riêng một khoản tiền cho từng giai đoạn, công việc hoặc cột mốc của dự án.

Dưới đây là một số ví dụ về giả định ngân sách:

6. Giả định về phạm vi dự án

Phạm vi dự án mô tả các mục tiêu, yêu cầu và công việc bạn cần hoàn thành để đạt được kết quả cuối cùng đã định — các yêu cầu bổ sung có nghĩa là kế hoạch dự án ban đầu của bạn trở nên vô dụng. Về cơ bản, toàn bộ phạm vi dự án của bạn là một giả định.

Dưới đây là một số ví dụ về giả định dự án về phạm vi:

Phần thưởng: Sử dụng Mẫu phạm vi dự án ClickUp hoặc Mẫu điều lệ dự án ClickUp để sắp xếp tất cả dữ liệu liên quan đến phạm vi, bao gồm các phụ thuộc, lịch trình và dòng thời gian của dự án. Cả hai mẫu đều có tính hợp tác, cho phép các thành viên trong nhóm đóng góp và thực hiện các thay đổi trong phạm vi dự án theo thời gian thực để tăng cường tính minh bạch.

Giả định, phụ thuộc và rủi ro của dự án có mối liên hệ như thế nào?

Chúng ta biết rằng các giả định, phụ thuộc và rủi ro của dự án quyết định tiến trình của dự án và giúp quản lý quy trình làm việc hiệu quả, nhưng các khái niệm này ảnh hưởng lẫn nhau như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu.

Cả giả định và sự phụ thuộc của dự án đều có thể dẫn đến rủi ro, nhưng theo những cách khác nhau. Như chúng ta đã thảo luận trước đó, mọi giả định đều có khả năng rủi ro vì luôn có khả năng nó không hợp lệ. Trong hầu hết các trường hợp, giả định áp dụng cho toàn bộ dự án. Ví dụ: bạn giả định rằng các thành viên trong nhóm dự án của bạn sẽ đạt được các cột mốc mà không có sự chậm trễ, nhưng khả năng họ không làm được là một rủi ro.

Phụ thuộc, mặt khác, chỉ rủi ro liên quan đến hai hoặc nhiều hoạt động liên kết với nhau. Giả sử một dự án muốn chuyển sang giai đoạn khởi động, trước tiên nó cần được các bên liên quan chính phê duyệt cuối cùng, mà các quản lý dự án giả định sẽ nhận được đúng hạn.

Trong trường hợp này, công việc phê duyệt là một "phụ thuộc" vì sự chậm trễ của nó có thể trì hoãn toàn bộ dòng thời gian khởi động dự án — đó là một rủi ro khá lớn.

Giả định, rủi ro và hạn chế của dự án: So sánh

Giả định, rủi ro và hạn chế của dự án là những khái niệm trùng lặp nhau, vì vậy hãy làm rõ vấn đề này ở đây. 🔦

Hãy tập trung vào rủi ro và hạn chế riêng biệt để so sánh.

Giả định so với rủi ro dự án

Cả giả định và rủi ro đều được ghi chú trước khi dự án bắt đầu. Sự khác biệt ở đây là bạn muốn các giả định của mình đúng cho sự thành công toàn diện của dự án. Tuy nhiên, điều ngược lại xảy ra với rủi ro dự án — chúng sẽ gây nguy hiểm cho dự án của bạn nếu chúng xảy ra, vì vậy bạn cần một kế hoạch quản lý rủi ro để giảm khả năng xảy ra từng rủi ro đã được ghi nhận.

Giả định và hạn chế của dự án

Hạn chế dự án là những giới hạn tồn tại từ trước mà bạn cần tính đến khi đưa ra giả định dự án. Không giống như giả định có thể đúng hoặc sai, hạn chế là điều chắc chắn. Theo Viện Quản lý Dự án, có sáu loại hạn chế dự án:

Bạn xác định các giả định và hạn chế ngay từ giai đoạn khởi động. Mỗi giả định dự án giúp bạn lập kế hoạch và dẫn dắt hướng đi, trong khi các hạn chế dự án giống như những ranh giới giúp bạn đi đúng hướng.

3 chiến lược tốt nhất để quản lý giả định dự án

Dưới đây là ba mẹo và chiến lược được các chuyên gia phê duyệt để giúp bạn quản lý các giả định dự án trong suốt vòng đời dự án. 🌻

1. Tận dụng các công cụ quản lý công việc và dự án chất lượng cao

Nếu bạn muốn quản lý các giả định như một chuyên gia, bạn cần sử dụng một công cụ có thể giúp bạn hình dung quy trình làm việc để phát hiện rủi ro, có cái nhìn tổng quan về ngân sách và nguồn nhân lực của dự án, đồng thời thực hiện các điều chỉnh nhanh chóng.

Nếu việc tìm thấy tất cả các tùy chọn này trong một công cụ duy nhất nghe có vẻ bất khả thi, đó chỉ là vì bạn chưa thấy những gì ClickUp có thể làm!

ClickUp là một trong những công cụ quản lý dự án được đánh giá cao nhất trên thị trường vì nó có các tùy chọn giúp bạn phóng to chi tiết dự án nhỏ, cũng như theo dõi tổng thể dự án. 😍

Bắt đầu dự án của bạn một cách đúng đắn với bộ công cụ Quản lý dự án ClickUp

Mọi thứ bạn cần để xác định các giả định dự án và quản lý chúng đều có sẵn trong gói tính năng Quản lý dự án của ClickUp.

Hãy bắt đầu với ClickUp Docs — tùy chọn quản lý kiến thức này có thể giúp bạn tạo, chỉnh sửa, chia sẻ và lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến dự án, từ kế hoạch dự án và điều lệ đến quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP). Đây cũng là một tùy chọn tuyệt vời nếu bạn cần ghi lại các giả định, rủi ro và sự sai lệch của chúng ở một nơi.

Bạn sẽ tìm thấy ClickUp Brain, một trợ lý viết AI mạnh mẽ, trong ClickUp Docs. Với nó, bạn có thể động não, viết văn bản hoặc tóm tắt văn bản của mình để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.

ClickUp Brain có một tính năng tiện lợi tên là Công cụ AI—cho phép bạn sử dụng hơn 100 lời nhắc dựa trên nghiên cứu cho nhiều nhiệm vụ khác nhau trong các nhóm đa chức năng. Ví dụ: nếu bạn chọn tùy chọn Nhóm dự án, bạn sẽ thấy các lời nhắc có thể tùy chỉnh như Tạo tài liệu phạm vi và Tạo kế hoạch quản lý rủi ro dự án, giúp bạn xác định các giả định của dự án.

Hơn nữa, nếu bạn muốn bạn và các bên liên quan có cái nhìn rõ ràng về các giả định và thời hạn của dự án, hãy sử dụng chế độ xem ClickUp. Bạn sẽ có hơn 15 tùy chọn để quan sát các dự án từ các góc độ khác nhau, xác định các giả định ổn định hoặc sai lầm, đồng thời chủ động xác định các yếu tố phụ thuộc và rủi ro.

Sử dụng chế độ xem Danh sách để sắp xếp quy trình công việc hoặc chế độ xem Bảng để sắp xếp công việc theo mức độ hoàn thành. Tận dụng các chế độ xem nâng cao như chế độ xem Khối lượng công việc để quản lý khối lượng công việc của nhóm hoặc chế độ xem Biểu đồ Gantt để theo dõi các hạn chế và phụ thuộc của dự án trên dòng thời gian có thể điều chỉnh và kéo thả.

Cần thảo luận về rủi ro với các nhóm nhanh hơn? Sử dụng chế độ xem Trò chuyện để giao tiếp với nhóm của bạn mà không cần rời khỏi ClickUp, giảm thiểu nhu cầu tổ chức các cuộc họp dài và chuyển đổi bối cảnh.

2. Giữ một bản ghi chép về các giả định

Hãy coi nhật ký giả định như nhật ký của người quản lý dự án — đây là nơi bạn ghi lại mọi giả định của mình từ giai đoạn lập kế hoạch dự án đến giai đoạn thực hiện dự án.

Việc tập hợp tất cả các giả định dự án vào một nơi sẽ giúp bạn theo dõi chúng, giám sát tính hợp lệ và thực hiện thay đổi khi cần thiết.

Sử dụng các mẫu ClickUp để duy trì nhật ký giả định một cách cẩn thận

ClickUp cung cấp hơn 1.000 mẫu cho các mục đích khác nhau, bao gồm duy trì nhật ký giả định. Các mẫu này đi kèm với các phần được tạo sẵn và đóng vai trò như một lối tắt để tạo tài liệu chất lượng.

Nếu bạn muốn quản lý các giả định dự án, chúng tôi khuyên bạn nên xem các mẫu đánh giá rủi ro và đánh giá dự án của ClickUp.

Ví dụ, Mẫu ma trận quyết định giả định ClickUp là công cụ hoàn hảo để tổ chức nhật ký giả định dự án dựa trên các yếu tố rủi ro và không chắc chắn.

Bạn có thể sử dụng Trường Tùy chỉnh của mẫu để chỉ định các giả định của mình, thêm thuộc tính cho từng giả định và giải thích tác động của chúng đối với tiêu chí ra quyết định của bạn. Tính năng cập nhật thời gian thực có thể giúp các bên liên quan luôn được thông báo về tất cả các thay đổi bạn thực hiện.

Sau khi hoàn thành các giả định, hãy sử dụng Mẫu lập kế hoạch dự án ClickUp để phân chia dự án, sắp xếp công việc và nguồn lực, đồng thời theo dõi tiến độ để đảm bảo các giả định của bạn là chính xác.

3. Luôn theo dõi các giả định của bạn

Việc ghi chép các giả định là chưa đủ. Khi dự án tiến triển, một số giả định của bạn sẽ được chứng minh là đúng, trong khi một số khác có thể không còn hợp lệ. Điều này có nghĩa là kế hoạch dự án của bạn có thể thay đổi và bạn cần nhanh chóng suy nghĩ để điều chỉnh quy trình làm việc của nhóm.

Đó là lý do tại sao bạn cần liên tục theo dõi danh sách giả định dự án với tư cách là người quản lý dự án và để ý các sự kiện bất ngờ. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện những thay đổi nhỏ nhất và điều chỉnh hướng đi cho phù hợp.

Sử dụng ClickUp để theo dõi và quản lý các giả định

ClickUp cung cấp một phạm vi các giải pháp để xác định các giả định dự án không đúng. Ví dụ, bạn có thể thiết lập Tự động hóa ClickUp để gửi cho bạn cảnh báo về những thay đổi trong các giả định và hạn chế quan trọng.

Giả sử giả định của bạn là một công việc nhất định cần 50 giờ, bạn có thể cấu hình một tự động hóa đơn giản để gửi thông báo cho bạn nếu thời gian theo dõi trên công việc vượt quá 50 giờ.

Ngoài ra, hình dung các chỉ số dự án và tiến hành phân tích giả định với Bảng điều khiển ClickUp . Chọn từ hơn 50 thẻ để tùy chỉnh Bảng điều khiển của bạn và trình bày dữ liệu số hoặc hình ảnh cụ thể mà bạn quan tâm. Hình dung các giả định từ các dự án trước có thể giúp bạn lập kế hoạch cho các dự án trong tương lai và giảm thiểu sai lệch.

Vượt qua những thách thức về giả định dự án

Điều phối các giả định dự án không phải là việc dễ dàng — có một số thách thức có thể làm chậm tiến độ và ảnh hưởng đến thành công của dự án.

Dưới đây là một số thách thức phổ biến và cách khắc phục chúng:

Sự không chắc chắn

Đây là vấn đề số một trong việc duy trì các giả định dự án — bạn không thể biết liệu chúng có thành hiện thực hay không. Thật không may, không có cách nào để vượt qua sự không chắc chắn, vốn là đặc trưng của mọi giả định dự án.

Tuy nhiên, bạn có thể quản lý sự không chắc chắn tốt hơn bằng cách truyền đạt tác động của chúng với các nhóm và các bên liên quan, ghi chép mọi quyết định và hành động đã thực hiện, đồng thời theo dõi cẩn thận dòng thời gian của dự án.

Luồng giao tiếp kém

Sự thiếu giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm có thể dẫn đến hiểu lầm và chậm trễ dự án. Để khắc phục điều này, bạn cần đảm bảo nhân viên của mình không ngại lên tiếng và bày tỏ quan ngại, đặc biệt là khi liên quan đến các khía cạnh như quản lý tài nguyên và thời gian giao hàng. Nếu bạn đang làm việc từ xa, hãy sử dụng các công cụ như ClickUp cho phép giao tiếp minh bạch và theo thời gian thực mà không cần các cuộc họp căng thẳng và quá trang trọng.

Phần thưởng: Sử dụng Bảng trắng ClickUp để brainstorming về quản lý tài nguyên với các nhóm đa chức năng trong thời gian thực. Những khung vẽ kỹ thuật số này cho phép bạn vẽ, viết văn bản, thêm và kết nối các hình dạng, đồng thời tạo nhiệm vụ trong một môi trường thoải mái hơn, thúc đẩy giao tiếp dễ dàng.

Sự thiếu sẵn sàng thay đổi và thích nghi

Cả quản lý dự án và các bên liên quan đều cần linh hoạt và sẵn sàng thay đổi để đáp ứng các giả định mới. Sự thiếu sẵn sàng của một trong hai bên có thể ảnh hưởng đến kết quả dự án.

Khi quản lý các giả định trong quản lý dự án, hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người liên quan đều hiểu hậu quả của việc không thích ứng với thay đổi. Tổ chức các cuộc họp thường xuyên với các bên liên quan, cập nhật thông tin cho họ và giải thích lý do đằng sau mỗi hành động và quyết định.

Quản lý giả định dự án với ClickUp

Điều phối các giả định dự án là một trong những trụ cột của quản lý dự án thành công. Nếu không có giả định, bạn không thể ước tính kết quả dự án hoặc xác định mục tiêu một cách thực tế.

Là một công cụ quản lý dự án miễn phí, ClickUp cung cấp mọi thứ bạn cần để lưu giữ nhật ký giả định dự án, hợp tác với các nhóm và các bên liên quan, đồng thời xác định các phụ thuộc, hạn chế và rủi ro một cách suôn sẻ.

Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và xem giải pháp này giúp bạn bay từ giả định đến thành công như thế nào. 🦋