Nếu nhóm của bạn cảm thấy bế tắc và thiếu cảm hứng trong các phiên brainstorming, nơi làm việc của bạn có thể là nguyên nhân.
Môi trường quen thuộc mang lại sự thoải mái, nhưng cũng có thể dẫn đến sự dễ đoán và cản trở tư duy sáng tạo. Các cuộc họp ngoài văn phòng là liều thuốc hiệu quả để chống lại sự trì trệ. Điều này càng quan trọng đối với các nhóm làm việc từ xa, vì nó mang lại cơ hội để các thành viên có thời gian trò chuyện riêng và xây dựng mối quan hệ cá nhân bền chặt.
Đưa nhóm của bạn ra khỏi bàn làm việc thường ngày đến một môi trường mới. Được bao quanh bởi khung cảnh mới mẻ sẽ khơi dậy sự sáng tạo và mở ra tâm trí của họ cho những ý tưởng mới.
Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về cách lập kế hoạch cho các cuộc họp ngoài văn phòng.
Cuộc họp ngoài văn phòng là gì?
Cuộc họp ngoài văn phòng là một cuộc họp được tổ chức bên ngoài văn phòng hoặc nơi làm việc thông thường của bạn, được thiết kế đặc biệt để thúc đẩy năng suất, khơi dậy sự sáng tạo và củng cố mối quan hệ trong nhóm.
Các cuộc họp như vậy thường cân bằng giữa các cuộc thảo luận hiệu quả và các hoạt động hấp dẫn để thúc đẩy kết nối cá nhân.
Đặc biệt đối với các nhóm làm việc từ xa, các cuộc họp định kỳ ngoài văn phòng có thể giúp củng cố mối quan hệ với đồng nghiệp, nảy sinh ý tưởng sáng tạo và giải quyết các thách thức trong hợp tác, đồng thời thoát khỏi sự đơn điệu của công việc từ xa.
Dưới đây là một số lý do tại sao các cuộc họp ngoài văn phòng có thể quan trọng.
- Tăng cường sự tập trung và năng suất: Loại bỏ các yếu tố gây xao lãng và thói quen hàng ngày giúp các nhóm tập trung vào các mục tiêu cụ thể
- Tăng cường sự sáng tạo: Môi trường mới mẻ khơi gợi tư duy sáng tạo, dẫn đến những ý tưởng đột phá
- Tăng cường sự gắn kết trong nhóm: Bước ra khỏi môi trường công sở giúp thúc đẩy sự tương tác thân mật và chia sẻ kinh nghiệm
- Tăng cường động lực và sự tham gia: Cài đặt mới mẻ và tập trung vào các mục tiêu cụ thể giúp người tham gia tràn đầy năng lượng, dẫn đến một cái nhìn mới mẻ về những thách thức và trở ngại
- Dành riêng cho các nhóm làm việc từ xa: Các cuộc họp ngoài văn phòng giúp thu hẹp khoảng cách địa lý cho các nhóm làm việc phân tán, chống lại sự cô lập, thúc đẩy sự tương tác trực tiếp quan trọng, xây dựng sự hợp tác chặt chẽ hơn và tạo ra một nhóm gắn kết và có động lực hơn
Sự phát triển của các cuộc họp ngoài văn phòng
Thế giới của các cuộc họp ngoài văn phòng đã trải qua một sự chuyển đổi hấp dẫn, phản ánh sự chuyển dịch sang làm việc từ xa. Không còn những hội nghị cứng nhắc và phòng khách sạn vô vị nữa — các cuộc họp ngoài văn phòng ngày nay áp dụng cách tiếp cận năng động, dựa trên công nghệ, đáp ứng nhu cầu của các nhóm phân tán về mặt địa lý và môi trường làm việc đang thay đổi.
Cuộc họp ngoài công ty truyền thống: Trong thời kỳ trước khi có công nghệ ảo, các cuộc họp ngoài công ty truyền thống bao gồm việc tập hợp các nhóm ra khỏi nơi làm việc thông thường để tập trung vào công việc và xây dựng tinh thần đồng đội.
Những chuyến nghỉ dưỡng này thường kéo dài nhiều ngày tại các địa điểm khác thường như khu nghỉ dưỡng, trung tâm hội nghị hoặc khu nghỉ dưỡng thiên nhiên.
Cuộc họp ảo ngoài văn phòng: Cuộc họp ảo ngoài văn phòng đã trở thành một giải pháp thay thế hiệu quả, phá vỡ giới hạn về địa lý và mang lại trải nghiệm toàn diện hơn. Các nhóm giờ đây có thể kết nối từ mọi nơi trên thế giới, tham gia các hội thảo tương tác, trò chơi trực tuyến và thậm chí là các hoạt động xây dựng nhóm trong thực tế ảo.
Trọng tâm đã chuyển từ ưu tiên gắn kết trực tiếp sang tận dụng công nghệ để xây dựng mối quan hệ hợp tác bền chặt hơn trong môi trường làm việc từ xa.
Lợi ích của các cuộc họp ngoài văn phòng
Các cuộc họp ngoài văn phòng không chỉ là những chuyến đi chơi thú vị. Chúng là một khoản đầu tư chiến lược với những lợi ích lan tỏa khắp nhóm và văn hóa công ty của bạn.
1. Năng suất và sự tập trung: Tránh xa những phiền nhiễu tại văn phòng, các nhóm có thể tập trung vào các mục tiêu cụ thể, thúc đẩy các cuộc thảo luận tập trung và mục tiêu rõ ràng
2. Thời gian kết nối trực tiếp: Khả năng kết nối trực tiếp và xây dựng mối quan hệ có thể dẫn đến sự hợp tác có giá trị và mạng lưới nghề nghiệp rộng lớn hơn
3. Kích thích sáng tạo: Cho dù đó là một nơi nghỉ dưỡng yên tĩnh giữa thiên nhiên, một quán cà phê sôi động trong thành phố hay thậm chí là một không gian làm việc chung độc đáo, sự thay đổi cảnh quan sẽ kích thích tư duy mới mẻ và khuyến khích một tâm trí cởi mở, sáng tạo hơn
4. Công nghệ hỗ trợ: Bảng trắng tương tác, nền tảng hợp tác kỹ thuật số và công cụ chỉnh sửa tài liệu thời gian thực cho phép các nhóm brainstorming, chia sẻ ý tưởng và tham gia một cách liền mạch, tạo ra trải nghiệm thực sự toàn diện và linh hoạt về mặt địa lý
Lập kế hoạch cho cuộc họp ngoài công ty
Lập kế hoạch cho một cuộc họp có thể rất thú vị, nhưng có rất nhiều điều cần xem xét để cuộc họp thành công.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn tổ chức cuộc họp ngoài văn phòng tiếp theo.
1. Xác định mục tiêu của cuộc họp
Bạn muốn cuộc họp đạt được điều gì? Có mục tiêu rõ ràng sẽ hướng dẫn toàn bộ quá trình lập kế hoạch của bạn.
Mục tiêu sẽ hướng dẫn mọi quyết định của bạn, từ định dạng đến các hoạt động của nhóm. Biết rõ mục tiêu của mình sẽ đảm bảo sử dụng tài nguyên hiệu quả và điều chỉnh toàn bộ trải nghiệm theo kết quả mong muốn.
Sử dụng khung SMART: Đảm bảo mục tiêu của bạn cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn. Điều này đảm bảo sự rõ ràng và cung cấp một khung để đánh giá kết quả cuộc họp so với mục tiêu của bạn.
2. Chọn các hoạt động/phiên phù hợp
Lựa chọn các hoạt động phù hợp cho sự kiện ngoài công ty đòi hỏi sự cân bằng giữa mục đích và sự tham gia.
Xem xét các mục tiêu đã định trước và chọn các hoạt động trực tiếp hướng đến mục tiêu đó. Ví dụ, một bài tập đóng vai có thể cải thiện giao tiếp, trong khi một phiên thiết kế tư duy có thể khơi dậy những ý tưởng mới.
Cân bằng các phiên tập trung vào công việc với các hoạt động xây dựng nhóm để tránh tình trạng kiệt sức. Hãy nghĩ đến các phòng thoát hiểm, săn tìm kho báu hoặc các cuộc phiêu lưu ngoài trời để thúc đẩy sự hợp tác và thêm những khoảnh khắc vui vẻ vào cuộc họp thường ngày của bạn.
Lên kế hoạch cho thời gian rảnh rỗi hoặc các hoạt động không theo khuôn khổ để tạo cơ hội giao lưu và kết nối tự nhiên. Hãy nhớ rằng, đi công tác không chỉ là công việc!
3. Cài đặt các quy tắc cơ bản
Thiết lập các quy tắc cơ bản rõ ràng để cân bằng giữa vui vẻ và tập trung, đảm bảo cuộc họp ngoài văn phòng diễn ra thành công. Nhấn mạnh sự tôn trọng và khuyến khích sự tham gia tích cực.
Thúc đẩy giao tiếp cởi mở và khuyến khích phản hồi mang tính xây dựng sẽ tạo ra một không gian an toàn và hòa nhập, nơi mọi người đều cảm thấy thoải mái.
4. Đảm bảo tương tác trực tiếp
Tương tác trực tiếp là yếu tố quan trọng trong việc lên kế hoạch cho các cuộc họp ngoài văn phòng vì nó không chỉ đơn thuần là trao đổi thông tin. Mặc dù các công cụ ảo có thể kết nối các nhóm, nhưng sự hiện diện thực tế sẽ giúp hiểu nhau sâu sắc hơn và kết nối chặt chẽ hơn.
Danh sách kiểm tra trước cuộc họp ngoài văn phòng
Lập kế hoạch cho một cuộc họp ngoài văn phòng không phải là việc quá khó khăn. Danh sách kiểm tra trước khi đi công tác này sẽ giúp bạn tổ chức công việc và đảm bảo chuyến đi diễn ra suôn sẻ, thành công cho từng thành viên trong nhóm.
- Đảm bảo ngày, địa điểm và phương tiện di chuyển: Đặt địa điểm và phương tiện di chuyển trước để đảm bảo có sẵn
- Chốt ngân sách và theo dõi chi phí: Phân bổ ngân sách rõ ràng cho các khía cạnh khác nhau như chỗ ở, hoạt động và ăn uống
- Gửi lời mời và thu thập phản hồi: Bao gồm các chi tiết quan trọng như ngày, địa điểm và chương trình
- Xây dựng chương trình làm việc chi tiết : Lên lịch các phiên làm việc, giờ nghỉ, hoạt động xây dựng nhóm và đừng quên dành thời gian rảnh rỗi
- Xác nhận diễn giả và người điều hành: Kiểm tra lại với diễn giả và tóm tắt nội dung cuộc họp cho người điều hành
- Xác định nhu cầu công nghệ: Thuê thiết bị hoặc đảm bảo tương thích với thiết bị hiện có
- Phân phát tài liệu và chủ đề thảo luận trước: Khuyến khích sự tham gia tích cực
- Thu thập ý tưởng phá băng và sở thích của nhóm: Làm cho nó trở nên cá nhân và hấp dẫn
- Lập kế hoạch các hoạt động xây dựng nhóm phù hợp với mục tiêu và lãi suất: Phá băng và thúc đẩy sự hợp tác
- Chuẩn bị tài liệu và mẫu cho các phiên thảo luận nhỏ: Tạo điều kiện cho các cuộc thảo luận hiệu quả
Theo dõi sau cuộc họp ngoài văn phòng
Nếu bạn làm theo danh sách kiểm tra ở trên, chúng tôi tin rằng cuộc họp ngoài văn phòng của bạn sẽ thành công rực rỡ. Bạn sẽ có những cuộc thảo luận sôi nổi, những bước đột phá trong hợp tác và tinh thần đồng đội mới mẻ. Nhưng điều kỳ diệu thực sự sẽ xảy ra sau đó: củng cố những thành quả đó và biến chúng thành kết quả lâu dài.
Nếu bạn không muốn tác động của chuyến đi kết thúc sau phiên bế mạc, hãy đảm bảo thực hiện các hoạt động theo dõi sau chuyến đi để khuyến khích cải tiến liên tục và thành tích của nhóm! Dưới đây là cách thực hiện:
- Phân phối bản tóm tắt các cuộc thảo luận, quyết định và mục hành động quan trọng với người phụ trách và thời hạn rõ ràng trong vòng 24 giờ
- Sử dụng báo cáo trực quan và các định dạng tương tác khác để chia sẻ những thông tin quan trọng trong các cuộc họp ngoài văn phòng
- Lên lịch kiểm tra thường xuyên để theo dõi tiến độ thực hiện các mục hành động
- Công nhận thành tích và ăn mừng thành công
- Sử dụng các công cụ và nền tảng hợp tác để theo dõi tiến độ
- Thu thập phản hồi ẩn danh về trải nghiệm làm việc ngoài văn phòng
- Theo dõi cách chuyến đi ngoài công ty đóng góp vào các mục tiêu và mục đích lớn hơn
- Lên kế hoạch cho chuyến đi tiếp theo
Mẹo để tổ chức cuộc họp ngoài văn phòng thành công
Để tạo ra một cuộc họp ngoài văn phòng thực sự có tác động, bạn cần nhiều hơn là chỉ đặt địa điểm và lên chương trình.
Dưới đây là một số mẹo và công cụ độc đáo để biến buổi làm việc ngoài văn phòng của bạn từ thường lệ thành đáng nhớ.
1. Lập kế hoạch cuộc họp cùng nhau
Luôn cố gắng lên kế hoạch cho chuyến đi ngoài công ty với ý kiến đóng góp của các thành viên trong nhóm để họ cảm thấy được lắng nghe, được coi trọng và được đánh giá cao.
Sử dụng các công cụ quản lý cuộc họp của ClickUp như ClickUp Notepad để ghi lại ý tưởng khi brainstorming. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên nhóm phù hợp, chịu trách nhiệm cho các hoạt động ngoài văn phòng và sử dụng chế độ xem danh sách kiểm tra để theo dõi tiến độ khi bạn tiến hành kế hoạch sự kiện.
Sử dụng các tính năng cộng tác thời gian thực của ClickUp Docs để tập hợp ý tưởng và lập chương trình làm việc cho một cuộc họp ngoài văn phòng thành công. Bạn có thể sử dụng các tính năng AI mạnh mẽ của ClickUp Brain để tạo ý tưởng, chỉnh sửa nội dung, viết nội dung với các gợi ý và thậm chí lập chương trình họp.
Thông báo cho nhóm của bạn về cuộc họp ngoài văn phòng, lịch trình, địa điểm và các hoạt động bằng cách nhúng các tài liệu liên quan và gắn thẻ chúng trên ClickUp Chat. Ngoài ra, hãy lên lịch thông báo nhắc nhở để đảm bảo mọi thứ tiến độ suôn sẻ.
2. Kết hợp các hoạt động vui nhộn và sáng tạo
Các cuộc họp ngoài văn phòng không chỉ nên là công việc! Kết hợp các hoạt động vui vẻ và sáng tạo có thể thúc đẩy tinh thần đồng đội, khuyến khích tư duy sáng tạo và củng cố kiến thức.
Lập kế hoạch cho các phiên họp có ý nghĩa, hướng dẫn các thành viên trong nhóm thiền hoặc tập thở để giảm căng thẳng và cải thiện sự tập trung. Bạn có thể thử tổ chức các phiên họp nghệ thuật hoặc các cuộc họp giả định để khơi dậy nguồn cảm hứng sáng tạo.
Sử dụng Tích hợp ClickUp như Lịch Google, Lịch Outlook hoặc thậm chí các công cụ công việc như Slack để cập nhật cho các thành viên trong nhóm về các sự kiện ngoài văn phòng đã lên lịch.
3. Đặt tiêu chí ngân sách
Xác định ngân sách cho cuộc họp ngoài công ty trước sẽ giúp bạn ưu tiên các hoạt động và chi phí phù hợp với mục tiêu. Điều này đảm bảo bạn không chi tiêu quá mức, dẫn đến căng thẳng tài chính hoặc sự không hài lòng.
Cuối cùng, một ngân sách thực tế sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu mà không phải căng thẳng về tài chính.
4. Thu thập và sử dụng phản hồi một cách hiệu quả
Thu thập phản hồi sau cuộc họp ngoài văn phòng là rất quan trọng vì hai lý do chính: cải tiến và đánh giá tác động.
Phản hồi cho phép bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong kế hoạch đi công tác trong tương lai. Chương trình có hấp dẫn không? Các hoạt động có phù hợp với mục tiêu không? Biết được điều gì hiệu quả và điều gì không hiệu quả sẽ giúp bạn cải thiện cách tiếp cận cho các chuyến đi trong tương lai.
Phản hồi cũng giúp bạn đo lường tác động của chuyến đi. Chuyến đi có đạt được mục tiêu đề ra không? Chuyến đi có thúc đẩy tinh thần đồng đội và sự tham gia của mọi người không? Thông tin này giúp bạn đánh giá lợi tức đầu tư và chứng minh tính hợp lý của các chuyến đi trong tương lai.
Sử dụng Chế độ xem biểu mẫu ClickUp để thu thập phản hồi qua khảo sát cho các cuộc họp sau khi đi công tác. Các biểu mẫu trong ClickUp có thể tùy chỉnh, dễ hoàn thành và kết nối với các nhiệm vụ có thể theo dõi để hành động nhanh chóng.
Tương lai của các cuộc họp ngoài văn phòng
Khi tương lai của công việc phát triển, vai trò của các cuộc họp ngoài văn phòng cũng sẽ thay đổi theo.
Những lợi ích cốt lõi của các cuộc họp như vậy — thúc đẩy tinh thần đồng đội, nuôi dưỡng sự sáng tạo và thúc đẩy lập kế hoạch chiến lược — sẽ vẫn giữ nguyên, nhưng cách chúng ta đạt được những mục tiêu này có thể thay đổi đáng kể.
Dưới đây là một số xu hướng tiềm năng đáng chú ý:
- Định dạng kết hợp giữa thực tế và ảo sẽ phù hợp với các nhóm phân tán về mặt địa lý
- Công nghệ tương tác sẽ đóng vai trò khóa trong việc đảm bảo tất cả người tham gia cảm thấy được tham gia và gắn kết như nhau
- Trải nghiệm ngoài công ty sẽ được điều chỉnh theo lãi suất và nhu cầu của từng cá nhân
- Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu sẽ cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch, cho phép tùy chỉnh chương trình và kết quả mục tiêu
- Đo lường và đánh giá sẽ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, với các chỉ số rõ ràng để theo dõi tác động của các chuyến đi ngoại ô đối với năng suất, sự đổi mới và động lực của nhóm
- Sự phù hợp với các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn sẽ là điều tối quan trọng
- Các địa điểm và hoạt động thân thiện với môi trường sẽ được ưu tiên, phản ánh nhận thức ngày càng cao về bảo vệ môi trường
- Các hoạt động tình nguyện và tham gia cộng đồng có thể được tích hợp vào chương trình làm việc ngoài văn phòng, thúc đẩy trách nhiệm xã hội và gắn kết nhóm.
- Phát triển kỹ năng và chia sẻ kiến thức sẽ là những yếu tố quan trọng, giúp các nhóm thích ứng và phát triển trong tương lai công việc đầy biến động
Lập kế hoạch cho các cuộc họp ngoài văn phòng thành công với ClickUp
Chúc mừng! Bạn đã gần như sẵn sàng để lên kế hoạch cho cuộc họp ngoài công ty mà mọi người sẽ bàn tán trong nhiều tháng tới!
Bước cuối cùng? Đăng ký ClickUp, đối tác quản lý dự án đáng tin cậy của bạn, một nền tảng sẽ hỗ trợ bạn trong từng bước!
ClickUp là giải pháp lý tưởng để quản lý cuộc họp, động não ý tưởng, cài đặt ngân sách, lên lịch hoạt động và phân công công việc. Giải pháp này đảm bảo mọi cuộc họp ngoài văn phòng mà bạn lên kế hoạch sẽ trở thành trải nghiệm ý nghĩa.
Câu hỏi thường gặp
1. Cuộc họp ngoài văn phòng và cuộc họp tại văn phòng là gì?
Cuộc họp tại chỗ diễn ra trong môi trường làm việc thông thường của bạn, thường là văn phòng. Cuộc họp này hiệu quả cho các cuộc thảo luận nhanh, kiểm tra nhóm thường xuyên và các công việc yêu cầu truy cập tài nguyên văn phòng.
Mặt khác, cuộc họp ngoài văn phòng diễn ra bên ngoài nơi làm việc, thường là tại một địa điểm thuê hoặc khu nghỉ dưỡng. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các phiên brainstorming, hoạt động xây dựng nhóm, lập kế hoạch chiến lược hoặc thúc đẩy sự sáng tạo trong một môi trường mới mẻ.
2. Mục đích của một buổi làm việc ngoài văn phòng là gì?
Ngoài việc thoát khỏi ánh đèn huỳnh quang, các chuyến đi ngoài công ty còn giúp tinh thần thư giãn. Bước ra khỏi thói quen hàng ngày giúp tập trung trở lại, khơi dậy tư duy sáng tạo và củng cố mối quan hệ thông qua những trải nghiệm chung.
3. Ví dụ về hoạt động ngoài công ty là gì?
Hãy tưởng tượng: một nhóm tiếp thị rời văn phòng để tham gia chuyến đi hai ngày của công ty tại một căn nhà gỗ hẻo lánh trong rừng. Ngày đầu tiên tập trung vào việc động não chiến lược, được hỗ trợ bởi một chuyên gia bên ngoài, trong không khí trong lành của núi rừng.
Buổi chiều tràn ngập các phiên đào tạo và hoạt động xây dựng nhóm như khóa học hợp tác vượt chướng ngại vật, phòng thoát hiểm và săn tìm kho báu, thúc đẩy giao tiếp và sự tin tưởng.
Buổi tối có bữa tối thân mật và trò chơi bảng, giúp củng cố kết nối ở cấp độ cá nhân ngoài vai trò nghề nghiệp.
Sự kết hợp giữa các phiên làm việc tập trung và các hoạt động vui vẻ, hướng đến tinh thần đồng đội là ví dụ điển hình cho thấy cách các chuyến đi ngoài công ty có thể đạt được các mục tiêu chiến lược và mục tiêu gắn kết nhóm trong một môi trường mới mẻ và đáng nhớ.