Nhiều người coi các cuộc họp của nhóm lãnh đạo là một sự lãng phí thời gian lớn. Đó là vì hầu hết các cuộc họp đều rời rạc và thường bị ảnh hưởng bởi các yếu tố tiêu cực trong nhóm.
Một cuộc họp thực sự hiệu quả tập trung vào những gì thực sự quan trọng và những gì cần phải làm tiếp theo. Tham gia cuộc họp Cấp độ 10.
Hãy cùng khám phá cuộc họp Cấp 10 là gì và tại sao nó lại hiệu quả đến vậy. Sau đó, chúng ta sẽ xem xét cấu trúc của cuộc họp và tìm hiểu một số cách để đưa các nhóm lãnh đạo của bạn lên một tầm cao mới. Bạn sẽ không bao giờ tổ chức cuộc họp theo cách cũ nữa. ✨
Cuộc họp Cấp độ 10 là gì?
Định dạng cuộc họp Cấp 10 (L10) được phát triển để giúp các doanh nhân, nhóm lãnh đạo và các công ty khởi nghiệp xác định, thảo luận và giải quyết các vấn đề. Cuộc họp kéo dài 90 phút này có sự tham gia của toàn bộ nhóm lãnh đạo mỗi tuần.
Trong khi các cuộc họp đứng tập trung vào các công việc hàng ngày và các cuộc họp với khách hàng thường liên quan đến việc xây dựng mối quan hệ và thu thập thông tin, các cuộc họp L10 tập trung hơn vào chiến lược và giải quyết vấn đề. Chúng khuyến khích sự rõ ràng, thống nhất và hành động, từ đó cải thiện năng suất, tăng doanh thu và tăng cường sự hợp tác trong nhóm lãnh đạo. 👪
Các cuộc họp L10 hàng tuần chỉ là một trong những công cụ và nguyên tắc tạo nên Hệ thống vận hành doanh nghiệp (EOS). Được thành lập bởi Gino Wickman, EOS dựa trên sáu yếu tố khóa, cụ thể là:
- Tầm nhìn
- Người
- Dữ liệu
- Các vấn đề
- Quy trình
- Đạt được kết quả
Mỗi yếu tố này đều được đề cập trong các cuộc họp L10, với phần lớn thời gian được dành để giải quyết ba vấn đề quan trọng nhất trong chương trình nghị sự.
Ưu điểm của cuộc họp Level 10
Các cuộc họp L10 cực kỳ hiệu quả và có một số lý do cho điều đó.
Hướng đến mục tiêu
Mục tiêu kinh doanh và mục tiêu chiến lược là trọng tâm của cuộc họp. Những người tham dự chia sẻ nhanh các cập nhật về chỉ số thẻ điểm của họ, cung cấp một bức tranh tổng quan về tình hình kinh doanh của công ty so với các mục tiêu đó. Điều này giúp mọi người dễ dàng thống nhất và tiếp tục đi đúng hướng. 🎯
Họ giải quyết vấn đề
60 trong số 90 phút của cuộc họp hàng tuần này tập trung vào việc hiểu các vấn đề cản trở việc đạt được các mục tiêu kinh doanh. Thời gian họp được sử dụng hiệu quả để giải quyết nguyên nhân gốc rễ và tìm kiếm giải pháp ở cấp độ chiến lược. Định dạng này được thiết kế để giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn, tiết kiệm thời gian và năng lượng trong tương lai.
Rất tập trung và có tính thực tiễn cao
Mỗi mục trong chương trình nghị sự có một khung thời gian cụ thể (thường là ngắn) được phân bổ, để không lãng phí thời gian. Các mục hành động được ghi chép rõ ràng, báo cáo và được đánh dấu đã hoàn thành, chuyển sang giai đoạn tiếp theo hoặc nêu lên như một vấn đề cần giải quyết. ✅
Có cấu trúc rõ ràng
Các cuộc họp L10 diễn ra vào cùng một thời gian trong cùng một ngày mỗi tuần và tuân theo một quy trình tiêu chuẩn để mọi người đều biết những gì sẽ diễn ra và có thể chuẩn bị phù hợp.
Tất cả những điều trên cho thấy, không có gì ngạc nhiên khi việc tổ chức loại cuộc họp này đòi hỏi sự điều phối mạnh mẽ và một người ghi chép/quản trị tỉ mỉ — tốt nhất là cùng một người mỗi tuần để đảm bảo tính liên tục.
Vai trò của người điều hành là đảm bảo mọi người tuân thủ chương trình cuộc họp và thực hiện các quy tắc ứng xử trong cuộc họp, chẳng hạn như chuẩn bị trước và tuân thủ thời gian của chương trình. Quản trị viên ghi chú cuộc họp, cập nhật Danh sách công việc cần làm (là một phần của chương trình) và thông báo cho mọi người.
Với những người, quy trình và công cụ phù hợp, các cuộc họp L10 sẽ rất đáng để bạn nỗ lực.
Cấu trúc cuộc họp Cấp 10
Một trong những khóa để thành công ở đây là hầu hết các cuộc họp L10 đều tuân theo cùng một chương trình nghị sự. Hãy cùng xem xét từng bước cụ thể để biết điều đó đòi hỏi những gì.
Segue
Thời gian: 5 phút
Cuộc họp bắt đầu bằng một phần chuyển tiếp, còn được gọi là phần đăng ký tham dự. Mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ tin tốt về cá nhân hoặc công việc, ví dụ như một thành công hoặc một khoảnh khắc sáng tạo trong tuần của họ. Điều này giúp mọi người có cơ hội tham gia đầy đủ vào cuộc họp, tạo kết nối trong nhóm lãnh đạo và bắt đầu phiên họp với một ghi chú tích cực. 😊
Bảng điểm
Thời gian: 5 phút
Phần này xem xét các mục tiêu và kết quả chính (OKR) — hoặc các chỉ số hiệu suất chính (KPI) — góp phần vào mục tiêu kinh doanh. Chủ sở hữu của mỗi chỉ số chính chỉ cần phản hồi về việc chỉ số của họ đang "đi đúng hướng" hay "không đi đúng hướng", mà không cần giải thích thêm tại thời điểm này. Nếu không đi đúng hướng, chỉ số đó sẽ được chuyển đến Danh sách vấn đề, sẽ được thảo luận sau trong cuộc họp.
Rock Review
Thời gian: 5 phút
Rocks là các mục tiêu hàng quý và mỗi thành viên trong nhóm thường chịu trách nhiệm từ ba đến năm mục tiêu. Cập nhật về Rocks cũng chỉ bao gồm phản hồi "đang tiến triển" hoặc "chưa tiến triển", với bất kỳ vấn đề nào được chuyển đến Danh sách vấn đề. 🪨
Tiêu đề khách hàng và tiêu đề nhân viên
Thời gian: 5 phút
Tại đây, những người tham dự chia sẻ bất kỳ tin tốt hay tin xấu nào về nhân viên hoặc khách hàng. Tin tốt được chúc mừng và tin xấu được chuyển thẳng vào Danh sách vấn đề.
Danh sách việc cần làm
Thời gian: 5 phút
Danh sách việc cần làm liên quan đến các mục hành động cần hoàn thành trong vòng 7 ngày. Do đó, nhiều mục đã được thảo luận trong cuộc họp trước sẽ được hoàn thành trong tuần trước. Trong cuộc họp hiện tại, những người tham dự sẽ tuyên bố chúng là "đã hoàn thành" hoặc "chưa hoàn thành". Bất kỳ mục nào thuộc loại thứ hai có thể được chuyển sang tuần tiếp theo để xem xét lại trong cuộc họp tiếp theo hoặc, nếu chúng trở thành vấn đề, chuyển sang Danh sách vấn đề của tuần này.
Danh sách vấn đề
Thời gian: 60 phút
Còn được gọi là Xác định, Thảo luận, Giải quyết (IDS®), phần này của cuộc họp dành riêng để tìm ra nguyên nhân thực sự của vấn đề và sau đó brainstorming các cách để giải quyết chúng. Sau khi tóm tắt nhanh các vấn đề trong danh sách từ tuần trước và bất kỳ vấn đề nào được thêm vào trong cuộc họp này, những người tham dự bỏ phiếu để xếp thứ tự ưu tiên cho các vấn đề. Sau đó, họ giải quyết ba vấn đề hàng đầu, bắt đầu từ vấn đề quan trọng nhất. Bất kỳ bước tiếp theo nào sẽ được thêm vào Danh sách việc cần làm. Nếu một vấn đề trong danh sách không được giải quyết trong vòng vài tuần, nó sẽ được chuyển sang danh sách dài hạn để thảo luận trong cuộc họp quý tiếp theo.
Kết thúc
Thời gian: 5 phút
Vài phút cuối cùng được dành để xem lại Danh sách công việc cần làm và các bước tiếp theo. Những người tham dự cũng quyết định bất kỳ thông điệp nào cần truyền đạt đến các bộ phận khác trong tổ chức. Cuối cùng, họ đánh giá cuộc họp theo thang điểm 10 và nếu điểm trung bình dưới 8, họ sẽ thảo luận về những việc cần làm khác trong lần tới.
Với mẫu L10 rõ ràng như vậy, các chủ đề quan trọng nhất luôn được đề cập và bạn sẽ luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn. ⏱️
10 mẹo để cải thiện cuộc họp Level 10 của bạn
Bây giờ bạn đã biết mục tiêu của mình, hãy xem cách nâng tầm các cuộc họp đó lên một bậc và tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho tất cả mọi người.
1. Tận dụng tối đa các công cụ họp
Công nghệ hiện đại có thể là một lợi ích thực sự — và phần mềm quản lý cuộc họp là một ví dụ điển hình cho điều này.
Lấy ClickUp Meetings làm ví dụ. Nền tảng họp trực tuyến này cung cấp danh sách kiểm tra kế hoạch, mẫu cuộc họp, công cụ ghi chú, quản lý nhiệm vụ tuyệt vời và nhiều hơn nữa — tất cả đều được thiết kế để làm cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Bắt đầu với Mẫu cuộc họp Cấp 10 của ClickUp và tiếp tục từ đó.
Thông tin hữu ích: Các mẫu ClickUp bao gồm hầu hết mọi tình huống có thể xảy ra. Từ các mẫu khởi động dự án giúp bạn lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên đến các mẫu cuộc họp riêng để quản lý nhóm của bạn, bạn sẽ không bao giờ phải bắt đầu lại từ đầu nữa.
2. Lên lịch một cách chiến lược
Để củng cố tầm quan trọng của cuộc họp L10, hãy tổ chức cuộc họp vào cùng một thời gian mỗi tuần. Khi cuộc họp luôn có trong lịch, những người tham dự sẽ có thói quen chuẩn bị cho cuộc họp và các nhóm của họ sẽ học cách sắp xếp các cuộc họp khác xung quanh cuộc họp này. 🗓️
Lên lịch cuộc họp thật dễ dàng với chế độ xem Lịch của ClickUp. Chỉ cần thiết lập một cuộc họp định kỳ và mời tất cả những người tham dự cần thiết. Sau đó, kết nối tất cả các tài liệu cuộc họp với cuộc họp đó để mọi người có thể tìm thấy chúng.
3. Công bố chương trình cuộc họp sớm
Bạn công bố chương trình họp L10 càng sớm, mọi người càng có nhiều thời gian để thu thập dữ liệu chuẩn bị cho cuộc họp. Chương trình họp cũng đặt ra kỳ vọng rõ ràng về những vấn đề sẽ được xử lý, giúp mọi người tập trung vào công việc.
Sử dụng ClickUp Docs và mẫu ClickUp Agenda để soạn thảo chương trình họp hàng tuần. Viết chương trình họp bằng tay hoặc cộng tác với toàn bộ nhóm, với mỗi người dùng được phân biệt trên hệ thống bằng ID màu sắc riêng. Các công cụ định dạng tích hợp giúp bạn dễ dàng tạo tài liệu cuối cùng trông chuyên nghiệp mà không cần nỗ lực thêm.
4. Tuân thủ thời gian cuộc họp
Một phần bí mật của cuộc họp L10 là tuân thủ chính xác quy trình. Điều đó bắt đầu bằng việc bắt đầu đúng giờ, đồng nghĩa với việc khuyến khích mọi người đến sớm 5 phút để ổn định chỗ ngồi.
Giữ mọi người đúng lịch trình với Nhắc nhở ClickUp. Đặt nhắc nhở để nhắc người tham gia chuẩn bị cho cuộc họp trước, để không ai phải vội vàng vào phút chót, làm trì hoãn cuộc họp. Sau đó, đặt một nhắc nhở khác để cho họ biết cuộc họp sắp bắt đầu để mọi người đăng nhập và sẵn sàng vào đúng giờ. 🔔
5. Sử dụng công cụ trực quan để tăng tính rõ ràng
Xếp thứ tự ưu tiên các mục trong Danh sách vấn đề là một bước rất quan trọng trong giai đoạn IDS của cuộc họp — và không thể xếp thứ tự ưu tiên nếu bạn không biết mình đang ưu tiên điều gì. Tạo một danh sách rõ ràng để mọi người có thể xem, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn.
Một cách rất hiệu quả để làm điều này là sử dụng Bảng trắng ClickUp. Người ghi chép có thể chuyển các vấn đề hiện có trong Danh sách vấn đề sang Bảng trắng vào đầu phiên. Các công cụ cộng tác của ClickUp cho phép mọi người ghi lại vấn đề mà họ nêu ra ngay khi vấn đề đó xuất hiện, cung cấp cho bạn một danh sách đầy đủ để dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên khi bạn đến giai đoạn giải quyết vấn đề của cuộc họp. Sau đó, chỉ cần đánh dấu các mục khi bạn xử lý xong.
6. Ghi chú cuộc họp hiệu quả
Việc tạo bản ghi chính xác về những gì đã diễn ra trong cuộc họp là rất quan trọng. Biên bản cuộc họp là cơ sở cho các cuộc họp trong tương lai, đảm bảo tính liên tục và tiến triển. Biên bản cũng đóng vai trò là lời cuối cùng khi có sự khác biệt về ký ức về những gì đã diễn ra.
Phần mềm ghi chép cuộc họp tốt sẽ tạo ra sự khác biệt ở đây. Bạn có thể bắt đầu bằng cách sử dụng ClickUp Notepad để ghi chú trong cuộc họp. Sau đó, yêu cầu Trợ lý viết AI của ClickUp tóm tắt những ghi chú đó cho bạn và biến chúng thành biên bản cuộc họp. Mẫu Biên bản cuộc họp của ClickUp cung cấp một khung sẵn sàng, đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các biên bản cuộc họp của bạn. 📝
7. Quay video quan trọng
Người tham gia thường chia sẻ các slide hoặc tài liệu khác trong các cuộc họp L10. Những hình ảnh này là một phần quan trọng của bản ghi cuộc họp và thường được lưu hành dưới dạng tài liệu riêng trước hoặc sau cuộc họp.
Nhưng có một cách dễ dàng hơn. ClickUp Clip ghi lại các video clip trên màn hình, tab trình duyệt hoặc cửa sổ ứng dụng của bạn — bao gồm cả ghi âm giọng nói nếu bạn muốn — để cung cấp bối cảnh cho cuộc hội thoại. Bạn có thể lưu các clip như một phần của bản ghi cuộc họp và chia sẻ chúng bằng liên kết công khai có thể phát trực tiếp trên trình duyệt của bạn.
8. Tập trung các cuộc trò chuyện của bạn
Người tham dự có thể có câu hỏi hoặc đề xuất trước hoặc muốn bổ sung ý kiến sau cuộc họp. Bạn có thể sử dụng email để thực hiện các cuộc hội thoại này, nhưng các chủ đề email không phải lúc nào cũng dễ tìm hoặc dễ theo dõi, hơn nữa chúng còn tách biệt với cuộc họp.
Thay vào đó, hãy tạo một kênh được chỉ định với chế độ xem Trò chuyện của ClickUp, giữ mọi thứ tập trung và được liên kết trên một nền tảng. Sử dụng kênh trò chuyện để chia sẻ thông tin cập nhật hoặc tài nguyên và trò chuyện trong thời gian thực. Bạn có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào kênh trò chuyện của mình, thiết lập thông báo về tin nhắn mới và xem trò chuyện của mình cùng với công việc trong ClickUp trong khi chuẩn bị cho cuộc họp. 💬
9. Tối ưu hóa quy trình làm việc
Hầu hết các cuộc họp L10 đều tạo ra một danh sách các mục hành động cần được xử lý, nhưng thường không được thực hiện. Bí quyết để hoàn thành chúng là đưa chúng vào quy trình làm việc của bạn càng sớm càng tốt, sau đó theo dõi cho đến khi hoàn thành.
ClickUp cho phép bạn chuyển văn bản từ bất kỳ Tài liệu ClickUp hoặc Bảng trắng nào thành nhiệm vụ ClickUp chỉ bằng một nút bấm — không cần sao chép và dán nữa. Ví dụ: bạn có thể tạo mục hành động hoặc phân công nhiệm vụ trực tiếp từ Notepad, Tài liệu, Bảng trắng, Trò chuyện của ClickUp hoặc các tài liệu chính thức hơn như biên bản cuộc họp.
Sau đó, chức năng Quản lý dự án của ClickUp sẽ tiếp quản nhiệm vụ đó, giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên và đưa nó vào quy trình làm việc của bạn một cách liền mạch. Nó thậm chí có thể gửi thông báo cho bạn khi gần đến hạn để đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng để hoàn thành công việc.
10. Tận dụng tối đa hệ thống công nghệ của bạn
Thay vì đầu tư vào các công cụ mới cho cuộc họp L10, hãy tận dụng tối đa các công cụ bạn đã sử dụng. Ví dụ: nếu nhóm lãnh đạo của bạn thích sử dụng Zoom hoặc Microsoft Teams, hoặc họ đã quen với Lịch Google, hãy theo luồng đó bất cứ khi nào có thể.
ClickUp cung cấp một loạt các tích hợp bao gồm Microsoft Teams và Zoom, cùng với Apple, Outlook và Lịch Google. Bắt đầu cuộc họp Zoom trực tiếp từ một nhiệm vụ hoặc đồng bộ hóa các nhiệm vụ từ ClickUp với lịch của bạn, và nhiều hơn nữa.
Tổ chức các cuộc họp Cấp độ 10 hiệu quả và hiệu suất cao
Cuộc họp L10 được EOS Worldwide phát triển để cải thiện năng suất và hiệu quả của cuộc họp. Cuộc họp được tổ chức vào cùng một thời gian mỗi tuần, theo một mẫu cụ thể và có sự tham gia của toàn bộ nhóm lãnh đạo. 💯
Loại cuộc họp này tập trung vào việc điều chỉnh các mục tiêu chiến lược. Cuộc họp bắt đầu bằng việc kiểm tra nhanh và xem xét tiến độ so với các chỉ số thẻ điểm, mục tiêu hàng quý và danh sách công việc hàng tuần. Sau đó, phần lớn thời gian cuộc họp được dành để hiểu và giải quyết các vấn đề cản trở việc đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Mặc dù các cuộc họp L10 đã được tiến hành hiệu quả hơn hầu hết các cuộc họp khác, nhưng vẫn luôn có thể cải thiện hơn nữa. Các công cụ họp trực tuyến như ClickUp hợp lý hóa mọi khía cạnh của các cuộc họp L10, tiết kiệm thời gian và nỗ lực ở mọi khâu.
Đăng ký miễn phí với ClickUp ngay hôm nay để hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, mỗi ngày. 🙌