Nhiều người coi các cuộc họp của đội ngũ lãnh đạo là một sự lãng phí thời gian lớn. Điều này là do phần lớn các cuộc họp diễn ra một cách lộn xộn và thường bị lệch hướng bởi những động lực tiêu cực trong nhóm.
Một cuộc họp thực sự hiệu quả tập trung vào những điều thực sự quan trọng và những việc cần thực hiện tiếp theo. Hãy tham gia cuộc họp Cấp độ 10.
Hãy cùng tìm hiểu Level 10 cuộc họp là gì và tại sao nó lại hiệu quả đến vậy. Sau đó, chúng ta sẽ xem xét cấu trúc của cuộc họp và học một số cách để đưa nhóm lãnh đạo của bạn lên một tầm cao mới. Bạn sẽ không bao giờ tổ chức cuộc họp theo cách cũ nữa. ✨
Cuộc họp Cấp độ 10 là gì?
Định dạng cuộc họp Level 10 (L10) được phát triển nhằm giúp các doanh nhân, nhóm lãnh đạo và các startup xác định, thảo luận và giải quyết các vấn đề. Cuộc họp kéo dài 90 phút này được tổ chức hàng tuần với sự tham gia của toàn bộ nhóm lãnh đạo.
Trong khi các cuộc họp đứng tập trung vào các công việc hàng ngày và các cuộc họp với khách hàng thường xoay quanh việc xây dựng mối quan hệ và thu thập thông tin, các cuộc họp L10 lại có trọng tâm chiến lược và giải quyết vấn đề hơn. Chúng khuyến khích sự rõ ràng, thống nhất và hành động, từ đó nâng cao năng suất, tăng doanh thu và tăng cường sự hợp tác trong nhóm lãnh đạo. 👪
Các cuộc họp L10 hàng tuần chỉ là một trong những công cụ và nguyên tắc cấu thành H ệ thống Hoạt động Doanh nhân ® (EOS). Được thành lập bởi Gino Wickman, EOS dựa trên sáu yếu tố chính, cụ thể là:
- Tầm nhìn
- Mọi người
- Dữ liệu
- Các vấn đề
- Quy trình
- Traction
Mỗi yếu tố này đều được đề cập trong các cuộc họp L10, với phần lớn thời gian được dành để xử lý ba vấn đề quan trọng nhất trong chương trình nghị sự.
Lợi ích của một cuộc họp Cấp độ 10
Các cuộc họp L10 cực kỳ hiệu quả và có nhiều lý do giải thích cho điều đó.
Họ luôn hướng đến mục tiêu
Các mục tiêu kinh doanh và mục tiêu chiến lược luôn là trọng tâm trong suốt cuộc họp. Các thành viên tham dự chia sẻ các cập nhật nhanh về các chỉ số trên bảng điểm, cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp so với các mục tiêu đó. Điều này giúp mọi người dễ dàng duy trì sự đồng bộ và tiếp tục tiến về đúng hướng. 🎯
Chúng giúp giải quyết vấn đề
Trong 90 phút của cuộc họp hàng tuần này, 60 phút tập trung vào việc hiểu rõ các vấn đề cản trở việc đạt được mục tiêu kinh doanh. Thời gian họp được sử dụng hiệu quả để giải quyết nguyên nhân gốc rễ và tìm kiếm giải pháp ở cấp độ chiến lược. Định dạng này được thiết kế để giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở thành những vấn đề lớn hơn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong tương lai.
Chúng cực kỳ tập trung và có tính thực tiễn cao
Mỗi mục trong chương trình họp đều được phân bổ một khung thời gian cụ thể (thường là ngắn), do đó không có thời gian nào bị lãng phí. Các nhiệm vụ cần thực hiện được ghi chép rõ ràng, báo cáo đầy đủ và được xử lý bằng cách đánh dấu hoàn thành, chuyển sang kỳ họp sau hoặc đưa ra làm vấn đề cần thảo luận. ✅
Chúng có cấu trúc rõ ràng
Các cuộc họp L10 diễn ra vào cùng một thời gian và cùng một ngày mỗi tuần, và tuân theo một quy trình chuẩn để mọi người đều biết trước những gì sẽ diễn ra và có thể chuẩn bị phù hợp.
Như đã đề cập, không có gì ngạc nhiên khi việc tổ chức loại cuộc họp này đòi hỏi kỹ năng điều phối mạnh mẽ và một thư ký/quản trị viên cẩn thận — tốt nhất là những người cố định hàng tuần để đảm bảo tính liên tục.
Vai trò của người điều phối là đảm bảo mọi người tuân thủ chương trình cuộc họp và thực thi các quy tắc ứng xử trong cuộc họp — như chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ khung thời gian của chương trình. Người quản trị ghi chú nội dung cuộc họp, cập nhật Danh sách công việc (là một phần của chương trình) và thông báo cho mọi người.
Với sự tham gia của những người phù hợp, quy trình và công cụ thích hợp, các cuộc họp L10 sẽ xứng đáng với nỗ lực bỏ ra.
Cấu trúc cuộc họp Level 10
Một trong những yếu tố quan trọng dẫn đến thành công ở đây là hầu hết các cuộc họp L10 đều tuân theo cùng một chương trình nghị sự. Hãy cùng xem xét chi tiết từng bước cụ thể của chương trình nghị sự đó.
Segue
Thời gian: 5 phút
Cuộc họp bắt đầu bằng một phần chuyển tiếp — còn được gọi là phần chia sẻ tin tức. Mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ những tin vui cá nhân hoặc công việc, ví dụ như một thành công hay khoảnh khắc "aha" trong tuần của họ. Điều này giúp mọi người tập trung hoàn toàn vào cuộc họp, tạo kết nối trong đội ngũ lãnh đạo và bắt đầu phiên họp với một tinh thần tích cực. 😊
Bảng điểm
Thời gian: 5 phút
Phần này xem xét các mục tiêu và kết quả chính (OKR) — hay các chỉ số hiệu suất chính (KPI) — góp phần vào việc đạt được các mục tiêu của kinh doanh. Người chịu trách nhiệm về mỗi chỉ số chính chỉ cần phản hồi xem chỉ số của họ đang “đi đúng hướng” hay “chệch hướng”, mà không cần giải thích thêm vào thời điểm này. Nếu chỉ số đó chệch hướng, nó sẽ được chuyển sang Danh sách Vấn đề, và sẽ được thảo luận sau trong cuộc họp.
Đánh giá Rock
Thời gian: 5 phút
Rocks là các mục tiêu hàng quý, và mỗi thành viên trong nhóm thường chịu trách nhiệm từ ba đến năm mục tiêu. Cập nhật về Rocks chỉ bao gồm phản hồi “đang tiến triển” hoặc “chưa đạt tiến độ”, trong khi các vấn đề sẽ được chuyển sang Danh sách Vấn đề. 🪨
Tin tức về Khách hàng và Nhân viên
Thời gian: 5 phút
Tại đây, các thành viên tham dự chia sẻ bất kỳ tin tốt hay tin xấu nào liên quan đến nhân viên hoặc khách hàng. Tin tốt sẽ được chúc mừng, còn tin xấu sẽ được chuyển thẳng vào Danh sách Vấn đề.
Danh sách công việc cần làm
Thời gian: 5 phút
Danh sách công việc (To-Do List) bao gồm các mục cần hoàn thành trong vòng 7 ngày. Do đó, nhiều mục được thảo luận tại cuộc họp trước đó đã được hoàn thành trong tuần trước. Tại cuộc họp hiện tại, các thành viên sẽ xác nhận các mục này là “đã hoàn thành” hoặc “chưa hoàn thành”. Bất kỳ mục nào thuộc danh mục sau có thể được chuyển sang tuần tiếp theo để xem xét lại tại cuộc họp tiếp theo hoặc—nếu chúng đã trở thành vấn đề—chuyển sang Danh sách công việc cho tuần này.
Danh sách các vấn đề
Thời lượng: 60 phút
Còn được gọi là Xác định, Thảo luận, Giải quyết (IDS®), phần này của cuộc họp dành riêng cho việc tìm ra nguyên nhân thực sự của các vấn đề và sau đó cùng nhau đưa ra các ý tưởng để giải quyết chúng. Sau khi tóm tắt nhanh các vấn đề trong Danh sách công việc từ tuần trước cùng với bất kỳ vấn đề nào được thêm vào trong cuộc họp này, những người tham dự sẽ bỏ phiếu để xếp thứ tự ưu tiên cho các vấn đề đó. Sau đó, họ sẽ giải quyết ba vấn đề hàng đầu, bắt đầu từ vấn đề quan trọng nhất. Bất kỳ bước tiếp theo nào cũng được thêm vào Danh sách công việc. Nếu một vấn đề trong danh sách không được giải quyết trong vòng vài tuần, nó sẽ được chuyển sang danh sách dài hạn để thảo luận trong cuộc họp quý tiếp theo.
Kết luận
Thời gian: 5 phút
Những phút cuối cùng được dành để xem lại Danh sách công việc và các bước tiếp theo. Những người tham dự cũng quyết định về bất kỳ thông điệp nào cần truyền đạt đến các bộ phận khác trong tổ chức. Cuối cùng, họ chấm điểm cuộc họp trên thang điểm 10, và nếu điểm trung bình dưới 8, họ sẽ thảo luận về những điều có thể làm khác đi trong lần tới.
Với mẫu L10 rõ ràng như vậy, các chủ đề quan trọng nhất luôn được đề cập và bạn vẫn sẽ hoàn thành đúng giờ, mọi lúc. ⏱️
10 Mẹo để Cải thiện Cuộc họp Cấp độ 10 của Bạn
Giờ đây, khi bạn đã biết mục tiêu của mình là gì, hãy cùng xem cách nâng tầm các cuộc họp đó lên một bậc — đồng thời tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho tất cả mọi người.
1. Tận dụng tối đa các công cụ cuộc họp
Công nghệ hiện đại có thể là một lợi ích thực sự—và phần mềm quản lý cuộc họp là một ví dụ điển hình cho điều này.
Hãy lấy ClickUp Meetings làm ví dụ. Nền tảng họp trực tuyến này cung cấp danh sách kiểm tra kế hoạch, mẫu cuộc họp, công cụ ghi chú, quản lý công việc tuyệt vời và nhiều tính năng khác—tất cả đều được thiết kế để giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn. Hãy bắt đầu với Mẫu Cuộc Họp Cấp 10 của ClickUp và tiếp tục từ đó.
Thông tin hữu ích: Các mẫu ClickUp đáp ứng hầu hết mọi tình huống. Từ các mẫu khởi động dự án giúp bạn lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên đến các mẫu cuộc họp cá nhân để quản lý nhóm, bạn sẽ không bao giờ phải bắt đầu lại từ đầu nữa.
2. Lên lịch một cách chiến lược
Để nhấn mạnh tầm quan trọng của cuộc họp L10, hãy tổ chức nó vào cùng một khung giờ mỗi tuần. Khi cuộc họp luôn được ghi vào lịch, người tham dự sẽ hình thành thói quen chuẩn bị cho nó và các nhóm của họ sẽ biết cách sắp xếp các cuộc họp khác sao cho phù hợp với thời gian này. 🗓️
Việc lên lịch họp trở nên dễ dàng với chế độ xem Lịch của ClickUp. Chỉ cần cài đặt một cuộc họp định kỳ và mời tất cả những người tham dự cần thiết. Sau đó, kết nối tất cả tài liệu cuộc họp với cuộc họp đó để mọi người đều có thể tìm thấy chúng.
3. Phát hành chương trình cuộc họp sớm
Càng sớm gửi lịch trình cuộc họp L10, mọi người càng có nhiều thời gian để thu thập dữ liệu và chuẩn bị cho cuộc họp. Lịch trình này cũng giúp xác định rõ những nội dung sẽ được thảo luận, giúp mọi người tập trung hơn.
Sử dụng ClickUp Docs và mẫu ClickUp Agenda để lập chương trình cuộc họp hàng tuần. Bạn có thể tự soạn thảo chương trình hoặc hợp tác với toàn bộ nhóm, với mỗi người dùng được phân biệt trên hệ thống bằng ID màu sắc riêng. Các công cụ định dạng tích hợp giúp bạn dễ dàng tạo ra tài liệu cuối cùng trông chuyên nghiệp mà không tốn thêm nỗ lực.
4. Tuân thủ thời gian cuộc họp
Một phần bí quyết của cuộc họp L10 là tuân thủ quy trình một cách chính xác. Điều này bắt đầu từ việc bắt đầu đúng giờ — điều này đồng nghĩa với việc khuyến khích mọi người đến sớm năm phút để ổn định chỗ ngồi.
Giữ mọi người đúng tiến độ với tính năng Nhắc nhở của ClickUp. Cài đặt một lời nhắc để nhắc nhở người tham gia chuẩn bị cho cuộc họp từ sớm, để không ai phải vội vàng vào phút chót, gây trì hoãn cuộc họp. Sau đó, cài đặt thêm một lời nhắc nữa để thông báo rằng cuộc họp sắp bắt đầu, giúp mọi người đăng nhập và sẵn sàng đúng giờ. 🔔
5. Sử dụng các công cụ trực quan để tăng tính rõ ràng
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục trong Danh sách Vấn đề là một bước rất quan trọng trong giai đoạn IDS của cuộc họp—và bạn không thể sắp xếp thứ tự ưu tiên nếu không biết mình đang ưu tiên điều gì. Hãy tạo một danh sách công việc rõ ràng để mọi người đều có thể xem, từ đó họ có thể đưa ra những quyết định đúng đắn.
Một cách rất hiệu quả để làm điều này là sử dụng Bảng trắng ClickUp. Người ghi chép của bạn có thể chuyển các vấn đề hiện có trong Danh sách Vấn đề sang Bảng trắng ngay từ đầu phiên họp. Các công cụ hợp tác của ClickUp cho phép bất kỳ ai cũng có thể ghi lại vấn đề mà họ nêu ra ngay khi nó xuất hiện, giúp bạn có được danh sách đầy đủ để dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên khi bước vào giai đoạn giải quyết vấn đề của cuộc họp. Sau đó, bạn chỉ cần đánh dấu các mục đã xử lý khi giải quyết xong.
6. Ghi chú cuộc họp một cách hiệu quả
Việc lập biên bản chính xác về những gì đã diễn ra trong cuộc họp là vô cùng quan trọng. Biên bản cuộc họp là biểu mẫu cho các cuộc họp trong tương lai, đảm bảo tính liên tục và sự tiến triển. Chúng cũng đóng vai trò là bằng chứng cuối cùng khi các ký ức về những gì đã xảy ra có sự khác biệt.
Phần mềm ghi biên bản cuộc họp tốt sẽ tạo ra sự khác biệt ở đây. Bạn có thể bắt đầu bằng cách sử dụng ClickUp Notepad để ghi chú trong suốt cuộc họp. Sau đó, hãy yêu cầu Trợ lý Viết AI của ClickUp tóm tắt những ghi chú đó và chuyển chúng thành biên bản cuộc họp. Mẫu Biên bản Cuộc họp của ClickUp cung cấp một khung sườn sẵn có, đảm bảo tính nhất quán trong tất cả các biên bản cuộc họp của bạn. 📝
7. Ghi lại các video quan trọng
Tham dự viên thường chia sẻ các slide hoặc tài liệu khác trong các cuộc họp L10. Những tài liệu trực quan này là một phần quan trọng của biên bản cuộc họp và thường được chia sẻ dưới dạng các tài liệu riêng biệt trước hoặc sau cuộc họp.
Nhưng có một cách đơn giản hơn. ClickUp Clip ghi lại các đoạn video về màn hình, tab trình duyệt hoặc cửa sổ ứng dụng của bạn — bao gồm cả bản ghi âm giọng nói nếu bạn muốn — để cung cấp bối cảnh cho cuộc hội thoại. Bạn có thể lưu các đoạn video này vào bản ghi cuộc họp và chia sẻ chúng thông qua một liên kết công khai có thể phát trực tiếp trên trình duyệt của bạn.
8. Tập trung các trò chuyện của bạn
Người tham dự có thể có câu hỏi hoặc đề xuất trước cuộc họp hoặc muốn chia sẻ thêm ý kiến sau đó. Bạn có thể sử dụng email để tiến hành những cuộc hội thoại này, nhưng các chủ đề email không phải lúc nào cũng dễ tìm hoặc theo dõi, hơn nữa chúng lại tách biệt với chính cuộc họp.
Thay vào đó, hãy tạo một kênh chuyên dụng bằng chế độ xem ClickUp Chat, giúp mọi thứ được tập trung và liên kết trên một nền tảng duy nhất. Sử dụng kênh trò chuyện để chia sẻ thông tin cập nhật hoặc tài nguyên và tiến hành cuộc hội thoại trực tiếp. Bạn có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào kênh trò chuyện của mình, cài đặt thông báo về tin nhắn mới và xem cuộc trò chuyện song song với công việc trong ClickUp khi đang chuẩn bị cho cuộc họp. 💬
9. Tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn
Hầu hết các cuộc họp cấp 10 đều đưa ra một danh sách các mục cần làm, nhưng thường thì chúng lại không được xử lý. Bí quyết để hoàn thành chúng là đưa chúng vào quy trình làm việc của bạn càng sớm càng tốt và đang theo dõi cho đến khi hoàn thành.
ClickUp cho phép bạn chuyển đổi văn bản từ bất kỳ tài liệu ClickUp Doc hoặc Bảng trắng nào thành nhiệm vụ ClickUp chỉ với một nút — không cần phải sao chép và dán nữa. Ví dụ, bạn có thể tạo các mục hành động hoặc giao nhiệm vụ trực tiếp từ ClickUp Notepad, Doc, Bảng trắng, Trò chuyện hoặc các tài liệu chính thức hơn như biên bản cuộc họp.
Sau đó, tính năng Quản lý Dự án của ClickUp sẽ tiếp quản việc quản lý công việc đó, giúp bạn ưu tiên nó và tích hợp mượt mà vào quy trình làm việc của bạn. Nó thậm chí còn gửi thông báo cho bạn khi công việc sắp đến hạn để đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng đến khi hoàn thành.
10. Tận dụng bộ công cụ công nghệ của bạn
Thay vì đầu tư vào các công cụ mới cho cuộc họp cấp 10, hãy tận dụng tối đa những công cụ bạn đang sử dụng. Ví dụ, nếu nhóm lãnh đạo của bạn ưa chuộng sử dụng Zoom hoặc Microsoft Teams, hoặc họ đã quen dùng Lịch Google, hãy linh hoạt điều chỉnh theo luồng đó bất cứ khi nào có thể.
ClickUp cung cấp nhiều tính năng tích hợp, bao gồm Microsoft Teams và Zoom, cùng với Apple, Outlook và Lịch Google. Bắt đầu cuộc họp Zoom trực tiếp từ một công việc hoặc đồng bộ hóa các công việc từ ClickUp với lịch của bạn, và còn nhiều tính năng khác nữa.
Phần thưởng: So sánh MS Teams với Zoom!
Tổ chức các cuộc họp Cấp 10 hiệu quả và hiệu suất cao
Các cuộc họp L10 được EOS Worldwide phát triển nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả của cuộc họp. Chúng được tổ chức vào cùng một thời điểm mỗi tuần, tuân theo một mẫu cụ thể và có sự tham gia của toàn bộ đội ngũ lãnh đạo. 💯
Loại cuộc họp này tập trung mạnh mẽ vào việc đảm bảo sự đồng bộ với các mục tiêu chiến lược. Cuộc họp bắt đầu bằng phần cập nhật ngắn gọn và nhanh chóng đánh giá tiến độ dựa trên các chỉ số bảng điểm, mục tiêu quý và danh sách việc cần làm hàng tuần. Sau đó, phần lớn thời gian cuộc họp được dành để phân tích và giải quyết các vấn đề cản trở việc đạt được các mục tiêu kinh doanh.
Mặc dù các cuộc họp L10 đã được tổ chức hiệu quả hơn nhiều so với hầu hết các cuộc họp khác, nhưng vẫn luôn có chỗ để cải thiện. Các công cụ họp trực tuyến như ClickUp giúp tối ưu hóa mọi khía cạnh của các cuộc họp L10, tiết kiệm thời gian và nỗ lực ở mọi khâu.
Đăng ký miễn phí với ClickUp ngay hôm nay để hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, mỗi ngày. 🙌