Điều hành một doanh nghiệp giống như ngồi trên tàu lượn siêu tốc. Đó là một cuộc hành trình liên tục với những thăng trầm. Bạn chắc chắn sẽ phải đối mặt với những thách thức, nhiều trong số đó xảy ra do sự mơ hồ trong quy trình, sự kém hiệu quả, thông tin truyền đạt không rõ ràng và sự nhầm lẫn về vai trò.
May mắn thay, các công cụ lập bản đồ quy trình giúp loại bỏ những điểm không hiệu quả này. Một trong những công cụ đó là SIPOC.
SIPOC là gì?
SIPOC là từ viết tắt của Suppliers (Nhà cung cấp), Inputs (Đầu vào), Process (Quy trình), Outputs (Đầu ra) và Customers (Khách hàng). Đây là một công cụ trực quan được sử dụng trong Six Sigma để trực quan hóa và lập bản đồ các yếu tố quan trọng có liên quan của một quy trình.
Sơ đồ SIPOC tóm tắt các đầu vào, đầu ra và quy trình quan trọng và cấp cao của tất cả các bên liên quan cho các dự án khác nhau, bao gồm các quy trình trong sản xuất, giao dịch, hỗ trợ, CNTT, v.v.
Sau khi được tạo, sơ đồ SIPOC cung cấp trọng tâm để xác định các chỉ số quy trình, đường cơ sở, mục tiêu dự án và rủi ro. Nó thiết lập nền tảng và chế độ xem cấp cao cho một dự án cải tiến.
Việc tạo sơ đồ SIPOC rất đơn giản nhưng đòi hỏi thời gian, nỗ lực và sự hiểu biết toàn diện về tất cả các quy trình kinh doanh. May mắn thay, các mẫu SIPOC được tạo sẵn giúp việc này trở nên dễ dàng hơn.
Mẫu SIPOC là gì?
Mẫu SIPOC là công cụ trực quan tiêu chuẩn hóa giúp ghi lại và phân tích thông tin khóa liên quan đến đầu vào, đầu ra, nhà cung cấp, quy trình và khách hàng liên quan đến quy trình kinh doanh. Chúng cung cấp cho bạn phương pháp tiếp cận có hệ thống để cải tiến quy trình.
Bạn có thể sử dụng sơ đồ SIPOC tùy chỉnh hoặc sử dụng sơ đồ có sẵn. Mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng.
Sơ đồ SIPOC tùy chỉnh cho phép bạn điều chỉnh theo tính chất cụ thể của doanh nghiệp và quy trình công việc. Tuy nhiên, việc tạo sơ đồ này rất tốn thời gian vì đòi hỏi nỗ lực và sự hiểu biết sâu sắc về tất cả các quy trình cần thiết để triển khai và hoàn thành mục tiêu dự án.
Bạn có thể sử dụng mẫu sơ đồ SIPOC có sẵn để tiết kiệm nỗ lực và thời gian. Nhiều mẫu sơ đồ SIPOC có sẵn trực tuyến để quản lý dự án và hoạt động. Bạn có thể sử dụng chúng để hiểu phạm vi công việc của các dự án phức tạp.
Các mẫu SIPOC giúp hình dung quy trình cần thiết để lập kế hoạch và ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ mới. Hoặc, bạn có thể sử dụng chúng để xác định những thách thức và lỗ hổng trong quy trình hiện tại và cải thiện chúng.
Điều gì tạo nên một mẫu SIPOC tốt?
Một mẫu SIPOC tốt có thể thích ứng với các quy trình mới và thực hiện các cải tiến giúp giảm thiểu phạm vi lỗi, nhầm lẫn và hiểu lầm giữa các bên liên quan. Cuối cùng, điều này sẽ dẫn đến sự hài lòng của khách hàng.
Dưới đây là các đặc điểm của một mẫu SIPOC tốt:
- Hấp dẫn về mặt thị giác: Vì các mẫu SIPOC là biểu diễn trực quan của các quy trình, chúng phải có cấu trúc rõ ràng. Chúng cũng nên sử dụng màu sắc, phông chữ và định dạng nhất quán cùng với đủ không gian trống để giúp người xem dễ hiểu.
- Dễ sử dụng: Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết, quy trình cần thực hiện, các bước quan trọng và kết quả cần đạt được để hoàn thành công việc mà không gặp bất kỳ khó khăn nào
- Rõ ràng: Một mẫu tốt phải trình bày thông tin một cách rõ ràng và súc tích. Tất cả các bên liên quan phải dễ hiểu
- Khả năng tùy chỉnh: Các quy trình và công việc khác nhau có nhu cầu, độ phức tạp và sắc thái khác nhau. Một mẫu SIPOC tốt phải có thể tùy chỉnh và thích ứng với các yêu cầu đó
- Tính đầy đủ: Phải có tất cả thông tin liên quan mà các thành viên trong nhóm cần. Lưu ý: tránh cố gắng ghi lại từng chi tiết nhỏ. Giữ chế độ xem tổng quan để tránh mẫu bị quá tải
- Khả năng truy cập: Một mẫu sơ đồ SIPOC tốt phải có sẵn và có thể truy cập được cho tất cả các bên liên quan
- Cập nhật thường xuyên: Mẫu SIPOC phải có thể cập nhật thường xuyên theo sự phát triển của quy trình. Điều này sẽ giúp bạn xác định những lỗ hổng và cơ hội cải tiến
Thực hiện theo các hướng dẫn này sẽ cho kết quả là biểu đồ SIPOC truyền đạt hiệu quả các yếu tố khóa của quy trình trong một sơ đồ rõ ràng, logic và có thể tùy chỉnh.
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử các ứng dụng lập lịch làm việc hàng đầu này cùng với các mẫu SIPOC để tối ưu hóa nỗ lực quản lý dự án và quy trình của bạn.
10 mẫu SIPOC để sử dụng
Dưới đây là danh sách 10 mẫu SIPOC được tuyển chọn mà bạn nên sử dụng để tối ưu hóa và hợp lý hóa các quy trình.
1. Mẫu SIPOC ClickUp
Mẫu SIPOC của ClickUp sẽ giúp bạn hiểu một cách trực quan mối quan hệ giữa các nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng cho tất cả các dự án của bạn. Hãy tham khảo mẫu này trước khi bắt đầu một dự án hoặc cải tiến một quy trình hiện có.
Mẫu này cho phép bạn truy cập vào tám Trường Tùy chỉnh, nơi bạn có thể thêm và lưu các thuộc tính quan trọng như Email, Địa chỉ, Giá theo số lượng, SIPOC, Liên hệ và hơn thế nữa.
Bằng cách trình bày các quy trình trong Chế độ xem tùy chỉnh, mẫu này giúp bạn dễ dàng hiểu các dự án phức tạp và tìm cơ hội cải tiến quy trình để đạt được hiệu quả cao hơn.
Tạo sơ đồ SIPOC để thu thập thông tin về việc sử dụng tài nguyên và giúp cải thiện mọi khía cạnh của quy trình làm việc. Nó giúp tất cả các bộ phận và nhóm cùng nhau làm việc trên cùng một trang, loại bỏ sự nhầm lẫn, sai sót và lỗi.
Sử dụng mẫu để cộng tác trên không gian làm việc được chia sẻ với các bên liên quan khác trong khi theo dõi tiến độ, thẻ và các phụ thuộc có liên quan.
2. Mẫu quy trình và thủ tục ClickUp
Bạn đã bao giờ muốn biết một quy trình cụ thể trong tổ chức của mình hoạt động như thế nào chưa? Bộ phận nhân sự tuyển dụng nhân viên mới như thế nào? Bộ phận mua hàng đảm bảo nhận được các giao dịch tốt nhất như thế nào? Quá trình ra mắt sản phẩm diễn ra như thế nào?
Nếu tổ chức của bạn sử dụng Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp, bạn có thể tìm thấy tất cả ở một nơi!
Mẫu SIPOC này giúp bạn xác định các quy trình và thủ tục, liên kết chúng với các bên liên quan. Sử dụng mẫu này để tập trung tất cả các quy trình của bạn vào một nơi để truy cập nhanh và tạo ra một phương pháp nhất quán cho tất cả các công việc liên quan.
Sau đó, bạn có thể quản lý một hoặc nhiều quy trình từ một bảng điều khiển duy nhất và lấy tất cả dữ liệu dự án thông qua các bảng Kanban hữu ích.
Bằng cách cho phép bạn truy cập vào chi tiết dự án, nó cho phép bạn theo dõi các công việc lặp đi lặp lại và đo lường hiệu suất ở mỗi bước. Nó cũng giúp bạn tìm ra các lỗi tiềm ẩn để giải quyết kịp thời.
3. Mẫu SOP ClickUp
Các quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) đối với kinh doanh giống như dầu đối với động cơ — chúng giúp kinh doanh vận hành trơn tru, không gặp sự cố. SOP thiết lập các hướng dẫn để chuẩn hóa các hàm thường dùng, đảm bảo hiệu suất công việc nhất quán giữa các nhóm.
Chúng xác định mục đích của một quy trình, các bước thực hiện, phạm vi và giới hạn của quy trình đó. Chúng cũng chỉ định vai trò và trách nhiệm của những người tham gia vào các quy trình này. Cuối cùng, chúng đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Sử dụng Mẫu SOP của ClickUp để tạo, tổ chức, quản lý và lặp lại các SOP cho doanh nghiệp của bạn.
Mẫu này cho phép bạn thiết lập các quy trình và thủ tục tiêu chuẩn trong tổ chức để giảm chi phí và tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên.
Kết hợp SOP với bản đồ quy trình SIPOC giúp quản lý nhiều dự án và chương trình cùng lúc dễ dàng hơn.
Mẫu này cũng giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện và hợp tác liên chức năng trong công ty. Bạn có thể xây dựng quy trình làm việc của riêng mình trong ClickUp bằng cách sử dụng Chế độ xem tùy chỉnh như Khối lượng công việc, Lịch và các chế độ khác.
Thiết lập sự hiểu biết chung về toàn bộ quy trình bằng cách sử dụng mẫu này để duy trì tính chính xác, chất lượng và nhất quán.
4. Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp ClickUp
Nếu bạn thường xuyên làm việc với nhiều nhà cung cấp, rất có thể bạn cần một giải pháp quản lý nhà cung cấp.
Quản lý nhà cung cấp đảm bảo kiểm soát chi phí, hiệu quả và tiêu chuẩn chất lượng cho sản phẩm và dịch vụ. Nó cũng giúp các tổ chức quản lý rủi ro về tài chính, chuỗi cung ứng và pháp lý.
Sử dụng Mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp ClickUp để ghi lại các bước cấp cao để quản lý nhà cung cấp hiệu quả và duy trì mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp của bạn.
Mẫu SIPOC này cho phép bạn đánh giá các nhà cung cấp khác nhau cho sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp, thu thập phản hồi và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Mẫu này giúp bạn đảm bảo các nhà cung cấp tuân thủ tất cả các quy tắc và quy định bắt buộc. Sử dụng mẫu này để hợp lý hóa quy trình tiếp nhận nhà cung cấp mới và theo dõi tất cả các tương tác với nhà cung cấp.
Các yếu tố chính trong mẫu danh sách kiểm tra quản lý nhà cung cấp này bao gồm
- 16 thuộc tính tùy chỉnh để lưu và hiển thị chi tiết quan trọng về nhà cung cấp
- thẻ, cảnh báo phụ thuộc, email và hơn thế nữa để theo dõi quản lý nhà cung cấp hiệu quả
- bốn chế độ xem tùy chỉnh giúp bạn hợp lý hóa các cam kết với nhà cung cấp mới và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp
5. Mẫu Thỏa thuận nhà cung cấp ClickUp
Thế giới kinh doanh vận hành dựa trên các hợp đồng. Bạn cần có thỏa thuận nhà cung cấp cho từng nhà cung cấp mà bạn làm việc cùng, để đảm bảo rằng mọi người đều thống nhất về quyền và nghĩa vụ của mình cũng như hậu quả của việc vi phạm.
Một thỏa thuận được lập thành văn bản rõ ràng sẽ bảo vệ cả nhà cung cấp và khách hàng khỏi những rủi ro tiềm ẩn.
Thỏa thuận nêu chi tiết trách nhiệm của mỗi bên và đặt ra các kỳ vọng về thời hạn, giá cả, giao hàng và các điều kiện khác.
Vì thỏa thuận với nhà cung cấp là một tài liệu pháp lý, việc soạn thảo nó có thể tốn nhiều công sức.
Mẫu Thỏa thuận nhà cung cấp của ClickUp đơn giản hóa quy trình kết nối nhà cung cấp với doanh nghiệp của bạn.
Sử dụng Trường Tùy chỉnh trong ClickUp để quản lý chi tiết nhà cung cấp và Trạng thái Tùy chỉnh để theo dõi tiến độ nhập cuộc.
Các tính năng bổ sung bao gồm cải thiện việc theo dõi hợp đồng bằng AI và tự động hóa, cũng như chế độ xem tùy chỉnh cho cộng tác viên.
6. ClickUp Tạo quy trình hiệu quả Mẫu
Cho dù bạn đang cải thiện một quy trình hiện có hay tạo một quy trình mới và hiệu quả, Mẫu Tạo Quy Trình Hiệu Quả của ClickUp sẽ rất hữu ích. Nó cho phép bạn thiết lập các quy trình, trách nhiệm và thời hạn và hiển thị chúng một cách rõ ràng.
Đây là một trong những mẫu quy trình miễn phí tốt nhất để chuẩn hóa các quy trình giữa các bộ phận khác nhau và tạo ra các quy trình công việc nhất quán. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu mà nếu không sẽ phải dành cho việc tạo quy trình thủ công.
Việc tạo quy trình công việc tiêu chuẩn hóa bằng mẫu này tương đối dễ dàng:
- Phân tích quy trình hiện tại và phát hiện những điểm yếu
- Bạn có thể thêm đồng nghiệp của mình làm cộng tác viên và sử dụng Bảng trắng của ClickUp để brainstorm ý tưởng cải tiến.
- Sau đó, bạn có thể thiết kế một quy trình mới và chia nhỏ thành các bước bằng cách sử dụng Nhiệm vụ ClickUp
- Khi bạn triển khai và theo dõi tiến độ, Tự động hóa trong ClickUp sẽ giúp bạn đi đúng hướng
7. Mẫu danh sách nhà cung cấp chính của ClickUp
Một công ty thường phải giao dịch với nhiều nhà cung cấp và nhà cung ứng như freelancer, nhà thầu độc lập, nhà cung cấp dịch vụ công nghệ, đối tác logistics và nhà hoạch định sản xuất. Quản lý tất cả họ có thể trở nên khó khăn.
Nếu bạn không theo dõi chúng, công ty của bạn có thể phải đối mặt với những thách thức không lường trước được trong việc mua sắm, cung cấp và giao hàng, hoặc tài chính. Điều này cuối cùng sẽ gây nguy hiểm cho khách hàng.
Mẫu Danh sách nhà cung cấp chính của ClickUp cho phép mọi doanh nghiệp theo dõi các nhà cung cấp hiện tại và tiềm năng. Hãy coi nó như một danh bạ nhà cung cấp tập trung, bao gồm đầy đủ thông tin về nhà cung cấp, như địa chỉ, thỏa thuận, tài chính, lịch trình và các chỉ số hiệu suất chính (KPI).
Nó giúp bạn tìm nhà cung cấp theo ngành hoặc loại hình, tối ưu hóa quản lý nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp mới khi cần thiết và đảm bảo tất cả các bên tuân thủ hợp đồng đã ký kết.
Nó cũng giúp các công ty tránh chi tiêu quá mức và bảo vệ họ khỏi các rủi ro pháp lý, tài chính hoặc tuân thủ tiềm ẩn. Hơn nữa, việc theo dõi dữ liệu hiệu suất của nhà cung cấp bằng mẫu SIPOC này đảm bảo bạn có đủ hiển thị để đưa ra quyết định sáng suốt.
Bạn có thể sử dụng chế độ xem Bảng trong ClickUp để tạo bảng tính tùy chỉnh với chi tiết nhà cung cấp, sau đó theo dõi các điểm dữ liệu quan trọng cho từng nhà cung cấp với sự trợ giúp của Trường Tùy chỉnh. Mẹo chuyên nghiệp: Đừng quên đặt nhiệm vụ định kỳ trong ClickUp để thường xuyên xem xét và cập nhật danh sách nhà cung cấp của bạn.
8. Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng ClickUp
Làm thế nào để bạn ưu tiên dịch vụ khách hàng xuất sắc? Đó là bằng cách xác định và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Và... sử dụng Mẫu quản lý dịch vụ khách hàng của ClickUp.
Sử dụng mẫu mạnh mẽ này để thực hiện tất cả các việc cần làm — sắp xếp khách hàng theo thuộc tính, thu thập phản hồi của họ, truy cập đánh giá và xếp hạng của họ, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhận xét và hợp lý hóa hỗ trợ vé, trò chuyện và tương tác.
Đây là mẫu được thiết kế tốt, bạn có thể cắm và sử dụng ngay. Mẫu này giúp bạn thêm thông tin liên quan về khách hàng, được sử dụng để tương tác với họ nhằm cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất.
Nó cũng cho phép bạn tương tác với các phiếu yêu cầu và giải pháp giữa các nhóm và bộ phận. Với mẫu này trong tay, bạn sẽ không gặp khó khăn gì trong việc chuyển đổi họ thành những khách hàng trung thành và quay lại!
Hãy xem mẫu này, vì nó cung cấp nhiều chế độ xem cấu hình, tự động hóa, tạo phiếu yêu cầu và tính năng chỉ định, để kể một vài tính năng. Nó có tất cả những gì công ty bạn cần để cung cấp dịch vụ khách hàng A+, và tất cả chỉ trên một bảng điều khiển duy nhất.
9. Mẫu SIPOC Excel của Systems2Win
Mẫu SIPOC cho Excel của Systems2win là mẫu dễ hiểu và dễ sử dụng, giúp xác định nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra và khách hàng từ đầu đến cuối.
Mẫu này giúp làm rõ mối quan hệ giữa các bên liên quan để loại bỏ sự không chính xác, không nhất quán, thiếu hiệu quả và lãng phí trong tất cả các loại quy trình.
Bạn có thể tải xuống mẫu và nhập vào Excel qua Excel Ribbon > Systems2win > Open a Blank Sheet (Mở trang trống) hoặc chèn trang này vào sổ làm việc Excel của bạn.
10. Mẫu theo dõi cơ sở liên lạc Excel
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản để quản lý danh bạ khi kết nối mạng? Mẫu Touch Base Tracker cho Excel là mẫu theo dõi mạng giúp bạn sắp xếp danh bạ và lên kế hoạch liên lạc với họ khi cần thiết.
Bạn có thể phân loại các liên hệ của mình thành ba nhóm:
- Những người liên hệ thường xuyên: những người bạn muốn duy trì liên lạc thường xuyên
- Những người quen biết thoáng qua: những người bạn muốn liên hệ vài lần trong năm
- Khách hàng tiềm năng: những cá nhân/doanh nghiệp mà bạn muốn lưu thông tin để sử dụng vào thời điểm thích hợp
Mẫu này cũng có các phần để lập kế hoạch cho các hoạt động kết nối mạng và chiến lược tiếp cận cho mỗi quý. Sử dụng mẫu này để tối ưu hóa quá trình kết nối mạng của bạn từ đầu đến cuối và không bao giờ bỏ lỡ cơ hội kết bạn và mối quan hệ kinh doanh tiềm năng.
Chọn mẫu để lập bản đồ và cải tiến quy trình
Cuối cùng, một quy trình chỉ mạnh mẽ như thiết kế của nó.
Các công cụ trực quan như mẫu SIPOC cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan cần thiết để thiết kế các quy trình hiệu quả và trơn tru. Việc lập bản đồ trực quan cho từng phần chuyển động giúp tất cả thành viên trong nhóm hiểu và thống nhất với nhau.
Cho dù bạn quản lý quy trình công việc của khách hàng hay hoạt động nội bộ, hãy thử sử dụng sơ đồ SIPOC để tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Phần hay nhất là gì? Với ClickUp, bạn có tất cả các công cụ cần thiết để bắt đầu — chỉ ở một nơi.
Chọn từ nhiều mẫu SIPOC trong ClickUp, tập hợp nhóm của bạn, bắt đầu một tài liệu ClickUp hợp tác hoặc phác thảo các bước từ đầu đến cuối trên bảng trắng trong ClickUp và xem những điểm không hiệu quả hoặc lỗ hổng cần khắc phục.
Bạn sẽ ngạc nhiên về những việc cần làm đơn giản trên một trang hình ảnh có thể mang lại cho việc cải tiến quy trình. Và khách hàng sẽ nhận thấy những lợi ích đó.
Chỉ cần đăng ký ClickUp để chào đón quản lý quy trình đẳng cấp thế giới!