Quản lý giao tiếp với khách hàng (CCM) là gì?
Agencies

Quản lý giao tiếp với khách hàng (CCM) là gì?

13 minute read

Điều gì khiến bạn mua sắm tại thương hiệu yêu thích của mình? Chỉ đơn thuần là phạm vi sản phẩm? Hay đó là trải nghiệm?

Theo một cuộc khảo sát của Salesforce, phần lớn thời gian, trải nghiệm mà một công ty mang lại đối với khách hàng cũng quan trọng không kém so với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty đó.

Các doanh nghiệp tối ưu hóa và tùy chỉnh giao tiếp với khách hàng sẽ giành được lòng trung thành của khách hàng và một vị trí trong hộp thư đến của họ. 💌

Tuy nhiên, việc quản lý nhất quán các hoạt động giao tiếp đến và đi trên nhiều kênh cho khách hàng có thể là một thách thức, dù bạn là doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn. Đó chính là lúc quản lý giao tiếp khách hàng (CCM) phát huy tác dụng: đảm bảo tính nhất quán và liên tục ở mọi bước của quy trình giao tiếp.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích lý do tại sao quản lý giao tiếp khách hàng nên là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bạn, cùng với các phương pháp hay nhất có thể áp dụng ngay để cải thiện tương tác với khách hàng và việc cần làm để thực hiện điều đó bằng các công cụ CCM.

Bài viết trên blog "Từ điểm nghẽn đến đột phá" của V2V - Gọi hành động (CTA)

Quản lý giao tiếp với khách hàng (CCM) là gì?

Quản lý giao tiếp với khách hàng (CCM) là sự kết hợp giữa chiến lược, các kênh và công cụ mà doanh nghiệp của bạn sử dụng để tương tác và giao tiếp với khách hàng. Nó bao gồm cách bạn tạo ra, triển khai và duy trì các thông điệp giao tiếp chủ động với khách hàng.

Các công cụ CCM cho phép các nhóm trong toàn tổ chức chia sẻ kiến thức một cách liền mạch. Ví dụ, những thông tin chi tiết thu được từ các chiến dịch tiếp thị và giao tiếp bán hàng nên được chia sẻ cho các tương tác dịch vụ khách hàng và ngược lại.

Thông thường, dưới đây là một số loại hình giao tiếp khác nhau mà kinh doanh thường sử dụng:

  • Luồng chào mừng hoặc đăng ký dành cho mọi khách hàng mới
  • Giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng hiện tại
  • Tổ chức các chương trình khuyến mãi dành cho khách hàng không hoạt động
  • Thông báo về việc gia hạn đăng ký cho khách hàng trong chương trình khách hàng thân thiết
  • Tổ chức các đợt bán hàng flash dành cho khách hàng tiềm năng

Các kênh mà bạn sử dụng để kết nối và giao tiếp với khách hàng bao gồm các nền tảng mạng xã hội, tin nhắn SMS, trang web, email, cuộc gọi điện thoại và trò chuyện trực tuyến.

Các kênh mà bạn ưu tiên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm nhân khẩu học của khách hàng và thói quen của họ. Ví dụ, nếu bạn hướng đến thế hệ Z (thế hệ sinh vào cuối những năm 1990 và đầu những năm 2000), bạn sẽ cần tối ưu hóa trải nghiệm ưu tiên thiết bị di động và giao tiếp dựa trên tin nhắn văn bản.

Mọi khía cạnh của sự tương tác với khách hàng, dù là phản hồi qua email, tương tác với các bài đăng trên mạng xã hội và trang web, hay các cuộc gọi điện thoại với đội ngũ hỗ trợ của bạn, đều có ý nghĩa quan trọng.

Mỗi lần tương tác đều cung cấp những thông tin chi tiết mà bạn có thể sử dụng để xây dựng các thông điệp phù hợp với sở thích của khách hàng. Một giải pháp quản lý giao tiếp với khách hàng có thể giúp bạn thực hiện việc cần làm này một cách chủ động.

Lợi ích của Quản lý Truyền thông Khách hàng

Trải nghiệm khách hàng thường là yếu tố quyết định việc giữ chân hay mất đi khách hàng. 🧨

Dù bạn là thành viên của đội ngũ hỗ trợ khách hàng, đội ngũ bán hàng phụ trách chốt đơn hàng hay là người quản lý tài khoản phụ trách khách hàng doanh nghiệp, việc giao tiếp chủ động và hiệu quả có thể quyết định thành công hay thất bại của trải nghiệm khách hàng.

Các lợi ích của quản lý giao tiếp với khách hàng bao gồm:

1. Thông điệp nhất quán trên các kênh

Bạn cần mang đến trải nghiệm thông điệp và thương hiệu nhất quán, dù là thông qua cửa hàng thực tế, hệ thống IVR, mạng xã hội, trang web hay bất kỳ kênh giao tiếp nào khác.

Hệ thống quản lý giao tiếp với khách hàng đảm bảo thông điệp của bạn luôn nhất quán, bất kể điểm tiếp xúc kỹ thuật số nào.

Ví dụ về email bán hàng của ClickUp AI
ClickUp AI giúp nhóm bán hàng tự tin và nhất quán hơn trong các hoạt động giao tiếp

Ví dụ: nếu bạn gửi thông báo khuyến mãi Halloween qua email và tin nhắn SMS. Cả hai kênh này cần có cùng giọng điệu và nội dung khuyến mãi, từ đó tạo ra thông điệp và trải nghiệm thống nhất, góp phần thúc đẩy doanh số.

2. Giao tiếp được cá nhân hóa

Giao tiếp cá nhân hóa là một khả năng giúp bạn vượt trội so với đối thủ, dù bạn là doanh nghiệp truyền thống hay doanh nghiệp trực tuyến. 👊

Điều này là do khách hàng của bạn coi việc cá nhân hóa là cách để họ cảm thấy mình được trân trọng. Họ phản hồi tích cực khi thương hiệu của bạn thể hiện rằng mình đầu tư vào mối quan hệ chứ không chỉ đơn thuần là giao dịch. 76% cho biết họ có khả năng mua hàng lại cao hơn từ một công ty gửi các thông điệp được tùy chỉnh cao.

Với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý giao tiếp với khách hàng, bạn có thể theo dõi các giao dịch mua hàng, trả hàng và tương tác của khách hàng trên các kênh khác nhau. Dựa trên dữ liệu này, nhóm bán hàng và tiếp thị của bạn có thể tùy chỉnh chiến lược khuyến mãi, trong khi nhóm chăm sóc khách hàng có thể trả lời câu hỏi và giải quyết truy vấn một cách nhanh chóng. 🙋

3. Loại bỏ các rào cản giữa các bộ phận

Hành trình mua hàng của khách hàng không còn theo một đường thẳng nữa, điều này có nghĩa là họ có thể đã xem một chiến dịch trên mạng xã hội và liên hệ với nhóm bán hàng.

Sau cuộc gọi ban đầu với bộ phận bán hàng, nhóm tiếp thị có thể đã gửi các email nuôi dưỡng khách hàng hoặc thêm họ vào danh sách để nhận một chuỗi email.

Tốt nhất là nên có một khung làm việc giao tiếp tập trung cho tất cả các điểm tiếp xúc của tổ chức.

Tại đây, phần mềm CCM đóng vai trò là địa điểm tập trung cho tất cả các nhóm đang theo dõi các tương tác giữa khách hàng tiềm năng và người dùng. Phần mềm này giúp giảm thời gian cần thiết để tra cứu thông tin khách hàng. Mọi cuộc hội thoại và tương tác đều được ghi lại và có thể được xử lý một cách hiệu quả.

4. Xây dựng mối quan hệ sâu sắc hơn với khách hàng

Báo cáo xu hướng trải nghiệm khách hàng (CX) năm 2023 của Zendesk cho thấy hơn 70% khách hàng chi tiêu nhiều hơn tại các công ty cung cấp trải nghiệm khách hàng mượt mà và liền mạch.

Khi bạn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng, bạn sẽ có nhiều cơ hội hơn để giao tiếp với họ và tạo ra những tương tác tích cực, điều này có thể giúp xây dựng lòng tin theo thời gian.

Các loại hình Quản lý Giao tiếp Khách hàng (CCM)

Khi kinh doanh của bạn chuyển từ cạnh tranh về giá sang cạnh tranh về chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng, các giải pháp CCM trở nên vô cùng quan trọng. Các loại CCM phổ biến nhất bao gồm:

Giao tiếp với khách hàng

Để duy trì kết nối với khách hàng, bạn nên xác định các phân khúc khách hàng và xây dựng các kế hoạch giao tiếp được tùy chỉnh cho từng nhóm. Dựa trên thói quen mua hàng của họ, bạn có thể giao tiếp thường xuyên hơn với một số nhóm, chẳng hạn như những khách hàng hài lòng.

Hệ thống Tạo Tài liệu Tự động (ADF)

ADF là một bộ quy trình nhằm quản lý việc tạo/lập và phân phối số lượng lớn tài liệu. Hệ thống này lưu trữ tất cả các tài sản tài liệu, bao gồm các mẫu, logo, hình ảnh và tài liệu in, tại một địa điểm trung tâm.

ADF rất hữu ích trong trường hợp xử lý hàng loạt các báo cáo thanh toán hàng tháng, hóa đơn và báo cáo hàng năm, vì nó áp dụng các tài sản một cách nhất quán trên tất cả các kênh giao tiếp.

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA)

BPA tự động hóa các quy trình kinh doanh bằng công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (ML) để nâng cao chất lượng dịch vụ, cải thiện việc cung cấp dịch vụ và giảm chi phí. Ví dụ, bạn có thể triển khai chatbot trong bộ phận dịch vụ khách hàng để trả lời các truy vấn lặp đi lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực.

Quản lý đa kênh

Quản lý đa kênh (Omnichannel) cho phép các doanh nghiệp lập kế hoạch, theo dõi và quản lý nhiều kênh giao tiếp. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng cho những khách hàng thường xuyên chuyển đổi giữa các kênh.

Một khách hàng có thể đăng tweet ngay sau khi gửi email về việc trả lại sản phẩm — kinh doanh của bạn cần sẵn sàng xử lý các truy vấn như vậy trên mọi kênh.

10 phương pháp hay nhất để cải thiện quản lý giao tiếp với khách hàng

Tự động hóa các hoạt động giao tiếp lặp đi lặp lại với khách hàng giúp nhóm của bạn tăng năng suất làm việc và tập trung vào việc tạo ra những trải nghiệm thực sự được tùy chỉnh. Những phương pháp hay nhất này giúp bạn xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.

Hãy áp dụng các phương pháp hay nhất về quản lý giao tiếp này và sau này bạn sẽ cảm ơn chúng tôi.

1. Thu thập và sắp xếp dữ liệu khách hàng trong hệ thống CRM

Khi mới bắt đầu với một số ít khách hàng, việc quản lý thông tin cá nhân của họ trên bảng tính là điều dễ hiểu.

Tuy nhiên, một khi bạn đã có khách hàng trả tiền, đã đến lúc chuyển dữ liệu khách hàng của bạn vào hệ thống CRM.

Điều này sẽ giúp kinh doanh của bạn mở rộng quy mô, đồng thời các nhóm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng sẽ không phải mất thời gian tìm kiếm thông tin chi tiết về khách hàng. ⏳

Và khi nhiều nhóm cùng giao tiếp với cùng một nhóm khách hàng, việc ghi chép mọi tương tác và cuộc hội thoại vào bảng tính sẽ trở nên khó khăn.

Ví dụ về Tài khoản và Cơ hội trong ClickUp CRM
Tạo hệ thống CRM tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn với các mẫu linh hoạt của ClickUp

Hệ thống CRM của ClickUp được thiết kế để quản lý và phát triển mối quan hệ với khách hàng tại một nơi duy nhất. Hệ thống này lưu trữ nhật ký các tương tác với khách hàng như:

  • Dữ liệu khách hàng, bao gồm tên, thông tin liên hệ và giai đoạn giao tiếp
  • Các tương tác và điểm tiếp xúc với khách hàng, cũng như các kênh giao tiếp ưa thích
  • Các nhóm tham gia và hành trình khách hàng trong phễu bán hàng

Nếu nhóm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng của bạn đã sử dụng ClickUp, bạn có thể chia sẻ đối tượng/kỳ/phiên bản này với nhân viên mới để họ cập nhật thông tin về hành trình khách hàng và giúp các nhóm khác có nhu cầu cũng có thể truy cập được.

Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng CRM của ClickUp vì nó kết hợp CRM với quản lý dự án. Tại sao lại như vậy?

Việc sử dụng hệ thống CRM kết hợp với quản lý dự án giúp bạn quản lý dữ liệu dự án (kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp, lập ngân sách và các sản phẩm đầu ra) cùng dữ liệu khách hàng trên một nền tảng tập trung, nhờ đó bạn không phải mất thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng.

2. Tận dụng dữ liệu để cá nhân hóa các thông điệp của bạn

Nếu bạn đặt mình vào vị trí của khách hàng, bạn sẽ hiểu rằng họ không thích nhận các tin nhắn văn bản, email hay tài liệu tiếp thị chung chung. Họ ưa chuộng nội dung được cá nhân hóa theo nhu cầu của họ.

Vì bạn đang theo dõi các cuộc hội thoại và dữ liệu khách hàng trong giải pháp CCM của mình, tại sao không tận dụng dữ liệu này để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm đáng nhớ? ⭐

Sử dụng dữ liệu khách hàng để tùy chỉnh các tương tác kỹ thuật số như:

  • Khảo sát khách hàng
  • Các chương trình giảm giá/khuyến mãi để chúc mừng sinh nhật, kỷ niệm ngày thành lập và các cột mốc quan trọng khác của khách hàng
  • Gửi tin nhắn qua các kênh mạng xã hội
  • Gửi thông báo đẩy hoặc email dựa trên hành trình của khách hàng trên trang web

Thông thường, mức độ cá nhân hóa này đòi hỏi rất nhiều công việc. Tuy nhiên, với việc tự động hóa giao tiếp khách hàng thông qua công nghệ CCM và một chiến lược CRM vững chắc, bạn có thể tùy chỉnh các tương tác này cho khách hàng trên quy mô lớn.

3. Xây dựng kế hoạch giao tiếp với khách hàng

Một lợi ích quan trọng khi sử dụng các công cụ giao tiếp tự động hóa với khách hàng là giảm thiểu nguy cơ hiểu lầm, bởi tất cả các nhóm đều được đồng bộ hóa, đồng thời quy trình làm việc và các mẫu đã được định sẵn.

Việc theo dõi thủ công tất cả các điểm tiếp xúc, tin nhắn và tương tác sẽ dẫn đến lỗi.

Đó chính là lúc một phương pháp tiếp cận tiêu chuẩn hóa phát huy tác dụng. Kế hoạch giao tiếp với khách hàng giúp tập trung hóa chiến lược giao tiếp của bạn, từ đó bạn có thể:

  • Lập bản đồ hành trình khách hàng và tạo ra các tương tác có mục tiêu
  • Theo dõi các cuộc hội thoại có ý nghĩa với khách hàng và cài đặt các tin nhắn theo dõi
  • Phối hợp với nhóm của bạn và các bộ phận khác để mang lại trải nghiệm khách hàng nhất quán trên tất cả các điểm tiếp xúc
Mẫu kế hoạch giao tiếp của ClickUp
Sử dụng Mẫu Kế hoạch Giao tiếp của ClickUp để tạo bản đồ quy trình nhằm đảm bảo giao tiếp liền mạch giữa nhóm và khách hàng

Dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ hay là nhà lãnh đạo trải nghiệm khách hàng (CX) đứng đầu một nhóm dịch vụ khách hàng, chiến lược giao tiếp với khách hàng chính là yếu tố quyết định giúp mang lại dịch vụ xuất sắc trong mọi tình huống.

Làm thế nào để xây dựng một kế hoạch giao tiếp với khách hàng?

Bước 1: Xác định mục tiêu của bạn để có thể điều chỉnh các hoạt động giao tiếp cho phù hợp.

Đó có thể là việc tăng cường lòng trung thành và sự hài lòng của khách hàng, cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng hoặc tăng doanh số bán hàng.

Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu dựa trên thông tin nhân khẩu học, sở thích và lịch sử mua hàng.

Ví dụ: bằng cách sử dụng các Trường Tùy chỉnh trong ClickUp, bạn có thể phân loại và phân khúc khách hàng để tạo ra các thông điệp giao tiếp được cá nhân hóa.

Bước 3: Chọn các kênh giao tiếp hiệu quả nhất cho khách hàng của bạn.

Chúng tôi khuyến nghị bạn nên lựa chọn kết hợp 2-3 kênh phù hợp với mục tiêu giao tiếp của bạn và sở thích của khách hàng.

Ví dụ, đối với thương hiệu thương mại điện tử chuyên bán các sản phẩm mỹ phẩm bền vững, việc kết hợp email, các kênh mạng xã hội và tin nhắn trong ứng dụng sẽ là một sự kết hợp hiệu quả.

Sử dụng chế độ xem lịch của ClickUp để lên lịch và lập kế hoạch giao tiếp với khách hàng trên các kênh khác nhau. 🗓️

Bước 4: Sắp xếp các hoạt động giao tiếp của bạn bằng lịch nội dung.

Mẫu lịch biên tập tiếp thị nội dung ClickUp
Xem ngay lịch trình nội dung sắp tới của bạn trông như thế nào với Mẫu Lịch Tiếp thị Nội dung của ClickUp

Hãy chuẩn bị sẵn một lộ trình với loại nội dung sẽ được chia sẻ, kênh giao tiếp, cũng như thời gian và dữ liệu đã lên lịch cho từng thông điệp.

Chìa khóa để có những tương tác kỹ thuật số thành công là thường xuyên tương tác với khách hàng bằng những thông tin có giá trị.

Các bảng điều khiển của ClickUp có lịch trực quan, nơi bạn có thể theo dõi và giám sát các hoạt động giao tiếp với khách hàng.

4. Tập trung vào việc mang lại trải nghiệm vượt trội cho những khách hàng có giá trị cao

Sử dụng quản lý giao tiếp với khách hàng để xác định và nuôi dưỡng những khách hàng thường xuyên, những người đóng góp đáng kể vào doanh thu của bạn.

Gửi các thông điệp chủ động tùy chỉnh phù hợp đến phân khúc khách hàng này dựa trên nhu cầu và sở thích cá nhân của họ.

Hãy tập trung vào việc cung cấp dịch vụ xuất sắc và trải nghiệm nhất quán. Dưới đây là cách bạn có thể thực hiện:

  • Giao tiếp thường xuyên qua email, cuộc gọi và trên các kênh mà khách hàng ưa thích. Yêu cầu phản hồi, cung cấp quyền truy cập sớm vào các sản phẩm mới và giải quyết các mối quan tâm của họ
  • Cung cấp các ưu đãi độc quyền như một lời tri ân cho sự trung thành của họ dưới dạng các mức giảm giá đặc biệt và dựa trên lịch sử mua hàng của họ
  • Hãy chủ động hỗ trợ họ ngay cả trước khi họ liên hệ để xin giúp đỡ

5. Tự động hóa quy trình làm việc của bạn

Tự động hóa quy trình làm việc
Sử dụng các công thức tự động hóa có sẵn trong ClickUp hoặc tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn để nhóm của bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng nhất

Khi đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn chuyển từ việc quản lý giao tiếp với khách hàng thông qua bảng tính sang sử dụng các giải pháp CCM, hãy cân nhắc tự động hóa các quy trình làm việc cho các công việc như quản lý khách hàng tiềm năng, quản lý vòng đời khách hàng, tiếp thị qua email và quá trình onboarding khách hàng.

Với tính năng tự động hóa quy trình làm việc, bạn có thể cài đặt các trường tùy chỉnh dựa trên phân khúc khách hàng hoặc loại vấn đề. Các quản lý hỗ trợ có thể phân công công việc cho từng giai đoạn trong quy trình và kích hoạt cập nhật trạng thái dựa trên các hoạt động.

Quy trình làm việc có thể tự động định tuyến các thông tin liên lạc với khách hàng, công việc và trạng thái dự án qua hệ thống CRM mà không cần sự can thiệp thủ công từ nhóm. Nhóm của bạn sẽ cảm ơn bạn vì đã loại bỏ những công việc lặp đi lặp lại. 🙏

Mặt khác, nhóm tiếp thị của bạn có thể tạo các tài liệu tiếp thị tùy chỉnh cho khách hàng tiềm năng dựa trên hành vi của họ, thậm chí dành cho cả khách hàng hiện tại và khách hàng mới. Sử dụng các mẫu giao tiếp cho mọi giai đoạn trong vòng đời khách hàng: không có giới hạn nào cả. 🪂

6. Thường xuyên liên hệ lại với khách hàng

Bạn sẽ không coi ai đó là bạn nếu chỉ thỉnh thoảng mới nghe tin từ họ, phải không? 🤔

Tương tự, hãy đồng hành cùng khách hàng trong suốt hành trình, không chỉ khi có giao dịch bán hàng. Quản lý mối quan hệ khách hàng bao gồm việc tương tác thường xuyên với khách hàng, không chỉ khi họ phản ánh vấn đề, mà đặc biệt là khi mọi thứ đều suôn sẻ. 🤝

Một số kênh không xâm phạm để tương tác thường xuyên bao gồm:

  • Các biểu mẫu khảo sát sau khi mua hàng qua email
  • Theo dõi các cuộc hội thoại trên các kênh mạng xã hội
  • Thông báo trong ứng dụng ngay khi sản phẩm được giao đến tay khách hàng

Hoặc, bạn có thể sử dụng tính năng tự động hóa giao tiếp với khách hàng thông qua các tin nhắn theo dõi theo lịch trình đã định sẵn.

Bảng công việc khách hàng với các trường trạng thái và mức độ ưu tiên có màu sắc
Quản lý khách hàng trong ClickUp

Việc chủ động liên hệ thường xuyên và quản lý khách hàng sẽ giúp bạn phát hiện và giải quyết các dấu hiệu cảnh báo ngay từ sớm.

Một việc cần làm để thực hiện việc này là sử dụng ClickUp biểu mẫu để thu thập phản hồi và chuyển tiếp đến nhóm phù hợp.

Sử dụng Bản đồ Tư duy (Mind Maps) của ClickUp để thiết lập kết nối giữa các công việc, ý tưởng và phản hồi, từ đó phát triển các giải pháp phù hợp nhằm giải quyết các vấn đề.

7. Cung cấp cho khách hàng các tùy chọn tự phục vụ

Dịch vụ tự phục vụ cho phép khách hàng tự giải quyết vấn đề; những khách hàng tự chủ thường là những người hài lòng nhất. Đó chính là nguồn gốc của câu ngạn ngữ “giao tiếp tốt nhất là không cần giao tiếp”.

Các tùy chọn tự phục vụ cho phép khách hàng của bạn tự hoàn thành các công việc đơn giản. Ngay cả khi bạn đã triển khai hệ thống quản lý giao tiếp với khách hàng, hãy cung cấp cho khách hàng các hướng dẫn tự phục vụ dưới các biểu mẫu sau:

  • Câu hỏi thường gặp
  • Hướng dẫn
  • Hướng dẫn thực hành
  • Cơ sở kiến thức

Theo dõi các tương tác với khách hàng để hiểu rõ những khó khăn của họ và tạo ra nội dung nhằm giải quyết các vấn đề đó.

8. Đào tạo đội ngũ hỗ trợ để mang lại trải nghiệm khách hàng tốt nhất

Giao tiếp với khách hàng của bạn chỉ thực sự hiệu quả khi được triển khai đồng bộ trên toàn tổ chức.

Mỗi nhóm đều cần được đào tạo để triển khai các hoạt động giao tiếp rõ ràng, từ bộ phận hỗ trợ khách hàng, sản phẩm và tiếp thị cho đến quản lý tài khoản.

Việc đào tạo và trang bị năng lực cho các nhóm bao gồm hai phần,

  • Giao tiếp đến và đi
  • Các công nghệ chuyên biệt, bao gồm CRM, các giải pháp CCM, v.v.

Một số chiến lược đào tạo về giao tiếp với khách hàng bao gồm:

  • Tập luyện tình huống: Các thành viên trong nhóm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng có thể lần lượt thực hành xử lý các tình huống thực tế, chẳng hạn như đối phó với một khách hàng đang tức giận hoặc một khách hàng có phản hồi về sản phẩm của bạn
  • Phương pháp LAST: Đào tạo nhân viên của bạn sử dụng phương pháp LAST (Lắng nghe, Xác nhận, Giải quyết và Cảm ơn) theo từng bước khi xử lý các trường hợp khách hàng không hài lòng

Hãy đầu tư vào việc đào tạo nhóm của bạn về cách sử dụng các công nghệ mới nhất. Ví dụ, bộ phận bán hàng và tiếp thị có thể hưởng lợi từ việc học các kỹ thuật quản lý quan hệ khách hàng.

Đội ngũ hỗ trợ có thể hưởng lợi từ việc học cách sử dụng các giải pháp quản lý giao tiếp với khách hàng, cài đặt quy trình CRM, cũng như sử dụng phần mềm hỗ trợ khách hàng và phần mềm giữ chân khách hàng để giải quyết các yêu cầu hỗ trợ một cách nhanh chóng.

Mẹo chuyên nghiệp: Xây dựng văn hóa học tập liên tục thông qua các buổi hội thảo và các phiên chia sẻ kiến thức, nơi các thành viên trong nhóm của bạn có thể chia sẻ những câu chuyện thành công liên quan đến quản lý giao tiếp với khách hàng.

9. Kế hoạch truyền thông nội bộ

Sự thay đổi bắt đầu từ bên trong. Muốn xây dựng hệ thống giao tiếp với khách hàng hiệu quả? Hãy bắt đầu bằng việc hoàn thiện giao tiếp nội bộ.

Một kế hoạch giao tiếp nội bộ vững chắc là nền tảng giúp các nhóm có thể tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau tại mọi điểm tiếp xúc. 🦸

Mẫu Truyền thông Nội bộ của ClickUp
Sử dụng Mẫu Truyền thông Nội bộ của ClickUp để thông báo các sự kiện hoặc thay đổi cho nhân viên của bạn

Một điểm khởi đầu tốt để đảm bảo mọi người đều đồng nhất quan điểm là có một mẫu thông tin liên lạc nội bộ mà các quản lý và trưởng nhóm có thể cài đặt. Mẫu này nên bao gồm:

  • Các trạng thái tùy chỉnh như "đã được phê duyệt", "đã được đăng" và "đã được lên lịch" để theo dõi tiến độ của quá trình giao tiếp nội bộ
  • Các trường Tùy chỉnh để lưu trữ thông tin quan trọng về từng lần tương tác và hiển thị thông tin đó
  • Các chế độ xem tùy chỉnh giúp đảm bảo mọi thông tin liên lạc nội bộ luôn dễ tiếp cận và được sắp xếp khoa học
  • Quản lý dự án với tính năng theo dõi thời gian và các mối quan hệ phụ thuộc

10. Đo lường các chỉ số phù hợp

Một việc cần làm là bạn nghĩ rằng mình đang làm tốt. Nhưng bạn cần các chỉ số đo lường cụ thể để đánh giá xem việc quản lý giao tiếp với khách hàng của bạn có mang lại hiệu quả hay không.

Để bắt đầu, các chỉ số khách hàng mà bạn đang theo dõi là:

  • Chỉ số NPS (Net Promoter Score)
  • Tỷ lệ mất khách hàng
  • Thời gian phản hồi lần đầu (FTR)
  • Tỷ lệ giữ chân khách hàng
  • Giá trị trọn đời của khách hàng (LTV)
  • Thời gian giải quyết trung bình (ART)
  • Chỉ số hài lòng của khách hàng (CSAT)

Theo dõi các chỉ số này bằng tay hoặc thông qua các công cụ dịch vụ khách hàng.

Kết hợp phản hồi định tính từ các hoạt động theo dõi khách hàng với dữ liệu định lượng để hiểu rõ hơn về mức độ thành công của bạn trong việc xây dựng lòng trung thành của khách hàng. ♣️

Quản lý Giao tiếp Khách hàng (CCM) so với Quản lý Mối quan hệ Khách hàng (CRM)

Thông thường, các chuyên gia kinh doanh thường thấy các khái niệm về CRM và CCM có phần trùng lặp. Mặc dù cả CCM và CRM đều rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, nhưng chúng phục vụ các mục đích riêng biệt. Bảng dưới đây nêu bật những điểm khác biệt dựa trên các tiêu chí khác nhau.

Tiêu chíCCMCRM
Trọng tâm chínhHỗ trợ các tương tác với khách hàng trên nhiều điểm tiếp xúc thông qua việc sử dụng đa dạng các công cụ.Lưu trữ và quản lý các tương tác với khách hàng thông qua phân tích dữ liệu.
Các tính năngQuản lý nội dung, Phân tích dữ liệu, Phân phối đa kênh, Hợp tác thiết kế, Tài liệu tương tác.Quản lý quy trình bán hàng, Quản lý khách hàng tiềm năng, Tự động hóa tiếp thị, Phân tích và báo cáo, Quản lý liên hệ
Các trường hợp ứng dụngPhân phối tài liệu quảng cáo và tiếp thị Tự động hóa việc tuân thủ quy địnhTheo dõi và quản lý khách hàng tiềm năng và quy trình bán hàng Phân khúc khách hàng để tự động hóa tiếp thị
Các nhóm đang sử dụng giải pháp nàyTiếp thị, Bán hàng, Sản phẩm, Dịch vụ khách hàngBán hàng, Tiếp thị, Dịch vụ khách hàng

Nâng cao hiệu quả quản lý giao tiếp với khách hàng của bạn với ClickUp

ClickUp là nền tảng tất cả trong một dành cho quản lý giao tiếp với khách hàng. Bạn có thể trực quan hóa quy trình bán hàng, tối ưu hóa quy trình giao tiếp với khách hàng và hợp tác với các nhóm đa chức năng.

Các chế độ xem của ClickUp
Khám phá hơn 15 chế độ xem trong ClickUp để tùy chỉnh quy trình làm việc theo nhu cầu của bạn

Với ClickUp CRM, nhóm dịch vụ khách hàng của bạn có thể:

  • Xem tổng quan về mối quan hệ với khách hàng chỉ trong nháy mắt với hơn 10 chế độ xem khác nhau như Bảng Kanban, Danh sách công việc và Chế độ xem bảng
  • Hình dung toàn bộ dữ liệu của bạn để thu được những thông tin chi tiết về khách hàng, chẳng hạn như giá trị trọn đời của khách hàng, giá trị đơn đặt hàng trung bình và nhiều thông tin khác
  • Tập trung các hoạt động tiếp cận khách hàng bằng cách tích hợp ClickUp với email. Nhờ đó, các nhóm có thể hợp tác xử lý các giao dịch và quản lý khách hàng, gửi thông báo cập nhật, cũng như hướng dẫn khách hàng làm quen với dịch vụ thông qua một nền tảng duy nhất
  • Tạo cơ sở dữ liệu khách hàng để lưu trữ và phân tích thông tin liên hệ, khách hàng và các giao dịch, đồng thời thiết lập liên kết giữa các công việc và tài liệu để theo dõi tiến độ công việc
  • Tự động hóa việc chuyển giao, kích hoạt cập nhật trạng thái dựa trên hoạt động và phân công công việc cho từng giai đoạn trong quy trình bán hàng

Các công nghệ CCM phù hợp giúp đơn giản hóa việc quản lý giao tiếp với khách hàng

Nếu bạn muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng của thương hiệu để giành được lòng trung thành của khách hàng, một chiến lược quản lý giao tiếp với khách hàng vững chắc sẽ mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ. 💰

Kết hợp các công cụ và công nghệ CCM để tự động hóa quy trình làm việc và tương tác với khách hàng thông qua hệ thống CRM của ClickUp.

Đây là một khoản đầu tư sẽ giúp khách hàng của bạn hài lòng và quay lại sử dụng dịch vụ nhiều hơn.

Đăng ký sử dụng CRM của ClickUp – hoàn toàn miễn phí vĩnh viễn.