Um prazo passa. O acompanhamento de um cliente fica enterrado sob mensagens. Um colega de equipe perde uma atualização de status porque o lembrete estava na caixa de entrada errada.
Esses pequenos erros se acumulam e resultam em atrasos, perda de confiança e estresse desnecessário.
Os softwares de gerenciamento de projetos que enviam lembretes e alertas mantêm toda a equipe responsável, realinhando as prioridades quando os planos mudam e evitando que tarefas sejam esquecidas.
Nesta publicação do blog, apresentaremos as três principais ferramentas que cumprem essa promessa. 🎯
Software de gerenciamento de projetos que envia lembretes e alertas: resumo
Aqui está uma visão geral dos três melhores softwares de gerenciamento de projetos que enviam lembretes e alertas que você pode usar para o seu plano de projeto:
| Ferramenta | Ideal para | Principais recursos | Prós e contras | Preços* |
| ClickUp | Gerenciamento de projetos e colaboração com tecnologia de IA para indivíduos, startups e empresas | Lembretes, ClickUp Brain (atribuição de tarefas, atualizações e alertas por IA), Agentes Autopilot por IA, Automações, Calendário (agendamento e reagendamento inteligentes) | Prós: 🌟 Espaço de trabalho com IA convergente para todo o seu trabalho 🌟 Permite adiar, reprogramar, delegar ou converter lembretes em tarefas 🌟 Inclui ferramentas de IA para redação, planejamento e automação de tarefas🌟 Oferece visualizações flexíveis de projetos, incluindo Lista, Quadro, Calendário, Gantt e Linha do tempoContras:🧐 Curva de aprendizado íngreme para novos usuários devido ao seu amplo conjunto de recursos🧐 O aplicativo móvel ainda não possui todos os recursos do aplicativo para desktop | Gratuito para sempre; personalizações disponíveis para empresas |
| Asana | Gerenciamento de projetos flexível e multifuncional para startups e equipes de projetos de médio porte | Lembretes e notificações de tarefas (por e-mail, push ou desktop), dependências e subtarefas, automações para atualizações e alertas de tarefas, visualizações de cronograma e calendário, integrações com Slack/Google Agenda | Prós: 🌟 Lembra as equipes das tarefas rotineiras e check-ins🌟 Ajuda os gerentes a reduzir o número de acompanhamentos 🌟 Mantém todos atualizados, independentemente dos fusos horáriosContras:🧐 Acesso externo limitado para colaboradores 🧐 Recursos avançados estão bloqueados por paywalls🧐 Difícil de configurar para equipes pequenas | Gratuito; planos pagos a partir de US$ 13,49/mês por usuário |
| Trello | Gerenciamento visual de tarefas e priorização para indivíduos e pequenas equipes | Alertas de data de vencimento, lembretes de atribuição de cartões, atualizações de atividades, quadros Kanban, automação Butler (lembretes baseados em regras), mais de 200 integrações via Power-Ups | Prós: 🌟 Suporta acesso móvel e desktop para trabalhar em qualquer lugar 🌟 Define lembretes no Google Agenda e outras ferramentas por meio de integrações via Power-UpsContras:🧐 Recursos limitados de relatórios e painel sem Power-Ups🧐 Restrições quanto ao número de projetos que você pode acompanhar ao mesmo tempo🧐 Não é adequado para equipes grandes ou projetos complexos | Gratuito; planos pagos a partir de US$ 6/mês por usuário |
O que você deve procurar em um software de gerenciamento de projetos que envia lembretes e alertas?
O melhor software de gerenciamento de projetos garante que os lembretes sejam oportunos, contextuais e adaptáveis ao seu fluxo de trabalho. Veja o que você deve procurar ao escolher um:
- Envia lembretes para todos os dispositivos (computador, celular, navegador, aplicativos de chat) para que você nunca perca um prazo quando estiver em trânsito
- Automatiza alertas com base em gatilhos, como mudanças de status, dependências ou inatividade, reduzindo o acompanhamento manual
- Distingue prazos urgentes de verificações de rotina, garantindo que trabalhos críticos sempre tenham visibilidade máxima
- Acompanha as respostas aos alertas, para que você saiba se as tarefas foram reconhecidas, adiadas ou concluídas
- Integra alertas aos fluxos de trabalho, por exemplo, transformando comentários ou notificações em lembretes de acompanhamento por e-mail
- Usa IA para redefinir as prioridades dos lembretes, resumir tarefas pendentes e escalar bloqueios automaticamente
- Sincroniza com calendários externos (Google, Outlook, iCal) para evitar agendamentos duplicados e manter as agendas alinhadas
🧠 Curiosidade: O “sistema de lembretes” mais antigo usado pelos seres humanos era dar nós em cordas. Culturas antigas, incluindo os incas com seu sistema Khipu, usavam cordas com nós para controlar tarefas, números e obrigações.
Os melhores softwares de gerenciamento de projetos que enviam lembretes e alertas
Como avaliamos softwares na ClickUp
Nossa equipe editorial segue um processo transparente, baseado em pesquisas e neutro em relação aos fornecedores, para que você possa confiar que nossas recomendações são baseadas no valor real do produto.
Aqui está um resumo detalhado de como analisamos os softwares na ClickUp.
Vamos dar uma olhada nos três melhores softwares de gerenciamento de projetos que enviam lembretes e alertas.
1. ClickUp (ideal para gerenciamento de projetos e colaboração com tecnologia de IA)
O ClickUp para Gerenciamento de Projetos é o aplicativo completo para o trabalho que combina gerenciamento de projetos, documentação e comunicação em equipe, tudo em uma única plataforma — acelerado pela automação e pesquisa de IA de última geração.
Os lembretes do ClickUp centralizam todos os acompanhamentos e alertas de tarefas em um único lugar, através do ClickUp Home. Não importa se você está trabalhando em um navegador, desktop ou dispositivo móvel; seus lembretes estão sempre visíveis e prontos para serem acionados.
Suponha que o fundador de uma startup esteja coordenando lançamentos de produtos em várias equipes. Ele pode criar um lembrete para uma ligação importante com um cliente, anexar documentos relevantes e até mesmo atribuí-lo a um membro da equipe.
Os comentários nas tarefas ou notificações do ClickUp também podem ser transformados em lembretes. Além disso, com opções para adiar, reprogramar ou delegar, os lembretes mantêm todos responsáveis.
Mantenha seus projetos em andamento com IA
O ClickUp Brain adiciona uma camada alimentada por IA ao gerenciamento de projetos, economizando aproximadamente um dia por semana ao automatizar tarefas rotineiras e reuniões. Quando solicitado, ele atribui tarefas automaticamente com base na disponibilidade, acompanha o progresso e ajusta as prioridades dinamicamente.
Por exemplo, um gerente de projetos que coordena o lançamento de um novo aplicativo solicita ao ClickUp Brain que: “Planeje as tarefas de lançamento para as próximas duas semanas, atribua-as aos desenvolvedores, ao controle de qualidade e ao marketing e sinalize automaticamente qualquer atraso”
A IA cria instantaneamente tarefas para cada equipe, atribui responsáveis com base na experiência, define prazos e monitora o progresso. Se uma tarefa de controle de qualidade fica para trás, o Brain atualiza as prioridades e envia alertas aos membros relevantes da equipe.
📌 Experimente estas sugestões:
- Defina um lembrete para a equipe de design enviar os wireframes até sexta-feira às 15h.
- Crie lembretes recorrentes todas as segundas-feiras para que a equipe atualize o andamento do projeto
- Notifique-me se a tarefa de desenvolvimento não for concluída 24 horas antes do prazo final
Automatize seu espaço de trabalho sem precisar programar
O ClickUp Automations, com tecnologia de IA, permite que você descreva um fluxo de trabalho em linguagem simples para configurá-lo instantaneamente.
Por exemplo, quando um designer marca uma tarefa como “Concluída”, uma automação pode movê-la para a lista “Revisão”. Ela também notifica o gerente de projeto e a atribui ao controle de qualidade.
Crie agendas inteligentes
O ClickUp Calendar centraliza todas as tarefas, eventos e prazos em uma visualização inteligente e dinâmica para gerenciar ativamente sua agenda.
Diferentemente dos calendários estáticos, o ClickUp Calendar bloqueia automaticamente o tempo de foco, redefine as prioridades das tarefas quando os planos mudam e sincroniza com o Google Calendar ou o Outlook para evitar agendamentos duplicados.
Em conjunto com o ClickUp Brain, ele pode até mesmo encontrar horários para reuniões, enviar convites e gerar transcrições pesquisáveis com itens de ação atribuídos.
Veja como usá-los para otimizar o planejamento:
Principais recursos do ClickUp
- Unifique ferramentas de IA: Acesse um conjunto poderoso de ferramentas de IA para automação mais profunda, inteligência de projetos e gerenciamento de tarefas mais inteligente com o ClickUp Brain MAX
- Transforme conversas em tarefas: Capture ideias, itens de ação ou atualizações rápidas em qualquer lugar, simplesmente falando-os com o Talk-to-Text no ClickUp
- Crie conteúdo refinado: use o AI Writer for Work do ClickUp Brain para redigir e-mails, agendas de reuniões, relatórios ou atualizações de projetos
- Encontre respostas em segundos: Recupere as informações exatas de que você precisa em tarefas, documentos, chats e projetos com o ClickUp Enterprise Search
- Registre reuniões sem esforço: grave, transcreva e resuma discussões e, em seguida, transforme pontos-chave em tarefas acionáveis com o ClickUp AI Notetaker
- Delegue tarefas rotineiras: utilize os agentes personalizáveis ClickUp AI Autopilot, que monitoram tarefas, atualizam status e enviam alertas de acordo com suas necessidades específicas
Vantagens do ClickUp
- Unifica tarefas, documentos, chats, quadros brancos, painéis e metas em um único espaço de trabalho
- Permite adiar, reprogramar, delegar ou converter lembretes em tarefas com um único clique
- Oferece ferramentas completas de IA para redação, planejamento e automação de tarefas
- Oferece visualizações flexíveis de projetos, incluindo Lista, Quadro, Calendário, Gantt e Linha do tempo
Contras do ClickUp
- Curva de aprendizado mais íngreme para novos usuários devido ao seu amplo conjunto de recursos
Preços do ClickUp
Avaliações e comentários sobre o ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 10.400 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4.300 avaliações)
Por que é ótimo para gerenciar várias prioridades
O conjunto abrangente de recursos do ClickUp ajuda indivíduos e equipes a organizar, visualizar e priorizar tarefas com eficiência.
Ele oferece quatro sinalizadores de prioridade claros, incluindo Urgente, Alta, Normal e Baixa. Dessa forma, todos na equipe sabem instantaneamente quais tarefas requerem atenção imediata e quais podem ser agendadas para mais tarde.
O que os usuários reais estão dizendo sobre o ClickUp?
De uma avaliação do G2:
O que mais gosto é o fluxo constante de novos recursos e melhorias. O ClickUp não é apenas uma ferramenta de gerenciamento de projetos, é uma plataforma completa de produtividade. Eu o uso diariamente como um sistema de tickets, para comunicação com clientes e para organizar fluxos de trabalho complexos. Os recursos de IA são um verdadeiro destaque – eles me ajudam a encontrar conteúdo mais rapidamente, priorizar tarefas e manter o contexto entre os projetos. A flexibilidade para personalizar tudo, desde visualizações até automações, faz com que ele se adapte perfeitamente à minha maneira de trabalhar.
O que mais gosto é o fluxo constante de novos recursos e melhorias. O ClickUp não é apenas uma ferramenta de gerenciamento de projetos, é uma plataforma completa de produtividade. Eu o uso diariamente como um sistema de tickets, para comunicação com clientes e para organizar fluxos de trabalho complexos. Os recursos de IA são um verdadeiro destaque – eles me ajudam a encontrar conteúdo mais rapidamente, priorizar tarefas e manter o contexto entre os projetos. A flexibilidade para personalizar tudo, desde visualizações até automações, faz com que ele se adapte perfeitamente à minha maneira de trabalhar.
📮 ClickUp Insight: 50% das pessoas organizam seu tempo dedicando determinados dias a tarefas administrativas e outros a trabalhos que exigem concentração, mas apenas 22% afirmam automatizar ou delegar tarefas.
A gestão manual do tempo ajuda, mas não elimina as tarefas repetitivas que ainda prejudicam o trabalho profundo. ✔️
O Calendário, o Time Blocking e os Agentes de IA do ClickUp trabalham juntos para proteger o seu tempo. Programe automaticamente trabalhos repetitivos, mova tarefas com base na prioridade e acione lembretes — para que a sua semana corra sozinha.
💫 Resultados reais: A Lulu Press economiza 1 hora por dia, por funcionário, usando o ClickUp Automations, o que leva a um aumento de 12% na eficiência do trabalho.
2. Asana (ideal para gerenciamento de projetos flexível e multifuncional)
O Asana é um software de gerenciamento de tarefas que permite configurar notificações por e-mail, push móvel ou alertas na área de trabalho. Personalize quando e com que frequência elas serão disparadas, seja um lembrete único de prazo ou alertas recorrentes para tarefas regulares.
Você pode informar membros específicos da equipe, definir lembretes com base nas fases do projeto ou acionar notificações quando as dependências mudarem. O sistema se integra ao seu fluxo de trabalho existente por meio de quadros visuais de projetos, cronogramas e visualizações de calendário.
Seus recursos de automação simplificam ainda mais isso com regras personalizadas que podem atribuir tarefas, atualizar status ou enviar alertas. Ele se conecta a ferramentas como Microsoft Teams e Google Agenda, para que as notificações possam fluir para o seu espaço de trabalho sem mudança de contexto.
Principais recursos do Asana
- Defina dependências e subtarefas para dividir trabalhos complexos e gerenciar a ordem das tarefas
- Atribua funções, prazos e prioridades às tarefas com campos personalizáveis para maior eficácia
- Gerencie cargas de trabalho e alocação de recursos de forma dinâmica com a facilidade do recurso arrastar e soltar
- Crie modelos reutilizáveis para projetos e tarefas para padronizar as melhores práticas
- Crie fluxos de trabalho de IA ou configure agentes de IA padronizados para realizar tarefas repetitivas
Vantagens do Asana
- Incentiva a consistência, lembrando as equipes das tarefas rotineiras e check-ins
- Ajuda os gerentes a reduzir o número de acompanhamentos, já que os lembretes cuidam de grande parte do trabalho de cobrança
- Oferece suporte a equipes remotas e distribuídas, mantendo todos atualizados, independentemente dos fusos horários
Contras do Asana
- Acesso externo limitado; os colaboradores só podem visualizar as tarefas, não inserir ou acompanhar as horas trabalhadas
- Os recursos avançados estão bloqueados por paywalls, ao contrário das alternativas ao Asana
- É difícil para equipes pequenas se organizarem
Preços do Asana
- Gratuito
- Starter: $13,49/mês por usuário
- Avançado: $30,49/mês por usuário
- Empresa: Preço personalizado
- Enterprise+: Preço personalizado
Avaliações e comentários sobre o Asana
- G2: 4,4/5 (mais de 12.300 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 13.500 avaliações)
Por que é ótimo para gerenciar várias prioridades
O Asana é confiável para gerenciar vários projetos. Ele oferece um espaço de trabalho para organizar e priorizar tarefas por urgência, importância e prazos. Além disso, suas matrizes de prioridade personalizáveis e lembretes automatizados ajudam a equilibrar as cargas de trabalho e evitar o atraso nos prazos.
O que os usuários reais estão dizendo sobre o Asana?
Uma avaliação da G2 compartilha:
Os pontos mais positivos do Asana são seus recursos colaborativos, o uso de IA, seus serviços de treinamento gratuitos, sua interface de usuário, sua equipe de suporte, sua simplicidade e sua facilidade de uso... Os pontos negativos do Asana são sua lentidão na implementação de atualizações e recursos significativos, seus recursos de automação extremamente limitados e sua impraticabilidade quando se trata de compartilhar trabalho entre empresas.
Os pontos mais positivos do Asana são seus recursos colaborativos, o uso de IA, seus serviços de treinamento gratuitos, sua interface de usuário, sua equipe de suporte, sua simplicidade e sua facilidade de uso... Os pontos negativos do Asana são sua lentidão na implementação de atualizações e recursos significativos, seus recursos de automação extremamente limitados e sua impraticabilidade quando se trata de compartilhar trabalho entre empresas.
🔍 Você sabia? Estudos mostram que as pessoas são mais propensas a cumprir suas metas quando definem lembretes baseados em horários (“lembre-me às 7h”) em vez de lembretes vagos (“lembre-me amanhã”). A especificidade faz com que o cérebro trate isso como um prazo.
3. Trello (ideal para gerenciamento visual de tarefas e priorização)
O Trello é um software gratuito de gerenciamento de projetos desenvolvido com base em quadros Kanban visuais para facilitar o acompanhamento das tarefas. Você pode criar cartões para tarefas, movê-los por listas personalizáveis (A fazer, Em andamento, Concluído) e ter uma visão geral do andamento de tudo.
A plataforma lida com notificações por meio de alertas de prazos, atribuições de cartões e atualizações de atividades, para que os membros da equipe permaneçam informados.
Para equipes que precisam de mais, o Trello oferece visualizações de calendário e linha do tempo em planos pagos. Ele também oferece uma extensa biblioteca de Power-Ups que se integra a ferramentas como Slack, Google Drive e vários aplicativos de controle de tempo.
*o Butler, ferramenta de automação do Trello, pode configurar ações baseadas em regras para reduzir o trabalho manual. Por exemplo, ele pode mover cartões automaticamente quando determinadas condições são atendidas ou enviar lembretes com base na priorização do projeto.
Principais recursos do Trello
- Organize as tarefas criando cartões detalhados com datas de vencimento, anexos, listas de verificação e responsáveis
- Aproveite seus recursos de colaboração multifuncional, incluindo comentários, menções e registros de atividades em tempo real
- Adicione rótulos e filtros personalizados para facilitar a organização e priorização de quadros grandes
- Aproveite vários modelos de acompanhamento de projetos da sua extensa biblioteca para padronizar os projetos recorrentes
Vantagens do Trello
- Compatível com dispositivos móveis e computadores para trabalhar em qualquer lugar, com atualizações em tempo real
- Defina lembretes no Google Agenda e outras ferramentas por meio de suas integrações abrangentes (mais de 200) via Power-Ups
Contras do Trello
- Recursos limitados de relatórios e painéis, a menos que você adicione Power-Ups
- Restrições quanto ao número de projetos que você pode acompanhar ao mesmo tempo; é difícil alternar entre projetos
- Não é a solução ideal para equipes com projetos grandes ou complexos
Preços do Trello
- Gratuito
- Padrão: US$ 6/mês por usuário
- Premium: US$ 12,5/mês por usuário
- Empresa: Preço personalizado
Avaliações e comentários sobre o Trello
- G2: 4,5/5 (mais de 13.700 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 23.600 avaliações)
Por que é ótimo para gerenciar várias prioridades
O Trello oferece uma visão geral clara das tarefas usando quadros Kanban personalizáveis, permitindo que você reordene e priorize o trabalho com base na urgência e importância.
Além disso, o Butler e as integrações facilitam a execução de projetos com inteligência artificial, ajudando as equipes a se manterem focadas nas tarefas mais críticas.
O que os usuários reais estão dizendo sobre o Trello?
Veja o que um usuário da Capterra tem a dizer:
Simplicidade e flexibilidade. É fácil começar a usar e pode dar suporte a diversos cenários, desde gerenciamento de projetos até bases de conhecimento e calendários... O gerenciamento de contas de usuário pode ser um desafio. Muitas vezes vejo usuários clientes esquecendo como se inscreveram e, por isso, não conseguem fazer login ou receber notificações.
Simplicidade e flexibilidade. É fácil começar a usar e pode dar suporte a diversos cenários, desde gerenciamento de projetos até bases de conhecimento e calendários... O gerenciamento de contas de usuário pode ser um desafio. Muitas vezes vejo usuários clientes esquecendo como se inscreveram e, por isso, não conseguem fazer login ou receber notificações.
🔍 Você sabia? Os primeiros lembretes digitais surgiram no final da década de 1980 com os primeiros assistentes digitais pessoais (PDAs), como o Psion Organizer e, mais tarde, o PalmPilot. As pessoas ficavam impressionadas com o fato de um dispositivo portátil poder lembrá-las de seus compromissos.
Outras menções notáveis
Embora essas ferramentas não tenham entrado no ranking dos três melhores aplicativos de lembretes, você pode usá-las para melhorar o gerenciamento de projetos:
- Monday: oferece recursos de automação para configurar lembretes de alerta com base em gatilhos específicos, como prazos se aproximando
- Wrike: Fornece lembretes automatizados de planilhas de horas trabalhadas para ajudar as equipes a enviar seus registros dentro do prazo, garantindo o cumprimento preciso dos prazos de folha de pagamento, faturamento e relatórios
- Hive: oferece notificações de áudio para alertas de reuniões, mensagens, atribuições de ações e @menções, adicionando uma camada extra de urgência às comunicações importantes
💡 Dica profissional: por que fazer você mesmo as tarefas rotineiras quando pode programar um Agente Autopilot com IA no ClickUp para fazer isso por você?
Ative um Agente Autopilot pré-configurado, como o Agente de Relatórios Semanais ou o Agente de Reuniões de Equipe, ou crie seus próprios Agentes Autopilot personalizados com nosso construtor sem código.
Este vídeo mostrará como começar!
Como gerenciar várias prioridades de maneira eficaz (dicas + melhores práticas)
Quando tudo parece urgente, é difícil saber o que merece sua atenção primeiro. Aqui estão algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a chegar lá.
- Use lembretes pré-mortem: Defina alertas vinculados a pontos de risco. Por exemplo, você pode criar um lembrete que seja acionado se qualquer dependência atrasar mais de 24 horas
- Adote o método de “acumulação de alertas”: Continue a acumular alertas para três pontos de verificação críticos: quando uma tarefa é criada, quando está na metade e quando está se aproximando do prazo final
- Aproveite a estrutura de delegação à prova de falhas: Combine atribuições com alertas automáticos que o notificam se o progresso parar (por exemplo, se o status não mudar em dois dias)
- Aplique um alerta de dois canais: Separe os alertas urgentes (push móvel) dos não urgentes (e-mail ou no aplicativo) em sua lista de tarefas
🧠 Curiosidade: Os lembretes digitais já foram testados na medicina. Em ensaios clínicos, os pacientes que receberam lembretes diários por SMS para tomar seus medicamentos tiveram duas vezes mais chances de aderir aos seus planos de tratamento.
Aqui vai um lembrete: escolha o ClickUp
No final das contas, lembretes e alertas servem para manter o controle do seu fluxo de trabalho sem se sentir sobrecarregado. Enquanto o Asana e o Trello oferecem recursos sólidos, o ClickUp vai um passo além.
O ClickUp oferece lembretes com inteligência artificial, automações e alertas personalizáveis que se adaptam à sua maneira de trabalhar. Sincronize alertas entre desktop, celular e navegador para não perder nada. Além disso, ele avisa você enquanto ajusta prioridades, atribui tarefas automaticamente e mantém todos alinhados.
Com tarefas de projeto, documentação, relatórios e comunicação da equipe gerenciados em uma única plataforma com tecnologia de IA, o ClickUp elimina a dispersão do trabalho e se torna o único espaço de trabalho convergente com IA de que você precisa!
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