Os clientes não pedem muito; eles só precisam de clareza, atualizações, acesso fácil às informações e uma maneira de entrar em contato com você quando necessário. Mas essas necessidades simples geralmente se transformam em e-mails constantes, arquivos dispersos e reuniões de status que andam em círculos, gerando frustração em ambos os lados.
Um portal do cliente bem estruturado centraliza tudo para que os clientes sempre saibam onde ir para obter atualizações, documentos e comunicações.
Nesta postagem do blog, exploraremos como criar um portal do cliente no ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho! PS: Veremos alguns modelos prontos para uso para que você comece a trabalhar rapidamente. 💁
Resumo de 60 segundos
Siga estas etapas para criar portais de clientes usando o ClickUp:
Etapa 1: Configure um espaço dedicado ao cliente digitalmente
Etapa 2: Centralize as informações do cliente com o ClickUp Docs
Etapa 3: Organizar tarefas e projetos do cliente
Etapa 4: Melhore a comunicação com o cliente com o ClickUp Chat
Etapa 5: Crie um painel de controle do cliente para estudo de dados em tempo real com o ClickUp Dashboards
Etapa 6: automatize fluxos de trabalho repetitivos com o ClickUp Automations
Etapa #7: Integre aplicativos externos para obter melhor funcionalidade com as Integrações do ClickUp
O que é um Portal do Cliente?
Um portal do cliente é um espaço seguro e centralizado onde as organizações e os clientes podem colaborar, acessar documentos, acompanhar o andamento do projeto e se comunicar de forma eficaz.
Os portais de clientes sistematizados evitam e-mails dispersos e evitam falhas de comunicação, e o ClickUp facilita a configuração de portais que se ajustam ao seu fluxo de trabalho.
Não se preocupe mais com o fato de informações confidenciais caírem em mãos erradas. Com permissões personalizáveis no ClickUp, você pode decidir exatamente o que os clientes veem e acessam, mantendo as coisas transparentes sem compartilhar demais.
Do rastreamento de tarefas às atualizações automatizadas, a plataforma oferece opções personalizáveis para gerenciar vários clientes.
Dica profissional: A implementação de um portal do cliente pode apresentar desafios como a baixa adoção do cliente. Para superar isso, comunique os benefícios do portal, ofereça incentivos para os primeiros usuários e forneça treinamento completo para garantir que os clientes se sintam confortáveis e envolvidos com o novo sistema.
Quem usa um Portal do Cliente?
Entidades como agências, consultores, freelancers, escritórios de advocacia e prestadores de serviços financeiros usam portais de clientes para compartilhar informações sem depender de e-mails intermináveis.
Aqui estão algumas profissões que usam esses portais para melhorar o gerenciamento de projetos de clientes: ⚒️
- Agências de marketing e de criação: Compartilhe atualizações de projetos, ativos de design e feedback do cliente em um espaço organizado
- Consultores e coaches: Forneça aos clientes planos estruturados, acompanhamento do progresso e acesso fácil a recursos
- Profissionais jurídicos e financeiros: Compartilhe documentos confidenciais, arquivos de casos e relatórios financeiros com segurança e garanta a conformidade
- Equipes de suporte ao cliente: Ofereça aos clientes um centro de autoatendimento para perguntas frequentes, tíquetes e comunicação em tempo real
- Empresas de TI e SaaS: Simplifique a integração do cliente, as solicitações de recursos e o suporte contínuo por meio de um único portal
- Empresas de construção e imobiliárias: Forneça aos clientes atualizações de propriedades, contratos e cronogramas de projetos em um ambiente estruturado
Como criar um portal do cliente no ClickUp
A configuração de um portal do cliente usando o ClickUp CRM pode parecer complicada, mas na verdade é simples. Quer você precise de um espaço simples para compartilhamento de arquivos ou de um hub totalmente interativo com tarefas, atualizações e automação, a plataforma permite que você crie um portal que funcione para você e seus clientes.
Aqui está um guia passo a passo para criar um portal eficaz. 👀
Etapa 1: Configure um espaço dedicado ao cliente no ClickUp
Crie um ClickUp Workspace dedicado para manter todas as informações relacionadas ao cliente organizadas e acessíveis.
Faça login no ClickUp e crie um novo espaço de trabalho intitulado 'Sample Client Portal' com uma pasta para cada cliente em seu espaço de trabalho existente.
Você pode importar informações ou projetos do cliente para o ClickUp em algumas etapas simples.
Certifique-se de que os dados sejam mapeados para campos personalizados específicos no ClickUp para que as informações do projeto apareçam bem formatadas e prontas para serem usadas.
Quando os dados do projeto estiverem prontos no ClickUp, você ou seus clientes poderão usar as Visualizações Personalizadas, como a Visualização de Lista, para ajudar a tornar as informações digitalizáveis.
Por outro lado, o ClickUp Custom Statuses permite que você marque o ciclo de vida do projeto do cliente, como "Pendente", "Em andamento", "Revisão" e "Concluído". considere a possibilidade de definir permissões desde o início para controlar o que os clientes podem visualizar e editar. Isso garante que eles acessem apenas tarefas e documentos relevantes.
Lembrete amigável: Implemente a autenticação de dois fatores (2FA) e o logon único (SSO) para garantir o acesso seguro a informações confidenciais. Isso gera confiança nos clientes com relação à proteção de dados.
Etapa 2: Centralize a documentação do cliente
Todo portal do cliente precisa de uma base de conhecimento estruturada onde os clientes possam acessar recursos essenciais, como diretrizes e relatórios. Adicione um Doc View na parte superior, ao lado da visão geral, e armazene todos os documentos essenciais ali.
Basta usar os comandos de barra no Doc view para criar ou incorporar documentação usando o ClickUp Docs. Ele funciona como um centro interativo para armazenar contratos, propostas, perguntas frequentes e políticas de clientes em um único local. Você também pode criar roteiros de projetos ou guias de integração para facilitar a consulta.
Desde a incorporação de conteúdo multimídia e links com suas ricas opções de formatação até a adição de tarefas relevantes específicas do projeto, o Docs centraliza seu banco de dados. Além disso, você pode usar Doc Relationships para vincular documentos relacionados ao cliente em tarefas e projetos para navegação rápida.
Etapa 3: Organize as tarefas e os projetos do cliente
O gerenciamento do trabalho do cliente pode ficar bagunçado rapidamente - projetos diferentes, prioridades variáveis e uma lista interminável de tarefas. Crie o ClickUp Tasks para criar uma estrutura flexível para organizar tarefas, projetos e atribuições internas.
Crie tarefas específicas para diferentes projetos de clientes com sinalizadores de prioridade, responsáveis e descrições de tarefas para alocar recursos facilmente. Cada tarefa também tem subtarefas e listas de verificação para ajudá-lo a dividi-la em etapas acionáveis.
Por exemplo, uma agência digital pode configurar listas de verificação de tarefas como "Desenvolvimento de site" com subtarefas como "Aprovação de design", "Upload de conteúdo" e "Teste final". você também pode ativar dependências de tarefas para execução sequencial. Isso economiza horas com atrasos e gargalos evitáveis nos fluxos de trabalho do projeto.
Dica profissional: Incorpore as cores da marca de sua empresa no portal do cliente para obter uma identidade de marca coesa. Além disso, use alto contraste entre o texto e as cores de fundo para melhorar a legibilidade. Você pode usar cores calmas, como azul ou verde, como plano de fundo para criar uma sensação de confiança e profissionalismo.
Etapa #4: Melhore a comunicação com o cliente
Um ótimo portal facilita a comunicação. Incorpore o ClickUp Chat, disponível na barra lateral esquerda, para manter as conversas fluindo sem se perder em intermináveis linhas de e-mail.
Crie canais dedicados para projetos, envie atualizações rápidas, tenha discussões em tempo real e use comentários encadeados para manter tudo vinculado às tarefas certas. Com as notificações incorporadas, ninguém perde nada. É simples, sem interrupções e menos caótico.
Aqui estão algumas outras maneiras de usar o ClickUp Chat:
- Transforme mensagens em tarefas acionáveis com detalhes gerados por IA para garantir a responsabilidade
- Vincule tarefas relevantes, ClickUp Docs ou outros recursos para facilitar o acesso
- Use Posts para compartilhar anúncios e marcos importantes
- Inicie SyncUps diretamente do bate-papo para reuniões perfeitas com os clientes
📖 Leia também: Melhor software de CRM B2B para equipes de vendas
Deseja colaborar melhor com seus clientes? Use os quadros brancos do ClickUp! Veja como. 👇🏼
Dica profissional: Adicione uma visualização de formulário do ClickUp ao portal do cliente para tornar os processos de entrada de projetos muito mais estruturados e fáceis de rastrear.
Etapa #5: Crie um painel de controle do cliente para estudo de dados em tempo real
Os clientes adoram clareza.
Dar-lhes acesso a um painel de controle personalizado do cliente significa que eles podem verificar as principais métricas a qualquer momento - sem espera, sem e-mails de ida e volta, apenas as informações necessárias.
O ClickUp Dashboards oferece a seus clientes um assento na primeira fila de seus projetos. Crie uma interface personalizada com gráficos e métricas sob demanda para permitir que eles verifiquem as atualizações sempre que necessário. Escolha entre 50+ widgets personalizados para exibir porcentagens de conclusão do projeto e relatórios de progresso sobre tarefas ou prazos ativos.
Deseja torná-la mais personalizada? Adicione o logotipo deles, ajuste as cores e organize os cartões de uma forma que faça sentido para eles. Você também pode adicionar cartões de controle de tempo para registrar horas faturáveis e compartilhar planilhas de tempo com os clientes de forma precisa.
Por exemplo, uma empresa de consultoria pode configurar um painel que exiba os marcos do projeto, as faturas do cliente e a análise do envolvimento em um único local.
Lembrete amigável: Use imagens ou ícones relevantes para orientar os usuários pelo portal, tornando o software de gerenciamento de projetos do portal do cliente visualmente atraente e funcional.
Etapa #6: Automatize fluxos de trabalho repetitivos com o ClickUp Automations
Pense em todo o tempo (e dinheiro) desperdiçado com a repetição das mesmas tarefas - atribuindo trabalho, enviando lembretes e perseguindo faturas. Isso se acumula rapidamente. Com o fluxo de trabalho correto, você pode automatizar tudo isso.
O ClickUp Automations permite que você automatize seus fluxos de trabalho, configure gatilhos e ações e gerencie tarefas repetitivas, como integração de clientes, acompanhamento e envio de atualizações de projetos.
Por exemplo, você pode automatizar todo o processo de integração do cliente. Quando um novo cliente for adicionado ao espaço de trabalho, o ClickUp criará automaticamente uma lista de "Integração de clientes", atribuirá as tarefas ao especialista em integração, definirá datas de vencimento e alterará os status das tarefas.
*Conheci o ClickUp quando estava procurando um Portal do Cliente; mal sabia eu que ele se tornaria nosso Escritório Virtual porque podia fazer muito mais. Ele substituiu vários outros softwares e custos e é personalizável para cada um dos tipos de processo de nossas equipes. Eu o utilizo pessoal e profissionalmente, e tenho ajudado outras pessoas a fazer o mesmo. ClickUp for Life!
*Conheci o ClickUp quando estava procurando um Portal do Cliente; mal sabia eu que ele se tornaria nosso Escritório Virtual porque podia fazer muito mais. Ele substituiu vários outros softwares e custos e é personalizável para cada um dos tipos de processo de nossas equipes. Eu o utilizo pessoal e profissionalmente, e tenho ajudado outras pessoas a fazer o mesmo. ClickUp for Life!
Etapa nº 7: Integre aplicativos externos para obter melhor funcionalidade
As integrações de terceiros do ClickUp permitem que você conecte o portal do cliente a ferramentas comumente usadas para uma experiência mais suave. Isso permite que você sincronize o software preferido do cliente e, ao mesmo tempo, ressalta sua preocupação com as preferências dele.
Você pode usar as Integrações do ClickUp para integrar-se a outras ferramentas, como:
- Google Drive e Dropbox: Permita o compartilhamento seguro e sem complicações de arquivos em toda a organização com pastas compartilhadas do Google Drive
- Microsoft Teams: Notifique os clientes sobre as atualizações do projeto em sua plataforma de comunicação preferida
- Ferramentas de CRM (HubSpot, Salesforce, etc.): Sincronize os detalhes do cliente para um gerenciamento holístico do relacionamento com o cliente
- Google Calendar: Sincronize prazos com o Google Calendar para agendamento automático
Por exemplo, um escritório jurídico pode integrar o Google Drive para armazenar contratos e conversas com clientes, vinculando-os automaticamente às tarefas correspondentes no ClickUp.
📮ClickUp Insight: 92% dos funcionários usam métodos inconsistentes para rastrear itens de ação, o que resulta em decisões perdidas e atrasos na execução.
Seja enviando notas de acompanhamento ou usando planilhas, o processo geralmente é disperso e ineficiente. A Solução de Gerenciamento de Tarefas do ClickUp garante a conversão perfeita de conversas em tarefas - para que sua equipe possa agir rapidamente e permanecer alinhada.
Modelos de portal do cliente no ClickUp
Os modelos de portal do cliente do ClickUp simplificam a comunicação com o cliente e o gerenciamento de projetos. Personalizáveis e fáceis de usar, esses modelos fornecem um espaço centralizado para que os clientes acessem detalhes, cronogramas e tarefas do projeto.
Vamos dar uma olhada em algumas que você pode usar. 📝
1. Modelo de serviços ao cliente de início rápido do ClickUp
O ClickUp Quick Start Client Services Template* otimiza seus processos de gerenciamento de clientes de forma eficaz. Sua abordagem abrangente para o gerenciamento de contas de clientes permite que você defina o escopo das solicitações e acompanhe o andamento do projeto sem problemas.
O modelo inclui um projeto de exemplo, fornecendo referência prática para ajudá-lo a visualizar rapidamente como aplicar cada recurso em situações reais.
Além disso, o wiki da equipe promove o compartilhamento de conhecimento sem problemas. Esse modelo fácil de usar se concentra nos principais elementos que proporcionam ótimos resultados e é ideal para melhorar os serviços ao cliente sem o incômodo de configurações complexas.
2. Modelo de CRM do ClickUp
O ClickUp CRM Template aprimora o gerenciamento do relacionamento com o cliente, fornecendo uma maneira organizada de gerenciar leads e cultivar o relacionamento com o cliente.
Seja você uma startup ou uma empresa estabelecida, esse modelo fornece uma maneira estruturada e flexível de rastrear as interações com os clientes, o progresso das vendas, as entregas concluídas e os acompanhamentos sem o incômodo de planilhas dispersas ou ferramentas desconectadas.
Organize listas de clientes potenciais e existentes e monitore seus pipelines de lançamento de campanhas por meio de exibições flexíveis de gráficos. O modelo de CRM também permite que você acompanhe os relacionamentos com os clientes por meio de métricas como índices de satisfação, contratos renovados e consultas resolvidas.
3. Modelo de colaboração de sucesso do cliente do ClickUp
O ClickUp Client Success Collaboration Template rastreia sua jornada desde a ideação, a execução e as análises de desempenho até as medidas de retenção de clientes.
Você pode adicionar cartões e subtarefas dentro das tarefas para fazer anotações em diferentes estágios de colaboração, como durante a integração, check-ins mensais, assinatura pós-contrato e muito mais.
Monitore as taxas de aquisição e renovação de clientes e informe suas equipes sobre áreas de melhoria ao lidar com clientes específicos. Você também pode adicionar formulários para coletar dados do cliente durante diferentes fases do projeto e criar guias para melhor compreensão do projeto.
Bônus ⚙️: Acesse modelos adicionais de gerenciamento de clientes para obter uma vantagem inicial na criação de um portal de clientes repleto de recursos.
Melhores práticas para gerenciar portais de clientes
Além da otimização contínua, um portal do cliente eficaz inclui estratégias digitalizadas de gerenciamento de clientes e personalização ilimitada.
Aqui estão algumas práticas recomendadas para criar um portal do cliente eficaz:
- Personalize o portal de acordo com as necessidades do cliente: Personalize painéis, exibições de tarefas e permissões para alinhar-se às preferências do cliente e aos requisitos do setor para melhorar o envolvimento e a usabilidade
- Automatize as interações rotineiras com o cliente: Use o ClickUp Automations para enviar atualizações de status, atribuir tarefas e acionar lembretes, economizando tempo e garantindo respostas oportunas
- Monitore o desempenho e o envolvimento do portal: Acompanhe a atividade do cliente, as taxas de conclusão de tarefas e o feedback usando os ClickUp Dashboards para identificar possíveis contratempos e melhorar a eficiência
- Garanta acesso seguro e permissões baseadas em funções: Defina permissões personalizadas para controlar a visibilidade dos dados, concedendo aos clientes acesso apenas a arquivos, projetos e comunicações relevantes
- Mantenha atualizações e revisões regulares: Programe auditorias recorrentes para refinar os fluxos de trabalho, atualizar recursos e aprimorar os recursos do portal com base no feedback dos usuários
- Simplifique a comunicação com o ClickUp Chat: Centralize as discussões marcando os clientes nos comentários das tarefas e usando o bate-papo em tempo real, reduzindo a necessidade de e-mails dispersos
⚙️ Bônus: Descubra alguns segredos testados e comprovados para acompanhar os clientes sem esforço.
Abra o portal para o sucesso com o ClickUp
Um portal do cliente bem projetado promove transparência e melhor envolvimento do cliente. Ferramentas como o ClickUp, o aplicativo tudo para o trabalho, oferecem a máxima flexibilidade para criar um hub central personalizado e de alto desempenho para muitos clientes.
Seus recursos, como o ClickUp Docs para gerenciamento de conhecimento, painéis personalizados para monitoramento de KPI e Chat para comunicação interna e externa, garantem que tudo permaneça no caminho certo.
Você também recebe modelos pré-criados para manter o relacionamento com os clientes com facilidade.
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