Perceber que você poderia ter conseguido um negócio melhor depois de se comprometer com um fornecedor é frustrante, certo? Seja no planejamento de eventos ou no gerenciamento de projetos, a dispersão de e-mails e bate-papos torna caótica a comparação de cotações de fornecedores.
É por isso que uma solicitação de cotação (RFQ) simplifica as coisas. **As RFQs são documentos formais enviados aos fornecedores para obter informações sobre preços de bens ou serviços. Elas melhoram a comunicação, gerenciam orçamentos e oferecem o máximo de valor.
No entanto, se você quiser algo melhor e sem complicações, use um modelo de RFQ pronto para uso. Com os principais campos de dados essenciais pré-projetados, ele economiza tempo e aumenta a produtividade.
Portanto, para evitar o incômodo da pesquisa, selecionamos os cinco principais modelos de solicitação de cotação no Excel. Além disso, apresentaremos mais modelos de ClickUp um veterano em gerenciamento de projetos.
O que faz um bom modelo de solicitação de cotação no Excel?
Antes de chegar ao melhor modelo de solicitação de cotação no Excel, é importante saber o que procurar.
Independentemente de sua necessidade comercial, aqui está o que torna um modelo eficaz:
- Padroniza a entrada de dados: Escolha soluções com campos de dados que ajudem a padronizar os tipos de resposta. Opte por elementos de validação de dados, como drop-downs e caixas de seleção, para reduzir erros e simplificar a coleta de dados
- Simplifica o cálculo: Selecione ferramentas com fórmulas pré-criadas para cálculos de custo automatizados ou destaque as melhores ofertas. Prefira regras de formatação condicional para facilitar a tomada de decisões com detalhes fáceis de localizar
- Aprimora a personalização: IncorporeModelos de solicitação de cotação que são fáceis de editar para atender a qualquer necessidade do projeto. Ajustar categorias ou adicionar novos campos ajuda sua RFQ a se encaixar perfeitamente em qualquer fluxo de trabalho
- Melhora a comunicação: Opte por soluções com requisitos e prazos claramente definidos. Escolha modelos com espaços dedicados para anotações ou instruções específicas do fornecedor para manter os detalhes transparentes e bem alinhados
Dica profissional: Priorize o design visual ao selecionar modelos. Embora as RFQs sejam ferramentas comerciais essenciais, um design atraente facilita o preenchimento e torna-as mais interativas.
Os 5 principais modelos de RFQ no Excel
Os modelos de RFQ são uma excelente maneira de garantir consistência, eficiência e precisão na coleta de cotações de fornecedores. Aqui, exploraremos os cinco principais modelos de RFQ no Excel que podem ajudá-lo a gerenciar suas necessidades de aquisição de forma fácil e profissional.
1. Modelo de solicitação de cotação da Vertex42
via Vertex42 **O modelo de solicitação de cotação da Vertex42 inclui informações do fornecedor, dados do cliente e nome do serviço. Ele permite que os fornecedores atualizem a validade da cotação para garantir decisões informadas e oportunas.
O modelo também oferece uma tabela dedicada para solicitações de serviço e taxas correspondentes e permite que os fornecedores confirmem os impostos sobre os serviços para facilitar o processamento do pagamento. Ele também tem um guia útil que facilita a compreensão e o preenchimento.
Principais recursos:
- Calcular impostos sobre itens de linha específicos automaticamente com lógica condicional incorporada
- Compare várias cotações de fornecedores com duas planilhas de cotação dedicadas
Ideal para: Empresas que buscam comparações de RFQ detalhadas e com impostos incluídos
Faça o download deste modelo
➡️ Leia mais: 10 modelos gratuitos de solicitação de serviço para simplificar os fluxos de trabalho de gerenciamento de serviços
2. Modelo de solicitação de cotação para serviços de bufê da Template.net
via Template.net O modelo Request for Quotation for Catering Services da Template.net é ideal para RFQs de uma página. A solução abre com um espaço para as principais informações de contato e datas de cotação.
Ela também apresenta uma tabela simples com descrições de serviços, quantidade, preço, unidade e totais por linha, e termina com cálculo de impostos, total e termos e condições.
Outra vantagem é que essa solução vem nos formatos Google Sheets, Docs e Microsoft Word.
Principais recursos:
- Mantenha as atualizações de custos simples e sem erros humanos com fórmulas pré-construídas
- Forneça um fluxo de informações claro com detalhes do fornecedor e do solicitante, incluindo informações de contato
Ideal para: Planejadores de eventos ou empresas que precisam de serviços de bufê
3. Modelo de cotação contábil da Template.net
via Template.net Procurando uma cotação de serviço financeiro? O Modelo de cotação contábil da Template.net oferece uma solução eficiente e estruturada. Esse modelo de RFQ do Excel tem quatro planilhas principais para permitir o gerenciamento eficiente de cotações.
A planilha de cotação captura os detalhes do cliente e do fornecedor ao calcular as taxas de serviço. A planilha de serviços registra as taxas de cada serviço, e as planilhas de clientes e funcionários registram os principais detalhes de contato, como cargo, e-mail e número de telefone.
Um recurso que se destaca é a fórmula de referência, que permite selecionar um serviço e uma quantidade e, ao mesmo tempo, extrair automaticamente os detalhes relacionados das planilhas vinculadas.
Principais recursos:
- Otimize a entrada de dados com grande foco em listas suspensas e referências
- Fornecer cotações precisas com impostos sobre vendas e descontos contabilizados no preço final
Ideal para: Equipes de projeto e empresas que desejam terceirizar serviços financeiros e para escritórios ou contadores que gerenciam cotações complexas
4. Modelo de formato de cotação por Vyapar
via Vyapar O Modelo de formato de cotação da Vyapar é para aqueles que desejam combinar faturamento e cotação. O modelo inclui seções essenciais de RFQ, desde detalhes da empresa até preços de itens, valores de impostos e totais.
Ele também permite que você adicione o status do pagamento e o saldo da conta em caso de dívidas pendentes. O modelo vem com um espaço de observações para cláusulas de entrega específicas. Ele tem uma seção de declaração para clientes que gerenciam serviços ou políticas sensíveis.
Principais recursos:
- Incorporar prova comercial e reconhecimento formal com seus espaços reservados para assinatura
- Contabilize as alíquotas de impostos regionais e específicas do produto com uma porcentagem em cada item de linha
Ideal para: Pequenas empresas e equipes que precisam de cotações simples para novas necessidades de sourcing e fornecedores que buscam padronizar os formatos de cotação e faturamento
5. Cotação de preços com modelo de cálculo de impostos da Microsoft
via Microsoft Precisa de soluções de cotação para seu conjunto diversificado de serviços? O Microsoft Price Quotation with Tax Calculation Template é um modelo de RFQ em Excel para todos os fins e visualmente atraente. Ele abrange descrições detalhadas de produtos, cálculos de impostos e informações de remessa para fornecer cotações profissionais.
Esse modelo do Excel também apresenta um layout limpo e fórmulas incorporadas para obter totais e impostos precisos. Além disso, é fácil ajustar cores, termos e formatos para combinar com o tema de sua marca.
Principais recursos:
- Atualize os valores do imposto sobre vendas instantaneamente com uma célula de taxa de imposto ajustável
- Mapeie os aspectos comerciais da cotação com campos de dados para condições de pagamento, responsabilidade de seguro e data de envio
Ideal para: Organizações que lidam com vários requisitos de produtos e serviços, como saúde e transporte.
➡️ Leia mais: Precisa de soluções para determinar com quais fornecedores trabalhar? Dê uma olhada nestas dez modelos práticos de solicitação de informações (RFI) .
Limitações do uso do modelo de RFQ do Excel
O Excel é ótimo para processar números, mas tem algumas limitações como ferramenta de cálculo software de gerenciamento de cotações . Aqui estão algumas desvantagens que você deve ter em mente antes de adotar um modelo de RFQ no Excel:
- Requer atualizações manuais: A atualização de dados é em grande parte manual, aumentando as chances de erro humano. Ela exige atenção constante à precisão das fórmulas e dos campos de dados
- Limitar a colaboração: O Excel não permite a edição simultânea, o que resulta em conflitos de versões e falhas de comunicação. Ele força as equipes a depender de e-mails ou unidades compartilhadas que criam ineficiências, dificultando as atualizações em tempo real e a tomada de decisões
- Oferece escalabilidade limitada: Tem dificuldade para lidar com um número crescente de RFQs com vários itens ou fornecedores. O Excel exige a criação de arquivos separados para cada solicitação, complicando a organização, e não é compatível com fluxos de trabalho, o que prejudica a eficiência e as aprovações de cotações
- Falta de insights e automação: Todos os cálculos no Excel exigem rigorosa entrada manual, criação de regras e validação de dados. O Excel não possui ferramentas analíticas ou automação de tarefas que facilitem a integração de fornecedores e outros elementos do projeto
- Integração restrita: A ferramenta não consegue se conectar facilmente com sistemas cruciais, como o CRM,processos de aquisiçãoou módulos de ERP. Isso cria silos de dados, dificulta a centralização e complica a análise das principais métricas
**Você sabia que existem sistemas dedicados de Software de solicitação de proposta (RFP) soluções para ajudá-lo a desenvolver, categorizar e enviar propostas comerciais a clientes em potencial.
Modelos alternativos de RFQ em Excel
Devido às limitações do Excel, ele não está nem perto de ser um modelo de RFQ ou Solução de RFP . Você está confinado a células de dados rígidas que não são necessariamente adequadas ao processo de aquisição. Com isso em mente, é natural buscar uma alternativa.
As RFQs desempenham um papel fundamental na execução de projetos e na prestação de serviços. É por isso que uma plataforma de gerenciamento de projetos como o ClickUp oferece uma solução muito melhor.
Com automação, gerenciamento robusto de cotações, mais de 30 recursos poderosos e mais de 1.000 integrações, o ClickUp simplifica as RFQs e ajuda a garantir serviços de alto nível com eficiência.
Precisa ser um pouco mais convincente? Veja aqui como as duas ferramentas se comparam:
| Feature | Excel | ClickUp | |
|---|---|---|---|
| Colaboração | ❌Não há edição em tempo real | ✅🏆Colaboração em tempo realCompartilhamento contínuoRecurso abrangente de bate-papo | |
| Automação | ➖ Entrada manual básica para cálculos | ✅🏆 Cálculos instantâneos e automatizadosRecursos dedicados de lembretes e notificações | |
| Escalabilidade: ➖ Difícil gerenciar várias solicitações de cotação: ✅🏆 Manuseio fácil de vários projetos e solicitações de cotação | |||
| Integrações | ❌Não há integração direta fora do ecossistema da Microsoft | ✅🏆Mais de 1.000 integrações com outras ferramentasSoftware integrado de CRM, RH e vendas | |
| Controle de versão | ➖ Rastreamento manual de versões | ✅🏆 Controle automático de versões e atualizações | |
| Gerenciamento de cotações | ❌Não há recursos de gerenciamento em | ✅🏆Gerenciamento robusto de tarefas Geração de conteúdo com tecnologia de IA Insights analíticos, painéis e relatórios em tempo real |
1. Modelo de solicitação de orçamento do ClickUp
Documente, compartilhe e acompanhe as cotações de fornecedores e prestadores de serviços com o modelo de solicitação de cotação do ClickUp
O modelo Modelo de solicitação de orçamento do ClickUp é perfeito para gerenciar cotações de qualquer serviço ou produto. O modelo de documento tem uma única página que abrange tudo o que você precisa em uma RFQ.
Além das informações de contato essenciais, ele registra os termos comerciais e os cálculos de cotação. O modelo também vem com uma seção dedicada a instruções especiais. Isso é ideal para tópicos que precisam de foco ou negociação adicional.
Principais recursos:
- Crie e delegue tarefas a partir de qualquer texto no documento comTarefas ClickUp
- Compartilhe a solicitação de cotação sem problemas com diversas opções de compartilhamento de links e exportação
Ideal para: Equipes que buscam gerenciamento contínuo de RFQ e integração de tarefas e todas as finalidades de aquisição
2. Modelo de formulário de cotação ClickUp
Formulário de cotação do ClickUp
O modelo Modelo de formulário de cotação do ClickUp refina o gerenciamento de cotações para clientes e fornecedores. Esse modelo alternativo de RFQ oferece nove visualizações personalizadas para ajudá-lo a se concentrar de forma eficiente em cada etapa do processo de RFQ.
Ele começa com uma visualização simples e dedicada formulário de admissão para capturar os requisitos de serviço mais recentes. O modelo também apresenta uma visualização para resumir novas solicitações e avaliar a viabilidade antes de envolver as partes interessadas relevantes.
Com a visualização de quadro Kanban, é fácil acompanhar o status e a categoria de cada RFQ. Além disso, ele apresenta uma visualização de calendário para alinhar as cotações com o cronograma do projeto.
Principais recursos:
- Gerencie e converta várias RFQs com agrupamento baseado em status
- Compartilhe custos de serviços precisos com campos personalizados, como experiência, tempo e requisitos de número de funcionários
Ideal para: Pequenas empresas e equipes que buscam uma abordagem baseada em status para o gerenciamento de RFQs
➡️ Leia mais: 10 melhores modelos de formulários de solicitação de projetos para equipes
3. Modelo de formulário de orçamento de serviço do ClickUp
Formulário de orçamento de serviço do ClickUp
Deseja gerenciar a produtividade da equipe e otimizar as solicitações de cotação? Modelo de formulário de cotação de serviço do ClickUp é uma ótima opção.
Esse modelo ajuda você a criar cotações de serviços detalhadas e profissionais com facilidade. Ele também economiza tempo com um formulário pronto para uso para capturar as informações necessárias sobre o serviço e garantir que suas solicitações de cotação sejam consistentes e não deixem passar detalhes críticos.
O modelo oferece um gerenciamento abrangente de cotações com dez campos personalizados e cinco visualizações dedicadas. Esses elementos-chave também se aprofundam nas especificidades do serviço e nos possíveis cronogramas. Além disso, ele facilita a comunicação contínua por meio de comentários, reações e atribuições de tarefas.
Principais recursos:
- Atribua tarefas com base na descrição do projeto da solicitação de cotação e na capacidade da equipe com a função integradaVisualização de carga de trabalho do ClickUp
- Mantenha todos e todos os planos de ação da solicitação de cotação na mesma página com a ferramenta de mensagens dedicada do modelo,ClickUp Chat Ideal para: Equipes orientadas a serviços com um grande volume de RFQs
➡️ Leia mais: 10 modelos gratuitos de cotações de preços comerciais no Word e no Excel
4. Modelo de proposta orçamentária do ClickUp
Modelo de proposta orçamentária do ClickUp
O modelo Modelo de proposta orçamentária do ClickUp foi desenvolvido para aprovar seu orçamento com as cotações mais recentes. Essa alternativa do Excel permite que você contabilize todos os custos relevantes da solicitação de cotação antes da aprovação.
A planilha principal do modelo de documento registra cronogramas claros e detalhes do projeto. Ele tem seis subpáginas para pessoal, logística, materiais e cálculos de eventos. Isso garante que você tenha todas as melhores ofertas contabilizadas em seu provisionamento.
A apresentação de solicitação de cotação sem confusão também pode ser adaptada para terceirizar projetos ou eventos inteiros. Cada tabela mapeia os custos multifuncionais para alinhar as solicitações de cotação com os centros de custo corretos.
Principais recursos:
- Estruture e apresente visões gerais completas de RFQs com uma subpágina de resumo com foco em destaque
- Crie resumos automatizados e obtenha insights analíticos para justificativas de custos com o assistente de IA integrado,Cérebro ClickUp Ideal para: Equipes de projeto que integram RFQs em projetos detalhados orçamentos de projetos
5. Modelo de proposta de subsídio do ClickUp
Impulsione o financiamento de projetos e garanta custos para as RFQs mais econômicas com o modelo de proposta de subsídio do ClickUp
O modelo Modelo de proposta de subsídio do ClickUp ajuda as empresas a aprimorar o gerenciamento de RFQ e os fluxos de trabalho por meio de esforços concentrados de financiamento de projetos.
Ele inclui campos de dados importantes, como tarefas de financiamento, custos iniciais e métricas de desempenho. O modelo também garante a responsabilidade ao mapear as prioridades das tarefas, as datas de vencimento e as responsabilidades. Essa abordagem estruturada facilita o acompanhamento do progresso do financiamento da pesquisa.
Ao agrupar as tarefas com base no estágio da proposta, o modelo dá lugar a envios de RFQ acionáveis. Ele também tem uma visualização de Cronograma de Projeto para alinhar as propostas de RFQ com os marcos de seu projeto. Seja na busca de serviços ou na elaboração de propostas de financiamento, esse modelo mantém as metas de concessão precisas e bem alinhadas.
Principais recursos:
- Aprimoramentogerenciamento de propostas com atualizações automatizadas de tarefas e controle de tempo
- Diferencie as prioridades de financiamento de subsídios com documentação clara de valores faturados, custos de equilíbrio e resultados
Ideal para: Organizações que gerenciam fluxos de trabalho de RFQ com foco em projetos financiados por subsídios
6. Modelo de proposta comercial do ClickUp
Modelo de proposta comercial da ClickUp
Se você deseja integrar RFQs ao seu planejamento de negócios, Modelo de proposta comercial do ClickUp é uma opção abrangente. O modelo oferece exibições de lista pré-criadas que rastreiam cada estágio da jornada da RFQ, desde a solicitação inicial até o envio final.
Os campos personalizados desse modelo capturam detalhes essenciais, como requisitos de serviço, expectativas orçamentárias e informações do fornecedor. Além disso, ele inclui modelos de e-mail prontos para uso para enviar mensagens profissionais de divulgação a fornecedores potenciais.
Precisa de um pouco mais de orientação? O ClickUp inclui um Guia de Introdução para orientá-lo durante todo o processo. Esse modelo de RFQ gratuito é a solução completa para gerenciar a receita de novos negócios e obter os melhores negócios.
Principais recursos:
- Visualize a taxa de conclusão de cada proposta de RFQ com uma visualização personalizada das etapas da proposta comercial
- Entre em contato com os fornecedores em RFQs de alta prioridade com uma combinação de modelos de e-mail e uma lista de prioridades em tempo real
Ideal para: Empresas que estão elaborando RFQs para se alinharem ao crescimento dos negócios e à geração de receita
7. Modelo de proposta de serviços ClickUp
Modelo de proposta de serviços do ClickUp
O modelo Modelo de proposta de serviço do ClickUp foi projetado para fornecer propostas de RFQ tangíveis com algo tão sutil como um serviço. Esse modelo estruturado e profissional abrange todas as informações essenciais, desde os detalhes de contato até o escopo do serviço.
Ele também permite que as empresas descrevam claramente a descrição do projeto, o histórico da empresa e os objetivos. Esse modelo vem com elementos-chave como entregáveis, dependências e cronogramas estimados, perfeitos para um detalhamento realista dos custos.
Ele também oferece seções para negociações de preços, assinaturas finais e logotipos da empresa. O modelo também é fácil de personalizar para combinar com os temas de sua marca.
Principais recursos:
- Modifique seções facilmente para modelos de preços complexos, incluindo preços diferenciados ou pacotes de serviços, para se alinhar melhor às necessidades do cliente
- Colabore com membros da equipe ou partes interessadas antes do envio final da RFQ com edição ao vivo e diversas permissões
Ideal para: Empresas que buscam propostas de RFQ com modelos de preços flexíveis
8. Modelo de solicitação e aprovação de projeto ClickUp
Modelo de solicitação e aprovação do projeto ClickUp
O modelo Modelo de solicitação e aprovação de projeto ClickUp é uma solução que oferece uma visão geral instantânea do status de sua solicitação de cotação e do processo de licitação.
Essa solução gratuita de gerenciamento de solicitações gera novas tarefas com detalhes como descrição, prioridade, cronogramas e recursos. Ela rastreia como estratégias de aquisição desenvolver com status personalizados incrementais, como novas solicitações, revisões e aprovações.
O modelo permite fácil edição, retirada de tarefas e integração de fluxo de trabalho, além de ter permissão segura para lidar com todas as licitações seladas de forma profissional.
Principais recursos:
- Visualize todas as negociações e o desenvolvimento de RFQs em uma pasta de roteiro dedicada
- Conclua as tarefas de RFQ antes do prazo de envio com o agrupamento de status e a visualização Kanban
Ideal para: Gerentes de projeto e equipes que preferem uma única solução para realizar RFQs desde o estágio de solicitação até as aprovações
🏆 Bônus: Aqui está um guia completo sobre como dominar as RFPs de marketing se estiver pensando em abordar uma agência de marketing externa para sua próxima campanha de marca.
Agilize os novos requisitos de aquisição com o ClickUp
Um modelo de RFQ é crucial para garantir o melhor preço do fornecedor e melhorar as negociações. Ele simplifica o processo de cotação, garante a consistência e fortalece o relacionamento com os fornecedores.
Os modelos de RFQ em Excel que abordamos são um excelente começo para esse processo.
Entretanto, as limitações do Excel não se adequam ao gerenciamento de cotações em larga escala ou de longo prazo.
É aí que o ClickUp se destaca. Seus modelos oferecem colaboração em tempo real, automação de tarefas e integração perfeita com outras ferramentas de negócios. O ClickUp também fecha o negócio com seus insights alimentados por IA e recursos abrangentes de gerenciamento de negócios.
Portanto, não hesite! Registre-se com o ClickUp e comece hoje mesmo!