Dale Carnegie disse: “Uma hora de planejamento pode economizar 10 horas de trabalho”.
Planeje bem sua estratégia de compras e você conseguirá melhores acordos com os fornecedores.
Com uma estratégia de compras bem planejada, você pode monitorar as decisões de compra de diferentes departamentos, acompanhar o desempenho dos fornecedores e identificar oportunidades para simplificar processos ou melhorar a otimização de custos.
Neste artigo, mostraremos como construir uma estratégia de compras sólida.
Prepare-se para controlar seus gastos, mitigar riscos e melhorar a eficiência operacional para o crescimento dos negócios.
Vamos direto ao assunto. 👇
O que é uma estratégia de compras?
Uma estratégia de compras é o plano de uma organização para obter itens ao melhor preço possível, mantendo os padrões de entrega e qualidade. Isso envolve encontrar os fornecedores certos, negociar o melhor preço, fazer compras e garantir as entregas.
Uma política e estratégia de compras sólida orienta sua equipe de compras para o alcance de metas comerciais de longo prazo. Portanto, ela deve ser flexível, adaptável e evoluir constantemente de acordo com as necessidades da sua empresa.
O objetivo da estratégia de compras
As estratégias de compras não se resumem a cortar custos ou conseguir os negócios mais baratos, embora isso seja importante. Trata-se mais de adquirir bens e serviços de qualidade pelo preço e no momento certos para manter as operações da sua empresa funcionando perfeitamente.
As melhores estratégias de compras vão além das compras básicas. Elas se alinham aos objetivos maiores da sua empresa, desde priorizar a responsabilidade social até promover a inovação por meio de parcerias com fornecedores.
Adotar uma abordagem estratégica abrangente para as compras ajuda sua equipe a elaborar um plano sólido, transformando todo o processo em um ativo valioso que lhe dá uma vantagem competitiva.
Objetivos da estratégia de compras
Uma estratégia de compras eficaz aborda quatro agendas:
- Custo-benefício: obtenha o máximo retorno pelo seu investimento
- Qualidade e valor: garantir que o que você compra atenda aos seus padrões
- Entrega pontual: evite interrupções obtendo o que você precisa quando precisa.
- Gerenciamento de riscos: mitigação de problemas potenciais, como fornecedores não confiáveis
Tipos de estratégias de compras
Não existe uma solução única para todos. Portanto, aqui estão seis tipos de estratégias-chave de compras que podem ajudá-lo a atingir seus objetivos:
Estratégia 1: Redução de custos
O contexto diz tudo: obter o máximo valor pelo seu dinheiro. Essa estratégia de redução de custos vai além do preço inicial de compra. Ela usa técnicas como licitação competitiva e análise de valor para ajudá-lo a negociar as melhores ofertas e considerar o custo total de propriedade (TCO), incluindo custos de manutenção, reparos e descarte.
Exemplo: Considere uma empresa que produz lanches embalados em um mercado concorrido e competitivo. Nessas circunstâncias, em que a maioria dos fabricantes concorre em preço e distribuição, manter os preços baixos é uma preocupação significativa. Essa empresa poderia decidir reduzir os preços de insumos, alcançando reduções de custos em matérias-primas e embalagens. Ela poderia lançar uma solicitação de cotação para material de embalagem, convidar empresas para licitar o contrato e optar por um novo fornecedor que pudesse oferecer custos significativamente mais baixos para o mesmo material.
Estratégia 2: Gestão de riscos
Interrupções na cadeia de suprimentos geralmente levam a atrasos na produção e perda de receita. Uma estratégia sólida de gerenciamento de riscos de compras ajuda a antecipar e mitigar possíveis problemas de interrupção na cadeia de suprimentos.
A estratégia envolve a parceria com vários fornecedores confiáveis e eficientes para garantir que você não dependa de uma única fonte para itens críticos. Em última análise, adquirir com segurança suprimentos essenciais para os negócios durante eventos inesperados, como desastres naturais ou insolvência de fornecedores.
Exemplo: Um fabricante automotivo global usa uma estratégia de gerenciamento de riscos para lidar com crises relacionadas a semicondutores. Ele faz parceria com vários fornecedores confiáveis de chips em diferentes localizações geográficas, garantindo uma produção tranquila mesmo em caso de interrupção em um determinado fornecedor ou região.
Estratégia 3: Gestão e otimização de fornecedores
A estratégia de gestão e otimização de fornecedores concentra-se na construção de melhores relações entre empresas e fornecedores. A estratégia envolve principalmente a definição de padrões de desempenho dos fornecedores, a realização de auditorias e a oferta de treinamento e suporte.
Embora os detalhes possam variar de empresa para empresa, promover relacionamentos sólidos com fornecedores é fundamental para empresas com alta produção. Imagine colaborar com seus fornecedores em inovação, planejar em conjunto as necessidades futuras e ter parceiros confiáveis que entregam resultados consistentes.
Vamos ver como implementar essa estratégia com um exemplo. 👇
Exemplo: Suponha que uma empresa de vestuário implemente uma estratégia de gestão de fornecedores com um fabricante de tecidos. Após estabelecer padrões de qualidade para o fabricante, a empresa realiza auditorias regulares para garantir a qualidade consistente.
Além disso, eles realizam sessões de brainstorming com o fabricante, discutindo novos tecidos, tecnologias e designs em alta no mercado. O forte relacionamento promove a confiança e garante tecidos de alta qualidade.
Estratégia 4: Compras ecológicas
Ser ambientalmente responsável se estende às suas próprias políticas e práticas de compras. As compras ecológicas fazem exatamente isso.
Essa estratégia de compras envolve a aquisição de produtos ou serviços com impacto ambiental mínimo. A estrutura da estratégia de compras concentra-se em fornecedores comprometidos com a sustentabilidade, priorizando produtos feitos de material reciclado, de baixa emissão ou energeticamente eficientes.
Exemplo: Uma rede de supermercados adota uma estratégia de compras ecológicas. Eles priorizam a aquisição de frutas e vegetais de fazendas locais que utilizam práticas sustentáveis, como agricultura orgânica e conservação de água.
Eles também podem escolher produtos de limpeza com certificações ecológicas e embalagens feitas de materiais reciclados.
Estratégia 5: Fornecimento global
O abastecimento global envolve ampliar sua base de fornecedores além dos mercados locais. Ele aproveita o cenário competitivo de uma economia globalizada, levando a uma economia significativa de custos.
Além disso, olhar além das suas fronteiras cria novas possibilidades, como explorar mercados inexplorados e encontrar preços melhores ou produtos de maior qualidade.
As estratégias de sourcing global são utilizadas principalmente por empresas que precisam de matérias-primas que não estão prontamente disponíveis ou custam uma fortuna no mercado local.
Exemplo: Uma empresa de móveis pode ter dificuldade em adquirir madeira de lei devido às diferenças florestais entre as regiões locais. No entanto, ela pode descobrir que a mesma madeira está prontamente disponível em outras regiões, como o Sudeste Asiático.
Assim, para combater o déficit de oferta, a empresa implementa uma estratégia de sourcing global para a aquisição de madeira de lei. Isso garante um fornecimento consistente, reduz custos e permite que a empresa venda madeira importada a preços mais competitivos.
No entanto, isso requer um planejamento e gerenciamento cuidadosos. Diferenças culturais, logística complexa e procedimentos de controle de qualidade devem ser abordados para garantir uma experiência tranquila e bem-sucedida.
Estratégia 6: Gestão da qualidade total
A Gestão da Qualidade Total (TQM) é uma estratégia de compras que enfatiza medidas proativas de controle de qualidade em toda a cadeia de suprimentos — estabelecendo padrões de qualidade, realizando inspeções e implementando medidas de controle de qualidade.
A estratégia visa minimizar defeitos e garantir que os produtos atendam aos padrões de qualidade. Tanto os compradores quanto os fornecedores trabalham continuamente para melhorar os processos, identificar oportunidades de redução de custos e aprimorar a qualidade geral.
Exemplo: As empresas produtoras de petróleo geralmente utilizam TQM em seu processo de compras. Como os riscos são altos na produção de petróleo, o TQM as ajuda a lidar com questões relacionadas à qualidade na aquisição de materiais técnicos para manutenção de instalações de campos petrolíferos e construção de projetos.
Mais adequado para:
- Produtos que devem atender a um alto padrão de qualidade devido à legislação ou outros motivos
- Empresas capazes de adquirir e operar globalmente
- Mercados menos sensíveis ao preço
Desenvolvendo uma estratégia de compras eficaz
Use nosso processo comprovado de nove etapas para criar uma estratégia de compras robusta que oferece:
Etapa 1: Realize uma auditoria de compras
Antes de traçar uma nova estratégia, é essencial entender seus gastos atuais com compras. Para isso, faça uma auditoria completa de seus hábitos de consumo. Reúna dados sobre suas políticas e atividades de compras existentes, incluindo:
- O que você compra (bens e serviços)
- De quem você compra (fornecedores)
- Quanto você gasta (custo total)
Analise esses dados para identificar áreas de gastos elevados, oportunidades potenciais de redução de custos e quaisquer casos de gastos não autorizados (compras não autorizadas).
Aprofundar-se nas nuances ajuda a identificar seus esforços e adaptar sua estratégia de acordo com eles.
Etapa 2: Defina metas claras de compras
Que resultados você deseja obter com sua estratégia de compras?
Ter objetivos claros fornece um roteiro para a execução da sua estratégia e permite que você avalie suas diversas métricas de sucesso.
Aqui estão alguns objetivos comuns de compras:
- Redução de custos: reduza as despesas de compras, mantendo a qualidade.
- Maior eficiência: simplifique os processos para economizar tempo e recursos
- Gerenciamento de riscos: Mitigue possíveis interrupções na cadeia de suprimentos
- Sustentabilidade: Implemente práticas de compra ecologicamente corretas.
- Gerenciamento do relacionamento com fornecedores: construa relacionamentos sólidos e mutuamente benéficos com os principais fornecedores.
Definir claramente os requisitos e objetivos do seu negócio garante que sua estratégia seja bem direcionada e produza resultados centrados nos negócios.
Etapa 3: Avalie as condições do mercado
Mudanças no ambiente externo podem afetar significativamente sua estratégia de compras. Considere fatores como:
- Tendências de mercado: Existem flutuações de preços ou tecnologias emergentes que possam afetar suas necessidades?
- Panorama dos fornecedores: Quem são os principais participantes do seu setor? Existe uma oportunidade para consolidação ou diversificação de fornecedores?
- Ambiente regulatório: Existem requisitos legais ou regulatórios a serem considerados na aquisição de bens e serviços?
Manter-se informado sobre as condições do mercado permite que você adapte sua estratégia de negócios às mudanças e tome decisões bem fundamentadas.
Por exemplo, se você antecipar um aumento nos custos dos materiais, talvez seja interessante explorar fornecedores alternativos ou negociar contratos de longo prazo com os fornecedores atuais.
Etapa 4: Desenvolva estratégias de sourcing
Com base em suas prioridades estratégicas de compras, metas e análise de mercado, defina como você irá adquirir os bens e serviços de que precisa. Aqui estão algumas estratégias comuns de aquisição que você pode considerar:
- Licitação competitiva: solicitar cotações de vários fornecedores para obter o melhor preço
- Fornecimento único: parceria com um único fornecedor confiável para itens essenciais
- Negociação: Trabalhar com fornecedores para garantir melhores preços e condições
- Fornecimento estratégico: colaboração com fornecedores no desenvolvimento e inovação de produtos
A melhor estratégia de sourcing depende do tipo de compra. Por exemplo, a licitação competitiva é ideal para materiais de escritório padrão, enquanto o sourcing único é preferível para a aquisição de máquinas complexas com poucos fornecedores qualificados.
Etapa 5: Implemente tecnologia e automação
A tecnologia pode simplificar significativamente seu processo de compras, melhorar a precisão e economizar o tempo de sua equipe. Veja como:
- Software de compras: gerencie requisições, ordens de compra e relacionamentos com fornecedores eletronicamente por meio de um software de gerenciamento de compras como o ClickUp.
- Ferramentas de análise de gastos: use ferramentas contábeis para obter insights mais profundos sobre seus dados de gastos e identificar áreas para redução de custos.
- Automação do fluxo de trabalho: considere o uso de um software de automação do fluxo de trabalho para automatizar tarefas repetitivas, como aprovações e entrada de dados.
Integrar essas ferramentas aos seus processos melhora a eficiência, reduz erros e permite que suas equipes de compras se concentrem em tarefas estratégicas, como gestão de relacionamento com fornecedores e pesquisa de mercado.
Etapa 6: Defina funções e responsabilidades
Uma estrutura bem definida da equipe de gestão de fornecedores de compras começa com a definição clara das funções e responsabilidades de cada membro da equipe. Isso pode incluir:
- Gerente de compras: lidera a equipe e supervisiona a estratégia geral de compras.
- Diretor de Compras (CPO): Responsável pela contratação e negociação com fornecedores
- Especialistas em contratos: garantam que os contratos sejam juridicamente válidos e benéficos para sua empresa.
- Especialistas em controle de qualidade: verifique se os produtos e serviços atendem aos padrões de qualidade acordados.
Funções e responsabilidades claramente definidas evitam confusão, garantem a prestação de contas e contribuem para a execução tranquila de sua estratégia de compras.
Etapa 7: Estabeleça métricas de desempenho
Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são medidas quantificáveis que permitem acompanhar o progresso e identificar áreas cinzentas no seu processo de compras.
Considere estes KPIs potenciais para medir seus esforços de aquisição:
- Porcentagem de economia de custos: avalia a economia de custos alcançada como uma porcentagem do gasto total com compras.
- Prazo de entrega do fornecedor: mede o tempo decorrido entre a realização do pedido e a entrega final.
- Taxa de defeitos do fornecedor: mede o número de produtos defeituosos recebidos em relação ao total de produtos encomendados a fornecedores individuais, trazendo transparência aos fornecedores líderes e retardatários.
Ao acompanhar essas métricas, você demonstra o valor da estratégia de compras para as partes interessadas e identifica áreas com necessidades de otimização.
👀Observação: revisar e refinar regularmente seus KPIs para garantir a relevância e o alinhamento com suas metas em evolução.
Etapa 8: Implemente melhorias contínuas
Uma estratégia de compras vencedora é um documento vivo. Ela precisa ser repetida e adaptada às circunstâncias em constante mudança. Portanto, desenvolva uma cultura de melhoria contínua dentro de sua equipe de compras.
Use esta lista de verificação para garantir que sua estratégia de compras seja flexível e ajustável às mudanças:
- Mantenha-se informado sobre as tendências e as melhores práticas do setor.
- Analise regularmente os dados de compras para identificar oportunidades potenciais de redução de custos.
- Busque feedback de partes interessadas internas e fornecedores sobre como melhorar o processo de compras.
- Esteja aberto a novas tecnologias e soluções de automação que possam otimizar ainda mais as operações.
Ao promover uma cultura de melhoria contínua, você constrói uma estratégia de compras que agrega valor a longo prazo para sua empresa.
Etapa 9: Comunique-se de forma eficaz com as partes interessadas
Comunique regularmente as estratégias de compras e seus objetivos a todas as partes interessadas relevantes, incluindo:
- Equipes internas (finanças, operações, etc.)
- Fornecedores
- Alta administração
Essa comunicação deve abordar como a estratégia se alinha aos objetivos gerais da empresa e como ela beneficia as partes interessadas.
Manter todos informados e a par dos objetivos estratégicos promove a colaboração, garante a adesão e ajuda a alcançar os resultados desejados.
E pronto!
Essas etapas ajudarão você a desenvolver e implementar uma estratégia de compras abrangente que otimiza os gastos. Use-as para mitigar riscos e garantir o fluxo constante de bens e serviços de que sua empresa precisa para prosperar em um mercado competitivo.
Leia também: O melhor software de gestão de fornecedores para sua empresa
Criando uma estratégia de compras simplificada com o ClickUp
Uma estratégia de compras é essencial, mas gerenciá-la com eficiência pode ser um desafio. O ClickUp é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos que oferece um kit de ferramentas abrangente para otimizar seu desempenho em compras.
Vamos ver como. 👇
Automação e IA do ClickUp
- Fluxos de trabalho automatizados: economize tempo e elimine erros manuais automatizando tarefas repetitivas. Acione automaticamente ações como o envio de aprovações de pedidos de compra, a geração de relatórios ou a notificação de partes interessadas com base em condições predefinidas.
- Assistente de IA no ClickUp: com o ClickUp Brain, o assistente com tecnologia de IA do ClickUp, você pode economizar muito tempo e esforço nas tarefas diárias. Quer saber quantas remessas estão atualmente com o status “Atrasadas”? Peça ao Brain para obter uma resposta instantânea. Precisa escrever um e-mail para integrar um novo fornecedor? O AI Writer for Work do ClickUp Brain terá tudo pronto em segundos. Participa de muitas reuniões? Peça ao ClickUp Brain para resumir todas as suas notas de reunião, gerar itens de ação e convertê-los em tarefas na plataforma.
- Modelos personalizáveis: use a grande coleção de modelos do ClickUp para otimizar seu processo de compras.
O modelo de compras da ClickUp ajuda você a padronizar o processo de seleção de fornecedores, manter-se organizado, comunicar-se de forma eficaz com os fornecedores e reduzir erros, eliminando a entrada manual de dados. Personalize facilmente o modelo para se adequar às suas atividades específicas de compras, automatizando tarefas administrativas como envio de solicitações de cotações, gerenciamento de aprovações e acompanhamento de entregas.
Visualizações confiáveis de tarefas e projetos para uma melhor organização
- Várias opções de visualização: o ClickUp oferece várias visualizações personalizáveis para manter seus processos de aquisição organizados. Use as visualizações do ClickUp para obter uma visão geral clara das tarefas e status em mais de 15 visualizações. Os quadros Kanban representam visualmente seu fluxo de trabalho, permitindo que você acompanhe o progresso rapidamente. Os gráficos de Gantt oferecem uma visualização da linha do tempo de seus projetos de aquisição, destacando dependências e prazos.
- Pesquisa e filtragem perfeitas: a poderosa funcionalidade de pesquisa do ClickUp permite encontrar instantaneamente tarefas, documentos ou discussões específicas. Filtre sua pesquisa por responsável, status, data de vencimento ou campos personalizados para uma organização ainda mais focada.
Recursos robustos para uma gestão impecável da estratégia de compras
- Status personalizáveis: crie status personalizados no ClickUp para refletir com precisão as diferentes etapas do seu processo de aquisição. Isso pode incluir etapas como Precisa de aprovação, Fornecedor selecionado, Pedido feito ou Entregue. Acompanhe o andamento de cada atividade de aquisição com facilidade.
- Gerenciamento de documentos: armazene todos os documentos relevantes, como solicitações de cotações, contratos e faturas, no projeto ClickUp correspondente. Isso garante que todos os envolvidos tenham fácil acesso às informações mais recentes, promovendo a transparência e reduzindo o risco de extravio de documentos.
- Ferramentas de colaboração: o ClickUp equipa sua equipe de compras com ferramentas para uma colaboração eficaz. Use comentários, menções e bate-papo em tempo real para discutir projetos, compartilhar ideias e garantir que todos estejam em sintonia.
- Comunicação simplificada: mantenha uma comunicação clara com equipes internas e fornecedores diretamente no ClickUp. Atribua tarefas, compartilhe documentos e promova discussões em cada projeto de aquisição, promovendo transparência e colaboração.
Exemplos de estratégias de compras bem-sucedidas
Veja alguns exemplos reais de estratégias de compras bem-sucedidas com fontes que você pode explorar mais a fundo:
1. Estratégia global de sourcing da Walmart para redução de custos
A Walmart é conhecida por suas medidas agressivas de redução de custos, e as compras desempenham um papel importante. Eles aproveitam seu enorme poder de compra para negociar preços mais baixos com fornecedores em todo o mundo.
Uma estratégia fundamental para a eficiência dos custos de sourcing é estabelecer contratos de longo prazo com os principais fornecedores e incentivá-los a reduzir custos continuamente.
Essa estratégia tem sido fundamental para os preços consistentemente baixos da Walmart para os consumidores. Estima-se que eles economizem bilhões de dólares anualmente com essa abordagem.
2. Aquisição colaborativa da Força Aérea dos Estados Unidos para maior eficiência
A Força Aérea simplificou seu processo de aquisição colaborando com outros ramos militares. Isso envolveu a padronização dos procedimentos de aquisição e o aproveitamento do poder de compra combinado para negociar melhores acordos com os fornecedores.
A colaboração resultou em economias significativas para a Força Aérea e melhorou a eficiência do processo de aquisição.
Criando uma estratégia de compras vencedora com o ClickUp
Criar uma estratégia de compras não é tarefa fácil. Mas com o ClickUp como seu parceiro, você pode simplificar ainda mais o processo de compras, otimizar os gastos e atingir seus objetivos.
O ClickUp capacita você em todas as etapas — desde a automação de tarefas repetitivas até o fomento da colaboração e a análise perspicaz de dados.
Otimize seus processos de compras e garanta maior valor para sua empresa. Comece hoje mesmo sua avaliação gratuita do ClickUp e veja a diferença!