Dale Carnegie disse: "Uma hora de planejamento pode economizar 10 horas de trabalho"
Planeje bem a sua estratégia de compras e você conseguirá melhores negócios com os fornecedores.
Com uma estratégia de procurement bem planejada, você pode monitorar as decisões de compra de diferentes departamentos, acompanhar o desempenho do fornecedor e identificar o escopo para simplificar os processos ou melhorar a otimização de custos.
Neste artigo, mostraremos como criar uma estratégia sólida de procurement.
Prepare-se para obter o controle de seus gastos, mitigar riscos e melhorar a eficiência operacional para o crescimento dos negócios.
Vamos direto ao assunto. 👇
O que é uma estratégia de aquisição?
Uma estratégia de aquisição é o plano de uma organização para obter itens com o melhor preço possível e, ao mesmo tempo, manter os padrões de entrega e qualidade. Ela envolve encontrar os fornecedores certos, negociar o melhor preço, fazer compras e garantir as entregas.
Uma política e uma estratégia de procurement sólidas orientam a equipe de procurement para atingir as metas comerciais de longo prazo. Portanto, ela deve ser flexível, adaptável e evoluir constantemente junto com as necessidades de sua empresa.
O objetivo da estratégia de aquisição
As estratégias de aquisição não se referem apenas à redução de custos ou à obtenção das ofertas mais baratas - embora isso seja importante. Trata-se mais de adquirir bens e serviços de qualidade pelo preço e no tempo certos para manter as operações de sua empresa funcionando sem problemas.
As melhores estratégias de procurement vão além das compras básicas. Elas se alinham com os objetivos maiores de sua empresa, desde a priorização da responsabilidade social até a promoção da inovação por meio de parcerias com fornecedores.
Adotar uma abordagem estratégica abrangente para o procurement ajuda a sua equipe a fazer um plano sólido, transformando todo o processo em um ativo valioso que lhe dá uma vantagem competitiva.
Objetivos da estratégia de aquisição
Uma estratégia de procurement eficaz aborda quatro agendas:
- Custo-benefício: Obter o melhor retorno para o seu investimento
- Qualidade e valor: Garantir que o que você compra atenda aos seus padrões
- Entrega pontual: Evitar interrupções, obtendo as coisas quando você precisa delas
- Gerenciamento de riscos: Mitigar possíveis problemas, como fornecedores não confiáveis
Tipos de estratégias de aquisição
Não existe um modelo único para todos. Portanto, aqui estão seis tipos de estratégias importantes de aquisição que podem ajudá-lo a atingir suas metas:
Estratégia 1: Redução de custos
O contexto já diz tudo: obter o maior valor pelo seu dinheiro. Essa estratégia de redução de custos vai além do preço de compra inicial. Ela usa técnicas como licitação competitiva e análise de valor para ajudá-lo a negociar as melhores ofertas e considerar o custo total de propriedade (TCO), incluindo custos de manutenção, reparos e descarte.
Exemplo: Considere uma empresa que produz salgadinhos embalados em um mercado concorrido e competitivo. Nessas circunstâncias, em que a maioria dos fabricantes compete por preço e distribuição, manter os preços de custo baixos é uma preocupação importante. Essa empresa poderia decidir reduzir o preço de seus insumos obtendo reduções de custo em matérias-primas e embalagens. Ela poderia lançar uma solicitação de cotação para o material de embalagem, convidar empresas para concorrer ao contrato e optar por um novo fornecedor que pudesse lhe oferecer custos significativamente mais baixos para o mesmo material.
Mais adequado para:
- Empresas em mercados com preços muito competitivos
- Empresas com altos custos diretos
- Produtos ou materiais com muitos fornecedores possíveis
Estratégia 2: Gerenciamento de riscos
As interrupções na cadeia de suprimentos geralmente levam a atrasos na produção e perda de receita. Uma estratégia sólida de gerenciamento de riscos de aquisição o ajuda a prever e mitigar possíveis problemas de interrupção da cadeia de suprimentos.
A estratégia envolve a parceria com vários fornecedores confiáveis e eficientes para garantir que você não dependa de uma única fonte para itens críticos. Em última análise, a aquisição segura de suprimentos essenciais para os negócios durante eventos inesperados, como desastres naturais ou insolvência de fornecedores.
Exemplo: Um fabricante automotivo global usa uma estratégia de gerenciamento de riscos para resolver crises de semicondutores. Eles fazem parcerias com vários fornecedores confiáveis de chips em diferentes localizações geográficas, garantindo uma produção tranquila mesmo em caso de interrupção em um determinado fornecedor ou região.
Mais adequado para:
- Empresas que fazem compras em todo o mundo
- Produtos que são uma matéria-prima ou insumo essencial
- Produtos que podem ser adquiridos a custos ou níveis de qualidade semelhantes de várias empresas
Estratégia 3: gerenciamento e otimização de fornecedores
A estratégia de gerenciamento e otimização de fornecedores concentra-se na criação de melhores relacionamentos entre empresa e fornecedor. A estratégia envolve principalmente a definição de padrões de desempenho do fornecedor, a realização de auditorias e o fornecimento de treinamento e suporte.
Embora as especificidades possam variar de uma empresa para outra, a promoção de relacionamentos sólidos com os fornecedores é fundamental para as empresas com grande volume de produção. Imagine-se colaborando com seus fornecedores em inovação, planejando em conjunto as necessidades futuras e tendo parceiros confiáveis que entregam de forma consistente.
Vamos ver como implementar essa estratégia com um exemplo. 👇
Exemplo: Suponha que uma empresa de vestuário implemente uma estratégia de gestão de fornecedores com um fabricante de tecidos. Depois de estabelecer padrões de qualidade para o fabricante, a empresa realiza auditorias regulares para garantir uma qualidade consistente.
Além disso, ela realiza sessões de brainstorming com o fabricante, discutindo novos tecidos, tecnologias e designs que são tendência no mercado. O relacionamento sólido promove a confiança e garante tecidos de alta qualidade.
Mais adequado para:
- Empresas com altos volumes de produção
- Produtos em que a qualidade e a inovação são importantes
- Mercados menos sensíveis ao preço
Estratégia 4: Compras ecológicas
Ser ambientalmente responsável se estende às suas próprias políticas e práticas de aquisição. As compras ecológicas fazem exatamente isso.
Essa estratégia de aquisição envolve a aquisição de produtos ou serviços com impacto ambiental mínimo. A estrutura da estratégia de compras se concentra em fornecedores comprometidos com a sustentabilidade, priorizando produtos de material reciclado, produtos de baixa emissão ou com eficiência energética.
Exemplo: Uma cadeia de supermercados adota uma estratégia de compras ecológicas. Eles priorizam o fornecimento de frutas e legumes de fazendas locais que utilizam práticas sustentáveis, como agricultura orgânica e conservação de água.
Eles também podem escolher produtos de limpeza com certificações ecológicas e embalagens feitas de materiais reciclados.
Mais adequado para:
Empresas com um compromisso sério de reduzir sua pegada de carbono
Estratégia 5: Fornecimento global
O sourcing global envolve a ampliação de sua base de fornecedores para além dos mercados locais. Ele aproveita o cenário competitivo de uma economia globalizada, potencialmente levando a economias de custo significativas.
Além disso, olhar para além de suas fronteiras cria novas possibilidades, como explorar mercados inexplorados e encontrar preços melhores ou produtos de maior qualidade.
As estratégias de sourcing global são usadas principalmente por empresas que precisam de matérias-primas que não estão prontamente disponíveis ou que custam uma fortuna em seu mercado local.
Exemplo: Uma empresa de móveis pode achar difícil obter madeira de lei devido às diferenças de flora entre as regiões locais. Entretanto, ela pode descobrir que a mesma madeira pode estar prontamente disponível em outras regiões, como o Sudeste Asiático.
Assim, para combater o déficit de fornecimento, a empresa implementa uma estratégia de fornecimento global para adquirir madeira serrada de lei. Isso garante um fornecimento consistente, reduz os custos e permite que a empresa venda madeira importada a preços melhores.
No entanto, isso exige planejamento e gerenciamento cuidadosos. Diferenças culturais, logística complexa e procedimentos de controle de qualidade devem ser abordados para garantir uma experiência tranquila e bem-sucedida.
Mais adequado para:
- Commodities que estão disponíveis em volumes limitados ou a altos custos localmente
- Empresas capazes de obter e operar globalmente
Estratégia 6: Gestão da qualidade total
A gestão da qualidade total (TQM) é uma estratégia de aquisição que enfatiza medidas proativas de controle de qualidade em toda a cadeia de suprimentos - estabelecendo padrões de qualidade, realizando inspeções e implementando medidas de controle de qualidade.
A estratégia visa minimizar os defeitos e garantir que os produtos atendam aos padrões de qualidade. Tanto os compradores quanto os fornecedores trabalham continuamente para aprimorar os processos, identificar oportunidades de redução de custos e melhorar a qualidade geral.
Exemplo: As empresas produtoras de petróleo geralmente usam o TQM em seu processo de aquisição. Como os riscos são altos na produção de petróleo, o TQM as ajuda a lidar com questões relacionadas à qualidade na aquisição de materiais técnicos para manutenção de instalações de campos petrolíferos e construção de projetos.
Mais adequado para:
- Produtos que precisam atender a um alto padrão de qualidade devido à legislação ou a outros motivos
Desenvolvendo uma estratégia de aquisição eficaz
Use o nosso processo comprovado de nove etapas para criar uma estratégia de aquisição robusta que produza resultados:
Etapa 1: Realizar uma auditoria de compras
Antes de traçar uma nova estratégia, é essencial entender seus gastos atuais com aquisições. Para isso, realize uma auditoria completa de seus hábitos de gastos. Reúna dados sobre suas políticas e atividades de aquisição existentes, incluindo:
- O que você compra (bens e serviços)
- De quem você compra (fornecedores)
- Quanto você gasta (custo total)
Analise esses dados para identificar áreas de gastos elevados, possíveis oportunidades de economia de custos e quaisquer casos de gastos irregulares (compras não autorizadas).
Aprofundar-se nas nuances ajuda a identificar seus esforços e a adaptar sua estratégia de acordo com eles.
Etapa 2: Definir metas claras de aquisição
Quais resultados você deseja com sua estratégia de procurement?
Ter metas claras fornece um roteiro para a execução de sua estratégia e permite que você meça suas várias métricas de sucesso.
Aqui estão algumas metas comuns de aquisição:
- Redução de custos: Reduzir as despesas de aquisição, mantendo a qualidade
- Eficiência aprimorada: Simplificar os processos para economizar tempo e recursos
- **Gerenciamento de riscos: mitigar possíveis interrupções na cadeia de suprimentos
- **Sustentabilidade: implemente práticas de compras ecologicamente corretas
- Gestão do relacionamento com fornecedores: Construir relacionamentos sólidos e mutuamente benéficos com os principais fornecedores
A definição clara de seus requisitos e metas de negócios garante que sua estratégia seja bem direcionada e ofereça resultados centrados nos negócios.
Etapa 3: Avalie as condições de mercado
As mudanças no ambiente externo podem afetar significativamente sua estratégia de aquisição. Considere fatores como:
- Tendências do mercado: Há flutuações de preços ou tecnologias emergentes que possam afetar suas necessidades?
- Cenário de fornecedores: Quem são os principais participantes de seu setor? Existe uma oportunidade de consolidação ou diversificação de fornecedores?
- Ambiente regulatório: Há algum requisito legal ou regulatório a ser considerado na aquisição de bens e serviços?
Manter-se informado sobre as condições do mercado permite que você adapte sua estratégia de negócios devido às mudanças e tome decisões bem fundamentadas.
Por exemplo, se você prevê o aumento dos custos de materiais, talvez queira explorar fornecedores alternativos ou negociar contratos de prazo mais longo com os atuais.
Etapa 4: Desenvolver estratégias de sourcing
Com base em suas prioridades estratégicas de aquisição, metas e análise de mercado, defina como você obterá os bens e serviços de que precisa. Aqui estão algumas estratégias comuns de sourcing que você pode esperar:
- Licitação competitiva:Solicitação de cotações de vários fornecedores para obter o melhor preço
- Fornecimento único: Estabelecer parceria com um único fornecedor confiável para itens críticos
- Negociação: Trabalhar com fornecedores para garantir melhores preços e condições
- Sourcing estratégico: Colaboração com fornecedores no desenvolvimento e na inovação de produtos
A melhor estratégia de sourcing depende de seu tipo de compra. Por exemplo, a licitação competitiva é ideal para materiais de escritório padrão, enquanto o sourcing único é preferível para a aquisição de máquinas complexas com poucos fornecedores qualificados.
Etapa 5: implementar tecnologia e automação
A tecnologia pode otimizar significativamente o seu processo de aquisição, melhorar a precisão e economizar o tempo da sua equipe. Veja como:
- Software de compras: Gerencie requisições, pedidos de compra e relacionamentos com fornecedores eletronicamente por meio desoftware de gerenciamento de compras como o ClickUp
- Ferramentas de análise de gastos: Use ferramentas de contabilidade para obter insights mais profundos sobre seus dados de gastos e identificar áreas para economia de custos
- Automação de fluxo de trabalho: Considere um software de automação de fluxo de trabalho para automatizar tarefas repetitivas, como aprovações e entrada de dados
A integração dessas ferramentas aos seus processos aumenta a eficiência, reduz os erros e permite que as equipes de compras se concentrem em tarefas estratégicas, como gerenciamento de relacionamento com fornecedores e pesquisa de mercado.
Etapa 6: Definir funções e responsabilidades
Uma estrutura de equipe de gestão de fornecedores de compras bem definida começa com a definição de funções e responsabilidades claras para cada membro da equipe. Isso pode incluir:
- Gerente de compras: Lidera a equipe e supervisiona a estratégia geral de aquisição
- **Diretor de compras (CPO): Responsável pelo sourcing e pela negociação com os fornecedores
- Especialistas em contratos: Garantir que os contratos sejam legalmente sólidos e benéficos para sua empresa
- Especialistas em controle de qualidade: Verificar se os bens e serviços atendem aos padrões de qualidade acordados
Funções e responsabilidades claramente definidas evitam confusão, garantem a prestação de contas e contribuem para a execução tranquila de sua estratégia de aquisição.
Etapa 7: estabelecer métricas de desempenho
Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) são medidas quantificáveis que permitem acompanhar o progresso e identificar áreas obscuras em seu processo de aquisição.
Considere estes possíveis KPIs para medir seus esforços de aquisição:
- Porcentagem de economia de custos: Avalia a economia de custos obtida como porcentagem do gasto total com aquisições
- Prazo de entrega do fornecedor: Mede o tempo gasto desde a colocação do pedido até a entrega final
- Taxa de defeitos do fornecedor: Mede o número de produtos defeituosos recebidos em relação ao total de produtos encomendados de fornecedores individuais, trazendo transparência para os fornecedores líderes e mais atrasados
Ao acompanhar essas métricas, você demonstra o valor da estratégia de aquisição para as partes interessadas e identifica as áreas com necessidades de otimização.
Nota: Revise e refine regularmente seus KPIs para garantir a relevância e o alinhamento com suas metas em evolução.
Etapa 8: implementar a melhoria contínua
Uma estratégia de aquisição vencedora é um documento vivo. Ela precisa ser iterada e se adaptar às circunstâncias em constante mudança. Portanto, desenvolva uma cultura de melhoria contínua em sua equipe de compras.
Use esta lista de verificação para garantir que sua estratégia de aquisição seja flexível e ajustável às mudanças:
- Mantenha-se informado sobre as tendências e as práticas recomendadas do setor
- Analise regularmente os dados de aquisição para identificar possíveis oportunidades de economia de custos
- Busque feedback das partes interessadas internas e dos fornecedores sobre como melhorar o processo de procurement
- Esteja aberto a novas tecnologias e soluções de automação que possam melhorar o processo de comprassimplificar as operações Ao promover uma cultura de melhoria contínua, você cria uma estratégia de aquisição que oferece valor de longo prazo para a sua empresa.
Etapa 9: Comunique-se efetivamente com as partes interessadas
Comunique regularmente as estratégias de aquisição e suas metas a todas as partes interessadas relevantes, incluindo:
- Equipes internas (finanças, operações, etc.)
- Fornecedores
- Gerência sênior
Essa comunicação deve abordar como a estratégia se alinha aos objetivos gerais da empresa e como ela beneficia as partes interessadas.
Manter todos informados sobre os objetivos estratégicos promove a colaboração, garante a adesão e ajuda a alcançar os resultados desejados.
E pronto!
Essas etapas o ajudarão a desenvolver e implementar uma estratégia abrangente de aquisição que otimize os gastos. Use-as para reduzir os riscos e ver o fluxo constante de bens e serviços de que sua empresa precisa para prosperar em um mercado competitivo.
Leia também:_ **O melhor software de gerenciamento de fornecedores para sua empresa Criando uma estratégia de aquisição simplificada com o ClickUp
Uma estratégia de aquisição é essencial, mas gerenciá-la com eficiência pode ser um desafio. O ClickUp é um poderoso gerenciamento de projetos que oferece um kit de ferramentas abrangente para otimizar o desempenho de suas aquisições.
Vamos ver como. 👇
Automação do ClickUp e IA
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- Fluxos de trabalho automatizados: Economize tempo e elimine erros manuais automatizando tarefas repetitivas. Acione automaticamente ações como envio de aprovações de pedidos de compra, geração de relatórios ou notificação de partes interessadas com base em condições predefinidas
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O modelo de compras do ClickUp foi projetado para ajudá-lo a acompanhar e gerenciar seus processos de compras.
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Visualizações confiáveis de tarefas e projetos para melhor organização
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- Múltiplas opções de visualização: O ClickUp oferece várias visualizações personalizáveis para manter seus processos de aquisição organizados. UseVisualizações do ClickUp para obter uma visão geral clara das tarefas e dos status em mais de 15 visualizações. Os quadros Kanban representam visualmente seu fluxo de trabalho, permitindo que você acompanhe o progresso em um relance. Os gráficos de Gantt oferecem uma visão da linha do tempo de seus projetos de aquisição, destacando dependências e prazos
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Recursos robustos para um gerenciamento impecável da estratégia de aquisição
- Status personalizáveis: Crie status personalizados no ClickUp para refletir com precisão os diferentes estágios do seu processo de aquisição. Isso pode incluir etapas como Precisa de aprovação, Fornecedor selecionado, Pedido feito ou Entregue. Acompanhe o progresso de cada atividade de aquisição com facilidade
Crie pastas com status personalizáveis para acompanhar o progresso de suas compras no ClickUp
- Gerenciamento de documentos: Armazene todos os documentos relevantes, como solicitações de cotações, contratos e faturas, no projeto ClickUp correspondente. Isso garante que todos os envolvidos tenham acesso fácil às informações mais recentes, promovendo a transparência e reduzindo o risco de extravio de documentos
Crie e armazene documentação como escopo de documentos do Word no ClickUp Docs
- Ferramentas de colaboração: O ClickUp equipa sua equipe de compras com ferramentas para uma colaboração eficaz. Use comentários, menções e bate-papo em tempo real para discutir projetos, compartilhar ideias e garantir que todos estejam na mesma página
- Comunicação simplificada: Mantenha uma comunicação clara com as equipes internas e os fornecedores diretamente no ClickUp. Atribua tarefas, compartilhe documentos e realize discussões em cada projeto de aquisição, promovendo a transparência e a colaboração
Exemplos de estratégias de aquisição bem-sucedidas
Dê uma olhada em alguns exemplos reais de estratégias de aquisição bem-sucedidas com fontes que você pode explorar mais:
1. A estratégia de sourcing global do Walmart para economia de custos
O Walmart é conhecido por suas medidas agressivas de redução de custos, e o setor de compras desempenha um papel importante. Eles aproveitam seu enorme poder de compra para negociar preços mais baixos com fornecedores em todo o mundo.
Uma das principais estratégias de eficiência de custos de sourcing é estabelecer contratos de longo prazo com os principais fornecedores e incentivá-los a reduzir os custos continuamente.
Essa estratégia tem sido fundamental para que o Walmart mantenha preços consistentemente baixos para os consumidores. Estima-se que eles economizam bilhões de dólares anualmente com essa abordagem.
2. A aquisição colaborativa da Força Aérea dos Estados Unidos para obter eficiência A Força Aérea simplificou seu processo de aquisição colaborando com outros ramos militares. Isso envolveu a padronização dos procedimentos de aquisição e o aproveitamento do poder de compra combinado para negociar melhores ofertas de fornecedores.
A colaboração levou a uma economia significativa de custos para a Força Aérea e melhorou a eficiência do processo de aquisição.
Criando uma estratégia de aquisição vencedora com o ClickUp
Criar uma estratégia de aquisição não é uma tarefa fácil. Mas com o ClickUp como parceiro, você pode simplificar ainda mais o processo de compras, otimizar os gastos e atingir suas metas.
O ClickUp o capacita em todas as etapas - desde a automação de tarefas repetitivas até a promoção de colaboração e análise de dados criteriosa.
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