Escrever e gerenciar uma solicitação de proposta (RFP) pode ser um desafio. Há muitos processos comerciais envolvidos, quer você esteja procurando trabalhar com um novo fornecedor e precise garantir que encontrará a proposta competitiva certa, quer você seja um licitante em potencial que deseja transformar sua proposta vencedora em um contrato que beneficie sua empresa.
Felizmente, o processo não precisa ser manual. De fato, o software de RFP certo pode fazer uma grande diferença.
É claro que, primeiro, você precisa encontrar o software certo. Existem muitas opções que prometem ajudá-lo a otimizar seus fluxos de trabalho de propostas. No entanto, nem todas as ferramentas de automação são iguais, e isso certamente se aplica ao software de automação de propostas. É por isso que, neste guia, vamos nos concentrar nas principais opções de software de gerenciamento de RFP para suas necessidades comerciais.
O que é um software de solicitação de proposta?
O software de RFP descreve qualquer ferramenta que o ajude a desenvolver, categorizar e enviar propostas a clientes em potencial, além de auxiliar no processo de avaliação, apresentação e resposta a esses documentos por parte do fornecedor.
Em outras palavras, o software de RFP ajuda você e suas equipes de propostas a solicitar e gerenciar suas respostas de RFP.
Os detalhes além desses princípios básicos podem variar de acordo com a plataforma em questão. Você pode encontrar uma ferramenta completa que ajude as equipes de aquisição em cada parte da resposta à RFP. Como alternativa, você pode encontrar uma solução de gerenciamento cujo objetivo principal é criar e personalizar modelos de propostas.
Obviamente, suas opções também incluem software de análise de documentos, cuja finalidade é, mais especificamente, analisar e rastrear propostas para facilitar a escolha do fornecedor.
Como resultado, sua solução ideal dependerá de suas necessidades atuais e futuras de simplificar e automatizar o processo. Independentemente dessas nuances, o software de RFP pode se tornar uma parte crucial do gerenciamento de recursos para qualquer organização.
O que você deve procurar em um software de RFP?
O software de RFP certo pode ajudá-lo a solicitar, reunir e agir com base em propostas confiáveis, polidas e em conformidade. Para conseguir isso, as principais ferramentas tendem a compartilhar algumas características comuns:
- Facilidade de uso: O processo de RFP é complexo, e qualquer software deve ajudar a simplificá-lo e agilizá-lo para que você possa entregar rapidamente propostas bem elaboradas
- Biblioteca de modelos: Quanto mais você puder confiar nos modelos existentesModelos de RFP existentesexistentes, melhor. O mesmo se aplica aos estágios anteriores do processo de vendas, como o uso deSolicitação de informações (RFI) eproposta de projeto modelos
- Recursos de automação: Seu software de proposta também ésoftware de automação de documentosuma poderosa solução de automação que pode lhe poupar horas de trabalho no processo
- Acesso de vários usuários: Nenhum gerenciamento de resposta de RFP acontece na automação. O acesso de vários usuários permite que equipes de licitação maiores colaborem sem esforço para fechar negócios melhores e mais numerosos
- Conexão com processos maiores: O processo de RFP atinge todas as partes de uma empresa. Na melhor das hipóteses, seu software também o fará, conectando as licitações,propostas de projetose o processo de revisão do contrato
- Recursos avançados: Questionários de due diligence integrados ou inteligência artificial (IA) podem aprimorar o processo, comoFerramentas de redação de IA que ajudam as equipes de vendas e marketing a criar melhores ofertas e melhorar a qualidade das respostas
As 10 melhores ferramentas de RFP para usar em 2024
Vamos nos aprofundar. Estas são as nossas principais opções de software de propostas para 2024, cujo objetivo é ajudar qualquer pessoa, inclusive pequenas empresas, empreiteiras do governo e organizações com várias subsidiárias, a aumentar a eficiência e obter melhores propostas para seus projetos.
1. ClickUp 
Veja as mais de 15 visualizações no ClickUp para personalizar seu fluxo de trabalho de acordo com suas necessidades
Para marketing e equipes de vendas se você tem uma equipe de vendas, não há plataforma melhor do que o ClickUp para acompanhar o andamento de suas propostas e integrá-las à sua ferramenta de gerenciamento de trabalho mais ampla. Com o ClickUp, você pode obter tudo o que precisa para um gerenciamento abrangente documentação do projeto e otimização.
Comece com uma extensa biblioteca de modelos, incluindo o Modelo de processo de RFP do ClickUp . Ele o ajuda a acompanhar todas as partes do processo, inclusive a elaboração da solicitação original da proposta e o gerenciamento de cada resposta da RFP e do processo de revisão do contrato. Ao longo do processo, suas equipes de vendas e de propostas estarão sempre informadas sobre tarefas, prazos e outras informações críticas.
E isso é só o começo. Documentos do ClickUp não é apenas uma solução avançada de gerenciamento de documentos, mas também contém vários modelos de RFP e RFQ (Request for Quote, solicitação de cotação), para que você nunca precise começar do zero com o conteúdo aprovado. Você ainda pode solicitar propostas personalizadas, mas com um nível de consistência que simplesmente não conseguiria obter sem os modelos.
melhores recursos do #### ClickUp
- Extensa lista de modelos para facilitar a criação de propostas e o gerenciamento de todo o processo
- Integração de gerenciamento de projetos para garantir que você não apenas abrigue documentos de vendas, mas também atribua tarefas e crie fluxos de trabalho para selecionar sempre a melhor proposta
- ClickUp AI o ClickUp AI, um conjunto de recursos avançados para transformar a plataforma em uma ferramenta de redação automatizada, software de análise de documentos e muito mais
- Integração avançada com o Microsoft Word para mover rapidamente documentos do MS Word para o ClickUp
Limitações do ClickUp
- Nem todas as visualizações estão disponíveis no aplicativo móvel
- O ClickUp não é um software de gerenciamento de propostas dedicado, o que pode significar uma curva de aprendizado acentuada para usuários que precisam apenas dessas funções específicas
Preços do ClickUp
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 7/mês por usuário
- Business: US$ 12/mês por usuário
- Empresa: Entre em contato com a equipe de vendas para saber o preço
- O ClickUp AI está disponível para compra em todos os planos pagos ao preço de US$ 5 por membro do Workspace e convidado interno por mês
Avaliações e resenhas do ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 8.900 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 3.800 avaliações)
2. Loopio
Via Loopio Especificamente para equipes de vendas que enviam propostas regularmente, o Loopio usa uma biblioteca de conteúdo centralizada. Para cada proposta, a ferramenta extrai conteúdo dessa biblioteca para criar propostas de RFQ, RFP e RFI personalizadas e relevantes, com o objetivo de chamar a atenção de possíveis parceiros.
Melhores recursos do Loopio
- Sistema centralizado que torna o envio de propostas individuais mais simples
- Associe blocos de conteúdo a um especialista no assunto, que é responsável por atualizá-los e personalizá-los em documentos individuais
- Integrações avançadas com ferramentas como Salesforce, Slack e MS Word para permitir a criação rápida de documentos e aumentar a eficiência
- Interface de usuário simples que facilita significativamente o processo de envio de propostas
Limitações do Loopio
- Essa ferramenta de gerenciamento de usuários relativamente simples pode não ser ideal para equipes mais complexas
- Alguns usuários relatam bugs recorrentes no software, como a incapacidade de salvar alterações em blocos de conteúdo
Preços do Loopio
- Essenciais: Entre em contato com o departamento de vendas para saber o preço
- Plus: entre em contato com o departamento de vendas para obter os preços
- Avançado: Entre em contato com o departamento de vendas para obter informações sobre preços
- Enterprise: Entre em contato com a equipe de vendas para obter os preços
Loopio avaliações e comentários
- G2: 4,7/5 (mais de 490 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 70 avaliações)
3. Responsivo
Via Responsivo Anteriormente conhecida como RFPIO, a Responsive é líder em software de gerenciamento de respostas, graças a um processo alimentado por IA que visa automatizar suas propostas. O mesmo software cria não apenas RFPs, mas também respostas a RFIs, questionários de segurança e quaisquer outros documentos para ajudar no desenvolvimento de seus negócios.
melhores recursos do #### Responsive
- Recurso LookUp intuitivo e automatizado para encontrar conteúdo anterior e transformar seu software de propostas em um banco de dados de conteúdo abrangente
- Mecanismo de recomendação com tecnologia de IA para sugerir conteúdo do seu banco de dados que melhor se adapte à RFP que você deseja enviar
- Permissões de usuário avançadas para garantir que suas equipes tenham o acesso certo aos projetos e ao conteúdo certos, sem possíveis preocupações com segurança ou privacidade
- Opções de importação e exportação para mover suas propostas de e para seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente, Microsoft Word e outras ferramentas que você já usa
Limitações responsivas
- A navegação entre projetos nem sempre é intuitiva, especialmente quando se acessa também a biblioteca central para o conteúdo usado com frequência
- As limitações do número de projetos ativos podem ser difíceis para organizações maiores ou com várias subsidiárias
Preços responsivos
- Entre em contato com a equipe de vendas para obter preços
Responsive ratings and reviews
- G2: 4,6/5 (mais de 600 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 70 avaliações)
4. Qvidian
Via Qvidian A Qvidian se destaca por seus modelos facilmente personalizáveis e fluxos de trabalho automatizados. Mas esse software de RFP baseado em nuvem também pode fazer mais, com seus recursos de colaboração virtual que visam especificamente ajudar as equipes distribuídas de lances e propostas a colaborar para criar sempre a melhor proposta possível.
Melhores recursos do Qvidian
- Criador de modelos de marca para garantir que cada proposta represente positivamente sua empresa
- Análise avançada para analisar o tempo que você gasta em cada proposta, as taxas de ganho e outras métricas relevantes
- Ferramentas de colaboração integradas, como mensagens diretas, para que as equipes otimizem o gerenciamento de respostas
- Equipe de atendimento renomada que oferece suporte amplo e gratuito a todos os clientes
Limitações do Qvidian
- Não há opção de pesquisa avançada, o que exige que você faça a correspondência direta de palavras-chave para encontrar conteúdo relevante
- Só é possível editar um registro por vez, o que torna mais lento o trabalho em várias propostas
Preços do Qvidian
- Entre em contato com o departamento de vendas para obter os preços
Avaliações e resenhas da Qvidian
- G2: 4,3/5 (mais de 60 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 40 avaliações)
5. RFP360
Via RFP360 Em muitos aspectos, o RFP360 é a contraparte direta do Responsive, e é da mesma empresa. É um software de gerenciamento de respostas que permite à sua equipe lidar com qualquer coisa, inclusive gerenciamento de solicitações, negociação e revisão de contratos.
Melhores recursos do RFP360
- Painéis dinâmicos que permitem que você tenha uma visão geral contínua dos processos individuais de RFP
- Mensagens centralizadas ecolaboração em tempo real ferramentas para melhorar seu processo de avaliação de RFP
- Gerenciamento de respostas habilitado para IA que escreve respostas imediatas às perguntas dos fornecedores com base em sua base de conhecimento existente
- Uma ampla gama de extensões integradas, incluindo a possibilidade de usar sua RFPbase de conhecimento no MS Word ou coletar assinaturas digitais para seus contratos sem sair da plataforma
Limitações do RFP360
- A integração pode ser frustrante para equipes não familiarizadas com o software de RFP
- Não é possível fazer download de perguntas da plataforma baseada em nuvem e gerenciar respostas off-line
Preços do RFP360
- Entre em contato com o departamento de vendas para obter os preços
Avaliações e opiniões sobre o RFP360
- G2: 4,4/5 (mais de 280 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 270 avaliações)
6. QorusDocs
Via QorusDocs A QorusDocs se orgulha de ajudar os usuários a criar propostas melhores e mais rápidas como uma solução baseada em nuvem software de gerenciamento de propostas com otimização da eficiência. Sua interface e fluxo de trabalho simplificados permitem que você crie propostas personalizadas em minutos, acelerando a velocidade dos negócios e reduzindo o trabalho repetitivo.
Melhores recursos do QorusDocs
- Abordagem de personalização em massa, com um amplo hub de modelos, que você pode adaptar rapidamente à sua empresa e a cada projeto
- Opção de redação de propostas com IA para criar rascunhos antecipados e refináveis com base na RFP
- Recursos abrangentes de desenvolvimento de negócios, incluindo modelos para apresentações e declarações de trabalho que seguem a RFP
- Função de pesquisa avançada, que os usuários adoram, pois podem navegar pelo conteúdo existente na biblioteca e em propostas anteriores
Limitações do QorusDocs
- Não é possível classificar campanhas e documentos devido à classificação automática por data de criação
- Alguns usuários relataram atrasos no carregamento de propostas e blocos de conteúdo
Preços do QorusDocs
- Entre em contato com o departamento de vendas para obter os preços
Avaliações e resenhas do QorusDocs
- G2: 4,4/5 (mais de 140 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 80 avaliações)
7. PandaDoc
Via PandaDoc Mais do que apenas um software de RFP, o PandaDoc promete ajudar as empresas com propostas, cotações e gerenciamento de contratos, o que significa que atrair novos negócios por meio da criação de propostas é um processo fácil e simplificado, assim como criar e assinar o contrato final para trazer esse novo negócio para casa.
Melhores recursos do PandaDoc
- Criador de documentos do tipo arrastar e soltar, permitindo que você use modelos ou comece do zero para criar documentos simplificados e assináveis
- Processo de colaboração, comentários e aprovação em tempo real para envolver todos da equipe
- Integrações nativas de CRM para otimizar o processo de compras eletrônicas para novos negócios
- Ferramenta integrada para assinaturas digitais, facilitando a assinatura eletrônica de documentos e tornando-os juridicamente vinculativos
Limitações do PandaDoc
- Estrutura de documentos contraintuitiva no sistema de arquivamento baseado em nuvem
- Recursos de edição de imagens limitados ou inexistentes nos documentos
Preços do PandaDoc
- Essentials: US$ 19/mês por usuário
- Business: US$ 49/mês por usuário
- Empresarial: Entre em contato com a equipe de vendas para obter os preços
PandaDoc ratings and reviews
- G2: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 1.000 avaliações)
8. Proponível
Via Proponível Com o Proposable, empresas de todos os tamanhos podem criar, rastrear e assinar seus documentos de vendas de forma simplificada e automatizada. A ferramenta tem como objetivo automatizar todo o processo de proposta, deixando poucas tarefas manuais ou repetitivas que possam atrasar a preparação e o fechamento de negócios.
melhores recursos do #### Proposable
- Notificações por e-mail e SMS para sua equipe sempre que um cliente potencial visualizar uma proposta
- Análises avançadas para colocar seus documentos de vendas em um funil maior e obter insights sobre seu pipeline de vendas
- Modelos avançados de documentos para praticamente qualquer setor e caso de uso
- Editor de arrastar e soltar que também permite a edição direta via HTML e Cascading Style Sheets para layouts e estilos avançados
Limitações propostas
- A visualização de documentos fora do software pode ser problemática devido à falta de integração com o MS Word e a problemas de formatação na ferramenta de exportação de PDF
- Muitos dos recursos avançados que fazem do Proposable uma das melhores opções de software de RFP estão disponíveis apenas no nível de preço mais alto
Preços do Proposable
- Solo: US$ 19/mês por usuário
- Equipe: $39/mês por usuário
- Empresa: mais de US$ 500/mês
Proposable avaliações e comentários
- G2: 4,3/5 (mais de 70 avaliações)
- Capterra: 4,4/5 (mais de 100 avaliações)
9. Proporcionar
Via Propor O Proposify é voltado especificamente para empresas de criação, e qualquer designer se familiarizará imediatamente com sua interface semelhante à do Adobe InDesign. Outros apreciarão sua análise aprimorada, incluindo dados sobre quais seções dos seus documentos receberam mais visualizações e interações.
melhores recursos do #### Proposify
- Gerenciamento aprimorado de conteúdo e marca que garante que todos os seus documentos correspondam imediatamente à mensagem e aos recursos visuais pretendidos
- Opções de segurança de dados que oferecem recursos aprimorados de privacidade e permissões de usuário
- Análises que vão para as seções individuais da proposta e acompanham o desempenho da proposta ao longo do tempo para obter insights sobre novas tendências e previsões de negócios
- Recursos de edição de clientes que simplificam as idas e vindas de um processo de vendas e aumentam o tempo para você fechar propostas vencedoras
Limitações do Proposify
- Alguns usuários relataram desempenho irregular, com várias ocorrências de tempo de inatividade do software em um determinado mês
- As pequenas empresas podem não gerar negócios suficientes para justificar o custo ou aproveitar seus recursos mais úteis
Preços do Proposify
- Plano de equipe: US$ 49/mês por usuário
- Plano de negócios: Entre em contato com o departamento de vendas para obter os preços
Proposify avaliações e comentários
- G2: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
10. Melhores propostas
Via Melhores propostas A proposta de valor principal está no nome da empresa. O software busca facilitar a criação de propostas, mesmo para pequenas empresas. Depois que você pegar o jeito da interface, poderá criar belos documentos em questão de minutos para enviar a clientes em potencial, além de fechar um negócio com o gerenciamento de contratos.
melhores recursos do #### Better Proposals
- Mercado criativo que oferece uma biblioteca aparentemente ilimitada de imagens, recursos visuais e modelos
- Editor intuitivo que facilita a criação de documentos de vendas, mesmo para novos usuários
- Recursos integrados de assinatura e pagamento que otimizam seus processos de compras eletrônicas
- Extensas integrações com CRM e ferramentas de atendimento ao cliente,gerenciamento de tarefas plataformas e muito mais
Limitações do Better Proposals
- O processo de configuração e integração pode ser confuso às vezes
- Não há opções automatizadas de salvamento ou recuperação durante a edição de documentos on-line
Preços da Better Proposals
- Starter: US$ 19/mês por usuário
- Premium: US$ 29/mês por usuário
- Enterprise: US$ 49/mês por usuário
Better Proposals ratings and reviews
- G2: 4,4/5 (mais de 40 avaliações)
- Capterra: 4,8/5 (mais de 140 avaliações)
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Como encontrar a ferramenta para otimizar o trabalho e a eficiência de suas equipes de propostas?
Entre no ClickUp. Ele serve para mais do que apenas o gerenciamento de propostas; é uma ferramenta baseada em nuvem que pode ajudar em todo o processo de desenvolvimento de negócios. Isso inclui o fornecimento de modelos de RFP e RFI para que suas equipes de vendas e de propostas montem rapidamente um formulário padronizado, mas também vai muito além.
Por meio do processo de gerenciamento de conteúdo integrado do ClickUp, suas equipes de contrato de proposta podem colaborar perfeitamente na categorização das respostas e passar para o próximo estágio importante de transformar o conteúdo aprovado em um contrato. Enquanto isso, os principais recursos avançados, como a IA, facilitam a criação de solicitações de propostas sem erros que serão mais fáceis de avaliar.
O melhor de tudo é que você pode experimentar o ClickUp por meio do Free Forever Plan, sem nenhuma obrigação. Os CFOs e as equipes de contratos de pequenas empresas, por exemplo, podem testar tudo o que essa solução de gerenciamento tem a oferecer antes de se comprometerem totalmente com uma despesa mensal.
Então, o que está esperando? Crie sua conta ClickUp gratuita hoje mesmo e comece a otimizar seu gerenciamento de propostas em todos os aspectos.