Às vezes, você precisa de um pouco de ajuda para lançar sua campanha de marketing ou dar vida a uma iniciativa. É aí que entram os fornecedores e as agências externas de marketing digital. Esses especialistas podem economizar tempo e esforço ao lidar com determinados aspectos de suas campanhas de marketing para os quais sua equipe não tem capacidade.
A melhor maneira de entrar em contato com esses especialistas é criar uma solicitação de proposta (RFP) de marketing. Esse documento é um formulário de solicitação simples, que facilita a comunicação de suas necessidades e a obtenção dos serviços exatos necessários para o projeto.
Aqui, explicaremos o que são RFPs de marketing, inclusive os principais componentes que a sua deve incluir. Também ofereceremos um guia fácil de seguir para criar uma RFP de marketing, dicas para redigir uma RFP eficaz e conselhos para encontrar as melhores oportunidades. ✨
O que é uma RFP de marketing ?
Uma solicitação de proposta de marketing, ou RFP (Request for Proposal), é um documento que solicita serviços que a sua equipe não consegue realizar internamente. Você pode enviar uma RFP porque sua equipe está no limite de sua capacidade e não pode assumir tarefas adicionais, ou pode precisar da ajuda de um especialista que tenha conhecimentos que sua equipe não tem.
Esse é um componente essencial da maioria dos
processos de planejamento de marketing
especialmente para equipes que precisam de recursos externos para realizar o trabalho. 📄
Você pode enviar sua RFP de marketing para uma agência de marketing específica em que esteja interessado ou publicá-la on-line como um formulário de inscrição aberto para obter um alcance mais amplo. Normalmente, os fornecedores respondem à RFP com uma cotação geral, serviços específicos que podem oferecer e um cronograma esperado para as entregas.
Uma RFP é diferente de uma solicitação de informações (RFI) ou de uma solicitação de cotações (RFQ). Uma RFI é um questionário mais simples usado antes de uma RFP para decidir se os fornecedores devem ser incluídos na lista de alcance. Basicamente, ela pré-qualifica as empresas com base em serviços ou necessidades orçamentárias.
Uma RFQ é um documento que solicita informações detalhadas sobre custos e orçamentos relacionados ao serviço que está sendo solicitado em um documento de RFP. Enquanto uma RFP solicita um valor estimado para a proposta, uma RFQ é mais detalhada, com detalhamento dos custos de serviços específicos com base no cronograma estimado e no escopo do trabalho.
Entendendo RFPs de marketing
As RFPs de marketing são um excelente recurso para empresas que precisam de ajuda extra com estratégia, execução ou alcance de marketing. A função de uma RFP de marketing é obter assistência externa. Isso não apenas economiza o tempo da sua equipe, mas também cria conexões valiosas com especialistas em marketing. 🤝
Um projeto de marketing pode avançar mais rapidamente com RFPs de marketing. Com a ajuda externa, você pode aumentar o número de campanhas que executa ou mudar o foco da sua equipe interna para projetos de marketing mais importantes.
Alguns benefícios de usar uma RFP de marketing incluem:
- Aumenta seu alcance: O envio de RFPs leva os especialistas diretamente até você. Isso significa que você pode fazer conexões, construir relacionamentos valiosos e expandir sua base de conhecimento e, ao mesmo tempo, progredir nas iniciativas
- Aumenta a eficiência: Uma RFP de marketing cria um processo de aquisição padronizado para obter ajuda externa em projetos. Isso reduz o risco de falhas de comunicação e agiliza a tomada de decisões, para que você possa agir com mais rapidez e eficiência
- Constrói um banco de dados de parceiros e soluções comprovados: Toda vez que você entrar em contato com uma RFP, receberá respostas de vários profissionais da área de marketing. A RFP define os critérios de avaliação para que você possa criar um banco de dados de fornecedores em potencial com experiência, aos quais poderá recorrer quando lançar novas campanhas
Ao enviar uma RFP, você pode se conectar com outros especialistas em marketing e mover projetos pelo pipeline com mais eficiência.
Aqui estão alguns cenários em que as agências de marketing podem enviar RFPs:
- Uma equipe de marketing que deseja expandir seu blog pode enviar uma RFP de marketing digital para uma agência digital ou uma agência de conteúdo com especialistas em SEO
- Um líder de equipe de marketing que deseja lançar um projeto criativo com conteúdo visual profissional pode enviar uma RFP de briefing criativo RFP para encontrar a agência parceira certa
- Um departamento de marketing está ajudando a equipe de produtos a lançar um novo recurso e enviará uma RFP a agências de publicidade para obter ajuda para anunciar o lançamento
- Uma empresa de marketing que encontrou um problema com uma campanha de mídia social pode criar uma RFP para obter ajuda de empresas de relações públicas (RP) para lidar com a tempestade de mídia
- Uma empresa tradicional deseja criar um site e vender produtos on-line. Ela decide enviar uma RFP para especialistas em marketing de mídia social e desenvolvedores de sites para criar seu site, sua marca e sua presença on-line
Os componentes de uma RFP de marketing
Cada RFP de marketing será diferente, mas deverá conter um conjunto padrão de itens. As informações reais que você inclui ou os serviços que está solicitando podem mudar, mas ainda assim você deve incluir detalhes importantes em cada documento. ✅
Aqui estão os componentes essenciais a serem incluídos em sua RFP de marketing:
- Informações da empresa: Antes de pedir ajuda às pessoas, elas precisam saber quem você é. Inclua informações básicas sobre a empresa, como o nome da empresa, sua função ou missão principal e os tipos de produtos ou serviços que oferece
- Informações de contato: Inclua o número de telefone e o e-mail dos principais contatos que cuidam do projeto. Em alguns casos, esse pode ser o líder da equipe de marketing. Em iniciativas maiores, é possível incluir vários pontos de contato de diversos departamentos
- Visão geral do projeto e finalidade da RFP: Indique claramente a finalidade da RFP, inclusive os objetivos que você tem e os recursos que está procurando. Quanto mais sucinto você for aqui, maior será a probabilidade de obter respostas relevantes para a sua RFP
- Critérios de avaliação: Destaque os critérios de seleção que você usará para avaliar os candidatos. Na maioria dos casos, o processo de seleção incluirá itens como experiência em tópicos, preços ou serviços específicos
- Requisitos para consideração: Indique como os candidatos devem se inscrever (por exemplo, por meio de um portal on-line, usando um formulário de envio específico ou enviando um proposta comercial para o e-mail do contato principal). Não se esqueça de incluir quaisquer requisitos específicos para que as propostas sejam consideradas
- Cronograma de seleção: Inclua o cronograma do seu projeto e um prazo estimado para os serviços que você está solicitando - dessa forma, somente os prestadores de serviços que puderem atender ao seu cronograma se candidatarão
- Detalhes do orçamento: Não perca tempo analisando propostas que estejam acima do seu orçamento. Em sua RFP de marketing, liste os detalhes do orçamento e descreva brevemente o processo de negociação caso o proponente seja selecionado
Criando sua RFP para Serviços de marketing
Se você deseja assistência em comunicações de marketing, busca suporte para anúncios ou precisa lançar grandes campanhas mais rapidamente, use este guia para criar sua RFP. Abaixo, abordaremos tudo o que você precisa saber para escrever uma RFP de marketing, incluindo
gerenciamento de projetos de marketing
estratégias para realizar o trabalho.
Comece com um modelo
Facilite sua vida usando um modelo, como o
Modelo de RFP de desenvolvimento web do ClickUp
-para criar a estrutura de sua solicitação. Embora esse modelo seja específico para equipes de marketing que buscam assistência externa para desenvolvimento da Web, é possível encontrar modelos para todos os tipos de RFPs.
Planeje o processo de desenvolvimento da Web, a finalidade, o objetivo, o orçamento, o cronograma e muito mais com este modelo detalhado
Ao escolher um
se o modelo de RFP for um bom modelo, verifique se ele inclui os componentes essenciais de uma boa RFP. Ele deve incluir as seções mencionadas acima, como a visão geral do projeto e as informações básicas da empresa.
Adicione informações detalhadas a cada seção
Depois de ter a estrutura geral do documento de RFP, você precisa preencher todos os detalhes relevantes. Trabalhe no documento seção por seção, adicionando suas solicitações específicas.
Estimule a criatividade, crie modelos ou gere textos na velocidade da luz com o melhor parceiro de brainstorming do mundo
Facilite essa etapa usando ferramentas como
para preencher automaticamente informações importantes, como os detalhes de contato e as informações sobre a experiência da sua empresa. Crie sua RFP em
que permite colaborar com outros membros da equipe para elaborar uma solicitação mais eficaz. Use o recurso de incorporação para incluir tabelas ou gráficos que tornem sua RFP mais atraente.
Identifique fornecedores potenciais e envie a RFP
Agora que você tem sua RFP, deve disponibilizá-la para os possíveis fornecedores. Você pode fazer uma ampla divulgação publicando a RFP em seu site e convidando qualquer pessoa a se candidatar. Como alternativa, você pode entrar em contato com agências específicas com as quais tenha interesse em trabalhar.
Se você optar pela última abordagem, será útil criar uma lista de fornecedores. Com
incluindo o gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), você pode criar um banco de dados de fornecedores. Use os campos personalizados do ClickUp
software de gerenciamento de projetos de marketing
para qualificar possíveis fornecedores ou indicar sua disposição em participar, caso você já tenha entrado em contato antes.
Aprimore a organização de suas tarefas adicionando tags personalizadas e use as opções de filtro em List and Board View para identificar com precisão suas tarefas de maior prioridade
Ao enviar RFPs, documente as respostas recebidas e crie perfis para novos fornecedores com tags de categoria para os serviços que eles oferecem, como produção de vídeo, estudos de caso ou serviços de marketing digital. Dessa forma, quando chegar a hora de enviar uma nova RFP ou solicitar outros serviços, você já terá um grupo de candidatos para contatar.
Use ferramentas para gerenciar o processo
A melhor maneira de gerenciar o processo é com ferramentas como
software de gerenciamento de propostas
e projetos como
Modelo de processo de RFP do ClickUp
. Esse modelo mantém a sua equipe organizada, acompanhando datas de vencimento importantes, como o prazo de envio, e reúne as respostas em um espaço conveniente. 🛠️
Use este modelo de processo de RFP para ajudar todos a se manterem na mesma página ao avaliar as propostas dos fornecedores e gerenciar o processo de licitação.
Crie campos personalizados para rastrear cada proposta e adicione sinalizadores de prioridade para destacar propostas específicas que atendam às suas necessidades. Várias visualizações - incluindo quadros Kanban, visualizações de calendário e gráficos de Gantt - facilitam a avaliação de todos os candidatos igualmente e o acompanhamento do progresso.
Visualize e gerencie rapidamente Automações ativas e inativas em Spaces com atualizações e descrições de usuários
Gerenciamento de projetos do ClickUp
do ClickUp também agilizam os fluxos de trabalho, graças às automações que movem as RFPs pelo seu pipeline de trabalho. Adicione acionadores para designar instantaneamente alguém da equipe para analisar uma solicitação assim que ela for enviada. Defina permissões personalizadas para simplificar a tomada de decisões e inclua dependências para criar fluxos de trabalho que mostrem quais tarefas estão bloqueando as próximas etapas do processo de análise.
Acompanhamento
Depois de selecionar um fornecedor, é essencial fazer o acompanhamento e incorporar um plano de mensagens claro. Você deverá entrar em contato com o fornecedor que ganhou a licitação e com os candidatos que não foram selecionados. Assim como seus outros
e estratégias, adapte sua resposta a diferentes categorias de candidatos.
Se você entrou em contato com alguns fornecedores, pode enviar um e-mail pessoal para cada um deles. Se você tiver feito uma busca mais ampla, poderá categorizar os provedores como "não qualificados", "qualificados, mas fora do orçamento" ou "qualificados, mas não adequados" Com base nessas categorias, você pode enviar respostas por e-mail personalizadas a vários candidatos, indicando por que eles não foram escolhidos.
Gerencie seus e-mails e trabalhe em um só lugar - envie e receba e-mails em qualquer lugar no ClickUp, crie tarefas a partir de e-mails, configure automações, anexe e-mails a qualquer tarefa e muito mais.
Em suas mensagens, diga claramente que todas as partes interessadas apreciaram a candidatura e indique por que não foram selecionadas. Mantenha o profissionalismo e a brevidade, e inclua palavras que indiquem se você planeja entrar em contato novamente para projetos futuros.
Encontrar Representação de Marketing Oportunidades
Se você tem serviços que pode oferecer a outras agências, pode usar vários canais para encontrar e se candidatar a RFPs de outras empresas para poder expandir seus próprios negócios. 🙌
Aqui estão alguns dos melhores canais e plataformas para encontrar RFPs de marketing:
- Mídias sociais : Algumas organizações publicam RFPs em seus canais de mídia social - sendo o LinkedIn o mais comum, embora o Twitter esteja em segundo lugar
- Bancos de dados de RFPs e avisos públicos: Os órgãos governamentais são obrigados a publicar suas RFPs publicamente, e muitos o fazem em portais on-line, como o Banco de dados de RFP . Esses bancos de dados geralmente podem ser pesquisados para que você possa filtrar por setor ou serviços
- Pesquisa na Internet: Algumas empresas publicam suas RFPs em seus próprios sites ou em sites de notícias e bancos de dados. Encontre-os usando mecanismos de pesquisa e digitando o setor ou os serviços e as palavras "RFP" para encontrar resultados relevantes
Dicas para escrever uma ótima resposta a uma RFP de marketing
Você sabe como escrever uma RFP solicitando serviços de fornecedores, mas e se você quiser se candidatar a RFPs com suas próprias ofertas? Aqui, forneceremos as principais dicas e práticas recomendadas para a elaboração de uma resposta a uma RFP de marketing. ✍️
Se você deseja obter clientes com sucesso ao se candidatar a uma RFP, é preciso fazer um trabalho braçal. Antes de se candidatar, faça uma pesquisa sobre a empresa. Ao saber o que move a empresa, você pode adaptar sua solicitação exatamente ao que ela deseja. Descubra se eles já enviaram RFPs antes e quem ganhou a licitação. Em seguida, tente determinar o que eles fizeram de certo e replique isso.
Também é essencial garantir que você seja qualificado. Você não vai querer perder tempo se candidatando a anúncios se não puder atender aos requisitos. Se você se candidatar, leia atentamente e siga todas as instruções e faça perguntas se precisar de esclarecimentos.
O ClickUp Docs permite que a formatação avançada e os comandos de barra funcionem com mais eficiência
Aqui estão alguns exemplos de respostas bem-sucedidas de RFP:
- Resposta com resultados: "Nossa equipe de conteúdo é ágil. Criamos conteúdo humano - e não peças de IA comuns - para nos conectarmos com os leitores, construir seu público e desenvolver sua marca."
- Demonstre sua experiência: "Usamos uma abordagem empática para atender às suas necessidades de RP. Em projetos anteriores, nossa equipe de segurança criou relatórios de incidentes e artigos de notícias para explicar o que deu errado, como planejamos consertá-lo e o que os clientes poderiam esperar. Ao mesmo tempo em que garantimos aos clientes que seus melhores interesses foram atendidos, também estabelecemos o cliente como um líder em quem se pode confiar."
- Deixe que os clientes façam o trabalho por você com um depoimento: "Como podemos ajudá-lo? Vamos deixar que nossos clientes mostrem o valor que oferecemos e por que ganhamos dezenas de RFPs no passado: "A equipe de branding da [company] cumpriu o escopo do nosso projeto, ficou abaixo do orçamento e fez tudo em tempo recorde. Com canais de comunicação claros, sempre soubemos onde o projeto estava e o que viria a seguir, sem surpresas."
Elaborar uma resposta a uma RFP não significa apenas incluir informações relevantes. Também é importante deixar algumas coisas de fora.
Veja a seguir o que você não deve incluir em uma RFP:
- Preços baixos demais: Preços baixos demais podem ser desanimadores, e as empresas se perguntarão por que seus serviços são tão mais baratos - e podem pensar que é porque você oferece menos valor. Em vez disso, use preços baseados em valor para criar uma cotação justa que reflita sua experiência e faça valer a pena seu tempo
- Copiar e colar respostas: Cada resposta de RFP deve ser adaptada à proposta específica. Respostas copiadas significam que é menos provável que você consiga o trabalho, e você pode criar confusão se copiar informações que não são relevantes
- Muito jargão técnico: Se uma empresa está enviando uma RFP, ela pode precisar de ajuda em termos de conhecimento na área em questão. Se a sua proposta for muito técnica, eles podem não entender o valor que você oferece ou achar que não é uma boa opção
Perguntas frequentes comuns
Ainda quer saber mais? Aqui estão as perguntas mais comuns sobre RFPs.
1. O que é uma RFP para marketing e branding?
Esse tipo de RFP é uma proposta enviada por uma empresa a fornecedores que oferecem serviços de marketing e branding.
2. Como posso encontrar RFPs de marketing ?
Se você quiser se candidatar a RFPs de marketing, procure em sites como LinkedIn, Twitter e portais onde agências governamentais e empresas públicas publicam suas solicitações de propostas.
3. Uma RFP é uma informação pública?
O setor privado não precisa tornar as RFPs públicas. Entretanto, os órgãos governamentais e as empresas do setor público são obrigados a listar as RFPs como informações públicas.
Insights finais sobre RFPs para marketing e publicidade
As RFPs de marketing e publicidade são ferramentas importantes para obter conhecimento externo para complementar seus projetos existentes. Elas são uma oportunidade de criar campanhas melhores e fornecer serviços aprimorados aos seus clientes, sem ter que tirar tempo de outros focos internos.
Para criar uma excelente RFP de marketing, é importante incluir as principais seções, aproveitar ferramentas como IA para simplificar o processo e usar software para rastrear respostas e armazenar análises para suas campanhas.
Registre-se no ClickUp hoje mesmo
para começar a criar RFPs de marketing melhores. Com ferramentas e modelos de IA incorporados, você pode criar rascunhos e esboços para suas RFPs em segundos. Juntamente com os recursos de gerenciamento de projetos e várias visualizações, é fácil gerenciar o processo de RFP do início ao fim. 💪