10 melhores modelos de formulários de solicitação de projetos para equipes

Existem vários tipos de projetos, cada um com suas próprias necessidades. Todo projeto, como um projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, começa com uma ideia. Mas uma ideia por si só não é suficiente para tornar o projeto bem-sucedido.

Para transformar a ideia em uma solução funcional, você deve entender seus objetivos, resultados esperados, padrões de entrega, medidas de sucesso etc. Um bom modelo de formulário de solicitação de projeto reunirá tudo isso e muito mais.

O que é um modelo de formulário de solicitação de projeto?

Um formulário de solicitação de projeto é uma lista de perguntas que as equipes de negócios devem responder ao solicitar qualquer trabalho a ser realizado. É um processo formal para as equipes de projeto coletarem todos os detalhes necessários antes de começarem.

Um modelo de formulário de solicitação de projeto é uma lista básica de perguntas já configurada e pronta para ser adicionada ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo, se a equipe financeira precisar de uma interface digital interativa para coletar faturas de fornecedores, o modelo de formulário de solicitação de projeto terá perguntas como:

Como equipe responsável pela execução do projeto, você pode registrar todos os detalhes necessários neste formulário.

O que torna um modelo de formulário de solicitação de projeto bom?

Um bom modelo de formulário de solicitação de projeto fornece clareza e contexto para o solicitante e a equipe do projeto. Ele permite que o solicitante:

Isso permite que a equipe do projeto:

Componentes de um bom modelo de formulário de solicitação de projeto

Um bom modelo de formulário de solicitação de projeto tem como objetivo apresentar um panorama geral claro, ao mesmo tempo em que se concentra nos detalhes.

Metas e objetivos: Por que este projeto é necessário? Como as pessoas o utilizarão? Que valor agregará ao negócio?

Fluxo de trabalho do projeto: qual processo o projeto deve seguir?

Prazos previstos: Quando este projeto deve ser concluído? Por que o prazo escolhido é relevante?

Partes interessadas: Quem são as partes interessadas no projeto? Quem tomará as decisões? Quem dará as aprovações?

Especificações: Deve seguir as diretrizes da marca? Ou estar em conformidade com alguma regulamentação?

Deve ser muito diferente de um projeto de design publicitário. Portanto, um modelo pode não atender a todas as suas necessidades.

Não se preocupe. Criamos modelos personalizados.

Os 10 melhores modelos de formulários de solicitação de projeto para ajudá-lo a começar qualquer projeto que você precisar.

1. Modelo de solicitação e aprovação de projetos ClickUp

Solicite, analise, aprove e inicie projetos em um modelo simples.

Para o solicitante, o modelo de solicitação e aprovação de projetos do ClickUp inclui um formulário onde é possível inserir o nome do projeto, descrição, definir prioridades, incluir cronogramas e fazer upload de quaisquer recursos adicionais que você tenha.

Depois de enviado, o ClickUp cria automaticamente uma “tarefa de solicitação” agendada para revisão e aprovação. Como gerente de projetos, você pode visualizar todas as tarefas solicitadas em uma lista e em um quadro (uma visualização Kanban).

Quando a tarefa for aprovada, ela será adicionada à lista de “tarefas aprovadas”, pronta para sua equipe agir. Você pode configurar notificações para se manter atualizado sobre o andamento. Você também pode editar, atualizar ou retirar sua solicitação com este modelo.

Este modelo é o primeiro passo do seu processo de gerenciamento de projetos, uma maneira de coletar e consolidar todas as solicitações de toda a organização.

2. Modelo de formulário de solicitação criativa do ClickUp

As equipes de design recebem inúmeras solicitações de marketing, produtos, eventos e muito mais. O modelo de solicitação criativa do ClickUp ajuda a otimizar o fluxo de trabalho.

Com este modelo, qualquer pessoa pode enviar um briefing criativo da maneira que for mais adequada para a equipe de design. Basta preencher o formulário com o nome, a descrição e o tipo de resultado criativo. Também é possível definir um prazo.

Ao receber a solicitação, você pode atribuir novas solicitações a pessoas/equipes ou definir status como parte do seu fluxo de trabalho. Você também pode usar os campos personalizados para adicionar opções ao menu suspenso para resultados criativos quando suas ofertas se expandirem.

Com a visualização em lista, você pode acompanhar todas as tarefas futuras. Com a visualização em pipeline, você pode acompanhar os status e as escalações, se houver. Você pode usar a visualização de tarefas para colaborar com a equipe, enviar criativos, coletar feedback e obter aprovações.

3. Modelo de solicitação de recursos do ClickUp

Os projetos evoluem rapidamente nos ambientes acelerados de hoje. Para acompanhar esse ritmo, os gerentes de projeto muitas vezes precisam de recursos adicionais. Com cada gerente de projeto solicitando suporte extra, isso pode se tornar complicado com o tempo.

Para otimizar sua gestão de operações, use o modelo de solicitação de recursos do ClickUp. Este modelo abrangente inclui campos para:

Depois que a solicitação for enviada, os gerentes de recursos podem usar a visualização do painel de revisão para obter uma visão geral de todas as suas solicitações de projeto agrupadas por status.

Nesta visualização, clique em um cartão de tarefa específico para expandir seus detalhes e arraste-o pelo quadro para alterar seu status.

Use campos personalizados para estimar custos, obter aprovações, alocar recursos e monitorar o progresso.

Use este modelo para integrar solicitações de recursos ao seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Solicite, aloque e gerencie recursos de projetos sem esforço.

4. Modelo de solicitação de trabalho ClickUp

Ao contrário de um projeto com objetivos específicos que envolve várias pessoas, segue várias etapas e se estende ao longo do tempo, um “trabalho” ou tarefa é geralmente muito mais simples. Por exemplo, pode ser uma solicitação de um novo ID de e-mail pelo departamento de marketing ou o provisionamento de espaço extra na nuvem pelo departamento de engenharia.

Para gerenciá-los de forma eficaz, sem deixar nada passar despercebido, você precisa de um processo. O modelo de solicitação de trabalho do ClickUp oferece isso.

Este modelo permite ao usuário fazer uma solicitação, descrever o trabalho que precisa ser feito, definir prioridades/prazos e inserir outros detalhes, se houver.

Como gerente de projetos, você pode

5. Modelo de solicitações da equipe ClickUp

Seja para brindes da marca ou materiais de papelaria, você precisa de uma maneira de registrar, acompanhar e gerenciar as solicitações da equipe. O modelo de solicitações da equipe do ClickUp está aqui para ajudar.

Este modelo permite que as equipes administrativas registrem a natureza de todas as solicitações internas. Você pode coletar detalhes do solicitante, a natureza da solicitação e as datas de vencimento. Defina também campos personalizados para categorias e contagens.

Por exemplo, você pode personalizar o menu suspenso de categorias para incluir canetas, lápis e blocos de notas. Se você também gerencia mercadorias e assinaturas de revistas para sua empresa, pode estruturar da seguinte forma.

Dessa forma, você pode organizar os tipos de solicitações que recebe. Use a visualização do quadro “tipos de solicitações” para monitorar as solicitações em cada categoria. Saiba se você está com pouco estoque e faça pedidos de acordo com a necessidade.

6. Modelo de solicitação de serviço ClickUp

Quer você esteja vendendo um carro ou um software de computador, os clientes enfrentarão desafios e precisarão de suporte. Ofereça aos seus clientes uma maneira simples de enviar suas solicitações e gerencie-as de forma integrada com o modelo de solicitação de serviço do ClickUp.

Com o formulário de ticket de serviço incluído no modelo, os clientes podem descrever o problema e enviar capturas de tela para ajudar a recriar o erro.

Especialmente projetado para equipes de TI, este modelo categoriza automaticamente as solicitações recebidas para acesso a aplicativos, licenças de software, redefinições de senha ou novo hardware como solicitações de serviço.

Visualize as solicitações de serviço da maneira que preferir, como uma lista geral ou categorizada com base no tipo ou prioridade.

Tem alguma peculiaridade organizacional? Não há problema. Personalize o menu suspenso, as pessoas ou o upload de arquivos como achar melhor e comece a usar!

7. Modelo de solicitação de alteração do ClickUp

Uma solicitação de alteração é semelhante a uma solicitação de trabalho, exceto que se aplica a uma alteração específica em um recurso existente. Por exemplo, se você é um arquiteto, um cliente pode solicitar modificações no projeto, como tornar as janelas de vidro coloridas ou escolher uma cor diferente para os azulejos do banheiro.

Para facilitar o gerenciamento para você e para o cliente, use o modelo de solicitação de alteração do ClickUp. Colete informações sobre o que eles desejam alterar e por quê, como isso afeta o escopo/orçamento/cronograma do projeto e muito mais.

Use este modelo para incentivar o solicitante a pensar sobre o contexto de sua solicitação, incluindo seu impacto nas atividades a montante e a jusante. Isso os ajuda a avaliar se essa mudança é realmente essencial.

Use a visualização “lista de solicitações” para revisar todas as solicitações recebidas categorizadas por projeto e discutir com o solicitante. Use a visualização “tabela de solicitações” para monitorar por prioridade. Acompanhe o progresso com a visualização de status. Se você tiver projetos em vários locais, use a visualização do mapa para visualizar as tarefas.

8. Modelo de solicitação de informações do ClickUp

Desde uma pergunta simples como “Ei, como está indo o projeto?” até outras mais complexas sobre a divisão dos gastos do orçamento, as solicitações de informações (RFI) podem vir de várias formas. Elas podem chegar por e-mail, Slack, telefone ou mensagem de texto. Responder a todas essas solicitações a tempo pode se tornar um desafio.

O modelo de Solicitação de Informações (RFI) do ClickUp resolve exatamente esse problema. Ele ajuda as equipes a coletar RFIs em um único lugar, atribuindo a responsabilidade aos membros da equipe de responder dentro do prazo acordado.

Use este modelo para registrar detalhes sobre a solicitação, o solicitante e outros recursos, se houver. Personalize este modelo de acordo com suas necessidades. Por exemplo, adicione outro campo de formulário para o formato em que a resposta é necessária ou a finalidade das informações.

Este modelo inclui três visualizações diferentes. Use a visualização do registro de RFI para ver todas as solicitações em uma lista. Use a visualização do quadro do projeto para categorizar por nome do projeto. Use a visualização do escopo da RFI para classificar com base no escopo da solicitação.

Escolha entre qualquer uma das mais de 15 visualizações do ClickUp para organizar suas informações da maneira que você deseja vê-las.

9. Modelo de solicitação de helpdesk da Template.net

Se você está registrando suas solicitações em um documento simples, como Microsoft Word, Google Docs ou Apple Pages, este modelo da template.net é muito útil.

Este modelo de solicitação de helpdesk cria um formulário que captura detalhes da solicitação, como nome, organização, endereço de e-mail, tipo de problema e categoria. Personalize os campos com base nas necessidades e nos processos da sua organização.

Este modelo é um documento simples e fácil de preencher por qualquer pessoa. No entanto, manter várias solicitações desse tipo e recebê-las como anexos de e-mail pode ser tedioso.

Além disso, a equipe de suporte técnico precisará criar tarefas manualmente em sua ferramenta de gerenciamento de projetos com base nesses formulários de solicitação.

10. Modelo de formulário de solicitação de projeto da Slideshare

Os projetos podem ser complexos, com vários fatores influenciando até mesmo as decisões menores. Para garantir que você tenha capturado todos os detalhes, você precisa de um modelo de formulário de solicitação de projeto abrangente como este da Slideshare.

Com sete páginas, este modelo captura os requisitos, justificativas, objetivos, premissas, orçamento, cronogramas e muito mais do projeto. Projetado para projetos de TI, ele também faz perguntas sobre comportamento de uso, segurança, interfaces, relacionamento com clientes, integração de portais e infraestrutura técnica.

Inclui seções para impacto de riscos, avaliações de vulnerabilidade e fatores financeiros. Com este modelo, você pode ter certeza de que coletou informações suficientes para levar o projeto adiante.

Tal como o modelo anterior, este também é um documento que normalmente é preenchido offline e enviado por e-mail. Por isso, é necessário um trabalho manual adicional para introduzir esses detalhes no software de gestão de projetos.

Como usar modelos de formulários de solicitação de projeto de maneira eficaz

Usar qualquer um dos modelos ClickUp acima é tão fácil quanto clicar no botão “obter solução gratuita”, adicioná-lo ao seu espaço de trabalho ClickUp e capturar solicitações. Embora esses modelos sejam ótimos pontos de partida, você pode torná-los mais adequados às suas necessidades.

Personalize: analise todos os formulários de solicitação de projeto listados acima e personalize-os de acordo com o seu setor, organização e fluxo de trabalho. Inclua os dados necessários nos menus suspensos.

Automatize: notificações, criação de tarefas, atribuição de usuários, alteração de status e muito mais podem ser automatizados com o ClickUp Automations. Depois de tornar o processo transparente, automatize-o.

Use as visualizações: seja o que for que você precise ver, o ClickUp tem uma visualização para isso.

Melhore: com base na forma como os modelos funcionam para você, faça melhorias no processo. Adicione ou remova campos. Expanda o seu escopo. Colete feedback sobre os modelos e incorpore-o nas versões subsequentes.

Simplifique o processo de solicitação de projetos com os modelos do ClickUp

Uma boa gestão de projetos começa antes do início do projeto, reunindo os requisitos de forma completa e clara. Os modelos de solicitação de projetos do ClickUp foram criados para esse fim.

Dependendo do seu setor, estrutura organizacional, fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos e preferências da equipe, escolha o modelo que melhor se adapta às suas necessidades. Integre-os ao seu espaço de trabalho ClickUp com um clique e personalize-os conforme necessário.

O ClickUp permite que você transforme solicitações em tarefas automaticamente, atribua-as aos membros da equipe, obtenha aprovações e notifique as partes interessadas sobre o andamento, para que você possa se concentrar em concluir as tarefas para a entrega do seu projeto.

Acesse dezenas de modelos para diversos fins de gerenciamento de projetos na biblioteca de modelos do ClickUp. A melhor parte é que tudo é gratuito!

Passe da ideia à excelente gestão de projetos com o ClickUp hoje mesmo.