Para escritórios de gerenciamento de projetos e gerentes que gerenciam vários projetos simultaneamente, é fácil se perder na rotina diária. Acompanhar e medir o progresso, garantir que todos estejam alinhados e otimizar a carga de trabalho da equipe pode ser um desafio. Nada coloca as coisas em perspectiva como ver o quadro geral por meio do painel do projeto.
O painel do portfólio de projetos oferece uma visão geral completa da saúde do projeto, do andamento do trabalho em cada projeto e relatórios abrangentes em tempo real sobre o cronograma geral, o orçamento e o status. Eles garantem que as informações críticas do projeto estejam disponíveis e acessíveis sempre que você ou as partes interessadas precisarem.
Criar um painel de portfólio de projetos pela primeira vez pode ser intimidante devido ao trabalho de planejamento e design envolvido, e você pode até complicar o painel do portfólio.
E se disséssemos que um software avançado de gerenciamento de portfólio de projetos simplificou o processo?
Continue lendo para saber como criar painéis dinâmicos de gerenciamento de portfólio de projetos para otimizar o planejamento e a execução dos seus projetos usando o ClickUp, os melhores exemplos e modelos para ajudar você a começar rapidamente.
O que é gerenciamento de portfólio de projetos?
O gerenciamento de portfólio de projetos é uma maneira estratégica de gerenciar os projetos de uma organização para atingir seus objetivos de negócios. Isso inclui restringir e priorizar um conjunto de projetos que estejam alinhados com as metas da sua empresa.
O gerenciamento de portfólio de projetos visa maximizar o valor dos seus projetos, avaliando e gerenciando aspectos como riscos, orçamentos e recursos disponíveis.
O que é um painel de gerenciamento de portfólio de projetos?
A equipe de liderança, os gerentes de portfólio e os gerentes de projeto usam um painel de gerenciamento de portfólio de projetos para visualizar todos os projetos e seu progresso de forma centralizada. O painel possui gráficos e métricas que permitem monitorar o desempenho dos indicadores de integridade e visualizar marcos importantes, informações orçamentárias e disponibilidade de recursos.
Nas organizações modernas, os projetos estão inter-relacionados em termos de recursos, prazos e entregas, e os resultados e o sucesso são interdependentes; um painel central do portfólio apresenta essas informações em um único painel.
Você pode criar um painel de gerenciamento de portfólio de projetos ou usar soluções de gerenciamento de portfólio de projetos, como o ClickUp, para facilitar o processo.
Os painéis do ClickUp permitem visualizar e analisar seus projetos a partir de um único centro de controle. Além de ter uma visão geral dos projetos em que está trabalhando, você pode compartilhá-los com as principais partes interessadas. Dessa forma, todos podem acompanhar o andamento dos diferentes projetos.
O painel ClickUp nos ajuda a representar os dados de maneira significativa e também economiza tempo. Também posso criar diferentes espaços onde posso trabalhar com as questões e melhorias. Além disso, nosso trabalho diário também pode ser monitorado, e o controle do tempo que dedicamos a uma tarefa específica também ajuda a melhorar a eficiência do trabalho.
– Manaswi Dwivedi, Cedcoss Technologies Pvt. Ltd.
Como plataforma de gerenciamento de projetos, o ClickUp permite definir metas, acompanhar o tempo gasto em tarefas e projetos individuais, identificar gargalos e resolvê-los prontamente para garantir a conclusão do projeto.
Benefícios de usar um painel de portfólio de projetos
Maior visibilidade
Obtenha visibilidade em tempo real do status geral do projeto, identifique gargalos, monitore o desempenho das tarefas em projetos de alto risco e avalie a satisfação do cliente.
Comunicação aprimorada
Como os painéis de projetos são um centro nevrálgico para tudo relacionado a um ou vários projetos, eles garantem que todos estejam em sintonia quanto a prazos, tarefas, orçamento alocado e progresso.
Melhor tomada de decisões
Visões abrangentes e em nível de portfólio dos projetos existentes e potenciais permitem que os gerentes de projetos e portfólios tomem decisões baseadas em dados para o planejamento e execução de projetos, previsões financeiras e gerenciamento de riscos.
Acompanhamento do desempenho
O software de painel ajuda você a visualizar métricas cruciais rapidamente, incluindo produtividade da equipe, alocação de orçamento, metas da empresa e status da saúde do projeto.
Maior eficiência
Obtenha uma visão completa das atividades do projeto, orçamento, alocação de carga de trabalho, utilização de recursos para vários projetos e dependências para simplificar a alocação de tarefas, evitar o esgotamento dos funcionários e aumentar a eficiência da equipe.
Para concluir projetos com sucesso, considere usar diferentes softwares de gerenciamento de portfólio de projetos até encontrar o mais adequado às suas necessidades.
Exemplos práticos de painéis de portfólio de projetos
Aqui estão alguns exemplos reais de painéis de portfólio de projetos para ajudar você a entender como eles podem gerenciar vários projetos.
1. Painéis ágeis para equipes scrum
Um painel ágil para equipes traz transparência ao andamento do seu projeto e oferece visibilidade do desempenho da equipe e do progresso do sprint.
Quando usado no fluxo de trabalho de desenvolvimento de software, o painel de gerenciamento ágil de portfólio de projetos (PPM) oferece uma visão detalhada dos possíveis gargalos, métricas importantes, progresso e questões prioritárias dos projetos em andamento em um formato altamente visual.
Os elementos do painel ágil incluem:
Backlog do sprint
Exibido como uma lista ou quadro Kanban, ele mostra os itens de trabalho restantes, seus status (a fazer, em andamento, concluído) e a carga de trabalho estimada. Com maior visibilidade da carga de trabalho do sprint, você pode ver o progresso em direção à meta do sprint.
Gráfico de burndown
Este gráfico de linhas mostra os pontos da história (o trabalho restante) plotados em relação ao tempo restante no sprint — para acompanhar visualmente o progresso do seu sprint e permitir ajustes proativos para garantir a conclusão do sprint.
Prazo de entrega
O tempo de espera exibe o tempo total desde o início de um item de trabalho até sua conclusão e liberação. Ele é usado para identificar atrasos na entrega, otimizar processos de liberação e melhorar o tempo de lançamento no mercado.
Dica profissional💡: Para que o gráfico de burndown seja uma ferramenta eficaz para sua equipe, defina metas razoáveis, aprenda com os sprints anteriores e certifique-se de não sobrecarregar suas equipes.
2. Painéis de alocação de recursos
Quando você tem recursos compartilhados trabalhando em diferentes projetos ou planejando a alocação de recursos para um projeto potencial, este painel de portfólio de projetos exibe como os recursos estão distribuídos entre os vários projetos.
A visualização de carga de trabalho do ClickUp ajuda você a determinar o que uma equipe (e cada membro da equipe) tem em mãos, onde as prioridades se cruzam, o que é priorizado e as tarefas que podem ser adiadas — tudo em um único painel.
Dica profissional💡: Defina a capacidade de carga de trabalho diária ou semanal para cada membro da equipe. Você pode definir capacidades para horas, tarefas e pontos de história Scrum.
3. Painéis de gerenciamento de negócios
Este painel de gerenciamento de portfólio de projetos mostra a saúde e o progresso de suas metas de negócios.
Personalize os painéis do ClickUp para planejar e acompanhar facilmente suas metas comerciais trimestrais. Quando vários departamentos estão envolvidos no gerenciamento do portfólio de produtos, a visualização em lista do ClickUp ajuda você a acompanhar o status de cada tarefa, o orçamento estimado e o progresso.
Todos, incluindo os membros da equipe, gerentes de projeto, partes interessadas e liderança, obtêm insights sobre as iniciativas estratégicas e prioridades do portfólio de projetos.
Dica profissional💡: Use modelos de gerenciamento de portfólio para acompanhar suas tarefas. Afinal, os painéis de PPM melhoram a eficiência e a visão estratégica do escritório de gerenciamento de projetos (PMO).
4. Painéis de gerenciamento de operações
No gerenciamento de projetos, um painel de operações fornece informações em tempo real sobre como os diferentes processos operacionais da sua organização estão ocorrendo. Ele permite que as partes interessadas monitorem as atividades diárias, acompanhem as prioridades estratégicas e operacionais e explorem dados em vários níveis para analisar e identificar os pontos fracos das suas operações.
Dica profissional💡: Com acesso baseado em funções, o ClickUp permite personalizar quais membros da equipe podem fazer alterações no painel e quem pode visualizá-lo para acompanhar o progresso.
Componentes principais de um painel de portfólio de projetos
1. Visão geral do projeto
Compartilhe um resumo do escopo e dos objetivos do projeto para que todos saibam no que estão trabalhando. Ele incluirá informações de alto nível, como nomes de projetos, membros da equipe envolvidos, descrições, orçamento total e metas estratégicas a serem alcançadas.
2. Indicadores de status
Defina indicadores visuais nos painéis PPM para identificar facilmente o status do projeto. Por exemplo, a cor vermelha pode indicar tarefas incompletas, verde indica atividades concluídas e laranja indica trabalho em andamento.
3. Gráficos e relatórios gráficos
Os gráficos de gerenciamento de projetos são uma ótima maneira de visualizar dados, tendências e métricas relacionadas aos seus projetos. Existem muitos tipos diferentes de gráficos, como Gantt, cronograma do projeto, velocidade, burnup, linha, estrutura de divisão do trabalho e gráfico de linha.
Por exemplo, a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp permite que você veja seus projetos em uma linha do tempo. Ele fornece informações como tarefas e dependências para que você possa gerenciar prazos a partir de uma única fonte de verdade.
4. Rastreadores de projetos
Os rastreadores de projetos medem o progresso das tarefas e atividades ao longo do ciclo de vida de um projeto, ajudando os membros da equipe a se manterem organizados, acompanharem suas respectivas tarefas, verem tarefas atrasadas e monitorarem cronogramas.
No entanto, configurar um rastreador de projetos detalhado pode ser um processo trabalhoso. O ClickUp oferece modelos de rastreador de projetos que podem ser personalizados para qualquer projeto.
Exemplo: o modelo de rastreador de projetos da ClickUp é amplamente utilizado para gerenciar orçamentos e prazos de projetos. Ele ajuda os líderes de equipe a ter uma visão geral com atualizações em tempo real e mantém todos os projetos em um só lugar para facilitar a colaboração entre departamentos.
Dica profissional💡: Use este modelo para criar vários rastreadores para projetos repetíveis. Isso ajudará você a economizar tempo após a reunião inicial para começar a trabalhar imediatamente.
5. Gerenciamento de recursos
O gerenciamento de recursos permite que você veja com que eficácia diferentes recursos (funcionários, orçamentos, equipamentos) são distribuídos para várias tarefas e se eles são utilizados de forma eficaz.
O ClickUp oferece vários recursos que podem ajudar você a gerenciar seus recursos.
- Controle de tempo ClickUp: controle o tempo vinculado a qualquer tarefa em todos os dispositivos, crie relatórios para visualizar o tempo gasto em cada tarefa e compartilhe estimativas de tempo para planejar as entregas do seu projeto.
- Visualizações do ClickUp: com mais de 15 visualizações, você pode obter uma visão geral de alto nível de todos os seus projetos e seu progresso. Usando essas visualizações, você pode ajustar cronogramas e prioridades, adicionar dependências e ver o que vem a seguir.
- Objetivos do ClickUp: adicione tarefas dos seus projetos a um objetivo e garanta que você está no caminho certo para cumprir os prazos do projeto. Você pode criar objetivos para vários projetos e visualizá-los em um único lugar.
6. Gerenciamento de riscos
Ele destaca os riscos potenciais que podem afetar seu portfólio de projetos. O gerenciamento de riscos oferece às partes interessadas uma melhor compreensão dos obstáculos, sua probabilidade e impacto, e como mitigá-los. Além disso, ajuda você a acompanhar e avaliar se seus esforços de mitigação de riscos estão funcionando e maneiras de minimizar o impacto dos riscos nos resultados do projeto.
7. Valor agregado
O valor agregado representa o valor total de todo o trabalho concluído dentro de um período específico. É expresso em moeda e pode ser medido através do estudo da porcentagem de tarefas e entregas concluídas até um determinado ponto do cronograma do projeto.
8. Métricas financeiras e orçamentárias
As métricas financeiras e orçamentárias incluem a medição do orçamento total em relação aos gastos reais, variação de custos, ROI e desempenho financeiro, para que as partes interessadas possam acompanhar o orçamento em uma visualização de uma página no painel e tomar decisões sobre a alocação de recursos.
9. Acesso pelo navegador da Web
Seus gerentes de projeto devem ser capazes de visualizar e gerenciar o painel do portfólio de projetos em seus navegadores da web para monitorar o progresso remotamente em todos os dispositivos. Isso é especialmente importante quando você tem equipes distribuídas.
Como criar um painel de portfólio de projetos
1. Defina claramente os objetivos do seu painel
Antes de configurar seu painel de portfólio de projetos, você precisa entender por que está fazendo isso e identificar quem irá utilizá-lo. Em seguida, configure o painel PPM para alinhá-lo às necessidades, métricas e requisitos que seus stakeholders precisarão acompanhar.
Por exemplo, seu painel tem como objetivo fornecer à alta administração uma visão geral de alto nível do seu portfólio de projetos e do andamento dos projetos relacionados. Isso significa que os objetivos do seu painel incluirão informações sobre o número de projetos ativos, o andamento geral, os principais indicadores de desempenho e os riscos potenciais.
2. Consolide dados
Reúna dados críticos de gerenciamento de projetos das ferramentas que você usa para gerenciar seus projetos e acompanhe e analise o que está funcionando. Considere incluir dados de suas ferramentas de gerenciamento de projetos, bancos de dados, planilhas e outras fontes comerciais de terceiros que as equipes relevantes usam.
3. Identifique suas principais métricas e KPIs
Em seguida, você precisa decidir quais métricas e KPIs devem ser monitorados — que estejam alinhados com seus objetivos comerciais, departamentais ou do projeto e permitam que você tome decisões estratégicas sobre o projeto, as operações comerciais e os processos.
Dica profissional💡: A seleção das principais métricas e indicadores de desempenho deve ser uma atividade em equipe. Comece com um brainstorming no ClickUp Whiteboards , colete as respostas da equipe com os formulários do ClickUp e comunique-se com a equipe usando o ClickUp Chat View sem esforço.
4. Escolha uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos
Uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos é um sistema centralizado onde você pode armazenar todas as informações relacionadas ao seu portfólio de projetos. Você pode usá-la para criar planos de projeto, documentar informações necessárias, gerenciar cronogramas, atribuir tarefas aos membros da equipe e acompanhar o progresso.
Por exemplo, o software de gerenciamento de projetos ClickUp oferece vários recursos abrangentes que podem ajudar você a atribuir tarefas, visualizar o progresso, acompanhar métricas importantes, visualizar as informações do seu projeto, obter visibilidade completa de vários projetos com relatórios automatizados em tempo real e gerenciar seus recursos de maneira otimizada — tudo em uma única plataforma.
5. Crie o layout do seu painel
Com todas as informações coletadas, organize o painel em diferentes seções e use gráficos e visualizações para criar diferentes painéis de portfólio.
Criar um painel abrangente não é tarefa fácil se você tem pouco tempo ou experiência.
Você pode usar um modelo de painel de portfólio de projetos como ponto de partida. Por exemplo, o modelo de portfólio de gerenciamento de projetos da ClickUp é uma ferramenta pronta para uso que garante a alinhamento dos projetos entre diferentes departamentos enquanto você monitora sua integridade e progresso.
Aqui estão algumas funcionalidades interessantes do painel do portfólio de projetos do ClickUp:
- Tags: Veja o status de todos os seus projetos com a ajuda de tags. Por exemplo, pronto, bloqueado, rejeitado, etc.
- Códigos de cores: os modelos personalizáveis do ClickUp oferecem uma ampla variedade de cores para você escolher, para que você possa adicionar cores específicas a cada status e monitorar o andamento do projeto com facilidade
- Visualizações: você pode usar mais de 15 tipos diferentes de visualizações para visualizar seu trabalho da maneira que desejar. Vamos dar uma olhada em três maneiras de visualizar seus projetos no software de gerenciamento de projetos ClickUp: Visualização em lista: organize e agrupe seus projetos em diferentes categorias. Suas tarefas e atividades podem ser vistas de relance em um formato semelhante a uma lista. Isso permite que você veja quais projetos estão em andamento, em revisão ou concluídos Exibição em caixa: mantenha-se alinhado com as prioridades da sua equipe usando a exibição em caixa. Você pode acompanhar a carga de trabalho da sua equipe, os projetos concluídos e muito mais em um único painel Atividade: obtenha uma visão detalhada da atividade dos membros da sua equipe e veja em que cada pessoa trabalhou em um projeto. Você pode selecionar os tipos de atividade e ver os detalhes do projeto correspondente
- Exibição em lista: organize e agrupe seus projetos em diferentes categorias. Suas tarefas e atividades podem ser vistas rapidamente em um formato semelhante a uma lista. Isso permite que você veja quais projetos estão em andamento, em revisão ou concluídos
- Exibição em caixa: mantenha-se alinhado com as prioridades da sua equipe usando a exibição em caixa. Você pode acompanhar a carga de trabalho da sua equipe, os projetos concluídos e muito mais em um único painel
- Atividade: obtenha uma visão detalhada da atividade dos membros da sua equipe e veja em que cada pessoa trabalhou em um projeto. Você pode selecionar os tipos de atividade e ver os detalhes do projeto correspondente
- Exibição em lista: organize e agrupe seus projetos em diferentes categorias. Suas tarefas e atividades podem ser vistas rapidamente em um formato semelhante a uma lista. Isso permite que você veja quais projetos estão em andamento, em revisão ou concluídos
- Exibição em caixa: mantenha-se alinhado com as prioridades da sua equipe usando a exibição em caixa. Você pode acompanhar a carga de trabalho da sua equipe, os projetos concluídos e muito mais em um único painel
- Atividade: obtenha uma visão detalhada da atividade dos membros da sua equipe e veja em que cada pessoa trabalhou em um projeto. Você pode selecionar os tipos de atividade e ver os detalhes do projeto correspondente
6. Teste e valide
Você precisará realizar alguns testes preliminares para garantir que o painel funcione conforme o esperado e coletar feedback e aprovação da equipe e das partes interessadas para fazer os ajustes necessários.
7. Implemente
Agora, você está pronto para implantar seu painel.
Explique a todos os envolvidos no projeto como funciona o painel e o que ele inclui. Ofereça treinamento adequado para que a equipe saiba como usar esses painéis. Certifique-se de que eles sejam atualizados regularmente e permaneçam relevantes. Você pode até mesmo fazer alterações periódicas para acomodar mudanças nos requisitos de negócios.
Consolide seus painéis de portfólio de projetos com o ClickUp
Um painel preciso e bem estruturado pode ajudá-lo a gerenciar com facilidade todos os projetos em que você está trabalhando.
O ClickUp vai além e permite que você aproveite seus recursos, como gerenciamento de tarefas e recursos, controle de tempo, acompanhamento de KPIs e modelos personalizáveis para otimizar o gerenciamento de projetos.
Como um software de gerenciamento de projetos e portfólio de projetos, a melhor parte é que o ClickUp automatiza várias tarefas repetitivas, como gerenciamento de tarefas e carga de trabalho, acompanhamento e relatórios de progresso, agendamento de alertas em caso de atrasos e acessibilidade em todos os dispositivos para equipes remotas.
Se você deseja obter resultados bem-sucedidos, independentemente da complexidade do seu projeto, comece a criar painéis interativos de portfólio de projetos inscrevendo-se gratuitamente no ClickUp.
Perguntas frequentes (FAQs)
1. O que é um painel de portfólio de projetos?
Um painel de portfólio de projetos é uma ferramenta visual para acompanhar o progresso de todos os projetos que você gerencia. Ele fornece insights sobre métricas importantes, indicadores de desempenho e status do projeto — essenciais para avaliar a saúde geral do projeto e garantir que ele esteja alinhado com seus objetivos de negócios.
2. Qual é a diferença entre um portfólio e um painel?
| Portfólio | Painel | |
| Definição | Um portfólio é uma coleção de todos os diferentes projetos que você gerencia. Em vez de gerenciar vários projetos individualmente, as empresas tendem a agrupar projetos relacionados. | Por outro lado, um painel é uma representação visual do andamento dos diferentes projetos em seu portfólio. Ele contém métricas importantes, marcos, entregas, alocação de recursos e dependências de tarefas. |
| Usado para | Otimize a alocação de recursos e priorize iniciativas. | Avalie como os projetos estão conectados e identifique como gerenciar recursos sem causar escassez. |
3. O que inclui um portfólio de projetos?
Um portfólio inclui projetos relacionados essenciais para alcançar os objetivos gerais de uma organização. Cada projeto no portfólio tem escopo, entregas, marcos, cronogramas e documentação, como planos, agendas, diretrizes e relatórios de status.