O gerenciamento de projetos é um empreendimento complexo que requer habilidades, compreensão de entregáveis e gerenciamento de pessoas. Se o gerenciamento de projetos pode ser comparado a um navio navegando em águas tempestuosas, então o gerente de projetos é o capitão do navio.
Os gerentes de projeto precisam lidar com as expectativas dos clientes e, ao mesmo tempo, gerenciar recursos e cumprir prazos. Os gerentes de projeto traçam o curso do projeto, antecipam e gerenciam crises, lidam com complexidades e instruem e motivam a equipe para manter o projeto em andamento.
Em resumo, um dia na vida de um gerente de projeto é uma aventura emocionante. Portanto, continue lendo se estiver curioso para saber mais sobre o que os gerentes de projeto fazem, um dia típico em suas vidas e os desafios que enfrentam no dia a dia.
Também compartilharemos algumas dicas e truques práticos para gerentes de projetos e uma lista de ferramentas úteis para garantir que sua expedição permaneça no rumo certo e atinja seus objetivos!
O que é um gerente de projeto?
Um gerente de projetos é um profissional responsável pelo planejamento, execução, gerenciamento e encerramento de projetos. Como tal, o gerente de projetos desempenha uma função essencial em todo o ciclo de vida do projeto, especificamente para garantir que o projeto não se desvie de seu escopo, orçamento e cronograma.
Funções e responsabilidades de um gerente de projetos
As funções e responsabilidades de um gerente de projeto podem variar dependendo da natureza do projeto, do setor, da estrutura organizacional e de outras variáveis. Dito isso, eles estão predominantemente envolvidos em:
Planejamento do projeto
Desenvolver um planejamento abrangente plano de projeto que descreve o propostas o projeto deve incluir o escopo, as tarefas, as subtarefas, os cronogramas e os recursos. Consulte as principais partes interessadas para finalizar os detalhes, documentando-os em um plano de projeto abrangente que inclua escopo, objetivos, orçamento e resultados
Liderança da equipe
Montar uma equipe de projeto para assumir o projeto. Designe líderes de equipe e delegue trabalho e responsabilidades a eles. Além disso, trate de preocupações mais amplas no nível do projeto e mantenha a equipe motivada para atingir as metas comerciais
Comunicação
Garanta uma comunicação contínua e eficaz entre os membros da equipe, os patrocinadores do projeto e outras partes interessadas. Compartilhe atualizações regulares sobre o status, o progresso, os marcos e os contratempos do projeto
Gerenciamento de riscos
Identificar possíveis riscos ou problemas e desenvolver estratégias de atenuação de riscos para abordá-los ou superá-los; antecipar mudanças e implementar um plano de gerenciamento de mudanças sem problemas para garantir que elas não causem interrupções
Gerenciamento de orçamento
Desenvolver um orçamento detalhado orçamento do projeto com amortecedores e margens adequados; combinar os recursos com o orçamento alocado e monitorar as despesas para evitar gastos excessivos ou desperdícios
Garantia de qualidade
Identifique métricas de desempenho ou formule diretrizes para padronizar a qualidade de resultados do projeto conduzir verificações de avaliação de qualidade rotineiras e regulares para garantir que os resultados do projeto estejam de acordo com os parâmetros estabelecidos e acordados
Gerenciamento de cronograma
Desenvolva um cronograma de projeto nos níveis de projeto e de tarefa; identifique as dependências e os caminho crítico para eliminar atrasos evitáveis. Manter esse cronograma e orquestrar as atividades para garantir que todas as tarefas sejam concluídas no prazo
Gerencie e organize projetos e agende tarefas na visualização flexível do Calendário para manter as equipes em sincronia
Engajamento das partes interessadas
Identifique e interaja com as principais partes interessadas internas e externas; resolva quaisquer preocupações ou atenda às solicitações razoáveis das partes interessadas para aumentar os níveis de satisfação
Resolução de problemas
Resolver problemas que possam surgir durante o ciclo de vida do projeto; adotar uma mentalidade inovadora e de resolução de problemas para identificar estratégias que possam aumentar o valor do projeto
Teste e avaliação
Testar o projeto para verificar se ele atende aos padrões ou às especificações prescritas; fechar as lacunas, se houver
Documentação
Documentar cada estágio do projeto desenvolvimento do projeto processo, do início ao fim; compartilhe esses arquivos e documentos, listas de verificação relatório diário de progresso, notas de reunião, etc., com as partes interessadas envolvidas; preparar um estudo de caso detalhado dos principais destaques e aprendizados após o encerramento do projeto
Fechamento e entrega
Assegurar um encerramento tranquilo do projeto. Isso inclui qualquer entrega ou transferência de conhecimento durante a entrega do projeto ao proprietário
Um dia na vida de um gerente de projeto
Como as funções e responsabilidades de um gerente de projeto variam de uma organização para outra, as atividades cotidianas diferem significativamente de um gerente de projeto para outro.
Por exemplo, um dia na vida de um gerente de projeto que trabalha remotamente será muito diferente do dia de um gerente que trabalha em um escritório.
Da mesma forma, um gerente de projetos de TI no setor de desenvolvimento de software seguirá diferentes princípios de gerenciamento de projetos do que aquele que trabalha no setor de manufatura. Não há dois dias iguais para um gerente de projeto.
Um dia na vida de um gerente de projeto durante o estágio de planejamento será significativamente diferente do seu dia a dia durante a garantia de qualidade. O primeiro envolve a formação de equipes, a tomada de decisões estratégicas e a coordenação, enquanto o segundo pode envolver testes meticulosos de desempenho e avaliação dos resultados do projeto.
Com esse histórico, aqui está uma visão geral de um dia típico na vida de um gerente de projeto:
Rotina matinal
As manhãs são voltadas principalmente para colocar em dia ou atualizar outras pessoas
A primeira parte de um dia na vida de um gerente de projeto gira principalmente em torno da definição de uma agenda para as atividades do dia, da organização das tarefas ou atividades, da instrução da equipe e da atualização das comunicações relacionadas ao projeto.
Dessa forma, sua rotina matinal será composta por:
- Verificação de todas as mensagens e e-mails que você possa ter recebido fora do horário de trabalho. Ler essas comunicações e agir de acordo com elas - enviando respostas, adicionando-as à agenda do dia, encaminhando-as aos líderes de equipe ou à gerência sênior, etc., e priorizando as derivadasitens de ação de acordo com o impacto e a urgência
- Revisar a agenda, a pendência e os escalonamentos do dia anterior. Usar essas informações para preparar ou recalibrar a agenda do dia. O roteiro diário para os membros da equipe contém uma lista cronológica de atividades, entregas ou marcos esperados e muito mais
- Realizar check-ins da equipe, reuniões de sincronização e reuniões diárias de relatório de progresso para ter uma ideia do progresso feito, dos obstáculos e das metas praticamente realizáveis. Isso também pode envolver algumas atividades de formação de equipe se houver lacunas na coesão da equipe
- Preparar uma estratégia para o dia ou para a semana e obter a adesão dos líderes ou membros da equipe. Comunicar todas essas informações às partes envolvidas para que todos estejam na mesma página logo no início do dia
Esse período do dia é dedicado ao planejamento, à organização e à comunicação. No entanto, como a manhã é o momento em que as pessoas estão mais energizadas e concentradas, considere programar um trabalho profundo durante essa sessão.
Tarefas do meio-dia
A rotina da tarde gira em torno do funcionamento autônomo e do combate a incêndios
Com a transição do dia para o meio-dia, a agitação das atividades diminui lentamente. Isso não quer dizer que tudo caia em uma calmaria à tarde. Esse patamar simplesmente coincide com a transição da função do gerente de projeto para uma função gerencial, em que ele monitora ou orquestra todas as atividades.
O que acontece é o seguinte:
- Gerenciar a implementação de tarefas, oferecer orientação e direção quando necessário e participar das atividades da equipe.
- Garantir que as tarefas estejam progredindo de acordo com o roteiro proposto para o dia; conduzir revisões de status e realizar quaisquer intervenções ealocação de recursos para apoiar as equipes.
- Participar de reuniões com membros da equipe, líderes de equipe, patrocinadores de projetos, proprietários de projetos, fornecedores ou outras partes interessadas; comunicar decisões importantes ou feedback às equipes ou indivíduos envolvidos
- Ajustar a lista de tarefas, as metas ou os marcos, dependendo do status da tarefa, do progresso, da mudança de prioridade ou de qualquer outra alteração; atualizar a documentação, como o gráfico de burndown, portfólio de projetosou gráfico de Gantt, de acordo com as mudanças ou desenvolvimentos
Enquanto isso, não se esqueça de pegar seu almoço e fazer uma pausa para recarregar as baterias. Use esse tempo para fortalecer seu bem-estar físico e mental.
Rotina noturna
A noite é reservada para reflexão e revisão
A rotina noturna é mais como um encerramento das atividades do dia. É nesse momento que você contemplará calmamente e refletirá sobre os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades, os atrasos e o potencial não realizado.
Nesse estágio, você terá principalmente:
- Informar o status do projeto à gerência sênior e às partes interessadas externas. Além de coletar feedback, transmitir atualizações e confirmar decisões - essencialmente, todas as atividades de divulgação.
- Revisar o progresso feito durante o dia e comparar as realizações com os objetivos definidos, tomando nota dos desafios enfrentados e das soluções implementadas.
- Observe as deficiências do dia e leve-as para o dia seguinte; delineie essas tarefas; crie estratégias de soluções para fechar as lacunas; e atribua prioridades a elas
- Se necessário, prepare qualquer documentação ou relatório de fim de dia e compartilhe-os com os participantes
- Elabore um plano para o dia seguinte e compartilhe-o com as equipes
Comece gradualmente a encerrar as atividades de trabalho para que você possa se desconectar e manter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional. Saia do seu e-mail de trabalho e de outros canais de comunicação e concentre-se no desenvolvimento pessoal ou profissional.
Embora tenhamos tentado abranger todas as atividades essenciais de um dia na vida de um gerente de projeto, observe que esse cronograma é meramente indicativo e não está definido. Conforme mencionado, o cronograma está sujeito ao status do projeto, aos requisitos do setor e às preferências pessoais. Portanto, mantenha a flexibilidade para se tornar um excelente gerente de projetos.
Desafios comuns de ser um gerente de projetos
Embora o cargo de gerente de projetos seja dinâmico e empolgante, ele tem seu quinhão de desafios. Aqui está uma rápida visão geral de alguns dos desafios comuns que se interpõem no caminho de um gerenciamento de projetos eficaz:
Atraso de escopo
O desvio de escopo é a expansão não mitigada, não regulamentada e não autorizada do escopo de um projeto. Pode ser resultado de uma mudança repentina nos requisitos do projeto, de limitações orçamentárias ou de um ajuste nos cronogramas. De qualquer forma, lidar com o desvio de escopo é um dos desafios mais difíceis de um gerente de projeto - e, no entanto, é um dos mais inevitáveis, visto que 33-37% dos projetos sofrem com o desvio de escopo
Restrições de recursos
A falta ou as limitações de recursos, como tempo, orçamento ou membro da equipe (talento), podem representar uma grande desvantagem para atender às demandas do projeto de acordo com o cronograma desejado
Gerenciando as expectativas do cliente
Juntamente com as restrições de recursos, os gerentes de projeto também devem equilibrá-las com as expectativas do cliente. Eles precisam ser flexíveis o suficiente para acomodar solicitações de mudanças razoáveis, mas não muito flexíveis, para que não se transformem em desvios de escopo
Gerenciamento do tempo
Os gerentes de projeto precisam desempenhar um papel duplo - precisam ser gerentes de pessoas influentes e gerentes de tempo competentes. Entretanto, gerenciar recursos humanos em relação a prazos e cronogramas de projetos pode ser difícil, especialmente quando surgem dependências ou problemas imprevistos
Comunicação constante
Como deve ser evidente agora, o gerenciamento de projetos é um trabalho de alto contato. Ele envolve comunicação constante com as partes interessadas internas e externas, e você quase sempre precisa estar em um estado sempre ativo. Qualquer falha na comunicação pode ter consequências catastróficas
Esgotamento
Ter que implementar a comunicação contínua metodologias de melhoria contínua de processos a necessidade de manter a comunicação, garantir a conformidade regulatória e legal, manter a colaboração e emprestar a direção pode afetar qualquer pessoa, até mesmo os melhores gerentes de projeto, fazendo com que eles se sintam esgotados
Falta de autoridade
Embora um gerente de projeto esteja à frente de todos os assuntos, os membros da equipe podem não vê-lo realmente como uma autoridade devido a uma visão estreita das coisas. Essa resistência pode tornar mais difícil para ele exercer controle, influência e liderança sobre os membros da equipe
Ferramentas e tecnologias
Adotar o direito software de gerenciamento de projetos e promovê-lo em toda a organização pode ser difícil. Por um lado, há várias opções disponíveis no mercado, e pode ser difícil se comprometer com uma delas. Ao mesmo tempo, a pós-implementação envolve treinamento extensivo e integração na plataforma, sem mencionar o tempo de inatividade associado durante a curva de aprendizado
bônus:_ *Exemplos de currículos de gerente de projetos** _!**_
Algumas dicas para sobreviver ao dia a dia como gerente de projetos
O planejamento inteligente pode tornar cada dia produtivo
Sobreviver e prosperar como gerente de projetos envolve planejamento eficaz, comunicação intencional e agilidade dinâmica. Além da rotina dicas de gerenciamento de projetos para gerentes em nosso site, compilamos algumas dicas diárias para o gerenciamento organizado de projetos:
- Comece o dia com um plano claro em mente e prioridades estabelecidas. Quanto mais afiado você for ao fazer isso, mais produtivo será o seu dia, pois você se concentrará no que realmente importa ou requer atenção imediata
- Mantenha uma reserva adequada para o dia, a fim de acomodar quaisquer alterações baseadas em mudanças de prioridades ou novas informações
- Pratique técnicas como o bloqueio de tempo, especialmente ao realizar trabalhos profundos, para que você possa aderir aos intervalos de tempo prescritos para obter o máximo de produtividade
- Complemente seu habilidades de gerenciamento de tarefas com uma comunicação clara, aberta e bidirecional para envolver ativamente os membros da sua equipe e as partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto
- Siga dicas como a regra dos dois minutos para evitar a procrastinação e resolver os problemas com antecedência, mesmo antes que eles se transformem em possíveis problemas ou escalonamentos
- Delegue tarefas e responsabilidades de acordo com as habilidades, o talento, as capacidades e as cargas de trabalho dos membros da equipe. Dê a eles o poder e a autoridade para que se apropriem de suas tarefas
- Utilize modelos para diferentes estágios do gerenciamento de projetos, desde modelos de início de projeto a modelos de gerenciamento de mudanças, para gerenciar efetivamente esses desafios
- Faça pausas ocasionais durante o dia. Utilize esse tempo para recarregar as energias, afastando-se de sua mesa e praticando mindfulness, meditação ou até mesmo exercícios leves
- Priorize o autocuidado para gerenciar o estresse. Durma o suficiente, não pule suas refeições e mantenha limites saudáveis para equilibrar sua vida pessoal e profissional
- Não hesite em comemorar os marcos, por menores que sejam. Reconhecer os esforços e as conquistas da sua equipe mantém o moral elevado e ajuda os membros da equipe a visualizarem suas contribuições
- Obtenha feedback no final do dia de sua equipe e das partes interessadas para reforçar o alinhamento entre suas metas e ações. Isso também desenvolve uma mentalidade de aprendizado e refinamento contínuos
Ferramentas e técnicas usadas pelos gerentes de projeto para tarefas diárias
Dada a diversidade de responsabilidades, os gerentes de projeto podem empregar uma série de ferramentas para realizar uma ampla gama de tarefas. Essas ferramentas e plataformas incluem
Rastreador de tarefas
Para desenvolver um roteiro de desenvolvimento de projeto, preencha uma lista de tarefas, atribua tarefas e marque o progresso nelas. Manter um registro do tempo gasto em uma tarefa para gerenciamento eficaz do tempo e alocação eficiente de recursos
Gerenciamento de calendário
Para planejar rotinas diárias hora a hora, seguidas de uma programação para a semana, o mês ou o ano. Ele oferece uma visão de alto nível dos prazos e ajuda a gerenciá-los
Ferramentas de comunicação
Para interagir com as partes interessadas internas e externas. Essa comunicação deve ocorrer de forma síncrona e assíncrona
Plataforma de colaboração e compartilhamento de documentos
As plataformas de compartilhamento de documentos, de preferência baseadas na nuvem, facilitam a colaboração e o compartilhamento de arquivos entre os membros da equipe
Painéis de controle do projeto
Para obter uma visão completa de todo o projeto e das métricas subjacentes. Esses painéis devem apresentar visualmente os dados como quadros Kanban ou gráficos de Gantt e atualizá-los em tempo real
Ferramentas de controle de mudanças
Para manter o controle de todas as solicitações de mudança e formalizar o processo de revisão e aprovação dessas solicitações
Pesquisas e feedback
Obter feedback dos membros da equipe e de outras partes interessadas importantes
Um bom gerente de projetos usará uma variedade dessas ferramentas para otimizar o gerenciamento de projetos. Entretanto, um gerente de projetos excepcional descartará esses sistemas díspares e optará por um software de gerenciamento de projetos que inclua todos os itens acima e muito mais.
É aqui que apresentamos ClickUp para gerenciamento de projetos .
O ClickUp é a plataforma definitiva de gerenciamento de trabalho e produtividade desenvolvida para gerentes de projeto.
Os recursos do ClickUp fazem dele o único aplicativo que substitui todos eles:
Dashboards
Painéis ricos e interativos que apresentam dados relacionados ao projeto em diferentes exibições. Tenha acesso imediato a todas as suas informações críticas
O painel do ClickUp carrega valores diretamente na sua tela inicial
ClickUp AI
Delegue a geração de conteúdo para a poderosa IA do ClickUp, que pode fazer tudo - desde criar planos de projeto para escrever relatórios detalhados
Usar o ClickUp AI para escrever um _resumo do projeto em apenas alguns segundos
Sprints
Realize reuniões diárias de sprint com sua equipe de projeto com apenas alguns cliques
cartões Sprint Velocity para acompanhar seu progresso ao longo dos dias_
Docs
Para compartilhar todos os arquivos e documentos relacionados ao seu projeto em uma plataforma centralizada
Compartilhe documentos com facilidade usando o ClickUp Docs
Rastreamento de tempo
Faça com que cada segundo conte com o recurso de controle de tempo do ClickUp
o ClickUp permite o controle de tempo manual ou automático_
Chat
Comunicação em tempo real com sua equipe e outras partes interessadas
Conecte-se com as principais partes interessadas usando o ClickUp Chat
Whiteboards
Para brainstorming, troca de ideias, análise colaborativa ou tomada de decisões estratégicas com sua equipe
Realização de análise de impacto no ClickUp usando o Whiteboard
Templates
Rico modelos de gerenciamento de projetos que garantem que você não precise começar do zero
Acesse vários modelos de gerenciamento de projetos na biblioteca do ClickUp
Integrações
Deseja tornar o ClickUp parte de sua pilha de tecnologia existente? Sem problemas, o ClickUp oferece integração nativa com todos os aplicativos de negócios e produtividade
Integre-se a ferramentas como o Google Calendar para aumentar a mobilidade
Tudo isso e muito mais. Torne-se um profissional em gerenciamento de projetos com o ClickUp!
Facilitando o gerenciamento de projetos: Um dia de cada vez
Gerentes de projeto bem-sucedidos não nascem. Eles são o resultado de um planejamento diligente seguido de uma implementação escrupulosa.
Você pode obter a maioria dos resultados seguindo um cronograma organizado e estruturado para suas atividades diárias. Um dia na vida de um gerente de projetos bem-sucedido deve começar com a atualização de todos os e-mails e mensagens, o planejamento das tarefas e entregas diárias e a atualização da sua equipe.
Em seguida, permita que eles trabalhem de forma autônoma e participe sempre que for necessário. Enquanto estiver disponível e acessível em segundo plano para suporte e assistência, orquestre todas as atividades principais.
Documente os resultados, o progresso e as descobertas do dia ao final do dia. Colabore, comunique-se e controle como e quando for necessário.
Naturalmente, nada disso seria possível sem o conjunto certo de ferramentas. Em vez de optar por um bufê de ferramentas e tecnologias, que são ineficientes e caras, considere a possibilidade de consolidar tudo.
Uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos como, por exemplo ClickUp pode atender a todos os requisitos e atender a todas as suas necessidades comerciais. Agende uma demonstração conosco para saber mais.