Rozwój małej firmy rzadko jest procesem prostym i liniowym. Zazwyczaj dzieje się to przypadkowo.
Podejmujesz się jednego projektu, potem kolejnego i nagle nie jesteś już tylko freelancerem.
Dla Pata Hendersona, założyciela firmy Path8 Productions z siedzibą w Bostonie, przejście na pełnoprawną agencję produkcji wideo wiązało się z ukrytym kosztem: rozrostem narzędzi.
Aby nadążyć za popytem, firma Path8 musiała radzić sobie z ogromnym, niespójnym zestawem narzędzi. Korzystała z Smartsheet do zarządzania projektami, Toggl do śledzenia czasu pracy, Dropbox Paper do dokumentów oraz Slacka do komunikacji. Narzędzi było coraz więcej, ale wydajność spadała.
Oto, jak firma Path8 podeszła do wyjścia z błędnego koła, skonsolidowała swój stos technologiczny w ClickUp i odzyskała swój tydzień.
Problem ze stosem technologicznym typu „Frankenstein”
Kiedy zespół działa w szybkim tempie, oprogramowanie jest często kupowane w celu rozwiązania jednego konkretnego problemu na raz. Wynik? Sieć aplikacji, które nie chcą ze sobą współpracować.
Największym problemem dla Path8 był brak spójności między miejscem, w którym planowano pracę, a miejscem, w którym faktycznie toczyły się rozmowy.
W miarę rozwoju firmy po prostu dodawałem kolejne narzędzia. Planowanie projektów odbywało się w Smartsheet, ale nikt z zespołu tak naprawdę nie sprawdzał Smartsheet. Ludzie po prostu pisali na Slacku: „Hej, na jakim etapie jesteśmy?”. W ten sposób trzeba było aktualizować informacje w dwóch miejscach.
W miarę rozwoju firmy po prostu dodawałem kolejne narzędzia. Planowanie projektów odbywało się w Smartsheet, ale nikt z zespołu tak naprawdę nie sprawdzał Smartsheet. Ludzie po prostu pisali na Slacku: „Hej, na jakim etapie jesteśmy?”. W ten sposób trzeba było aktualizować informacje w dwóch miejscach.
W miarę rozwoju firmy po prostu dodawałem kolejne narzędzia. Planowanie projektów odbywało się w Smartsheet, ale nikt z zespołu tak naprawdę nie sprawdzał Smartsheet. Ludzie po prostu pisali na Slacku: „Hej, na jakim etapie jesteśmy?”. W ten sposób trzeba było aktualizować informacje w dwóch miejscach.
Ponieważ te oddzielne listy i narzędzia do śledzenia nie mogły się ze sobą komunikować, zespół musiał zarządzać odizolowanymi silosami informacji, co sprawiało, że utrzymanie synchronizacji cyklu pracy bez ciągłych ręcznych aktualizacji było praktycznie niemożliwe.
Podwójne wprowadzanie danych osiągnęło szczyt podczas ogromnego projektu obejmującego 30 wideo, który doprowadził starszą wersję narzędzi Path8 do granic możliwości. Zakres pracy był po prostu zbyt duży i zbyt złożony, aby można go było skutecznie zarządzać w Smartsheet.
Przeszkoda związana ze Slackiem: przełamanie lojalności wobec aplikacji
Przejście na nowe narzędzia zazwyczaj kończy się niepowodzeniem, gdy Teams nie chcą zrezygnować ze swoich ulubionych aplikacji komunikacyjnych.
Kiedy Pat zdał sobie sprawę, że zespół potrzebuje jednego źródła informacji, ClickUp był oczywistym wyborem. Jaka była jedyna poważna przeszkoda stojąca na drodze do wdrożenia? Lojalność zespołu wobec Slacka.
Najważniejsze dla mnie było Slack. Slack był po prostu świetny. Nasz zespół uwielbia Slack. Pomyślałem sobie, że możemy używać ClickUp do zarządzania projektami, ale nadal będziemy korzystać ze Slacka, bo wszyscy go uwielbiają. A potem, kiedy wszedłem do ClickUp i zobaczyłem czat, pomyślałem: „OK, to w zasadzie jest Slack. Damy radę”.
Najważniejsze dla mnie było Slack. Slack był po prostu świetny. Nasz zespół uwielbia Slack. Pomyślałem sobie, że możemy używać ClickUp do zarządzania projektami, ale nadal będziemy korzystać ze Slacka, bo wszyscy go uwielbiają. A potem, kiedy wszedłem do ClickUp i zobaczyłem czat, pomyślałem: „OK, to w zasadzie jest Slack. Damy radę”.
Co naprawdę zmieniło sytuację? Nie musieli rezygnować ze swojej historii ani kultury zespołowej, aby dokonać tej zmiany.
Zespół był w stanie zaimportować całą zawartość Slacka: importy, kanały i rozmowy, łącznie z najmniejszymi reakcjami w postaci emoji. 💪🏽
Zespół był w stanie zaimportować całą zawartość Slacka: importy, kanały i rozmowy, łącznie z najmniejszymi reakcjami w postaci emoji. 💪🏽
Pracuj mądrzej: zarządzaj ponad 50 projektami
Konsolidacja narzędzi pozwoliła nie tylko zaoszczędzić na opłatach za subskrypcję.
To zasadniczo zmieniło wydajność tego niewielkiego zespołu. Zamiast szukać briefu w jednej aplikacji, rejestrów czasu pracy w innej i prosić o aktualizacje w trzeciej, Path8 scentralizowało Wszystko. Posłuchaj, co mówi o tym zespół. 👇🏼
📖 Czytaj więcej: Dlaczego małe firmy płacą więcej za mniej
Stań się „natywnym dla AI”: bez krzywej uczenia się
Świat technologii ma obsesję na punkcie AI, ale dla właściciela małej firmy zajmującej się produkcją wideo opanowanie skomplikowanych podpowiedzi dla AI nie jest realistyczne.
Podejście Pata do AI było całkowicie pragmatyczne.
Przyznaję, że mam bardzo podstawową wiedzę. Zanim zacząłem korzystać z ClickUp, nie miałem w telefonie żadnej aplikacji opartej na AI.
Przyznaję, że jestem na bardzo niskim poziomie. Zanim miałem ClickUp, nie miałem w telefonie żadnej aplikacji AI.
Zamiast korzystać z zewnętrznych narzędzi AI, Pat wykorzystał wewnętrzną sztuczną inteligencję ClickUp, aby rozwiązać bardzo konkretny problem operacyjny: odpowiadanie na powtarzające się pytania zespołu.
Stworzył on agenta AI, który pełni rolę wewnętrznej bazy wiedzy firmy. Następnie utworzył dedykowany kanał wiadomości bezpośrednich, aby zespół mógł z nim komunikować się, nadając botowi pieszczotliwą nazwę „Mr. Systems”.
Teraz, gdy członek zespołu ma pytanie dotyczące procesu lub cyklu pracy, po prostu wysyła prywatną wiadomość do Mr. Systems. Bot natychmiast pobiera prawidłową odpowiedź bezpośrednio z dokumentacji firmowej, całkowicie wyłączając Pata z tego procesu i eliminując codzienne „obciążenie związane z przerwami” w jego harmonogramie.
📖 Czytaj więcej: Dlaczego małe firmy uwielbiają ClickUp
Jak powtórzyć powodzenie Path8: 5 szybkich przykładów wykorzystania ClickUp
Nie potrzebujesz budżetu na poziomie korporacyjnym, aby skonsolidować swój zestaw narzędzi technologicznych i stworzyć wysoce wydajny obszar roboczy.
Dzięki ClickUp Small Business Suite możesz dokładnie powielić strategię Path8 i stworzyć własne scentralizowane centrum dowodzenia.
Oto jak zaprojektować zoptymalizowany, oparty na wartościach cykl pracy dla własnego zespołu:
1. Wzmocnij potencjał swojego zespołu dzięki agentom AI
Zacznij od standardowych procedur operacyjnych (SOP) i stron wiki Twojej firmy. Dzięki funkcji Agents w ClickUp możesz przekształcić je w interaktywne, samoobsługowe bazy wiedzy.
Skorzystaj z narzędzia Agent Builder, aby opisać swoje potrzeby prostym językiem i stworzyć niestandardowego agenta, który będzie działał bezpośrednio w Twoim obszarze roboczym. Możesz też włączyć agenty z odpowiedziami kontekstowymi w swoim obszarze roboczym.
Gdy członek zespołu ma pytanie dotyczące procesu, może po prostu wysłać prywatną wiadomość do agenta, aby uzyskać precyzyjną, natychmiastową odpowiedź pochodzącą bezpośrednio z Twoich własnych dokumentów wewnętrznych. To pozwala Twojemu zespołowi samodzielnie wyszukiwać informacje i chroni cenny czas kierownictwa.
2. Zwiększ wydajność dzięki kontekstowej AI
Oprócz samodzielnych agentów, prawdziwa siła pakietu Small Business Suite polega na tym, że ClickUp Brain jest wbudowany bezpośrednio tam, gdzie faktycznie odbywa się Twoja praca.
Zamiast ręcznie przewijać długie wątki, aby nadrobić zaległości, możesz natychmiast generować aktualizacje AI w ramach poszczególnych zadań, aby dokładnie zobaczyć, co się zmieniło podczas Twojej nieobecności.
Możesz nawet zagregować te informacje, aby generować podsumowania wysokiego poziomu bezpośrednio w pulpitach nawigacyjnych do zarządzania projektami i widokach listy, dając kierownictwu jasny obraz kondycji całego portfolio w ciągu kilku sekund. Jeśli kiedykolwiek zgubisz ślad konkretnego pliku lub rozmowy, oparta na sztucznej inteligencji wyszukiwarka Enterprise Search pozwala znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz, we wszystkich zadaniach, dokumentach i czatach, zadając naturalne pytania.
Wreszcie, dzięki AI Notetaker możesz przekształcić swoje rozmowy w konkretne elementy działania – narzędzie to podsumowuje spotkania i automatycznie wyodrębnia kluczowe wnioski, przekształcając je w gotowe do wykonania zadania.
3. Stwórz połączenie czatu bezpośrednio ze swoją pracą
Utrzymanie idealnej koordynacji w zespole nie jest niemożliwym zadaniem! Wystarczy przenieść rozmowy tam, gdzie znajdują się rzeczywiste wyniki pracy.
Dzięki integracji codziennej komunikacji z czatem ClickUp każda wiadomość, krótka aktualizacja i nagranie ekranu są powiązane z odpowiednim zadaniem.
Dzięki temu każdy, kto dołącza do projektu, może od razu zapoznać się z historią i zrozumieć kontekst, co eliminuje konieczność sprawdzania różnych aplikacji do komunikacji w poszukiwaniu brakujących informacji.
4. Zaprojektuj autonomiczny proces realizacji projektów
Chcesz stworzyć wizualny, zautomatyzowany cykl pracy, który z łatwością skaluje się do kilkudziesięciu równoległych projektów?
Zacznij od dokładnego odwzorowania faz operacyjnych za pomocą niestandardowych statusów (takich jak „Tworzenie skryptu”, „W trakcie edycji” lub „Wersja do akceptacji klienta”). Następnie skorzystaj z widoku ogólnego w zadaniach ClickUp, aby kierownictwo mogło natychmiast ocenić stan każdego projektu na pierwszy rzut oka.
Na koniec dodaj automatyzacje, aby po zmianie statusu zadania odpowiedni członek zespołu był automatycznie przypisywany i powiadamiany, co zapewni płynne przekazywanie zadań.
Oto próbka cyklu pracy działu sprzedaży w praktyce. 🧰
5. Ujednolicenie operacji dzięki natywnemu śledzeniu czasu
Dzięki wbudowanej w platformę ClickUp funkcji śledzenia czasu Twoi pracownicy i freelancerzy mogą rejestrować swoje godziny bezpośrednio w ramach zadań, które aktualnie wykonują.
Ta płynna integracja zapewnia bardzo dokładne dane do planowania obciążenia, upraszcza fakturowanie klientów i gwarantuje, że każda minuta ciężkiej pracy jest uwzględniona w jednym centralnym hubie.
Podsumowanie: Przestań bawić się w przełączanie między programami
Dla niewielkiego zespołu, który chce osiągać wyniki znacznie przewyższające jego możliwości, marnowanie godzin na przełączanie się między programami nie wchodzi w grę.
Firma Path8 Productions udowodniła, że skalowanie działalności nie powinno oznaczać jedynie gromadzenia kolejnych aplikacji.
Porzucając swój „frankensteinowski” zestaw narzędzi i konsolidując 6 niepowiązanych ze sobą narzędzi w jedno, stworzyli usprawniony hub oparty na AI, który przejmuje najtrudniejsze zadania.
Teraz rutynowe zadania są zautomatyzowane, zespół jest w pełni zgrany, a Pat może wreszcie wrócić do tego, co robi najlepiej: tworzenia niesamowitych wideo!