Codzienny chaos, ciągłe powiadomienia i nadmiar komunikacji. Jeśli tak wygląda obecnie rzeczywistość Twojego zespołu, uwierz mi, nie jesteś jedyny (zwłaszcza jeśli pracujesz zdalnie!).
83% pracowników umysłowych korzysta głównie z e-maila i czatu do komunikacji zespołowej. Jednak prawie 60% ich dnia pracy traci się na przełączanie się między tymi narzędziami i wyszukiwanie informacji.
Wyzwanie: opanowanie nadmiaru komunikacji
Kilka miesięcy temu zdalny klient zgłosił się do mojego zespołu w IPM Software z problemem, który opisał jako „fajerwerki komunikacyjne”.
Nazywam się Uriel Asamoa i jestem kierownikiem zarządzania projektami w firmie IPM Software, która specjalizuje się we wdrażaniu ClickUp dla zespołów rozproszonych. Kiedy ten klient po raz pierwszy się z nami skontaktował, jego codzienna komunikacja wyglądała następująco:
- Wątki na Slacku przepełnione zgłoszeniami błędów
- Wiadomości WhatsApp z prośbą o SOP o każdej porze (w tym o 23:00 w nocy)
- Niekończące się łańcuchy e-maili, tak długie, że „mogłyby być książkami z rozdziałami”.
Ważne decyzje, aktualizacje i prośby były rozproszone między różnymi narzędziami. Menedżerowie nie mieli pełnego obrazu sytuacji. Członkowie zespołu czuli się przytłoczeni powiadomieniami. Jako kierownik projektu czułem, jak trudno było ich własnym kierownikom projektów zrozumieć, co naprawdę się dzieje.
Rozwiązanie: centralizacja i automatyzacja komunikacji wewnętrznej
Zamiast dodawać kolejne narzędzie do stosu, zaleciłem coś zupełnie przeciwnego: przenieść całą komunikację do miejsca, w którym już odbywała się ich praca — ClickUp.
Podczas webinarium społeczności ClickUp opisałem, w jaki sposób wykorzystałem ClickUp Chat i Super Agents, aby od podstaw przebudować system komunikacji tego zespołu.
Wynik? Mniej spotkań, mniej pytań typu „Gdzie jest ten link?”, a także zero utraconych zgłoszeń o wsparciu technicznym.
Pozwólcie, że udostępnię, jak to zrobiliśmy!
Cykl pracy: trzy superagenty ClickUp AI obsługujące 90% komunikacji wewnętrznej
Obecnie zespół ten rozpoczyna i kończy dzień pracy w czacie ClickUp.
Pomogłem im stworzyć trzy proste, ale potężne Super Agencje w ClickUp, które obecnie obsługują większość komunikacji wewnętrznej:
- Agent Przypomnienie Daily Ops, który zastępuje rozproszone aktualizacje standupowe
- Agent Internal Answers, który pobiera standardowe procedury operacyjne (SOP) i zasady bezpośrednio z wiki ClickUp.
- Agent obsługi zgłoszeń, który zamienia wiadomości czatu w gotowe zadania wsparcia technicznego.
Każdy agent opiera się na prostej idei: jeśli praca jest już w ClickUp — projekty, dokumenty, SOP, zadania — komunikacja dotycząca tej pracy również powinna tam mieć miejsce.
Odzwierciedla to moje podejście do rozrostu pracy: koszt przechodzenia między narzędziami to nie tylko strata czasu i nadmiar powiadomień, ale także utrata kontekstu i spowolnienie procesu podejmowania decyzji.
📮 ClickUp Insight: Wyobraź sobie, że tracisz nawet 3 godziny tygodniowo, czekając na decyzje. Tak wygląda rzeczywistość 38% pracowników. 👀Dzięki ClickUp możesz zaprojektować cykle pracy, które zapewniają ciągłość działania: automatyczne zatwierdzanie, kierowanie zadań na podstawie ról i śledzenie postępów w czasie rzeczywistym. Koniec z marnowaniem czasu na zastanawianie się, co będzie dalej. Teraz możesz liczyć na stały postęp na każdym kroku.
Agent 1: Codzienny rytuał uzgadniania działań w czacie ClickUp
Wyniki ankiety ClickUp dotyczącej efektywności spotkań wskazują, że pracownicy umysłowi mogą spędzać prawie 308 godzin tygodniowo na spotkaniach w organizacji zatrudniającej 100 osób!
Pierwszą rzeczą, którą się zająłem, było codzienne dostosowywanie działań. Chciałem to zrobić bez dodawania kolejnych spotkań, jednocześnie ograniczając rozrost narzędzi używanych przez zespół.
Ponieważ gdy aktualizacje pojawiają się w połowie w Slacku, w połowie w WhatsAppie, a czasami w e-mailu, nie ma mowy o przejrzystości. Co gorsza? W końcu całkowicie pomijasz aktualizacje, ponieważ wszystko wydaje się chaotyczne.
Współpracowałem więc z nimi, aby zastąpić ten chaos jednym rytuałem w ramach ClickUp Chat: Daily Ops Przypomnienie Agent.
Każdego ranka ten agent AI automatycznie publikuje krótką, przyjazną podpowiedź na dedykowanym kanale czatu ClickUp, prosząc wszystkich o udostępnianie:
- Nad czym pracowali wczoraj
- Co planują zrobić dzisiaj
- Wszelkie przeszkody stojące na ich drodze
Ponieważ wszystko znajduje się w jednym wątku czatu ClickUp, menedżerowie uzyskują natychmiastową widoczność w zakresie postępów i przeszkód bez konieczności przeszukiwania wielu narzędzi.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Najszybszym sposobem na zmniejszenie nadmiaru komunikacji jest zaprzestanie powtarzania kontekstu. Ponieważ każdy kanał czatu ClickUp jest bezpośrednio powiązany z Twoimi projektami, listami i zadaniami, nie potrzebujesz Slacka, aby „rozmawiać o pracy” — ponieważ już rozmawiasz w ramach pracy. Każda aktualizacja pozostaje powiązana z tym, na co ma wpływ.
Możesz również przekształcić dowolną wiadomość w zadanie ClickUp (z odpowiednią listą + właścicielem) bezpośrednio z czatu, dzięki czemu zespół nie musi przechodzić do Slacka, otwierać Jira ani kopiować i wklejać kontekstu do kolejnego narzędzia projektowego.
Podsumowanie spotkań w kilka sekund, bez konieczności organizowania spotkań
W tym miejscu ClickUp Brain, kontekstowy asystent AI ClickUp, naprawdę zmienia zasady gry.
Po nadejściu odpowiedzi ClickUp Brain może podsumować cały wątek w przejrzystym codziennym podsumowaniu, które menedżerowie mogą przeczytać w ciągu kilku minut. Zamiast odbywać dwudziestominutowe spotkania, przeglądają oni uporządkowane podsumowanie zawierające:
- Co udało się osiągnąć
- Co jest planowane
- Gdzie sprawy utknęły w martwym punkcie
⚡️ Rzeczywisty wpływ: Po wdrożeniu tego cyklu pracy spotkanie kierownictwa dotyczące uzgodnienia działań skróciło się z około dwudziestu minut do około trzech, po prostu dlatego, że wszystko, czego potrzebowali, było już dostępne w ClickUp.
Koniec z gonieniem za ludźmi, koniec z gonieniem za aktualizacjami i koniec z dwudziestominutowymi spotkaniami.
Koniec z gonieniem za ludźmi, koniec z gonieniem za aktualizacjami i koniec z dwudziestominutowymi spotkaniami.
Dla zespołu pracującego zdalnie, który już borykał się z nadmiarem powiadomień, samo to sprawiło, że codzienna praca stała się lżejsza.
Agent 2: wewnętrzny agent odpowiadający na pytania, który czyta bezpośrednio z wiki ClickUp.
Drugi agent zajmuje się powszechnym problemem, który obserwuję niemal w każdym wdrożeniu: powtarzającymi się pytaniami „Gdzie jest…?”.
Podobnie jak wiele rozwijających się zespołów, firma ta była zmuszona odpowiadać w kółko na te same pytania wewnętrzne:
- „Gdzie jest przewodnik dla nowych pracowników?”
- „Jakie są zasady dotyczące urlopów?”
- „Jak przesłać swoją kartę czasu pracy?”
Odpowiedzi technicznie istniały, w dokumentach wewnętrznych i standardowych procedurach operacyjnych, ale nikt nie chciał ich szukać, zajmując się codziennymi obowiązkami.
Więc skonfigurowałem Internal Answers Agent w ClickUp Chat, który odczytuje informacje bezpośrednio z firmowej wiki ClickUp.
Teraz, zamiast wysyłać wiadomość do kierownika, każdy może otworzyć czat ClickUp i zadać pytanie, np. „Jakie są zasady dotyczące urlopów?”. W tle agent wyszukuje odpowiednie procedury operacyjne i zasady w ClickUp Docs i odpowiada, podając jasne, zwięzłe streszczenie zasad wraz z kluczowymi szczegółami.
⚡️ Rzeczywisty wpływ: Na podstawie rozmów z zespołem szacują oni, że ten jeden agent zmniejszył liczbę powtarzających się pytań wewnętrznych o ponad połowę. Oznacza to mniej przerw dla menedżerów i znacznie mniej „szybkich pytań”, które zakłócają głęboką pracę.
🔑 Jeśli masz już wiki ClickUp lub hub SOP, ten wzorzec jest łatwy do powielenia:
- Scentralizuj zasady, instrukcje i informacje dotyczące kadr w ClickUp Dokumentach.
- Wykorzystaj ClickUp Brain i Super Agents, aby wyświetlić te informacje bezpośrednio w czacie.
- Zachęć swój zespół, aby „najpierw zapytał agenta”, zanim zwróci się do konkretnej osoby.
To podręcznikowy przykład wykorzystania kontekstowej AI do praktycznego zastosowania istniejącej wiedzy.
📮 ClickUp Insight: Niedawno odkryliśmy, że około 33% pracowników umysłowych codziennie wysyła wiadomości do 1–3 osób, aby uzyskać potrzebne informacje. A co by było, gdyby wszystkie informacje były udokumentowane i łatwo dostępne? Dzięki ClickUp Brain przełączanie się między kontekstami stanie się przeszłością. Wystarczy zadać pytanie bezpośrednio z obszaru roboczego, a ClickUp Brain pobierze informacje z obszaru roboczego i/lub połączonych aplikacji innych firm!
Agent 3: Zamiana komunikatów „strona nie działa” na prawdziwe zgłoszenia do wsparcia technicznego
Trzeci agent zamyka pętlę między komunikacją a działaniem.
Zanim wprowadziliśmy zmiany, zgłoszenia do wsparcia technicznego napływały z różnych źródeł:
- Pilny błąd pojawiał się na kanale Slack
- Wiadomość WhatsApp została wysłana do niewłaściwej osoby.
- E-mail był przekazywany trzy razy, zanim trafił do właściwego właściciela.
Nic dziwnego, że około jedna na dziesięć próśb po prostu zniknęła w chaosie.
Aby to naprawić, pomogłem zespołowi stworzyć Support Ticket Agent w ramach ClickUp Chat.
🔑 Oto jak to działa:
- Członek zespołu wysyła wiadomość na czacie ClickUp, na przykład: „Wewnętrzna strona internetowa nie działa, czy ktoś może to sprawdzić?” i dołącza zrzut ekranu jako załącznik.
- Agent AI „czyta” wiadomość jak człowiek, rozumie, że opisuje ona problem — a nie tylko pytanie — i automatycznie tworzy zgłoszenie do wsparcia technicznego w ClickUp.
- Agent pisze jasny opis, dołącza link do oryginalnej wiadomości czatu i publikuje krótkie potwierdzenie w wątku, aby zgłaszający wiedział, że zgłoszenie zostało zarejestrowane.
Z punktu widzenia zespołu, po prostu opisują oni problem na czacie. ClickUp AI wykonuje ciężką pracę, przekładając tę wiadomość na uporządkowaną pracę.
⚡️ Rzeczywisty wpływ: Po wdrożeniu tego rozwiązania firma przestała tracić około jednego na dziesięć zgłoszeń w zakresie wsparcia technicznego. Teraz Wszystko znajduje się tam, gdzie odbywa się praca — w ClickUp.
Jeśli już prowadzisz śledzenie błędów lub zgłoszeń w zadaniach ClickUp, ten wzorzec sprawia, że czat staje się bramą do uporządkowanej pracy, a nie kolejnym ślepym zaułkiem komunikacyjnym.
Dlaczego to podejście działa: komunikacja odbywa się dokładnie tam, gdzie wykonywana jest praca
Magia nie tkwi tylko w AI — tkwi ona w wyborze ClickUp jako jedynego miejsca zarówno do pracy, jak i komunikacji.
Przenosząc rozmowy do czatu ClickUp i wspierając je agentami, pomogliśmy temu zespołowi:
- Wyeliminuj powiadomienia Slack z prośbą o dokumenty
- Koniec z nocnymi wątkami na WhatsAppie o pilnych problemach
- Zastąp rozproszone codzienne aktualizacje jednym, przeszukiwalnym wątkiem czatu.
- Rejestruj każde zgłoszenie o wsparciu technicznym jako rzeczywiste zadanie
Z czasem zacząłem używać prostego motto, aby opisać to, co stworzyliśmy:
Kiedy komunikacja odbywa się tam, gdzie odbywa się praca, Teams działają szybciej, nawet nie próbując.
Kiedy komunikacja odbywa się tam, gdzie odbywa się praca, Teams działają szybciej, nawet nie próbując.
To właśnie ten rodzaj transformacji uwielbiam wprowadzać, gdy zespoły traktują ClickUp nie jako „kolejną aplikację”, ale jako ujednolicone centrum dowodzenia dla swojej pracy. Funkcje takie jak ClickUp Chat, Docs i agenci wspierani przez AI łączą komunikację wewnętrzną bezpośrednio z zadaniami, automatyzacją i raportowaniem.
Jeśli ciekawi Cię, w jaki sposób inne zespoły wykorzystują ClickUp AI i agentów do walki z rozrostem pracy, zapoznaj się z historiami, np. jak konwergencja AI rozwiązuje problem rozrostu pracy lub jak liderzy podchodzą do zarządzania zmianami związanymi ze sztuczną inteligencją za pomocą ClickUp.
Pożegnaj się z nadmiarem komunikacji: wypróbuj to w swoim obszarze roboczym
Moja najważniejsza konkluzja? Nie potrzebujesz więcej narzędzi, aby wyeliminować luki komunikacyjne. Potrzebujesz jedynie lepszego miejsca do komunikacji.
Korzystając z wzorców z tej implementacji, możesz zacząć od małych kroków i stopniowo się rozwijać:
- Zacznij od jednego rytuału dostosowywania w ClickUp Chat Utwórz codzienny kanał standup lub ops Dodaj prostego agenta AI, który publikuje codzienne przypomnienia i podsumowuje odpowiedzi
- Utwórz codzienny kanał standup lub ops
- Dodaj prostego agenta AI, który codziennie wysyła przypomnienia i podsumowuje odpowiedzi.
- Zmień istniejące dokumenty w wewnętrzny silnik odpowiedzi Scentralizuj procedury operacyjne, zasady i instrukcje w ClickUp Docs Stwórz połączenie z agentem, który wyświetla odpowiedzi w czacie, zamiast zmuszać ludzi do ręcznego wyszukiwania
- Scentralizuj standardowe procedury operacyjne, zasady i instrukcje w ClickUp Docs.
- Stwórz połączenie z agentem, który pobiera odpowiedzi do czatu, zamiast zmuszać ludzi do ręcznego wyszukiwania.
- Przekieruj problemy bezpośrednio do zadań ClickUp z czatu Zdecyduj, które rodzaje wiadomości powinny stać się zgłoszeniami (błędy, incydenty, pilne prośby) Pozwól agentowi AI automatycznie tworzyć zadania, dołączać załączniki i potwierdzać odbiór
- Zdecyduj, które rodzaje wiadomości powinny stać się zgłoszeniami (błędy, incydenty, pilne prośby).
- Pozwól agentowi AI automatycznie tworzyć zadania, dodawać załączniki i potwierdzać odbiór.
- Utwórz codzienny kanał standup lub ops
- Dodaj prostego agenta AI, który codziennie wysyła przypomnienia i podsumowuje odpowiedzi.
- Scentralizuj standardowe procedury operacyjne, zasady i instrukcje w ClickUp Docs.
- Stwórz połączenie z agentem, który pobiera odpowiedzi do czatu, zamiast zmuszać ludzi do ręcznego wyszukiwania.
- Zdecyduj, które rodzaje wiadomości powinny stać się zgłoszeniami (błędy, incydenty, pilne prośby).
- Pozwól agentowi AI automatycznie tworzyć zadania, dodawać załączniki i potwierdzać odbiór.
W miarę udoskonalania tych cykli pracy zaczniesz dostrzegać tę samą zmianę, jaką zauważył nasz klient: mniej narzędzi, mniej chaosu i więcej czasu poświęconego na rzeczywiste wykonywanie zadań.
Co trzeba zrobić, żeby zacząć? Załóż darmowe konto ClickUp! ✨
Uriel Asamoa jest kierownikiem projektów w IPM Software, partnerem wdrożeniowym ClickUp, pomagającym zespołom osiągnąć przejrzystość, spójność i automatyzację. Specjalizuje się w tworzeniu rozwiązań ClickUp, które eliminują chaos komunikacyjny, usprawniają codzienne operacje i zwiększają wydajność — bez dodawania kolejnych narzędzi.