Dlaczego zarządzanie zmianą jest obecnie czynnikiem decydującym, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej
Jeśli obecnie kierujesz zespołem lub organizacją, wiesz, że grunt pod Twoimi stopami się zmienia.
Tempo zmian w miejscu pracy jest nieustanne, zwłaszcza jeśli chodzi o transformację AI. Spędziłem swoją karierę pomagając organizacjom w dostosowywaniu się i mogę z całą pewnością stwierdzić, że prawdziwą różnicą między zespołami, które odnoszą sukcesy, a tymi, które pozostają w tyle, nie jest zestaw narzędzi, ale skuteczność zarządzania zmianami.
A pilna potrzeba właściwego działania nigdy nie była większa.
Bez odpowiedniego zarządzania zmianami inwestycja w nową technologię nie przyniesie oczekiwanych wyników. Liderzy muszą dogłębnie przemyśleć, jak praca jest zrobiona, jak zespoły współpracują oraz sposób tworzenia wartości dzięki nowym narzędziom.
Stawka jest wyższa niż kiedykolwiek, a pilna potrzeba właściwego zarządzania zmianami związanymi z /AI nigdy nie była większa.
Rozproszenie pracy: ukryty koszt fragmentacji
Przed dołączeniem do ClickUp zarządzałem systemami biznesowymi w dużej firmie z branży opieki zdrowotnej. Dysponowaliśmy wszystkimi możliwymi narzędziami SaaS, w tym platformami do księgowości, kadr, inżynierii, marketingu i inwestycji.
Każdy zespół miał swoje ulubione rozwiązania i żadna z tych osób nie komunikowała się ze sobą. Wynik? Ciągłe wąskie gardła, stracony czas i nieustanne przerwy w działaniu IT tylko po to, aby uzyskać aktualne informacje o statusie.
To jest rozrost pracy: rozprzestrzenianie się niepołączonych narzędzi, fragmentaryczne cykle pracy i utrata kontekstu — przeszkoda w skutecznym zarządzaniu zmianami. Ujęcie tego jako problem informatyczny mija się z celem. Jest to po prostu problem biznesowy.
Gdy informacje są rozproszone, a zespoły przełączają się między systemami, spada wydajność, hamuje się innowacyjność i maleje zaangażowanie
Powoduje to również ogromne straty finansowe: 2,5 biliona dolarów utraconej globalnej wydajności.
Nawet gdy firmy próbują to naprawić, wdrożenia często kończą się niepowodzeniem.
Kiedy próbowaliśmy wdrożyć Jira do marketingu w mojej poprzedniej firmie, zespół sumiennie uczestniczył w szkoleniu, ale potem wrócił do swoich tablic. Dlaczego? Ponieważ nie wyjaśniliśmy, dlaczego zmiana ma znaczenie, w jaki sposób im pomoże i jakie wsparcie otrzymają.
Wdrożenie nie powiodło się nie dlatego, że narzędzia nie działają, ale dlatego, że ludzie nie widzą, jak zmiana tworzy połączenie z ich codzienną pracą.
Wyścig ku konwergencji: dlaczego kontekst jest wszystkim
Harvard Business Review odkryło, że pracownicy spędzają 61% swojego czasu na przekazywaniu informacji, wyszukiwaniu ich lub aktualizowaniu w różnych narzędziach.
Każdego dnia pojawiają się nowe narzędzia i technologie, które obiecują ułatwić pracę, ale większość organizacji kończy z większą liczbą silosów i większą złożonością. Prawdziwy przełom następuje, gdy zintegrować pracę, wiedzę i kontekst w jednym miejscu — jest to podstawowa zasada powodzenia zarządzania zmianą i transformacji AI.
Prawda jest taka, że sztuczna inteligencja, automatyzacja i transformacja cyfrowa są tak potężne, jak kontekst, do którego mają dostęp. Jeśli musisz za każdym razem ręcznie zasilać swoje narzędzie AI, nadal wykonujesz podwójną pracę. Przyszłość należy do organizacji, które ujednolicają kontekst — gdzie praca, wiedza i dane współistnieją, a inteligencja może działać płynnie w ramach rzeczywistych cykli pracy. I ta przyszłość nadchodzi, niezależnie od tego, czy jesteś na nią gotowy, czy nie.
Aby zrozumieć rzeczywisty wpływ fragmentarycznych przepływów pracy, przeprowadziliśmy niedawno ankietę wśród pracowników wiedzy na temat tego, w jaki sposób przekształcają oni rozmowy w elementy. Wyniki ujawniają istotną lukę: większość zespołów nadal polega na ręcznych lub niespójnych metodach śledzenia kolejnych kroków, a bardzo niewiele z nich korzysta z dedykowanych narzędzi do zarządzania projektami. Ten brak struktury oznacza, że ważne zadania często umykają uwadze, utrudniając zespołom zachowanie spójności i wydajności.
W ClickUp jest to nasza gwiazda przewodnia. Nasza firma została założona, aby zwiększyć wydajność ludzi, a aby to osiągnąć, wykraczamy poza tworzenie funkcji, aby stworzyć fundament, w którym kontekst jest ujednolicony, cykle pracy są połączone, a zespoły mogą działać szybciej i z mniejszym oporem. Organizacje, które działają już teraz — przełamują bariery i konwergują swoją pracę — będą definiować następną dekadę.
Najpierw jednak musisz zrozumieć, na jakim etapie obecnie się znajdujesz. W tym pomoże Ci matryca transformacji AI.
Matryca transformacji AI: diagnozowanie aktualnej sytuacji
Aby pomóc organizacjom dostrzec, gdzie się znajdują i dokąd powinny zmierzać, korzystam z matrycy transformacji AI — praktycznego narzędzia służącego do diagnozowania aktualnego stanu i wytyczania ścieżki rozwoju.
oto wizualna reprezentacja matrycy transformacji AI: *
Cztery kwadranty matrycy transformacji AI
- Niski kontekst, niska konwergencja: od tego zaczyna większość organizacji. Narzędzia są rozdrobnione, dane rozproszone, a inteligencja podlega limitowi, czyli jest ograniczona do izolowanych projektów pilotażowych. Ręczne rozwiązania są normą, a każda nowa inicjatywa przypomina odkrywanie Ameryki
- Wysoki kontekst, niska konwergencja: Niektóre zespoły dysponują bogatymi danymi i głęboką wiedzą specjalistyczną, ale pozostają one zamknięte w silosach. Projekty mogą wydawać się obiecujące, ale ich skalowanie jest niemożliwe, ponieważ kontekst nie zachodzi w całej organizacji
- Niski kontekst, wysoka konwergencja: W tym przypadku zunifikowano narzędzia, ale dane i wiedza, które napędzają inteligencję, są nadal ubogie lub nieaktualne. Automatyzacja jest możliwa, ale wyniki są ogólne i nie mają wpływu, ponieważ nadal brakuje kontekstu
- Wysoki kontekst, wysoka konwergencja: To jest cel. Praca, wiedza i kontekst są ujednolicone. Inteligencja działa w ramach rzeczywistych cykli pracy, dostarczając dostosowane do potrzeb informacje i automatyzacje, które faktycznie mają znaczenie. Zespoły poświęcają mniej czasu na wyszukiwanie, a więcej na tworzenie wartości
Zacznij więc od szczerej odpowiedzi na pytanie: Gdzie jestem w tej matrycy? Z mojego doświadczenia wynika, że większość firm uważa, iż są dalej, niż są w rzeczywistości.
Kolejne pytanie brzmi: Jak iść naprzód? W tym miejscu zarządzanie zmianą staje się pomostem.
Od diagnozy do działania: dlaczego zarządzanie zmianą jest pomostem
Zrozumienie swojego miejsca w matrycy to dopiero początek.
Prawdziwym wyzwaniem — i szansą — jest przejście do prawego górnego kwadrantu, strefy charakteryzującej się wysokim kontekstem i wysoką konwergencją.
Warto powtórzyć, że sama technologia nie wystarczy, aby osiągnąć ten cel. Ale ludzie – tak.
Droga od fragmentacji do konwergencji, od izolowanych danych do ujednoliconego kontekstu, jest zasadniczo drogą ludzi — i podstawą każdej skutecznej strategii transformacji cyfrowej.
*Wymaga to zmiany sposobu myślenia, wykształcenia nowych nawyków i stworzenia warunków do trwałych zmian. Nawet najbardziej zaawansowane narzędzia na świecie nie przyniosą wyników, jeśli Twoje zespoły nie zaakceptują tej idei i nie commit do jej realizacji. Potrzebni są również liderzy, którzy będą dawać przykład, oraz elastyczne procesy wspierające ciągłe doskonalenie.
Opiszę to za pomocą czterech filarów zarządzania zmianą — dźwigni, które sprawiają, że organizacje przechodzą od wiedzy o tym, co należy zmienić, do rzeczywistego wprowadzenia zmian.
Cztery filary zarządzania zmianą i sposób ich wdrażania w ClickUp
Oto jak cztery filary zarządzania zmianą sprawdzają się w praktyce.
1. Sponsorowanie przez kadrę kierowniczą: podstawa
Zmiany zaczynają się na szczycie. Najlepsi liderzy nie tylko zatwierdzają zmiany, ale także angażują się w nie. Korzystają z platformy, poznają jej specyfikę i wartość, a następnie przekazują swoją wizję i zapewniają zespołom wszystko, czego potrzebują. Wsparcie kierownictwa ma widoczność, wyraźne i ciągłe.
Jak to wygląda w ClickUp:
- Nasz dyrektor generalny i dyrektor operacyjny regularnie uczestniczą w inicjatywach związanych z AI, udostępniają własne cykle pracy i świętują sukcesy w kanałach obejmujących całą firmę
- Kierownictwo „przekłada słowa na czyny”, wykorzystując ClickUp i narzędzia AI w swojej codziennej pracy oraz udostępniając wyniki
- Kiedy kadra kierownicza daje przykład zaangażowania, ustawia to standard dla wszystkich pozostałych pracowników
Kroki prowadzące do uzyskania wsparcia kierownictwa:
- Zabezpiecz widoczne wsparcie ze strony kierownictwa wyższego szczebla
- Opracuj jasną strategię komunikacyjną dla liderów, aby mogli przekazać powody zmian i oczekiwane korzyści
- Przeznacz niezbędny czas, budżet i personel, aby wdrożenie zakończyło się powodzeniem
- Stwórz liderom możliwość korzystania z nowych narzędzi i aktywnego udostępniania swoich doświadczeń
2. Zaangażowanie zespołu: angażuj się wcześnie i często
Zmiany narzucone odgórnie rzadko się przyjmują. Najlepsze wyniki osiąga się, gdy zespoły od początku czują się z nimi w posiadaniu. Zaangażuj członków zespołu na wczesnym etapie, zaproś ich do przetestowania nowych zmian i stwórz pętle informacji zwrotnej, gdy zgłaszają sugestie dotyczące ulepszeń. Następnie poproś ich, aby pokazali, w jaki sposób zmiany wpływają na ich pracę w znaczący sposób.
Jak to wygląda w ClickUp:
- Organizujemy ogólnofirmowe konkursy AI, w których każdy, z dowolnego działu, może zgłosić własne cykle pracy oparte na AI
- Zwycięskie przesłane są prezentowane na naszych głównych kanałach czatu, aby inspirować innych i rozpowszechniać pomysły
- Udział obejmuje sprzedaż, finanse, operacje personalne i marketing — nie tylko produkty i inżynierię
Kroki prowadzące do uzyskania poparcia zespołu:
- Zaangażuj członków zespołu na wczesnym etapie wdrażania i podejmowania decyzji
- Stwórz otwarte kanały komunikacji, aby pracownicy mogli udostępniać swoje opinie, obawy i sugestie
- Wykorzystaj informacje zwrotne, aby udoskonalić cykle pracy i wykazać się responsywnością
- Wyjaśnij jasno, jak zmiany wpływają na codzienną pracę i odpowiedz na pytanie „co mi to daje?”
- Publicznie doceniaj wkład pracowników, nawet jeśli nie wszystkie sugestie zostaną przyjęte
3. Zidentyfikuj swoich liderów: wypełnij lukę
Champions to agenci zmian w Twojej organizacji, którzy tworzą połączenie kierownictwa z resztą organizacji. Są powszechnie szanowani, innowacyjni i doskonale znają się na tym, jak faktycznie jest zrobione. Champions nie tylko propagują zmiany — budują, rozwiązują problemy i budują zaufanie do procesu zmian.
Jak to wygląda w ClickUp:
- Liderzy przewodzą z pierwszej linii, zakasując rękawy, aby pomóc członkom zespołu wdrożyć nowe narzędzia
- Wraz z moim zespołem organizujemy cotygodniowe warsztaty i webinaria, podczas których zarówno doświadczeni użytkownicy, jak i nowicjusze mogą się uczyć, zadawać pytania i uzyskać praktyczne wsparcie
- Kiedy zespoły napotykają przeszkody, liderzy i członkowie mojego zespołu wykonują krok, aby rozwiązywać problemy, wspólnie tworzyć cykle pracy i udostępniać najlepsze praktyki
kroki wzmacniające pozycję liderów:*
- Wybierz szanowanych, innowacyjnych liderów posiadających rozległą wiedzę na temat cyklu pracy
- Zaangażuj ich jako konsultantów, twórców i promotorów zmian
- Zaangażuj liderów na wczesnym etapie sesji szkoleniowych i zadbaj o ich obecność podczas wdrażania nowych rozwiązań
- Wzmocnij pozycję liderów, aby wzmocnili przekaz, rozwiały obawy i modelowali przyjęcie zmian
- Upewnij się, że liderzy pełnią rolę aktywnych ambasadorów zmian w całej organizacji
4. Postaw na stopniowe zmiany: nabierz rozpędu
Próba zmiany wszystkiego naraz powoduje opór. Dynamika rośnie, gdy zespoły mogą bezpiecznie eksperymentować, personalizować swoje doświadczenia i świętować postępy na każdym etapie.
Jak to wygląda w ClickUp:
- Każdy konkurs AI koncentruje się na jednym cyklu pracy lub problemie biznesowym, z iteracyjnymi ulepszeniami w miarę upływu czasu
- Teams są zachęcane do personalizacji swoich doświadczeń, z jasnymi granicami tego, co można, a czego nie można zmienić
- Użytkownicy tworzą widoki prywatne dostosowane do swoich potrzeb, zachowując jednocześnie zgodność ze standardami organizacyjnymi
- Małe sukcesy są świętowane w kanałach obejmujących całą firmę, co wzmacnia poczucie postępu jako ciągłej podróży
kroki prowadzące do stopniowych zmian:*
- Wprowadzaj zmiany w łatwych do opanowania etapach, aby nabrać rozpędu
- Pozwól zespołom testować nowe funkcje i sugerować ulepszenia
- Ustal granice dla elastycznych i stałych cykli pracy
- Umożliwiaj personalizację dzięki widokom prywatnym i bezpiecznym eksperymentom
- Współpracuj z liderami, aby promować wdrażanie i normalizować zmiany jako praktykę udostępnianą
Rola menedżera: przekładanie wizji na działania
Wielcy liderzy dają przykład, a menedżerowie są podstawą każdej transformacji. W ClickUp od menedżerów oczekuje się, że będą komunikować „dlaczego” i „jak”, ułatwiać przekazywanie informacji zwrotnych oraz modelować zachowania, których oczekują od członków swojego zespołu.
Jak to wygląda w ClickUp:
- Menedżerowie nie są biernymi obserwatorami. Uczestniczą w warsztatach, udostępniają własne sukcesy w zakresie cyklu pracy i zachęcają swoje zespoły do zgłaszania się do konkursów
- Oferują wsparcie liderom, tworzą bezpieczne przestrzenie do eksperymentów i sami korzystają z nowych narzędzi
Kroki dla menedżerów:
- Jasno wyjaśnij cel i proces zmian
- Ułatwiaj otwarte przekazywanie opinii i reaguj na zgłaszane problemy
- Korzystaj z nowych narzędzi i procesów wraz ze swoimi zespołami
- Wsparcie i współpracuj z liderami
Rola menedżera ds. powodzenia klienta
Kiedy pomagamy naszym klientom we wdrożeniu ClickUp, proces, do którego zachęcamy, jest taki sam. W tym przypadku nasi menedżerowie ds. sukcesu klienta (CSM) są kluczowymi partnerami w transformacji.
Jak to wygląda w ClickUp:
- Nasi specjaliści ds. obsługi klienta świadczą usługi doradcze, pomagają w planowaniu i udostępniają najlepsze praktyki
- Wpływają one na wyniki biznesowe, ułatwiają przeglądy wykonawcze i zapewniają zespołom dostęp do szkoleń i zasobów
- Pomagają nam śledzić wskaźniki KPI, prowadzić programy „szkolenia trenerów” oraz zapewniają połączenie z nowymi funkcjami i webinarami
kroki pozwalające wykorzystać potencjał CSM:*
- Skorzystaj z usług doradczych w zakresie zarządzania i najlepszych praktyk
- Opracuj niestandardowe plany powodzenia i przeszkol wewnętrznych trenerów
- Wykorzystaj wskaźniki KPI i raportowanie, aby śledzić postępy
- Skorzystaj z dostępnych zasobów, takich jak szkolenia i webinaria
Planowanie powodzenia: na czym należy się skupić
Powodzenie wdrożeń nie jest wynikiem przypadku ani dobrych intencji. Muszą być zaprojektowane i opracowane strategicznie.
Jak to wygląda w ClickUp:
- Planujemy wdrożenia etapami, z jasno określonymi kamieniami milowymi i komunikacją
- Wcześnie identyfikujemy ograniczenia — takie jak ograniczone zasoby, wyzwania techniczne lub konkurencyjne priorytety — i bezpośrednio się nimi zajmujemy
- Definiujemy MVP dla każdej inicjatywy, ustalamy mierzalne cele i tworzymy wielofunkcyjne zespoły projektowe
*kroki do planowania powodzenia
- Zdecyduj się na jednorazowe uruchomienie lub stopniowe wdrażanie w oparciu o gotowość organizacyjną
- Wyznaczaj realistyczne kamienie milowe i jasno je komunikuj
- Wcześnie identyfikuj potencjalne przeszkody
- Wyjaśnij, co oznacza „minimalny produkt” dla Twojej transformacji
- Ustal mierzalne cele dla nowego systemu lub procesu
- Zbierz wielofunkcyjny zespół, w skład którego wejdą sponsor, liderzy, kierownicy ds. wdrożeń, wsparcie szkoleniowe i testerzy
Wbudowanie inteligencji w zmiany
Jedną z największych przeszkód w zmianie nie jest bezpośredni opór, ale tarcia. Ludzie chcą przyjąć nowe sposoby pracy, ale jeśli oznacza to więcej kroków, więcej narzędzi lub więcej kosztów ogólnych, mają tendencję do powrotu do starych, wygodnych nawyków.
W tym miejscu ClickUp Brain i ClickUp Brain Max zmieniają zasady gry. Zamiast wymagać od zespołów zapamiętywania nowych procesów, ClickUp osadza inteligencję bezpośrednio w codziennych cyklach pracy.
- clickUp Brain * umożliwia powszechne wyszukiwanie wiedzy w zadaniach, dokumentach i komentarzach. Zamiast pytać „Gdzie jest ta aktualizacja?”, zespoły po prostu pytają Brain i natychmiast otrzymują odpowiedź
- clickUp Brain MAX idzie jeszcze dalej — rejestruje aktualizacje za pomocą wprowadzania głosowego, zamienia notatki w elemy do wykonania*, a nawet automatycznie wyświetla pilne zadania
Obniżając obciążenie poznawcze i ułatwiając podejmowanie właściwych działań, nowe nawyki utrwalają się w naturalny i trwały sposób.
Wnioski z pierwszej linii frontu
Zarządzanie zmianami nie jest listą kontrolną; to ciągła praca — słuchanie, powtarzanie i świętowanie sukcesów. W ClickUp organizowaliśmy konkursy AI, oferowaliśmy zachęty i informowaliśmy o sukcesach w kanałach obejmujących całą firmę. Jednak największy wpływ ma budowanie nawyków i pokazywanie zespołom, w jaki sposób narzędzie rozwiązuje ich konkretne problemy związane z pracą. Nic nie działa tak dobrze, jak widok, jak problem rozwiązuje się na twoich oczach.
Jednym z moich ulubionych momentów było wydarzenie Secret Supper w Meksyku. Zaprezentowałem automatyzację cyklu pracy służącą do oceny rozmów sprzedażowych i generowania zawartości kampanii. Obserwowanie, jak ludzie zdają sobie sprawę, że „to faktycznie rozwiązuje mój problem”, było punktem zwrotnym.
To właśnie te momenty olśnienia napędzają rzeczywiste wdrożenie.
Pilna potrzeba działania
Coraz szybszy postęp w kierunku konwergencji kontekstu — łączenia cykli pracy, kontekstu i AI — oznacza, że szansa na uzyskanie przewagi konkurencyjnej maleje. Organizacje, które traktują zarządzanie zmianą jako strategię, a nie dodatek, wyprzedzą pozostałe.
Jeśli rozpoczynasz własną transformację, nie czekaj. Zacznij od małych kroków, świętuj sukcesy, wzmacniaj pozycję swoich liderów i nigdy nie trać z oczu ludzi, którzy są sercem zmian. Organizacje, które podejmują działania już teraz — te, które ujednolicają kontekst pracy, ograniczają jej rozproszenie i napędzają transformację AI — będą definiować przyszłość pracy.
Stwórzmy razem coś lepszego.