Jak naprawdę wygląda rozrost pracy
W swojej karierze pomagałem organizacjom uporządkować chaos związany z rozrostem pracy. Nie jest to problem teoretyczny — to codzienna rzeczywistość zespołów tonących w ręcznych procesach, starszych wersjach systemów i mozaice niepołączonych narzędzi. Widzę ból w ich oczach, kiedy opisują kolejny dzień stracony na aktualizacje statusu, kolejny projekt zniweczony przez nieporozumienia, kolejną straconą szansę, ponieważ informacje utknęły w silosie.
Koszt rozproszenia pracy
Podajmy konkretną liczbę: 2,5 biliona dolarów utraconej wydajności rocznie. Ale za tą liczbą stoją prawdziwi ludzie — zespoły, które chcą wykonywać znaczącą pracę, ale utknęły w chaosie zarządzania.
Moje miejsce w pierwszym rzędzie: historie z pola
Przełomowy moment dla VaynerMedia
Jedną z historii, do której ciągle wracam, jest prezentacja, którą przeprowadziłem z VaynerMedia. Oceniali oni ClickUp, a ja byłem tam, aby omówić zarządzanie zasobami — szczerze mówiąc, trudny obszar, ponieważ nadal pracujemy nad niektórymi funkcjami. Ale kiedy pokazałem im, jak ich zespół może faktycznie wykonywać pracę w ClickUp — nie tylko rejestrować godziny lub aktualizować statusy, ale także współpracować, tworzyć i realizować zadania — coś zaskoczyło.
Ich mistrzyni, Mika, zatrzymała mnie:
„Chwila, ludzie naprawdę robią tu pracę?”
Ta chwila zatrzymania się, ta świadomość, jest tym, co mnie napędza. To moment, w którym ktoś dostrzega, że konwergencja jest nie tylko możliwa — ona już się dzieje.
Niestandardowi klienci podzieleni: przytłoczeni lub nadmiernie rozbudowani
Codziennie rozmawiam z dwoma rodzajami klientów niestandardowych.
Pierwsza grupa jest przytłoczona ręcznymi procesami. Wiedzą, że coś jest nie tak, ale nie wiedzą, od czego zacząć. Tkwią w starym sposobie działania, trzymając się funkcji starszych wersji narzędzi PMO, ponieważ „zawsze tak zrobiliśmy”
Druga grupa znajduje się na drugim końcu spektrum — jej członkowie chcą budować własne rozwiązania AI od podstaw. Dysponują inżynierami, ambicjami i prawdziwą motywacją do wprowadzania innowacji, ale to, co zaczyna się jako postęp, szybko przeradza się w plątaninę narzędzi, które nie komunikują się ze sobą. Nie jest to już tylko rozrost pracy — jest to rozrost AI. Różne modele, niepowiązane wyniki i brak udostępnianego kontekstu. Widziałem, jak hamowało to tempo rozwoju.
Obu grupom brakuje tego samego: konwergencji.
Siła połączenia wszystkiego — kontekstu, komunikacji, realizacji — w jednym, zunifikowanym obszarze roboczym i platformie.
Sztuka możliwości: dlaczego konwergencja /AI polega na nauczaniu, a nie sprzedaży
Kiedy spotykam liderów po raz pierwszy, mówię im, że moja praca nie polega na sprzedaży oprogramowania. Polega ona na nauczaniu sztuki możliwości. Chcę, aby zrozumieli, że platforma zwiększająca wydajność to nie tylko narzędzie do zarządzania projektami z dodaną sztuczną inteligencją. To nowy sposób pracy — przejście od kręcenia talerzami do budowania czegoś trwałego.
Konwergencja: antidotum na rozproszenie pracy
Dlaczego więcej narzędzi pogarsza sytuację?
Obserwowałem, jak organizacje próbują rozwiązać problem rozrostu pracy, kupując kolejne narzędzia. Uważają, że kolejna aplikacja lub funkcja /AI będzie panaceum. Jednak każde nowe rozwiązanie punktowe to tylko kolejna rzecz do ogarnięcia — kolejny przykład rozrostu narzędzi, który prowadzi do utraty kontekstu i fragmentarycznej realizacji zadań.
Konwergencja ma inne znaczenie: polega na zniesieniu barier, połączeniu punktów i umożliwieniu zespołom życia i pracy w jednym miejscu. Osiągając konwergencję, zyskujesz nie tylko wydajność, ale także przejrzystość, dynamikę i przestrzeń dla prawdziwych innowacji.
Konwergencja nie polega na dodawaniu kolejnych narzędzi. Chodzi o to, aby w końcu połączyć moja pracę, dane i rozmowy.
Konwergencja nie polega na dodawaniu kolejnych narzędzi. Chodzi o to, aby w końcu połączyć moja pracę, dane i rozmowy.
Jak wygląda prawdziwa integracja AI
Podam konkretny przykład. Niedawno współpracowałem z klientem, który korzystał z trzech różnych narzędzi do zarządzania rozmowami sprzedażowymi, śledzenia opinii klientów i przypisywania działań następczych. Ręcznie kopiowali notatki z Gong, aktualizowali Gainsight, a następnie wysyłali zadania przez e-mail.
Kiedy przenieśliśmy wszystko do ClickUp, automatyzacje oparte na AI zaczęły transkrybować rozmowy, oznaczać zadania do wykonania i przypisywać działania następcze — wszystko w jednym miejscu.
Koniec z kopiowaniem i wklejaniem. Koniec z utratą kontekstu między systemami. ✅
Zespół mógł obserwować całą ścieżkę klienta, współpracować w czasie rzeczywistym i skupić się na budowaniu powiązań zamiast na zarządzaniu logistyką.
Jak zintegrowane obszary robocze oparte na AI rozwiązują problem rozproszenia pracy
Nauczyłem się, że nie da się rozwiązać problemu rozproszenia pracy poprzez dodawanie kolejnych narzędzi. Rozwiązuje się go poprzez ograniczenie liczby miejsc, w których praca może się ukrywać.
Właśnie to tworzymy w ClickUp — i właśnie z tego korzystam na co dzień. Dzięki ClickUp Brain nie muszę przeskakiwać między aplikacją do robienia notatek, menedżerem zadań i redaktorem dokumentów. Mogę podsumować spotkanie, przekształcić je w elementy do wykonania i faktycznie posunąć sprawy do przodu — bez opuszczania miejsca pracy. Ponieważ sztuczna inteligencja rozumie kontekst, w którym pracuję, wydaje się ona mniej narzędziem, a bardziej członkiem zespołu. Na tym polega różnica, jaką wprowadza kontekstowa sztuczna inteligencja — nie tylko generuje, ale także współpracuje.
Jedną z rzeczy, które uważam za zaskakująco cenne, jest możliwość przełączania się między dużymi modelami językowymi w ClickUp Brain. Czasami potrzebuję szybkości. Innym razem ważniejszy jest ton lub głębia. Taka elastyczność — bez konieczności przełączania się między platformami — sprawia, że AI wydaje się mniej dodatkiem, a bardziej prawdziwym współpracownikiem.
A potem jest jeszcze Talk to Text . To mnie zaskoczyło. Kiedyś traciłem pomysły między spotkaniami — świetne myśli, do których nigdy nie wracałem. Teraz po prostu wypowiadam je na głos, a one zamieniają się w zadania lub dokumenty bezpośrednio w ClickUp. Bez pisania. Bez ścigania. Po prostu... są. Dzięki ClickUp Brain Max na pulpicie doświadczenie to staje się jeszcze bardziej wyraźne — każdy wypowiedziany pomysł natychmiast trafia we właściwe miejsce, gotowy do realizacji.
To część, która najbardziej przemawia do innych liderów, z którymi rozmawiam. Wszyscy borykają się z problemem zbyt dużej liczby narzędzi i braku czasu. Jednak kiedy widzą możliwości, jakie daje konwergencja — kiedy praca, kontekst i AI pojawiają się w jednym miejscu — coś się zmienia. Przestają zadawać pytanie „jak naprawić ten chaos?” i zaczynają pytać „co moglibyśmy zbudować, gdyby nie przeszkadzało nam to?”
Wtedy wiem, że to zauważyli.
Wyzwanie związane z zarządzaniem zmianami wynikające z rozproszenia pracy
Dlaczego tak trudno jest odejść od starszych wersji systemów?
Zarządzanie zmianami to najtrudniejsza część mojej pracy. Rozumiem, dlaczego organizacje trzymają się starszych wersji systemów — są one znane, a nawet dają poczucie komfortu. Ale komfort to wróg postępu.
Widziałem, jak zespoły zmieniają się, gdy w końcu się poddają. Odzyskują czas, zmniejszają tarcia i uwalniają kreatywność, eliminując główny czynnik obniżający wydajność w zespołach. Ale potrzeba odwagi, aby zakwestionować status quo i przyznać, że to, co doprowadziło cię do tego miejsca, nie zaprowadzi cię tam, gdzie chcesz dotrzeć.
Praktyczna lista kontrolna dotycząca wprowadzania zmian
Słuchaj i dostosowuj się: Poproś o opinie i bądź gotowy dostosować swoje podejście. Zacznij od jednego procesu: Nie próbuj zmieniać wszystkiego naraz. Wybierz problem i go rozwiąż. Pokaż, nie opowiadaj: Zademonstruj wpływ konwergencji na rzeczywistych przykładach z własnego zespołu. Świętuj małe zwycięstwa: Zmiany są trudne — doceniaj postępy i udostępniaj historie powodzenia
Stopniowe wdrażanie: spotkanie z ludźmi tam, gdzie się znajdują
Jedną z rzeczy, których się nauczyłem, jest to, że nie można wymusić zmian.
Musisz organizować spotkania z ludźmi tam, gdzie się znajdują. Czasami oznacza to rozpoczęcie od małych kroków — zastąpienie jednego starszej wersji narzędzia, automatyzację jednego procesu, pokazanie jednemu zespołowi, co jest możliwe.
Każdy krok w kierunku konwergencji jest krokiem w kierunku ograniczenia rozproszenia pracy. A kiedy ludzie dostrzegą różnicę, nie chcą już wracać do poprzedniego stanu.
📮 ClickUp Insight: 1 na 4 pracowników używa co najmniej czterech narzędzi tylko po to, aby stworzyć kontekst w pracy. Kluczowe informacje mogą być ukryte w e-mailu, rozwinięte w wątku na Slacku i udokumentowane w oddzielnym narzędziu, co zmusza zespoły do marnowania czasu na poszukiwanie informacji zamiast wykonywania pracy.
ClickUp łączy cały cykl pracy w jedną zunifikowaną platformę. Dzięki funkcjom takim jak ClickUp E-mail Zarządzanie Projektami, ClickUp Chat, ClickUp Dokumenty i ClickUp Brain wszystko pozostaje połączone, zsynchronizowane i natychmiast dostępne. Pożegnaj się z „pracą nad pracą” i odzyskaj swój wydajny czas.
💫 Rzeczywiste wyniki: Dzięki ClickUp zespoły mogą odzyskać ponad 5 godzin tygodniowo — czyli ponad 250 godzin rocznie na osobę — eliminując przestarzałe procesy zarządzania wiedzą. Wyobraź sobie, co Twój zespół mógłby osiągnąć, mając dodatkowy tydzień wydajności w każdym kwartale!
Rada dla liderów: nie zadowalaj się mniej
Koszt bezczynności
Jeśli jesteś liderem, oto moje wyzwanie: nie zadowalaj się tym, co masz. Nie pozwól, aby inercja dyktowała Twoją przyszłość. Rozproszenie pracy nie jest nieuniknione. Konwergencja jest w zasięgu ręki, ale musisz jej chcieć.
Zadaj sobie pytanie: czy budujesz przyszłość, czy tylko podtrzymujesz przeszłość? Czy wzmacniasz swoje zespoły, czy zmuszasz je do dostosowywania się do Twoich systemów?
Budowanie kultury ciągłego doskonalenia
Najlepsi liderzy, jakich znam, promują kulturę ciągłego doskonalenia. Zachęcają do eksperymentowania, nagradzają ciekawość i nie boją się rezygnować z tego, co wygodne.
AI i konwergencja to nie tylko kwestia technologii — to także sposób myślenia. To wiara, że praca może być lepsza, a następnie ciężka praca, aby tak właśnie było.
Perspektywy na przyszłość: przyszłość pracy opiera się na konwergencji
Jak będą ewoluować role i zespoły
Wraz ze zanikiem rozrostu pracy widzę ewolucję roli. Będziemy potrzebować więcej „menedżerów agentów” — osób, które potrafią koordynować współpracę między AI a ludźmi. Inżynieria podpowiedzi stanie się podstawową umiejętnością. Zespoły będą mniejsze, bardziej zwinne i skoncentrowane na wynikach, a nie tylko na produktach.
👉 Moje wezwanie do działania
Jeśli to czytasz, to znaczy, że już myślisz o tym, co dalej. Moja rada: zrób pierwszy krok. Podważ swoje założenia. Spróbuj czegoś nowego.
Rozproszenie pracy to problem, który możemy rozwiązać — razem. Konwergencja jest sposobem, w jaki to osiągamy.