Jak osiągnąć powodzenie w wykorzystaniu AI do przeglądu umów

Według badania przeprowadzonego w 2025 r. przez LegalOn Technologies wśród 286 prawników, zespoły prawne poświęcają średnio około 3,2 godziny na przegląd jednej umowy. W przypadku organizacji przetwarzających setki umów rocznie, koszty szybko się sumują: tysiące godzin poświęcone na powtarzalną analizę dokumentów, która nadal nie pozwala wychwycić krytycznych problemów.

W tym przewodniku wyjaśniono, jak wdrożyć AI do przeglądu umów w sposób, który sprawdza się w praktyce. Omówiono w nim, jak wybrać odpowiednie narzędzia, stworzyć użyteczne skrypty i zintegrować AI z istniejącymi cyklami pracy bez dodatkowych obciążeń administracyjnych. Celem nie jest sama szybkość. Chodzi o poprawę dokładności, zmniejszenie ryzyka i uwolnienie zespołów prawnych, aby mogły skupić się na pracy wymagającej osądu.

Przegląd umów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji zapewnia rzeczywistą wartość tylko wtedy, gdy pozostaje połączony z realizacją. Gdy analiza odbywa się w jednym narzędziu, a decyzje są podejmowane gdzie indziej, wyniki mogą być szybsze, ale nadal występują wąskie gardła. W tym miejscu pojawia się ClickUp: utrzymuje wyniki przeglądu powiązane z własnością, zatwierdzeniami i dalszymi działaniami. Utrzymuje wyniki przeglądu powiązane z własnością, zatwierdzeniami i dalszymi działaniami, a nie tylko z plikiem umowy.

Czym jest przegląd umów z wykorzystaniem AI?

Przegląd umów z wykorzystaniem AI wykorzystuje uczenie maszynowe i przetwarzanie języka naturalnego w celu wyodrębnienia kluczowych terminów i klauzul, porównania ich z zatwierdzonymi standardami oraz oznaczenia ryzyka do przeglądu przez człowieka.

W praktyce cykl pracy jest prosty. Umowa jest przesyłana jako plik Word lub PDF. System dzieli ją na klauzule, identyfikuje kluczowe terminy, zobowiązania, daty i strony, a następnie porównuje treść umowy z podręcznikami firmy. Odstępstwa, brakujące postanowienia i luki w zgodności są oznaczane, a wiele narzędzi może sugerować zmiany lub stosować śledzone zmiany zgodne z zatwierdzonym językiem zastępczym. Następnie prawnik weryfikuje wynik i podejmuje ostateczne decyzje.

W ClickUp, ClickUp Brain może podsumować zaznaczone klauzule w postaci gotowej do przeglądu listy kontrolnej i zapisać decyzje obok zadania związanego z umową, dzięki czemu zatwierdzenia i kolejne kroki nie giną w wątkach e-maili lub oddzielnych dokumentach.

Celem nie jest zastąpienie oceny prawnej. AI zajmuje się powtarzalną analizą, dzięki czemu prawnicy mogą skupić się na negocjacjach, ocenie ryzyka i strategii. Dobrze wykorzystana, działa jak multiplikator siły dla zespołów prawnych.

Jednym z większych punktów awarii jest etap po analizie. Gdy umowy pozostają w wiadomościach e-mail, notatki z negocjacji znajdują się na dyskach udostępnianych, a powiązane zadania istnieją gdzie indziej, kontekst ulega rozpadowi. Ta rozbieżność kontekstowa spowalnia przeglądanie i zwiększa ryzyko. Utrzymanie połączenia między umowami, zadaniami i komunikacją w zintegrowanym obszarze roboczym AI pomaga zachować ciągłość w całym cyklu życia umowy.

Przyjrzyjmy się teraz, co AI poprawia natychmiast w procesie przeglądu umów, a co poprawia się dopiero po połączeniu cyklu pracy od początku do końca.

Kluczowe zalety przeglądu umów z wykorzystaniem AI

Ręczna weryfikacja umów to przepis na wypalenie zawodowe i utratę przychodów. Gdy Twój zespół jest wyczerpany ciągłym przetwarzaniem tego samego rodzaju umów, istnieje większe prawdopodobieństwo, że przeoczy problematyczną klauzulę lub dopuści do problemu z zgodnością. Jest to nie tylko nieefektywne, ale także kosztowne, zarówno pod względem liczby godzin rozliczeniowych, jak i kosztów transakcji, które utknęły na ostatniej prostej, podczas gdy wszyscy czekają na zatwierdzenie prawne.

Zautomatyzowana weryfikacja umów bezpośrednio rozwiązuje te problemy, zapewniając znaczną poprawę w wielu wymiarach.

AI sprawia, że korzyści te są bardziej niezawodne, gdy standaryzuje ona przegląd pierwszego przejścia, ale tylko wtedy, gdy jej wyniki zawierają jasne uzasadnienie, ocenę powagi i wskazówki dotyczące kolejnych kroków, a nie ogólne „sygnały ostrzegawcze dotyczące ryzyka”.

Szybsza realizacja zmienia tempo zawierania transakcji. Najbardziej bezpośrednią korzyścią jest szybkość. To, co kiedyś zajmowało kilka dni ręcznej weryfikacji, często jest teraz zakończone w ciągu kilku minut. To przyspieszenie ma znaczenie, ponieważ transakcje mają swoją dynamikę. Kiedy kwestie prawne stają się przeszkodą, dynamika ta zanika. Weryfikacja wspomagana przez AI pozwala na płynny przebieg negocjacji umów, dzięki czemu szybciej podpisujesz kontrakty i osiągasz przychody.

ClickUp Brain może skompresować długie poprawki do podsumowania decyzji, dzięki czemu interesariusze widzą, co się zmieniło, dlaczego ma to znaczenie i co wymaga zatwierdzenia.

Spójność eliminuje problem zmienności. Ludzcy recenzenci, niezależnie od tego, jak bardzo są wykwalifikowani, mają różne style pracy, różny poziom koncentracji w danym dniu i różne interpretacje tego, co stanowi akceptowalne ryzyko. AI stosuje te same rygorystyczne standardy do każdego dokumentu. Setna umowa o zachowaniu poufności jest poddawana takiej samej kontroli jak pierwsza. Nic nie zostanie pominięte, ponieważ ktoś spieszył się, aby uporać się z kolejką przed spotkaniem.

Kluczem jest spójność i zrozumiałość, dzięki czemu recenzenci rozumieją, dlaczego coś zostało oznaczone i jakie jest zatwierdzone rozwiązanie awaryjne.

Oszczędności pojawiają się na wiele sposobów. Oczywiste oszczędności wynikają ze zmniejszenia zależności od zewnętrznych kancelarii prawnych w zakresie rutynowych przeglądów. Jednak ukryte oszczędności są często większe: mniej opóźnień oznacza szybsze rozpoznawanie przychodów, mniej pominiętych problemów oznacza mniejsze ryzyko odpowiedzialności, a prawnicy wewnętrzni mogą skupić się na pracy strategicznej, a nie na przetwarzaniu dokumentów.

Zwiększona zgodność staje się automatyczna. AI pełni rolę strażnika zgodności, zapewniając, że każda umowa jest zgodna z wewnętrznymi zasadami i zewnętrznymi przepisami. Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z wymogami RODO, przepisami branżowymi, czy po prostu własnymi standardami negocjacyjnymi, AI sprawdza zgodność podczas każdego przeglądu.

Lepsze pozyskiwanie danych pozwala uzyskać wgląd w umowy. AI automatycznie pobiera kluczowe dane, takie jak zobowiązania, daty odnowienia i wskaźniki wydajności z umów. Tworzy to podstawę do analizy umów, której nie dałoby się przeprowadzić ręcznie.

Aby AI była tutaj użyteczna, wyodrębnione terminy powinny zawierać kontekst (co reguluje dany termin, kto jest jego właścicielem i jakie działania wyzwala), a nie tylko surową wartość pola.

Jednak wyodrębnione dane nie są pomocne, jeśli pozostają zamknięte w silosie. Zamień daty odnowienia na zadania z terminami i osobami przypisanymi. Przeszukuj wszystkie dokumenty umowne, aby znaleźć odpowiednie sformułowania z poprzednich umów. Siła przeglądu umów z wykorzystaniem AI wzrasta, gdy jest ona połączona z szerszym cyklem pracy, a nie stanowi odizolowane narzędzie.

Właśnie w tym obszarze zespoły odnoszą największe korzyści z połączonej warstwy wykonawczej. Wyniki przeglądu stają się kolejnymi krokami, a nie „raportem AI”, który nadal wymaga ręcznej kontynuacji.

Kto korzysta z oprogramowania do przeglądu umów opartego na AI?

Powszechnie panuje błędne przekonanie, że przegląd umów jest zadaniem wyłącznie dla prawników. W rzeczywistości umowy są obsługiwane przez zespoły w całej organizacji, często bez żadnego przygotowania prawnego. Zespół ds. zaopatrzenia podpisuje umowy z dostawcami. Dział sprzedaży negocjuje umowy z klientami. Dział kadr zarządza dokumentami zatrudnienia. Gdy zespoły te działają bez odpowiednich narzędzi, powodują ogromne utrudnienia dla działu prawnego lub, co gorsza, samodzielnie podejmują ryzykowne decyzje.

Oprogramowanie do przeglądu umów oparte na AI zostało zaprojektowane tak, aby wzmocnić pozycję tych zespołów, jednocześnie zapewniając odpowiedni nadzór. Technologia ta demokratyzuje analizę umów, dając użytkownikom spoza branży prawniczej możliwość zrozumienia umów, jednocześnie zapewniając odpowiednią kontrolę ze strony działu prawnego.

Wewnętrzne zespoły prawne wykorzystują AI do przetwarzania dużej liczby umów o zachowaniu poufności, umów z dostawcami i umów handlowych bez ryzyka wypalenia zawodowego. Powtarzalne zadania są zautomatyzowane, dzięki czemu prawnicy mogą skupić się na złożonych negocjacjach i doradztwie strategicznym.

Kancelarie prawne wykorzystują AI do przyspieszenia procesu due diligence w transakcjach fuzji i przejęć oraz do zarządzania większą liczbą spraw klientów bez proporcjonalnego zwiększania zatrudnienia. Technologia ta tworzy efekt dźwigni, umożliwiając firmom bardziej efektywne zarządzanie większymi portfolio.

Zespoły ds. zaopatrzenia wykorzystują AI do szybkiego przeglądu umów z dostawcami pod kątem zgodności z normami firmy, zanim dojdzie do przekazania środków finansowych. Zapobiega to przeoczeniu problematycznych warunków i powstaniu problemów na dalszych etapach.

Zespoły ds. sprzedaży i przychodów wykorzystują AI do przyspieszenia negocjacji umów z klientami. Kiedy transakcja jest gorąca, ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest tygodniowa weryfikacja prawna, która wszystko ostudzi. Weryfikacja wspomagana AI pozwala kontynuować transakcje, gdy nadal mają one impet.

Działy HR wykorzystują tę technologię do efektywnego przetwarzania umów o pracę, umów o zakazie konkurencji i dokumentów dotyczących polityki firmy na dużą skalę. Spójność zapewnia, że każda umowa pracownicza spełnia standardy firmy.

Zespoły finansowe polegają na AI, aby zapewnić zgodność warunków finansowych i zobowiązań płatniczych w umowach z budżetami i prognozami firmy. Wczesne wykrywanie problematycznych warunków płatności pozwala uniknąć niespodziewanych problemów z płynnością finansową w przyszłości.

Prawdziwa transformacja następuje, gdy zespoły te przestają pracować w izolacji. Gdy działy prawny, zakupów, sprzedaży i finansowy działają w jednej, połączonej przestrzeni roboczej, przekazywanie zadań przebiega płynnie. Kontekst nigdy nie zostaje utracony, ponieważ zadania, dokumenty i rozmowy związane z umową pozostają połączone od momentu jej zainicjowania do podpisania. AI może przetłumaczyć skomplikowany żargon prawniczy na proste streszczenia w języku angielskim, dzięki czemu użytkownicy niebędący prawnikami mogą zrozumieć, co oglądają, podczas gdy prawnicy nadal udzielają ostatecznej zgody.

Jak oceniać narzędzia AI do przeglądu umów

Rynek jest zalewany narzędziami AI, które składają te same wielkie obietnice, co sprawia, że naprawdę trudno jest odróżnić rzeczywistość od marketingowego szumu. Teams utknęły, próbując odróżnić pełnoprawne platformy do zarządzania cyklem życia umów, proste samodzielne narzędzia do przeglądu i ogólną sztuczną inteligencję, która może „halucynować” i wymyślać informacje prawne. Wybór niewłaściwego narzędzia nie tylko marnuje budżet. Może to spowodować większą nieefektywność i ryzyko niż na początku.

Aby uniknąć niepotrzebnego zamieszania, skoncentruj swoją ocenę na kryteriach, które mają rzeczywiste znaczenie dla Twojego przypadku użycia.

Szkolenie dotyczące kwestii prawnych decyduje o dokładności. Czy AI została przeszkolona na ogromnym zbiorze dokumentów prawnych i zweryfikowana przez prawników, czy też jest to ogólny model, który nie ma żadnej wiedzy na temat prawa umów? To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie. AI ogólnego przeznaczenia może generować brzmiące przekonująco analizy prawne, które są całkowicie błędne. AI stworzona specjalnie do celów prawnych rozumie niuanse języka umów w sposób, który jest po prostu niemożliwy dla modeli ogólnych.

Bezpieczeństwo danych nie podlega negocjacjom. Czy dostawca posiada kluczowe certyfikaty bezpieczeństwa, takie jak SOC 2 Type II, i czy jest zgodny z RODO? Co ważniejsze, czy poufne dane umowne będą wykorzystywane do szkolenia publicznych modeli AI? Odpowiedź powinna brzmieć: absolutnie nie. Umowy zawierają poufne informacje biznesowe, dane dotyczące konkurencji i poufne warunki. Dane te nie mogą stać się materiałem szkoleniowym dla modelu, który służy konkurencji.

Dostosowanie podręczników umożliwia stosowanie własnych standardów. Czy narzędzie może nauczyć się unikalnych pozycji negocjacyjnych i tolerancji ryzyka Twojej organizacji, czy też jesteś skazany na uniwersalne zasady? Każda firma ma inne podejście do ryzyka i standardowe pozycje. AI, która nie potrafi dostosować się do konkretnych wymagań, będzie generować ciągłe fałszywe alarmy i pomijać problemy ważne dla Twojej firmy.

Możliwości integracji zapobiegają powstawaniu kolejnych silosów. Czy narzędzie łączy się z systemami, z których już korzysta Twój zespół, czy też stanie się kolejną izolowaną aplikacją, która generuje więcej pracy? Rozrost narzędzi stanowi realny problem. Dodanie kolejnej niepołączonej aplikacji do stosu technologicznego często powoduje więcej problemów niż wartość.

Łatwość wdrożenia decyduje o faktycznym wykorzystaniu. Jak stroma jest krzywa uczenia się, zwłaszcza dla użytkowników niebędących prawnikami? Potężne narzędzie, z którego nikt nie korzysta, nie ma żadnej wartości. Poszukaj rozwiązań, które zapewniają równowagę między funkcjonalnością a dostępnością.

Największym zagrożeniem jest wybór ogólnego modelu AI do pracy prawnej. Narzędzia te mogą generować niedokładne informacje, które brzmią autorytatywnie, ale mogą narazić Cię na poważną odpowiedzialność. Zawsze wybieraj specjalnie zaprojektowane narzędzia AI przeznaczone do analizy umów.

Ograniczenia AI w przeglądaniu umów

Jeśli oczekujesz, że sztuczna inteligencja będzie magicznym rozwiązaniem, które całkowicie zastąpi Twój zespół prawny, rzeczywistość Cię rozczaruje. Nadmierne poleganie na sztucznej inteligencji bez zrozumienia jej ograniczeń stwarza zupełnie nowy zestaw zagrożeń. Zespoły mogą ślepo akceptować błędne sugestie sztucznej inteligencji lub zakładać, że narzędzie wychwytuje każdy problem. Takie założenie może być kosztowne.

Aby wdrożenie było odpowiedzialne i zakończyło się powodzeniem, musisz szczerze powiedzieć, czego AI nie potrafi zrobić.

Złożone negocjacje wymagają ludzkiej oceny. AI doskonale radzi sobie z wykrywaniem standardowych odchyleń od scenariusza, ale nie potrafi poradzić sobie z subtelnymi ocenami lub nowymi sytuacjami prawnymi, które wymagają kreatywnego rozwiązywania problemów. Gdy umowa ma nietypową strukturę, wiąże się z nowym rodzajem ryzyka lub wymaga rozważenia kwestii strategicznych wykraczających poza sam dokument, niezbędna pozostaje ludzka wiedza specjalistyczna.

Ostateczna decyzja musi pozostać w gestii człowieka. Prawnik powinien zawsze zatwierdzać istotne zmiany, podpisywać złożone negocjacje i podejmować ostateczne decyzje dotyczące ważnych umów. AI jest narzędziem, które pomaga w podejmowaniu decyzji, a nie systemem, który je podejmuje. Odpowiedzialność za warunki umowy spoczywa na osobach, które je zatwierdzają.

Jakość podręczników ustala limit jakości AI. Narzędzie do przeglądu oparte na AI jest tak inteligentne, jak podręczniki, na podstawie których zostało przeszkolone. Podręczniki te wymagają przemyślanych ustawień początkowych i ciągłego udoskonalania w miarę ewolucji standardów firmy. Zasada „garbage in, garbage out” ma tutaj zastosowanie tak samo, jak w każdym innym obszarze oprogramowania.

AI nie jest w stanie zrozumieć niuansów kontekstowych. AI nie zna historii Twoich związków z konkretnym dostawcą, niepisanych porozumień dotyczących poszczególnych klauzul ani kontekstu strategicznego, który sprawia, że niektóre warunki są akceptowalne w niektórych umowach, a w innych nie. Właśnie w zakresie wiedzy instytucjonalnej i kontekstu relacji doświadczenie ludzkie okazuje się niezastąpione.

Rozwiązaniem nie jest unikanie AI, ale wykorzystanie jej jako potężnego narzędzia pomocniczego, do czego została stworzona. Stwórz system z udziałem człowieka, w którym AI zajmuje się wstępną analizą i oznaczaniem, a eksperci podejmują ostateczne decyzje. Takie zrównoważone podejście zapewnia szybkość działania AI oraz osąd najlepszych pracowników.

💫 Rzeczywiste wyniki: Zespoły, które wdrażają przegląd umów z wykorzystaniem AI pod odpowiednim nadzorem ludzkim, zgłaszają skrócenie czasu przeglądu o 60–80% przy zachowaniu lub poprawie dokładności. Kluczem jest traktowanie AI jako narzędzia, które zwiększa możliwości człowieka, a nie zastępuje go.

Jak zintegrować przegląd umów oparty na AI z cyklem pracy

Zainwestowałeś więc w narzędzie do przeglądu umów. Problem? Leży ono nieużywane, jako kolejna niepołączona aplikacja w Twoim i tak już przepełnionym zestawie narzędzi technologicznych. Jest to klasyczna pułapka rozrostu narzędzi. Niepołączone narzędzia powodują powielanie danych, wymuszają ciągłe przełączanie się między kontekstami i komplikują cykl pracy zamiast go upraszczać.

Aby uniknąć takiego losu, potrzebujesz przemyślanego planu integracji. Nie wystarczy po prostu wdrożyć narzędzie. Musisz je włączyć do sposobu pracy swojego zespołu.

Przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian należy przeprowadzić audyt obecnego cyklu pracy. Należy sporządzić mapę aktualnego cyklu umów w organizacji. Gdzie powstają wąskie gardła? Gdzie dochodzi do utraty przekazywanych informacji? Zrozumienie aktualnego stanu pozwala określić, gdzie AI może wnieść największą wartość dodaną i gdzie punkty integracji mają największe znaczenie.

Zidentyfikuj umowy o dużej objętości i powtarzalne, które można wdrożyć na początku. Nie próbuj zmieniać wszystkiego naraz. Zacznij od łatwych zadań: standardowych umów o zachowaniu poufności, prostych umów z dostawcami, rutynowych umów o świadczenie usług. Te umowy o dużej objętości i niskim stopniu złożoności zapewniają najlepszy zwrot z inwestycji w AI i najmniejsze ryzyko na początku.

Zbuduj zaufanie do umów o mniejszej wartości. Zanim zastosujesz przegląd oparty na AI do strategicznych partnerstw wartych wiele milionów dolarów, udoskonal swój proces w przypadku umów o mniejszym ryzyku. Da to Twojemu zespołowi czas na zrozumienie działania AI, skalibrowanie podręczników i zbudowanie zaufania do wyników systemu.

Ustal jasne protokoły eskalacji. Określ dokładnie, kiedy problem zgłoszony przez AI wymaga przeglądu przez człowieka i kto zajmuje się tą eskalacją. Zapobiega to zarówno nadmiernemu poleganiu (zakładając, że AI wychwyci wszystko) i niepotrzebnym zatorom (eskalowanie każdego drobnego zgłoszenia do starszego doradcy). Jasne protokoły zapewniają płynny przepływ pracy.

Korzystając z ClickUp BrainGPT , recenzenci mogą zadawać dodatkowe pytania bezpośrednio w ramach zadania związanego z umową, np. „Co się zmieniło w stosunku do naszego standardowego rozwiązania awaryjnego?” lub „Kto musi zatwierdzić tę klauzulę?”. Odpowiedzi pozostają powiązane z dokumentacją umowy, co eliminuje zbędne rozmowy i niepotrzebne opóźnienia w podejmowaniu decyzji.

Przeszkol wszystkich, którzy mają kontakt z umowami. Upewnij się, że wszyscy użytkownicy, zwłaszcza pracownicy spoza działu prawnego, rozumieją, jak interpretować wyniki AI i kiedy konieczne jest zaangażowanie zespołu prawnego. AI demokratyzuje analizę umów, ale demokratyzacja ta działa tylko wtedy, gdy ludzie rozumieją możliwości i ograniczenia tego narzędzia.

Mierz i powtarzaj. Śledź kluczowe wskaźniki, takie jak oszczędność czasu na przegląd, zmniejszenie liczby błędów wykrytych na dalszych etapach oraz ogólną poprawę czasu cyklu. Dane te potwierdzają zwrot z inwestycji dla kierownictwa i wskazują możliwości udoskonalenia procesów.

Najlepsze praktyki w zakresie przeglądu umów wspomaganego przez AI

Nawet mając odpowiednie narzędzie i solidny plan integracji, zespoły mogą nadal popadać w złe nawyki. Szczególnie niebezpieczne jest podejście typu „ustaw i zapomnij”. Nadmierne zaufanie do wyników AI, nieaktualizowanie podręczników lub pomijanie przeglądu przez człowieka stwarza ryzyko, które podważa całą inwestycję. Aby uzyskać maksymalną wartość z przeglądu umów przez AI, należy budować kulturę ciągłego doskonalenia.

Złotą zasadą jest weryfikacja istotnych zmian przez człowieka. AI powinna sygnalizować problemy i sugerować zmiany, ale wszelkie istotne zmiany muszą być zatwierdzane przez eksperta. Nie chodzi tu o brak zaufania do technologii. Chodzi o zachowanie odpowiedniej odpowiedzialności i wychwycenie skrajnych przypadków, które AI nieuchronnie przeoczy.

Traktuj sugestie AI jako projekty: wymagaj krótkiego uzasadnienia każdej zmiany, aby recenzenci mogli zweryfikować intencje, a nie tylko sformułowania.

Regularne aktualizacje podręczników zapewniają aktualność AI. Standardy i tolerancja ryzyka Twojej firmy będą się zmieniać wraz z upływem czasu. Pojawiają się nowe regulacje. Zmienia się dynamika konkurencji. Ewolucji ulegają priorytety biznesowe. Dane szkoleniowe AI muszą ewoluować wraz z tymi zmianami. Zaplanuj regularne przeglądy podręczników, najlepiej co kwartał, aby zapewnić, że AI sygnalizuje to, co ma znaczenie dzisiaj, a nie to, co miało znaczenie rok temu.

Pętle informacji zwrotnej poprawiają wydajność systemu. Gdy AI przeoczy coś ważnego lub przedstawi nieprawidłową sugestię, nie należy po prostu tego poprawiać i kontynuować pracy. Należy wykorzystać tę informację do kalibracji i poprawy przyszłej wydajności systemu. Każde przeoczenie jest okazją do nauki. Organizacje, które tworzą solidne mechanizmy informacji zwrotnej, zauważają znaczny wzrost dokładności AI w miarę upływu czasu.

Ścieżki eskalacji muszą być jasno określone. Każdy członek zespołu powinien dokładnie wiedzieć, kiedy należy przerwać pracę i zwrócić się do radcy prawnego. Nie powinno być żadnych niejasności co do tego, które problemy wymagają eskalacji. Należy udokumentować te progi i zapewnić do nich łatwy dostęp wszystkim osobom zajmującym się przeglądem umów.

Bezpieczeństwo i ścieżki audytu są niepodważalne. Upewnij się, że dostawca przestrzega wszystkich zasad dotyczących przetwarzania danych, a system zachowuje kompletną, niezmienną ścieżkę audytu każdej weryfikacji i zatwierdzenia. Jeśli kiedykolwiek dojdzie do sporu dotyczącego warunków umowy, ścieżka audytu stanie się nieoceniona.

Jak ClickUp wspomaga przeglądanie umów z wykorzystaniem AI

Przegląd umów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji generuje największą wartość, gdy jest zintegrowany z połączonym obszarem roboczym, a nie istnieje jako kolejne samodzielne narzędzie. ClickUp łączy cykl pracy związany z umowami, łącząc przegląd wspomagany sztuczną inteligencją z zarządzaniem zadaniami, współpracą nad dokumentami i komunikacją zespołową w jednej zunifikowanej platformie.

Twórz podręczniki, które ewoluują wraz z Twoją firmą.

Twoje podręczniki dotyczące umów są dokumentami, które wymagają regularnych aktualizacji w miarę zmian standardów i gromadzenia doświadczeń. ClickUp Docs zapewnia idealne środowisko do przechowywania tych kluczowych materiałów referencyjnych.

Twórz kompleksowe podręczniki zawierające standardowe pozycje, dopuszczalne sformułowania zastępcze i progi eskalacji. Wielu członków zespołu może jednocześnie współpracować nad aktualizacjami podręczników, zapewniając wykorzystanie zbiorowej wiedzy zespołu prawnego. Historia wersji śledzi każdą zmianę, dzięki czemu można zobaczyć, jak ewoluowały standardy, i w razie potrzeby przywrócić poprzednią wersję.

Połącz podręczniki bezpośrednio z zadaniami związanymi z przeglądem umów, aby recenzenci zawsze mieli pod ręką najnowsze wytyczne. Gdy ktoś zidentyfikuje lukę lub nowe standardowe stanowisko, może natychmiast zaktualizować podręcznik bez konieczności zmiany narzędzi lub wysyłania e-maili.

Automatycznie przekształcaj wnioski AI w zadania, które można wykonać

Przegląd umów z wykorzystaniem AI pozwala zidentyfikować problemy, ale ktoś nadal musi podjąć działania w związku z tymi ustaleniami. ClickUp Automations wypełnia lukę między analizą a działaniem.

Kiedy umowa przechodzi do statusu „Gotowa do przeglądu”, automatyzacja może utworzyć zadania, przypisać je odpowiednim członkom zespołu w oparciu o rodzaj lub wartość umowy oraz ustawić odpowiednie terminy wykonania. Jeśli AI wykryje problemy wysokiego ryzyka, automatyzacja może natychmiast przekazać sprawę do starszego doradcy prawnego, podczas gdy umowy rutynowe przechodzą standardową ścieżką.

Ta automatyzacja eliminuje ręczne tworzenie zadań związanych z przeglądem, przypisywaniem właścicieli i śledzeniem postępów. System zajmuje się administracją, a Twój zespół może skupić się na merytorycznej pracy związanej z przeglądem.

Od wyników przeglądu do realizacji zadań dzięki Super Agentom

Wraz ze wzrostem liczby umów rzadko analizuje się punkty awarii. Chodzi o konsekwencję.

Super agenci pomagają wypełnić tę lukę, monitorując cykl pracy związany z umowami i podejmując działania na podstawie wcześniej zdefiniowanych warunków. Zamiast polegać na ręcznych przypomnieniach lub sprawdzaniu statusu, agenci mogą wykrywać opóźnione przeglądy, sygnalizować brakujące zatwierdzenia i udzielać podpowiedzi dotyczących kolejnych kroków w oparciu o poziom ryzyka lub rodzaj umowy.

Na przykład agent może wykryć, kiedy klauzula wysokiego ryzyka została oznaczona, ale nie została potwierdzona w określonym czasie, przekazać ją do starszego doradcy prawnego lub powiadomić zainteresowane strony, zanim umowa zostanie wstrzymana. Wynikiem jest spójna realizacja bez dodatkowych kosztów operacyjnych.

Natychmiastowe wyszukiwanie odpowiednich sformułowań z poprzednich umów

Jednym z największych czynników pochłaniających czas podczas przeglądu umów jest wyszukiwanie precedensów. Jak potraktowaliśmy tę klauzulę w umowie z ABC? Jakie sformułowania zaakceptowaliśmy ostatnio od tego dostawcy? ClickUp Brain sprawia, że wyszukiwanie takie jest natychmiastowe.

Zadawaj Brain pytania w języku naturalnym: „Jakie limity odszkodowań zaakceptowaliśmy od dostawców oprogramowania dla przedsiębiorstw?” lub „Pokaż mi postanowienia dotyczące ograniczenia odpowiedzialności zawarte w naszej umowie partnerskiej z XYZ Corp. ”. Brain przeszukuje wszystkie dokumenty umowne i natychmiast wyświetla odpowiednie wyniki.

Ta funkcja jest atrakcyjna dla użytkowników niebędących prawnikami, którzy muszą zrozumieć warunki umowy bez wieloletniego szkolenia prawniczego. Narzędzie AI ClickUp może przetłumaczyć skomplikowany żargon prawniczy na proste streszczenia w języku angielskim, dzięki czemu umowy stają się bardziej przystępne, a jednocześnie zapewnia się, że dział prawny nadal ma ostateczną kontrolę nad wszystkimi istotnymi kwestiami.

Śledź istotne wskaźniki przeglądu umów.

Usprawnienie procesu przeglądu umów wymaga widoczności w jego rzeczywistej wydajności. Pulpity nawigacyjne ClickUp zapewniają widoczność w czasie rzeczywistym w istotne wskaźniki.

Twórz pulpity nawigacyjne, które prowadzą śledzenie czasu cyklu od otrzymania umowy do jej podpisania, wskaźniki zatwierdzeń według typu umowy, typowe problemy sygnalizowane przez AI oraz status zaległości. Wskaźniki te ujawniają wąskie gardła, identyfikują możliwości usprawnienia procesów i pokazują kierownictwu zwrot z inwestycji w AI.

Gdy pulpity nawigacyjne pokazują, że przeglądanie określonego typu umów zajmuje dwukrotnie więcej czasu niż innych, zidentyfikowano cel dla usprawnienia procesu. Gdy problemy wskazane przez AI skupiają się wokół określonego typu klauzul, zidentyfikowano lukę w podręczniku, którą należy wyeliminować.

Utrzymuj zakończone ścieżki audytu dla każdej umowy.

Zgodność z przepisami i rozstrzyganie sporów wymagają szczegółowych zapisów dotyczących tego, kto dokonał przeglądu, kiedy i jakie decyzje zostały podjęte. ClickUp przechowuje pełną historię wszystkich działań związanych z każdym zadaniem umownym.

Każdy komentarz, zmiana statusu, przesłanie pliku i zatwierdzenie są opatrzone datą i godziną oraz przypisane do konkretnej osoby. Jeśli po upływie miesięcy lub lat pojawią się pytania dotyczące sposobu przeglądu i zatwierdzenia danej umowy, ścieżka audytu zapewni kompletną dokumentację. Rejestrowanie tych danych odbywa się automatycznie w ramach codziennego cyklu pracy i nie wymaga dodatkowego wysiłku ze strony zespołu.

Skaluj operacje związane z umowami bez zwiększania liczby pracowników.

Ostatecznym testem każdego systemu przeglądu umów jest to, czy można go skalować. Proces, który sprawdza się w przypadku pięćdziesięciu umów miesięcznie, może zawieść przy pięciuset. Podejście ClickUp można skalować, ponieważ podstawowa struktura pozostaje spójna niezależnie od wolumenu.

Szablony natychmiastowo powielają cykl pracy związany z przeglądem umów dla każdej nowej umowy. Automatyzacje stosują te same zasady w sposób spójny w odniesieniu do nieograniczonej liczby umów. Pulpity nawigacyjne agregują wskaźniki dla dowolnej ilości pracy. System, który obsługuje aktualne obciążenie umowami, działa identycznie przy dziesięciokrotnie większej ilości pracy.

Na przykład ten szablon przeglądu umów ClickUp zapewnia łatwy, ustrukturyzowany sposób zarządzania i śledzenia procesu przeglądu umów od początku do końca. Pomaga zespołom prawnym, kierownikom projektów i właścicielom firm w utrzymaniu widoczności i porządku wszystkich klauzul, aktualizacji interesariuszy i kroków przeglądu, dzięki czemu nic nie umknie ich uwadze.

Pobierz bezpłatny szablon

Wykorzystanie AI do przeglądu umów w Twoim zespole

Przegląd umów z wykorzystaniem AI jest skuteczny, gdy wzmacnia potencjał zespołu, a nie próbuje go zastąpić. Najrozsądniejszym podejściem jest rozpoczęcie od umów o dużej objętości i niskim stopniu złożoności, a następnie rozszerzanie zakresu w miarę budowania zaufania przez zespół. Integracja z istniejącymi cyklami pracy ma znacznie większe znaczenie niż jakakolwiek pojedyncza funkcja.

Najlepsze ustawienia AI zmniejszają koszty końcowe: mniej pętli wyjaśniających, mniej poprawek i szybsze zatwierdzanie, ponieważ wynik jest gotowy do podjęcia decyzji.

Bezpieczeństwo i prywatność danych to kwestie niepodlegające negocjacjom. Przed podjęciem decyzji o wyborze narzędzia sprawdź, czy dostawca posiada odpowiednie certyfikaty i przejrzystą politykę dotyczącą sposobu postępowania z poufnymi danymi umownymi. Twoje umowy zawierają wrażliwe informacje biznesowe, które nie mogą być wykorzystywane jako dane szkoleniowe dla publicznych modeli AI.

Największe korzyści odnoszą zespoły, które integrują przegląd umów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji w połączonym obszarze roboczym. Gdy dane z umów są wykorzystywane do planowania projektów, śledzenia terminów i współpracy międzyfunkcyjnej, uzyskujesz złożoną wartość, której nie są w stanie zapewnić odizolowane narzędzia. Przyszłość przeglądu umów to nie tylko szybsza analiza. To inteligentniejsze, bardziej połączone cykle pracy, które traktują umowy jako żywe elementy działalności biznesowej, a nie statyczne dokumenty do przetworzenia.

Chcesz sprawdzić, jak przeglądanie umów oparte na sztucznej inteligencji wpisuje się w Twój obecny cykl pracy? Zacznij korzystać z ClickUp za darmo, aby doświadczyć połączonego obszaru roboczego do zarządzania umowami. ✨

Często zadawane pytania

Czy zespoły spoza działu prawnego mogą wykorzystywać AI do przeglądu umów?

Oczywiście. Narzędzia AI do przeglądu umów zostały zaprojektowane specjalnie, aby pomóc zespołom takim jak dział zakupów, sprzedaży i HR w obsłudze rutynowych umów bez tworzenia zatorów w dziale prawnym. Sztuczna inteligencja może przetłumaczyć skomplikowany język prawniczy na proste streszczenia w języku angielskim, dzięki czemu umowy stają się dostępne dla osób niebędących specjalistami. Niemniej jednak wszelkie istotne zmiany powinny zawsze być zatwierdzane przez prawnika, a jasne ścieżki eskalacji powinny określać, kiedy użytkownicy niebędący prawnikami muszą skorzystać z pomocy ekspertów prawnych.

Jaka jest różnica między ogólną AI a specjalistycznymi narzędziami do przeglądu umów?

Specjalnie zaprojektowane narzędzia są wyraźnie szkolone na dokumentach prawnych i weryfikowane przez prawników, którzy rozumieją niuanse prawa umów. Ogólne narzędzia AI mogą generować brzmiące pewnie analizy prawne, które w rzeczywistości są nieprawidłowe, co jest zjawiskiem zwanym „halucynacją”. Specjalistyczna sztuczna inteligencja prawna obejmuje również kluczowe funkcje, takie jak porównywanie podręczników, ocena ryzyka i generowanie poprawek, których ogólna sztuczna inteligencja po prostu nie oferuje.

Jeśli korzystasz z ClickUp Brain w cyklu pracy, pozostaw go w trybie „podsumowuj, kieruj i wyjaśniaj”, chyba że Twoim narzędziem prawnym jest system generujący analizę na poziomie klauzul.

Jak zintegrować przegląd umów z wykorzystaniem AI z istniejącymi cyklami pracy w zakresie zarządzania projektami?

Kluczem do sukcesu jest wybór narzędzia, które łączy się z istniejącym obszarem roboczym, zamiast tworzyć kolejną izolowaną platformę. Poszukaj rozwiązań, które automatycznie połączą zadania związane z przeglądem umów z osiami czasu projektów, przypisaniami zadań zespołom i cyklami pracy związanymi z zatwierdzaniem. Unikaj problemu rozrostu aplikacji, wybierając funkcje AI, które integrują się z istniejącymi narzędziami, zamiast wymagać zarządzania kolejną platformą.

Czy przegląd umów z wykorzystaniem AI jest wystarczająco dokładny, aby zastąpić przegląd ręczny?

Sztuczna inteligencja znacznie poprawia szybkość i spójność przeglądu umów, ale powinna ona raczej uzupełniać ludzką wiedzę specjalistyczną, a nie ją zastępować. Prawnik powinien zawsze udzielać ostatecznej zgody na istotne zmiany i złożone negocjacje. Dokładność AI zależy całkowicie od jej szkolenia i konfiguracji, dlatego tak ważna jest jakość podręczników i ciągła kalibracja. AI należy traktować jako kompetentnego asystenta, który zajmuje się powtarzalną analizą, podczas gdy ludzie podejmują decyzje.