Za każdym razem, gdy wydaje Ci się, że masz wszystko pod kontrolą, pojawia się nowe wymaganie.
A co, gdybyś mógł zebrać wszystkie te dane w jednym miejscu i łatwo je uporządkować?
Wprowadź ClickUp Forms — formularz stworzony w celu wyeliminowania niespójności w gromadzeniu danych (wprowadzaniu danych).
Dzięki polom niestandardowym opartym na AI, zautomatyzowanym cyklom pracy i aktualizacjom w czasie rzeczywistym, przechodzisz od zbierania przesłanych zgłoszeń formularzy i organizowania danych do ich optymalizacji.
W tym przewodniku omówimy, w jaki sposób ClickUp wykorzystuje formularze do standaryzacji wewnętrznych wniosków.
Problem: chaos nieustrukturyzowanych wewnętrznych wniosków
Jeśli przeanalizujesz sposób, w jaki wnioski są obecnie przetwarzane w Twojej organizacji, zazwyczaj zauważysz, że te same problemy powtarzają się wielokrotnie. Oto kilka typowych problemów, o których słyszeliśmy: 👇
- Niewidoczna własność: gdy zapytanie jest wysyłane na czacie lub w e-mailu, rzadko jest jasne, kto jest za nie odpowiedzialny, więc zadania pozostają „niewidoczne” lub krążą między pracownikami, aż ktoś niechętnie się nimi zajmie.
- Brak spójnych umów SLA: bez ustandaryzowanych pól dotyczących pilności, wpływu i terminów niemal niemożliwe jest zdefiniowanie lub dotrzymanie wewnętrznych umów SLA, więc interesariusze często uważają, że praca przebiega „powoli”, nawet jeśli zespół już osiągnął maksymalną wydajność.
- Punkty niewidoczne w procesie podejmowania decyzji i audytu: zatwierdzenia, kontekst i historyczne decyzje znajdują się w różnych wątkach, co utrudnia udzielenie odpowiedzi na podstawowe pytania, takie jak „Dlaczego zmieniliśmy ten proces?” lub „Kto zatwierdził ten dostęp ostatnim razem?”.
- Niespójne doświadczenia pracowników: menedżer, który „zna system”, otrzymuje szybkie i jasne wsparcie, podczas gdy nowy lub zdalny członek zespołu nie ma pojęcia, gdzie się zwrócić, co po cichu powoduje wewnętrzną nierówność i frustrację.
- Brak wiarygodnego raportowania: Ponieważ wnioski napływają w nieustrukturyzowanych formatach, nie można łatwo uzyskać danych dotyczących liczby wniosków, zapotrzebowania poszczególnych zespołów lub obciążenia, co utrudnia uzasadnienie liczby pracowników, renegocjowanie zakresu zadań lub odrzucanie wniosków na podstawie danych.
⭐ Polecany szablon
Szablon formularza zapytania ClickUp zapewnia usprawniony system przyjmowania zgłoszeń, dzięki czemu każde zapytanie trafia z odpowiednimi szczegółami, we właściwym czasie i we właściwe miejsce.
Ten szablon zawiera:
- Niezbędne pola, takie jak informacje o wnioskodawcy, rodzaj wniosku, pilność, szczegóły wspierające i załączniki.
- Ujednolicaj ważne informacje we wszystkich wnioskach (takie jak priorytet, dział, kategoria, rola wnioskodawcy i zaangażowany system), aby zapewnić porządek w raportach.
- Automatycznie przypisuj właścicieli, ustalaj priorytety, dodawaj podzadania lub kieruj wnioski za pomocą automatyzacji w oparciu o typ lub dział.
Czym są formularze ClickUp?
ClickUp Forms to wbudowany kreator formularzy ClickUp, który umożliwia zbieranie informacji (od członków zespołu lub osób zewnętrznych) i automatycznie przekształca każde przesłane zgłoszenie w zadania ClickUp.
W skrócie: ktoś wypełnia formularz ➜ ClickUp tworzy zadanie zawierające wszystkie odpowiedzi.
Tworząc formularze w ClickUp, zasadniczo projektujesz wygląd nowego zadania:
- Jedno pytanie staje się nazwą zadania.
- Dłuższe pytania można umieścić w opisie zadania.
- Lista rozwijana, liczby, daty itp. stają się pola niestandardowe w zadaniu.
- To Ty decydujesz o domyślnej osobie przypisanej, statusie, priorytetie, liście, etykietach itp.
Jeśli chcesz szybko zapoznać się z procesem tworzenia własnego procesu przyjmowania zgłoszeń za pomocą formularzy w ClickUp, przygotowaliśmy dla Ciebie wideo:
Jak ClickUp wykorzystuje formularze wewnętrznie (+ przykłady)
W ClickUp, pierwszym na świecie zintegrowanym obszarem roboczym opartym na AI, korzystamy z formularzy każdego dnia.
Sposób, w jaki nasze własne zespoły są zależne od nich, pokazuje, jak potężny może być ustrukturyzowany system wniosków. Oto lepszy obraz tego, jak różne działy w ClickUp wykorzystują formularze:
1. Zapytania marketingowe
Marketing zajmuje się pomysłami, terminami i opiniami przez cały dzień (mówimy tu o zarządzaniu projektami na dużą skalę). Dlatego tworzy formularze, które można dostosować do rodzajów zadań, z którymi ma do czynienia co tydzień, takich jak premiery, kampanie, zawartość i wsparcie projektowe.
Członkowie zespołu mogą wtedy tworzyć szczegółowe, dokładne pola formularzy. Innymi słowy, dział marketingu ręcznie wybiera pytania, które dają im wystarczającą ilość danych formularza, aby zrozumieć zapytanie, oszacować wysiłek i dopasować je do wszystkich innych zadań, które mają do wykonania.
Na przykład typowy formularz wniosku marketingowego wysyła zadania do listy „Marketing Intake” i prosi o:
- Co jest potrzebne: kampania, pojedynczy zasób, zawartość lub wsparcie wydarzenia
- Dla kogo: Segment, grupa klientów niestandardowych lub konkretne konto
- Jak wygląda powodzenie: rejestracje, spotkania, ruch lub cele dotyczące przychodów
- Kiedy tego potrzebujesz: kluczowe daty, terminy uruchomienia i twarde ograniczenia
- Linki i pliki: streszczenia, projekty kopii, prezentacje lub poprzednie przykłady
Kiedy pojawiają się odpowiedzi na formularze:
- Każde przesłane zgłoszenie trafia do listy przyjętych zgłoszeń i pomaga zespołowi w śledzeniu postępów od pomysłu do realizacji zadania.
- Pola mapowane wypełniają szczegóły zadania, takie jak nazwa zadania, kanał, priorytet i termin celowy.
- Widoki ClickUp pogrupowane według typu zapytania i niestandardowe statusy ClickUp zapewniają działowi marketingu aktualny obraz ilości pracy w toku.
📮 ClickUp Insight: Jakie jest idealne rozwiązanie w przypadku zbyt dużej liczby zakładek? 33% respondentów naszej ankiety chce AI, która pamięta wszystko i wyświetla to na żądanie.
Nasza potrzeba odciążenia poznawczego w pracy jest tutaj oczywista: wyobraź sobie, że możesz zaufać systemowi, który przechowuje wiedzę, dzięki czemu nasze mózgi nie muszą tego robić. ✨
ClickUp Brain zapewnia właśnie to, umożliwiając przechwytywanie, przechowywanie i przywoływanie pomysłów z dowolnego miejsca w obszarze roboczym lub połączonych aplikacjach, kiedy tylko ich potrzebujesz. To Twój drugi mózg i forum dyskusyjne!
2. Wsparcie IT i wnioski o dostęp
Zespoły IT są zawsze zasypywane niejasnymi zgłoszeniami, takimi jak „laptop się zepsuł” lub „pulpit nawigacyjny nie działa”.
ClickUp Formularze pomagają im zebrać odpowiednie dane diagnostyczne z góry, dzięki czemu mogą szybko dokonać selekcji (bez niekończących się dyskusji). Każde zgłoszenie incydentu, prośba o dostęp lub prośba o sprzęt zaczyna się od ustrukturyzowanego formularza, który można filtrować i przeprowadzać raportowanie.
Na przykład „Formularz zgłoszenia wsparcia technicznego lub dostępu” może zawierać:
- Kto pyta: Imię i nazwisko, zespół, dane kontaktowe i pilność
- Rodzaj zgłoszenia: incydent, dostęp, nowy sprzęt, instalacja oprogramowania, problem z siecią
- Który system jest zaangażowany: ClickUp, Google Workspace, VPN, SSO lub inne narzędzia
- Co się dzieje: jasny opis, wpływ na pracę, komunikaty o błędach i powtarzalne kroki
- Pomocne załączniki: zrzuty ekranu, logi lub krótkie wideo-zrzuty
Kiedy formularz zamienia się w zadanie:
- Nowe zgłoszenia trafiają do listy wniosków IT lub pomocy technicznej z już wypełnionymi polami typu, systemu i wpływu.
- Automatyzacje ClickUp kierują zgłoszenia do właściwego właściciela w oparciu o narzędzie lub typ zapytania oraz ustalają priorytety lub terminy SLA.
- Podzadania uruchamiają się automatycznie w przypadku zadań wieloetapowych, takich jak dostarczanie wielu narzędzi dla nowego pracownika.
- Pulpity ClickUp pokazują liczbę zgłoszeń, czasy odpowiedzi i problemy związane z opóźnieniami, dzięki czemu dział IT może wcześnie wykrywać wąskie gardła.
⚡ Archiwum szablonów: Czy Twoje wewnętrzne lub zewnętrzne zgłoszenia serwisowe trwają dłużej niż powinny, ponieważ oczekiwania nie są jasno określone z góry? Dobrze skonstruowany szablon pomaga od samego początku ustalić właściwe oczekiwania. Zapoznaj się z tymi wyselekcjonowanymi szablonami zgłoszeń serwisowych, aby poprawić przejrzystość i przyspieszyć czas rozwiązywania problemów!
3. Wnioski kadrowe
Twoje zespoły ds. zasobów ludzkich zajmują się różnego rodzaju poufnymi, międzyfunkcyjnymi zadaniami, które mogą zostać utracone, jeśli są przechowywane w wiadomościach e-mail.
Dzięki Formularzom możesz przyjmować wszystko, od wdrożeń nowych pracowników, przez przeniesienia wewnętrzne, po pytania dotyczące urlopów, jednocześnie uruchamiając wyzwalacze zadań dla działu IT, finansowego i kierowników.
Na przykład „Formularz wniosków dotyczących zasobów ludzkich” może zawierać sekcje dotyczące:
- Nowi pracownicy: rola, kierownik, data rozpoczęcia pracy, lokalizacja, dział oraz wymagany sprzęt lub dostęp.
- Zmiany w zatrudnieniu: promocja, zmiany w zespole, aktualizacje tytułów, daty wejścia w życie i osoby zatwierdzające.
- Urlop lub zwolnienie: rodzaj urlopu, daty, niepełne dni, kontakt zastępczy i wszelkie notatki
- Ogólna pomoc w zakresie HR: pytania dotyczące polityki, problemy związane z świadczeniami, pytania dotyczące wynagrodzeń lub wsparcie w zakresie relacji pracowniczych.
Kiedy zgłoszenie jest przesyłane:
- Trafia na listę wniosków działu kadr z polem kategorii, w którym można filtrować według nowych pracowników, zmian lub urlopów.
- Logika warunkowa w formularzu gwarantuje, że użytkownicy widzą tylko te pola, które odpowiadają ich sytuacji.
- ClickUp automatyzacje przypisują zadania odpowiednim specjalistom HRBP lub innym specjalistom, a także tworzą podzadania dla zespołów partnerskich, takich jak IT, płace lub operacje.
🧠 Ciekawostka: Netflix wyprodukował kiedyś 127-stronicowy dokument dotyczący kultury organizacyjnej, który stał się tak legendarny, że dyrektor operacyjny Facebooka nazwał go „najważniejszym dokumentem w Dolinie Krzemowej”. Wpłynął on na politykę kadrową w całej branży technologicznej.
4. Operacje i wnioski między zespołami
Zespoły operacyjne świadczą wsparcie dla wszystkich pozostałych pracowników, co oznacza, że ich zadania mogą stać się nieuporządkowane w dalszej części procesu.
Formularze pomagają przekształcić szeroki wachlarz doraźnych próśb w dobrze zdefiniowane wnioski, które można uszeregować według priorytetów, określić ich zakres i przekazać odpowiedniemu właścicielowi.
Formularz wniosków operacyjnych lub międzyzespołowych zazwyczaj obejmuje:
- Potrzeby związane z infrastrukturą i biurem: przenoszenie biurek, naprawy, dostęp do budynku, problemy związane z pomieszczeniami lub sprzętem oraz kwestie związane z czystością i bezpieczeństwem.
- Sprzęt i materiały eksploatacyjne: sprzęt komputerowy, urządzenia peryferyjne, materiały biurowe lub gadżety firmowe, w tym ilości i wymagane terminy
- Wydarzenia i logistyka: wydarzenia wewnętrzne, wyjazdy poza siedzibę firmy, wsparcie konferencji, koordynacja dostawców lub logistyka podróży
- Ogólne wsparcie operacyjne: pomoc w zakresie procesów, systemów wewnętrznych lub zadań administracyjnych, które dotyczą wszystkich zespołów.
Gdy wnioski te napływają za pośrednictwem formularza:
- Są one gromadzone na liście wniosków operacyjnych lub wniosków zespołowych wraz z polami dotyczącymi kategorii, lokalizacji, szacowanego budżetu i terminu realizacji.
- Pytania warunkowe w formularzach Forms pozwalają uzyskać odpowiedni poziom szczegółowości według kategorii, np. biuro i piętro w przypadku obiektów lub modele i ilości w przypadku sprzętu.
- Dział operacyjny może korzystać z widoków pogrupowanych według kategorii i statusu, aby zarządzać obciążeniem pracą, chronić wydajność i informować interesariuszy.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: ClickUp Formularze zapewniają wsparcie dla logiki warunkowej, co oznacza, że pytania pojawiają się lub znikają w zależności od wcześniejszych odpowiedzi. Zapobiega to wyświetlaniu nieistotnych pól i zmniejsza liczbę niekompletnych lub niskiej jakości przesłanych zgłoszeń.
Na przykład:
- Jeśli wnioskodawca wybierze opcję „Pilne” w sekcji Priorytet → Pokaż pole Termin realizacji
- Jeśli wybierają „Wniosek o dostęp” → Wyświetl pole z pytaniem „Który system?”
Aby to skonfigurować:
- Dodaj pytanie z obsługiwanym typem (lista rozwijana, pole wyboru, status itp.).
- Włącz opcję Logika w prawym dolnym rogu pytania.
- Rozwiń Reguły i zdefiniuj: JEŚLI [warunek] → WTEDY [akcja = pokaż pole(a)]
👉 Logika warunkowa jest szczególnie przydatna w przypadku wspólnych formularzy zgłoszeniowych, które obsługują wiele rodzajów wniosków w różnych zespołach.
Jak utworzyć formularz wniosków wewnętrznych w ClickUp
Oto jak skonfigurować wewnętrzny formularz wniosków w ClickUp 👇
1. Przygotuj proces składania wniosków
Zanim otworzysz ClickUp, miej jasną wizję tego, co powinien osiągnąć Twój wewnętrzny formularz wniosków.
Określ cel swojego formularza. Zadaj sobie pytanie:
- Jakie konkretne rodzaje wniosków powinien przyjmować ten formularz, a które powinny być kierowane gdzie indziej? (Zapobiega bałaganowi)
- Jakie informacje są nam potrzebne, aby natychmiast rozpocząć pracę? (Nazwiska, działy, ID urządzeń, zasoby, linki do projektów i inne)
- Czy różne typy wniosków powinny wywoływać różne pytania uzupełniające lub ścieżki przekierowania? (Sygnał, że potrzebna jest logika warunkowa lub wiele list)
- Czy są jakieś pola, w których często pojawiają się niespójne dane, które powinny zostać ujednolicone za pomocą list rozwijanych lub pól obowiązkowych? (Pomyśl o priorytecie, nazwach działów, kategoriach wniosków)
- Kto będzie wypełniał ten formularz i jakiej terminologii lub instrukcji potrzebuje, aby łatwo i poprawnie go wypełnić? (Szczególnie ważne, jeśli ten sam formularz jest używany przez wiele zespołów)
Tablice ClickUp i mapy myśli ClickUp mogą być przydatne do mapowania każdego aspektu tych procesów i kroków.
Następnie, jakie dokładnie informacje muszą podać wszyscy wnioskodawcy?
Pomiń ten krok, a później będziesz musiał wielokrotnie edytować formularz.
2. Dodaj widok formularza w ClickUp
Czas zacząć tworzyć formularz!
Przejdź do przestrzeni, folderu lub listy, w której chcesz, aby pojawiały się przychodzące wnioski. Jest to ważne, ponieważ każdy formularz jest powiązany z konkretną lokalizacją. Każde przesłane zgłoszenie staje się zadaniem w tym właśnie miejscu.
Po wejściu do tej lokalizacji możesz dodać formularz:
- Kliknij przycisk + Widok.
- Z galerii dostępnych typów widoków wybierz Formularz.
- Nadaj nowemu widokowi formularza nazwę, aby łatwo go było zidentyfikować.
- Zostaniesz poproszony o wybranie szablonu lub rozpoczęcie od zera.
⚡ Archiwum szablonów: Chcesz zaoszczędzić czas na ustawieniach formularzy zgłoszeniowych? Zapoznaj się z tymi szablonami formularzy zgłoszeniowych, przygotowanymi specjalnie dla Ciebie, z których każdy został stworzony z myślą o obsłudze Wszystkiego, od incydentów informatycznych po briefy marketingowe i wnioski operacyjne.
3. Utwórz pola formularza
W formularzu zdecyduj, jakie informacje będą wypełniane przez użytkowników i jak będzie przebiegał przepływ informacji podczas wypełniania formularza.
Zacznij od nadania mu tytułu i krótkiego opisu. Następnie po prostu przeciągnij potrzebne pola. ClickUp oferuje wiele opcji (pole tekstowe, listy rozwijane, daty, załączniki, pola wyboru i inne), dzięki czemu możesz dokładnie odzwierciedlić wymagania swojego cyklu pracy.
Oto kilka obszarów, na których warto się skupić 👇
- Pola obowiązkowe: Dodaj nazwisko wnioskodawcy, dział oraz krótki opis problemu lub wniosku.
- Listy rozwijane zapewniające spójność: w przypadku kategorii takich jak „Typ żądania” lub „Priorytet” listy rozwijane zapewniają najczystszy i najbardziej znormalizowany format pól danych.
- Załączniki: Jeśli Twój proces wymaga zrzutów ekranu, briefów kreatywnych lub dokumentów, po prostu dodaj pole załącznika na początku.
- Pola obowiązkowe: Oznacz pola, których wypełnienie jest obowiązkowe, aby użytkownicy nie pominęli przypadkowo informacji niezbędnych do wydajnej pracy zespołu.
Ponadto możesz dodać więcej pytań, aby stworzyć niestandardowy formularz dostosowany do swoich potrzeb.
🧠 Ciekawostka: W XIX wieku ludzie składali listy w tak skomplikowany sposób, aby uniknąć manipulacji, że historycy nazywają to dziś „blokowaniem listów”. Niektóre metody są tak złożone, że muzea traktują je jak papierowe łamigłówki.
4. Skonfiguruj ustawienia zgłoszeń i automatyzację cyklu pracy
Kolejnym krokiem jest upewnienie się, że każde przesłane zgłoszenie trafia dokładnie tam, gdzie powinno (i oczywiście działa tak, jak tego potrzebuje Twój zespół).
Zacznij od otwarcia panelu Ustawienia po prawej stronie widoku formularza i: ⬇️
- Wybierz listę docelową: każde przesłane przesłanie formularza staje się zadaniem, więc wybierz dokładną listę, na której powinny znaleźć się te wnioski. (np. wsparcie IT, wnioski dotyczące projektowania, skrzynka odbiorcza obiektów)
- Ustaw domyślną osobę przypisaną: jeśli wszystkie wnioski powinny trafiać do jednej osoby lub zespołu, możesz je automatycznie przypisywać (oszczędza to mnóstwo ręcznego przekierowywania).
- Zastosuj szablon zadania (opcjonalnie, ale bardzo przydatne): Jeśli Twój zespół posiada szablon dla problemów informatycznych, briefów kreatywnych, zgłoszeń błędów itp., możesz go automatycznie zastosować, aby każde nowe zadanie zawierało: Podzadania Lista kontrolna Pola niestandardowe
- Podzadania
- Lista kontrolna
- pola niestandardowe
- Podzadania
- Lista kontrolna
- pola niestandardowe
Szukasz inspiracji do tworzenia bardziej zautomatyzowanych procesów? Zapoznaj się z przykładami zastosowań automatyzacji cyklu pracy opartej na AI.
5. Nadaj formularzowi styl i markę
Twój formularz zasługuje na niewielką poprawkę, zanim trafi do osób z Twojego zespołu lub działu. W zakładce Projekt dostosuj wygląd i styl, aby formularz wyglądał jak przestrzeń należąca do Twojego zespołu.
Możesz:
- Przełączaj się między układem jednokolumnowym a dwukolumnowym w zależności od ilości gromadzonych informacji.
- Dostosuj kolory, tła i style przycisków, aby dopasować je do wizerunku Twojej firmy.
- Jeśli chcesz, aby wyglądało to bardziej profesjonalnie, prześlij niestandardowy obraz tła.
- Wybierz jasny lub ciemny motyw i baw się kolorami swojej marki, aby formularz wyglądał tak, jakby należał do Twojego obszaru roboczego.
…i wiele więcej.
🤯 Czy wiesz, że... ClickUp obsługuje obecnie ponad 4 miliony zespołów, a wraz z rozwojem nowych obszarów roboczych gwałtownie rośnie również wykorzystanie sztucznej inteligencji. Obecnie ponad 2 miliony obszarów roboczych korzysta z AI, w porównaniu z zaledwie 665 000 w zeszłym roku!
6. Udostępnij formularz wewnętrznie
A to najlepsza (i najprostsza) część! Po prostu udostępnij swój formularz ClickUp swojemu zespołowi w:
- Bezpośredni link: skopiuj URL formularza, który można udostępniać, i wklej go w czacie ClickUp, e-mailu lub Teams. Jedno kliknięcie i Twoi współpracownicy są dokładnie tam, gdzie powinni, aby złożyć zapytanie.
- Osadź w narzędziach wewnętrznych: pobierz kod osadzania i umieść formularz w Confluence, SharePoint lub intranecie. Dzięki temu użytkownicy natkną się na niego w naturalny sposób podczas wykonywania codziennych zadań.
- Ogranicz dostęp: Umieść formularz w prywatnej liście, aby był on dostępny tylko dla określonych zespołów wewnętrznych, i wykorzystaj uprawnienia obszaru roboczego, aby zapobiec losowym przesłanym zgłoszeniom spoza firmy.
- Ułatw wyszukiwanie: dodaj link do dokumentów onboardingowych, wewnętrznej wiki lub ClickUp Docs. Zapewnij zespołowi jedno miejsce, dzięki czemu nikt nie będzie musiał grać w „Gdzie jest Waldo?” z formularzem zapytania.
To wszystko! Właśnie ujednoliciłeś wszystkie swoje wewnętrzne wnioski.
⭐ Dodatkowy krok: użyj ClickUp AI do analizy
Ale rejestrowanie wniosków to tylko połowa sukcesu. To, co dzieje się później, zazwyczaj kończy się niepowodzeniem. Gdy zaczynają napływać zadania, większość zespołów ponownie pogrąża się w chaosie, który spowalnia pracę wszystkich. Wiesz, jak to wygląda:
- Poszukiwanie brakującego kontekstu
- Proszenie o te same informacje dwukrotnie
- Przepisywanie tych samych odpowiedzi
- Ręczne sortowanie i ustalanie priorytetów wszystkiego
- Przełączanie się między narzędziami tylko po to, aby zrozumieć, co się dzieje
To klasyczny przykład rozrostu pracy i kontekstu. Ale niech żyje ClickUp Brain, AI przeznaczona do eliminowania chaosu, z którym borykasz się na co dzień.
Oto, w jaki sposób sprawia to, że Twój system wniosków staje się magicznie płynny:
- Poznaj kontekst: Każde zgłoszenie zawiera szczegóły, historię i wzorce. ClickUp AI Fields może natychmiast zebrać wszystkie te informacje za pomocą podsumowań AI, dzięki czemu nie musisz przeszukiwać logów czatu.
- Pomaga w automatycznej selekcji: Brain może pomóc w kategoryzowaniu wniosków, identyfikowaniu pilnych spraw i wyszukiwaniu powiązanych informacji.
- Udziela odpowiedzi: Poproś ClickUp Brain o podsumowanie, kolejny krok, wyjaśnienie lub aktualizację projektu, a otrzymasz odpowiedź opartą na rzeczywistych zadaniach, dokumentach i cyklach pracy (rzeczywisty kontekst z Twojej rzeczywistej pracy).
📚 Więcej informacji: Najlepsze narzędzia do tworzenia formularzy oparte na AI
⭐ Dodatkowy krok: Analizuj przesłane zgłoszenia formularzy za pomocą pulpitów nawigacyjnych.
Pulpity kontrolne pozwalają wizualizować dane wejściowe, umożliwiając szybsze podejmowanie decyzji i dostrzeganie wzorców bez konieczności ręcznego raportowania.
Dzięki tej funkcji ClickUp Dashboards wyświetla najważniejsze wskaźniki i trendy w czasie rzeczywistym.
Oto, w jaki sposób pomaga to usprawnić proces składania wniosków wewnętrznych:
- Twórz karty powiązane z listami przyjęć: Dodaj karty listy zadań, które odsyłają do listy, na której trafiają zadania z formularzy. Korzystaj z grupowania i filtrów (np. według typu zgłoszenia, priorytetu, osoby przypisanej), aby skupić się na tym, co najważniejsze.
- Śledź liczbę przesłanych zgłoszeń i trendy: użyj kart obliczeniowych (np. liczba zadań) lub kart wykresów słupkowych/liniowych, aby zobaczyć, jak zmieniają się rodzaje wniosków w czasie.
- Monitoruj pracę w toku: dodaj karty Obciążenie pracą według statusu lub Całkowity czas w statusie, aby zobaczyć, gdzie wnioski utknęły lub są na dobrej drodze — idealne rozwiązanie dla umów SLA lub sygnałów ostrzegawczych dotyczących ryzyka SLA.
- W razie potrzeby przejdź do szczegółów: większość kart pulpitu nawigacyjnego umożliwia kliknięcie podstawowych zadań, dzięki czemu można sprawdzić poszczególne odpowiedzi w formularzu bez opuszczania pulpitu nawigacyjnego.
Korzyści ze standaryzacji wniosków dzięki ClickUp Formularzom
Oto dlaczego standaryzacja wniosków za pomocą ClickUp Formularzy ma tak zauważalny wpływ:
- Łatwiejsze ustalanie priorytetów wniosków: ponieważ formularze mogą zawierać listy rozwijane lub wstępnie ustawione priorytety, Twój zespół nie musi ręcznie interpretować osi czasu. Spójne ustalanie priorytetów oznacza, że możesz tworzyć bardziej niezawodne pulpity nawigacyjne lub filtry, a nawet standaryzować procesy w oparciu o to, co kwalifikuje się jako priorytet wysoki, średni lub niski.
- Lepsza widoczność w zespołach/rolach: Dzięki standaryzacji przyjmowania wniosków kierownictwo i interesariusze mają dostęp do jednolitych danych (np. „liczba wniosków według działu”, „średni czas przetwarzania według rodzaju wniosku”). Pomaga to w bardziej przejrzystym dokumentowaniu procesów, ponieważ każdy wniosek trafia do systemu w ten sam sposób.
- Lepsze dostosowanie marki lub procesu: Dzięki ClickUp Forms możesz dostosować układ i branding („Która linia produktów?”, „Który region?” itp.), dzięki czemu sam formularz zgłoszeniowy wzmacnia proces i oczekiwania, a nie tylko zawartość.
- Szybsze wdrażanie nowych wnioskodawców: gdy pola formularza są przewidywalne i znormalizowane, nowi członkowie zespołu lub zewnętrzni wnioskodawcy (dostawcy, kontrahenci) szybciej się wdrażają (wymagają mniej wyjaśnień, popełniają mniej błędów).
- Łatwiejsza kontrola/śledzenie wniosków o zmiany: Jeśli ujednolicisz proces przyjmowania wniosków, będziesz mógł śledzić rodzaje wniosków, które napłynęły w danym okresie (np. zwiększenie budżetu, zmiana zakresu), ponieważ wszyscy będą korzystać z tej samej taksonomii.
- Lepsza integracja z zadaniami i cyklami pracy: ponieważ każde przesłane zgłoszenie formularza staje się zadaniem w ClickUp (z przewidywalnymi polami), łańcuch od wniosku → zadania → zakończenia staje się płynniejszy, a Ty rzadziej musisz ręcznie mapować jednorazowe wnioski do swojego systemu zadań.
Standaryzuj wszystkie wewnętrzne wnioski dzięki ClickUp
Jeśli ludzie nadal wysyłają zapytania w losowych czatach, fragmentarycznych e-mailach i rozmowach na korytarzu, problem nie leży po stronie Twojego zespołu. Problem polega na tym, że nie ma jednego, niezawodnego sposobu na poproszenie o pomoc.
ClickUp Forms rozwiązuje ten problem, zapewniając wszystkim użytkownikom ten sam prosty formularz do składania wniosków.
Każde zgłoszenie ma tę samą strukturę, zawiera odpowiednie pytania i trafia do właściwej listy jako zadanie, które Twój zespół może faktycznie wykonać. Pola niestandardowe, pytania warunkowe i automatyzacje zapewniają działom IT, HR, projektowania i operacyjnym uzyskanie potrzebnych informacji.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś i przekształć swoje wewnętrzne zgłoszenia w system, któremu może zaufać cały zespół. ✅
Często zadawane pytania
Tak. Możesz łatwo wysyłać automatyczne powiadomienia do Slacka lub e-maila za każdym razem, gdy pojawi się nowe zgłoszenie formularza. Jest to szczególnie pomocne dla określonych członków zespołu, którzy muszą szybko reagować na wewnętrzne zgłoszenia. Wiele zespołów udostępnia ClickUp Forms w Slacku, a następnie korzysta z ClickUp automatyzacji, aby przesyłać nowe zgłoszenia bezpośrednio do odpowiednich kanałów.
ClickUp chroni wszystkie przesłane zgłoszenia formularzy za pomocą zabezpieczeń klasy Enterprise, szyfrowania i kontroli uprawnień. To Ty decydujesz, kto może gromadzić dane, kto może przeglądać zgłoszenia i gdzie tworzone są zadania. Dostęp jest oparty na rolach, a poufne informacje mogą być w razie potrzeby zablokowane dla zespołów międzyfunkcyjnych lub poszczególnych osób. Co więcej, obszary robocze, listy i widoki, w których przechowywane są dane formularzy, dziedziczą te same standardy bezpieczeństwa, które są stosowane w całej platformie. Dodatkowo, po aktywowaniu ustawień formularzy uwierzytelnianych przez konto, tylko osoby, które dołączyły do Twojego obszaru roboczego, mogą przeglądać i przesyłać formularze.
Oczywiście. Wiele firm tworzy konfigurowalne formularze, które służą wielu zespołom, korzystając z pól niestandardowych ClickUp i logiki warunkowej. Na przykład działy marketingu, IT i HR mogą otrzymywać wnioski z jednego ujednoliconego formularza, a reguły ClickUp przekierują każde przesłane zgłoszenie do odpowiedniej listy lub zadań, które mogą być realizowane przez dany zespół. Jest to idealne rozwiązanie dla wspólnych działów obsługi klienta lub wdrażania nowych pracowników.
Interfejs ClickUp typu „przeciągnij i upuść” ułatwia dodawanie pól niestandardowych, takich jak priorytet, typ wniosku lub dział. Po utworzeniu tych pól można użyć funkcji automatyzacji, aby natychmiast kategoryzować lub nadawać priorytet nowym zadaniom w momencie ich pojawienia się. Na przykład wnioski „pilne” mogą być automatycznie przypisywane do kierownika, a problemy informatyczne mogą trafiać do specjalnej kolejki.
Tak. ClickUp Brain, znany również jako ClickUp AI, może podsumowywać długie lub niejasne zgłoszenia formularzy, zaznaczać brakujące szczegóły i pomagać w kierowaniu zadań do właściwych właścicieli. Ponieważ rozumie kontekst, może natychmiast przekształcić surowe zgłoszenia w zadania, które można wykonać.