Chociaż prawie każdy w pewnym momencie swojego życia pełni rolę przywódczą, bycie kierownikiem projektu wiąże się z wyjątkowymi i czasami nieprzewidywalnymi obowiązkami.
Jako kierownik projektu i lider zespołu musisz przestrzegać przyjętych w firmie procedur i zasad działania, ale także być otwarty na opinie i dostosowywać cykl pracy do potrzeb.
Właśnie w tym przydają się szablony do zarządzania projektami!
W tym poście omówimy kilka metodologii zarządzania projektami i podamy wskazówki, które pomogą Ci sprostać wszelkim wyzwaniom, jakie staną na Twojej drodze. Dodatkowo udostępnimy Ci niesamowity szablon do zarządzania projektami w ClickUp, który pomoże Ci to osiągnąć.
1. Określ swoje obowiązki
Jest poniedziałek rano i masz trzy rozmowy kwalifikacyjne z potencjalnymi nowymi pracownikami.
Masz również 13 spotkań z obecnymi pracownikami, a liczba wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej rośnie nieubłaganie.
Jak zachować porządek?
Najpierw wizualizuj swoje główne punkty skupienia jako menedżera. Systematycznie dziel swoją ogólną rolę na mniejsze, łatwiejsze do opanowania części.
Hierarchia ClickUp sprawia, że proces ten jest prosty. Możesz tworzyć projekty dla każdej grupy, którą zarządzasz, w jednej centralnej przestrzeni. Następnie użyj list w każdym projekcie, aby podzielić projekt na różne elementy. Oto przykład:
Przestrzeń: Zarządzanie > Projekt: Personel > Listy: Pracownik 1, Pracownik 2 itd.
Platforma zawiera nawet gotowe szablony projektów, które można przenieść bezpośrednio do swojego zespołu, aby rozpocząć pracę:
2. Monitoruj postępy w czasie rzeczywistym
Czasami samo ustawienie terminu realizacji projektu lub zadania nie wystarcza. Gdy musisz zarządzać wieloma zadaniami oddelegowanymi do dużych grup osób, naprawdę trudno jest zorientować się, na jakim etapie są wszystkie prace.
Rozwiązanie? Znajdź sposób, aby otrzymywać natychmiastowe aktualizacje od całego zespołu w miarę wprowadzania zmian.
W ClickUp można to łatwo skonfigurować za pomocą pól niestandardowych.
Twórz unikalne kolumny zadań, aby zarządzać informacjami kontaktowymi, statusem postępów, linkami do ważnych dokumentów i nie tylko.
W miarę aktualizowania wpisów w tych polach przez osoby przypisane do zadań, będziesz mieć dostęp do ogólnego przeglądu cyklu pracy wszystkich osób w jednym miejscu:
Możesz nawet tworzyć niestandardowe cykle pracy dla każdego projektu. Członkowie zespołu mogą przenosić zadania z jednej fazy do drugiej, dzięki czemu zawsze wiesz, czy wszystko przebiega zgodnie z planem:
Kolejną ważną funkcją ClickUp, którą warto sprawdzić, jest raportowanie.
Raporty ułatwiają monitorowanie postępów członków zespołu z różnych punktów widzenia w określonym okresie czasu. Zobacz, nad jakimi zadaniami pracowano, kto ma zaległe elementy do wykonania i nie tylko:
Na koniec koniecznie zapoznaj się z funkcją Portfolios w ClickUp. Portfolios pozwala umieścić wszystkie te wspaniałe plany w jednym, kompleksowym przeglądzie, dzięki czemu możesz łatwo monitorować postępy i kondycję wszystkich członków swojego zespołu.
3. Zawsze planuj z wyprzedzeniem
Bycie menedżerem oznacza między innymi radzenie sobie z wieloma różnorodnymi prośbami. Niezależnie od tego, czy odpowiadasz za rekrutację i szkolenie nowych pracowników, nadzorowanie zespołu sprzedaży, czy planowanie dużego wydarzenia, prawdopodobnie znajdujesz się w pozycji, w której wielu współpracowników oczekuje od Ciebie podjęcia działań.
Jak więc zająć się wszystkimi tymi sprawami w odpowiednim czasie, zapewniając jednocześnie jasność i zdecydowanie, których potrzebują członkowie zespołu?
Musisz myśleć z wyprzedzeniem i wygospodarować czas potrzebny do wykonania zadań. Określ, kiedy projekt musi się rozpocząć, zakończyć i wszystko, co należy zrobić pomiędzy.
Dzięki widokowi czasu ClickUp możesz przeciągać i upuszczać nieplanowane zadania, aby dodać daty rozpoczęcia i terminy bezpośrednio do kalendarza.
Możesz również oznaczyć je kolorami według statusu lub filtrować kalendarz według osoby przypisanej, aby zobaczyć, kto nad czym pracuje.
Nie wiesz, kiedy zaplanować dane zadanie?
Spróbuj dodać szacowany czas, aby wskazać, ile czasu zajmie Ci wykonanie zadania. Pomoże Ci to lepiej zaplanować zadanie w kalendarzu, gdy będziesz gotowy.
Wnioski
Niezależnie od zakresu obowiązków kierowniczych, zawsze istnieją narzędzia, które można wdrożyć, aby wykonać więcej zadań w krótszym czasie. Zamiast próbować śledzić wszystkie zadania i spotkania na karteczkach samoprzylepnych (lub, co gorsza, w głowie), dlaczego nie zsynchronizować cykle pracy w jednej spójnej platformie?