Szukasz szablonu faktury wysyłkowej, z którego możesz skorzystać od razu? Niezależnie od tego, czy zarządzasz dostawami, śledzisz logistykę, czy wystawiasz faktury klientom, przejrzysta i dokładna faktura jest niezbędna.
W tym przewodniku zebraliśmy najlepsze darmowe szablony faktur za wysyłkę, które pomogą Ci usprawnić cykl pracy, ograniczyć błędy i terminowo otrzymywać płatności.
👀 Czy wiesz, że... 61% opóźnień w płatnościach wynika z nieprawidłowych faktur?
14 darmowych szablonów faktur za wysyłkę
Teraz, gdy już wiesz, jak powinien wyglądać idealny szablon faktury wysyłkowej, przygotowaliśmy listę najlepszych szablonów, które możesz pobrać za darmo z ClickUp, aplikacji do pracy, która ma wszystko.
Możesz łatwo dostosować platformę do swoich potrzeb jako oprogramowanie do zarządzania zamówieniami, scentralizować zarządzanie projektami, stworzyć bazę wiedzy, uzyskać dostęp do narzędzi do współpracy i nie tylko.
Oto, co mówi Laura Devine, specjalistka ds. budowania obciążenia w World Vision:
Użyłem go do śledzenia postępów realizacji zamówienia towaru. W jednym miejscu miałem szczegółowy opis, linki do próbek, kopie czatów tekstowych, aktualizacje statusu. Wyeliminowało to mnóstwo e-maili.
Użyłem go do śledzenia postępów realizacji zamówienia towaru. W jednym miejscu miałem szczegółowy opis, linki do próbek, kopie czatów tekstowych, aktualizacje statusu. Wyeliminowało to mnóstwo e-maili.
1. Szablon faktury ClickUp
Czy wiesz, że 48% firm obsługuje do 500 faktur miesięcznie? Jeśli jesteś jedną z nich, ręczne zarządzanie może stać się koszmarem, zwłaszcza jeśli rozwijasz działalność. Jeden błąd w zamówieniu wysyłkowym lub fakturze frachtowej i przez tygodnie będziesz musiał ścigać płatności.
Skorzystaj z szablonu faktury ClickUp, aby ułatwić sobie pracę. Dzięki niemu wszystkie wymagane informacje, w tym terminy, szczegóły oraz warunki, zostaną uwzględnione na fakturze.
Ten szablon pomoże Ci:
- Ustaw standardowy format faktur, niezależnie od tego, czy wystawiasz faktury za dostawy krajowe, czy międzynarodowe
- Uporządkuj i przechowuj wszystkie istotne dane faktury handlowej w jednym miejscu
- Klasyfikuj odpowiednie warunki za pomocą atrybutów, takich jak informacje o kliencie, terminy płatności i inne
- Szybko i łatwo twórz niestandardowe faktury z logo i stylem Twojej firmy
- Śledź płatności i łatwo uzgadniaj konta dzięki automatyzacji
📦 Idealne do: Standaryzacji faktur wysyłkowych, ograniczenia błędów ręcznych i przyspieszenia płatności w miarę rozwoju firmy.
2. Szablon śledzenia faktur ClickUp
Masz dość gonienia klientów za płatnościami przez telefon i e-mail? Prawdopodobnie trudno jest Ci również śledzić, które płatności zostały już zrealizowane, a które są nadal w toku.
Szablon śledzenia faktur ClickUp może Ci w tym pomóc. To gotowe do użycia narzędzie do śledzenia pozwala zapisać w jednym miejscu wszystkie istotne informacje dotyczące płatności, w tym status płatności.
Ten szablon można wykorzystać do:
- Szybko generuj profesjonalne faktury dzięki automatycznie wypełnianym polom
- Wysyłaj faktury szybko za pomocą jednego kliknięcia
- Śledź płatności z łatwością i dokładnością na tej samej platformie
📦 Idealne do: usprawnienia śledzenia płatności, zmniejszenia obciążenia pracą administracyjną i zapewnienia terminowego monitorowania zaległych faktur.
🧠 Ciekawostka: Największy kontenerowiec świata, Ever Ace, może przewieźć jednocześnie ponad 23 000 kontenerów
3. Szablon zapytania ofertowego ClickUp
Porównanie ofert wielu dostawców w zakresie zarządzania łańcuchem dostaw i logistyką może być trudne. Twój zespół ds. zaopatrzenia potrzebuje standardowego procesu, który może stosować. W przeciwnym razie ryzykujesz wybór niewłaściwej oferty.
Szablon zapytania ofertowego ClickUp usprawnia cały proces, umożliwiając tworzenie szczegółowych zapytań ofertowych zawierających wszystkie wymagania. Pomaga dokładnie porównać oferty i zapewnia uzyskanie najlepszej możliwej oferty.
Wykorzystaj je do:
- Utwórz szczegółowe zapytanie ofertowe w uporządkowanym formacie, korzystając z szablonów ofert
- Niech dostawcy podają te same informacje, umożliwiając uczciwe porównanie ofert
- Porównaj i przeanalizuj oferty dostawców
- Szybka i dokładna ocena dostawców i umów zakupowych
- Upewnij się, że oferty są automatycznie obliczane na podstawie Twojego budżetu
📦 Idealne do: Poprawy procesu wyboru dostawców oraz zapewnienia uczciwego i przejrzystego porównania wielu ofert.
👀 Czy wiesz, że... Sprzedawcy detaliczni, którzy używają narzędzi cyfrowych do oceny ryzyka dostawców, są znacznie lepiej przygotowani do radzenia sobie z zakłóceniami. W rzeczywistości firmy posiadające solidne procesy oceny ryzyka w łańcuchu dostaw są o 73% bardziej odporne na poważne komplikacje.
4. Szablon faktury transportowej ClickUp
Zmienne koszty paliwa, różne stawki za różne trasy i usługi oraz wielkość zamówień sprawiają, że fakturowanie w firmie transportowej jest czasochłonne. Jeśli robisz to ręcznie, błędy są nieuniknione.
Szablon faktury ClickUp dla firm transportowych został stworzony z myślą o uproszczeniu procesu tworzenia faktur dla firm transportowych. Automatycznie oblicza opłaty paliwowe, śledzi przebieg i zawiera wszystkie istotne szczegóły dotyczące usługi, zapewniając dokładność i terminowość faktur.
Ten szablon umożliwia:
- Utwórz profesjonalną fakturę handlową dla każdego zlecenia
- Uporządkuj wszystkie dane rozliczeniowe w jednym miejscu
- Śledź płatności i zapewnij terminowe pobieranie opłat
- Zapewnij dokładność dzięki przejrzystej strukturze i spójnemu formatowi
- Ogranicz liczbę błędów i nieporozumień, gromadząc wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu
📦 Idealne do: Uproszczenia procesów rozliczeniowych dla firm transportowych.
5. Szablon formularza zamówienia produktu ClickUp
Zapewnienie klientom doskonałej obsługi staje się głównym czynnikiem wyróżniającym firmy na tle konkurencji. 8 0% przedsiębiorstw twierdzi, że będzie to główny sposób na utrzymanie konkurencyjności w branży.
Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę spedycyjną, czy mały sklep internetowy, poprawa jakości obsługi klienta zaczyna się od jasnej komunikacji. Udostępnianie dokładnych informacji i aktualizacji dotyczących dostawy w czasie rzeczywistym odgrywa istotną rolę w budowaniu zaufania i utrzymaniu zadowolenia klientów.
Szablon formularza zamówienia produktu ClickUp pomaga usprawnić śledzenie produktów, organizować dane zamówień i personalizować obsługę klienta dzięki informacjom o poprzednich zamówieniach. Ponadto, ponieważ oferuje automatyczne wprowadzanie danych, nie musisz martwić się o nieprawidłowe numery lub błędne adresy.
*Obejrzyj ten film, aby dowiedzieć się, jak utworzyć proces przyjmowania zamówień za pomocą formularzy ClickUp
Dzięki temu szablonowi możesz:
- Zautomatyzuj wprowadzanie danych, aby zaoszczędzić czas
- Śledź poprzednie zamówienia, aby zapewnić lepszą obsługę klienta
- Z łatwością określ koszty wysyłki i dostępność
- Zbierz niezbędne informacje, takie jak dane kontaktowe klienta, szczegóły produktu i informacje dotyczące płatności
- Zwiększ satysfakcję klientów, zapewniając im łatwy i skuteczny sposób zamawiania produktów
- Uzyskaj wgląd w nawyki zakupowe i preferencje klientów
📦 Idealne do: Śledzenia zamówień i organizowania informacji o klientach dla każdej faktury
🧠 Ciekawostka: Prognozy wskazują na znaczny wzrost w sektorze e-commerce w Azji, gdzie Filipiny i Indie zajmują czołowe miejsca na liście z odpowiednio około 23% i 18% udziałem w sprzedaży internetowej.
6. Szablon zamówienia zakupu i zapasów ClickUp
Skuteczne zarządzanie zapasami pomaga być przygotowanym na realizację zamówień dzięki odpowiednim elementom w odpowiednim czasie. Jednak, co zaskakujące, 43% małych firm w ogóle nie śledzi swoich zapasów!
Jeśli jesteś jednym z nich, ryzykujesz nadmiernym gromadzeniem zapasów i brakami magazynowymi, a oba te zjawiska mogą zablokować przepływ gotówki i opóźnić realizację zamówień klientów. Nie masz budżetu na zaawansowane oprogramowanie do zarządzania zapasami? Po prostu skorzystaj z szablonu zamówienia zakupu i zapasów ClickUp.
Ten szablon pomoże Ci:
- Zarządzaj wszystkimi zamówieniami z jednego miejsca
- Dzięki automatycznym alertom będziesz mieć kontrolę nad stanem magazynu, punktami ponownego zamówienia i nie tylko
- Zautomatyzuj proces zamówień, zapewniając dokładność i skracając czas realizacji
- Śledź poziomy zapasów i ogranicz kosztowne braki magazynowe dzięki szablonom zapasów
- Prowadź dokładną dokumentację kontaktów z dostawcami i zakupów
- Usprawnij zarządzanie łańcuchem dostaw, zwiększając wydajność i obniżając koszty
📦 Idealne do: Utrzymania optymalnego poziomu zapasów w celu zaspokojenia popytu i maksymalizacji zwrotu z inwestycji.
7. Szablon rejestru dostaw ClickUp
Większość kupujących uważnie śledzi swoje dostawy — wielu z nich wręcz obsesyjnie. W rzeczywistości 91% kupujących śledzi swoje paczki, a prawie 1 na 5 sprawdza je kilka razy dziennie. Jeśli więc Twoje rejestry dostaw nie są uporządkowane i aktualne, ma to bezpośredni wpływ na zaufanie i satysfakcję klientów.
Brak aktualizacji, opóźnienia lub niespójne śledzenie mogą szybko prowadzić do zgłoszeń do pomocy technicznej i negatywnych recenzji.
Szablon rejestru dostaw ClickUp pomaga w przejrzystym zarządzaniu każdą dostawą. Umożliwia śledzenie statusu zamówienia, przypisywanie kierowców i rejestrowanie czasów dostaw — wszystko w jednym miejscu.
Użyj tego szablonu, aby:
- Śledź zamówienia, status dostawy i informacje o płatnościach
- Organizuj zamówienia według daty, godziny, kierowcy, trasy i innych kryteriów
- Zapewnij swoim klientom i zespołowi obsługi klienta szybki i łatwy dostęp do ważnych informacji dotyczących dostawy
- Informuj klientów o statusie ich zamówień, aby zapewnić im satysfakcję
- Zapewnij widoczność terminów dostaw i postępów
- Śledź zamówienia klientów i aktualizuj dokumentację
📦 Idealne do: Poprawy koordynacji wysyłek oraz zapewnienia terminowych i dokładnych aktualizacji dla klientów.
📖 Przeczytaj również: Najlepsze oprogramowanie logistyczne (recenzje i ceny)
8. Szablon listu przewozowego ClickUp
Zarządzanie przesyłkami międzynarodowymi wymaga uwzględnienia wielu szczegółów, od informacji o przewoźniku, przez opis ładunku, po warunki dostawy. Każde przeoczenie może prowadzić do opóźnień, sporów lub problemów z przestrzeganiem przepisów.
Szablon listu przewozowego ClickUp został zaprojektowany w celu usprawnienia tego procesu. Zapewnia uporządkowany format do rejestrowania wszystkich niezbędnych informacji dotyczących wysyłki.
Ten szablon można wykorzystać do:
- Twórz standardowe listy przewozowe, aby zapewnić spójność wszystkich przesyłek
- Zapisuj ważne szczegóły, takie jak specyfikę ładunku, miejsce załadunku i rozładunku oraz instrukcje dostawy, korzystając z szablonów BOL
- Dodaj odpowiednie strony, aby wysyłać powiadomienia i przypisuj ostatecznych odbiorców, aby zapewnić rozliczalność
- Popraw komunikację między wszystkimi stronami zaangażowanymi w proces wysyłki
📦 Idealne do: Zarządzania międzynarodowym transportem towarów, ograniczania błędów w dokumentacji i zapewniania sprawnej koordynacji między nadawcami, przewoźnikami i odbiorcami.
9. Szablon faktury wysyłkowej w formacie Excel / Arkusze Google autorstwa Coefficient
Faktury wysyłkowe często zawierają skomplikowane obliczenia i wiele zmiennych, co sprawia, że ręczne fakturowanie jest podatne na błędy. Kontrolowanie wszystkiego, od opłat wysyłkowych po cła i podatki, a także koszty ubezpieczenia, może prowadzić do nieporozumień i opóźnień.
Szablon faktury wysyłkowej w formacie Excel / Arkusze Google firmy Coefficient może rozwiązać ten problem. Możesz zautomatyzować obliczenia i zapewnić dokładność faktur za każdym razem.
Dzięki temu profesjonalnemu szablonowi możesz:
- Lista elementów wraz z opisami, ilościami, cenami jednostkowymi i kwotami całkowitymi zapewnia przejrzystość rozliczeń
- Automatycznie obliczaj obowiązujące podatki i rabaty, minimalizując błędy
- Dostosuj szablon do konkretnych potrzeb swojej firmy, dodając lub modyfikując pola
- Uzyskaj dostęp, udostępniaj i współpracuj ze swoim zespołem za pomocą Arkuszy Google lub Excela
📦 Idealne do: Automatyczne obliczanie kwoty całkowitej wraz ze szczegółowym zestawieniem podatków, kosztów wysyłki i rabatów.
10. Szablon faktury wysyłkowej w formacie Word autorstwa Bookipi
Jeśli masz problem z wieloma pozycjami i różnymi opłatami, szablon faktury wysyłkowej Word firmy Bookipi może uprościć ten proces. Pozwala on na wprowadzenie numeru faktury, listę elementów z listy rozwijanej oraz automatyzację obliczeń.
Ten szablon pomoże Ci:
- Połącz się z QuickBooks, aby bezpośrednio synchronizować dane zamówień
- Wybierz klienta i zamówione elementy z listy rozwijanej
- Zbieraj podpisy i konfiguruj powtarzające się przypomnienia o prośbach o wpłatę
- Zautomatyzuj obliczanie kwot całkowitych
- Dodaj spersonalizowane notatki dla klienta
📦 Idealne dla: Małych firm korzystających z oprogramowania księgowego QuickBooks.
📖 Przeczytaj również: Co to jest notatka o przyjęciu towaru (GRN) i dlaczego jest ważna?
11. Szablon faktury wysyłkowej autorstwa Template. Net
Prezentowanie dokładnego zestawienia cen jest niezbędne do zachowania przejrzystości i wiarygodności wobec klientów. Szablon faktury wysyłkowej autorstwa Template . Net pomoże Ci zaoszczędzić czas, automatyzując obliczenia w łatwym formacie rozliczeniowym.
Dzięki temu szablonowi możesz:
- Dodaj logo swojej firmy, szczegóły wysyłki i konkretne warunki umowy
- Zapisz dane klientów, takie jak numer kontaktowy i adres wysyłki
- Opisz elementy, zamówione ilości i ceny jednostkowe
- Zautomatyzuj obliczanie całkowitych kosztów
📦 Idealne dla: firm e-commerce i małych firm.
📮ClickUp Insight: Niedawno odkryliśmy, że około 33% pracowników umysłowych wysyła codziennie od 1 do 3 wiadomości, aby uzyskać potrzebne informacje. A co by było, gdyby wszystkie informacje były udokumentowane i łatwo dostępne? Dzięki menedżerowi wiedzy AI ClickUp Brain przełączanie się między kontekstami stanie się przeszłością. Wystarczy zadać pytanie bezpośrednio w obszarze roboczym, a ClickUp Brain pobierze informacje z obszaru roboczego i/lub połączonych aplikacji innych firm!
12. Faktura proforma dla wysyłki międzynarodowej według szablonu. Net
W przypadku eksportu towarów za granicę potrzebne są szczegółowe szablony do odprawy celnej i zabezpieczenia akredytyw. Faktura proforma dla wysyłek międzynarodowych od Template.Net pomoże Ci skonfigurować standardową strukturę dla wszystkich międzynarodowych przesyłek i zapewni dokładność danych oraz zgodność informacji o ładunku.
Ten szablon można wykorzystać do:
- Dodaj numer faktury, datę wystawienia i termin płatności, aby zapewnić przejrzystą dokumentację
- Zapisz nazwisko kupującego, nazwę firmy, adres i adres e-mail, aby zapewnić dokładną komunikację
- Podsumuj sumę częściową, koszty wysyłki, podatki i całkowitą kwotę do zapłaty, aby zapewnić przejrzystość
- Dodaj logo firmy i dodatkowe notatki
📦 Idealne dla: firm spedycyjnych eksportujących towary za granicę, spedytorów i agentów celnych.
13. Szablon formularza faktury dla firmy spedycyjnej autorstwa Template. Net
Zgubione faktury, pominięte opłaty i niejasne szczegóły rozliczeń mogą prowadzić do utraty przychodów w firmach spedycyjnych. Szablon formularza faktury dla firmy spedycyjnej autorstwa Template.Net pomaga uniknąć tych typowych problemów, zapewniając przejrzysty, spójny format dla każdej transakcji.
Dzięki temu szablonowi możesz:
- Określ rodzaj ładunku, wagę, wymiary i zadeklarowaną wartość
- W prosty sposób określ poziomy usług i związane z nimi opłaty
- Podsumuj wszystkie koszty i warunki płatności bez zbędnego bałaganu
- Edytuj online lub pobierz w preferowanym formacie
📦 Idealne dla: Usługi transportowe i kurierskie.
14. Szablon faktury wysyłkowej autorstwa Docmosis
Poświęcasz więcej czasu na formatowanie faktur wysyłkowych niż na samą wysyłkę produktów? Ręczne szablony często spowalniają pracę zespołów, zwłaszcza w przypadku powtarzających się zamówień lub wysyłek zbiorczych.
Szablon faktury wysyłkowej Docmosis został stworzony z myślą o automatyzacji dokumentów, dzięki czemu w ciągu kilku sekund możesz generować dopracowane, spójne faktury.
Ten szablon umożliwia:
- Opisz opłaty wraz z przejrzystym zestawieniem kosztów
- Zapisz szczegóły, takie jak nadawca, odbiorca, lista elementów i całkowite opłaty
- Dodaj reguły biznesowe, obliczenia i zawartość warunkową dla złożonych przypadków wysyłki
- Dodaj link do swojego portalu płatności
📦 Idealne dla: zespołów logistycznych, firm e-commerce i programistów automatyzujących faktury wysyłkowe o dużej objętości z dynamicznym wprowadzaniem danych.
📖 Przeczytaj również: Jak obliczyć czas realizacji, aby zoptymalizować cykl pracy
Zmniejsz stres związany z fakturami wysyłkowymi dzięki ClickUp
Wszystkie bezpłatne szablony przedstawione na tym blogu zostały zaprojektowane w celu uproszczenia fakturowania i śledzenia zamówień. Dzięki ClickUp możesz przechowywać je wszystkie w jednym miejscu.
Dostosuj platformę, aby służyła również jako narzędzie do analizy zamówień i zamówień, śledź godziny rozliczeniowe w celu precyzyjnego fakturowania oraz ustaw przypomnienia lub powtarzające się zadania, aby mieć kontrolę nad płatnościami. Możesz nawet połączyć ClickUp ze swoimi ulubionymi narzędziami, aby zapewnić płynny i spójny cykl pracy.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś, aby przejąć kontrolę nad fakturami wysyłkowymi i zyskać więcej czasu na rozwój swojej firmy.
Często zadawane pytania
Czym są szablony faktur wysyłkowych?
Szablony faktur wysyłkowych to gotowe formaty zaprojektowane, aby pomóc firmom w efektywnym organizowaniu i dokumentowaniu transakcji związanych z wysyłką. Zapewniają one przejrzysty układ, w którym można zawrzeć wszystkie niezbędne szczegóły dotyczące wysyłki, takie jak informacje o nadawcy i odbiorcy, listy elementów, ilości, koszty i warunki wysyłki.
Szczegółowy szablon faktury wysyłkowej pozwala na wprowadzenie kluczowych informacji o przesyłce w uporządkowany sposób. Możesz zapisać datę wysyłki, adres dostawy, opisy elementów, wagę, opłaty, strukturę kosztów oraz informacje dotyczące śledzenia przesyłki w spójnym formacie.
To standardowe podejście do zarządzania dokumentami wysyłkowymi zapewnia płynniejszy przebieg operacji, większą dokładność rozliczeń z klientami i łatwiejsze śledzenie zamówień.
Czym charakteryzuje się dobry szablon faktury wysyłkowej?
Solidny szablon pozwala zachować porządek, ogranicza liczbę błędów i zapewnia profesjonalny wizerunek w oczach klientów. (Jeszcze lepiej, jeśli korzystasz z AI w księgowości, aby zwiększyć dokładność za kulisami)
Oto, na co należy zwrócić uwagę:
- Przejrzysty układ: zawiera dane nadawcy/odbiorcy, listę elementów, opłaty, podatki i numer faktury. Dobre szablony formularzy zamówień oddzielają informacje dotyczące faktury, dostawy i płatności, ułatwiając czytanie
- Sekwencyjne śledzenie: Chronologiczne zapisy pomagają monitorować trendy i rozwiązywać opóźnienia
- Pola z możliwością dostosowania: Doskonałe szablony zamówień umożliwiają dostosowanie pól do wysyłek międzynarodowych lub zwrotów
- Sygnalizacja błędów: alerty dotyczące brakujących lub niezgodnych danych ograniczają kosztowne pomyłki
- Gotowość do współpracy: wspólny dostęp i komentarze zapewniają spójność działań zespołu
- Podział podatków/ceł: Przejrzystość kosztów wspiera zgodność z przepisami
- Informacje dotyczące płatności: Dodaj dane bankowe, warunki płatności i linki, aby klienci nie musieli prosić o płatność
- Branding: nazwa firmy, logo i informacje kontaktowe budują zaufanie
- Opcje eksportu/drukowania: Łatwe zapisywanie, wysyłanie lub drukowanie bez problemów z układem