Najczęstszą radą w zarządzaniu projektami jest sformułowanie celu projektu zgodnie z zasadą SMART (Specyficzny, Mierzalny, Osiągalny, Relevantny i Terminowy) już pierwszego dnia. Niestety, to właśnie ta zasada sprawia, że większość celów upada jeszcze przed rozpoczęciem prac.
Badania pokazują, że tylko 31% projektów kończy się pełnym sukcesem, a częstą przyczyną niepowodzeń jest zastąpienie celu wskaźnikiem.
Problem ma charakter strukturalny. Cel i zadanie to dwie odrębne rzeczy, ale zespoły łączą je w jednym zdaniu, tracąc w ten sposób możliwość korygowania kursu i dostosowywania się do zmieniających się okoliczności. Kiedy tak się dzieje, nieosiągnięcie jednej konkretnej wartości sprawia, że wygląda to tak, jakby cały cel nie został zrealizowany, nawet jeśli ogólny wynik jest zgodny z planem.
W niniejszym przewodniku rozróżniono te dwa poziomy, przedstawiono rzeczywiste cele wraz z mierzalnymi zadaniami umieszczonymi poniżej oraz przedstawiono pięciokrokową procedurę formułowania celów, które sprawdzają się w obliczu niepewności.
W skrócie: Cel projektu to ogólny rezultat, jaki chcesz osiągnąć, na przykład „poprawa jakości wsparcia dla mojego produktu”. Nie jest to wskaźnik. Wskaźniki należą do trzech do pięciu zadań projektowych, które są podporządkowane celowi, a każde z nich ma przypisaną wartość liczbową i termin realizacji. To właśnie takie rozdzielenie sprawia, że cel działa. Możesz nie zrealizować jednego zadania i nadal sprawdzić, czy cel jest na dobrej drodze do osiągnięcia. Jeśli sprowadzisz cel do jednej liczby, stracisz ten widok.
Czym jest cel projektu?
Cel projektu to ogólne sformułowanie wyniku, do którego dąży projekt: zmiany, którą chcesz wprowadzić po zakończeniu prac. Nie jest to zadanie, które określa konkretny, mierzalny krok w kierunku osiągnięcia tego wyniku. Cel jest celowo sformułowany w sposób ogólny, aby mógł stanowić wytyczną dla wielu decyzji jednocześnie.
Dobry cel projektu jest szeroko sformułowany, skoncentrowany na wyniku, powiązany z rezultatem biznesowym i na tyle stabilny, że przetrwa poszczególne zadania. Odpowiada na pytanie „dlaczego to robimy”, określa wynik i grupę docelową oraz nie sprowadza się do jednego wskaźnika.
Według TenStep cele projektu należą do poziomu organizacji, a zadania projektu – do poziomu projektu. Jeśli coś da się zmierzyć bezpośrednio w ramach jednego cyklu projektowego, oznacza to, że zostało sformułowane na zbyt niskim poziomie; jest to zadanie.
Cele projektu i zadania: jaka jest różnica?
Cel projektu to ogólny rezultat, natomiast zadanie to konkretne, mierzalne działanie, które przybliża cię do jego osiągnięcia. Jeden cel zazwyczaj wymaga kilku zadań. Pomylenie tych pojęć jest kosztowne, ponieważ łatwo je ze sobą pomylić. Oto jasne zestawienie celów projektu i zadań:
| Atrybut | Cel projektu | Cel projektu |
|---|---|---|
| Zakres | Ogólny, wysokopoziomowy wynik | Wąski, konkretny wynik |
| Mierzalność | Często nie w sposób bezpośredni; z założenia szerokie | Zawsze z wskaźnikiem i terminem realizacji |
| Ramy czasowe | Długoterminowe, mogą trwać dłużej niż sam projekt | Krótko- i średnioterminowe, ograniczone ramami projektu |
| Odpowiedzi | Dlaczego to robimy? | Co osiągniemy i kiedy? |
| Przykład | Popraw jakość wsparcia klienta | Skrócenie średniego czasu odpowiedzi do poniżej czterech godzin w ciągu sześciu miesięcy |
Oba pojęcia funkcjonują jako całość. Cel projektu należy wyznaczyć podczas definiowania powodu istnienia projektu oraz tego, jak ma wyglądać „lepszy” wynik. Na przykład: „poprawa doświadczeń nowych użytkowników”.
Sformułuj zadania projektu, aby wiedzieć, kiedy osiągniesz cel. Na przykład: „zmniejszyć liczbę kliknięć potrzebnych do ustawień z sześciu do trzech przed kolejną wersją”. Dąż do osiągnięcia celu projektu, aby zjednoczyć zespół i ustalić kompromisy. Wybierz zadania projektu, aby prowadzić śledzenie postępów i uznać projekt za zrobiony.
Dlaczego cele projektu mają znaczenie?
Cele projektu mają znaczenie, ponieważ spełniają cztery funkcje, których nie może zapewnić lista zadań: zapewniają wsparcie dla samodzielnego podejmowania decyzji, pozostają aktualne nawet po zmianach w składzie zespołu, ograniczają konieczność ponownej pracy oraz pozwalają kontynuować projekt w obliczu zmiany priorytetów. Pominięcie celu powoduje, że każda luka generuje koszty w trakcie realizacji projektu.
Jest to szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, gdy projekty stają się coraz bardziej złożone. W ekosystemie pracy opartym na AI zmieniająca się technologia, ewoluujące wymogi regulacyjne, sygnały rynkowe oraz zróżnicowane grupy interesariuszy są normą. Projekty, które skutecznie radzą sobie ze złożonością, mają pięciokrotnie większe szanse na powodzenie — wskaźnik powodzenia wynosi 88% — w porównaniu z tymi, które tego nie potrafią.
Cele projektu wypełniają lukę między zadaniami, które ktoś ma do wykonania, a wynikami, na których zależy firmie. Pomagają one rozplątać część złożoności projektu, dzięki czemu ludzie mogą dostrzec, dlaczego ich zadanie ma znaczenie w szerszym kontekście. Cel zapewnia właśnie taką perspektywę.
Oto, jak to wygląda w praktyce.
- Ludzie podejmują decyzje, nie czekając na Ciebie. Gdy cel jest jasny, zespół samodzielnie podejmuje spójne decyzje. Projektant wybierający między dwoma układami graficznymi wybiera ten, który służy realizacji celu. Bez celu każda drobna rozbieżność prowadzi z powrotem do jednej osoby, a ta osoba staje się wąskim gardłem.
- To ułatwia wdrożenie nowej osoby. Czasami członkowie zespołu odchodzą z projektu w trakcie jego realizacji. Kiedy ktoś odchodzi, spisany cel wypełnia lukę w kontekście dla jego następcy. Bez niego nowa osoba otrzymuje nieuporządkowaną listę zadań, której brakuje jasnego celu
- Eliminuje to konieczność poprawek już u źródła. W złożonych, wielofunkcyjnych projektach, gdy ludzie dążą do realizacji różnych wyobrażeń dotyczących celów projektu, powoduje to zamieszanie. Wspólny cel kieruje wszystkich ku tym samym rezultatom jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Dzięki temu dwa zespoły nie dostarczają części, które do siebie nie pasują.
- To zabezpiecza projekt w przypadku zmiany priorytetów. Zmiany w kierownictwie, zmiany warunków rynkowych – projekty bez jasnego celu na tym cierpią. Cel powiązany z wynikiem biznesowym stanowi Twoją ochronę w takiej sytuacji. Przeciwdziała on nieefektywnemu zarządzaniu i stanowi kotwicę dla celu.
Platforma e-sportowa G-Loot stanęła przed właśnie takim problemem: zespoły realizowały zadania, które nie były zgodne z celami na poziomie firmy. Gdy powiązali zadania z jedną wspólną strukturą celów, udało im się skoordynować działania 80 osób bez zwiększania liczby spotkań.
Jamie Dunbar Smyth, dyrektor ds. rozwoju w G-Loot, powiedział:
Członkowie zespołu kreatywnego mogą nie mieć pojęcia, czym zajmują się pracownicy zespołu CRM, co utrudnia wspieranie ich wysiłków. Chcemy zapewnić wszystkim widoczność. ClickUp oferuje świetny sposób na osiągnięcie tego dzięki funkcji Docs, ponieważ pozwala ona tworzyć strony poprzez agregowanie i osadzanie widoków z różnych list oraz kart z Tablicy, co ułatwia przeglądanie treści.
Członkowie zespołu kreatywnego mogą nie mieć pojęcia, czym zajmują się pracownicy zespołu CRM, co utrudnia wspieranie ich wysiłków. Chcemy zapewnić wszystkim widoczność. ClickUp oferuje świetny sposób na osiągnięcie tego dzięki funkcji Docs, ponieważ pozwala ona tworzyć strony poprzez agregowanie i osadzanie widoków z różnych list oraz kart z Tablicy, co ułatwia przeglądanie treści.
Co powinien obejmować cel projektu?
Zakończony cel projektu składa się z siedmiu elementów: jednego sformułowania rezultatu, powiązania z działalnością firmy, określonej grupy docelowej, przemyślanego zakresu, celów SMART, które z niego wynikają, właściciela oraz horyzontu czasowego. Jeśli zabraknie choćby jednego z tych elementów, cel albo sprowadza się do zadania, albo traci wszelkie uzasadnienie dla projektu.
- Jedno sformułowanie dotyczące wyniku: Jedno zdanie określające zmianę, której wprowadzenie jest celem projektu
- Wyraźny związek z działalnością firmy: Jasne powiązanie z celem firmy, uzasadniające realizację projektu
- Określona grupa docelowa: Dla kogo przeznaczony jest wynik, na przykład dla klientów, nowych pracowników lub zespołu operacyjnego
- Celowa szerokość: ramy wystarczająco szerokie, by kierować wieloma decyzjami jednocześnie
- Cele SMART poniżej: Od trzech do pięciu konkretnych, mierzalnych celów, które są określone w czasie, istotne i osiągalne, a które wspólnie przyczyniają się do realizacji celu
- Jeden odpowiedzialny właściciel: jedna osoba odpowiedzialna za utrzymanie celu w zasięgu możliwości
- Realistyczny horyzont czasowy: długoterminowe ramy, w których mieści się cel, które mogą wykraczać poza jeden cykl projektowy
Dlaczego nie należy stosować metody SMART zbyt wcześnie
Metoda SMART sprawdza się dobrze. Problemy zaczynają się, gdy próbuje się spełnić wszystkie pięć kryteriów naraz. W recenzowanym badaniu poświęconym tej metodzie stwierdzono, że większość przewodników traktuje metodę SMART jako gotowy przepis, w którym wystarczy wypełnić puste pola. Autorzy, Bjerke i Renger, twierdzą, że jest to błąd. To kontekst powinien decydować o tym, jak i kiedy zastosować każde z kryteriów.
Oto ich główna teza. Często rozpoczyna się projekt bez danych bazowych. W takiej sytuacji nie można jeszcze podać konkretnej liczby. Jeśli szablon i tak wymaga jej podania, wpisuje się najlepsze z możliwych przypuszczeń. Wskaźnik wygląda na precyzyjny, ale nie opiera się na niczym konkretnym. Wybrałeś go, aby wypełnić pole, a nie dlatego, że wskazywały na to dane.
To samo zjawisko psuje cele. Cel ma wyznaczać kierunek działania. Jednak szablon SMART wymaga podania konkretnej liczby już pierwszego dnia. Zespół wpisuje ją więc, zanim jeszcze zrozumie problem. W rezultacie cel staje się jedynie wczesnym przypuszczeniem z przecinkiem.
Rozwiązaniem jest stopniowe stosowanie metody SMART. Najpierw sformułuj cel jako jasny rezultat, bez podawania konkretnych liczb. Następnie zdobądź wystarczającą wiedzę, aby wyznaczyć realistyczne cele. Gdy już to zrobisz, dodaj mierzalne i określone w czasie szczegóły do celów w ramach danego celu. Cel pozostaje ogólny, a konkretne liczby wpisujesz dopiero wtedy, gdy mają one znaczenie.
Pozwala na śledzenie szeroko zakrojonego celu bez jego zawężania.
Jak sformułować cel projektu?
Aby sformułować cel projektu, wykonaj kolejno pięć poniższych kroków: określ wynik biznesowy, sformułuj cel w sposób ogólny, wyznacz zadania, uzyskaj zatwierdzenie, a następnie dokonaj przeglądu.
Krok 1: Najpierw określ wynik biznesowy
Zanim sformułujesz cel, zapisz, jakie wyniki firmy ma on przynieść. To właśnie łączy projekt ze strategią, a bez tego projekt ucierpi, gdy zmienią się priorytety.
Wymień jeden czynnik biznesowy, który otrzymuje wsparcie w tym projekcie:
- Przychody: Więcej potencjalnych klientów, wyższy współczynnik konwersji, większe transakcje
- Utrzymanie klientów: Mniejsza liczba odejść klientów, wyższy wskaźnik odnowień
- Koszt: Mniej pracy ręcznej, mniejsza liczba zgłoszeń do wsparcia technicznego, mniej narzędzi
- Niezawodność: mniej przestojów, mniej usterek, szybsze przywrócenie sprawności
Jeśli projekt nie odpowiada żadnemu z tych kryteriów, przed sformułowaniem jakiegokolwiek celu dowiedz się, dlaczego jest on finansowany.
Krok 2: Sformułuj cel w sposób ogólny i celowy
Opisz wynik w jednym ogólnym zdaniu, bez podawania liczb. Liczba sprawia, że staje się to zadaniem, a traci się z oczu szerszy cel.
- Cel: Usprawnienie procesu wdrażania nowych klientów
- Nie jest to cel: Zwiększenie 30-dniowej aktywacji o 20% (to jest zadanie)
- Test: Jeśli możesz to zmierzyć bezpośrednio, to znaczy, że ustaliłeś zbyt niski poziom.
Wskazówka dla profesjonalistów: Na tym etapie sformułuj cel w sposób ogólny, aby w kolejnym kroku można było wyodrębnić z niego kilka zadań.
Krok 3: Określ od trzech do pięciu zadań wynikających z danego celu
Zastosuj metodę SMART właśnie tutaj i tylko tutaj. Sformułuj zadania, które razem oznaczają osiągnięcie celu. Każde z nich musi:
- Wskaźnik: Liczba świadcząca o zmianie, np. wskaźnik aktywacji lub liczba defektów
- Punkt odniesienia: aktualny stan, dzięki czemu cel nie jest tylko przypuszczeniem
- Termin: Kiedy spodziewasz się go dotrzymać
- Właściciel: Powierz to zadanie jednej osobie zamiast całemu zespołowi
Ogranicz się do trzech do pięciu. Więcej oznacza, że cel jest zbyt szeroki lub zadania są zbyt szczegółowe.
Dowiedz się więcej: Jak wyznaczyć skuteczne cele projektu (z przykładami)
Oto jak to wygląda, gdy połączymy kroki 2 i 3:
| Warstwa | Stwierdzenie | Właściciel | Termin |
|---|---|---|---|
| Cel projektu | Usprawnij proces wdrażania nowych klientów | Wiceprezes ds. produktów | Trwałe (wykraczające poza czas trwania projektu) |
| Zadanie 1 | Skróć ustawienia z sześciu kliknięć do trzech | Kierownik ds. projektowania | 30 lipca |
| Zadanie 2 | Zwiększenie wskaźnika aktywacji w ciągu 30 dni z 52% do 70% | Growth PM | 15 września |
| Zadanie 3 | Zmniejsz liczbę zgłoszeń w zakresie wsparcia technicznego oznaczonych etykietą „ustawienia” o 40% | Kierownik ds. wsparcia | 15 września |
| Zadanie (cel 1) | Przeprowadź audyt obecnego przepływu ustawień i zidentyfikuj punkty, w których dochodzi do rezygnacji | Badacz UX | 10 lipca |
| Zadanie (cel 2) | Prototyp kreatora ustawień na jednym ekranie | Projektant produktu | 20 lipca |
| Zadanie (cel 2) | Stwórz sekwencję e-maili powitalnych (3 e-maile) | Specjalista ds. cyklu życia produktu | 5 sierpnia |
| Zadanie (cel 3) | Dodaj kontekstowe podpowiedzi do pulpitu nawigacyjnego przy pierwszym uruchomieniu | Programista front-end | 20 sierpnia |
Krok 4: Uzyskaj zgodę interesariuszy przed rozpoczęciem prac
Udostępnij cel i związane z nim zadania, a następnie upewnij się, że wszyscy interpretują je w ten sam sposób. Niezgodność wykryta na tym etapie to tylko pięciominutowa rozmowa; wykryta w trakcie realizacji projektu oznacza sprint poprawek.
- Pokaż to: interesariuszom projektu, zespołowi realizującemu zadania oraz wszystkim zespołom, od których masz zależność
- Potwierdź: Każda osoba może powtórzyć cel własnymi słowami
- Zwróć uwagę na: Dwie osoby opisujące to inaczej – to właśnie ta luka, którą udało się wcześnie wykryć
Krok 5: Analizuj cel w miarę postępów projektu
Statyczny cel może przestać odpowiadać rzeczywistym działaniom już w trzecim tygodniu. W przypadku krótkich projektów ustalaj cotygodniowy punkt kontrolny, a w przypadku długich — na każdym etapie. Wykorzystaj go do porównania celu z postępami w projekcie i podjęcia decyzji, czy należy go zmienić.
- Sprawdź decyzje pod tym kątem: Czy ta opcja służy realizacji celu – tak czy nie?
- Obserwuj zadania pod kątem wczesnych sygnałów: Stagnacja wskaźnika oznacza, że cel jest coraz bardziej odległy
- Dostosowuj zadania, a nie cel: Jeśli sam cel ciągle się zmienia, to od początku był to tylko zadanie
Przy formułowaniu celu mniej ważne jest sformułowanie, a bardziej kolejność. Postępuj zgodnie z poniższą kolejnością, a cel zazwyczaj okaże się trafny.
Jak wyglądają cele projektowe w poszczególnych kategoriach?
Każda kategoria pracy wiąże się z innym rodzajem celu, ale struktura pozostaje taka sama: jeden ogólny wynik, brak konkretnych wskaźników oraz zadania określające konkretne wartości liczbowe.
Oto przykłady celów projektowych dla sześciu popularnych typów projektów.
| Kategoria | Cel projektu | Cele w zakresie wspierania |
|---|---|---|
| Przychody | Rozszerz działalność na segment średnich przedsiębiorstw | Wskaźnik konwersji od prezentacji do zamknięcia transakcji powyżej 18%; 30 nowych klientów na kwartał; średnia wartość transakcji powyżej 25 000 USD |
| Redukcja kosztów | Wyeliminuj ręczne przekazywanie zadań między działem sprzedaży a działem realizacji zamówień | Zmniejsz liczbę kroków procesu z 9 do 4; skróć czas cyklu o 35%; obniż wskaźnik błędów poniżej 2% |
| Jakość produktu | Zwiększ niezawodność przepływu realizacji transakcji | 99. 95% dostępności na kroku płatności; wskaźnik błędów poniżej 0,3%; spadek liczby porzuconych koszyków o 10 punktów |
| Doświadczenie pracowników | Skróć cykl rekrutacji na role inżynierskie | Czas do złożenia oferty poniżej 21 dni; odsetek rezygnacji kandydatów poniżej 15%; zadowolenie menedżera ds. rekrutacji powyżej 4,2/5 |
| Zgodność z przepisami | Dostosuj przetwarzanie danych do wymagań SOC 2 | Zero krytycznych uwag audytowych; 100% dokumentów dotyczących polityki zaktualizowanych; 95% szkoleń zespołu zakończonych |
| Utrzymanie klientów | Zmniejsz wskaźnik rezygnacji w ciągu pierwszych 90 dni | 70% osiągnęło kamień milowy aktywacji do 14. dnia; wskaźnik NPS powyżej 40 w 60. dniu; liczba wniosków o wcześniejsze anulowanie spadła o 25% |
Jak ustawić cele projektu w ClickUp
Hierarchia ClickUp osiąga to, czego nie udaje się większości systemów do ustalania celów: łączy cel z pracą. Cel ustalasz jako listę lub przestrzeń. Zadania znajdują się pod nim jako pozycje. Każde zadanie ma właściciela, termin wykonania, status oraz pole niestandardowe na wskaźnik.
Jak to działa: gdy ktoś zakończy zadanie, liczby zmieniają się automatycznie. Nikt nie aktualizuje osobnego arkusza śledzenia postępów.
Nie możesz tutaj stracić z oczu węzła między celem a realizacją, ponieważ te dwa elementy nie są rozdzielone między różne narzędzia. Oto jak w praktyce wygląda ustalanie celów projektowych w ClickUp:
- Podziel zadania na sprinty. Zamień każde zadanie w sprint. Przypisz punkty w zależności od nakładu pracy. Sprinty w ClickUp śledzą tempo pracy zespołu w poszczególnych cyklach, przenoszą niedokończone zadania do następnego sprintu i pokazują w trakcie sprintu, czy uda się osiągnąć cel. Niestandardowe statusy wskazują, czy praca została wykonana. Terminy realizacji zapewniają dotrzymanie terminu.
- Sprawdzaj postępy w realizacji celów bez konieczności pytania kogokolwiek. Pulpity nawigacyjne ClickUp pobierają dane na żywo z zadań, pól niestandardowych i rejestracji czasu pracy, tworząc z nich wizualne raporty. Wykresy burndown pokazują, czy w połowie sprintu masz opóźnienie w stosunku do harmonogramu. Karty baterii pokazują, jak blisko wartości docelowej znajduje się dany wskaźnik. Możesz również udostępnić link interesariuszom, aby byli na bieżąco.
- Wcześnie wykryj cel, który wymyka się spod kontroli. ClickUp Brain posiada informacje kontekstowe dotyczące wszystkich elementów w Twoim obszarze roboczym. Poproś o podsumowanie postępów. Aplikacja zestawia w jednej odpowiedzi informacje o zrealizowanych zadaniach, zaległościach i zmianach zakresu. Zobaczysz, co pozostaje w tyle, jeszcze przed kolejnym spotkaniem podsumowującym.
- Zautomatyzuj cotygodniowe podsumowanie. Stwórz „Super Agenta”, który działa zgodnie z harmonogramem. Generuje on aktualizację statusu, sygnalizuje cele, które nie są realizowane zgodnie z planem, oraz publikuje podsumowanie w dokumencie lub na kanale czatu. Podsumowanie jest generowane niezależnie od tego, czy ktoś o tym pamięta, czy nie.
Superagenci ClickUp znają Twoją pracę na tyle dobrze, że potrafią zarówno wyznaczać cele projektowe, jak i wykonywać zadania do zrobienia, aby je osiągnąć. Zobacz, jak skonfigurować swoich pierwszych agentów AI w ciągu kilku minut.
- Zaznacz zależności między zadaniami. Gdy jedno zadanie blokuje realizację innego, widok wykresu Gantta w ClickUp to uwidacznia. Przesuń jedno zadanie, a terminy kolejnych zadań również ulegną zmianie. Włącz opcję „Ścieżka krytyczna”, aby sprawdzić, które zadania mają decydujący wpływ na oś czasu
Szczera uwaga: ClickUp to kompleksowa platforma do pracy. Jeśli Twój zespół musi jedynie sformułować trzy cele i weryfikować je raz na kwartał, to ustawienia są większe niż potrzebujesz. Zespoły przechodzące z arkuszy kalkulacyjnych będą również potrzebowały czasu na opanowanie systemu, ponieważ oprócz śledzenia celów uczą się również zarządzania projektami.
Najlepsze rozwiązanie dla: zespołów, które chcą, aby postępy w realizacji celów wynikały z zakończonej pracy, a nie z ręcznych aktualizacji.
Pomiń ten punkt, jeśli: Potrzebujesz dedykowanego narzędzia do zarządzania celami OKR, takiego jak Microsoft Viva Goals, Perdo lub Weekdone, z formalnymi cyklami sprawdzania postępów w wielu działach. Lub jeśli arkusz kalkulacyjny już spełnia Twoje potrzeby.
Zrozumienie celów i zadań projektowych na przykładach
Oto kilka przykładów celów i zadań projektowych, które możesz dodać do swoich szablonów ustalania celów jako punkt odniesienia.
Przykłady celów projektowych dotyczących doświadczeń pracowników
Wysoce zaangażowani i zadowoleni pracownicy stanowią podstawę powodzenia firmy. Cel projektu skupiający się na pracownikach mógłby więc wyglądać mniej więcej tak:
Przykład celu nr 1: Zwiększenie poziomu zaangażowania pracowników
Zadania projektowe:
- Przeprowadzaj kwartalne ankiety dotyczące zadowolenia pracowników, aby zidentyfikować obszary wymagające poprawy i zwiększyć wskaźniki zadowolenia pracowników o 5%.
- Zaproponuj elastyczne warunki pracy, takie jak praca zdalna lub elastyczne godziny pracy, aby poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym
- Stwórz pozytywne i sprzyjające integracji środowisko pracy, które pomaga pracownikom osiągać ich osobiste cele
Przykład celu nr 2: Poprawa morale i motywacji zespołu
Zadania projektu:
- Organizuj co kwartał zajęcia integracyjne oparte na komunikacji i rozwiązywaniu problemów, aby poprawić współpracę w zespole i podnieść morale pracowników
- Wprowadź coroczny program uznania i nagród, aby docenić wysiłki zespołu i utrzymać jego motywację
- Organizuj cotygodniowe spotkania indywidualne z członkami zespołu, aby przekazywać konstruktywne informacje zwrotne i stwarzać możliwości rozwoju
Przykład celu nr 3: Zwiększenie wskaźnika utrzymania pracowników
Zadania projektowe:
- Opracuj kompleksowy 90-dniowy program wdrożeniowy i szkoleniowy dla nowych pracowników
- Poszerz możliwości rozwoju zawodowego i awansu
- Wprowadź program mentorski, aby zachęcić do udostępniania wiedzy i rozwijania umiejętności
Przykłady celów projektowych dla klientów
Cel projektu dotyczący klientów często koncentruje się na poprawie jakości obsługi klienta, budowaniu lojalności i zapewnianiu satysfakcji klienta. Oto kilka przykładów takich celów:
Przykład celu nr 4: Poszerzenie bazy klientów
Zadania projektowe:
- Przeanalizuj dane klientów, aby odkryć nowe i niewykorzystane segmenty rynku oraz zwiększyć penetrację rynku o 10% w następnym kwartale
- Opracuj strategiczną i ukierunkowaną kampanię marketingową, aby pozyskać 1000 nowych klientów w ciągu najbliższych trzech miesięcy z celem pozyskania 1000 nowych klientów
- Uruchom atrakcyjny program poleceń, aby zachęcić do marketingu szeptanego i zwiększyć liczbę pozyskanych klientów o 15% dzięki poleceniom
Przykład celu nr 5: Zwiększenie wartości klienta w całym okresie współpracy
Zadania projektowe:
- Monitoruj zachowania i trendy zakupowe klientów, aby przewidywać prawdopodobieństwo sprzedaży, tworzyć listę wyzwalaczy oraz określać poziom intencji zakupowych
- Zidentyfikuj i wykorzystaj możliwości sprzedaży krzyżowej i dosprzedaży, aby zwiększyć średnią wartość zamówienia o 20%
- Wprowadź platformę do zarządzania relacjami z klientami (CRM), aby spersonalizować relacje z klientami
Przykład celu nr 6: Zwiększenie zadowolenia klientów
Zadania projektowe:
- Spersonalizuj obsługę klienta, wykorzystując analizę danych, aby podnieść wskaźnik satysfakcji klientów o 20 punktów
- Skróć czas reakcji obsługi klienta o 20% dzięki chatbotowi opartemu na AI
- Zbieraj opinie klientów i wykorzystuj spostrzeżenia o dużym znaczeniu i wysokim priorytecie
Przykłady celów projektowych w obszarze operacyjnym
Chcesz usprawnić cykl pracy i operacje, aby zwiększyć wydajność i opłacalność? Oto kilka celów SMART, które możesz wyznaczyć, aby osiągnąć takie cele biznesowe:
Przykład celu nr 7: Zwiększenie wydajności operacyjnej i skalowalności
Zadania projektowe:
- Zautomatyzuj 40% rutynowych i powtarzalnych zadań, aby w ciągu najbliższych sześciu miesięcy zmniejszyć wysiłek ręczny o 20%.
- Przeanalizuj trzy podstawowe procesy biznesowe, zidentyfikuj wąskie gardła i przeprowadź optymalizację w celu usprawnienia cyklu pracy
- Wprowadź nowe technologie, aby wesprzeć wysiłki pracowników i zwiększyć wydajność o 15% w ciągu roku
Przykład celu nr 8: Obniżenie kosztów operacyjnych
Zadania projektowe:
- Zidentyfikuj i wyeliminuj co najmniej 10% zbędnych lub niepotrzebnych wydatków w ciągu najbliższych trzech miesięcy
- Przeprowadź transformację cyfrową co najmniej czterech kosztownych procesów, które są nieelastyczne i nieefektywne
- Zmniejsz koszty mediów o 10% poprzez śledzenie zużycia zasobów lub wzorców ich wykorzystania
Przykład celu nr 9: Optymalizacja zarządzania zapasami
Zadania projektowe:
- Wykorzystaj oprogramowanie do zarządzania zapasami, aby uzyskać widoczność na temat poziomów zapasów i przeprowadzić śledzenie ich poziomów
- Popraw powiązania z dostawcami, aby zapewnić terminowe dostawy surowców lub produktów
- Dopracuj strategie cenowe, aby pozbyć się 10% nadwyżek magazynowych, co pozwoli obniżyć koszty magazynowania i zwiększyć przychody o 5%.
Przykłady celów finansowych projektu
Jeśli Twoim celem jest zwiększenie przychodów, zmniejszenie kosztów operacyjnych, poprawa rentowności oraz optymalizacja przepływów pieniężnych w ramach budżetu projektu, rozważ uwzględnienie poniższych przykładów w procesie ustalania celów:
Przykład celu nr 10: Pozyskanie dodatkowego finansowania/kapitału
Zadania projektowe:
- Opracuj kompleksowy plan projektu w ciągu najbliższych trzech miesięcy i przekaż ten dokument wszystkim zainteresowanym stronom
- Zidentyfikuj co najmniej 25 potencjalnych inwestorów, inwestorów venture capital lub aniołów biznesu oraz nawiąż z nimi kontakt i zacznij budować powiązania w ciągu najbliższych dwóch miesięcy
- Przygotuj prognozy finansowe na ostatni kwartał
Przykład celu nr 11: Poprawa przepływu środków pieniężnych
Zadania projektowe:
- Wynegocjuj lepsze warunki płatności z dostawcami i sprzedawcami, aby w ciągu najbliższych trzech miesięcy zmniejszyć zobowiązania o 10%.
- Zmniejsz koszty magazynowania o 10% w następnym kwartale dzięki skutecznemu zarządzaniu zapasami
- Skróć średni okres spłaty należności (DSO) o 12% dzięki skutecznej fakturowaniu i windykacji co cztery miesiące
Przykład celu nr 12: Zwiększenie rentowności
Zadania projektowe:
- Wprowadź na rynek co najmniej dwa nowe produkty lub usługi, aby w ciągu najbliższych sześciu miesięcy wygenerować przychody w wysokości około 250 tys. dolarów
- Zmniejsz wydatki operacyjne niezwiązane z podstawową działalnością o 10% w ciągu najbliższych trzech miesięcy
- Wprowadź dynamiczne ustalanie cen i pakiety produktów, aby zwiększyć marże zysku o 15%
Przykłady celów projektów technologicznych
Chcesz wykorzystać technologię, aby stymulować innowacje, usprawnić działalność biznesową, zwiększyć bezpieczeństwo i przyspieszyć rozwój? Oto kilka celów związanych z zarządzaniem projektami, które pomogą zrealizować te cele biznesowe:
Przykład celu nr 13: Ulepszenie infrastruktury IT
Zadania projektowe:
- W ciągu najbliższego roku przenieść co najmniej 70% infrastruktury IT do chmury
- Zmodernizuj podstawowy sprzęt i oprogramowanie serwerowe, a także sprzęt sieciowy, aby zwiększyć szybkość działania systemu o 25%
- Wprowadź zaawansowaną ochronę w postaci zapory sieciowej oraz systemy wykrywania włamań, aby ograniczyć liczbę incydentów związanych z bezpieczeństwem o 30%.
Przykład celu nr 14: Optymalizacja i centralizacja aplikacji
Zadania projektowe:
- Opracowuj niestandardowe rozwiązania programowe dostosowane do konkretnych celów biznesowych
- Zintegruj ekosystem cyfrowy, zastępując rozproszone narzędzia, platformy i systemy scentralizowaną platformą do zarządzania projektami
- Zapewnij stałe wsparcie techniczne i szkolenia z zakresu oprogramowania dla 80% pracowników
Przykład celu nr 15: Wzmocnienie bezpieczeństwa danych i prywatności
Zadania projektowe:
- Co dwa tygodnie przeprowadzaj audyty bezpieczeństwa i testy podatności
- Wprowadź obowiązkowe programy szkoleń dla pracowników z zakresu cyberbezpieczeństwa i zaplanuj comiesięczne oceny
- Opracuj kompleksowy plan reagowania na naruszenie bezpieczeństwa danych, który zostanie uruchomiony w ciągu 24 godzin od wystąpienia incydentu
5 błędów, które osłabiają cel projektu
Pięć nawyków, które podważają cel projektu: nieuzasadniona liczba, powtórzony cel, cel, za który nikt nie bierze odpowiedzialności, cel skierowany do kierownictwa zamiast do zespołu oraz zadania, które pozostają niezmienne, gdy praca posuwa się naprzód. Oto pięć kwestii, na które należy zwrócić uwagę.
Pozostawianie celów niezmienionych. Cel, który wyraźnie odbiega od planu, ale nadal figuruje w dokumencie, ponieważ zmiana go wydaje się przyznaniem się do porażki, powoduje napięcia. Gdy jedna wartość okazuje się nieskuteczna, zespół lekceważy je wszystkie. Zmień cel, zachowaj cel
Ustawienie celu przed ustaleniem punktu odniesienia. Cel taki jak „20%” lub „2x”, niepoparty danymi, jest niewiarygodny. Twój zespół może przestać wierzyć w ten cel, zanim jeszcze rozpocznie pracę. Sprawdź, na jakim poziomie znajduje się obecnie wskaźnik, a następnie wyznacz uzasadniony cel.
Ponowne wykorzystanie celu z poprzedniego projektu. Jeśli Twój cel pasuje do każdego projektu, oznacza to, że jednemu z nich brakuje konkretu. Powiąż go z konkretnym czynnikiem biznesowym bieżącego projektu oraz z osobami, którym ma on pomóc.
Określanie celu, za który nikt nie jest odpowiedzialny. Wyznaczenie właściciela projektu to jedno. Trzeba również przypisać komuś odpowiedzialność za realizację celu. W przeciwnym razie każdy będzie zakładał, że ktoś inny się tym zajmuje. Wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za śledzenie celu, niezależną od osoby kierującej zadaniami.
Zbyt skomplikowany plan realizacji celu. Prosty plan jest bardziej przydatny w dążeniu do celu niż wyszukana tablica inspiracji. Jeśli zespół nie jest w stanie podjąć decyzji na podstawie Twojego planu bez Twojego udziału, to plan ten nie spełnia swojej roli. Opracuj go z myślą o osobach, które będą go realizować, a nie o tych, które go zatwierdzają.
Co tak naprawdę sprawia, że cel projektu się sprawdza?
Cel projektu spełnia swoją rolę, gdy zespół potrafi go przytoczyć bez sprawdzania dokumentu i wykorzystać do rozstrzygnięcia sporu bez eskalacji. To jest miara sukcesu. Jeśli ludzie nadal kierują każdą kwestię wymagającą kompromisu do jednej osoby decyzyjnej lub kierownictwa, cel nie jest wystarczająco jasny. Albo został przytłoczony przez wskaźniki projektowe, które powinny znaleźć się w zadaniach.
Jedyny błąd, który niweczy wszystko inne: łączenie celu i zadania w jedno sformułowanie. Osiągasz wynik, ale mijasz się z celem, albo nie osiągasz wyniku i zakładasz, że cały projekt zakończył się niepowodzeniem. Rozróżniaj te poziomy. Niech cel wyznacza kierunek. Niech zadania potwierdzają postępy.
Zacznij od jednego celu, trzech lub czterech zadań oraz cotygodniowej weryfikacji realizacji obu tych elementów. To wystarczająca struktura, aby utrzymać spójność projektu na samym początku, nie zamieniając przy tym ustalania celów w osobny projekt.
Aby ta kontrola przebiegała automatycznie, skonfiguruj swoje cele w ClickUp za darmo i połącz je bezpośrednio z zadaniami, które je realizują.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące celów projektu
W jaki sposób cele projektu wpisują się w cele biznesowe?
Cel projektu powinien wynikać bezpośrednio z celu biznesowego firmy. Jeśli tak nie jest, trudno jest uzasadnić realizację projektu. Cel określa wynik (np. „poprawa jakości wsparcia klienta”), a cel biznesowy wyjaśnia, dlaczego ten wynik ma znaczenie dla firmy (utrzymanie klientów, przychody, koszty). Nawet prace związane z infrastrukturą wewnętrzną mają związek z krótszym czasem reakcji lub niższymi kosztami. Jeśli nie potrafisz wyznaczyć tej linii, potraktuj to jako sygnał, by wstrzymać się przed rozpoczęciem projektu.
Jaka jest różnica między celami projektu a OKR?
Cel projektu to ogólny wynik pojedynczego projektu. OKR (Objectives and Key Results) to obejmująca całą firmę struktura służąca do ustalania i oceny celów w poszczególnych zespołach co kwartał. Te pojęcia się pokrywają: cel projektu odpowiada „celowi” w ramach OKR, a jego mierzalne zadania odpowiadają „kluczowym wynikom”. OKR wprowadzają rytm pracy, np. cykle kwartalne lub spotkania podsumowujące. W przypadku pojedynczej inicjatywy wystarczą proste cele projektowe; sięgnij po formalne OKR, gdy wyzwaniem jest koordynacja działań wielu zespołów.
Jak zmierzyć cel projektu, który nie jest bezpośrednio mierzalny?
Mierzy się je pośrednio, poprzez cele SMART, które są im podporządkowane. Cel pozostaje kierunkowy; każdy cel ma przypisaną miarę i termin realizacji (np. „skrócenie czasu pierwszej reakcji do poniżej czterech godzin w ciągu sześciu miesięcy”). Śledzenie celów pozwala stwierdzić, czy cel jest w zasięgu ręki. Narzędzia takie jak ClickUp automatyzują ten proces, łącząc połączone zadania i postępy w realizacji w jeden cel, który można śledzić na podstawie procentu realizacji, dzięki czemu nigdy nie sprowadza się celu do jednej liczby.
Jaka jest różnica między celem projektu a wskaźnikiem KPI?
Cel projektu to ukierunkowany wynik powiązany z konkretną inicjatywą: kończy się wraz z zakończeniem projektu lub osiągnięciem tego wyniku. KPI (kluczowy wskaźnik efektywności) to stały wskaźnik operacyjny, który funkcjonuje niezależnie od poszczególnych projektów. Celem projektu może być „poprawa jakości wsparcia klienta”, natomiast KPI, na który ma on wpływ, to „średni czas pierwszej odpowiedzi”. Jeden z nich ma charakter tymczasowy i strategiczny, drugi — stały i diagnostyczny.
Jaka jest różnica między celem projektu a wizją projektu?
Wizja projektu ma charakter aspiracyjny i często abstrakcyjny: „stać się produktem, z którego najłatwiej jest skorzystać”. Cel projektu jest na tyle konkretny, że można go ocenić po zakończeniu projektu: „usprawnienie procesu wdrażania nowych klientów”. Wizja motywuje, a cel wyznacza kierunek. Większość pojedynczych projektów potrzebuje celu, a nie wizji. Wizje mają swoje miejsce na poziomie programu lub portfolio, gdzie wiele projektów służy tej samej długoterminowej ambicji.
Jaka jest różnica między celem projektu a rezultatem?
Cel to zmiana, której chcesz dokonać. Rezultat to namacalna rzecz, którą przekazujesz. Na przykład „usprawnienie procesu wdrażania nowych klientów” to cel. Natomiast „przeprojektowany kreator ustawień” to rezultat, który służy realizacji tego celu. Rezultaty to zadania, które można odhaczyć; cel to efekt, jaki te zadania mają przynieść.
Czy projekt może mieć więcej niż jeden cel?
Jest to możliwe, ale w przypadku większości projektów najlepiej sprawdza się jeden główny cel, czasami dwa, z których każdy obejmuje od trzech do pięciu zadań. Gdy wszystko jest celem, nic nie jest priorytetem, a wysiłek rozprasza się. Pięć lub sześć celów zazwyczaj oznacza, że niektóre z nich to zadania, które zostały błędnie przyporządkowane jako cele.