Stworzyłeś dokumenty, wysłałeś aktualizacje i opracowałeś podręczniki.
Ale co się dzieje, gdy ktoś potrzebuje tych informacji? 💭
Pasek wyszukiwania jest jedną z najczęściej używanych funkcji w każdym cyfrowym obszarze roboczym, ale gdy nie spełnia on swojej roli, ludzie to zauważają.
W tym wpisie na blogu wyjaśnimy, czym jest wyszukiwanie wewnętrzne, dlaczego często nie spełnia ono oczekiwań i jak sprawić, by działało sprawnie dla Twojego zespołu. Przyjrzymy się również, w jaki sposób ClickUp to umożliwia. 🌐
Czym jest wyszukiwanie wewnętrzne?
Wewnętrzna wyszukiwarka to specjalistyczna technologia, która umożliwia użytkownikom wyszukiwanie informacji w cyfrowym ekosystemie ich organizacji. Funkcja ta łączy pracowników z dokumentami, plikami i zasobami przechowywanymi na platformach firmowych bez konieczności korzystania z publicznego internetu.
Działa wyłącznie na prywatnych danych organizacyjnych, tworząc bezpieczny system wyszukiwania informacji dostosowany do konkretnej zawartości Twojej firmy.
Nowoczesne wewnętrzne wyszukiwarki indeksują informacje z baz wiedzy, wyszukiwarek intranetowych, dysków współdzielonych, kanałów komunikacyjnych i narzędzi do zarządzania projektami. Funkcja wyszukiwania przetwarza zapytania, aby dopasować odpowiednie zawartości z tych zintegrowanych repozytorii.
W ten sposób członkowie zespołu będą mogli uzyskać dostęp do informacji niezależnie od tego, gdzie się one znajdują w cyfrowym obszarze roboczym.
🧠 Ciekawostka: Pierwszą prawdziwą wewnętrzną wyszukiwarką był katalog kartkowy. Biblioteki używały go przez wieki, aby pomóc ludziom znaleźć książki na podstawie tematów, autorów, a nawet niejasnych słów kluczowych.
Dlaczego wyszukiwanie wewnętrzne ma kluczowe znaczenie
Ponad 60% czasu zespołu poświęcone jest na wyszukiwanie kontekstu — przeglądanie zakładek, przeszukiwanie narzędzi i pytania o linki. To ogromny spadek wydajności, który często pozostaje niezauważony.
Oto, co umożliwia lepsza wewnętrzna wyszukiwarka:
- szybszy dostęp do informacji: *Teams tracą mniej czasu na śledzenie czasu na wyszukiwanie dokumentów, wiadomości lub decyzji
- Mniej powtarzających się pytań: Użytkownicy mogą samodzielnie wyszukiwać odpowiedzi zamiast pytać innych
- Inteligentniejsze wykorzystanie istniejących zasobów: łatwiejsze ponowne wykorzystanie poprzednich kampanii, specyfikacji i zasobów
- Płynniejsze wdrażanie nowych pracowników: Nowi pracownicy szybciej się wdrażają, gdy mogą samodzielnie wyszukiwać i znajdować potrzebne informacje
- Lepsza koordynacja między zespołami: wszyscy działają w oparciu o te same, aktualne informacje
- Lepsza widoczność dla liderów: Łatwiejsze wykrywanie luk w cyklach pracy zarządzania dokumentacją lub zasobami
⭐ Funkcjonalny szablon
Dzięki szablonowi bazy wiedzy ClickUp wyszukiwanie wewnętrzne stanie się dziecinnie proste. Uporządkuj informacje dotyczące zespołu, połącz kluczowe zasoby i uporządkuj zawartość w formie wiki, aby odpowiedzi były zawsze w zasięgu ręki.
Funkcje skutecznego narzędzia do wyszukiwania wewnętrznego
Co sprawia, że wewnętrzna wyszukiwarka jest naprawdę wydajna? Te kluczowe funkcje zmieniają sposób, w jaki Twój zespół wyszukuje informacje:
🔑 Wszystko w jednym miejscu
Doskonała funkcja wyszukiwania tworzy jedno miejsce, w którym gromadzona jest cała wiedza Twojej firmy. Wystarczy wpisać zapytanie, aby uzyskać wyniki ze wszystkich źródeł: dokumenty, rozmowy, zgłoszenia i projekty pojawiają się razem.
📌 Przykład: Wyszukiwanie hasła „polityka zwrotów” wyświetla oficjalne wytyczne z bazy wiedzy wraz z odpowiednimi rozmowami obsługi niestandardowej i aktualnościami kierownictwa dotyczącymi zmian w polityce.
🔑 Rozumie prawdziwe pytania
Inteligentna wyszukiwarka rozumie, co masz na myśli, a nie tylko to, co wpisujesz. System interpretuje pytania w języku naturalnym i zapytania konwersacyjne bez konieczności dokładnego dopasowania słów kluczowych.
📌 Przykład: Zadaj pytanie „Jak poprosić o urlop?”, a system znajdzie odpowiednie formularze i zasady HR bez konieczności podawania dokładnych słów kluczowych. Wewnętrzna wyszukiwarka rozumie intencje użytkownika, niezależnie od tego, czy pyta on o wakacje, urlop czy dni wolne.
📮 ClickUp Insight: 30% naszych respondentów korzysta z narzędzi AI do wyszukiwania i gromadzenia informacji. Ale czy istnieje AI, która pomaga znaleźć ten jeden zagubiony plik w pracy lub ten ważny wątek na Slacku, którego zapomniałeś zapisać?
Tak! Wyszukiwarka ClickUp oparta na sztucznej inteligencji może błyskawicznie przeszukiwać całą zawartość Twojego obszaru roboczego, w tym zintegrowane aplikacje innych firm, wyświetlając informacje, zasoby i odpowiedzi. Zaoszczędź nawet 5 godzin tygodniowo dzięki zaawansowanej wyszukiwarce ClickUp!
🔑 Pokazuje to, co jest dla Ciebie ważne
Twoja rola powinna wpływać na Twoje wyniki.
Wyszukiwanie dostosowuje się do Twojego działu, projektów (projektów) i poprzednich wzorców wyszukiwania, aby nadać priorytet tym wynikom, które są dla Ciebie najbardziej istotne.
📌 Przykład: Kiedy inżynierowie wyszukują hasło „uwierzytelnianie”, jako pierwsze widzą dokumentację techniczną, podczas gdy dział sprzedaży widzi w wynikach wyszukiwania wyjaśnienia dotyczące tej samej funkcji skierowane do klientów.
Na przykład Brain MAX, samodzielna aplikacja komputerowa od ClickUp, dostarcza bardzo trafne odpowiedzi dostosowane do Twojej konkretnej roli. Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, programistą czy kreatywnym pracownikiem, aplikacja ta pomaga dzięki głębokiej integracji z całym Twoim środowiskiem pracy. Dzięki funkcji zamiany głosu na tekst możesz po prostu wypowiedzieć swoje pomysły, pytania lub zadania, a Brain MAX natychmiast je zrozumie i podejmie odpowiednie działania. Koniec z żonglowaniem wieloma narzędziami lub wyszukiwaniem informacji — wszystko, czego potrzebujesz, jest zebrane w jednym miejscu, dzięki czemu Twój cykl pracy jest inteligentniejszy, szybszy i bardziej spersonalizowany niż kiedykolwiek.
🔑 Łatwe zawężanie wyników wyszukiwania
Proste filtry pomogą Ci znaleźć dokładnie to, czego potrzebujesz, bez konieczności uczenia się skomplikowanych operatorów wyszukiwania lub technicznego języka zapytań.
📌 Przykład: Szukasz najnowszych zasobów projektowych? Szybko filtruj zapytania według typu pliku, daty powstania i działu, aby natychmiast znaleźć materiały potrzebne do prezentacji.
🔑 Tworzy połączenie między powiązanymi pomysłami
Wyszukiwarka oparta na AI rozumie związki między pojęciami, rozpoznając synonimy i połączenia tematyczne bez konieczności dokładnego dopasowania terminów. Poprawia to tzw. optymalizację wyszukiwarek (SEO), sprawiając, że informacje są łatwiejsze do znalezienia, nawet gdy użytkownicy wyszukują je przy użyciu różnych terminów.
📌 Przykład: Wyszukiwanie hasła „onboarding” zwraca wyniki dotyczące orientacji nowych pracowników, ustawień pracowników i procedur pierwszego dnia, nawet jeśli te konkretne frazy nie zostały uwzględnione w wyszukiwaniu w bazie wiedzy.
Typowe wyzwania związane z wyszukiwaniem wewnętrznym
Nawet jeśli istnieje wewnętrzna wyszukiwarka, często nie spełnia ona rzeczywistych potrzeb zespołów. Zanim to naprawisz, musisz zrozumieć, co jest nie tak.
Oto najczęstsze problemy, z jakimi borykają się zespoły. ⚠️
- Trafność wyników: Wewnętrzna wyszukiwarka wyświetla zbyt wiele niepowiązanych elementów, zmuszając użytkowników do przewijania lub zgadywania, co może być pomocne
- zakres treści: *Podczas indeksowania często pomijane są kluczowe obszary, takie jak opisy zadań, komentarze lub załączniki
- Filtrowanie wyników: Filtry są nieporęczne, mylące lub zbyt limitowane, aby pomóc zawęzić wyniki wyszukiwania
- aktualność zawartości: *Najpierw wyświetlane są nieaktualne strony lub stare dokumenty, a najnowsze, istotne aktualizacje są ukryte
- Wgląd w wyszukiwania: Teams nie widzą, czego szukają użytkownicy, ale nie mogą znaleźć, więc luki w zawartości pozostają ukryte
🔍 Czy wiesz, że... Paul Otlet, belgijski wizjoner z początku XX wieku, próbował skatalogować całą ludzką wiedzę w ramach projektu o nazwie Mundaneum. Wyobrażał sobie indeksowane karty indeksowe obsługiwane przez telegrafy, coś w rodzaju papierowej wersji Google dla instytucji.
Jak ClickUp rozwiązuje problemy związane z wyszukiwaniem wewnętrznym
Dzisiejsza praca nie funkcjonuje prawidłowo.
Nasze projekty, wiedza i komunikacja są rozproszone w niepołączonych ze sobą narzędziach, które spowalniają naszą pracę.
ClickUp rozwiązuje ten problem dzięki *aplikacji do pracy, która łączy projekty, wiedzę i czat w jednym miejscu — wszystko to dzięki AI, która pomaga pracować szybciej i mądrzej.
Oto jak działa wyszukiwanie wewnętrzne. 👀
🕵️ Możesz przeszukiwać zadania, dokumenty, komentarze i wiele więcej
Wyszukiwarka ClickUp oparta na sztucznej inteligencji wykracza poza powierzchowne dopasowywanie. Skanuje opisy zadań, pola niestandardowe, podzadania, dokumenty, komentarze, załączniki — Wszystko, w tym dane ustrukturyzowane i nieustrukturyzowane.
Otrzymasz zakończone, bogate w kontekst wyniki, które odzwierciedlają rzeczywistą pracę we wszystkich przestrzeniach i folderach.
Załóżmy, że kierownik ds. operacji przychodowych próbuje zlokalizować zaktualizowane zasady kierowania potencjalnych klientów z ostatniego kwartału. Wpisuje hasło „aktualizacja punktacji potencjalnych klientów”, a funkcja Connected Search natychmiast wyświetla dokument utworzony w folderze RevOps, oryginalne zadanie z listy OKR za II kwartał oraz wątek, w którym dział sprzedaży i marketingu sfinalizował nowe kryteria.
📖 Przeczytaj również: Najlepsze przykłady wykorzystania generowania wspomaganego wyszukiwaniem w praktyce
🧰 Możesz natychmiast zawęzić wyniki wyszukiwania
Filtry ClickUp pomogą Ci uporządkować bałagan.
Udoskonal wyniki dzięki zaawansowanym filtrom w ClickUp Enterprise Search
Możesz uzyskać trafne wyniki wyszukiwania na podstawie typu zadania, lokalizacji, osoby przypisanej, terminu wykonania, tagu, a nawet określonych pól niestandardowych, takich jak „Zespół” lub „Nazwa klienta”.
Na przykład dyrektor kreatywny pracujący nad odświeżeniem marki klienta chce widzieć tylko otwarte zadania projektowe przypisane do zespołu wizualnego, oznaczone tagiem „Acme Rebrand” i terminem realizacji w tym miesiącu.
Stosują filtry dotyczące statusu zadania, zespołu i terminu wykonania, a następnie jednym kliknięciem uzyskują dokładną listę gotową do przeglądu.
🧠 Ciekawostka: Zanim pojawiły się cyfrowe lub zewnętrzne wyszukiwarki, średniowieczni mnisi tworzyli florilegia, czyli ręcznie pisane zbiory cytatów. Grupowali cytaty z tekstów religijnych według tematów, aby ułatwić ich wyszukiwanie podczas kazań.
🪄 Otrzymujesz inteligentne sugestie, gdy ich potrzebujesz
ClickUp Brain, zintegrowany asystent AI, rozumie kontekst Twojego pytania i nie limituje się tylko do wyszukiwania słów kluczowych.
Możesz wpisać podpowiedzi w języku naturalnym, np. „Gdzie jest ostateczna wersja tekstu na stronę internetową?”, a otrzymasz odpowiedź opartą na zadaniach, komentarzach, dokumentach i osiach czasu.
Załóżmy, że strateg ds. zawartości chce sprawdzić, co zmieniło się podczas ostatniej aktualizacji bloga. Zadaje pytanie „Co zmieniło się podczas wprowadzenia aktualizacji z kwietnia?”, a połączenie AI odpowiada podsumowaniem wątku zadań, odpowiednimi zmianami w dokumencie i połączonymi aktualizacjami listy kontrolnej.
🦾 Dzięki agentom AI Autopilot możesz uzyskać natychmiastowe odpowiedzi
Agenci AI Autopilot ClickUp pomagają Twojemu zespołowi szybko znaleźć odpowiedzi. Skonfiguruj agentów w kanałach czatu lub listach, aby automatycznie odpowiadać na pytania, korzystając z zadań, dokumentów i komentarzy w Twoim obszarze roboczym.
Na przykład, gdy ktoś zapyta „Gdzie jest najnowsza lista kontrolna dotycząca wdrażania nowych pracowników?”, agent natychmiast odpowiada, podając odpowiedni dokument lub zadanie — bez konieczności wyszukiwania. To Ty kontrolujesz, z jakich źródeł wiedzy korzysta agent, dzięki czemu odpowiedzi są zawsze dokładne i aktualne.
📚 Możesz szybko przekształcić wyniki wyszukiwania w wiedzę
Organizuj wiedzę, którą można ponownie wykorzystać, w ClickUp Dokument
ClickUp Docs pozwala Twojemu zespołowi organizować spostrzeżenia, standardowe procedury operacyjne i dokumenty procesowe w jednym miejscu. Możesz łączyć dokumenty z powiązanymi zadaniami, umieszczać je w wiki i wyświetlać za pomocą wyszukiwania i sztucznej inteligencji.
Łatwo jest również zastosować szablon bazy wiedzy, dzięki czemu można od razu rozpocząć dokumentowanie.
Załóżmy, że młodszy kierownik projektu znajduje starą listę kontrolną z premiery funkcji o powodzeniu, która nadal jest aktualna.
Przekształcają ją w dokument ClickUp, łączą z bieżącym zadaniem planowania sprintu i dodają do wiki zespołu produktowego w sekcji „Najlepsze praktyki dotyczące uruchamiania”. Teraz każdy może z niej skorzystać bez konieczności powielania pracy lub pytania innych osób.
Jak udostępniła Victoria Berryman, kierownik ds. operacji marketingowych w Seequent:
Dzięki zgromadzeniu dokumentacji procesów i zarządzania zadaniami naszego zespołu w jednym miejscu oszczędzamy czas poświęcany na wyszukiwanie informacji. Zapewnia nam to również jedno źródło wiarygodnych informacji.
Dzięki zgromadzeniu dokumentacji procesów i zarządzania zadaniami naszego zespołu w jednym miejscu oszczędzamy czas poświęcany na wyszukiwanie informacji. Zapewnia nam to również jedno źródło wiarygodnych informacji.
🔗 Możesz pobierać wyniki z ulubionych narzędzi
Wyszukuj informacje w różnych narzędziach za pomocą integracji ClickUp
Integracje ClickUp łączą Twoje miejsce pracy z aplikacjami takimi jak Google Drive, Slack, GitHub, Figma i innymi, rozszerzając możliwości wyszukiwania na różne narzędzia.
Na przykład kierownik ds. kontroli jakości chce przejrzeć najnowsze zgłoszenia błędów przesłane do serwisu GitHub. Zamiast przełączać się między platformami, wyszukuje hasło „krytyczne błędy – aplikacja mobilna” w ClickUp i wyświetla zsynchronizowane problemy z GitHub wraz z powiązanymi zadaniami wewnętrznymi i notatkami z testów.
Jedno wyszukiwanie, pełny kontekst.
🔍 Czy wiesz, że... Badania IDC pokazują, że w dużych firmach zatrudniających 500 lub więcej pracowników tylko 45% pracowników aktywnie korzysta z systemów zarządzania wiedzą. Oznacza to, że większość pracowników nie korzysta z tych narzędzi.
Najlepsze praktyki poprawiające wyszukiwanie wewnętrzne
Dobra wewnętrzna wyszukiwarka wymaga od całego zespołu konsekwentnego stosowania pewnych nawyków, aby informacje były łatwe do wyszukiwania, uporządkowane i aktualne.
Oto, na czym należy się skupić. 👇
📂 Uporządkuj strukturę zawartości
Zanim zaczniesz oczekiwać, że wyszukiwanie zadziała jak magia, uporządkuj informacje w logiczny sposób. Usuń zduplikowane dokumenty, ujednolicaj nazewnictwo i ustal jasną hierarchię folderów.
📌 Przykład: Utrzymuj jedną autorytatywną wersję każdego dokumentu dotyczącego polityki w wyznaczonej lokalizacji z jasno określoną własnością. Eliminuje to niejasności, gdy wiele działów tworzy własne wersje.
🧠 Ciekawostka: Vannevar Bush przewidział wyszukiwanie w stylu hiperlink już w 1945 roku. W swoim eseju As We May Think opisał Memex, biurko, które pozwalałoby ludziom poruszać się po wiedzy za pomocą ścieżek, pomysł, który zainspirował współczesne wyszukiwanie PDF i internet.
📂 Twórz znaczące metadane
Wzbogać swoją zawartość o opisy, kategorie i atrybuty, które pomogą wyszukiwarkom zrozumieć, co zawiera każdy element. Dzięki temu organizowanie plików i folderów stanie się bardziej przemyślane.
📌 Przykład: Oznacz dokumentację produktu odpowiednimi nazwami produktów, funkcjami i przykładami zastosowań, aby wyszukiwania takie jak „jak eksportować dane” tworzyły połączenie użytkowników z odpowiednim samouczkiem.
📂 Monitoruj statystyki wyszukiwania
Zwróć uwagę na to, czego szukają ludzie i które zapytania dają słabe wyniki. Te wzorce ujawniają luki informacyjne i niedopasowania terminologiczne.
📌 Przykład: Jeśli dane wyszukiwania pokazują częste wyszukiwania hasła „polityka WFH” bez żadnych wyników, ponieważ w oficjalnych dokumentach używane jest hasło „wytyczne dotyczące pracy zdalnej”, możesz dodać synonimy lub zaktualizować terminologię.
📂 Zbieraj opinie użytkowników
Regularnie pytaj swój zespół o ich doświadczenia związane z wyszukiwaniem wewnętrznym i o to, jakie informacje trudno im znaleźć w oprogramowaniu do wyszukiwania w przedsiębiorstwie. Wykorzystaj ich opinie, aby zidentyfikować luki, zoptymalizować algorytmy wyszukiwania i poprawić trafność wyników wyszukiwania.
📌 Przykład: Krótka ankieta kwartalna z pytaniem „Czego nie mogłeś znaleźć w zeszłym miesiącu?” pozwala zidentyfikować zawartość o wysokiej wartości, która wymaga lepszego indeksu lub data powstania.
🔍 Czy wiesz, że... System dziesiętny Deweya, stworzony w 1876 roku, był jednym z pierwszych znormalizowanych systemów wyszukiwania. Pogrupował on wiedzę ludzką w kategorie, dzięki czemu biblioteki na całym świecie mogły „posługiwać się tym samym językiem wyszukiwania”
Gdzie jest Waldo? Nie w ClickUp
Praca nie zatrzymuje się tylko dlatego, że nie możesz znaleźć tego, czego szukasz. Jednak im więcej czasu tracisz na przeszukiwanie rozproszonych dokumentów, ukrytych zadań i niepołączonych narzędzi, tym bardziej postępy w pracy ulegają spowolnieniu.
Nie powinieneś potrzebować umiejętności detektywistycznych, aby odpowiedzieć na proste pytania, takie jak „Gdzie jest ten plik?” lub „Jaki jest status?”
ClickUp gromadzi wszystko w jednym miejscu i ułatwia wyszukiwanie. Zadania, komentarze, dokumenty, notatki ze spotkań — wszystko to można wyszukiwać, łączyć i mieć pod ręką tam, gdzie jest potrzebne. Możesz używać filtrów, aby zawęzić wyniki, i polegać na zaawansowanych funkcjach wyszukiwania, aby szybko znaleźć konkretne informacje.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś! ✅
Często zadawane pytania
1. Czym jest wyszukiwanie wewnętrzne?
Wyszukiwanie wewnętrzne odnosi się do wyszukiwania informacji w ramach określonej witryny internetowej, organizacji lub systemu. Na przykład korzystanie z paska wyszukiwania witryny internetowej w celu znalezienia artykułów lub dokumentów przechowywanych w tej witrynie jest uważane za wyszukiwanie wewnętrzne.
2. Czym jest wyszukiwanie wewnętrzne i zewnętrzne?
Wyszukiwanie wewnętrzne to proces poszukiwania informacji w ramach określonego systemu, organizacji lub strony internetowej. Z kolei wyszukiwanie zewnętrzne polega na poszukiwaniu informacji ze źródeł spoza organizacji lub systemu, takich jak wyszukiwarki, inne strony internetowe lub zewnętrzne bazy danych.
3. Jaki jest przykład wyszukiwania wewnętrznego?
Przykładem wyszukiwania wewnętrznego jest użycie funkcji wyszukiwania w witrynie e-commerce w celu znalezienia konkretnego produktu lub przeszukanie intranetu firmy w celu znalezienia dokumentu dotyczącego polityki.
4. Jaka jest różnica między informacjami wewnętrznymi a zewnętrznymi?
Informacje wewnętrzne to dane lub wiedza generowane i przechowywane w ramach organizacji, takie jak raporty wewnętrzne, dokumentacja pracowników lub polityka firmy. Informacje zewnętrzne pochodzą ze źródeł zewnętrznych, takich jak raporty z badań rynkowych, artykuły prasowe lub informacje od konkurencji.