Czy kiedykolwiek próbowałeś złożyć meble IKEA bez instrukcji? W jednej chwili trzymasz deskę i kilka śrub, a w następnej masz tabelę, która wygląda, jakby uprawiała jogę.
Oto, co dzieje się, gdy brakuje pisania proceduralnego.
Pisanie proceduralne to karta z przepisem, która ratuje kolację. To instrukcja obsługi, która pozwala uniknąć problemów technicznych. To przewodnik po ustawieniach, dzięki któremu projekt rusza z miejsca bez dziesiątek pytań "jak to zrobić...".
Niezależnie od tego, czy jesteś profesjonalistą, który chce pisać instrukcje, z których ludzie będą faktycznie korzystać, czy nauczycielem, który chce pokazać uczniom, jak dobrze pisać instrukcje, ten artykuł jest dla Ciebie.
Czym jest pisanie proceduralne?
Pisanie proceduralne to rodzaj pisania, które wyjaśnia jak coś zrobić w jasnym, logicznym formacie krok po kroku. Prowadzi czytelnika przez proces od początku do końca bez zamieszania i domysłów.
Zasadniczo pisanie proceduralne to pisanie instrukcji. Pomaga ludziom wykonywać zadania dokładnie, samodzielnie i bez nieporozumień.
Pisanie proceduralne odgrywa kluczową rolę w tworzeniu skutecznej dokumentacji procesów i pomaga czytelnikom konsekwentnie powtarzać cykle pracy. Dokument zawierający pisanie proceduralne można wykorzystać do przeprowadzenia eksperymentu laboratoryjnego, zainstalowania aplikacji, a nawet napisania wpisu na blogu o pisaniu proceduralnym (tak, jesteśmy bardzo meta).
W swej istocie pisanie proceduralne odpowiada na trzy pytania:
- Co jest potrzebne
- Co do zrobienia
- Co będzie dalej
Oto kilka przykładów pisania instrukcji z życia wziętych, z którymi można się spotkać 👇
- Przewodniki po rozwiązywaniu zadań matematycznych: instrukcje dotyczące rozwiązywania równań przy użyciu metod takich jak PEMDAS lub długie dzielenie
- Standardowe procedury operacyjne (SOP): szczegółowe SOP lub cykle pracy dla powtarzających się zadań, takich jak wdrażanie nowych pracowników lub przetwarzanie faktur
- Skrypty obsługi klienta: szczegółowe instrukcje rozwiązywania typowych problemów, takich jak ponowne połączenie routera Wi-Fi
- Karty z przepisami: instrukcje krok po kroku dotyczące przygotowania potraw, których naukę planujesz
- Instrukcje montażu mebli DIY: instrukcje, które pomogą Ci zbudować biurko, półkę lub szafkę nocną
- Posty na blogu z instrukcjami: Pomyśl o takich tematach jak "Jak wyczyścić ekspres do kawy" lub "Jak uporządkować szafę w mniej niż 30 minut"
Dlaczego pisanie proceduralne jest tak ważne dla uczniów?
Pisanie proceduralne pomaga uczniom ćwiczyć jasne myślenie i strukturalne podejście do zadań.
Oto dlaczego jest to ważne:
- Rozwija logiczne myślenie: Pisanie instrukcji krok po kroku zmusza uczniów do uporządkowania myśli w sekwencyjny sposób. Wzmacnia to logiczne rozumowanie i pomaga zrozumieć związek przyczynowo-skutkowy, który jest kluczem do rozwiązywania problemów, nauki, a nawet kodowania
- Poprawia jasność komunikacji: Pisanie proceduralne uczy uczniów precyzji i jasności. Uczą się oni, jak eliminować zbędne informacje i skupiać się na działaniu, jasności i wyniku
- Zwiększa gotowość do życia w prawdziwym świecie: Od pisania raportów laboratoryjnych po ubieganie się o staż – jasne instrukcje są potrzebne wszędzie. Nauka ich prawidłowego pisania przygotowuje uczniów do zadań w prawdziwym życiu, takich jak wypełnianie formularzy, a nawet prowadzenie kogoś przez projekt grupowy
- Wsparcie niezależności i pewności siebie: Kiedy uczniowie poprawnie zapisują (lub wykonują) procedury, widzą wyniki. Będą pewni siebie, że poradzą sobie z trudnymi zadaniami samodzielnie, bez czekania na wyjaśnienia innych
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj asystentów AI, takich jak ClickUp Brain, do tworzenia dokumentów z procedurami. Wystarczy wprowadzić instrukcje do narzędzia i gotowe! Użytkownicy ClickUp Brain mają nawet możliwość wyboru spośród wielu modeli AI, takich jak GPT-4o i Claude, bezpośrednio z obszaru roboczego ClickUp.
Kluczowe funkcje dobrego pisania proceduralnego
Co sprawia, że pisanie proceduralne jest skuteczne? Przyjrzyjmy się kluczowym funkcjom, które odróżniają jasny, pomocny przewodnik od chaotycznego bełkotu:
✅ Jasny, zorientowany na działanie język: Każdy krok zaczyna się od czasownika (np. wymieszaj, wstaw, kliknij). I powiedz czytelnikowi dokładnie, co ma do zrobienia
✅ Logiczna sekwencja: Kroki są wymienione w kolejności, w jakiej należy je wykonać. Jeśli jednak czytelnik musi cofać się lub zgadywać, co będzie dalej, sekwencja tekstów proceduralnych wymaga poprawy
✅ Wskazówki wizualne (w razie potrzeby): Wypunktowane lub numerowane listy, pogrubione słowa kluczowe, graficzne organizery i diagramy/zrzuty ekranu ułatwiają przestrzeganie instrukcji, zwłaszcza dla osób uczących się wzrokowo
✅ Lista wymaganych materiałów: Dobra procedura zaczyna się od sekcji "Co będzie potrzebne", aby czytelnik nie został zaskoczony w połowie zadania. Mogą to być narzędzia, składniki lub warunki wstępne
✅ Ostrzeżenia lub wskazówki: Doskonałe pisanie proceduralne przewiduje błędy użytkownika. Jeśli występuje częsty błąd lub trudna część, krótkie ostrzeżenie lub wskazówka od profesjonalisty znacznie pomogą czytelnikowi osiągnąć sukces
✅ Określony wynik: Dobra procedura wyjaśnia oczekiwany wynik: "Powinieneś teraz zobaczyć komunikat potwierdzający" lub "Ciasto jest gotowe, gdy wierzch będzie złocisto-brązowy". Czytelnik powinien wiedzieć, czy mu się udało
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: W każdym kroku procedury zastosuj technikę "odwróconej piramidy". Zacznij od podstawowej komendy, następnie podaj wyjaśniające szczegóły, a na końcu uzasadnienie lub kontekst. Czytelnik musi być w stanie szybko znaleźć kluczowe działania wraz z informacjami uzupełniającymi.
Aby zaoszczędzić czas, użyj szablonu ClickUp Pyramid Whiteboard Template do uporządkowania pomysłów w strukturę piramidy, co ułatwi szybkie zrozumienie grup tematycznych.
⚡️Archiwum szablonów: Darmowe szablony zasad i procedur firmy
Jak uczyć pisania proceduralnego w klasie
Lekcje pisania proceduralnego pomagają uczniom skutecznie się komunikować. Jeśli planujesz nauczyć pisania w praktyczny, realistyczny sposób, w tej sekcji znajdziesz jasne instrukcje podzielone na kolejne kroki.
Krok 1: Przedstaw cel pisania instrukcji
Zanim uczniowie będą potrafili pisać dobre procedury, muszą zrozumieć, dlaczego pisanie procedur jest ważne. W klasie:
- Zacznij od scenariusza, który uczniowie mogą zrozumieć: Zapytaj: "Wyobraź sobie, że jesteś chory i przyjaciel musi zastąpić cię w eksperymencie naukowym. Czy mógłby to zrobić, czytając tylko twoje instrukcje?" Kiedy wprowadzasz pisanie proceduralne, musisz zachęcić uczniów do zastanowienia się nad jasnością myśli dla czytelnika
- Pokaż porównanie obok siebie: Na tablicy porównaj i skontrastuj własne opisy procedur. Niech uczniowie wskazują, czego brakuje, co jest niejasne lub pomocne
❌ Polecenie "Dodaj ocet do zlewki" byłoby niejasne.
✅ Przykład jasnego opisu: "Odmierz 10 ml octu za pomocą cylindra miarowego. Wlej go do zlewki oznaczonej literą A".
Gdy uczniowie opanują już podstawy, możesz przekształcić lekcję w dynamiczny, łatwy do wykorzystania zasób edukacyjny, korzystając z ClickUp Docs — elastycznej przestrzeni do współpracy w ramach ClickUp, aplikacji do pracy, która zawiera wszystko, czego potrzebujesz.
Oto jak korzystać z dokumentów ClickUp jako przestrzeni do współpracy dla uczniów:
- Utwórz centralny dokument klasy zatytułowany "Czym jest pisanie proceduralne?". Użyj nagłówków, takich jak Dlaczego to ważne, Kluczowe funkcje i Przykład vs. Brak przykładu. Będzie to Twój podstawowy przewodnik, do którego uczniowie będą mogli wrócić w dowolnym momencie
- Użyj przełączanych list i objaśnień, aby uczynić dokument interaktywnym. Dodaj sekcje, które można zwinąć, aby umieścić definicje, a także bloki objaśnień, w których nauczyciel może umieścić wskazówki lub przypomnienia
- Wbuduj multimedia, aby wzbogacić naukę. Wstaw krótkie wideo demonstracyjne (np. nagranie ekranu z logowaniem do narzędzia) lub prześlij plik PDF z dobrze napisaną próbką procedury do wykorzystania jako punkt odniesienia
- Śledź zaangażowanie i aktualizacje w jednym miejscu. Gdy uczniowie każdej klasy prześlą swoje pierwsze pomysły lub refleksje dotyczące pisania proceduralnego, możesz przechowywać wersje i opinie w jednym dokumencie
Następnie przekształć lekcję w dynamiczny, łatwy do wykorzystania zasób edukacyjny lub stwórz moduł pisania proceduralnego, używając ClickUp Docs jako centralnego hubu.
📮ClickUp Insight: 92% pracowników umysłowych ryzykuje utratę ważnych decyzji rozproszonych w czatach, e-mailach i arkuszach kalkulacyjnych.
Bez ujednoliconego systemu rejestrowania i śledzenia decyzji, kluczowe informacje biznesowe giną w cyfrowym szumie. Dzięki funkcjom zarządzania zadaniami ClickUp nie musisz się już o to martwić. Twórz zadania z czatu, komentarzy do zadań, dokumentów i e-maili za pomocą jednego kliknięcia!
Krok 2: Naucz struktury i języka
Gdy uczniowie zrozumieją dlaczego, nadchodzi czas, aby pokazać im jak jasno i logicznie strukturyzować pisanie proceduralne.
- Naucz podstawowej struktury: Przeanalizuj pisanie instrukcji, skupiając się na podstawowych elementach, takich jak tytuł, materiały/wymagania, ponumerowane kroki i oczekiwany rezultat
- Używanie słów przejściowych: Twoje instrukcje muszą być łatwe do zrozumienia. Aby wyjaśnić przyczynę i skutek, używaj zwrotów takich jak ponieważ, aby, lub dlatego. Przedstaw różne warianty, używając zwrotów jeśli chcesz lub alternatywnie. Na koniec używaj słów ostrzegawczych, takich jak jednak, notatka lub w przeciwnym razie, aby podkreślić ostrzeżenia i uniknąć błędów
- Podkreślaj jasność poprzez czasowniki określające czynność: Wpisz na tablicę listę czasowników o silnym znaczeniu (mieszać, wstawiać, identyfikować) i pokaż, w jaki sposób skuteczniej kierują one czytelnika niż niejasne czasowniki, takie jak zrobić lub dostać
- Przydziel krótkie zadanie: Poproś uczniów, aby napisali procedurę dotyczącą czegoś związanego ze szkołą, np. cytowania źródła lub tworzenia prezentacji PowerPoint lub Google Slides, używając właśnie nauczonej struktury i czasowników
ClickUp sprawia, że struktura ta jest łatwa do śledzenia dzięki zadaniom ClickUp.
W skrócie:
- Utwórz główne Zadanie dla "Napisz swoją procedurę"
- Dodaj zagnieżdżone podzadania dla każdego elementu: tytuł, materiały, kroki, wynik
- Użyj pól niestandardowych ClickUp, aby śledzić jasność (np. "Użyto czasowników oznaczających czynność?" ✅/❌)
- Załącz dokument z kroku 1, aby uczniowie mogli śledzić postępy
- Pozwól uczniom aktualizować statusy zadań, np. "W trakcie" lub "Gotowe do sprawdzenia", aby mogli zarządzać swoim cyklem pracy
Aby ułatwić zrozumienie, skorzystaj z szablonu SOP ClickUp.
Oto, co zyskają Twoi uczniowie:
- Dzięki temu szablonowi SOP uczniowie mogą wizualnie zobaczyć, jak procedura jest podzielona na Cel, Zakres i Procedurę. Odzwierciedla to sposób, w jaki powinni strukturyzować własne teksty
- Zastosowanie ponumerowanych kroków, punktorów i osadzonych elementów wizualnych wyznacza standardy jasności, czytelności i pisania z myślą o użytkowniku
- Wbudowane nagłówki, takie jak "Przegląd i poprawki", zachęcają uczniów do zastanowienia się nad sfinalizowaniem i ulepszeniem swojego tekstu
Krok 3: Przydziel zadania praktyczne
Gdy uczniowie zrozumieją strukturę, nadchodzi czas na przełożenie jej w praktykę. Pisanie jest umiejętnością, której uczą się przez praktykę, więc Twoim celem jest przekazanie im odpowiednich instrukcji, które będą mogli wykorzystać do tworzenia instrukcji. Obejmuje to:
- Zacznij od zadania związanego z przedmiotem: Uczniowie muszą napisać procedurę dotyczącą czynności wykonywanych w szkole, np. ustawienia eksperymentu laboratoryjnego, rozwiązania równania matematycznego lub przygotowania prezentacji
- Zachęcaj uczniów do jasnego wyrażania się: Przypomnij im, że jeśli ktoś inny nie jest w stanie wykonać ich kroków bez pomocy, oznacza to, że nie są one wystarczająco jasne. Możesz nawet poprosić uczniów, aby sprawdzili nawzajem swoje teksty proceduralne i udzielili sobie wzajemnie informacji zwrotnych
- Ustal jasne kryteria powodzenia: Muszą one zawierać wszystkie cztery podstawowe elementy: tytuł, listę materiałów, numerowane kroki i oczekiwany rezultat. Daj uczniom listę kontrolną do samodzielnej oceny przed przesłaniem pracy
Aby zaoszczędzić czas, skorzystaj z menedżera wiedzy ClickUp, który automatycznie rozumie i śledzi pracę. W skrócie:
- Zapisz opisy procedur każdego ucznia w bazie wiedzy: Możesz je uporządkować według klasy, tematu lub statusu (np. wersje robocze, recenzowane przez innych uczniów, przesłane wersje ostateczne)
- Wykorzystaj AI do wykrywania brakujących elementów: ClickUp Brain może skanować dokumenty w poszukiwaniu luk strukturalnych, takich jak brakujące materiały lub niejasna kolejność, dzięki czemu możesz udzielać szybszych i bardziej konkretnych informacji zwrotnych bez konieczności ręcznego czytania każdej linii
- Spraw, aby wzajemna ocena była skuteczna i ukierunkowana: Przydziel dokumenty do wzajemnej oceny i pozwól ClickUp Brain zaznaczyć fragmenty, w których autor nie wyraził się jasno lub użył niejasnego języka, dając uczniom wskazówki, na czym powinni skupić się w swoich komentarzach
Krok 4: Wspieraj wzajemną ocenę i współpracę
Jak wszystko inne, pisanie proceduralne nie jest zakończone, dopóki nie zostanie przetestowane. Wzajemna ocena pomaga uczniom zobaczyć, jak ich pisanie sprawdza się w rzeczywistych warunkach — czy ktoś inny może je zrozumieć bez proszenia o pomoc?
Oto, co możesz zrobić, aby wesprzeć wzajemną ocenę i współpracę:
- Podziel uczniów na pary do testu: Każdy uczeń czyta procedurę swojego partnera i próbuje wykonać ją krok po kroku. Jeśli utkną, robią notatki, gdzie i dlaczego
- Wprowadź format informacji zwrotnej: Używaj prostych, uporządkowanych podpowiedzi, takich jak: "Zdezorientowałem się w kroku ___, ponieważ…" "Myślę, że można by to sprecyzować…" "Ten krok wypadł naprawdę dobrze, ponieważ…"
- "Zdezorientowałem się w kroku ___, ponieważ…"
- "Myślę, że mógłbyś być bardziej konkretny w kwestii..."
- "Ten krok sprawdził się naprawdę dobrze, ponieważ..."
- Wzmocnij nastawienie na poprawianie: Wyjaśnij, że informacja zwrotna nie jest częścią procesu pisania. Po przeglądzie uczniowie poprawiają swoje procedury na podstawie uwag partnera
- Przejdź na wyższy poziom dzięki pracy w grupach: Gdy uczniowie nabiorą pewności siebie, przejdź do pisania wspólnego. Poproś grupy o napisanie bardziej złożonej procedury, takiej jak planowanie wydarzenia klasowego lub przygotowanie wystawy na targi naukowe
- "Zdezorientowałem się w kroku ___, ponieważ…"
- "Myślę, że mógłbyś być bardziej konkretny w kwestii..."
- "Ten krok sprawdził się naprawdę dobrze, ponieważ..."
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Użyj tablic ClickUp do wspólnego planowania podczas kreatywnego pisania. Zanim uczniowie zaczną pisać w grupie, poproś ich, aby narysowali mapę każdego kroku na tablicy, używając karteczek samoprzylepnych. Mogą oznaczyć kolorem, przypisać części, a nawet połączyć z dokumentami lub zadaniami – wszystko w jednej przestrzeni. To prosty sposób na uporządkowanie pracy zespołowej i zwiększenie jej przejrzystości.
Krok 5: Śledź postępy i rozwijaj się
W tym momencie należy przenieść uwagę z poprawiania błędów na rozwój. Zamiast po prostu poprawiać błędy, zachęcaj uczniów do podnoszenia poziomu swoich umiejętności pisania.
- Zachęć młodych pisarzy do poprawiania tekstów z myślą o nowym czytelniku (np. młodszym uczniu lub osobie spoza danego przedmiotu)
- Poproś uczniów, aby przepísali swoje kroki w bardziej zwięzły sposób (jasność nie oznacza długości)
- Czy potrafią przekształcić to w tekst wyrażający opinię?
- Czy uczniowie rozumieją różnicę między pisaniem informacyjnym, ekspozycyjnym i proceduralnym?
- Niech uczniowie wymienią się ostatecznymi wersjami i znajdą jedną mocną stronę w tekstach innych osób. Zachęć ich do prowadzenia listy "zwycięskich tekstów", czyli rzeczy, które poprawili od wersji roboczej do ostatecznej
Kiedy uczysz pisania proceduralnego, jest to scena, na której uczniowie przechodzą od naśladowania struktury do jej przyswojenia.
⌛Oszczędność czasu: Chcesz z czasem poprawić swoje umiejętności pisania procedur? Te szablony usprawniające procesy pomogą Ci dokumentować informacje zwrotne, wykrywać luki i poprawiać przejrzystość przy każdej kolejnej poprawce.
Ciekawe ćwiczenia utrwalające pisanie proceduralne
Oto jak sprawić, by pisanie proceduralne stało się zabawne i skuteczne, a nie sztywne i oparte na formułach.
1. Odwróć proces tworzenia gotowego produktu
Zacznij od gotowego produktu — może to być złożony papierowy samolot, kanapka lub podstawowe ustawienia aplikacji. Spróbuj napisać instrukcje, które ktoś potrzebowałby, aby odtworzyć ten produkt od podstaw. Będziesz musiał zwolnić tempo i przemyśleć każdy najmniejszy ruch.
📚 Więcej informacji: Przykłady SOP: najlepsze praktyki w zakresie wydajności i zgodności
2. Napisz i wymień się
Pomyśl o zadaniu, które dobrze znasz, np. aktualizacja ustawień telefonu lub zaparzenie kawy w ekspresie francuskim. Zapisz kolejne kroki, a następnie przekaż je osobie, która nie zna tego zadania. Nie wyjaśniaj niczego — po prostu obserwuj.
Jeśli uczniowie się gubią, pomijają coś lub ciągle spoglądają na Ciebie w poszukiwaniu pomocy, są to słabe punkty Twojego pisania. Ponieważ masz już wiedzę, możesz pominąć zadania, w których ktoś inny może potrzebować pomocy.
📚 Więcej informacji: Darmowe szablony zasad i procedur firmy w programie Word i ClickUp
3. Ustaw zegar
Podczas pisania tekstów należy mierzyć czas. Zmusza to do skupienia się na tym, co ważne, i przejścia od razu do sedna.
📚Więcej informacji: Ramy projektowania skutecznej strategii operacyjnej
4. Ratowanie złych instrukcji
Przepisz niejasny samouczek lub źle napisany podręcznik. Celem jest nauczenie się, jak ratować źle napisane teksty proceduralne poprzez wykrywanie luk, niejasnych instrukcji i niezręcznej struktury.
📚Więcej informacji: Najlepsze oprogramowanie do tworzenia standardowych procedur operacyjnych (SOP)
5. Narysuj mapę
Wybierz zadanie, które wymaga podjęcia wielu kroków lub wyborów, np. ustawienie filtra poczty e-mail lub złożenie mebla. Zamiast opisywać je krok po kroku, możesz przekształcić je w schemat blokowy.
Dzięki sporządzeniu mapy każdej decyzji i wyniku zaczniesz myśleć jaśniej o strukturze i sekwencji. Tego rodzaju wizualne planowanie wyostrza umiejętność organizowania kroków w sposób, który sprawia, że pisanie proceduralne jest łatwiejsze do zrozumienia.
📚Więcej informacji: Najlepsze narzędzia i oprogramowanie do mapowania procesów
Kluczowe wskazówki dotyczące skutecznego nauczania pisania instrukcji
1. Zamień swoje zadanie w narrację
Nagraj siebie podczas wykonywania zadania z instrukcją. Możesz przekształcić nagranie w skrypt lektorski, który poprowadzi ucznia pierwszej klasy przez zadanie. Funkcje językowe, takie jak lektorski, pomagają wyczuć tempo, dobór słów i jasność, a jednocześnie łączą pisanie z rzeczywistymi działaniami.
2. Trzymaj pod ręką skróconą instrukcję
Podczas pisania korzystaj z listy kontrolnej, aby Twoje instrukcje były jasne i możliwe do wykonania.
Oto lista kontrolna, którą możesz stosować, aby Twoje pisanie było skoncentrowane i łatwe do zrozumienia:
- Czy kroki są ułożone w logicznej kolejności?
- Czy czasowniki określające czynność są jasne i konkretne?
- Czy uwzględniłem wszystkie niezbędne szczegóły (np. narzędzia, ustawienia)?
- Czy język jest prosty i bezpośredni?
- Czy kroki są ponumerowane lub wymienione w spójny sposób?
- Czy uwzględniłem wszystkie potencjalne przeszkody i wyzwania?
- Czy w razie potrzeby zamieściłem materiały wizualne (np. zrzuty ekranu lub diagramy)?
3. Priorytetowo traktuj działania, a nie wyjaśnienia
Należy skupić się na prowadzeniu czytelnika przez zadania. Nadmiar informacji ogólnych może spowolnić proces. Wyjaśnienia powinny być zwięzłe i praktyczne.
❌ Szczegółowy opis historii aktualizacji oprogramowania
✅ Ta aktualizacja poprawia bezpieczeństwo i naprawia błędy. Aby ją zainstalować, wykonaj poniższe kroki
Typowe błędy, których należy unikać podczas pisania instrukcji
1. Pomijanie kluczowych kroków
Nic nie zakłóca przepływu zadania bardziej niż pominięcie istotnego kroku. Można by pomyśleć, że czytelnik będzie wiedział, co należy zrobić dalej, ale wszelkie założenia w formie pisemnej prowadzą do luk w instrukcjach.
✅ Rozwiązanie: Poproś kolegów, aby przeczytali Twoje instrukcje tak, jakby to oni mieli je wykonać. Jeśli coś wydaje się niekompletne lub niejasne, dodaj brakujące szczegóły.
2. Używanie niejasnego języka
Pisanie proceduralne opiera się na jasności, precyzji i powtarzalności, więc niejasne terminy są jego wrogiem.
W tym celu należy skorzystać z listy kontrolnej do redagowania niejasnych sformułowań.
| Sprawdź | Błędy, których należy unikać | Jak to naprawić |
| Subiektywne przysłówki | "Zrób to ostrożnie" | Bądź konkretny: "Dokręć śrubę, aż będzie dobrze dopasowana, ale nie na siłę" |
| Wyrażenia czasowe względne | "Poczekaj chwilę" lub "Szybko wymieszaj" | Używaj mierzalnego czasu: "Poczekaj 30 sekund" lub "Mieszaj przez 2 minuty" |
| Niejasne terminy dotyczące poprawności | "Zrób to prawidłowo" / "Poprawnie" | Wyjaśnij: "Wyrównaj krawędzie przed przyklejeniem" |
| Niekompletne listy elementów | "itd." / "i tak dalej" | Wykorzystaj w całości lub użyj: "Powtórz dla każdej sekcji poniżej" |
3. Przeładowanie instrukcji informacjami
Kiedy starasz się być dokładny, możesz ulec pokusie, aby uwzględnić wszystko. Informacje ogólne, nieistotne kroki lub dodatkowe przykłady, które odwracają uwagę od rzeczywistego zadania. Może to przynieść więcej szkody niż pożytku, przytłaczając czytelnika i utrudniając śledzenie procesu.
✅ Rozwiązanie: Trzymaj się tego, co najważniejsze. Jeśli jakiś szczegół nie pomaga bezpośrednio w wykonaniu zadania, pomiń go. Niech każdy krok będzie miał sens i będzie łatwy do wykonania.
4. Używanie niespójnego formatu
Jeśli formatowanie zmienia się między kolejnymi krokami, czytelnikowi trudniej jest nadążyć za tekstem. Przełączanie się między listami numerowanymi, wypunktowanymi i różnymi czcionkami lub stylami może sprawić, że instrukcje będą wyglądały na nieuporządkowane. Nawet jasna treść ginie w nieuporządkowanym układzie.
✅ Rozwiązanie: Standaryzacja formatu jest równie ważna jak jasność treści. Standaryzacja procesów pomaga ograniczyć nieporozumienia i zapewnia wydajność cyklu pracy.
5. Zbytnia formalność lub akademicki styl
Pisanie proceduralne nie jest pracą badawczą. Jeśli piszesz zbyt formalnie, instrukcje mogą wydawać się sztywne lub mylące.
✅ Rozwiązanie: Używaj prostego, bezpośredniego języka. Zamiast "Rozpocznij proces, wybierając odpowiednią opcję interfejsu", powiedz "Kliknij niebieski przycisk"
Usprawnij pisanie instrukcji dzięki ClickUp
Skuteczne pisanie instrukcji opiera się na jasności i strukturze. Skupiając się na języku zorientowanym na działanie, logicznej sekwencji i zapewnieniu odpowiedniego kontekstu, zapewniasz czytelnikom łatwość zrozumienia instrukcji.
ClickUp oferuje kompleksowy zestaw narzędzi usprawniających proces pisania procedur. Dzięki ClickUp Docs możesz łatwo tworzyć przejrzyste i uporządkowane materiały do pisania procedur, do których możesz wrócić w dowolnym momencie.
Tablica ClickUp pomaga wizualizować złożone procesy lub idee, dzięki czemu są one łatwiejsze do zrozumienia i śledzenia. Wreszcie, menedżer wiedzy ClickUp zapewnia łatwy dostęp do wszystkich dokumentów i zadań oraz ich aktualizację, dzięki czemu zawsze masz najnowsze informacje na wyciągnięcie ręki.
Wypróbuj ClickUp za darmo, aby rozpocząć tworzenie podręczników pisania procedur.