Przewodnik po cyfrowym porządkowaniu obszarów roboczych w celu stworzenia obszaru roboczego o wysokiej wydajności

Porządkowanie cyfrowego obszaru roboczego może być przełomowym doświadczeniem… jeśli masz odpowiednie narzędzia i nawyki pozwalające na celowe organizowanie. Jeśli odkładałeś porządkowanie setek, a nawet tysięcy plików — nie jesteś sam!

Zadanie stworzenia trwałego systemu archiwizacji godnego serwisu Pinterest wydawało mi się uciążliwe. Zmieniło się to po zrealizowaniu kilku prostych projektów porządkowych. Teraz moje miejsce pracy jest dla mnie źródłem inspiracji i właśnie tego życzę Tobie!

Być może zastanawiasz się, od czego zacząć, i zadajesz sobie pytanie: „Jak czysto znaczy czysto?”. Przedstawię Ci osiem łatwych do zrealizowania projektów porządkowania cyfrowego oraz pokażę, jak ClickUp może pomóc Ci w natychmiastowym wyrobieniu nawyków organizacyjnych. 🌱

Droga do cyfrowego porządku w głowie

Naszym obowiązkiem jest regularne odchodzenie od technologii, aby sprawdzić, jak się czujemy. Prawda jest taka, że to właśnie nastawienie typu „zachowaj to, bo będziesz żałować” sprzyja naszym skłonnościom do cyfrowego gromadzenia rzeczy, co jest największym wrogiem naszej drogi do wydajności w miejscu pracy.

Aby zapanować nad bałaganem w naszych urządzeniach, musimy najpierw dowiedzieć się, co przyczynia się do jego powstawania.

Pulpit komputera

Aplikacje do pracy

Telefon komórkowy/tablet

Dobra wiadomość jest taka, że gdy już wyrobisz sobie nawyki związane z porządkowaniem, z czasem ilość pracy związanej z porządkowaniem będzie się zmniejszać! ✨

A więc, czego możesz się spodziewać, rozpoczynając proces porządkowania swoich urządzeń? Na początku poczujesz się przytłoczony:

A potem kilka uśmiechów przy wspomnieniach z przeszłości:

Kiedy projekt zostanie zrobiony, poczujesz ogromną ulgę.

Zanim zaczniemy, warto zaznaczyć, że nie musisz ślepo trzymać się tego przewodnika, aby uzyskać idealny cykl pracy porządkowania. Możesz organizować swoje rzeczy tak, jak normalnie, ale zachęcam Cię do odrobiny eksperymentowania! 🧠💡

Oto osiem projektów porządkowania cyfrowego, które możesz zrealizować, aby rozpocząć swoją przygodę z porządkowaniem cyfrowym.

8 projektów porządkowania cyfrowego

1️⃣ Oczyść folder „Pobrane”

Losowe pliki PDF i zduplikowane zrzuty ekranu — muszą zniknąć! Zacznij od uporządkowania tego folderu w postaci listy i posortuj pliki według typu, aby łatwo usunąć je grupami. Pomaga mi to szybko znaleźć i usunąć wszystkie pliki PNG, archiwa ZIP, GIF-y i foldery HTML z moich poprzednich projektów, o których wiem, że już ich nie potrzebuję. Po zakończeniu tego wstępnego porządkowania przejdź do pozostałych elementów, które wymagają dodatkowej uwagi. 🔎

Wskazówka: Jeśli korzystasz z komputera Mac, zaznacz plik (lub grupę plików) i naciśnij spację, aby wyświetlić podgląd pliku. Następnie naciśnij ponownie spację, aby zamknąć plik. Dzięki temu szybciej uporządkujesz bałagan, zamiast otwierać i zamykać poszczególne pliki!

2️⃣ Uporządkuj swój Dysk Google

Dysk Google przypomina folder „Pobrane”, bo szybko zapełnia się kopią kopii kopii niedopracowanych dokumentów. Uporządkuj pliki w widoku siatki lub widoku listy i usuń wszystko, co nie ma żadnego zastosowania. 🗑

Wskazówka nr 1: Zorganizuj swój Dysk Google na kolejnym kroku, zmieniając domyślną stronę główną z Mój Dysk na Priorytety. Dzięki temu nie będziesz czuć się przytłoczony, ponieważ po otwarciu Dysku Google zobaczysz tylko to, co ważne, a nie całą bibliotekę.

W górnej części strony Priorytety znajduje się karuzela szybkiego dostępu do poszczególnych plików, które były często otwierane. Na dole strony dzieje się prawdziwa magia! Możesz tworzyć obszary robocze, aby uzyskać dostęp do najważniejszych lub najczęściej używanych plików bez przenoszenia ich z pierwotnej lokalizacji. 📍

Wskazówka nr 2: Jeśli rzadko korzystasz z panelu Sugestie u góry ekranu w Google Drive, możesz wyłączyć tę funkcję, klikając ikonę koła zębatego > Ustawienia > i odznaczając opcję Sugestie.

3️⃣ Uporządkuj zakładki i rozszerzenia przeglądarki

Zakładki i rozszerzenia powinny pomagać nam w pełni wykorzystać możliwości internetu. Jeśli ta część Twojej cyfrowej przestrzeni jest przepełniona, oto kilka sugestii, jak ją uprościć:

Wskazówka: Bez przesady, rozszerzenie ClickUp dla przeglądarki Chrome to prawdziwy przełom. Kiedy szukam informacji do kolejnego projektu, dodaję do zakładek około 8–12 stron internetowych podczas każdej sesji. To zbiór źródeł tekstowych, wideo na YouTube i inspiracji. Zamiast wrzucać je do folderu w przeglądarce Chrome i o nich zapominać, dodaję je do zakładek za pomocą rozszerzenia ClickUp! Synchronizuje się ono z moim kontem ClickUp wraz z resztą mojej pracy oraz krótką notatką, którą zostawiłem przyszłemu sobie, wyjaśniającą jego przeznaczenie. Jeśli z tego przewodnika zapamiętasz tylko jedną rzecz, niech to będzie właśnie to: pobierz rozszerzenie ClickUp dla przeglądarki Chrome! 🆓

4️⃣ Opróżnij skrzynki odbiorcze e-maila

Można śmiało założyć, że każda osoba ma od trzech do pięciu kont e-mailowych:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com lub Yahoo! Mail z czasów młodości 2. Gmail (ponieważ nie był to AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com ani Yahoo! Mail z czasów młodości) 3. Konto służbowe 4 i 5. Konta z różnymi wersjami naszego imienia

Zacznij od jednego konta e-mailowego — osobistego lub służbowego — porządkując, usuwając lub archiwizując wiadomości. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, oto kilka opcji:

Wskazówka: Jeśli korzystasz z Gmaila, przejdź do paska wyszukiwania i kliknij ikonę Pokaż opcje wyszukiwania. Znajdź wszystkie e-maile większe niż 5 MB lub 10 MB i usuń je lub zarchiwizuj.

Po usunięciu bałaganu nadszedł czas na porządkowanie! Dzięki kilku technikom możesz zacząć rozwijać umiejętności zarządzania e-mailem i czasem oraz zyskać więcej czasu w ciągu dnia. Oto jak to zrobić:

1. Unikaj stosowania wielopoziomowej struktury folderów do archiwizowania wiadomości e-mail. W końcu zaczniesz dodawać kolejne podfoldery, co spowoduje jeszcze większy bałagan. Będziesz tracić czas na dostosowywanie systemu co dwa miesiące, aby uwzględnić nowe zadania, projekty i przychodzącą korespondencję. Zamiast tego używaj kategorii i etykiet dla e-maili i przenoś je poza Skrzynkę odbiorczą. Gdy będziesz potrzebować znaleźć konkretną wiadomość, po prostu wyszukaj ją według etykiety lub nazwy kategorii.

2. Stwórz rutynę związaną z e-mailem. Przed ClickUpem „normalny” dzień pracy polegał dla mnie na doprowadzeniu Skrzynki odbiorczej do stanu zero. Co kilka godzin chodziłem na spotkania, ale potem wracałem do Skrzynki odbiorczej. Pod koniec dnia, około 15:00, zaczynałem wykonywać swoje rzeczywiste zadania, ale do tego czasu mój mózg był już wyczerpany całodziennym przeglądaniem e-maili. Nie jest to możliwe dla wszystkich, ale jeśli nauczysz się sprawdzać pocztę kilka razy dziennie, możesz wygospodarować w ciągu dnia bloki czasu na realizację zadań.

3. Wykorzystaj funkcje swojego dostawcy poczty e-mail, aby zoptymalizować swoją wydajność. Skróty, kategorie, tagi, reguły, etykiety – wszystko! Warto poświęcić wysiłek na naukę i wdrożenie tych funkcji, ponieważ oszczędzają one energię umysłową i czas – dwa ważne zasoby, których potrzebujesz każdego dnia.

Jeśli interesują Cię wskazówki dotyczące zwiększania wydajności w Outlooku lub Gmailu, daj nam znać w komentarzach poniżej!

5️⃣ Prześlij zdjęcia i zrzuty ekranu do chmury

Zyskaj przestrzeń na urządzeniu, przenosząc zdjęcia do pamięci w chmurze, takiej jak iCloud lub Google Photos. Jeśli chodzi o zdjęcia, które chcesz zachować w telefonie, przejrzyj bibliotekę i usuń wszystkie duplikaty, zdjęcia z zabawnymi memami oraz przypadkowe zrzuty ekranu z alarmów.

Wskazówka: Aplikacja Google Photos posiada funkcję, która kategoryzuje duże zdjęcia i wideo, rozmyte zdjęcia, zrzuty ekranu oraz pliki z innych aplikacji, umożliwiając szybki przegląd i usunięcie tych plików. Jeśli posiadasz urządzenie Apple, możesz filtrować pliki według typu multimediów.

6️⃣ Oczyść kanały społecznościowe

Czy media społecznościowe wnoszą coś wartościowego do Twojego życia? Czy uczą, inspirują lub sprawiają, że czujesz się połączony z pozytywnymi ludźmi? To może być najważniejszy projekt porządkowania na tej liście, ponieważ każdy może to zrobić. Czeka na Ciebie cały świat wolny od mediów społecznościowych, w którym możesz spędzać czas na robieniu rzeczy dla siebie lub z innymi ludźmi.

Jeśli porządkowanie oznacza dla Ciebie dezaktywację kont na kilka tygodni lub miesięcy, to całkowicie zależy to od Ciebie! Jeśli jednak wydaje Ci się to zbyt radykalnym krokiem, proste porządki mniej więcej co miesiąc zaczną przynosić korzyści dla Twojego zdrowia psychicznego:

Jeśli zarządzasz kontami w mediach społecznościowych dla swojej firmy, rozważ skorzystanie z ujednoliconej skrzynki odbiorczej mediów społecznościowych. Dzięki takiemu narzędziu zaoszczędzisz czas, który zazwyczaj poświęcasz na przełączanie się między zakładkami, kontami i urządzeniami, a także unikniesz ulegania licznym rozpraszaczom uwagi.

7️⃣ Uporządkuj ekrany stron głównych

Usuń wszystkie niepotrzebne notatki i aplikacje, a następnie uporządkuj to, co pozostało. W zależności od tego, jak wolisz organizować swoje aplikacje, oto kilka propozycji struktury:

1. Porządkuj według typu folderów. Grupuj aplikacje według ich przeznaczenia (wydajność, media społecznościowe, praca, fotografia, podróże)

2. Zastanów się, jak trzymasz telefon lub tablet. Umieść aplikacje, do których potrzebujesz szybkiego dostępu, na krawędziach ekranu

3. Wyróżnij najczęściej używane lub niezbędne aplikacje. Limit liczbę elementów widocznych na ekranach stron głównych, aby uniknąć konieczności wyszukiwania

8️⃣ Zoptymalizuj swoje narzędzie do zarządzania projektami

Jeśli korzystasz z narzędzia do zarządzania projektami w szkole lub w pracy, prawdopodobnie masz skarbnicę informacji i notatek rozrzuconych po wszystkich zakamarkach oprogramowania. To nic złego! Wszyscy doświadczamy tego braku organizacji, ponieważ nieustannie przechodzimy do nowych zadań i kolejnych etapów. Mówimy sobie: „Eee, zrobię to później. ” 🤷‍♀️

Rozpocznij proces porządkowania od wyczyszczenia pulpitu strony głównej i uporządkowania starych projektów:

1. Zakończ zaległe zadania

2. Archiwizuj korespondencję

3. Archiwizuj ważne dokumenty (faktury, briefy projektowe)

4. Usuń nieaktualne raporty

Wskazówka: Kluczem do powodzenia (i bezstresowych) projektów jest stosowanie niezawodnego systemu, który można dostosować do potrzeb. Jeśli dysponujesz kompleksowym narzędziem do zarządzania projektami lub organizacją, wykorzystaj dostępne funkcje i uporządkuj swoją pracę.

Oto one — osiem projektów, dzięki którym uwolnisz się od bałaganu!

Gotowy na porządkowanie i organizację na wyższym poziomie? Poznaj ClickUp, konfigurowalną, kompleksową platformę do pracy, która ułatwia wykonywanie zadań i pozwala osiągnąć więcej. 👋

Jak korzystać z bezpłatnego konta ClickUp, aby natychmiast wyrobić sobie nawyki organizacyjne

Nigdy nie jest za wcześnie, aby zacząć porządkować pliki w celu zwiększenia wydajności! Zamiast czekać, aż bałagan się nagromadzi, co miesiąc poświęć trochę czasu na uporządkowanie swoich urządzeń. Właśnie w tym pomaga ClickUp:

1. Ustaw w ClickUp comiesięczne powtarzające się zadanie , aby uporządkować swoje cyfrowe obszary robocze. Zobowiązaj się do comiesięcznego sprzątania cyfrowego z wykorzystaniem list kontrolnych, aby w odpowiednim momencie dokładnie wiedzieć, co należy zrobić

2. Oszczędzaj przestrzeń na swoich urządzeniach, korzystając z przypomnień i zadań w ClickUp. Przenieś zrzuty ekranu, notatki i pliki związane z projektami do swojego obszaru roboczego ClickUp, aby nic nie umknęło Twojej uwadze

3. Korzystaj z kluczowych funkcji ClickUp poza platformą na dowolnym urządzeniu. Pozbądź się konieczności przełączania się między wieloma aplikacjami, aby zachować porządek i wykonywać swoją pracę

4. Korzystaj z rozszerzenia ClickUp dla przeglądarki Chrome podczas przeglądania internetu. Serio, to rewolucyjna zmiana!

Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z ClickUp, zapoznaj się z tą prostą lekcją z ClickUp University, aby z pewnością siebie stworzyć swoje cyfrowe zadanie porządkowania! ⬇️

Myśl na zakończenie

Co mógłbyś zrobić, gdybyś miał więcej czasu w ciągu dnia? Nauczyć się czegoś nowego? Spędzić czas z bliskimi? Zdrzemnąć się?

Niezależnie od odpowiedzi, wszyscy możemy zgodzić się co do jednego: wyrobienie pozytywnych, trwałych nawyków pozwala nam czerpać inspirację, być wydajnymi i pewnymi siebie. Nie potrzebujemy najbardziej zaawansowanych systemów ani idealnych ustawień, które tylko chwilowo zmotywują nas do działania.

Każdy z projektów porządkowych opisanych w tym artykule możesz zrealizować bez nich. Nie spiesz się i pamiętaj, że wykonując tę pracę teraz, z czasem będziesz czuć się mniej przytłoczony. 😌 🖥 📱

Zapisz się do naszego comiesięcznego newslettera, aby otrzymywać jeszcze więcej wskazówek i informacji o trendach dotyczących tworzenia optymalnych cykli pracy bezpośrednio na swoją Skrzynkę odbiorczą.