Formularz z możliwością wypełniania w programie Microsoft Word wydaje się prosty, ponieważ z technicznego punktu widzenia rzeczywiście taki jest.
Włącz zakładkę „Programista”, wstaw pola tekstowe, pola wyboru, selektory daty lub listy rozwijane, a następnie zablokuj dokument, aby użytkownicy mogli go wypełniać bez naruszania starannie zaprojektowanego układu.
W tym przewodniku omówimy każdy z tych kroków. Pokażemy, jak dobrać odpowiedni element sterujący zawartością dla każdej odpowiedzi, zabezpieczyć części, których użytkownicy nie powinni zmieniać, oraz przetestować formularz przed jego udostępnieniem.
Jednak wydajemy ostrzeżenie – najtrudniejsza część zaczyna się, gdy formularze wracają. Jeden zakończony plik programu Word to nic trudnego. Ale gdy trzeba pobrać, przemianować i otworzyć 20 oddzielnych dokumentów, a następnie wyszukiwać w nich odpowiedzi, robi się to naprawdę uciążliwe.
W skrócie: Narzędzia do tworzenia formularzy w programie Word mają kilka specyficznych cech, które nie są oczywiste na podstawie samej zakładki „Programista”.
- Utwórz formularz w wersji programu Word na komputerze. Aplikacja Word w przeglądarce umożliwia wypełnianie niektórych pól w formularzach niezabezpieczonych, ale nie pozwala na ich tworzenie i nie oferuje wsparcia dla wszystkich typów elementów sterujących.
- W nowych formularzach korzystaj z nowoczesnych elementów sterujących zawartością, chyba że konkretnie potrzebujesz funkcji z starszej wersji systemu
- Zapisz szablon jako plik .dotx, aby nikt nie nadpisał oryginału
- Przetestuj formularz w wersji programu Word, z której prawdopodobnie będą korzystać respondenci
- Nie oczekuj, że opcja Zapisz jako PDF zachowa pola do wypełnienia programu Word
- Pola obowiązkowe i pytania warunkowe wymagają użycia języka VBA lub innego narzędzia do tworzenia formularzy
Jeśli te limity nie mają wpływu na Twój przypadek użycia, program Word może samodzielnie obsłużyć formularz.
Co jest potrzebne przed rozpoczęciem
Do utworzenia formularza potrzebna jest wersja programu Word przeznaczona na komputery stacjonarne.
Ta wiedza może zaoszczędzić Ci sporo głowienia się. Firma Microsoft ukryła narzędzia do tworzenia formularzy w zakładce „Programista”, która jest dostępna w wersji programu Word na komputery stacjonarne, ale domyślnie jest wyłączona.
Wyjątkiem jest program Word w wersji internetowej. Firma Microsoft informuje, że w wersji przeglądarkowej nie można tworzyć formularzy z możliwością wypełniania. Można otworzyć formularz utworzony w programie Word na komputerze, a pola zwykłego tekstu i sformatowanego będą działać, o ile dokument nie jest zabezpieczony. Lista rozwijana, kalendarz i pola wyboru nie będą jednak działać. Dokument zabezpieczony opcją „Wypełnianie formularzy” otwiera się w przeglądarce w trybie tylko do odczytu. Dlatego przed wysłaniem zawsze należy przetestować dokument w programie Word w wersji internetowej.
| Wersja programu Word | Zakładka „Programista” | Czy można stworzyć formularz z możliwością wypełniania? |
|---|---|---|
| Program Word dla systemu Windows | Tak, po włączeniu tej funkcji | Tak |
| Program Word dla komputerów Mac | Tak, po włączeniu tej funkcji | Tak |
| Word w wersji internetowej | Nie | W dokumentach niezabezpieczonych można wypełniać pola zwykłego tekstu i tekstu sformatowanego. Lista rozwijana, kalendarz i pola wyboru nie otrzymują wsparcia. Formularze zabezpieczone otwierają się w trybie tylko do odczytu. |
W tym poradniku użyj programu Word dla systemu Windows, jeśli go posiadasz. Wersja programu Microsoft dla systemu Windows oferuje najszerszy zestaw elementów sterujących zawartością, w tym pola tekstowe zwykłe i sformatowane, pola wyboru, listy rozwijane, pola kombi, selektory daty oraz elementy sterujące obrazami.
Zanim zaczniesz tworzyć formularz, włącz zakładkę „Programista”:
- Windows: Przejdź do Plik > Opcje > Niestandardowa wstążka, a następnie zaznacz opcję Programista na zakładce Główne.
- Mac: Przejdź do Word > Preferencje > Wstążka i pasek narzędzi > Niestandardowa wstążka > Zakładki główne, zaznacz opcję Programista i wybierz Zapisz.
Gdy karta „Programista” pojawi się na wstążce, możesz przystąpić do tworzenia formularza.
Jak wstawić pole formularza do wypełnienia w programie Word (krok po kroku)
Aby wstawić pole do wypełnienia w programie Word, zacznij od pytań, a następnie zbuduj formularz wokół nich.
1. Napisz pytania, zanim zaczniesz korzystać z jakichkolwiek elementów formularza
Najpierw przygotuj cały formularz jako zwykły tekst. Każde pytanie, instrukcja, nagłówek i podział sekcji należy umieścić przed dodaniem jakiegokolwiek pola.
Sformułowania można później dostosować bez konieczności ponownego tworzenia elementów formularza, ale ustalenie pytań na samym początku pozwala uniknąć cyklu przeciągania pól, resetowania właściwości i dwukrotnego testowania tego samego formularza. Zmusza to również do rozstrzygnięcia, czy dane pole w ogóle powinno się znaleźć w formularzu.
Caroline Jarrett, specjalistka ds. formularzy, nazywa to „warstwą dialogową” projektowania formularzy:
W gruncie rzeczy formularz to po prostu seria pytań i odpowiedzi.
W gruncie rzeczy formularz to po prostu seria pytań i odpowiedzi.
Jej trójwarstwowy model dzieli formularz na związki, komunikację i wygląd. Najpierw zadbaj o właściwą komunikację, a dopiero potem martw się o wygląd. A jeśli Twoja organizacja posiada już daną informację, pokaż ją do potwierdzenia zamiast pytać o nią ponownie.
2. Stwórz układ, który zachowuje swój kształt
Chcesz, aby etykiety znajdowały się po lewej stronie, a odpowiedzi po prawej? Użyj tabeli dwukolumnowej i ukryj obramowania po gotowości.
Znaki tabulacji, przestrzenie i rzędy znaków podkreślenia wyglądają dobrze, gdy formularz jest pusty. Jednak gdy ktoś wpisze długą odpowiedź, cała strona się przesuwa. Tabela zapewnia programowi Word prawdziwą strukturę, na której może się oprzeć. Wiersze rozszerzają się wraz z długością odpowiedzi, a każda etykieta pozostaje przypisana do swojego pola.
Jednak prostsze formularze często działają lepiej bez tabel. Układ pionowy, w którym pytanie znajduje się nad polem, jest łatwiejszy w utrzymaniu i zazwyczaj bardziej dostępny. Firma Microsoft zaleca unikanie tabel w miarę możliwości w dokumentach programu Word zgodnych z zasadami dostępności. Jeśli jednak potrzebujesz tabeli, postaraj się, aby była prosta i unikaj scalania, dzielenia lub zagnieżdżania komórek.
W przypadku formularzy wielostronicowych należy stosować podziały sekcji wszędzie tam, gdzie konieczna jest zmiana nagłówków, stopek, orientacji lub numeracji stron.
3. Dodaj odpowiedni element sterujący zawartością dla każdej odpowiedzi
Kliknij w miejscu, w którym ma znaleźć się odpowiedź, a następnie przejdź do Programista > Kontrolki i wstaw kontrolkę odpowiadającą oczekiwanej odpowiedzi.
Program Microsoft Word oferuje wsparcie dla elementów sterujących zawartością, w tym pól tekstowych, pól wyboru, pól kombi, list rozwijanych, selektorów daty oraz elementów sterujących obrazami.
Pozwól, aby typ odpowiedzi sam wybrał za Ciebie odpowiedni element formularza.
| Kontrolka | Wykorzystaj go do | Zwróć uwagę na |
|---|---|---|
| Zwykły tekst | Nazwiska, ID, numery referencyjne, krótkie odpowiedzi | Najlepsze rozwiązanie, gdy respondenci nie muszą formatować tekstu |
| Tekst sformatowany | Komentarze i dłuższe odpowiedzi składające się z wielu akapitów | Umożliwia formatowanie, które może zmienić układ dokumentu |
| Lista rozwijana | Stały zestaw opcji z jedną odpowiedzią | Respondenci mogą wybrać wyłącznie jedną z podanych przez Ciebie opcji, które dostarczają dostawcy |
| Pole kombi | Sugerowane odpowiedzi oraz opcja wpisania innej odpowiedzi | Odpowiedzi w formie dowolnego tekstu trudniej jest później ujednolicić |
| Pole wyboru | Pytania typu „tak/nie” lub listy z opcją „wybierz wszystkie pasujące odpowiedzi” | Użyj osobnego elementu sterującego dla każdego wariantu wyboru; opcja „Wstaw > Symbol” tworzy jedynie znak |
| Wybór daty | Daty | Aplikacja Word w przeglądarce nie zapewnia wsparcia dla wszystkich typów elementów sterujących, w tym selektorów dat. |
| Ilustracja | Zdjęcia, logo lub zeskanowane obrazy | Duże obrazy mogą szybko zwiększyć rozmiar dokumentu |
| Starsze pola formularza | Starsze szablony, limity liczby znaków lub pól jako wyzwalacze obliczeń | Działają one inaczej niż nowoczesne kontrolki zawartości i zazwyczaj wymagają zabezpieczenia formularza |
Firma Microsoft zachowuje starsze kontrolki w celu zapewnienia zgodności ze starszymi wersjami programu Word, a one same zachowują kilka funkcji, których nowoczesne kontrolki nigdy nie przyjęły. Starsze pola tekstowe mogą na przykład wymuszać maksymalną długość ciągu znaków, a właściwość CalculateOnExit pozwala na ponowne obliczenie wartości pól zależnych w momencie opuszczenia danego pola.
W przypadku nowego formularza warto jednak korzystać wyłącznie z nowoczesnych elementów sterujących zawartością, chyba że istnieje konkretny powód, aby sięgnąć po starszą wersję systemu. Łączenie obu rozwiązań utrudnia przewidywanie zachowania zabezpieczeń i edycji.
4. Nadaj nazwę każdemu elementowi sterującemu i zastąp domyślne instrukcje
Zaznacz kontrolkę i wybierz Programista > Właściwości.
Zacznij od pola Tytuł. Nadaj każdemu elementowi sterującemu krótką, opisową nazwę: „Imię i nazwisko pracownika”, „Data rozpoczęcia”, „Status projektu”.
Narzędzie Sprawdzanie dostępności firmy Microsoft zaleca, aby pola kontrolne treści miały tytuły, ponieważ technologie wspomagające wykorzystują te tytuły do informowania użytkowników o zawartości pola i wymaganych danych.
Następnie włącz tryb projektowania i zamień ogólny tekst „Kliknij lub dotknij tutaj, aby wprowadzić tekst” na coś, co faktycznie pomaga.
Microsoft umożliwia niestandardowe dostosowanie tekstu instruktażowego wewnątrz kontrolki zawartości:
- Wpisz swoje pełne imię i nazwisko
- Wybierz dział
- Wybierz datę rozpoczęcia
- Opisz problem w 2–3 zdaniach
Umieść właściwe pytanie poza polem formularza. Tekst zastępczy wyjaśnia, jaka jest oczekiwana odpowiedź, i znika, gdy tylko użytkownik zacznie wpisywać tekst.
Skoro już tu jesteś, wykonaj ustawienie opcji blokowania:
- „Nie można usunąć kontrolki zawartości” sprawia, że pole pozostaje na stronie. Włącz tę opcję dla każdego pytania, na które chcesz uzyskać odpowiedź. Respondenci nadal mogą wpisywać tekst w polu, ale nie mogą go zaznaczyć i nacisnąć klawisza Delete, co jest najczęstszym sposobem, w jaki w formularzu do wypełnienia pytanie znika niezauważalnie przed wysłaniem. Odpowiada to właściwości LockContentControl opisanej w dokumentacji firmy Microsoft.
- Opcja „Zawartość nie można edytować” blokuje wszelkie istniejące już dane w polu. Włącz ją w przypadku wartości, które zostały wstępnie wypełnione i które mają pozostać dokładnie takie, jakie są: ID wniosku, numer referencyjny, stała data. Respondenci mogą zobaczyć wartość, ale nie mogą jej zmienić. Odpowiada to właściwości LockContents
Nie włączaj opcji „Zawartość nie można edytować” w polu, które ma zostać wypełnione przez użytkownika.
W przypadku selektorów dat należy teraz ustawić format wyświetlania. Data 03/04/2026 oznacza 4 marca w jednym kraju, a 3 kwietnia w innym. Program Word umożliwia ustawienie formatu daty w właściwościach kontrolki.
5. Zapisz wzór jako szablon
Po dodaniu pól zapisz kopię wzorcową jako szablon programu Word (.dotx).
Program Word umożliwia zapisanie dokumentu jako szablonu w formacie .dotx, co pozwala tworzyć nowe dokumenty bez wprowadzania zmian w szablonie źródłowym. To lepsze rozwiązanie niż przekazywanie pustego pliku .docx, aż ktoś go wypełni i nadpisze oryginał (a zawsze ktoś to robi).
Plik .dotx przechowuj w miejscu niedostępnym dla respondentów, a przeprowadź dystrybucję wygenerowanych kopii w formacie .docx. Ta sama zasada obowiązuje zawsze, gdy tworzysz szablony dokumentów wielokrotnego użytku.
Jedna osobliwość związana z drukowaniem: firma Microsoft wydała notatkę, w której zwraca uwagę, że ramki wokół elementów sterujących zawartością nie zostaną wydrukowane.
Jeśli wersja papierowa wymaga widocznego pola, linii lub obszaru do wpisywania, dodaj je do dokumentu za pomocą obramowań tabeli, obramowań akapitów lub innego elementu nadającego się do wydruku.
6. Zablokuj strukturę, a następnie spróbuj zepsuć swój własny formularz
Gdy formularz będzie gotowy, zabezpiecz te części, których respondenci nie powinni mieć możliwości zmiany.
W przypadku elementów sterujących zawartością wybierz zestaw i użyj opcji Programista > Grupa > Grupa. Microsoft określa grupowanie jako sposób na zabezpieczenie grupy elementów sterujących zawartością przy jednoczesnym zachowaniu możliwości wypełniania ich pól.
Aby zabezpieczyć cały formularz, użyj opcji Ogranicz edycję. W systemie Windows przejdź do Programista > Ogranicz edycję, wybierz żądane ograniczenia edycji, a następnie wybierz opcję Tak, zacznij egzekwować ochronę. Microsoft umożliwia również zabezpieczenie tylko wybranych sekcji, co jest przydatne, gdy część dokumentu powinna pozostać edytowalna.
Na komputerze Mac przejdź do Programista > Chroń formularz. Po włączeniu ochrony przetestuj plik tak, jak zrobiłby to respondent, aby upewnić się, że pola nadal akceptują dane, podczas gdy otaczające je etykiety, nagłówki i układ pozostają chronione.
Jeśli korzystasz ze starszych wersji pól formularza, ten krok ma największe znaczenie. Elementy te zostały zaprojektowane z myślą o starszym cyklu pracy związanym z tworzeniem formularzy w programie Word i wymagają włączenia ochrony.
Następnie przetestuj dokładnie tę wersję, którą planujesz wysłać. Przechodź między polami za pomocą klawisza Tab. Wpisz odpowiedź trzy razy dłuższą niż ktokolwiek mógłby rozsądnie wpisać. Spróbuj usunąć element sterujący, otworzyć wszystkie listy rozwijane, wybrać datę i zaznaczyć wszystkie pola wyboru. Wydrukuj formularz, a następnie wyeksportuj go do formatu PDF.
Jeśli respondenci mogą otwierać formularz w programie Word dla Internetu, przetestuj go również w wersji przeglądarkowej. Microsoft informuje, że wersja przeglądarkowa nie oferuje wsparcia dla wszystkich typów elementów sterujących zawartością.
Jak przekształcić istniejący dokument programu Word w formularz do wypełnienia
Przekształcenie istniejącego dokumentu programu Word w formularz z możliwością wypełniania to głównie praca polegająca na uporządkowaniu treści. Zachowaj pytania i układ, które nadal działają. Usuń wszystko, co udaje pole wprowadzania danych. Zastąp to prawdziwymi kontrolkami zawartości.
Oto najszybszy sposób, aby to zrobić:
- Najpierw zapisz czystą kopię. Nie zmieniaj oryginału, zwłaszcza jeśli jest on już używany jako formularz. Pracuj na duplikacie lub zapisz go jako szablon w formacie .dotx, zanim wprowadzisz jakiekolwiek zmiany w polach.
- Usuń fałszywe pola wprowadzania danych. Rzędy znaków podkreślenia, puste nawiasy, ręcznie wpisane pola wyboru, odstępy łączone za pomocą tabulatorów: wszystko to należy usunąć. Jeśli układ opiera się na tabulatorach lub przestrzeniach, popraw to przed dodaniem elementów sterujących, w przeciwnym razie każda dłuższa odpowiedź spowoduje przesunięcie innych elementów.
- Zastąp każdy symbol zastępczy odpowiednim elementem sterującym. Umieść kursor w miejscu, gdzie znajdowało się stare puste pole. Następnie skorzystaj z opcji Programista > Elementy sterujące, aby dodać pole tekstowe, pole wyboru, listę rozwijaną, selektor daty lub inny element sterujący. Cykl pracy przy tworzeniu formularzy w programie Microsoft opiera się na dodawaniu elementów sterujących do istniejącego dokumentu, więc plik, który już posiadasz, jest tym samym plikiem, który otrzymasz po zakończeniu pracy.
- Ustawiaj właściwości na bieżąco. Nadaj każdemu elementowi sterującemu jasny tytuł, zamień domyślny tekst zastępczy, skonfiguruj listy rozwijane i formaty daty oraz zdecyduj, czy respondenci mogą usuwać sam element sterujący
- Zabezpiecz i przetestuj przekonwertowaną wersję. Zablokuj te części formularza, których respondenci nie powinni edytować, a następnie wypełnij formularz tak, jakbyś go nigdy wcześniej nie widział. Długie odpowiedzi szczególnie dobrze ujawniają zbyt wąskie tabele, przestarzałe sztuczki związane z odstępami oraz podziały stron, które przestały działać
Skopiowanie kontrolki zawartości pozwala uzyskać drugą, niezależną kontrolkę. Wpisz nazwę klienta na stronie pierwszej, a skopiowane pole na stronie czwartej pozostanie puste, dopóki ktoś nie wypełni go osobno.
Aby powtarzające się pola były aktualizowane jednocześnie, kontrolki muszą korzystać z jednego źródła danych. Program Word obsługuje mapowanie kontrolek treści na dane XML, co pozwala kilku kontrolkom odczytywać tę samą wartość. Jeśli szukasz prostszego rozwiązania, opcja Wstaw > Elementy szybkiego dostępu > Właściwości dokumentu udostępnia wbudowane właściwości, takie jak Tytuł i Autor, które pozostają zsynchronizowane niezależnie od miejsca, w którym je umieścisz.
Uwaga: Opcja „Szybkie elementy” > „Właściwości dokumentu ” udostępnia predefiniowany zestaw właściwości, a „Nazwa klienta” nie znajduje się wśród nich. Możesz dostosować jedną z nich, na przykład „Tytuł” lub „Temat”, tak aby zawierała powtarzającą się wartość. Pamiętaj jednak, że w ten sposób zmieniasz również rzeczywiste metadane tej właściwości dokumentu.
Oznacz pola w jasny sposób, aby kolejna osoba edytująca formularz wiedziała, dlaczego np. w polu „Tytuł” zapisywana jest nazwa klienta.
Skorzystaj z tego skrótu, gdy imię i nazwisko, tytuł projektu lub numer konta powtarza się w długim formularzu.
A jeśli dokument, który chcesz przekonwertować, ma popularny format, sprawdź, czy nie ma gotowego szablonu, zanim zaczniesz cokolwiek modyfikować. Nasze zestawienie szablonów formularzy rejestracyjnych klientów dla programu Word obejmuje kilka standardowych formatów. Jeden z nich może całkowicie zaoszczędzić Ci pracy związanej z tworzeniem formularza od podstaw.
Dlaczego trudno jest zebrać odpowiedzi z formularzy do wypełnienia w programie Word?
Formularz w programie Word z możliwością wypełniania zapewnia sam dokument, ale nie oferuje zbyt wiele pomocy w kwestii tego, co dzieje się po zakończeniu wypełniania formularza przez użytkownika.
Program Word nie posiada przycisku przesyłania, ekranu potwierdzenia, pulpitu odpowiedzi ani centralnego miejsca, w którym gromadzone są wszystkie odpowiedzi. Oficjalny przewodnik firmy Microsoft ogranicza się do wyjaśnienia, w jaki sposób użytkownicy mogą wypełnić, zapisać lub wydrukować formularz, podczas gdy usługa Microsoft Forms zawiera dedykowany cykl pracy zbierania odpowiedzi.
Brakująca ścieżka zwrotna to punkt, od którego zaczyna się praca ręczna.
Wyślij ten sam plik .docx do 30 osób, a i tak będziesz musiał zdecydować, w jakiej formie te 30 plików wróci do Ciebie. Jedna osoba dodaje zakończony dokument jako załącznik do wiadomości e-mail, inna wkleja odpowiedzi w treści wiadomości. Następnie prowadzisz śledzenie, kto odpowiedział, zapisujesz każdy plik i wyszukujesz wszystko, co chcesz porównać.
Zastanów się, co dzieje się po otrzymaniu wypełnionego formularza: Czy ktoś musi porównać udzielone odpowiedzi z innymi odpowiedziami?
Jeśli tak, to odpowiedzi stanowią wyniki pracy, a narzędzie do tworzenia formularzy może zebrać je w jednym miejscu. Jeśli zakończony dokument musi zostać podpisany, złożony, wydrukowany, zarchiwizowany lub przekazany komuś, program Word ma większe zalety. Pomyśl o oświadczeniach o zrzeczeniu się odpowiedzialności, formularzach zgody, arkuszach kontroli, załącznikach do umów i innych dokumentach, które muszą zachować swój format oparty na stronach.
Więc stwierdzenie „po prostu skorzystaj z narzędzia do tworzenia formularzy” jest w tym przypadku zbyt ogólną radą, a więc mało pomocną. Program Word nadal ma sens, gdy chcesz zachować zakończony dokument. Kompromisem jest to, że zazwyczaj gromadzisz, porównujesz i podejmujesz działania na podstawie tych odpowiedzi gdzie indziej.
Czy można przekonwertować formularz programu Word na plik PDF z możliwością wypełniania?
Jest jednak jeden haczyk: opcja Zapisz jako PDF to tylko połowa sukcesu.
Kontrolki zawartości programu Word i pola formularzy w plikach PDF to dwa różne systemy. Po wyeksportowaniu formularza z programu Word do formatu PDF układ zostaje zachowany, ale pola interaktywne zazwyczaj giną. Konsorcjum W3C wydało ostrzeżenie, że narzędzia autorskie wyposażone w funkcje projektowania formularzy mogą nie zachować w pełni pól do wypełnienia podczas konwersji do formatu PDF, zwłaszcza w przypadku złożonych formularzy.
Jeśli więc ostatecznym rezultatem ma być plik PDF z możliwością wprowadzania danych, zaplanuj trzy kroki: zaprojektuj stronę w programie Word, wyeksportuj ją do formatu PDF, a następnie dodaj interaktywne pola w redaktorze plików PDF.
Na przykład w programie Adobe Acrobat Pro opcja Wszystkie narzędzia > Przygotuj formularz pozwala automatycznie zidentyfikować statyczne pola formularza i przekształcić je w edytowalne pola tekstowe. Następnie można dodać pola wyboru, przyciski, pola podpisu oraz wszelkie elementy, których program Acrobat nie wykrył.
W przypadku krótkiego formularza odtworzenie pól zajmuje kilka minut. W przypadku obszernego, wielostronicowego formularza przed wysłaniem należy przeznaczyć odpowiednią ilość czasu na sprawdzenie każdego pola, jego etykiety oraz kolejności tabulatorów.
Jeśli od początku wiesz, że ostatecznym plikiem będzie plik PDF z możliwością wypełniania, przygotuj dokument programu Word z myślą o konwersji. Zadbaj o przejrzysty układ i zostaw wystarczająco dużo miejsca na każdą odpowiedź. Następnie utwórz widoczne pola lub linie do wpisywania tekstu, używając obramowań tabeli lub akapitu, aby zachowały się one po konwersji do formatu PDF.
Jaki jest najprostszy sposób na utworzenie formularza do wypełnienia?
Dla większości osób najłatwiejszym rozwiązaniem jest korzystanie z kreatora formularzy internetowych: nie ma potrzeby używania zakładki „Programista”, nie trzeba stosować kroków zabezpieczających, a wszystkie odpowiedzi trafiają w jedno miejsce. Program Word jest łatwiejszym wyborem tylko wtedy, gdy gotowa strona jest sama w sobie efektem końcowym.
Oto mapa poszczególnych opcji:
| Sposób postępowania | Najlepiej nadaje się do | Gdzie się kończy |
|---|---|---|
| Formularz w programie Word (Microsoft Word) | Dokumenty, które są podpisywane, drukowane, archiwizowane lub zamieszczane jako załączniki do innych dokumentów | Brak wbudowanego cyklu pracy przesyłania formularzy ani pulpitu nawigacyjnego z odpowiedziami |
| Plik PDF z możliwością wypełniania (Adobe Acrobat Pro) | Formularze, w których układ strony musi pozostać niezmienny na różnych urządzeniach | Ustawienia pól wymagają dodatkowej pracy, a odpowiedzi nadal są przesyłane jako osobne pliki |
| Narzędzia do tworzenia formularzy internetowych (Google Forms, Microsoft Forms, Typeform, Jotform, ClickUp Forms) | Wnioski, zgłoszenia, dane wstępne, ankiety i wszystko, co musisz zebrać lub posortować | Rozwiązanie to jest mniej odpowiednie w przypadkach, gdy gotowa strona sama w sobie stanowi dokument. |
| Współdzielony arkusz kalkulacyjny (Arkusze Google, Microsoft Excel) | Małe grupy wprowadzające przewidywalne dane do znanych kolumn | Łatwo jest nadpisać komórki, uszkodzić formuły lub ujawnić odpowiedzi innym redaktorom |
W kategorii formularzy internetowych różnice są dość oczywiste.
Formularze Google i Microsoft Forms świetnie sprawdzają się przy prostym gromadzeniu danych. Formularze Google mogą wysyłać odpowiedzi do Arkuszy Google, natomiast Microsoft Forms może otwierać odpowiedzi w programie Excel.
Typeform kładzie nacisk na komfort respondentów. Jotform idzie o krok dalej, oferując opcje płatności i integracji. Z kolei ClickUp Forms sprawdza się najlepiej, gdy przesłane dane muszą zostać przekształcone w zadania do wykonania, ponieważ każda odpowiedź może stworzyć zadanie i zostać włączona do istniejącego cyklu pracy.
Pięć błędów, które uniemożliwiają działanie formularza w programie Word
Niektóre błędy w formularzach programu Word ujawniają się dopiero po przekazaniu pliku innym osobom. Pole zachowuje się inaczej niż oczekiwano, układ ulega zmianie lub zabezpieczenia blokują dostęp do elementów, które nadal wymagają edycji.
Oto kwestie, na które warto zwrócić uwagę przed wysłaniem formularza.
1. Zapisanie gotowego formularza jako dokumentu .doc
Formularz może działać idealnie w formacie .docx, ale utracą się wszystkie funkcje, które w nim zaimplementowałeś, gdy tylko ktoś zapisze go w starszym formacie programu Word.
Nowoczesne kontrolki zawartości wymagają formatu plików Open XML programu Word, czyli plików z rozszerzeniami .docx, .dotx lub innego aktualnego formatu. Stary format .doc programu Word 97–2003 jest całkowicie niekompatybilny z nimi.
Rozwiązanie: Zachowaj formularz roboczy w formacie .docx, a szablon główny w formacie .dotx. Jeśli ktoś poprosi o dokument .doc, potraktuj to jako prośbę o zapewnienie kompatybilności. Być może będziesz musiał odtworzyć formularz ze starszą wersją pól, aby spełnić tę prośbę.
2. Korzystanie z pola kombi, gdy potrzebujesz jednoznacznych odpowiedzi
Pole kombi i lista rozwijana wyglądają na stronie niemal identycznie, ale służą do gromadzenia różnych rodzajów danych.
Lista rozwijana umożliwia respondentom wybór jednej z podanych przez Ciebie opcji. Pole kombi pozwala im wybrać opcję lub wpisać własną odpowiedź.
Ta swoboda staje się problemem, gdy oczekujesz spójnych wartości. Zapytaj o „Dział”, a od trzech osób możesz otrzymać odpowiedzi: Marketing, Mktg i Growth Marketing.
Rozwiązanie: Używaj listy rozwijanej, gdy znane są prawidłowe odpowiedzi. Zastrzeż pole kombi dla pytań, w przypadku których odpowiedź spoza listy jest rzeczywiście dopuszczalna.
3. Dodawanie funkcji formatowania tekstu do każdego pola tekstowego
Tryb Rich Text obsługuje formatowanie i wiele akapitów, co zapewnia większą elastyczność niż wymaga tego większość pól formularza. Użytkownik może wkleić pogrubiony tekst, różne czcionki lub inne formatowanie, którego wsparcie nie zostało przewidziane podczas projektowania formularza.
Rozwiązanie: Domyślnie wybieraj opcję „Zwykły tekst” dla nazwisk, ID-ów, krótkich objaśnień i innych odpowiedzi o ustalonej zawartości. Z opcji „Tekst sformatowany” korzystaj tylko wtedy, gdy respondent rzeczywiście potrzebuje formatowania lub dłuższej, ustrukturyzowanej zawartości.
4. Przygotowanie dziesięciu pustych wierszy na wypadek, gdyby coś miało się powtórzyć
Elementy wydatków, osoby w zależności, aktywa, uczestnicy i poprzedni pracodawcy: we wszystkich tych przypadkach nie masz pojęcia, ile wpisów dana osoba będzie musiała wprowadzić.
Stos pustych wierszy marnuje przestrzeń dla jednego respondenta, a innemu pozostawia zbyt mało przestrzeni. Program Word oferuje kontrolkę zawartości sekcji powtarzalnej przeznaczoną właśnie do tego celu. Pozwala ona na powtarzanie bloku zawierającego inne kontrolki, w tym wiersz tabeli.
Rozwiązanie: Użyj sekcji powtarzalnej, gdy ta sama grupa pytań może pojawić się nieokreśloną liczbę razy. Pozwól respondentom dodawać kolejne wpisy w razie potrzeby i unikaj zgadywania, ile ich będzie maksymalnie.
5. Zabezpieczanie formularza hasłem i zapomnienie hasła
Zabezpieczenia mogą uniemożliwić innym osobom rozmontowanie formularza. Mogą one również uniemożliwić Ci edycję własnego szablonu sześć miesięcy później.
Firma Microsoft informuje, że program Word nie umożliwia odzyskania utraconego hasła do dokumentu. Jeśli plik należy do Twojej organizacji, dział IT może być w stanie pomóc, ale tylko wtedy, gdy narzędzie do odzyskiwania zostało ustawione przed utratą hasła.
Rozwiązanie: Jeśli dodasz hasło, przechowuj je w zatwierdzonym przez zespół menedżerze haseł lub systemie dokumentacji. A niezabezpieczony plik główny przechowuj w miejscu o kontrolowanym dostępie.
Formularz powinien być trudny do zmanipulowania przez respondenta, a jednocześnie łatwy w utrzymaniu dla jego właściciela. Jeśli osiągnięcie pierwszego celu uniemożliwia realizację drugiego, oznacza to, że zabezpieczenia posunęły się za daleko.
Jak zbieramy odpowiedzi z formularzy w ClickUp
Korzystamy z ClickUp Forms, gdy przesłane dane wymagają dalszej pracy. Każda odpowiedź trafia bezpośrednio na listę, gdzie zespół przypisuje ją do odpowiednich osób, omawia i prowadzi śledzenie jej statusu.
Oto jak te ustawienia działają w naszym przypadku:
- Formularze ClickUp: Każde zgłoszenie przesłane za pośrednictwem formularzy ClickUp tworzy zadanie na wybranej przez nas liście wraz z załącznikami w postaci odpowiedzi z formularza
- Zadania ClickUp: Stamtąd możemy przypisać zgłoszenie, ustawić priorytet i terminy realizacji, dodać podzadania oraz przesuwać je w ramach cyklu pracy.
- ClickUp Docs: Gdy zgłoszenie wymaga procedury operacyjnej (SOP), briefu, polityki lub historii decyzji, połączony dokument dołączamy do zadania
Gdy przesłane zgłoszenia zaczną się gromadzić, możemy skorzystać z Brain², natywnej sztucznej inteligencji ClickUp, aby wykrywać powtarzające się prośby, podsumowywać zmiany i identyfikować wzorce na liście zgłoszeń.
Konfiguracja wymaga wykonania kilku kroków: utwórz formularz, wybierz listę docelową, dodaj pytania i skonfiguruj ustawienia przesyłania.
Oto dokładniejszy opis procesu rejestracji w ClickUp Forms:
Gdy każde zgłoszenie wymaga tej samej listy kontrolnej, podzadań lub pól uzupełniających, stosujemy szablon zadania do przesłanych zgłoszeń, dzięki czemu każde z nich jest od razu gotowe do pracy. W przypadku bardziej złożonych zgłoszeń wykorzystujemy logikę warunkową, aby wyświetlać odpowiednie pytania uzupełniające lub dodawać pola do wynikowego zadania na podstawie wcześniejszych odpowiedzi.
Najlepsze zastosowanie: rejestracja zgłoszeń, wnioski, zatwierdzenia oraz cykliczne zgłoszenia, które wymagają wyznaczenia właściciela, dalszych działań lub kontekstu z pozostałej części obszaru roboczego.
Pomiń ten poradnik, jeśli: Potrzebujesz jedynie jednorazowego dokumentu do wydrukowania, podpisania, zarchiwizowania lub odesłania jako gotowy dokument.
Umieść formularz w odpowiednim miejscu
Program Word oferuje więcej możliwości, niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Dzięki odpowiednim kontrolkom zawartości, ustawieniom zabezpieczeń i ustawieniom szablonu możesz tworzyć przejrzyste formularze.
Szybki test przed wysłaniem zazwyczaj pozwala wychwycić niepożądane elementy: pola, które nie działają zgodnie z oczekiwaniami, odpowiedzi, które zaburzają układ dokumentu, lub elementy sterujące, które działają inaczej w innej wersji programu Word.
Warto również przechowywać niezabezpieczony wzór oddzielnie od kopii, którą użytkownicy będą faktycznie wypełniać.
Jeśli przesłane formularze muszą następnie trafić do bieżącego cyklu pracy, wypróbuj bezpłatnie ClickUp i zamień każdą odpowiedź w zadanie, które można śledzić, a które Twój zespół może przydzielić i monitorować.
Często zadawane pytania dotyczące formularzy do wypełnienia w programie Word
Czy można ustawić pole jako obowiązkowe w formularzu programu Word?
Nie za pomocą standardowych ustawień kontrolki zawartości. Program Word nie oferuje prostego przełącznika „Wymagane” dla nowoczesnych kontrolek zawartości, który uniemożliwiałby pozostawienie pola pustego. Jeśli potrzebujesz pól obowiązkowych, musisz dodać walidację za pomocą języka VBA. Wydarzenie ContentControlOnExit programu Word pozwala sprawdzić wartość w momencie opuszczenia kontrolki i uniemożliwić przejście dalej, jeśli wpis nie spełnia określonych reguł.
Czy formularz w programie Word z możliwością wypełniania może zawierać podpis elektroniczny?
Tak. Wersja programu Word na pulpit umożliwia dodanie pola podpisu, w którym można wpisać imię i nazwisko, wstawić obrazek lub użyć funkcji pisania odręcznego na obsługiwanym urządzeniu. Podpis cyfrowy to coś więcej niż tylko umieszczenie imienia i nazwiska na stronie. Po cyfrowym podpisaniu dokumentu program Word ustawia go jako tylko do odczytu, aby chronić zawartość podpisaną przed późniejszymi zmianami.
Czy respondenci mogą przesyłać pliki za pośrednictwem formularza w programie Word?
Nie w taki sposób, jak ma to miejsce w przypadku formularzy internetowych. Program Word zawiera kontrolkę „Obraz”, dzięki której można wstawić obraz w wyznaczonym miejscu. Nie ma jednak odpowiednika tej kontrolki o ogólnym przeznaczeniu, umożliwiającej dołączenie pliku PDF, arkusza kalkulacyjnego, pliku ZIP lub innego dowolnego pliku. Jeśli załączniki stanowią część samego formularza, konieczne będzie zastosowanie innej metody gromadzenia danych.
Czy można dodać pytania warunkowe do formularza w programie Word?
Nie chodzi tu o normalne elementy do tworzenia formularzy w programie Word. Lista rozwijana może zawierać różne odpowiedzi, ale wybranie jednej z nich nie powoduje automatycznego wyświetlenia innego zestawu pytań. Takie zachowanie można zrealizować za pomocą języka VBA, ponieważ program Word udostępnia zdarzenia związane z wejściem, wyjściem, dodawaniem i aktualizowaniem elementów sterujących zawartością. W tym momencie musisz jednak zajmować się zarówno logiką VBA, jak i samym formularzem, co stanowi dodatkowy nakład pracy związany z utrzymaniem.
Czego warto użyć zamiast programu Word do przeprowadzenia ankiety?
Skorzystaj z formularza internetowego. Aplikacja Microsoft Forms została stworzona z myślą o ankietach, quizach i sondażach i pozwala na bieżąco śledzić napływające odpowiedzi. Aplikacja Google Forms działa podobnie i umożliwia przesyłanie odpowiedzi do Arkuszy Google w celu analizy. Program Word jest lepszym rozwiązaniem, gdy chcesz zachować gotowy dokument.
Czego należy użyć, jeśli każda odpowiedź wymaga dalszych działań?
Skorzystaj z ClickUp Forms. Każde przesłane zgłoszenie może automatycznie stać się zadaniem, z już ustawioną listą docelową, osobą przypisaną, priorytetem i polami niestandardowymi. Dzięki temu rozwiązanie to lepiej sprawdza się w przypadku formularzy rejestracyjnych, zgłoszeń kreatywnych, raportów o błędach, zgłoszeń IT i innych sytuacji, w których ktoś musi podjąć działania w odpowiedzi na zgłoszenie.
Jak w programie Word narysować linię, na której można pisać, a która nie przesuwa się?
Użyj tabeli składającej się z jednej komórki z dolną obwódką, a następnie umieść w niej kontrolkę zawartości zwykłego tekstu. Firma Microsoft zaleca włączenie dolnej obwódki dla wierszy do wypełnienia, ponieważ obwódka pozostaje oddzielona od wprowadzanego tekstu. Unikaj tworzenia wiersza za pomocą znaków podkreślenia. Są to znaki, więc wpisywanie tekstu wokół nich może spowodować przesunięcie lub zmianę układu wiersza. Podkreślone tabulatory sprawdzają się lepiej w przypadku drukowanych formularzy, ale w przypadku pola, które użytkownik wypełnia na ekranie, metoda z wykorzystaniem obwódki tabeli jest bardziej niezawodna.