Czasami moment wysłania wiadomości jest tak samo ważny jak jej zawartość.
Niezależnie od tego, czy chcesz mieć pewność, że wiadomość zostanie wyświetlona z samego rana, czy też zostanie dostarczona o określonej godzinie w celu uzyskania maksymalnego efektu, planowanie zapewnia cenną kontrolę.
Chociaż Google Chat nie ma natywnej funkcji planowania, istnieją sprytne obejścia, które pomogą ci to osiągnąć.
Ten blog zawiera kompleksowy przewodnik na temat planowania wiadomości na Google Chat i przedstawia inteligentniejszą alternatywę dla wydajnej i płynnej komunikacji.
⏰ 60 sekund Podsumowanie
- Google Chat nie posiada wbudowanej funkcji planowania wiadomości
- Planowanie można uzyskać za pomocą przypomnień Kalendarza Google, przypomnień Zadań Google lub aplikacji innych firm
- Planowanie jest pomocne w komunikacji między strefami czasowymi, terminowych aktualizacjach i automatycznych przypomnieniach
- Korzystanie z zewnętrznych narzędzi do planowania może powodować zakłócenia w przepływie pracy
- Opcje planowania w Google Chat są niestandardowe i ograniczone
Jak zaplanować wiadomości w Google Chat
Planowanie wiadomości w Google Chat wymaga ręcznego podejścia. Mimo to, przy odrobinie kreatywności, można to zrobić. Zanim przejdziemy do tego, jak to zrobić, zajmijmy się ustawieniem. Oto, co należy zrobić:
- Otwórz Google Chat i zaloguj się (jeśli nie masz konta Gmail, zarejestruj się)
- Kliknij Nowy czat i wyszukaj identyfikator Google, z którym chcesz się skontaktować. Otworzy się okno czatu, w którym wystarczy wpisać wiadomość w idealnym momencie
Masz dość kopiowania zadań z czatu i tworzenia z nich zadań? Słyszeliśmy!
Oto rozwiązanie. 👇🏼
Teraz, gdy już się zalogowałeś, oto kilka kreatywnych sposobów na zaplanowanie wiadomości w tym narzędziu:
Użycie kombinacji kalendarza i e-maila
Jest to najłatwiejsze obejście, które wielu preferuje. Dodatkowo, zajmuje to tylko trzy kliknięcia i trochę wiadomości.
Krok 1: Tworzenie wersji roboczej wiadomości
Korzystając z tego samego ID Google, zaloguj się do Gmaila. Następnie wybierz Stwórz i wpisz wiadomość.
Pro Tip: Nie dodawaj odbiorców w sekcji do zrobienia:. W ten sposób, nawet jeśli przypadkowo naciśniesz wyślij, wiadomość nie wyleci ze Skrzynki odbiorczej.
Krok 2: Zaplanuj wydarzenie w kalendarzu
Następnie otwórz Kalendarz Google i kliknij Utwórz. Możesz wybrać wydarzenie lub zadanie.
W wyskakującym oknie dialogowym dodaj nazwę wydarzenia, ustaw datę i konkretną godzinę, wklej tekst wpisany w szkicu e-maila i kliknij Zapisz.
Porada eksperta: Jeśli często korzystasz z Google Tasks, możesz mieć wiele list zadań. Aby utrzymać porządek w zadaniach, wybierz odpowiednią listę zadań dla wiadomości (np. listę prac, listę projektów, a nawet listę "szkiców wiadomości")
Krok 3: Włącz powiadomienia
Powiadomienia można włączyć za pomocą przeglądarki lub aplikacji mobilnej. W ten sposób będziesz otrzymywać powiadomienia, gdy nadejdzie czas na podjęcie działań związanych z wydarzeniami i zadaniami w kalendarzu.
W tym przypadku aplikacja powiadomi Cię o konieczności wysłania wiadomości.
Planowanie wiadomości poprzez przypomnienia
Innym sposobem na zrobienie tego jest użycie narzędzia do zarządzania zadaniami do zrobienia planu wiadomości. Chociaż nie daje to widoku harmonogramu, jest to kolejne szybkie i proste obejście.
Oto co należy zrobić:
Krok 1: Utwórz zadanie
Otwórz Google Tasks w aplikacji mobilnej lub internetowej. Następnie wybierz Dodaj zadanie
Krok 2: Tworzenie wiadomości
Dodaj tytuł zadania i zredaguj wiadomość. Możesz również dołączyć ID e-mail odbiorcy.
Załóżmy, że musisz wysłać ważne wiadomości do kierownictwa w tej sprawie. Otrzymasz najnowszą aktualizację do godziny 15:00 i musisz wysłać ją do kierownictwa przed rozmową o 15:30. Przygotuj wersję roboczą z przestrzenią na szczegóły, aby przyspieszyć pracę.
Krok 3: Ustawienie przypomnienia
Na koniec dodaj godzinę, o której chcesz otrzymać przypomnienie. W tym przypadku jest to godzina 15:15 tego samego dnia. Gdy to zostanie zrobione, możesz skupić się na innych zadaniach lub regularnych wiadomościach do zrobienia.
➡️ Czytaj więcej: 12 przykładów strategii komunikacji w miejscu pracy
Poziomowanie za pomocą narzędzi innych firm
Oprócz ręcznych obejść, Google Chat pozwala na dodanie aplikacji takich jak Send it Later, a nawet ClickUp jako narzędzia innych firm. Aplikacje te pomagają zaplanować wysyłanie, a nawet ustawienie powtarzających się odpraw.
Oto kilka kroków, które pomogą Ci je znaleźć i zainstalować:
Krok 1: Przejdź do Eksploruj aplikacje
Po powrocie na stronę główną Google Chat, kliknij na Explore apps
Krok 2: Wyszukaj to, czego potrzebujesz
Jeśli potrzebujesz aplikacji do planowania lub zarządzania, znajdź ją za pomocą paska wyszukiwania. Istnieje duża szansa, że najlepsze aplikacje znajdują się w najpopularniejszej sekcji.
Krok 3: Kliknij zainstaluj
Wybierz aplikację, której potrzebujesz i kliknij Install. Po kilku sekundach będzie ona dostępna w oknie czatu.
Krok bonusowy: Jeśli pobrałeś aplikację Wyślij później, oto jak możesz ją wykorzystać:
- Zezwól na dostęp do aplikacji
- Przejdź do wybranej skrzynki czatu i wpisz /później
- Zaktualizuj godzinę i wiadomość. Następnie wybierz Zaplanuj wiadomość
/%img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/01/ss11-1.png Zaplanuj wiadomość Jak zaplanować wiadomości na Google Chat /%img/
➡️ Czytaj więcej: Jak używać Google Chat do skutecznej komunikacji w Teams
Kiedy należy zaplanować wiadomości
Teraz, gdy już wiesz, jak zaplanować wiadomości na Google Chat, zrozummy, kiedy najlepiej je zaplanować.
Oto pięć kluczowych sytuacji i zastosowań:
- Współpraca w różnych strefach czasowych: Komunikacja z Teams w różnych strefach czasowych bez zakłócania ich harmonogramów. Pozwala to uniknąć opóźnień i zapewnia podpowiedź. Zaplanowane wiadomości pomagają utrzymać stały przepływ komunikacji między regionami
- Dostarczanie aktualizacji wrażliwych na czas: Wysyłaj kluczowe aktualizacje we właściwym momencie, aby przyciągnąć uwagę i zachęcić do szybkiego działania. Harmonogram tych aktualizacji gwarantuje, że zostaną one zauważone i podjęte bez zbędnych działań następczych
- Ustawienie przypomnień dla Teams: Automatyzacja przypomnień o spotkaniach, terminach lub zadaniach, aby wszyscy byli zgodni. Gwarantują one, że nic nie zostanie pominięte i zapewniają spójne bodźce do odpowiedzialności
- Zarządzanie planami poza godzinami pracy: Planowanie wiadomości po godzinach pracy bez przeszkadzania odbiorcom lub przekraczania terminów. Pozwala to zrównoważyć granice między pracą a życiem prywatnym, zapewniając jednocześnie, że zadania nie zostaną opóźnione
- Koordynowanie komunikacji wsadowej: Wstępnie zaplanuj powtarzające się aktualizacje lub ogłoszenia, aby zaoszczędzić czas i zachować spójność. Pozwala to skupić się na innych priorytetach, zapewniając jednocześnie terminową dostawę
Limity korzystania z Google Chat do planowania wiadomości
Planowanie wiadomości to świetna funkcja komunikacyjna. Google Chat ma jednak limity, które mogą komplikować sprawę, często wymagając kreatywnych obejść, z którymi nie każdy jest w stanie sobie poradzić.
Oto podsumowanie drobnego druku:
- Brak wbudowanego harmonogramu: Wszystko związane z planowaniem wiadomości w Google Chat jest ręczne. Dodaje to niepotrzebne kroki i ogranicza wygodę
- Zależność od integracji: Wymaga narzędzi innych firm do planowania. Zwiększa to złożoność, wiąże się z problemami z integracją i spowalnia cykl pracy
- Rozłączenie w cyklu pracy: Nie integruje się z żadnymi narzędziami pracy i zakłóca wydajność. Zmusza to również użytkowników do żonglowania komunikacją i zarządzaniem zadaniami w różnych oknach
- Brak wątków konwersacji: Google Chat zamienia wiadomości w konwersacje, a nie wątki. Ważne punkty mogą zostać ukryte, zamieniając dyskusje w scroll-fest
- Ograniczona elastyczność i kontrola: Oferuje niestandardowe opcje i zarządzanie rolami użytkowników. Sprawia to, że komunikacja jest mniej wygodna, zwłaszcza w przypadku planowania z większymi Teamsami
➡️ Czytaj więcej: 10 najlepszych alternatyw dla czatu Google w celu usprawnienia komunikacji w zespole
Usprawnienie komunikacji w zespole dzięki ClickUp
Brak integracji i oderwanie Google Chat od komunikacji zorientowanej na zadania komunikacji zespołowej często powodują, że w dłuższej perspektywie Business szuka alternatywnych rozwiązań.
Nie będziesz musiał długo szukać.
Jako aplikacja do wszystkiego w pracy, ClickUp dba o przepływ pracy, zarządzanie projektami, komunikację i wszystko pomiędzy.
W arsenale ClickUp znajdują się również narzędzia, które podnoszą poziom współpracy w miejscu pracy, począwszy od kompleksowego rozwiązanie do przesyłania wiadomości .
ClickUp Chats Jak zaplanować wiadomości na Google Chat
ClickUp Chat to inteligentniejszy sposób na połączenie się z zespołem w miejscu pracy. Narzędzie pozwala na bezpośrednie połączenie czatów z zadaniami lub projektami. Gwarantuje to, że rozmowy pozostają uporządkowane, a istotne szczegóły są zawsze w zasięgu ręki.
Czat pozwala również na segregowanie wiadomości. Wystarczy jedno kliknięcie, aby wbudowana AI natychmiast podsumowała kluczowe informacje. Pozwala to zaoszczędzić czas i utrzymać wszystkich na tej samej stronie, bez względu na to, jak zapełniona jest skrzynka odbiorcza.
Kolejnym cudem za jednym kliknięciem jest zintegrowane przypomnienie, dzięki czemu planowanie odpowiedzi jest łatwe. Opcje powiadomień e-mail umożliwiają przekazywanie informacji bez utraty tempa.
➡️ Czytaj więcej: Czat jest zepsuty. Naprawiamy to. Jeśli chcesz nadawać etykiety i komunikować się w dokumentach, zadaniach lub czatach, ClickUp ma zgrabną funkcję, która również o to zadba.
ClickUp's Assign Comments Jak zaplanować wiadomości na Google Chat
Przypisywanie komentarzy w ClickUp pomaga natychmiast tworzyć elementy działań i przypisywać je innym lub sobie. A co najlepsze? Rozwiązywanie lub ponowne przypisywanie komentarzy jest możliwe w samym komentarzu. Koniec z szukaniem i zagubionymi komentarzami.
Zastanawiasz się, jak zarządzać zadaniami za pomocą komentarzy? Przypisane komentarze są automatycznie organizowane i bardzo łatwe do znalezienia. Ponadto możesz upuszczać opinie w dowolnym miejscu.
➡️ Czytaj więcej: 15 najlepszych narzędzi do współpracy zespołowej Słowo pisane często prowadzi do nieporozumień i jest wręcz żmudne, jeśli chodzi o złożone zadania. Ale zanim zaplanujesz rozmowę wideo, sprawdź, jak ClickUp oferuje narzędzie, które nagrywa to, co musisz powiedzieć i do zrobienia. ClickUp Clips to wszechstronne narzędzie do nagrywania ekranu, zaprojektowane w celu wizualizacji i uproszczenia złożonych informacji. Oferuje łatwe sposoby przechwytywania ekranu i udostępniania głosu, a jego konfigurowalne opcje udostępniania ekranu sprawiają, że tworzenie samouczków nie wymaga wysiłku.
Każdy Clip jest automatycznie transkrybowany przez AI, dzięki czemu kluczowe momenty są łatwe do zidentyfikowania i ponownego odwiedzenia. Klikalne znaczniki czasu umożliwiają płynną nawigację po materiałach wideo. Ponadto można kopiować fragmenty i zmieniać przeznaczenie zawartości w dowolnym miejscu.
Każde wideo można również łatwo osadzić w zadaniach, dokumentach i czatach. Krótko mówiąc, ClickUp Clips jest idealny do przekazywania wszystkiego, od szczegółowych samouczków po szybkie informacje zwrotne.
ClickUp Clips Jak zaplanować wiadomości na Google Chat
Mając to w swoim arsenale, Twój zespół nie będzie zastanawiał się, co napisać lub powiedzieć. Dlatego ClickUp oferuje wstępnie zaprojektowane szablony, które pomogą we wszystkim, od przesyłania wiadomości po dokumentowanie miejsca pracy etykieta czatu .
Oto kilka doskonałych przykładów na początek:
- Szablon wiadomości błyskawicznych ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w nawigacji po komunikacji w dowolnej aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych. Zawiera jasne podzadania dotyczące dobrych praktyk, o których należy pamiętać, aby wiadomość była profesjonalna, a jednocześnie skuteczna
- Szablon Strategii i Planu Działania w Komunikacji Wewnętrznej ClickUp napędza zespół cele komunikacyjne z jasnym, wykonalnym planem. Pełni on funkcję wizualizacji osi czasu, która umożliwia mapowanie etapów projektu i kluczowych zadań. Krótko mówiąc, usprawnia wszystko, od tego, co należy zrobić i jak zarządzać przepływem informacji
➡️ Czytaj więcej: 15 Free Project Communication Plan Templates: Excel, Word i ClickUp Jakkolwiek dobrze wyglądają te funkcje, czy twój zespół jest zbyt oswojony z Google Chat, aby całkowicie się przestawić? Nie martw się. ClickUp posiada również funkcję Integracja z czatem Google aby pomóc w zarządzaniu wiadomościami i utrzymaniu ich w porządku.
Dodanie ClickUp do czatów pozwala automatycznie wysyłać aktualizacje zadań do czatu Google Hangouts. Dostarcza również powiadomienia z dowolnej Przestrzeni, Projektu lub Listy do tego samego okna czatu.
Zmień wydajność komunikacji dzięki ClickUp
Planowanie wiadomości to przełom w utrzymywaniu połączenia i efektywnym zarządzaniu zadaniami. Chociaż zrobienie tego na czacie Google jest żmudne, nasze kreatywne obejścia pomagają wypełnić lukę.
Planowanie optymalizuje wszystko, od marketingu po zarządzanie wąskimi gardłami. Chociaż Google Chat może pasować do tego zadania, jego brak integracji z narzędziami do zarządzania pracą sprawia, że jest to uciążliwe.
Właśnie w tym ClickUp przoduje.
Oparte na AI wiadomości, zarządzanie zadaniami i dobrze zintegrowana współpraca sprawiają, że jest on inteligentniejszy i bardziej wydajny. Ponadto ClickUp oferuje ponad 1000 integracji (w tym Google Chat). Chcesz zmienić sposób planowania i zarządzania komunikacją? Zarejestruj się w ClickUp już dziś!