Zarządzanie zasobami ludzkimi ewoluowało w ostatnich latach daleko poza zatrudnianie i płace. Obecnie jest to strategiczny czynnik powodzenia organizacji. Jednak nawet najbardziej przyszłościowo myślące zespoły HR stoją przed poważnym wyzwaniem: zarządzanie i zachowanie wiedzy w szybko zmieniającej się sile roboczej
Podczas gdy 75% organizacji uznaje tę kwestię za kluczową dla powodzenia w ciągu najbliższych 12-18 miesięcy, tylko 9% czuje się przygotowanych do jej rozwiązania - jest to luka, która może hamować wzrost i wydajność.
W tym miejscu na krok wkracza zarządzanie wiedzą HR. Upraszcza ono sposób, w jaki organizacje przechowują, udostępniają i wykorzystują swoją wiedzę. Ten blog poświęcony jest zarządzaniu wiedzą HR, dlaczego jest ono ważne i jak wdrożyć je w swojej organizacji.
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
znaczenie systemu zarządzania wiedzą HR
zastosowania zarządzania wiedzą HR
poprawa zarządzania wiedzą w HRM
⚙️ Wdrażanie praktycznego zarządzania wiedzą HR
wybór właściwego rozwiązania
Czym jest zarządzanie wiedzą HR?
HR zarządzanie wiedzą to systematyczny proces gromadzenia, organizowania, udostępniania i wykorzystywania informacji w ramach zasobów ludzkich organizacji. Jest to tworzenie scentralizowanego hubu, w którym zespół HR i pracownicy mają dostęp do dokładnych, aktualnych informacji w dowolnym momencie.
Obejmuje to zasady, procedury, rejestry pracowników, trendy dotyczące siły roboczej i wgląd w kulturę organizacyjną.
Zarządzanie wiedzą w HR obejmuje wiedzę jawną, ukrytą i milczącą. Łącznie te trzy typy zapewniają, że krytyczne informacje są łatwo dostępne dla tych, którzy ich potrzebują. Zmniejsza to nadmiarowość, usprawnia podejmowanie decyzji i zwiększa ogólną wydajność.
Znaczenie zarządzania wiedzą HR
A raportowanie wykazał, że przeciętny pracownik spędza prawie cztery godziny dziennie na poszukiwaniu informacji. W raporcie stwierdzono ponadto, że niemożność znalezienia informacji sprawiła, że 31% pracowników poczuło się wypalonych, a 16% odeszło z firmy.
Z tych statystyk jasno wynika, że znaczenie systemu zarządzania wiedzą HR jest nie do przecenienia. Omówmy dlaczego.
🚀 Zwiększenie wydajności i zatrzymanie pracowników Dzień z życia menedżera HR składa się z wielu obowiązków, w tym odpowiadania na pytania dotyczące wynagrodzeń, wskaźników KPI lub określonych zasad.
Dobrze zarządzane baza wiedzy zmniejsza potrzebę zadawania pytań i odpowiadania na nie, zapewniając łatwy dostęp do dokładnych informacji. Zamiast pytać zespół HR, pracownicy znajdują odpowiedzi w scentralizowanej bazie danych.
Pozwala to specjalistom HR skupić się na bardziej znaczącej pracy. Pracownicy również korzystają z szybkich odpowiedzi na swoje zapytania, co prowadzi do większej satysfakcji z pracy i wyższej wydajności.
🚀 Usprawnienie procesów rekrutacji i wdrażania
Rekrutacja i wdrażanie pracowników należą do najbardziej zasobochłonnych procesów Procesów HR . Zarządzanie wiedzą HR tworzy centralne miejsce dla opisów stanowisk, kryteriów oceny i danych kandydatów, przyspieszając podejmowanie decyzji o zatrudnieniu.
Wdrażanie pracowników polega na zapewnieniu nowym pracownikom płynnego startu. Zamiast wręczać im stos papierów pierwszego dnia, dostawca powinien zapewnić im dostęp do solidnych informacji oprogramowanie do zarządzania wiedzą może do zrobienia cuda dla ich doświadczenia.
Dobrze zorganizowana baza wiedzy umożliwia im płynny dostęp do zasad, przewodników szkoleniowych i zasobów dostosowanych do ich roli.
Czy wiesz, że: Ustrukturyzowany proces wdrażania może zwiększyć zaangażowanie pracowników do zrobienia czegoś dla organizacji poprzez 18x ?
🚀 Usprawnienie szkoleń i rozwoju
Programy szkoleniowe są bardziej skuteczne, gdy odpowiednie zasoby są łatwo dostępne i konsekwentnie aktualizowane. Dzięki zarządzaniu wiedzą HR Twój zespół ma dostęp do zaktualizowanych modułów szkoleniowych, przewodników krok po kroku i materiałów wideo.
Oznacza to, że pracownicy uczą się szybciej i skuteczniej stosują nowe umiejętności. Korzyści wykraczają jednak poza wygodę.
Gdy nauka jest łatwa i dostępna, wszyscy odnoszą korzyści: pracownicy rozwijają się, a Twoja organizacja lepiej dostosowuje się do zmieniającego się świata.
➡️ Czytaj więcej: Chcesz rozwinąć stos technologii HR? Skorzystaj z tych najlepszych 10 narzędzi do budowania stosu technologicznego .
Zastosowania zarządzania wiedzą HR
Prawo strategie zarządzania wiedzą centralizacja i usprawnienie dostępu do zasad, procedur i krytycznych dokumentów. Od zapewnienia płynniejszych procesów po wzmocnienie pozycji pracowników dzięki wiedzy, której potrzebują, aby się rozwijać - oto, jak to robi różnicę:
🌟 Standaryzacja procesów HR dla lepszej użyteczności
Procesy HR, takie jak onboarding, oceny wydajności lub administracja świadczeniami, często różnią się w zależności od teamów lub lokalizacji, powodując zamieszanie i nieefektywność. Scentralizowany system zarządzania wiedzą eliminuje ten problem, zapewniając, że wszyscy są na tej samej stronie.
Ponieważ wszyscy mają dostęp do tych samych zasad i przepisów, szanse na nieporozumienia i nieporozumienia automatycznie maleją. Procesy są również standaryzowane niezależnie od lokalizacji, działu i teamu.
🌟 Mitygacja błędów i ograniczenie zbędnych wysiłków
ile razy ty lub twój zespół musieliście powtórzyć zadanie z powodu brakujących informacji lub nieaktualnych dokumentów?
Platforma zarządzania wiedzą HR, taka jak ClickUp eliminuje te wyzwania, dostarczając jedno wiarygodne źródło prawdy.
Mając wszystko, od list kontrolnych zgodności po podręczniki szkoleniowe w jednym miejscu, ryzyko błędów znacznie spada. Ponadto, zamiast wielu teamów nieświadomie tworzących ten sam zasób, dobrze zorganizowana baza wiedzy zapobiega powielaniu pracy.
🌟 Poprawa doświadczenia pracowników i świadome podejmowanie decyzji
Pracownicy chcą odpowiedzi i chcą ich szybko. Zarządzanie wiedzą HR ułatwia im samodzielne wyszukiwanie informacji, w tym wniosków urlopowych, wynagrodzeń i świadczeń lub osób, z którymi należy się skontaktować w celu uzyskania wsparcia.
Dzięki temu, zamiast spędzać godziny każdego dnia na poszukiwaniu informacji, mogą skupić się na wykonywaniu swoich zadań. Samoobsługowy dostęp oszczędza również czas działu kadr i wzmacnia pozycję pracowników.
Co więcej? Zarządzanie wiedzą zapewnia również specjalistom ds. zasobów ludzkich wgląd, którego potrzebują do podejmowania lepszych decyzji. Gdy dane i informacje są łatwo dostępne, dostrzeganie trendów lub rozwiązywanie problemów staje się znacznie prostsze.
➡️ Czytaj więcej: Szukasz szablonów baz wiedzy? Przeczytaj nasz przewodnik na temat najlepsze darmowe szablony baz wiedzy !
Usprawnienie zarządzania wiedzą w HRM
Teraz, gdy znasz już znaczenie i wpływ zarządzania wiedzą, kolejnym pytaniem jest, jak ulepszyć istniejące zarządzanie wiedzą w HR.
Przyjrzyjmy się temu:
✅ Integracja pozyskiwania wiedzy z zarządzaniem talentami
Każdy pracownik jest skarbnicą umiejętności, doświadczeń i spostrzeżeń. Włączenie przechwytywania wiedzy do zarządzania talentami gwarantuje, że te cenne informacje nie znikną, gdy pracownicy zmienią rolę lub odejdą z firmy.
przykład: Rozmowy kwalifikacyjne i oceny wyników mogą być wykorzystywane do dokumentowania cyklu pracy, unikalnych podejść lub taktyk rozwiązywania problemów, z których inni w organizacji mogą się uczyć.
Co więcej? Postaraj się uchwycić role i obowiązki każdego pracownika od jego menedżerów. Umieszczenie tych informacji w bazie wiedzy gwarantuje, że każdy zna swoje obowiązki.
💡 Pro Tip: Zoptymalizuj istniejącą zawartość pod kątem gramatyki, tonu i przejrzystości za pomocą ClickUp Brain . Narzędzie to przeprowadza natychmiastowe sprawdzanie gramatyki i pisowni oraz dostarcza informacji zwrotnych w celu jej poprawy. Można go również użyć do przyspieszenia procesu tworzenia zawartości. Korzystaj z podpowiedzi dla poszczególnych ról, aby generować istotne dokumenty, takie jak cykle pracy, role i obowiązki.
✅ Wykorzystanie technologii edukacyjnych do udostępniania wiedzy
Technologie edukacyjne, takie jak systemy zarządzania nauczaniem i oprogramowanie do współpracy nad dokumentami umożliwia pracownikom dostęp do zasobów, udostępnianie spostrzeżeń i uczenie się od siebie nawzajem.
Narzędzia te ożywiają udostępnianie wiedzy dzięki samouczkom wideo, forom peer-to-peer i ścieżkom edukacyjnym dostosowanym do roli.
przykład: Oparty na chmurze LMS pozwala zespołowi HR organizować i dostarczać programy szkoleniowe w różnych lokalizacjach, zapewniając spójność przy jednoczesnym dostosowywaniu zawartości dla różnych zespołów.
✅ Optymalizacja komunikacji wewnętrznej dla lepszej współpracy
Optymalizując obecny system zarządzania wiedzą, należy jasno określić, kto będzie za to odpowiedzialny, aby uniknąć nieporozumień lub powielania pracy.
Silna komunikacja jest podstawą skutecznego zarządzania wiedzą. Aby poprawić współpracę, upewnij się, że zespół odpowiedzialny za budowę repozytorium ma jasne kanały wymiany informacji.
➡️ Czytaj więcej: Free szablony podręczników dla pracowników w Word i ClickUp
Wdrażanie skutecznego zarządzania wiedzą HR
oto trzy proste kroki, które należy wykonać:
Faza 1: Pomysł na strategie zarządzania wiedzą HR
Pierwsza faza zarządzania wiedzą obejmuje identyfikację konkretnych potrzeb i celów organizacji. Pomoże to zrozumieć wiedzę, którą chcesz przechwycić, w tym dokumenty dotyczące polityki, najlepsze praktyki lub spostrzeżenia dotyczące konkretnych pracowników.
przykład: Jeśli chcesz uwzględnić politykę urlopową, role i obowiązki pozycji, pytania często zadawane przez pracowników itp., zaangażuj kierowników działów i interesariuszy, aby zidentyfikować punkty bólu w istniejących procesach i określić cele zarządzania wiedzą.
Te kroki zapewnią, że wszyscy będą mieli spójną wizję, zminimalizują przyszłe problemy i ustalą realistyczne oczekiwania.
Pro Tip: Użyj narzędzia takiego jak Tablica ClickUp aby przeprowadzić burzę mózgów i zdecydować, co będzie zawierać Twoja baza wiedzy. Tablice umożliwiają współpracę w czasie rzeczywistym i natychmiastowe przekształcanie pomysłów w zadania.
Faza 2: Procesy tworzenia i publikowania
Po nakreśleniu strategii, kolejnym krokiem jest opracowanie i uporządkowanie wiedzy. Obejmuje to gromadzenie informacji, weryfikowanie ich dokładności i strukturyzowanie ich w celu łatwego dostępu. Celem powinno być ułatwienie znalezienia, zrozumienia i zastosowania informacji.
Zacznij od kategoryzacji informacji. Dostarcz tabelę zawartości, nadaj etykiety każdemu dokumentowi lub podziel je na sekcje.
przykład: Podziel zawartość na sekcje, takie jak "Zasady dotyczące pracowników", "Zasoby szkoleniowe" i "Rozwój kariery" Ponadto podziel każdą sekcję, taką jak "Zasady dotyczące pracowników", na podkategorie, takie jak "Zasady dotyczące urlopów", "Kodeks postępowania" i "Świadczenia zdrowotne"
Skorzystaj z ClickUp, aby dopracować swoją bazę wiedzy za pomocą wielopoziomowe hierarchie . Twórz foldery, listy, pliki i nie tylko, aby lepiej organizować swoje informacje. Użyj kolorowych etykiet i etykiet priorytetów, aby zarządzać nimi dalej.
Do zrobienia, pomyśl o sposobie prezentacji informacji. Sam tekst może wydawać się przytłaczający lub suchy, więc pomyśl o różnych formatach. Krótkie przewodniki, schematy blokowe i samouczki krok po kroku upraszczają złożone tematy. Ponadto dodanie materiałów wideo, takich jak opis procesu oceny wyników, sprawia, że zawartość jest bardziej przystępna i angażująca.
Zarządzanie wiedzą HR: Połączone wyszukiwanie ClickUp
Po utworzeniu bazy użyj pliku Narzędzie do zarządzania wiedzą AI jak ClickUp, aby je opublikować. ClickUp pomaga tworzyć intuicyjne interfejsy i jest przyjazny dla urządzeń mobilnych. Jego potężne możliwości Połączone wyszukiwanie pozwala pracownikom szybko znaleźć dowolny plik i artykuł, niezależnie od tego, czy jest on przechowywany w ClickUp, czy w połączonej aplikacji.
Faza 3: Monitorowanie wydajności i aktualizacja systemów wiedzy
Twoja baza wiedzy działa! Ale na tym moja praca się nie kończy.
Monitoruj ją regularnie, aby ocenić jej wpływ. Wykorzystaj analitykę do śledzenia wzorców użytkowania, w tym tego, co jest najczęściej odwiedzane, gdzie użytkownicy spędzają najwięcej czasu, które artykuły mają najwyższy współczynnik odrzuceń i gdzie występują wąskie gardła.
Zbieraj informacje zwrotne od pracowników i zespołów HR, aby zidentyfikować luki lub obszary wymagające poprawy. W oparciu o dane wejściowe, zaktualizuj system, aby poprawić doświadczenie. Włącz nowe funkcje, udoskonal przestarzałą zawartość i dostosuj się do zmian organizacyjnych.
Porada dla profesjonalistów: Używaj Formularze ClickUp do zbierania opinii od pracowników. Pomaga przechwytywać istotne dane i przekształcać odpowiedzi w możliwe do śledzenia zadania, ułatwiając ulepszanie bazy wiedzy.
Wybór odpowiedniego rozwiązania do zarządzania wiedzą HR
Jednym z głównych problemów, z jakimi borykają się pracownicy podczas wyszukiwania informacji, jest ogromna liczba aplikacji, które muszą sprawdzić. Aby sobie z tym poradzić, należy wybrać rozwiązanie do zarządzania wiedzą HR, które centralizuje dane i upraszcza dostęp do nich.
Oto kluczowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniego narzędzia:
- Przyjazny dla użytkownika interfejs: Wybierz rozwiązanie o intuicyjnym wyglądzie, aby zapewnić pracownikom i teamom HR łatwą nawigację i wyszukiwanie informacji. Szukaj platform z takimi funkcjami jak przejrzyste menu, rozbudowana funkcja wyszukiwania i kompatybilność z urządzeniami mobilnymi
- Scentralizowana integracja: Właściwe rozwiązanie powinno łączyć wiele źródeł danych HR w jedną spójną platformę. Powinno integrować się z istniejącymi narzędziami, takimi jak systemy HR, oprogramowanie do zarządzania projektami lub aplikacje komunikacyjne
- Wsparcie AI: Wybierz oprogramowanie do zarządzania wiedzą ze wsparciem AI. AI pomaga zlokalizować odpowiednie artykuły w bazie, szybko odpowiadać na pytania oraz lepiej tworzyć i formatować zawartość
- Funkcje współpracy: Poszukaj funkcji takich jak fora dyskusyjne, sekcje komentarzy lub możliwość łatwego udostępniania zasobów między Teamsami
- Bezpieczeństwo i zgodność: Specjaliści HR zajmują się wrażliwymi danymi, więc bezpieczeństwo nie powinno podlegać negocjacjom. Upewnij się, że platforma jest zgodna ze standardami branżowymi i oferuje funkcje takie jak dostęp oparty na rolach, szyfrowanie i ścieżki audytu
ClickUp - Twój klucz do efektywnego zarządzania wiedzą
ClickUp to _najlepsza aplikacja do pracy, która łączy w sobie zarządzanie projektami, zarządzanie wiedzą i czat - wszystko zasilane przez AI, które sprawia, że pracujesz szybciej i mądrzej.
Centralizuje dane, upraszcza cykl pracy i zachęca do współpracy, dzięki czemu jest idealna dla organizacji koncentrujących się na usprawnianiu procesów HR. Zarządzanie wiedzą ClickUp umożliwia dokumentowanie, udostępnianie i natychmiastowe odpowiadanie na wszelkie pytania za pomocą połączone AI . Umożliwia bezpieczne importowanie istniejącej wiedzy organizacyjnej z obecnych narzędzi.
ClickUp Knowledge Management
Zachowaj kontrolę nad wrażliwymi informacjami, korzystając z zaawansowanych ustawień uprawnień ClickUp, dzięki czemu to Ty decydujesz, kto ma widok lub edytuje określone zasoby.
Błędy nigdy nie są trwałe, dzięki historii wersji, która pozwala na cofnięcie zmian w razie potrzeby. Dzięki scentralizowaniu wszystkiego w Docs Hub, ClickUp zapewnia solidne zarządzanie wiedzą.
Używamy ClickUp do zarządzania projektami i zadaniami, a także jako bazy wiedzy. Został on również zaadoptowany do monitorowania i aktualizowania naszych ram OKR oraz kilku innych przypadków użycia, w tym przepływów i formularzy wniosków urlopowych oraz cykli pracy. Wspaniale jest móc obsługiwać to wszystko w ramach jednego produktu, ponieważ rzeczy mogą być bardzo łatwo ze sobą powiązane.
Thomas Clifford, Product Manager w TravelLocal
Oto konkretne funkcje ClickUp, które pozwolą Ci przenieść zarządzanie wiedzą na wyższy poziom:
ClickUp Brain
Zarządzanie wiedzą HR: ClickUp Brain
Wyobraź sobie narzędzie, które odpowie na każde Twoje pytanie związane z pracą. Właśnie do tego służy ClickUp Brain! Przeszukuje cały obszar roboczy, aby w ciągu kilku sekund udzielić dokładnych odpowiedzi.
Wyszukiwanie obejmuje wiki, dokumenty, klipy, zadania, komentarze i połączone aplikacje. Co więcej? Wiki zajmują wyższe pozycje w wynikach wyszukiwania, zapewniając, że AI zwraca tylko bardzo istotne informacje.
Możesz również użyć ClickUp Brain do stworzenia swojej bazy wiedzy. Pisz artykuły, ustawiając ton i podpowiedzi. Sprawdzaj aktualną zawartość pod kątem gramatyki i pisowni oraz poprawiaj ją, aby była bardziej przejrzysta.
Dokumenty ClickUp
Dokumenty ClickUp
Dokumenty ClickUp to rozwiązanie do tworzenia wiki opartej na współpracy. Wspiera współpracę w czasie rzeczywistym, komentarze i etykiety, aby zapewnić wkład zespołu w budowanie bazy wiedzy.
Korzystaj z bogatych funkcji formatu, zagnieżdżonych stron i opcji stylizacji, aby tworzyć łatwe w nawigacji wiki. Dodawaj tabele, zakładki, kodowanie kolorami, nagłówki, bloki kodu i banery.
Osadzaj multimedia, takie jak obrazy, wideo, prezentacje i listy kontrolne, aby uczynić swoją bazę wiedzy interaktywną i wciągającą.
ClickUp był dla nas najprostszym i najłatwiejszym do ustawienia narzędziem do zarządzania projektami. Śledzenie zadań jest bardzo proste i zawiera wiele szczegółowych informacji. Udostępnianie zespołom i zapraszanie nowych członków do współpracy przy tablicy i zadaniach jest bardzo proste. Użytkownik G2
Szablony ClickUp
Zarządzanie wiedzą HR: Szablon bazy wiedzy ClickUp
ClickUp oferuje tysiące szablonów, w tym szablony do tworzenia bazy wiedzy. Szablony te są łatwo dostępne i edytowalne w Dokumentach.
przykład: Szablon bazy wiedzy ClickUp jest dostawcą ram do tworzenia i organizowania cyfrowej biblioteki informacji. Dodaj artykuły wiedzy, strony wiki , zasoby i często zadawane pytania i udostępnić je całej organizacji w celach informacyjnych.
Wyzwania i najlepsze praktyki
Wdrożenie zarządzania wiedzą HR jest naturalne, ale może również stanowić wyzwanie. Mogą one obejmować fragmentację danych na wielu platformach, trudności z aktualizacją zasobów i zapewnieniem dostępności dla pracowników.
Oto kilka najlepszych praktyk, których warto przestrzegać:
- Zacznij od jasnej strategii, która dostosowuje cele zarządzania wiedzą do potrzeb organizacyjnych
- Korzystanie z jednej platformy do przechowywania i uzyskiwania dostępu do wszystkich informacji HR
- Zaplanuj regularne przeglądy, aby upewnić się, że zawartość pozostaje dokładna
- Zachęcaj Teams do angażowania się w aktualizowanie i udostępnianie wiedzy poprzez promocję współpracy
- Wdrożenie zaawansowanych uprawnień i szyfrowania w celu ochrony poufnych informacji
Uprość zarządzanie wiedzą HR dzięki ClickUp
Zarządzanie wiedzą HR polega na stworzeniu dostępnego i opartego na współpracy systemu. Odpowiednie narzędzia są niezbędne do zwiększenia wydajności i efektywności procesów HR, od centralizacji bazy wiedzy po poprawę współpracy i uproszczenie cyklu pracy.
ClickUp oferuje kompleksowe rozwiązanie, które zmienia sposób, w jaki zespoły HR zarządzają i udostępniają wiedzę. Dzięki funkcjom takim jak edycja w czasie rzeczywistym, kontrola wersji, zaawansowane uprawnienia i scentralizowany hub Docs, upraszcza organizowanie i dostęp do krytycznych informacji. Zarejestruj się za Free już dziś!