Z ponad ośmioma miliardami odwiedzin miesięcznie i 300 000 zarejestrowanych współpracowników, Wikipedia jest jedną z najczęściej odwiedzanych stron internetowych na świecie.
Strony Wiki są łatwym do utworzenia repozytorium informacji za pośrednictwem strony internetowej lub zasobu online, który pomaga w udostępnianiu wiedzy w organizacji.
Stworzenie wiki to strategiczny krok w kierunku budowania lepszej przyszłości organizacji. Kładziesz cegły, aby scentralizować informacje o firmie i zbudować przestrzeń współpracy, która będzie rosła z czasem.
Taka współpraca zwiększa wydajność pracowników, ponieważ mają oni lepszy dostęp do informacji i odpowiednie wskazówki do poruszania się po wewnętrznych procesach. Jednak stworzenie własnej wiki wymaga czasu i dobrze ugruntowanego procesu.
Ten blog omawia krok po kroku proces tworzenia wiki za pomocą jednego z najlepszych programów wiki. Zanim do tego przejdziemy, omówiliśmy definicję wiki, jej rodzaje i dlaczego warto ją stworzyć.
Czym jest strona wiki?
Strona wiki to internetowy hub społecznościowy, w którym użytkownicy dzielą się swoją wiedzą, spostrzeżeniami i informacjami. Podczas gdy niektóre platformy wiki, takie jak Wikipedia, są publicznie dostępne, organizacje używają innych do zestawiania i zarządzania informacjami wewnętrznymi, umożliwiając teamom udostępnianie wiedzy i bardziej efektywną współpracę.
W ustawieniu korporacyjnym, strona wiki jest zbiorowym mózgiem, który zachęca pracowników do współpracy, wzajemnego uczenia się i centralizuje całą wiedzę w firmie.
Potraktuj ją jako narzędzie do zarządzania pracą, które rozbija silosy informacyjne i daje każdemu dostęp do niezbędnych informacji potrzebnych do wykonywania swojej pracy. Eliminując chaos związany z przekazywaniem informacji tam i z powrotem, Twój zespół może skupić się na tym, co najważniejsze w danej osi czasu.
Rodzaje wiki
Istnieją dwa rodzaje wiki - wewnętrzne i zewnętrzne. Zobaczmy różnicę między nimi, ponieważ każdy z nich odgrywa inną rolę pod względem użyteczności.
W zależności od celu, wybierz odpowiedni typ dla swojej firmy.
Wiki wewnętrzne
Wewnętrzna wiki, zwana również prywatną wiki, to zamknięta witryna dla pracowników, którzy współpracują w czasie rzeczywistym w celu utrzymania i aktualizacji wewnętrznych informacji firmy. Twoja firmowa wiki staje się dla nich źródłem informacji, gdy chcą zapoznać się z przepisami, sprawdzić referencje, gdy utkną w martwym punkcie i zdobyć wiedzę od ekspertów.
Wewnętrzna wiki umożliwia wszystkim udostępnianie notatek i sugestii oraz współtworzenie zasobów, szczególnie w przypadku wirtualnego zespołu.
Organizacje przechowują zastrzeżone dane i poufne informacje o firmie na wewnętrznych stronach wiki. Hostuj wiki zespołu na własnym serwerze lub w usłudze hostingu wiki, aby uzyskać pełną kontrolę nad danymi i stronami osobistymi.
Jeśli szukasz zaawansowanych zabezpieczeń w celu ochrony danych, musisz hostować wewnętrzną wiki na swoim serwerze. Potrzebujesz zespołu IT do monitorowania regularnych aktualizacji i przestrzeni dyskowej na składni wiki.
Zewnętrzna wiki
Zewnętrzne wiki są również nazywane publicznymi wiki, do których dostęp ma każdy, kto korzysta z połączenia internetowego. Strona Wikipedii jest najlepszym przykładem zewnętrznej wiki, która akceptuje wkład milionów użytkowników na całym świecie do swoich publicznych stron.
Fandom wiki jest kolejnym przykładem zewnętrznej wiki; jest to społeczność ludzi, którzy mają te same odsetki i uwielbiają pisać o tym online.
Zewnętrzne wiki działają jako samoobsługowe strony internetowe, aby zmniejszyć liczbę zapytań klientów i skrócić czas oczekiwania na odpowiedź na ich wątpliwości.
Pomysł polega na stworzeniu wiki zawierającej najczęstsze problemy, z którymi klienci mogą się spotkać i udostępnieniu jej publicznie.
Jeśli klient utknie w martwym punkcie, uzyskuje dostęp do wiki i próbuje samodzielnie rozwiązać problem. Jest to korzystne zarówno dla klienta, ponieważ jego problemy są szybko rozwiązywane, jak i dla firmy, ponieważ zespół wsparcia koncentruje się na rozwiązywaniu bardziej zaawansowanych problemów.
Wewnętrzne i zewnętrzne wiki pomagają scentralizować wiedzę o produkcie i organizacji.
Powody, dla których warto stworzyć stronę wiki
Chociaż koncepcja wiki jest prawie tak stara jak internet, korzystanie ze stron wiki w celu zwiększenia wydajności jest stosunkowo nowe. Oto korzyści płynące z utworzenia wiki w organizacji.
Ogólnie rzecz biorąc, firmowe wiki są wykorzystywane do dwóch głównych celów:
- Aby znaleźć informacje i czegoś się nauczyć
- Aby wnieść wiedzę i czegoś nauczyć
Przyjrzyjmy się bliżej temu kontekstowi.
Oszczędność czasu
Wiki oznacza "szybko" w języku hawajskim. Stąd właśnie wzięła się nazwa Wikipedii - jedna lokalizacja zapewniająca szybki dostęp do informacji.
Strona wiki przyspiesza pracę zespołu, stając się kompleksowym źródłem wiedzy, które pomaga szybciej zrobić to, co do zrobienia. Od doświadczonych pracowników po nowe osoby, każdy potrzebuje informacji, aby szybko wykonywać swoją pracę. Dzięki wiki zespołu wiedzą, gdzie znajdują się dane, bez zależności od innych zespołów, takich jak dział IT.
Trzeba jednak stworzyć wiki, aby przestać wysyłać ich na nieproduktywną wycieczkę w labirynt informacji, która będzie kosztować znaczną część ich produktywnych godzin. Wynikiem jest niska wydajność i wypalenie pracowników.
Zrozummy, jak wiki pomaga we wdrażaniu pracowników na przykładzie.
Jenna niedawno dołączyła do zespołu projektantów. Zamiast szukać wytycznych dotyczących marki, tonu i standardów projektowania, udaje się do sekcji "Przewodnik po stylach" na wiki. Jenna uzyskuje natychmiastowy dostęp do wytycznych i standardów. To samo dotyczy sytuacji, gdy chce dowiedzieć się więcej o polityce firmy i kodeksie postępowania w miejscu pracy.
Zachęcaj do współpracy
Witryny wiki są świetnymi platformami zachęcającymi do współpracy między pracownikami w różnych Teams. Organizacje tworzą wiki jako systemy wiedzy, które opierają się na pracy zespołowej, wkładzie i wkładzie różnych użytkowników.
Pomyśl o artykułach wiki jako o platformie, na której pracownicy mogą dzielić się swoimi pomysłami i przemyśleniami, dodawać strony i zawartość, odnosić się do wytycznych społeczności i stale udostępniać nowe materiały, aby były aktualne.
Jest to szczególnie korzystne dla teamów, które pracują zdalnie lub w trybie hybrydowym. Różne strefy czasowe utrudniają przepływ informacji między zespołami pracującymi wspólnie nad projektem. Wiki rozwiązuje ten problem, stając się wspólnym źródłem, z którego można uzyskać wszystkie najnowsze aktualizacje dotyczące projektu i uniknąć opóźnień bez względu na lokalizację Teams.
Gdy pracownicy zaczynają dostrzegać korzyści płynące z witryn wiki, w naturalny sposób uczestniczą w tworzeniu z nich bardziej solidnego źródła wiedzy instytucjonalnej.
Najlepsze jest to, że nie jest to zarezerwowane tylko dla doświadczonych pracowników; nowi członkowie zespołu również otrzymują podium do udostępniania i zdobywania wiedzy od samego początku.
Organizowanie zawartości
Wiki może przypomnieć ci znane narzędzia, takie jak arkusze kalkulacyjne. W końcu arkusze kalkulacyjne są znane z obsługi ogromnych ilości danych.
Istnieją jednak dwa obszary, w których arkusze kalkulacyjne znacznie ustępują witrynom Wiki - współpraca i organizacja. Wyjaśniliśmy już pierwszy z nich; skupmy się teraz na organizacji.
Wiki pozwala użytkownikom dodawać etykiety do zawartości i tworzyć kategorie o uporządkowanym układzie. Etykiety to narzędzia wiki, które pozwalają użytkownikom na szybsze wyszukiwanie informacji. Członkowie Teams oznaczają się nawzajem, aby wskazać im źródło i uniknąć nieporozumień.
Taki sposób organizacji zawartości jest również korzystny podczas wdrażania nowych interesariuszy (dostawców, sprzedawców, agencji itp.).
Tradycyjnie onboarding wiąże się z wymianą e-maili i rozproszonych dokumentów. Zewnętrzna witryna Wiki umożliwia nowym interesariuszom łatwy dostęp do wytycznych dotyczących zgodności, protokołów współpracy i oś czasu projektu w różnych kategoriach w ramach jednego źródła.
Połączone informacje
Inną godną uwagi cechą stron wiki jest ich zdolność do tworzenia połączonych linków. Link wykorzystujący kod CSS to hiperlink do innych połączonych stron lub zewnętrznych stron internetowych.
Ta funkcja wewnętrznego linkowania sprawia, że wiki jest potężniejsza, ponieważ umożliwia użytkownikowi zapoznanie się ze szczegółami projektu lub informacji bez opuszczania strony wiki.
Nieprzerwany przepływ informacji sprawia również, że jest to łatwe źródło wiedzy dla nowych pracowników. Pozwól im odkrywać całą wiki we własnym tempie, a nie będą musieli spędzać niepotrzebnych godzin na szukaniu odpowiedniej wiedzy na innych stronach i artykułach.
Co więcej, wiki to system zarządzania zawartością o otwartym kodzie źródłowym z funkcjami współpracy i umożliwiający tworzenie indywidualnych kont użytkowników z dostępem opartym na rolach.
Weryfikacja zawartości
Posiadanie wiki jest znaczącym osiągnięciem, ale to tylko wierzchołek góry lodowej. Kluczowi współpracownicy stale edytują zawartość wiki zespołu, aby być na bieżąco ze zmieniającymi się wymaganiami biznesowymi.
Należy jednak korzystać z jednej z najpopularniejszych platform wiki i polegać na narzędzia do przetwarzania tekstu do śledzenia zmian online. Powrót do oryginalnej zawartości wiki jest możliwy tylko wtedy, gdy ktoś miał włączony przycisk historii zmian podczas edycji.
Oprogramowanie lub platforma wiki zapisuje każdą poprawioną wersję zmian, a administratorzy mają ostateczny głos w monitorowaniu tego, co trafia do zrobienia na wiki, a co nie. Wbudowany mechanizm ułatwia śledzenie zmian i tego, kiedy dokonali ich inni użytkownicy.
Jak stworzyć stronę wiki?
Skoncentrujmy się na tworzeniu stron wiki przy użyciu jednego z najlepszych Oprogramowanie wiki -ClickUp.
ClickUp pomaga tworzyć wiki i połączyć je z innymi zadaniami w projekcie. Śledź swoje działania i dostarczaj swoim pracownikom niezbędnych informacji do wykonywania ich zadań z jednego źródła.
Oto trzy funkcje, które pomogą Ci tworzyć, pisać i projektować farmę i strony wiki, nie sprawiając, że będzie to męka.
ClickUp Docs
Użyj ClickUp Docs do tworzenia i połączenia pięknych wiki, dokumentów i nie tylko, aby płynnie realizować pomysły ze swoim zespołem Dokumenty ClickUp to miejsce, od którego należy zacząć tworzenie wiki. Jest to szkielet nowej wiki, umożliwiający tworzenie i dodawanie zawartości oraz edytować dokumenty od podstaw. Aby odpowiednio uporządkować informacje, użyj wielu opcji stylizacji w dokumentach, takich jak zakładki, tabele i wypunktowania.
ClickUp to oprogramowanie wiki, które umożliwia współpracę ze współpracownikami w czasie rzeczywistym. The Natychmiastowa współpraca na żywo funkcja umożliwia monitorowanie zmian podczas ich wprowadzania i dodawanie komentarzy w celu natychmiastowego udostępniania swoich przemyśleń. Dzięki temu redaktor może przejrzeć i przerobić zmiany przed ich opublikowaniem. Jeśli zmiany wymagają wewnętrznych dyskusji, można oznaczyć członków teamu etykietami i przydzielić im zadania z poziomu wiki, by przyspieszyć pracę.
Zachęcamy do umieszczania w dokumentach plików multimedialnych, takich jak filmy instruktażowe. Dodaj schematy blokowe, diagramy i inne interaktywne elementy, aby wiki była atrakcyjna wizualnie i łatwa do zrozumienia.
Ponadto ClickUp umożliwia połączenie stron wiki z istniejącymi cyklami pracy. Połącz je z istniejącymi dokumentami, dodaj widżety w dokumentach, aby przypisać zadania i zaktualizować status projektu, aby wszyscy byli na bieżąco z postępami. W ten sposób informacje i elementy, które można wykorzystać w praktyce, znajdują się w tym samym miejscu.
ClickUp AI
Użyj AI asystent pisania w ClickUp do generowania wpisów na bloga, burzy mózgów, tworzenia e-maili i nie tylko
Tworzenie nowych stron od podstaw w ramach wiki może wymagać wiele pracy nawet od najbardziej doświadczonych pisarzy. ClickUp's szablony do pisania zawartości są przydatne dla kluczowych współpracowników do tworzenia struktury dla ich zawartości. Najlepszym sposobem na uzupełnienie tego jest użycie szablonu ClickUp AI asystent pisania.
ClickUp AI jest jednym z najlepszych asystentów pisania Narzędzia AI do pisania tekstów do pisania, edytowania i formatowania zawartości farm i stron wiki. Jeśli brakuje ci pomysłów, uruchom podpowiedź i przygotuj pierwszy szkic w kilka sekund. Wewnętrzny redaktor pomoże ci dopracować zawartość, aby była ostrzejsza i bardziej angażująca.
Potrzebujesz zastrzyku kreatywności? ClickUp AI to Twój partner w burzy mózgów, który sprawi, że Twoje kreatywne soki zaczną płynąć, a zawartość będzie zabawna i na czasie.
Korzystaj z gotowych nagłówków, aby formatować zawartość i oszczędzać czas. Podsumuj swoje notatki ze spotkania i aktualizacje zadań, a następnie dodaj je do swojej wiki, aby upewnić się, że żadne krytyczne dyskusje nie zostaną pominięte w Twojej wiki oprogramowanie do zarządzania wiedzą .
Szablony ClickUp
Plug-and-play szczegóły organizacyjne w gotowych szablonach Wiki Szablon ClickUp Wiki znacznie ułatwia pracę, usprawniając proces organizowania i udostępniania wiedzy zespołom.
Szablon Szablony bazy wiedzy są dostarczane z gotową stylizacją do budowy repozytorium. Ten responsywny projekt wygląda czysto na wszystkich urządzeniach, a szablony są dostępne w różnych aplikacjach.
Szablon pozwala pracownikom szybko znaleźć odpowiedzi na swoje pytania i przejść do żądanych informacji bez wysiłku.
Szablon umożliwia tworzenie niestandardowych widoków, takich jak Lista, Gantt, Kalendarz i inne. Używaj niestandardowych statusów do tworzenia zadań i śledzenia postępów na stronie wiki. Podobnie, dodaj atrybuty, aby zarządzać platformą i stronami wiki i uzyskać dokładniejsze informacje.
Twórz wiki bez wysiłku za pomocą ClickUp
Tworzenie wiki jest wymagające i czasochłonne; jednak budowanie firmy i stron Wiki jest dziecinnie proste dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu wiki, takiemu jak ClickUp.
ClickUp jest przydatny, zwłaszcza gdy Twoje cykle pracy i projekty są intensywnie dokumentowane; wstępnie zbudowane przez ClickUp szablony wiki umożliwiają tworzenie szczegółowych standardowych procesów operacyjnych (SOP), wytycznych i instrukcji dla zespołu. Szablony można niestandardowo dostosować do potrzeb biznesowych i wymagań informacyjnych.
Skorzystaj z szablonu planu komunikacji ClickUp, aby stworzyć mapę drogową procesu zapewniającą płynną komunikację w zespole
Na przykład szablon planu komunikacji na stronach wiki dla komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w organizacji. Określ grupę docelową, sposób komunikacji, częstotliwość komunikacji i strukturę wiadomości szablonu.
Ponadto należy utworzyć tablice i dokumentów w ClickUp, połączyć je z zadaniami projektu, zorganizować elementy organizacyjne w całej firmie i umożliwić wszystkim współpracę. Od notatek ze spotkań i specyfikacji wymagań po SOP - wszystko jest tworzone w ClickUp Docs w wersji Free.
Aby zapewnić przepływ informacji w czasie rzeczywistym, ClickUp integruje się z innymi narzędziami do zarządzania pracą, zwiększając wydajność zespołu i dokładność danych.
Chcesz, aby Twoje pierwsze wiki odniosło wielki sukces? Zarejestruj się w ClickUp .
Zacznij od szablonów wiki ClickUp, które są pełne funkcji.