Kiedy Twój biznes w końcu zamienia odwiedzających witrynę w lojalnych klientów, popyt na Twoje produkty gwałtownie rośnie. Twoim zadaniem jako kierownika ds. zapasów jest zapewnienie sprawnego działania, śledzenie, rejestrowanie i monitorowanie zapasów w celu zaspokojenia rosnącego popytu.
Ale prawdziwe pytanie brzmi: jak dokładnie śledzić zapasy? Skąd wiesz, co jest na wyczerpaniu lub co kosztuje Cię więcej w magazynie?
W tym przewodniku omówimy listy zapasów, w tym czym są, dlaczego są niezbędne i jakie są ich rodzaje.
Podzielimy się również doskonałym narzędziem i szablonem listy kontrolnej inwentaryzacji, aby przyspieszyć ten proces, dzięki czemu zarządzanie zapasami stanie się dziecinnie proste. Do dzieła! 🚀
⏰ 60-sekundowe podsumowanie
🏁 Listy zapasów śledzenie zapasów, w tym elementów, ilości i jednostek SKU
arkusze inwentaryzacyjne pomagają zarządzać poziomami zapasów, zapobiegając nadmiernym zapasom lub niedoborom
aby utworzyć listę inwentaryzacyjną, zacznij od oceny swoich potrzeb, wyboru odpowiedniego narzędzia i korzystania z szablonów
aby efektywnie organizować listę i przypisywać role w celu szybszego zarządzania
w celu szybszego śledzenia postępuj zgodnie z naszymi wskazówkami i najlepszymi praktykami dotyczącymi niestandardowych szablonów i korzystania z określonych ról
użyj
ClickUp
aby usprawnić kompleksowy proces zarządzania zapasami. Dzięki funkcjom takim jak szablony, niestandardowy status, pulpit i widok tabeli można monitorować bieżące poziomy zapasów, identyfikować trendy i optymalizować alokację zasobów
Co to jest lista zapasów?
Lista zapasów to migawka wszystkiego, co firma ma na stanie. Jest to elementarna lista wszystkich produktów lub materiałów, od surowców po wyroby gotowe. Pomaga śledzić wszystko, co masz, dzięki czemu nie masz nadmiaru zapasów ani nie zabraknie niczego ważnego.
Każdy wpis zazwyczaj zawiera opis elementu, ilość, którą masz pod ręką, numer SKU elementu, a czasem dodatkowe szczegóły, takie jak lokalizacja lub nazwa dostawcy.
Lista ta jest kluczem do zarządzania poziomami zapasów i zapewnienia, że zaspokoisz zapotrzebowanie niestandardowe bez utraty pieniędzy na nadmiar zapasów.
Korzyści z listy zapasów
Przyjrzyjmy się wielu sposobom, w jakie lista zapasów zwiększa wydajność Twojego biznesu:
👩💼 Sprostanie niestandardowemu zapotrzebowaniu klientów na czas
Zmuszając się do zmiany kolejności materiałów w ostatniej chwili, tracisz okazje, rabaty i zyski. Dzięki liście zapasów zawsze będziesz wiedzieć, co jest w magazynie, aby realizować zamówienia klientów na czas bez stresu. W ten sposób wyprzedzisz popyt i maksymalnie wykorzystasz swoje zapasy.
📈 Informacje oparte na danych
Korzystanie z nowoczesnego oprogramowania do zarządzania zapasami pozwala dostrzec trendy w schematach zakupów klientów, zobaczyć, które produkty znikają z półek i dlaczego, a także przewidzieć popyt sezonowy. Analiza danych w czasie rzeczywistym pomaga zdecydować, co i kiedy zamówić.
💸 Lepsze budżetowanie i planowanie finansowe
Śledzenie list zapasów znacznie ułatwia budżetowanie i planowanie finansowe. Możesz dostosować swój budżet do zrobienia czegoś, co poprawi rentowność (jednocześnie unikając braków lub nadmiaru zapasów), po prostu identyfikując, które produkty radzą sobie dobrze, a które nie.
Rodzaje list zapasów
Istnieją różne rodzaje list inwentaryzacyjnych dla różnych potrzeb. Przyjrzyjmy się trzem najczęściej używanym przez menedżerów ds. zapasów 👇
1. Surowce
Listy inwentaryzacyjne surowców pomagają śledzić materiały, które są dostępne do produkcji wyrobów gotowych. Dzięki zakończonej widoczności zapotrzebowania na surowce i ich dostępności można utrzymać płynność linii produkcyjnych.
2. Produkcja w toku
Listy zapasów w toku śledzą elementy, nad którymi aktualnie trwają prace lub które są wykorzystywane w produkcji. Ten szczegółowy rejestr jest pomocny, gdy trzeba szybko sprawdzić lub zmienić kolejność materiałów, jeśli w ostatniej chwili coś nie pójdzie zgodnie z planem.
3. Wyroby gotowe
Jest to najprostszy rodzaj listy zapasów - po prostu zapis wszystkich gotowych produktów gotowych do sprzedaży. Aktualizując ją regularnie, będziesz mieć jasny widok na to, co jest gotowe do wysyłki, pomagając w planowaniu strategii marketingowych i tworzeniu popytu na swoje produkty.
Składniki skutecznej listy zapasów
Stwórz dokładną i skuteczną listę zapasów, aby utrzymać śledzenie zapasów na właściwym poziomie.
Oto kluczowe elementy, które powinna zawierać lista inwentaryzacyjna firmy:
- Nazwy produktów: Lista każdego produktu według nazwy, ale nie krępuj się używać krótszych lub bardziej znanych wersji, o ile każdy może zidentyfikować produkty bez pomyłek
- Unikalne opisy: W przypadku produktów z tej samej kategorii (takich jak kurtki), dodaj atrybut, taki jak kolor, rozmiar lub model, aby ułatwić ich rozróżnienie. Na przykład: "Kurtka w rozmiarze 10 w kolorze brązowym"
- Stock Keeping Unit (SKU): SKU to unikalne kody alfanumeryczne dla każdego produktu, takie jak "AKSNA01" Ułatwiają one śledzenie i identyfikację elementów, więc upewnij się, że każdy produkt ma swój własny SKU
- Ilości: To kluczowa kwestia! Śledź, ile jednostek każdego elementu masz pod ręką. Dokładne liczby pomogą ci uniknąć nadmiernych zapasów lub wyczerpania zapasów
- Lokalizacje: Jeśli twoje produkty są rozmieszczone w różnych magazynach, notuj, gdzie każdy element jest przechowywany, niezależnie od tego, czy jest to konkretny magazyn, półka czy pojemnik. Dzięki temu wyszukiwanie i pobieranie produktów będzie znacznie szybsze
- Progi zamawiania: Ustawienie minimalnego poziomu zapasów dla każdego elementu; w ten sposób otrzymasz powiadomienie, gdy nadejdzie czas na zmianę zamówienia, zanim go zabraknie
- Dane dostawcy: Miej pod ręką informacje kontaktowe swojego dostawcy, takie jak nazwa, numer telefonu i e-mail, abyś mógł szybko skontaktować się z nim, gdy nadejdzie czas na złożenie zamówienia
- Data ważności: Jeśli elementy mają termin ważności (np. żywność lub produkty kosmetyczne), dodaj te informacje do listy zapasów
Chociaż są to niezbędne elementy, możesz dodać więcej lub zmodyfikować je w zależności od branży.
Przeczytaj również: Co to jest notatka dotycząca otrzymanych towarów (GRN)?
Tworzenie listy zapasów: Przewodnik krok po kroku
Krok 1: Oceń swoje potrzeby
Przed rozpoczęciem tworzenia listy inwentaryzacyjnej należy przeprowadzić wstępną ocenę elementów, które należy zinwentaryzować. **Użyj metody ABC, aby sklasyfikować elementy w oparciu o ich wartość, popyt, wartość sprzedaży, częstotliwość użytkowania itp
W tym miejscu należy również zdecydować, jak szczegółowa będzie lista inwentaryzacyjna. Możesz uwzględnić podstawowe szczegóły, takie jak SKU, kategoria, poziom zapasów i lokalizacja magazynu, lub dodać szczegóły, takie jak specjalne potrzeby magazynowe, dane dostawcy i czas realizacji uzupełnienia zapasów.
Na podstawie tej wstępnej oceny można zdecydować się na narzędzie, które pomoże zoptymalizować koszty i wydajność zarządzania zapasami.
Krok 2: Wybierz odpowiednie narzędzia
Istnieje kilka sposobów tworzenia listy zapasów, zależnie od potrzeb:
- Procesy ręczne: Jeśli zaczynasz prosto, możesz polegać na ręcznej liście inwentaryzacyjnej. Jest to ekonomiczne, ale czasochłonne i podatne na błędy, zwłaszcza w przypadku śledzenia kilku poziomów zapasów
- Microsoft Excel lub Arkusze Google: Microsoft Excel lub Arkusze Google organizują listę numerowaną w wierszach i kolumnach, w których można ustawić automatyczne formuły do aktualizacji numerów w miarę zmiany ilości zapasów. Pomaga to zmniejszyć liczbę błędów i usprawnić śledzenie, ale nadal wymaga ręcznego wprowadzania danych
- Oprogramowanie do zarządzania zapasami: oprogramowanie do zarządzania zapasami można zarządzać obrotem zapasów, ustawić punkty zmiany kolejności, a nawet przeprowadzić analizę danych w celu śledzenia i optymalizacji ilości zapasów
Krok 3: Użyj gotowych szablonów
Zaawansowane oprogramowanie do zarządzania zapasami oferuje
które pozwalają wszystko zorganizować, śledzić stany magazynowe w czasie rzeczywistym i zautomatyzować cały proces.
Te wstępnie zaprojektowane struktury można niestandardowo dostosować do unikalnych potrzeb biznesowych i zintegrować z systemami sprzedaży, księgowości i zarządzania łańcuchem dostaw.
Oszczędność czasu: Użyj
Szablon inwentaryzacji ClickUp
do śledzenia zapasów. Dodaj wszystkie komponenty, takie jak jednostki SKU, progi ponownego zamawiania i całkowitą wartość zapasów - i zmodyfikuj je dla swojej branży.
Bonus:
10 darmowych szablonów list dostawców do zarządzania umowami
Korzystanie z ClickUp do zarządzania zapasami
ClickUp
to platforma typu "wszystko w jednym", która eliminuje ból głowy związany z zarządzaniem zapasami.
Zamiast żonglować wieloma narzędziami do różnych potrzeb, ClickUp pozwala zrobić wszystko, od tworzenia list zapasów do śledzenia stanów magazynowych w jednym miejscu.
Widok tabeli ClickUp
Na początek,
Widok tabeli ClickUp'a
sprawia, że śledzenie zapasów jest znacznie bardziej intuicyjne. Pomyśl o tym jak o arkuszu kalkulacyjnym, ale z dużo większą mocą.
Pozwala z łatwością tworzyć, aktualizować i organizować listy zapasów, a wszystko to przy zachowaniu wzajemnych powiązań.
Organizowanie danych inwentaryzacyjnych w arkuszach kalkulacyjnych za pomocą widoku tabeli ClickUp
Z
Niestandardowe statusy zadań ClickUp
i etykiety, możesz uzyskać kompleksowy przegląd swoich zapasów i ustanowić relacje w celu usprawnienia zarządzania zapasami.
Aby jeszcze bardziej ulepszyć listę zapasów, możesz:
- Niestandardowo dostosować arkusz kalkulacyjny dzięki solidnym opcjom filtrowania i grupowania
- Przypinanie kolumn w celu łatwego sortowania i pobierania informacji o zapasach
- Przeciągać i upuszczać kolumny, aby organizować dane zapasów zgodnie z własnymi potrzebami
Pulpit ClickUp
Niestandardowy i uporządkowany inwentarz z filtrami, przypiętymi kolumnami i funkcją "przeciągnij i upuść" przy użyciu widoku tabeli ClickUp
Pulpity ClickUp
zapewniają widok 360° całego magazynu i umożliwiają udostępnianie spostrzeżeń kluczowym decydentom.
Pulpity są również bardzo konfigurowalne. Niezależnie od tego, czy śledzisz rotację zapasów, wydajność Teams czy sprzedaż, możesz dodawać wykresy, grafy i karty, które ułatwiają analizę danych i podejmowanie działań. To jeszcze nie wszystko! Dzięki
Automatyzacja ClickUp
umożliwia automatyzację rutynowych zadań, takich jak alerty o niskim stanie zapasów i działania związane z uzupełnianiem zapasów.
Wizualizuj dane inwentaryzacyjne i uzyskaj potężny wgląd dzięki pulpitom nawigacyjnym ClickUp
Co więcej, biblioteka ClickUp zawierająca darmową listę inwentaryzacji i
dostawca gotowych do użycia szablonów do śledzenia stanów magazynowych, statusów zamówień, dostawców, kosztów i innych.
Szablon do zarządzania zapasami ClickUp
Na przykład,
Szablon do zarządzania zapasami ClickUp
ułatwia zarządzanie dużymi lub złożonymi zapasami w wielu lokalizacjach i kanałach sprzedaży.
Szablon do zarządzania zapasami ClickUp
Oto jak wykorzystać ten darmowy szablon do pracy →
- Organizuj dane dotyczące zapasów i śledź informacje, takie jak poziomy zapasów, dostępność zapasów, ruchy zapasów i zmiany kosztów
- Twórz zadania z niestandardowymi statusami, takimi jak "W magazynie", "Już nieużywany" i "Brak w magazynie", aby śledzić elementy zapasów
- Ustawienie powtarzających się zadań za pomocą opcji Automatyzacja ClickUp do przeglądu przepływu zapasów, usprawnienia codziennych operacji i procesów audytu
Bonus:
10 Free szablonów formularzy zamówień w Excelu i ClickUp
Najlepsze praktyki w zarządzaniu listą zapasów
Aby jak najlepiej wykorzystać swoją listę zapasów, oto kilka najlepszych praktyk, których należy przestrzegać:
1. Regularny audyt i uzgadnianie stanów magazynowych
Lista inwentaryzacyjna to nie tylko jednorazowe i zrobione zadanie; to żywy dokument. Regularne audyty i kontrole zgodności zapewniają zgodność każdego procesu zarządzania zapasami z zasadami i przepisami branżowymi.
regularnie przeprowadzaj audyty swoich zapasów i uzgadniaj je z fizycznymi zliczeniami
dokumentowanie rozbieżności, analizowanie przyczyn i podejmowanie działań naprawczych
tworzenie standardowych procedur operacyjnych (SOP) dla najlepszych praktyk zarządzania zapasami
2. Strategie utrzymywania dokładności i ograniczania błędów
Dokładność jest wszystkim, jeśli chodzi o zarządzanie zapasami. Szybkim sposobem na sprawdzenie, jak dobrze sobie radzisz, jest obliczenie wskaźnika dokładności:
Wskaźnik dokładności zapasów = Zliczone jednostki / Jednostki w ewidencji × 100
korzystanie z oprogramowania do zarządzania zapasami w celu automatyzacji procesów i minimalizacji błędów
analizowanie danych historycznych i narzędzi do prognozy popytu w celu dokładnego przewidywania potrzeb
standaryzacja etykiet, opisów elementów, jednostek miary itp. w celu uniknięcia pomyłek
3. Wykorzystanie technologii do zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym
Oprogramowanie do zarządzania zapasami może znacząco
. Z pomocą AI i automatyzacji, narzędzia te zapewniają widoczność poziomów zapasów w czasie rzeczywistym i zapewniają płynną realizację zamówień bez nadmiernych zapasów.
✅ Śledzenie ruchu zapasów i redukcja błędów obsługi dzięki systemom skanowania kodów kreskowych i identyfikacji radiowej (RFID)
wykorzystanie rozwiązania do zarządzania projektami w celu scentralizowania danych dotyczących zapasów i usprawnienia współpracy
umożliwienie śledzenia przesyłek w czasie rzeczywistym podczas transportu za pomocą GPS i geotagowania
Najczęstsze wyzwania związane z danymi powstania listy zapasów
Każdy Business napotyka własne przeszkody w tworzeniu listy zapasów, ale niektóre wyzwania wydają się uniwersalne w różnych branżach.
Przeanalizujmy je:
1. Problemy z obsługą danych
Zarządzanie listą zapasów za pomocą przestarzałego oprogramowania może działać, gdy masz do czynienia z niewielkimi zapasami lub pojedynczym magazynem.
Jednak wraz z rozwojem firmy, żonglowanie tonami zapasów w wielu lokalizacjach magazynowych staje się zniechęcające. Proces ten często staje się czasochłonny, wymagając dodatkowej pracy przy gromadzeniu i wprowadzaniu danych.
2. Nieścisłości i redundancje
Poleganie na ręcznych metodach lub wielu arkuszach kalkulacyjnych do zarządzania listami zapasów często prowadzi do błędów, nadmiarowości i rozbieżności. Błędy te mogą skutkować nadmiernymi zapasami, obciążeniami finansowymi lub niewłaściwymi dostawami produktów - problemami, na które żaden Business nie może sobie pozwolić.
👀 Czy wiesz, że Badanie przeprowadzone przez Netstock ujawnił, że prawie 80% małych i średnich przedsiębiorstw boryka się z nadmiernymi zapasami, przy czym nadmiar zapasów stanowi 38% ich zapasów. Podkreśla to, jak słabe śledzenie zapasów i nieefektywne procesy wpływają na Business na całym świecie.
3. Zapasy na dużą skalę
Starsze systemy i arkusze kalkulacyjne do tworzenia list zapasów często wymagają integracji z istniejącymi narzędziami biznesowymi, takimi jak systemy ERP,
oprogramowanie do zarządzania zapasami w handlu elektronicznym
lub
oprogramowanie do zarządzania zamówieniami
.
Tworzy to silosy, utrudniając zarządzanie cyklami pracy.
Korzyści z wykorzystania technologii w zarządzaniu zapasami
Technologia upraszcza proces zarządzania zapasami, czyniąc go szybszym, inteligentniejszym i płynniejszym. Oto jak to zrobić:
1. Automatyzacja i wydajność procesów magazynowych
Zaawansowane narzędzia do zarządzania zapasami umożliwiają automatyzację powtarzalnych zadań, takich jak śledzenie ilości zapasów, generowanie raportów i tworzenie zamówień zakupu. Pozwala to zespołowi skupić się na bardziej strategicznych operacjach biznesowych.
2. Dane i analizy w czasie rzeczywistym umożliwiające podejmowanie świadomych decyzji
Śledzenie czasu rzeczywistego umożliwia monitorowanie poziomu zapasów i obliczyć czas realizacji zamówienia łatwo. Umożliwia to firmom szybkie reagowanie na wahania popytu i zapewnia, że klienci zawsze znajdą to, czego chcą.
👀 Do zrobienia? Według badania, wykorzystanie technologii AI do zarządzania poziomami zapasów pomaga zmniejszyć skutki skrajnych błędów o 60%, a zapasy bezpieczeństwa o 40-50%.
3. Oszczędność kosztów i optymalizacja zasobów
Oszczędności kosztów pojawiają się naturalnie w przypadku automatyzacji cykli pracy dzięki narzędziom do zarządzania zapasami i oprogramowanie logistyczne . W wyniku tego można wyeliminować błędy i zmniejszyć koszty związane z nadwyżkami zapasów lub utraconą sprzedażą. Wynik? Szczuplejszy, bardziej opłacalny proces zarządzania zapasami dla Twojego biznesu.
4. Większa elastyczność i skalowalność
Oparte na chmurze
pozwalają na bieżąco dostosowywać ustawienia, niezależnie od tego, czy chodzi o dodawanie nowych modułów, czy zarządzanie ilością zapasów w różnych lokalizacjach. Zostały stworzone z myślą o rozwoju Twojego biznesu, abyś mógł pozostać konkurencyjny bez wysiłku.
Usprawnij procesy zarządzania zapasami dzięki ClickUp
Tworzenie dokładnych list zapasów ma kluczowe znaczenie dla zapobiegania brakom i niedoborom, spotkań z niestandardowymi klientami i poprawy przepływu gotówki.
Dobra lista zapasów oferuje 360-stopniowy widok zapasów, prowadząc do trafnych decyzji biznesowych i usprawniając procesy uzupełniania zapasów.
ClickUp oferuje kompleksowe rozwiązanie upraszczające zarządzanie zapasami. Dzięki szerokiemu zakresowi funkcji i darmowym szablonom inwentaryzacji możesz monitorować bieżące poziomy zapasów, identyfikować trendy, podejmować lepsze decyzje i optymalizować alokację zasobów.
Zarejestruj się na ClickUp za darmo
i przejmij kontrolę nad swoim systemem inwentaryzacji już dziś.