Jak tworzyć i wykorzystywać wykres RASIC w celu powodzenia projektu?

zarządzanie projektem W każdym przedsięwzięciu grupowym każdy musi wiedzieć, za co dokładnie jest odpowiedzialny. W zarządzaniu projektami jasność co do roli i obowiązków jest niezbędna. Zrozumienie, kto jest odpowiedzialny za co, może stanowić różnicę między powodzeniem projektu a zakończonym chaosem. Słynny napis na biurku prezydenta Trumana przypomina nam, że odpowiedzialność nie podlega negocjacjom.

Jeśli kiedykolwiek brałeś udział w projekcie, w którym zadania zostały pominięte lub terminy zostały przekroczone, być może zadałeś sobie pytanie: "Czekaj, kto jest odpowiedzialny za te zadania?"

A myślał, że to odpowiedzialność B, podczas gdy B zakładał, że C ma to do zrobienia. 🤔

Teams zmagają się z rozgraniczeniem ról i obowiązków, od startupów po duże korporacje, a RASIC Chart może w tym pomóc. Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, liderem zespołu czy analitykiem biznesowym, ten wykres może usprawnić komunikację i poprawić zarządzanie projektem .

Zobaczmy, czym jest wykres RASIC, jak go utworzyć i jak go skutecznie wykorzystać. 🚀

Co to jest wykres RASIC?

RASIC Chart to macierz przypisania odpowiedzialności, która pomaga zespołom wsparcia w projektach wyjaśnić i zakomunikować odpowiedzialną rolę poszczególnych osób w różnych zadaniach. Jest to skrót od Responsible, Accountable, Supportive, Informed i Consulted.

Wykres ten oferuje ustrukturyzowany sposób mapowania tych ról w odniesieniu do konkretnych zadań lub decyzji, zapewniając przejrzystość i ograniczając nakładanie się lub zamieszanie. 🤝

Wykresy RASIC opierają się na popularnych Planowanie RACI dodając nowy wymiar poprzez włączenie "Wsparcia", aby pomóc lepiej zarządzać złożonymi projektami. Określając, kto co robi, wykres RASIC promuje wydajność, odpowiedzialność i płynną współpracę - wszystkie niezbędne składniki powodzenia.

Przeczytaj również: Efekt Zeigarnik: Przejmij kontrolę nad niedokończonymi zadaniami, aby zwiększyć wydajność

Elementy wykresu RASIC

Aby w pełni zrozumieć, jak działa wykres RASIC dla obciążenia rozbijmy kluczowe elementy:

Odpowiedzialny (R)

Osoba odpowiedzialna (lub zespół), której powierzono zadanie, jest głównym wykonawcą zadania i odpowiada za jego zrobienie. W wielu przypadkach więcej niż jedna osoba może być odpowiedzialna za różne części zadania.

📌 Na przykład, w przypadku wprowadzenia produktu na rynek, menedżer produktu jest najprawdopodobniej osobą odpowiedzialną za koordynację wydania.

Accountable (A)

Osoba, która zapewnia, że zadanie zostanie zakończone. Posiada ostateczną własność i odpowiada za wyniki. Aby uniknąć nieporozumień, tylko jedna osoba jest zazwyczaj odpowiedzialna za każde zadanie.

szef produktu może być odpowiedzialny za ogólne powodzenie wprowadzenia produktu na rynek, zapewniając, że produkt spełnia standardy firmy i dotrzymuje terminów.

Wsparcie (S)

Osoby, które są aktywnie zaangażowane w zakończenie zadania. Chociaż nie są bezpośrednimi właścicielami zadania lub decyzji, ich rola polega na zapewnieniu wsparcia i powodzenia zadania.

grafik wspiera kampanię zespołu marketingowego za pomocą zasobów wizualnych.

Informed (I)

Osoby te muszą być na bieżąco z postępami i wynikami zadania. Nie muszą podejmować działań, ale są na bieżąco informowani o statusie.

zespół ds. sprzedaży musi być informowany o wprowadzeniu nowego produktu na rynek, aby przygotować swoją ofertę.

Konsultacje (C)

Osoby, które zapewniają wkład lub porady przed zakończeniem zadania. Oferują spostrzeżenia lub wiedzę, ale nie są odpowiedzialni za wykonanie zadania.

w celu zapewnienia zgodności z przepisami można skonsultować się z zespołem prawnym.

Pro Tip: "Odpowiedzialny" i "rozliczalny mogą brzmieć podobnie, ale tak nie jest. Odpowiedzialność polega na wypełnianiu przydzielonych zadań; odpowiedzialność polega na posiadaniu wyników tych zadań. Osoba jest odpowiedzialna za zadania, które należą do obowiązków członków jej zespołu.

Elementy te łączą się, aby zapewnić jasny obraz tego, kto odgrywa jaką rolę w projekcie, zapewniając brak luk lub nakładania się odpowiedzialności w całym cyklu życia projektu.

RASIC vs RACI

Zanim zrozumiemy, jak utworzyć wykres RASIC, odpowiedzmy na często zadawane pytanie: Jaka jest różnica między wykresem RASIC a RACI? Model RACI ? 📝

Wykres RACI jest szeroko stosowany w zarządzanie czasem w projektach . RASIC idzie o krok dalej, dodając rolę wsparcia. Ten dodatkowy element jest szczególnie przydatny w przypadku większych projektów, w których zadania są złożone i mogą wymagać dodatkowej pomocy poza osobą wykonującą i podejmującą decyzje.

Dodanie roli "Supportive" może wyjaśnić, kto powinien wyciągnąć pomocną dłoń. Pozwala to uniknąć częstej pułapki polegającej na powielaniu wysiłków lub pozostawianiu niezbędnych zadań wsparcia bez realizacji.

Zasadniczo RASIC zapewnia zespołom projektowym większą elastyczność i przejrzystość przy dystrybucji obowiązków.

Przeczytaj również: Widoki ClickUp

Jak tworzyć wykresy RASIC

Teraz, gdy wiemy już, czym jest wykres RASIC, przyjrzyjmy się, jak go utworzyć. 🛠️.

W tym przewodniku przejdziemy przez ustawienie wykresu RASIC w narzędziu do zarządzania projektami, takim jak ClickUp . Narzędzie to pozwala organizować i śledzić obowiązki zespołu w sposób wizualny.

Krok 1: Utwórz nową przestrzeń i listę

przez ClickUp Zacznij od utworzenia nowej Przestrzeni dla swojego projektu. Następnie utwórz listę specjalnie dla wykresu RASIC. Dla jasności nazwij ją "Projekt RASIC Chart".

Krok 2: Dodaj odpowiednie kolumny

Po utworzeniu listy należy ustawić kolumny dla wykresu RASIC.

Dostosuj pola kolumn, aby zawierały:

• Odpowiedzialny: Osoba lub zespół, który zajmie się wykonaniem zadania
• Odpowiedzialny: osoba, która jest ostatecznie odpowiedzialna za zadanie
• Wspierający: Osoby oferujące wsparcie lub dodatkowe zasoby
• Poinformowany: Osoby, które będą musiały być na bieżąco informowane
• Konsultowani: eksperci lub interesariusze, których wkład jest wymagany do podjęcia decyzji

Krok 3: Określenie roli i obowiązków

Gdy kolumny są już na swoim miejscu, nadszedł czas, aby zdefiniować konkretne role dla każdego zadania. Zacznij od zidentyfikowania kluczowych zadań lub decyzji w ramach projektu. Dla każdego zadania przypisz osoby do kolumn Odpowiedzialny, Odpowiedzialny, Wsparcie, Poinformowany i Skonsultowany.

Proces ten zapewnia, że każde zadanie ma wyraźną własność i że żaden krok nie zostanie pominięty.

Przykład: Jeśli projekt dotyczy budowy nowej strony internetowej firmy, przypisz "Odpowiedzialny" do programisty, "Odpowiedzialny" do kierownika projektu, "Wspierający" do grafika, "Konsultowany" do specjalisty SEO i "Poinformowany" do zespołu marketingu. W ten sposób każdy zna swoją rolę od samego początku.

Krok 4: Dodaj cele zadań

Użyj Pola niestandardowe do śledzenia dodatkowych szczegółów, takich jak terminy, priorytety lub sceny projektu. Dodanie tych pól pomaga monitorować postęp każdego zadania, zapewniając, że nic nie zostanie zapomniane.

Przeczytaj również: 11 Free szablonów do ustawiania celów i śledzenia w Excelu i ClickUp

Krok 5: Wizualizacja za pomocą wykresów i widoków Gantta

Użyj funkcji ClickUp Gantt Charts do wizualizacji osi czasu zadań, zależności i własności.

Dodatkowo Widok tabeli ClickUp i Widok Tablicy mogą pomóc w śledzeniu zadań z różnych perspektyw, zapewniając, że każdy zna swoje obowiązki i oczekiwania dotyczące realizacji.

Widok tabeli zapewnia również:

• Przejrzysty przegląd: Prezentuj swoje zadania w formacie tabelarycznym, dzięki czemu łatwo jest zobaczyć szczegóły każdego zadania na pierwszy rzut oka
• Niestandardowe ustawienia: Dostosowywanie kolumn w celu wyświetlania dokładnie tych informacji, które są potrzebne dla wykresu RASIC.
• Filtrowanie i sortowanie: Filtrowanie i sortowanie zadań na podstawie różnych kryteriów, takich jak Odpowiedzialny, Odpowiedzialny, termin lub status. Ułatwia to identyfikację zadań wymagających natychmiastowej uwagi lub analizę obciążenia pracą różnych członków zespołu
• Zarządzanie zadaniami: Tworzenie nowych zadań, przypisywanie ich do członków zespołu, ustawienie terminów i śledzenie postępów bezpośrednio w widoku
• Integracja z innymi widokami: Używaj widoku tabeli w połączeniu z innymi widokamiWidoki ClickUptakimi jak Widok Tablicy i Widok Wykresu Gantta

Krok 6: Śledzenie postępów i dostosowanie ról

Śledzenie postępów i wprowadzanie niezbędnych korekt ma kluczowe znaczenie dla utrzymania skuteczności wykresu RASIC przez cały cykl życia projektu.

Monitorowanie postępu zadania: Użyj funkcji Widok zadania ClickUp aby uzyskać szczegółową aktualizację statusu każdego zadania, upewniając się, że obowiązki zostały spełnione, a terminy są śledzone. Paski postępu i statusy zakończonych zadań zapewniają wizualne wskaźniki, dzięki którym wszyscy są na bieżąco informowani. Ponadto, możesz dodać wybrane osoby jako "obserwatorów" zadania w ClickUp, dla tych, którzy muszą być "informowani" lub "konsultowani""

Dostosuj role w razie potrzeby: Projekty ewoluują, a obowiązki zespołu mogą się zmieniać. Regularnie przeglądaj wykres RASIC i aktualizuj role, aby dostosować je do zmian w wymaganiach projektu. Na przykład, jeśli zadanie staje się bardziej złożone i wymaga dodatkowego wkładu, należy odpowiednio zaktualizować role konsultowane lub wspierające, aby zachować przejrzystość i wydajność.

Używaj automatyzacji: Usprawnij dostosowywanie ról poprzez ustawienie automatyzacji, która powiadamia członków zespołu o wprowadzonych zmianach. Ogranicza to ręczną komunikację i zapewnia, że wszyscy pozostają w zgodzie.

Krok 7: Współpracuj i komunikuj się efektywnie

ClickUp oferuje kilka funkcji wspierających płynną współpracę i komunikację między członkami zespołu:

Komentarze i dyskusje dotyczące zadań: Dodawaj komentarze bezpośrednio do zadań, aby dostarczać aktualizacje, informacje zwrotne lub wyjaśnienia w czasie rzeczywistym. Etykiety dla członków Teams, aby włączyć ich do dyskusji, zapewniając szybkie odpowiedzi i zmniejszając potrzebę korzystania z zewnętrznych narzędzi komunikacyjnych.

Wzmianki i powiadomienia: Używaj wzmianek @ w komentarzach, aby natychmiast powiadamiać poszczególne osoby lub grupy, kierując ich uwagę na kluczowe aktualizacje.

Załączniki i linki do zadań: Dołączaj pliki, dokumenty lub odpowiednie linki bezpośrednio do zadań, aby zapewnić członkom zespołu wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu, minimalizując konieczność szukania zasobów.

Niestandardowe powiadomienia: Ustawienie dostosowanych powiadomień, aby role konsultowane i poinformowane wiedziały, kiedy ich wkład jest wymagany. Automatyzacja powiadomień w celu zapewnienia, że osoby pełniące rolę Supportive pozostaną zaangażowane na odpowiednich scenach projektu.

💡Pro Tip: Stwórz cykliczne przypomnienie w ClickUp, aby przeglądać wykres RASIC co tydzień lub co dwa tygodnie, upewniając się, że wszyscy są świadomi swoich obowiązków i wszelkich potencjalnych aktualizacji.

Krok 8: Optymalizacja wykresu RASIC pod kątem wydajności

Optymalizacja wykresu RASIC pomaga zachować przejrzystość i usprawnić cykl pracy w całym projekcie.

Zależności między zadaniami: Zdefiniuj i mapuj zależności między zadaniami, aby wskazać, w jaki sposób różne role (takie jak konsultant lub wsparcie) muszą ze sobą współdziałać. Takie proaktywne podejście może zapobiec powstawaniu wąskich gardeł i sprawić, że projekt będzie przebiegał płynnie.

Niestandardowe pulpity dla KPI: Zaprojektuj pulpity, które wyświetlają kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) istotne dla twojego RASIC Chart. Dołącz widżety takie jak:

Burnup and burndown charts: Śledzenie postępów w stosunku do osi czasu projektu.

Widżety śledzenia czasu: Monitorowanie ilości czasu przydzielonego do zadań i określenie, czy potrzebne są jakiekolwiek korekty.

Postępy w realizacji zadań: Wizualizacja, które role wnoszą efektywny wkład i identyfikacja obszarów wymagających poprawy.

Automatyzacja przypomnień o cyklu pracy: Wdrażaj automatyzację, która powiadamia członków zespołu o zbliżających się terminach lub gdy wymagany jest ich wkład. Na przykład, ustawienie alertów dla członków Teams w roli Informed, aby zapewnić im terminowe otrzymywanie aktualizacji.

Przegląd i udoskonalanie: Okresowo przeglądaj ogólną strukturę wykresu RASIC, aby zidentyfikować wszelkie nieefektywności. Dostosuj kolumny, widoki zadań lub pola niestandardowe, aby wykres był bardziej przejrzysty i funkcjonalny.

Szablon planowania RACI ClickUp

Jeśli chcesz zaoszczędzić czas, korzystając z gotowego wykresu RASIC, możesz użyć różnych free szablonów wykresów RACI . Na przykład, sprawdź pomocne Szablon planowania RACI ClickUp który można niestandardowo dostosować do własnych potrzeb.

Pobierz szablon

Szablon do planowania RACI ClickUp

Ten szablon wykresu RACI pomaga zdefiniować projekt role i obowiązki który można również dostosować do wykresów RASIC.

Umożliwia ustawienie niestandardowych statusów, które reprezentują różne role na wykresie RASIC: Odpowiedzialny, Odpowiedzialny, Wsparcie, Poinformowany i Skonsultowany.

Ułatwia to przypisywanie i śledzenie odpowiedzialności każdej osoby za dowolne zadanie.

💡 Szybkie wskazówki:

• Używaj wyraźnych, odrębnych statusów dla każdej roli, aby uniknąć nieporozumień. Przypisuj obowiązki podczas fazy planu projektu, aby upewnić się, że każdy członek zespołu zna swoją rolę w każdym zadaniu
• Utwórz Pola niestandardowe, takie jak "Konsultowany", "Wsparcie" lub "Poinformowany", aby dodać więcej szczegółowości do wykresu. Regularnie aktualizuj te pola w trakcie postępu zadań, aby utrzymać zespół w zgodzie
• Użyj Widoku listy, aby uzyskać szczegółowy podział poszczególnych obowiązków i Widoku Gantta, aby wykryć wąskie gardła lub nakładanie się własności zadań. Może to pomóc w usprawnieniu przepływu pracy poprzez identyfikację luk lub nadmiarów wodpowiedzialność zespołu
  • Podkreśl, w jaki sposób różne role (takie jak konsultowane lub wspierające) muszą współdziałać, zanim zadanie przejdzie do przodu przy użyciu zależności zadań. Mapuj te zależności na wczesnym etapie cyklu życia projektu
• Ustaw automatyzację, która powiadamia "konsultowanych" lub "informowanych" członków projektu, gdy potrzebny jest wkład, aby zapobiec opóźnieniom. Dodatkowo, zautomatyzuj przypomnienia dla osób pełniących rolę wspierającą, aby utrzymać ich zaangażowanie na odpowiednich scenach projektu
• Używaj komentarzy do dostarczania w czasie rzeczywistym aktualizacji lub informacji zwrotnych dla odpowiedzialnych i wspierających członków zespołu. W ten sposób nie ma potrzeby organizowania dodatkowych spotkań lub komunikacji poza ClickUp, dzięki czemu wszystkie istotne informacje znajdują się w jednym miejscu
• Niestandardowe pulpity do śledzenia kluczowych wskaźników wydajności (KPI) powiązanych z rolami i zadaniami na wykresie RASIC

Najlepsze przypadki użycia dla wykresów RASIC

Wykres RASIC jest szeroko stosowany w zarządzaniu projektami w różnych branżach. Oto kilka przykładów:

1. Budowa

W projektach budowlanych koordynacja między wieloma zainteresowanymi stronami (architektami, inżynierami, wykonawcami i urzędnikami państwowymi) ma kluczowe znaczenie. Załóżmy, że budujesz kompleks komercyjny.

Schemat mógłby wyglądać następująco:

Wykres RASIC dla konstrukcji

2. Opieka zdrowotna

Wdrażanie nowych technologii w służbie zdrowia wymaga starannej koordynacji w celu spełnienia norm regulacyjnych, technicznych i dotyczących opieki nad pacjentem.

Na przykład, oto schemat RASIC, jeśli chcesz wdrożyć system elektronicznej dokumentacji medycznej:

Wykres RASIC dla służby zdrowia

3. IT i rozwój oprogramowania

Projekty związane z tworzeniem oprogramowania wymagają od Teams jasnego i jednoznacznego przypisania każdego konkretnego zadania, aby zagwarantować pozytywne wyniki projektu.

Rozważmy przykładowy projekt: rozwój oprogramowania dla aplikacji bankowej. Twój schemat RASIC mógłby wyglądać następująco:

Wykres RASIC dla IT

💡 Pro Tip: Podkreśl interakcje między rolami za pomocą zadań ClickUp, aby stworzyć mapę krytycznych zadań. 🤝

4. Marketing i reklama

Następnie weźmy przykład, jak podejść do RASIC w przypadku projektu marketingowego. Załóżmy, że rozpoczynasz nową kampanię marketingową.

Oto wykres RASIC:

Wykres RASIC dla marketingu

Dla teamów zaznajomionych już z modelem RACI, adaptacja do schematu RASIC może zapewnić jeszcze większą głębię poprzez włączenie roli Supportive. Podczas gdy model RACI jest doskonałą strukturą do definiowania ról, dodatkowy wymiar RASIC pomaga zespołom lepiej poruszać się po złożonych projektach i skutecznie przydzielać role wspierające.

Przeczytaj również: 10 darmowych szablonów do planowania zasobów w Excelu i ClickUp

Tworzenie planu powodzenia projektu za pomocą wykresów RASIC

Niejasności mogą spowalniać pracę Teams, tworzyć niepotrzebne napięcia lub prowadzić do kosztownych błędów. Wykres RASIC eliminuje te zagrożenia, oferując ustrukturyzowane, wizualne podejście do ról i obowiązków.

Określając, kto jest odpowiedzialny, rozliczany, wspierany, informowany i konsultowany, zespół może działać bardziej precyzyjnie, zapewniając, że zadania zostaną zakończone na czas, a każdy zna swoje miejsce w procesie zarządzania projektami. 📋

Pozwala to również na płynniejszą komunikację i planowanie wydajności ponieważ każdy członek zespołu dokładnie wie, do kogo się zwrócić w celu uzyskania decyzji, informacji zwrotnej lub aktualizacji.

Korzystanie z narzędzia takiego jak ClickUp do tworzenia i zarządzania wykresami RASIC zwiększa te korzyści. Jego konfigurowalne szablony, funkcje współpracy w czasie rzeczywistym i intuicyjne wizualizacje (takie jak wykresy Gantta) ułatwiają dostosowanie zasad RASIC do każdego projektu, niezależnie od jego wielkości i złożoności.

Korzystając z ClickUp, masz pewność, że Twój wykres RASIC ewoluuje wraz z projektem, umożliwiając dostosowanie ról, monitorowanie postępów i optymalizację cyklu pracy. Wypróbuj ClickUp już dziś i pracuj mądrzej! ✨