Najlepsze alternatywy dla matrycy RACI

Jeśli czytasz ten artykuł, prawdopodobnie słyszałeś lub wypróbowałeś strukturę RACI przynajmniej raz w pracy. Czy to dlatego, że twój przełożony próbował sprzedać ci ten pomysł ze względu na jego liczne zalety? A może przeczytałeś artykuł o RACI podczas surfowania po Internecie, aby dowiedzieć się o skutecznych technikach zarządzania projektami.

Niezależnie od tego, aby odświeżyć twoją pamięć, Macierz RACI lub macierz przydziału odpowiedzialności to ramy dla teamów do zrobienia pracy bardziej efektywnie poprzez jasne zdefiniowanie ról i obowiązków każdego członka zespołu.

Kiedy zastanawiasz się jak oddelegować zadania w pracy możesz użyć matrycy RACI, aby określić różne poziomy własności, które każdy członek zespołu będzie miał nad zadaniem podczas projektu.

Skrót RACI oznacza: Responsible (Odpowiedzialny), Accountable (Odpowiedzialny), Consulted (Konsultowany) i Informed (Poinformowany).

Dzięki RACI, każde zadanie jest przypisane do jednej lub więcej osób, które będą odpowiedzialne za jego zrobienie, osoby, która będzie odpowiedzialna za upewnienie się, że zadanie zostanie zrobione na czas, jednej lub więcej osób, które będą konsultowane po drodze i jednej osoby, która będzie informowana o wykonaniu zadania, jego postępie i kiedy zostanie zrobione.

bonus: Przykłady wykresu matrycy RACI Istnieje wiele darmowych szablonów matryc RACI dostępne online, jeśli chcesz je wypróbować. Na przykład, ClickUp oferuje darmowy, gotowy do użycia szablon matrycy RACI, który pomoże ci zorganizować zespół.

Pobierz szablon

Unikaj nieporozumień związanych z zadaniami, jasno definiując obowiązki za pomocą szablonu matrycy RACI ClickUp

Szablon matrycy RACI firmy ClickUp to wysoce konfigurowalny szablon, który pomaga Teams:

• Przydzielać zadania i własność zadań
• Poprawić komunikację, odpowiedzialność i współpracę
• Uniknąć opóźnień w zakończeniu zadania z powodu błędnej komunikacji

Szablon matrycy RACI od ClickUp to nie tylko narzędzie organizacyjne. To skuteczny sposób, aby być na bieżąco z projektami i upewnić się, że każdy zna swoją rolę w procesie. Korzyści płynące z korzystania z tego typu szablonu obejmują:

• Zwiększoną widoczność i przejrzystość tego, kto jest za co odpowiedzialny
• Lepsze zrozumienie, kto ma uprawnienia do podejmowania decyzji
• Mniej nieporozumień i opóźnień w realizacji zadań
• Możliwość szybkiego i skutecznego przydzielania zadań

Chociaż tradycyjna matryca RACI jest łatwa do wdrożenia i jasno określa role wszystkich osób w projekcie, wiąże się ona z pewnymi wyzwaniami. Powszechne skargi zgłaszane przez profesjonalistów w związku z modelem RACI to:

• Może być zbyt sztywny
• Może być zbyt pracochłonny dla mniejszych projektów
• Komplikuje pracę mniejszych teamów, w których jedna osoba pełni wiele ról
• Kierownik projektu może być odpowiedzialny za wszystkie zadania do zrobienia

Sprawa wygląda jednak tak: jasno określone obowiązki w zarządzaniu projektami są równie ważne, jak kawa w poniedziałkowy poranek. Bez nich sytuacja jest chaotyczna, nieproduktywna i może skończyć się zadrapaniami. Tak więc, jeśli RACI nie nadaje się do zrobienia, co może zrobić doświadczony kierownik projektu?

Na szczęście przez lata decydenci opracowali kilka alternatyw dla RACI, które są bardziej dostosowane do dynamicznej natury Teams.

Odkrywanie alternatyw dla matrycy RACI

Nie chodzi o to, że RACI nie jest przydatny - po prostu jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich w świecie zarządzanie projektami oprogramowanie.

Wykresy RACI koncentrują się bardziej na indywidualnych obowiązkach niż na pracy zespołowej. Nie tworzą przestrzeni dla środowisk pracy opartych na współpracy, w których wielu członków zespołu musi ściśle współpracować.

Przekazywanie obowiązków zespołowych przy użyciu tradycyjnego modelu RACI będzie trudne, jeśli pracujesz z globalnymi teamami rozproszonymi w różnych strefach czasowych.

Dlatego też wybór odpowiednich ram decyzyjnych dla zespołu nie jest tylko ćwiczeniem. Chodzi o ustawienie projektu i zespołu na powodzenie. Każda metoda podejmowania decyzji ma inny wpływ na wyniki projektu.

Załóżmy, że musisz udać się do nowej restauracji, w której jeszcze nie byłeś i nie wiesz, jak się tam dostać. Korzystanie z GPS lub papierowej mapy może doprowadzić cię do celu, ale jedna z nich może być szybsza, bardziej wydajna lub lepiej dostosowana do konkretnej podróży.

Podobnie, podczas gdy RACI jest dobry do przypisywania ról i obowiązków, RAPID może być przydatny do przyspieszenia procesu decyzyjnego w projekcie, w którym liczy się czas. Z kolei PACSI może lepiej zapewniać szczegółowość potrzebną w projektach z wieloma ruchomymi częściami.

Przyjrzyjmy się zatem alternatywom RACI, które mogą idealnie pasować do Twojego stylu zarządzania projektami.

Alternatywy oparte na decyzjach: RAPID i DACI

Po pierwsze, mamy kilka modeli, które ułatwiają i przyspieszają podejmowanie decyzji. Bo spójrzmy prawdzie w oczy, połowa zarządzania projektami polega na podejmowaniu właściwych decyzji, prawda?

RAPID

RAPID to skrót od Recommend, Agree, Perform, Input i Decide. Oto jak to się rozkłada:

• Recommend: Ta osoba lub osoby rekomendują sposób działania
• Zgoda: Muszą zgodzić się z rekomendacją, aby pójść naprzód
• Wykonanie: Są to osoby, które wdrażają podjętą decyzję
• Wkład: Dostarczają informacji lub danych wejściowych do rekomendacji
• Decydent: osoba podejmująca decyzję, która dokonuje ostatecznego wyboru

rAPID sprawdza się w sytuacjach, w których decyzje muszą być podejmowane szybko i sprawnie, z wyczyszczoną odpowiedzialnością. Jest to idealna metoda dla startupów, zwinnych zespołów programistycznych i zespołów zarządzania kryzysowego

DACI

Matryca DACI to skrót od Driver, Approver, Contributors i Informed. Jest podobna do RAPID, ale ma nieco inny cel:

• Driver: Ta osoba prowadzi projekt i kieruje wszystkimi, aby zapewnić podejmowanie decyzji
• Zatwierdzający: Mają ostateczny głos w sprawie decyzji
• Współpracownicy: Są to eksperci, którzy wnoszą wkład w proces podejmowania decyzji
• Poinformowani: Muszą wiedzieć o ostatecznej decyzji, ale nie są zaangażowani w jej podejmowanie

💡 DACI pomaga w przejrzystej mapie interesariuszy i jest idealny, gdy potrzebny jest jasny łańcuch komendy. Jest jak dobrze naoliwiona linia montażowa, w której każdy zna swoją rolę, a proces przebiega płynnie. Jest to idealne rozwiązanie dla dużych korporacji, projektów rządowych i branż regulowanych

👉 Jeśli nie wiesz, czym jest mapa interesariuszy, tutaj znajduje się blog opisujący, czym ona jest 10 szablonów pomocnych przy mapowaniu interesariuszy w organizacji.

Alternatywy oparte na zadaniach: RASCI i ARPA

RASCI

RASCI to rozszerzona wersja RACI, dodająca dodatkową warstwę szczegółowości do przypisywania ról. Obejmuje ona następujące role:

• Odpowiedzialny: Osoba, która wykonuje pracę do zrobienia zakończonego zadania
• Odpowiedzialny: Osoba ostatecznie odpowiedzialna za prawidłowe zakończenie zadania
• Wsparcie: Osoby, które dostarczają zasoby lub odgrywają rolę wspierającą w zakończonym zadaniu
• Konsultowany: Ludzie, których opinie są poszukiwane, zazwyczaj eksperci w danej dziedzinie
• Poinformowany: Osoby, które powinny być na bieżąco informowane o postępach, często dopiero po zakończeniu zadania

Kluczową różnicą między modelami RASCI i RACI jest dodanie roli "wsparcia". Uznaje to, że niektórzy członkowie zespołu mogą pomagać osobie odpowiedzialnej, nie będąc bezpośrednio odpowiedzialnymi za zakończenie zadania.

matryca RASCI jest szczególnie przydatna w złożonych projektach, w których zadania wymagają wielu rąk na pokładzie lub mają wiele współzależności i ról wsparcia. Jest idealna dla międzyfunkcyjnych teamów, dużych projektów IT i projektów budowlanych

ARPA

ARPA przyjmuje nieco inne podejście, koncentrując się na przepływie autorytetów i partycypacji:

• Odpowiedzialny: Osoba, która ma prawo zatwierdzić lub zawetować pracę
• Odpowiedzialny: osoba, która faktycznie wykonuje pracę
• Uczestnik: Osoby aktywnie zaangażowane w proces, ale nie odpowiedzialne za jego zakończenie
• Doradca: Osoby, które wnoszą wkład w oparciu o swoją wiedzę, ale nie są aktywnie zaangażowane

Jest to szczególnie przydatne, gdy trzeba wyjaśnić łańcuch komendy i rozróżnić osoby wykonujące pracę od tych, którzy ją nadzorują. Uznaje również rolę uczestników, którzy są aktywnie zaangażowani, ale nie są ostatecznie odpowiedzialni.

w przypadku projektów, w których konieczne jest rozróżnienie między osobami posiadającymi autorytet, osobami wykonującymi pracę i osobami dostarczającymi wiedzę specjalistyczną lub pomoc, można użyć matrycy ARPA. Jest ona najlepsza dla firm konsultingowych, projektów badawczych i inicjatyw strategicznych.

Inne alternatywy RACI

PACSI

PACSI to skrót od Perform, Accountable, Control, Suggest i Informed. Jest to alternatywa RACI z następującymi rolami:

• Perform: Oni do zrobienia
• Odpowiedzialni: Są odpowiedzialni za wynik
• Kontrolujący: Przeglądają i mogą zawetować decyzje
• Sugerują: Dostarczają wkład i rekomendacje
• Poinformowani: Muszą wiedzieć, co się dzieje

pACSI jest świetnym rozwiązaniem dla projektów z wieloma interesariuszami i złożonymi procesami zatwierdzania. Jest jak wielowarstwowy tort; każda warstwa ma swój własny smak i cel. Duże korporacje, agencje rządowe i międzynarodowe projekty uważają model PACSI za bardziej efektywny.

RACI-VS

RACI-VS dodaje dwie nowe role do RACI: Verifier i Signatory

• Weryfikator: Ktoś, kto sprawdza, czy praca spełnia wymagania
• Podpisujący: Osoba, która podpisuje produkt końcowy

ten model jest idealny dla projektów z rygorystyczną kontrolą jakości lub wymaganiami regulacyjnymi oraz branż z rygorystycznymi wymogami zgodności. Dlatego jest idealny dla firm farmaceutycznych, przemysłu lotniczego i usług finansowych.

DCI

DCI to uproszczona wersja RACI, która kładzie większy nacisk na czynniki napędzające projekt. Oznacza:

• Decision-maker/Driver: Kieruje sposobem, w jaki zadanie zostanie zrobione
• Konsultowany: poproszony o wkład, sugestie lub opinie
• Poinformowany: Nie jest bezpośrednio zaangażowany w zrobienie zadania, ale powinien zostać poinformowany, gdy zadanie zostanie zrobione

model DCI jest najlepszy do uproszczonego zarządzania projektami w mniejszych Teams lub mniej złożonych projektach, czego brakuje matrycy RACI. Jest idealny dla małych Businessów, startupów i poszczególnych działów w większych organizacjach

RATSI

Model RATSI dodaje więcej niuansów do alokacji zadań. Pomaga zbudować jasny obraz ról autora i wsparcia w projekcie. Obejmuje on:

• Odpowiedzialność: Odpowiedzialny za zrobienie zadania, a nie za jego wykonanie
• Autorytet: Podejmuje decyzje i jest właścicielem działania. Nie jest zaangażowany w codzienną pracę
• Zadanie: Odpowiedzialny do zrobienia zadania
• Wsparcie: Dostawca wsparcia lub sugestii, jeśli jest to wymagane
• Informuje: Zostanie poinformowany o zakończeniu zadania

matryca RATSI jest przydatna, gdy trzeba oddzielić, kto ma autorytet do podejmowania decyzji od tego, kto jest odpowiedzialny za zadania. Najlepiej sprawdza się w organizacjach matrycowych, projektach wielofunkcyjnych i firmach konsultingowych

Wykresy Gantta i struktura podziału pracy

Wykresy Gantta i struktury podziału pracy, choć nie stanowią bezpośredniej alternatywy dla RACI, oferują kierownikom projektów wizualne sposoby przydzielania obowiązków członkom zespołu i śledzenia postępów w realizacji zadań. Są jak infografiki zarządzania projektami; prezentują złożone informacje w łatwym do przyswojenia formacie.

Wykres Gantta to świetna wizualna alternatywa dla matrycy RACI, która pokazuje ilość pracy wykonanej przez zespół w danym okresie czasu w porównaniu do przewidywanego czasu, w którym miała zostać zakończona. Wiąże on osoby bezpośrednio z zadaniami, jednocześnie podkreślając zależności między zadaniami i oś czasu.

Śledzenie zależności i widok postępu projektu w jednym miejscu dzięki

Wykresy Gantta w ClickUp

Wykresy Gantta najlepiej nadają się do wizualizacji osi czasu i zależności w projektach i są idealne dla projektów, w których czas zależy od sekwencji zadań.

Być może korzystasz już ze struktury podziału pracy (WBS). Jest to diagram, który dzieli duże, złożone projekty na mniejsze części lub sekcje pracy, które są łatwe do zrozumienia dla wszystkich. Pomaga to utrzymać tempo projektu, organizuje wszystkich i zapewnia, że wszystkie istotne zadania zostaną zakończone.

przez

Forbes

Podejście to jest idealne dla projektów budowlanych, rozwoju oprogramowania i wprowadzania produktów na rynek.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniego frameworka

Wybór odpowiedniej alternatywy wykresu RACI jest jak wybór idealnego stroju - musisz wybrać to, co jest idealne na daną okazję, Twoje preferencje i cele.

Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze odpowiedniej struktury decyzyjnej:

• Wielkość i złożoność projektu
• Struktura i dynamika teamu
• Kultura podejmowania decyzji w organizacji
• Zaangażowanie interesariuszy
• Oś czasu i pilność projektu
• Wymagania regulacyjne lub dotyczące zgodności

Najlepszą strukturą jest ta, która działa dla Twojego zespołu i projektu. Nie chodzi o podążanie za najnowszym trendem, ale o znalezienie tego, co najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Wdrażanie alternatywnych rozwiązań RACI

Do tej pory rozmawialiśmy o wielu alternatywach dla RACI. Teraz porozmawiajmy o tym, jak można doskonale wdrożyć te ramy w swojej pracy!

Wejdź do ClickUp!

ClickUp jest free oprogramowanie do zarządzania projektami z funkcjami, które mogą pomóc każdemu zespołowi projektowemu wdrożyć dowolną alternatywę RACI.

Oto najważniejsze funkcje ClickUp, których można użyć do wdrożenia alternatyw RACI:

Tablice ClickUp

Wdrażając model taki jak RASCI, Teams mogą wykorzystać Tablice ClickUp aby narysować schemat blokowy pokazujący, w jaki sposób zadania przechodzą przez różne role lub stworzyć kolorową matrycę odpowiedzialności. Takie wizualne podejście pomaga członkom zespołu szybko zrozumieć swoje miejsce w procesie i rozpocząć pracę nad swoimi zadaniami.

ClickUp Whiteboards oferuje narzędzia takie jak notatki samoprzylepne, kształty, zakreślacze i długopisy w różnych kolorach, aby umożliwić nieprzerwaną współpracę wizualną na rozszerzonym cyfrowym płótnie. Tablica może być nawet połączona z Dokumentami i innymi aplikacjami Zadania w ClickUp aby podążać za przypisanymi rolami podczas wdrażania wybranych ram zarządzania projektami.

Współpracuj, przeprowadzaj burze mózgów i wprowadzaj innowacje na tablicach ClickUp

Dokumenty ClickUp

Po przeprowadzeniu burzy mózgów i opracowaniu planów działania na Tablicach, użyj Dokumenty ClickUp do tworzenia, przechowywania i udostępniania szczegółowej dokumentacji na temat wybranego frameworka, zakres prac , przewodniki po rolach, plan projektu i nie tylko.

Na przykład, jeśli wybrałeś model DACI, możesz utworzyć dokument wyszczególniający obowiązki kierowcy, w tym sposób inicjowania decyzji, kogo zaangażować i jak komunikować wyniki. Dokumenty te służą jako centralny punkt odniesienia, zapewniając spójność w sposobie stosowania ram w różnych projektach lub zespołach.

Zapisuj całą dokumentację związaną z projektem w jednym miejscu na ClickUp Docs

Pola niestandardowe ClickUp Pola niestandardowe ClickUp'a pozwalają wypełnić zadania ClickUp **wszystkimi istotnymi informacjami potrzebnymi do dobrego zakończenia zadania. Podczas wdrażania RACI lub jego alternatywnych ram, możesz dodać szczegóły, takie jak role, kluczowe obowiązki, KPI, oś czasu itp. do zadań, aby wszyscy byli na tej samej stronie.

Na przykład w modelu DACI można utworzyć niestandardowe pola dla każdego zadania, które oznaczają, kto jest kierowcą, zatwierdzającym, współpracownikiem i informowanym. Dzięki temu członkowie Teams mogą szybko zidentyfikować swoje role dla każdego zadania, po prostu patrząc na szczegóły pulpitu/zadania. Pomaga to usprawnić proces podejmowania decyzji i zredukować wąskie gardła.

Niestandardowe widoki w ClickUp

Różni interesariusze potrzebują różnych perspektyw na postępy i obowiązki w projekcie. Wizualizuj zadania, osoby przypisane i postępy w sposób, który ma sens dla kluczowych interesariuszy w Twoim zespole dzięki Widoki ClickUp . Wybieraj spośród ponad 15 widoków, w tym tablic Kanban, list, wykresów Gantta, widoku kalendarza, widoku tabeli i widoku zespołu.

Śledź swoje zadania w sposób, który jest dla Ciebie najbardziej wydajny dzięki ClickUp Views

Na przykład, w modelu ARPA, osoba odpowiedzialna może korzystać z widoku Kalendarza lub Gantta, który pokazuje ogólny postęp projektu, podczas gdy osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania mogą korzystać z bardziej szczegółowego widoku, takiego jak widok Listy.

Zależności zadań ClickUp

Wiele alternatywnych rozwiązań RACI obejmuje sekwencyjne podejmowanie decyzji lub procesy zatwierdzania. Dla takich struktur, Zależności między zadaniami w ClickUp pokazuje kolejność operacji i kto jest za co odpowiedzialny.

Na przykład w modelu RACI-VS można ustawić zależności dla istniejących procesów, aby upewnić się, że zadania przechodzą przez sceny Odpowiedzialny, Odpowiedzialny, Weryfikator i Podpisujący we właściwej kolejności. Zapobiega to postępowi prac przed ich zatwierdzeniem lub weryfikacją, eliminując kosztowne poprawki i przeróbki.

Widok czatu ClickUp i komentarze

Komunikuj się bezpośrednio w ramach zadań w czasie rzeczywistym poprzez Widok czatu w ClickUp lub monitoruj postępy za pomocą komentarzy, aby zapewnić płynną współpracę.

Widok czatu ClickUp jest idealny dla:

• Szybkich zapytań: Szukania natychmiastowych odpowiedzi na pytania bez przerywania cyklu pracy
• sesji burzy mózgów: generowania pomysłów i rozwiązań w ramach dedykowanego czatu
• Nieformalnych dyskusji: Wspierania otwartej komunikacji i udostępniania wiedzy wśród członków Teams

Komentarze najlepiej nadają się do dyskusji dotyczących konkretnych zadań i dostarczania informacji zwrotnych. Używaj ich do:

• Przekazywania szczegółowych informacji zwrotnych: Oferowania konstruktywnej krytyki lub sugestii bezpośrednio w odniesieniu do zadań
• dokumentowania decyzji: rejestrowania ważnych dyskusji i wyników związanych z zadaniem
• Śledzenia postępów: Monitorowania aktualizacji zadania i dostarczania informacji w razie potrzeby

Dzięki skutecznemu połączeniu widoku czatu i komentarzy, Teams może usprawnić komunikację, poprawić współpracę i zapewnić, że wszystkie dyskusje są odpowiednio rejestrowane i organizowane w ramach projektu.

Na przykład w modelu RASCI role Support i Consulted mogą używać komentarzy, aby dostarczać informacje bezpośrednio na temat konkretnych zadań. Utrzymuje to całą komunikację w kontekście i zapewnia, że osoba odpowiedzialna ma wszystkie niezbędne informacje na wyciągnięcie ręki.

Czatuj ze swoim zespołem, aby pozostać na tej samej stronie i zaoszczędzić czas dzięki ClickUp Chat

Powiadomienia ClickUp

Inteligentne zarządzanie projektami wymaga informowania wszystkich o postępach i zmianach Powiadomienia ClickUp są idealne do tego zadania.

W modelu RAPID członkowie zespołu mogą ustawić powiadomienia informujące ich, kiedy nadejdzie ich kolej na działanie. Na przykład, osoba zgadzająca się może zostać powiadomiona, gdy tylko osoba polecająca zakończy swoją część, zapewniając szybkie podejmowanie decyzji.

Dzięki ClickUp możesz wdrożyć dowolną alternatywę RACI i sprawić, by działała przy jak najmniejszym wysiłku. Chcesz postępować zgodnie z modelem RAPID? Użyj pól niestandardowych, aby określić, kto rekomenduje, kto zgadza się itd. Chcesz wdrożyć DACI? Ustaw cykl pracy, który wyraźnie pokazuje, kto jest kierowcą i zatwierdzającym dla każdego zadania.

Elastyczność ClickUp jako narzędzia do zarządzania projektami oznacza, że można go dostosować do dowolnych ram. Może stać się oprogramowanie do oddelegowanych zadań pomaga w realizacja projektu i wiele więcej!

ABC zarządzania projektami

Od RAPID do RASCI, od DACI do ARPA, zbadaliśmy tutaj cały alfabet alternatyw RACI.

Kluczowy wniosek?

W zarządzaniu projektami nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Najlepsze ramy dla powodzenia projektu to te, które pasują do zespołu, projektu i celów jak ulał.

I tu właśnie wkracza ClickUp.

Bez względu na to, którą alternatywę RACI wybierzesz, ClickUp ma możliwości, które sprawią, że będzie ona działać płynnie. To jak magiczna różdżka do zarządzania projektami - czegokolwiek potrzebujesz, ClickUp może to sprawić. Zarejestruj się w ClickUp na bezpłatną wersję próbną już teraz.