Zrozumienie różnych poziomów zarządzania: Role i umiejętności

Badania pokazują, że 58% organizacji z wyraźnym poczuciem celu odnotowało wzrost o 10% lub więcej w ciągu ostatnich trzech lat. Taka jasność napędza wzrost i zwiększa motywację i wydajność Teams.

U podstaw tej jasności leży skuteczna struktura zarządzania zbudowana wokół wielu poziomów zarządzania. Poziomy zarządzania to różne poziomy hierarchiczne w organizacji, z różnymi autorytetami, odpowiedzialnością i uprawnieniami decyzyjnymi. Poziomy te zazwyczaj dzielą się na trzy główne poziomy: kierownictwo najwyższego szczebla, kierownictwo średniego szczebla i kierownictwo niższego szczebla.

Zrozumienie poziomów zarządzania ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania projektami, ponieważ bezpośrednio wpływa na wyniki projektu, komunikację i dostosowanie do celów organizacyjnych. Zobaczmy jak to zrobić.

Zrozumienie różnych poziomów zarządzania

Każdy z trzech poziomów w hierarchii zarządzania ma odrębne role, obowiązki i funkcje. Przyjrzyjmy się im bliżej.

Najwyższy poziom zarządzania (kadra kierownicza)

Najwyższe kierownictwo pełni funkcję architekta firmy. Kategoria ta obejmuje dyrektora generalnego, dyrektora finansowego, dyrektora ds. marketingu, dyrektora ds. technologii, dyrektora ds. wydajności, dyrektora zarządzającego, dyrektora ds. zasobów ludzkich i dyrektora ds. operacyjnych. Osoby te stoją na czele schematu organizacyjnego i wyznacza kierunek rozwoju firmy na nadchodzące lata, koncentrując się na szerszej perspektywie.

Kierownictwo najwyższego szczebla jest odpowiedzialne za:

• Ustawienie ogólnego kierunku firmy
• Podejmowanie strategicznych decyzji
• Zapewnienie stabilności finansowej
• Opracowywanie długoterminowych celów
• Zarządzanie zasobami
• Utrzymywanie kluczowych relacji z interesariuszami

Kierownictwo wyższego szczebla kształtuje strategiczny kierunek firmy, analizując otoczenie zewnętrzne oraz identyfikując szanse i zagrożenia. Ich decyzje napędzają proces planowania strategicznego, wpływając na trajektorię firmy i jej długoterminowe powodzenie.

Kierownictwo średniego szczebla (liderzy funkcji)

Menedżerowie średniego szczebla są kluczowym połączeniem między kierownictwem najwyższego szczebla a pracownikami niższego szczebla lub pracownikami pierwszej linii. Wdrażają oni strategie najwyższego kierownictwa i zapewniają, że cele poszczególnych działów są skutecznie realizowane.

Menedżerowie średniego szczebla są odpowiedzialni za

• Przekładanie celów strategicznych na wykonalne plany
• Nadzorowanie menedżerów niższego szczebla
• Ustawienie celów działu
• Nadzorowanie operacji w dziale
• Przydzielanie zasobów i zarządzanie budżetami
• Monitorowanie wydajności

Menedżerowie średniego szczebla są zaangażowani w funkcje organizacyjne i kierunkowe. Interpretują i przekazują strategiczną wizję ustawioną przez najwyższe kierownictwo, przekładając ją na wykonalne plany dla przełożonych i Teams. Zapewnia to, że szersze cele firmy są konsekwentnie dostosowywane do codziennych działań, pomagając całej organizacji skupić się na jej celach.

Przeczytaj także: Szablony kart zespołu do skutecznego ustawienia celów

Kierownictwo niższego szczebla (przełożeni)

Kierownicy niższego szczebla zajmują się codziennymi czynnościami i zarządzają małymi Teams. Dbają o to, by zadania były zakończone w sposób efektywny i by polityka firmy była przestrzegana.

Przełożeni są odpowiedzialni za

• Przydzielanie pracy
• Nadzorowanie codziennych zadań
• Zapewnianie zgodności z procedurami firmy
• Zatrudnianie, szkolenie i wsparcie członków zespołu
• Dostarczanie informacji zwrotnych

Przełożeni mają kluczowe znaczenie dla struktury organizacyjnej i morale pracowników, ponieważ ich skuteczność ma bezpośredni wpływ na morale i wydajność ich działu.

Style przywództwa dla różnych poziomów zarządzania

Style przywództwa mogą się znacznie różnić na różnych poziomach zarządzania, a zrozumienie tych niuansów jest ważne dla skutecznego zarządzania organizacją.

Organizacje mogą budować pozytywne i wydajne środowisko pracy poprzez dostosowanie stylów przywództwa i zarządzania do określonych poziomów zarządzania.

Przywództwo transakcyjne

Przywództwo transakcyjne jest często porównywane do klasycznego powiązania między menedżerem a pracownikiem. Opiera się na przejrzystej wymianie: do zrobienia dobrze, a zostaniesz nagrodzony.

Ten styl sprawdza się dobrze w przypadku menedżerów na szczeblach nadzorczych lub w środowiskach sprzedaży, gdzie zadania są dobrze zdefiniowane, a pracownicy są motywowani przez nagrody zewnętrzne. Bill Gates jest przykładem tego stylu przywództwa kładąc nacisk na nagrody oparte na wynikach i jasną odpowiedzialność w Microsoft. Ustawił wysokie oczekiwania i zaoferował namacalne zachęty, takie jak premie i promocje, dla pracowników, którzy wyróżniali się w swojej roli.

Przywództwo transformacyjne

W przywództwie transformacyjnym chodzi bardziej o inspirację i motywację. Tacy liderzy nie tylko zarządzają, ale także inspirują.

Tworzą wizję, za którą pracownicy mogą się opowiedzieć, zachęcając ich do wyjścia poza osobiste cele i przyczynienia się do czegoś większego. Ten styl jest często skuteczny w sytuacjach, w których potrzebna jest zmiana lub innowacja. Mary Barra pierwsza kobieta na stanowisku dyrektora generalnego General Motors, przekształciła firmę i wzmocniła jej przewagę konkurencyjną. Jej wizjonerskie przywództwo pokierowało inicjatywami związanymi ze zmianami klimatycznymi, poradziło sobie z kryzysami i podkreśliło wizję i podstawowe wartości GM.

Partycypacyjny styl zarządzania

Zarządzanie partycypacyjne angażuje pracowników w podejmowanie decyzji, zwiększając ich zaangażowanie. Każda opinia się liczy i wszyscy czują się zainteresowani wynikiem.

Były dyrektor generalny PepsiCo Indra Nooyi rozumiała znaczenie promocji pracy zespołowej. Jej priorytetem były regularne rozmowy z pracownikami w celu wspierania integracji. Nooyi praktykowała pisanie serdecznych listów do pracowników i ich rodzin, podkreślając swoje zaangażowanie w osobiste połączenia. Takie podejście odegrało kluczową rolę w powodzeniu PepsiCo, zwiększając zaangażowanie i morale pracowników.

Coaching i wizjonerskie style zarządzania

Coachingowe i wizjonerskie style zarządzania koncentrują się na rozwijaniu pracowników i inspirowaniu ich do osiągania pełnego potencjału.

Wizjonerskie przywództwo pozwala na ustawienie jasnej, inspirującej wizji dla organizacji, podczas gdy coachingowe przywództwo skupia się na rozwoju pracowników poprzez udzielanie im wskazówek i wsparcia. Steve Jobs praktykował wizjonerskie przywództwo, inspirując innowacje i napędzając powodzenie firmy swoją jasną wizją. Bill Campbell , znany jako "Coach" Doliny Krzemowej, był przykładem coachingowego przywództwa; był mentorem liderów, wspierał rozwój osobisty i zachęcał do kultury współpracy.

Chociaż wybór konkretnego podejścia do przywództwa jest ważny, struktury zarządzania również odgrywają kluczową rolę w osiąganiu celów organizacyjnych na różnych poziomach. Wybór odpowiedniego stylu zarządzania zapewnia jasność i dostosowanie, promując zarówno rozwój indywidualny, jak i organizacyjny.

Jak struktury zarządzania wpływają na organizacje

Dobrze zaprojektowane struktura zarządzania może wynikać z jasno określonych ról i sprawnego podejmowania decyzji. Istnieje wyraźna linia autorytetu, zdefiniowane ścieżki kariery i solidna kultura organizacyjna. Funkcje każdego z poziomów zarządzania są jasno określone. Tradycyjnie, tego typu struktura zarządzania dobrze się sprawdza.

Czasy się jednak zmieniają. Sztywna lub hierarchiczna struktura organizacyjna może nie sprawdzić się w przypadku startupów i młodych organizacji. Biurokracja może stłumić innowacje; różnice między odizolowanymi Teams mogą sprzyjać konkurencji, a nie współpracy; a potrzeba przepływu decyzji w górę i w dół hierarchii może spowolnić czas reakcji.

Nokia, gigant telefonii komórkowej, to klasyczna opowieść ku przestrodze. Widział gwałtowny spadek pod koniec 2000 roku , głównie dlatego, że jej sztywna hierarchia organizacyjna uniemożliwiała jej szybkie reagowanie na bardziej zwinnych konkurentów, takich jak Apple i Samsung.

Spójrzmy na poniższą tabelę porównującą zalety i wady hierarchicznej struktury zarządzania z perspektywy zarządzania pracownikami:

Wpływ hierarchicznych struktur zarządzania wykracza poza zarządzanie pracownikami.

Na przykład, mogą one znacząco wpływać na podejście organizacji do społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR).

Plusy: Wyczyszczone ramy ułatwiają dostosowanie programów CSR do celów firmy. Organizacje z solidnymi ramami zarządzania mają lepszą pozycję do wprowadzania skutecznych strategii CSR i ich realizacji.

Wady: Kultura skoncentrowana na przestrzeganiu przepisów może sprawić, że pracownicy będą postrzegać CSR jako obowiązek, a nie prawdziwe zobowiązanie. Ponadto, reakcja na potrzeby lokalnej społeczności lub problemy środowiskowe może być powolna, ponieważ decyzje muszą przechodzić przez wyższe szczeble zarządzania.

Jak poprawić wydajność na wszystkich poziomach zarządzania

Poprawa efektywności na wszystkich szczeblach zarządzania ma kluczowe znaczenie dla powodzenia organizacji. Transformacja Toyota Motor Corporation w latach 90. pokazuje korzyści płynące z poprawy efektywności zarządzania.

Kiedy Toyota stanęła w obliczu poważnych wyzwań związanych z kontrolą jakości i wydajnością produkcji, firma usprawniła procesy . Zainwestowali również w technologię, skupili się na ciągłym doskonaleniu i zapewnili pracownikom szeroko zakrojone szkolenia.

Jeśli borykasz się z podobnymi problemami, oto kilka strategii zwiększających efektywność zarządzania.

Przyjęcie zaawansowanych narzędzi technologicznych

Współcześni menedżerowie integrują AI i analitykę w celu automatyzacji rutynowych zadań i zapewnienia wglądu opartego na danych. Narzędzia AI mogą przewidywać trendy, optymalizować alokację zasobów i identyfikować nieefektywności w cyklach pracy. Pozwala to menedżerom podejmować świadome decyzje i usprawniać ogólne zarządzanie zasobami.

Narzędzia do zarządzania zasobami z funkcjami takimi jak przydzielanie zadań i dystrybucja obciążenia pracą są niezbędne do skutecznego zarządzanie zespołem . Możliwości te pozwalają menedżerom średniego szczebla zapewnić odpowiednie wykorzystanie członków zespołu. Równoważy to obciążenia pracą i zmniejsza ryzyko wypalenia zawodowego.

Przeczytaj również: 4 funkcje zarządzania z przykładami z życia wziętymi

Zainwestuj w szkolenie z zarządzania

Połączenie zaawansowanej technologii z regularnymi szkoleniami z zakresu zarządzania pomaga menedżerom być na bieżąco z najnowszymi praktykami i technologiami. Skuteczne szkolenia z zarządzania pomagają menedżerom poprawić wydajność pracy. Tworzy pozytywne środowisko pracy, rozwija umiejętności przywódcze, pomaga im podejmować lepsze decyzje i rozwija ich karierę.

Google jest znane z nadawania priorytetów rozwój pracowników . Oferuje menedżerom szkolenia w zakresie podstawowych umiejętności, takich jak przywództwo, komunikacja i analiza danych. Dzięki temu są oni na bieżąco i odnoszą powodzenie w swojej pracy rolach kierowniczych .

Wyjaśnienie ról i obowiązków

Określ jasne role i obowiązki dla kierowników działów, młodszych menedżerów i wszystkich członków zespołu, aby zapobiec nakładaniu się obowiązków i nieporozumieniom. Upewnienie się, że wszyscy znają obowiązki i linie raportowania w swoich konkretnych jednostkach biznesowych, zwiększa odpowiedzialność i wydajność.

Tworzenie schematów organizacyjnych w celu wyjaśnienia struktury zespołu

Schematy organizacyjne pomagają zespołom zrozumieć role i obowiązki. Możesz szybko utworzyć takie schematy dla swojej organizacji za pomocą szablony schematów organizacyjnych .

Możesz też rozważyć skorzystanie z narzędzia takiego jak ClickUp to wszechstronna aplikacja do zarządzania projektami, która może pomóc w wielu innych kwestiach - o czym przekonasz się w dalszej części artykułu. Szablon tablicy schematu organizacyjnego ClickUp to idealne rozwiązanie dla Teams stojących w obliczu rozwoju i zmian. Pomaga wizualizować, kto raportuje do kogo w całej organizacji, a Twoje ogólną strukturę teamu .

Pobierz ten szablon

Wykresy organizacyjne ClickUp

Edytuj i aktualizuj schemat, dodając nowych członków, role i działy w razie potrzeby, a także utrzymuj wszystkich na tej samej stronie, zapewniając wyświetlanie zmian w czasie rzeczywistym.

Oto jak rozpocząć pracę z tym szablonem:

• Zbierz podstawowe informacje o każdym członku zespołu, w tym jego imię i nazwisko, tytuł stanowiska i strukturę raportowania
• Dodaj nazwiska i tytuły członków zespołu do wykresu i utwórz diagram z polami i strzałkami, aby przedstawić hierarchię. Opatrz każde pole etykietą, wskazując role i obowiązki członków zespołu. Użyj linii i strzałek, aby zilustrować powiązania między członkami i ich działami
• Przejrzyj schemat, aby upewnić się, że dokładnie odzwierciedla strukturę Twojej organizacji

Wykorzystaj kompleksowe narzędzie do zarządzania

Wybierz narzędzia do zarządzania pracą, które pomagają we wszystkim - od planowania i zarządzania projektami po burze mózgów i analizy. Pomoże to w efektywnym zarządzaniu zasobami i zapewni zgodność wszystkich zadań z celami organizacyjnymi. Oto kilka przykładów takich funkcji:

Alokacja zasobów i raportowanie

Alokacja zasobów obejmuje identyfikację i strategiczne przypisywanie dostępnych zasobów, takich jak siła robocza, fundusze pieniężne i infrastruktura, do konkretnych zadań projektu w celu optymalizacji wydajności i osiągnięcia celów projektu.

Narzędzia takie jak alokacja i funkcje raportowania ClickUp pomagają menedżerom efektywnie dzielić zasoby i generować raporty na temat postępu projektu, dostarczając cennych informacji do podejmowania decyzji. Funkcja śledzenia czasu w ClickUp jest jedną z takich funkcji, która umożliwia menedżerom śledzenie wydajności pracowników i uzyskanie wglądu w czas spędzony na różnych zadaniach w celu bardziej efektywnego wykorzystania zasobów.

Śledzenie czasu z pulpitu, telefonu komórkowego lub przeglądarki i połączenie go z dowolnym zadaniem w ClickUp

Menedżerowie średniego szczebla mogą to wykorzystać do optymalizacji alokacji zasobów poprzez śledzenie czasu zadań i generowanie kompleksowych raportów na temat rozliczanych godzin. Integracja z aplikacjami takimi jak Toggl i Harvest zwiększa również widoczność szacowanego czasu w celu lepszego planowania. Dostosowane karty czasu pracy pomagają analizować czas spędzony na różnych działaniach.

Kolejną przydatną funkcją jest Pulpity ClickUp . Dostarcza konfigurowalny przegląd wydajności organizacji.

Użyj pulpitów ClickUp, aby znaleźć miejsca do poprawy i podejmować decyzje oparte na danych

Może to być szczególnie przydatne dla najwyższego kierownictwa, ponieważ pozwala im monitorować kluczowe wskaźniki i identyfikować obszary wymagające poprawy.

Zarządzanie projektami

Funkcje zarządzania projektami ClickUp umożliwiają menedżerom wizualizację osi czasu, zależności i alokacji zasobów. Kierownicy średniego szczebla mogą korzystać z Widok wykresu Gantta w ClickUp i Mapy myśli ClickUp usprawniają planowanie i organizację, pomagając utrzymać projekty na właściwym torze.

Dzięki ClickUp Gantt Chart View menedżerowie średniego szczebla mogą śledzić i aktualizować projekty

Widok wykresu Gantta ClickUp jest wizualną reprezentacją osi czasu projektu. Jest to cenne narzędzie dla menedżerów średniego szczebla, ponieważ pomaga im zrozumieć zależności między zadaniami i zidentyfikować potencjalne wąskie gardła na krytycznej ścieżce projektu.

Usprawnij pracę, upraszczając złożone pomysły i wizualizując zadania za pomocą map myśli ClickUp

ClickUp Mind Maps to świetne narzędzie do burzy mózgów i planowania projektów. Mogą być szczególnie przydatne dla zarządzania wyższego szczebla, ponieważ pomagają wizualizować duży obraz i identyfikować kluczowe priorytety.

Mapy myśli mogą być również używane do dzielenia złożonych projektów na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu zadania.

Zarządzanie zadaniami

Narzędzia, dzięki którym przełożeni zarządzają zadaniami swojego zespołu, pozwalają na zakończenie pracy na czas i z zachowaniem wysokich standardów.

Organizuj, monitoruj i oferuj informacje zwrotne na temat pracy dzięki zadaniom ClickUp

Możesz użyć Zadania ClickUp do przydzielania zadań, śledzenia postępów i przekazywania informacji zwrotnych liderom i członkom zespołu.

Inną funkcją, która jest szczególnie przydatna dla menedżerów niższego szczebla, jest widok listy w ClickUp, ponieważ może on pomóc w śledzeniu postępów członków zespołu. Widok ten zapewnia przejrzysty przegląd zadań i ich statusu. Przełożeni i menedżerowie mogą łatwo zobaczyć zadania zorganizowane na każdym poziomie hierarchii, dzięki czemu łatwo jest zidentyfikować, które zadania są zaległe, w trakcie postępu lub zakończone.

Zwiększenie możliwości przywódczych

Korzystaj z narzędzi, które pomagają w ustawieniu jasnych celów, śledzeniu postępów i efektywnym przydzielaniu zadań. Wypróbuj funkcje śledzenia celów, punktów sprintu i osób przypisanych w ClickUp, aby poprawić komunikację, współpracę i ogólną wydajność organizacyjną dla menedżerów różnych szczebli.

Śledzenie celów

Śledzenie postępów w realizacji wielu powiązanych celów ClickUp poprzez grupowanie ich w folderach

Menedżerowie najwyższego szczebla mogą korzystać z funkcji przywódczych, takich jak Cele ClickUp do ustawienia i śledzenia wysokopoziomowych celów organizacyjnych, zapewniając, że Teams są wyrównane i pracują nad wspólną wizją. Teams i poszczególne osoby mogą również korzystać z ClickUp Goals, aby śledzić swoje krótko- i długoterminowe cele.

Punkty sprintu

ClickUp Sprint Points, w projektach Agile, szacują wysiłek potrzebny do zakończenia danego elementu backlogu Punkty sprintu ClickUp są przydatną funkcją przywództwa dla kierownictwa średniego szczebla, ponieważ mogą pomóc oszacować złożoność zadań i śledzić tempo pracy zespołu. Informacje te pomagają w ustawieniu realistycznych terminów, efektywnej alokacji zasobów i monitorowaniu wydajności zespołu.

Osoby przypisane ClickUp umożliwia użytkownikom dodawanie osób przypisanych do określonych zadań lub projektów: Osoby przypisane to użytkownicy, którzy są odpowiedzialni za zakończenie określonego zadania lub wniesienie wkładu w projekt.

Funkcja ta jest niezbędna na wszystkich poziomach zarządzania, ponieważ umożliwia wyraźne przypisanie zadań do konkretnych osób. Zapewnia to odpowiedzialność, zapobiega powielaniu wysiłków i poprawia komunikację w Teams.

Utrzymanie kontroli nad projektami

Platforma ClickUp posiada funkcje, które zapewniają wgląd w wykorzystanie zasobów i status projektów. Pozwala to menedżerom monitorować oś czasu i wydajność projektów, umożliwiając terminowe wprowadzanie zmian i dokładne raportowanie.

Statusy zadań Niestandardowe statusy zadań ClickUp umożliwiają menedżerom śledzenie postępu zadań i projektów. Jest to szczególnie przydatne dla przełożonych, którzy muszą monitorować pracę członków swojego zespołu. Przełożeni mogą go używać do identyfikowania zadań, które są opóźnione w stosunku do harmonogramu, aby zapewnić dotrzymanie terminów. W razie potrzeby mogą również zapewnić wsparcie członkom zespołu.

Śledzenie postępów i utrzymywanie wszystkich na tej samej stronie za pomocą niestandardowych statusów w zadaniach ClickUp.

Wdrażając te kroki, podobne do podejścia Toyoty, można znacznie zwiększyć efektywność zarządzania i poprawić ogólną wydajność organizacji.

Wybór najlepszej struktury zarządzania dla Twojego Businessu

Najlepsza struktura zarządzania dla twojego biznesu zależy od takich czynników jak wielkość firmy, kultura, wartości i branża. Typowe struktury obejmują:

• Hierarchiczna: Tradycyjna z wyczyszczonymi autorytetami, używana przez duże korporacje, takie jak Walmart
• Płaska: Mniej warstw zarządzania dla lepszej komunikacji, preferowana przez startupy i firmy technologiczne, takie jak Valve Corporation
• Matryca: Łączy elementy hierarchiczne i funkcje. Struktury matrycowe są odpowiednie dla złożonych organizacji, takich jak firmy konsultingowe, takie jak Deloitte
• Funkcjonalne: Zorganizowane według obszarów takich jak marketing i finanse, używane przez firmy produkcyjne i uniwersytety, na przykład Lear Corporation
• Dywizjonalny: Zorganizowany według działów lub linii produktów, używany przez konglomeraty takie jak Procter & Gamble
• Okrągły: Władza jest równomiernie dystrybuowana, co można zaobserwować w zdecentralizowanych autonomicznych organizacjach (DAO), takich jak Sky
• Sieć: Grupuje pracowników według specjalizacji w celu współpracy, co jest powszechne w branży technologicznej i konsultingowej. Na przykład Spotify tworzy współpracujące ze sobą Teams z różnymi ustawieniami umiejętności

Umiejętności przywódcze na różnych poziomach zarządzania

Wybierając odpowiednią strukturę i podejście do przywództwa, firmy mogą zachęcać do tworzenia pozytywnego i wydajnego środowiska pracy. Mogą również poprawić komunikację i podejmowanie decyzji, a ostatecznie osiągnąć swoje cele.

ClickUp może być cennym narzędziem pomagającym organizacjom radzić sobie z tymi wyzwaniami i optymalizować ich struktury zarządzania.

Najwyższe kierownictwo może polegać na raportowaniu i analizach ClickUp w celu napędzania inicjatyw strategicznych, podczas gdy menedżerowie średniego szczebla mogą korzystać z platformy do zarządzania zespołami i śledzenia projektów. Przełożeni lub menedżerowie pierwszej linii mogą używać ClickUp do przydzielania zadań, śledzenia wydajności pracowników i przekazywania informacji zwrotnych.

ClickUp umożliwia organizacjom poprawę praktyk zarządzania na różnych poziomach menedżerów, zwiększenie wydajności operacyjnej i powodzenie.

Zacznij od zarejestrowania się w usłudze darmowe konto ClickUp dzisiaj.