4 funkcje zarządzania z przykładami z życia wziętymi

Jako menedżerowi i liderowi nie jest ci obce doskonalenie umiejętności swoich pracowników. Ale co z Twoimi umiejętnościami?

Jeśli nadszedł czas, aby wyjść poza podstawowe funkcje opisu stanowiska, nie szukaj dalej niż cztery funkcje zarządzania. Ta pomocna struktura dostarcza menedżerom kluczowych obszarów do poprawy jakości pracy, osiągania długoterminowych celów i budowania dobrze prosperującego środowiska pracy. 🤝

Jeśli nigdy wcześniej nie słyszałeś o czterech funkcjach zarządzania, mamy dla Ciebie rozwiązanie. W tym przewodniku wyjaśnimy, jak działa każda funkcja, udostępnimy pomocne przykłady i nauczymy, jak zastosować cztery funkcje bez względu na branżę.

Czym są cztery funkcje zarządzania?

Henri Fayol, dziewiętnastowieczny inżynier i menedżer, po raz pierwszy zdefiniował cztery funkcje zarządzania: planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie. Choć koncepcja ta nie jest nowa, zadaniem menedżera jest dotykanie wszystkich czterech funkcji w codziennej pracy.

Planowanie

Najważniejszym etapem zarządzania projektami jest planowanie. W ramach funkcji planowania, odnoszący sukcesy manager będzie miał do zrobienia różne rodzaje planowania, w tym:

• Ustawienie celów (zarówno krótkoterminowych, jak i długoterminowych)
• Tworzenie map drogowych w celu osiągnięcia celów organizacyjnych
• Tworzenie planów strategicznych

Planowanie strategiczne wymaga dużego kontekstu i wiedzy instytucjonalnej. Jako menedżer jesteś odpowiedzialny za ocenę obecnej sytuacji, ustawienie celów i stworzenie szczegółowego planu przejścia z punktu A do punktu B.

Wizualizuj i zarządzaj swoją mapą drogową produktu w widoku osi czasu ClickUp

Planowanie wymaga prognozy i przewidywania przyszłych trendów, więc niezbędne jest silne zaplecze w zakresie danych lub branży. W planowaniu taktycznym dobrze sprawdzi się oko do danych, ale potrzebna jest również kreatywność.

Nieszablonowe myślenie przydaje się podczas planowania planów i kamieni milowych projektu, więc nie bój się korzystać z nowych sposobów działania. 💡

Organizacja

Gdy masz już gotowy plan, nadszedł czas, aby ustawić wszystkie kaczki w rzędzie. Organizacyjna scena zarządzania wymaga:

• Zbudowania zespołu
• Planowanie operacyjne
• Dystrybucja zasobów
• Definiowanie powiązań między zadaniami
• Przypisywanie zadań

Zamiast zarządzać wszystkim za pomocą e-maila lub karteczek samoprzylepnych, większość menedżerów podłącza swoje plany projektów do

oprogramowanie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp

. Oprogramowanie to automatycznie wyjaśnia, kto jest odpowiedzialny za co, usprawnia cykl pracy i gromadzi dane na temat wykorzystania zasobów. 📌

Użyj ClickUp do zarządzania projektami z ponad 15 widokami, wstępnie zaprojektowanymi szablonami i licznymi funkcjami efektywnej współpracy

Podczas gdy

Oprogramowanie PM

wykona wiele ciężkich zadań za Ciebie, to nadal Twoim zadaniem jako menadżera jest zbudowanie efektywnego cyklu pracy i spojrzenie z szerszej perspektywy. Ty decydujesz o częstotliwości dostarczania produktów, terminach, zadaniach i nie tylko, aby utrzymać zespół na tej samej stronie.

Jesteś również odpowiedzialny za wyjaśnienie roli i obowiązków, co ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia przeróbek, nieporozumień i opóźnień.

Przywództwo

Funkcja lidera, czasami nazywana funkcją kierowniczą, polega na kierowaniu i motywowaniu pracowników do pracy nad celami projektu. Obejmuje to wiele zadań do wykonania, w tym:

• Komunikacja
• Budowanie Teams
• Dostosowanie styl przywództwa do zespołu lub sytuacji
• Motywowanie zespołu
• Rozwiązywanie konfliktów

Każda rola kierownicza wymaga silnych umiejętności miękkich. Menedżerowie potrzebują wystarczającego doświadczenia i kapitału społecznego, aby inspirować i wpływać na ludzi z różnych działów.

Skuteczny styl przywództwa wymaga inwestowania w ciepłe relacje z zespołem, akceptowania innowacyjnych pomysłów pracowników i nagradzania wszystkich za dobrze zrobioną pracę. 🏆

Kontrolowanie

Ostatnia funkcja, kontrolowanie, może brzmieć jak mikrozarządzanie, ale w rzeczywistości chodzi o upewnienie się, że wszystko idzie zgodnie z planem. Funkcja ta obejmuje:

• Ustawienie standardów wydajności
• Zarządzanie wydajnością zespołu
• Podejmowanie działań naprawczych w razie potrzeby

W końcu ustawienie celów, a następnie porzucenie ich nie ma sensu. Funkcja kontrolna zapewnia jakość i dostosowuje plany projektu, jeśli sytuacja ulegnie zmianie.

Oczywiście, zarządzanie wydajnością pracowników jest częścią funkcji kontrolnej zarządzania. Ale solidni liderzy wiedzą, że chodzi tu bardziej o przekierowanie i oferowanie wsparcia - a nie mikrozarządzanie. 🙌

Jak zastosować Cztery funkcje zarządzania w mojej pracy

Jak można zastosować te funkcje w miejscu pracy? Oto jak skuteczni liderzy wdrażają funkcje zarządzania każdego dnia.

Wskazówki dotyczące planu

Planowanie jest przydatną umiejętnością w każdej pracy, ale jest szczególnie ważne dla menedżerów. Postępuj zgodnie z tymi szybkimi wskazówkami, aby faza planowania była bardziej efektywna:

• Ustaw realistyczne cele: Zawsze postępuj zgodnie z Ramy ustawiania celów SMART . Określa to jasne, możliwe do zrealizowania cele, które są zgodne z większymi celami organizacyjnymi - bez przytłaczania zespołu
• Przeprowadź analizę SWOT: Analiza SWOT analizuje wewnętrzne mocne i słabe strony oraz zewnętrzne szanse i zagrożenia. Ćwiczenie to jest świetne do identyfikacji trendów rynkowych, konkurencji i zagrożeń alokacji zasobów problemów, które mogą mieć duży wpływ na projekt lub zespół
• Wbuduj w swój plan zabezpieczenia na wypadek awarii: Nie ma czegoś takiego jak idealny plan. Twój klient może zażądać zmian, możesz stracić fundusze lub wymagania użytkownika końcowego mogą ulec zmianie. To się zdarza. Zamiast wpadać w panikę, gdy dojdzie do zmiany, stwórz sposób działania, który dostosowuje się w miarę postępów. Staraj się zawsze patrzeć kilka kroków do przodu, aby sprawdzić, czy plan wymaga zmiany 👀

Tworzenie celów SMART w ClickUp z wieloma sposobami śledzenia postępów i osiągania celów

Porady organizacyjne

Organizowanie listy rzeczy do zrobienia, zasobów i członków zespołu ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Jednak nawet najlepiej zorganizowane projekty mogą wypaść z torów, jeśli nie będziesz ostrożny. Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami dotyczącymi organizacji, aby utrzymać projekty na właściwym torze:

• Stwórz hierarchię: Hierarchie są najmądrzejszym sposobem na oddelegowane i efektywne zarządzanie. Stwórz jasną strukturę, która wyznacza poszczególne role i zespoły. Pamiętaj, aby udokumentować to na piśmie i udostępniać wszystkim w organizacji. Pisemna hierarchia ułatwia wszystkim zorientowanie się, z kim powinni się komunikować, jeśli mają problem, co pozwala na przyjęcie bardziej praktycznego podejścia
• Zrównoważenie obciążenia pracą: Miej oko na dystrybucję pracy. Nie chcesz, aby twój team był niedostatecznie wykorzystywany lub przeciążony. Zrównoważone obciążenie pracą zapobiega wypaleniu i poprawia jakość pracy, więc korzystaj z widoku obciążenia pracą w ClickUp aby być na bieżąco z kolejką zadań swojego zespołu
• Standaryzacja procesów: Stwórz standardowe procedury operacyjne (SOP) dla zadań w projekcie lub produktów. Dokumentacja eliminuje niejasności i zapewnia zespołowi zasoby w przypadku pytań. To doskonały sposób na uniknięcie niepotrzebnych e-maili i przeróbek

Użyj widoku obciążenia pracą wraz z osiami czasu, aby bez wysiłku wizualizować swój harmonogram w ClickUp

Wiodące wskazówki

Jako lider, to Ty sterujesz statkiem. W ramach funkcji lidera Twoim zadaniem jest zapewnienie wszystkim wydajności, współpracy i zadowolenia. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, aby zwiększyć swoje umiejętności przywódcze:

• Udzielaj konstruktywnych informacji zwrotnych: Regularnie przekazuj swojemu zespołowi pozytywne informacje zwrotne i konstruktywną krytykę. Staraj się przekazywać informacje zwrotne w danym momencie, aby były one istotne i przydatne dla pracowników. Nie owijaj w bawełnę, jeśli musisz zaoferować krytyczną informację zwrotną. Bądź wyczulony, bezpośredni i uprzejmy 🌻
• Stwórz pozytywne środowisko pracy: Twój team może mieć już swoją atmosferę lub środowisko, ale jako menedżer masz duży wpływ na kulturę organizacyjną. Dostrzegaj i doceniaj dobrą pracę, promuj zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i bądź przystępny
• Rozwiązywanie konfliktów: Trudno jest zająć się konfliktem od razu, ale nie można pozwolić, aby negatywne uczucia narastały przez długi czas. Niezależnie od tego, czy jest to konflikt między Teams, czy nieporozumienie z klientem, musisz wkroczyć jak najszybciej i działać jako mediator

Pomyśl i zbuduj strukturę organizacyjną na tablicy ClickUp

Wskazówki dotyczące kontroli

Zarządzanie wymaga delikatnej równowagi między oddelegowanymi zadaniami a oferowaniem praktycznej pomocy. Skorzystaj z tych wskazówek dotyczących funkcji kontrolnych, aby osiągnąć lepszą równowagę:

• Ustal jasne standardy: Pracownicy chcą konkretnych celów i oczekiwań. Daj wszystkim jasne wskaźniki wydajności dla ich zadań i celów
• Stwórz systemy monitorowania celów: Może to obejmować planowanie regularnych przeglądów wyników, generowanie raportowania postępów lub używanieoprogramowanie do monitorowania pracowników *Zachowaj równowagę między kontrolą a uprawnieniami: Chociaż ważne jest, aby mieć wszystko na oku, twój zespół potrzebuje swobody w podejmowaniu własnych decyzji. Dopóki wszyscy osiągają swoje cele i KPI, daj im autonomię, aby czuli się wzmocnieni w pracy 💪

Rejestruj czas w trakcie pracy lub wprowadzaj go ręcznie dzięki funkcji śledzenia czasu w ClickUp

Rozwiń swoje umiejętności dzięki przydatnym narzędziom do zarządzania projektami

Planowanie, organizowanie, przewodzenie i kontrolowanie wymagają umiejętności miękkich, które wzmacniają się w miarę zdobywania doświadczenia na stanowisku kierowniczym. Narzędzia do zarządzania to kolejny świetny sposób na zwiększenie różnych umiejętności zarządzania. 🤹

ClickUp pomaga tysiącom menedżerów zarządzać zadaniami, tabelami, komunikacją, dokumentami i nie tylko. Jeśli starasz się opanować wszystkie cztery funkcje zarządzania, ClickUp jest niezbędnym narzędziem.

Oszczędzające szaleństwo funkcje zarządzania projektami i zadaniami

ClickUp to narzędzie do planowania i organizowania, pomagające menedżerom tworzyć solidne plany, które przynoszą wyniki. Jako aplikacja typu "wszystko w jednym

rozwiązanie do zarządzania projektami

, ClickUp jest pełen automatyzacji, szablonów, zarządzania wiedzą i zarządzania zadaniami. 🛠️

Wolisz organizować swoją pracę w określony sposób? Przełączaj się między widokiem listy, wykresu Gantta i innymi

Widoki ClickUp

.

Używaj Tablic i Map myśli do wizualizacji projektów i funkcji zespołu

Jeśli chcesz stworzyć mapę złożonego projektu, zanim się do niego zobowiążesz, zrób burzę mózgów w postaci

Mapa myśli ClickUp

. To działające w czasie rzeczywistym narzędzie typu "przeciągnij i upuść" szybko przekształca się w projekty lub zadania za pomocą kliknięcia przycisku, usprawniając funkcje planowania i organizacji.

Narzędzia przywódcze oparte na danych

Dane to wszystko, zwłaszcza jeśli zarządzasz zespołem zdalnym. Odwiedź swój

Cele ClickUp

aby stworzyć jedno źródło prawdy dla swoich celów, w tym ram czasowych, postępu i kluczowych wskaźników wydajności. Zanurz się w metrykach jednego projektu lub zobacz wszystko na wysokim poziomie. Ty siedzisz za kierownicą. 🚘

Ustawienie niestandardowych cykli pracy i zwinnych trackerów dla zespołów projektowych

ClickUp specjalizuje się również w zwinnym zarządzaniu projektami, dając Ci swobodę śledzenia

punktów sprintu

na podstawie podzadań i osób przypisanych. Można nawet

zarządzać zasobami

czasem i innymi zasobami za pomocą

formularze cyfrowe

. To najprostszy sposób na połączenie ustawienia celów, odpowiedzialności i równoważenia obciążenia pracą bez konieczności zmiany platformy.

Zautomatyzowane, konfigurowalne raportowanie

ClickUp oferuje jedne z najbardziej rozbudowanych raportów dotyczących projektów. Funkcje kontrolne ułatwiają generowanie raportów dotyczących statusów zadań, śledzenia czasu, wskaźników pracowników, kamieni milowych i wielu innych. 🎯

Ustawienie raportowania, którego potrzebujesz, wszystko w jednym miejscu, w ClickUp

Korzystaj z

funkcja śledzenia czasu

do monitorowania wkładu pracowników lub generowania szacunków dla klientów.

Raportowanie ClickUp

jest również idealny do sprawdzania, jakie prace zostały zakończone przez Twój zespół, co jest do zrobienia i kto pozostaje w tyle.

Cztery funkcje zarządzania Przykłady

Cztery funkcje zarządzania są podstawą solidnego przywództwa, niezależnie od branży. Warto zobaczyć kilka przykładów tych funkcji w praktyce, więc przyjrzyjmy się im. 🔎

Proces planowania przykład

Menedżer ds. marketingu jest odpowiedzialny za opracowanie strategii wprowadzenia nowego produktu na rynek. Przed zrobieniem zespołu przeprowadza badania rynku, ustala cele sprzedaży i dotarcia do klientów, wybiera kanały reklamowe oraz ustala budżet i oś czasu wprowadzenia produktu na rynek.

Funkcja organizacyjna Przykład

Kierownicy budowy są doskonałym przykładem funkcji organizacyjnej. Ci zapracowani kierownicy projektów przydzielają zasoby siły roboczej, sprzętu i materiałów. Są oni również odpowiedzialni za ustalanie oś czasu i koordynowanie pracy pomiędzy pracownikami, podwykonawcami i dostawcami.

Funkcja kierownicza Przykład

Dyrektor szkoły średniej motywuje i prowadzi swoich nauczycieli i pracowników. Mają oni znaczący wpływ na kulturę szkoły i nadzorują standardy edukacyjne. Dyrektorzy radzą sobie z konfliktami między nadrzędnymi osobami a nauczycielami i wspierają pozytywną, integracyjną kulturę, która wspiera bezpieczeństwo i naukę uczniów.

Funkcja kontrolna Przykład

Menedżerowie restauracji muszą zrównoważyć efektywne zarządzanie zarówno personelem, jak i finansami restauracji. Monitorują wskaźniki, takie jak dzienna sprzedaż i wydatki, zapewniają bezpieczeństwo żywności, analizują opinie klientów i dostosowują personel lub elementy menu, aby utrzymać rentowność lub jakość.

Osiągnij cele swojej firmy szybciej dzięki ClickUp

Niezależnie od tego, czy nadzorujesz zespół programistów, stoisz na czele kampanii marketingowej, czy prowadzisz kreatywne projekty, funkcje te są pomocnym kompasem w poruszaniu się po zawiłościach zarządzania. 🧭

Nowi i doświadczeni liderzy wykorzystują cztery funkcje zarządzania do ustawienia celów i poprowadzenia swoich zespołów do powodzenia.

Umiejętności miękkie mają tu znaczenie, ale liczą się także odpowiednie narzędzia. ClickUp to intuicyjna, wydajna platforma, która konsoliduje wszystkie cztery funkcje w jednym miejscu. To najlepszy sposób na tworzenie planów działania, organizowanie pracy, prowadzenie i współpracę z zespołem oraz monitorowanie wyników. 🤩

Po co zarządzać wszystkim ręcznie? Przenieś całą swoją pracę w jedno miejsce dzięki ClickUp. Zobacz różnicę na własne oczy:

Stwórz swój darmowy obszar roboczy ClickUp już teraz

.