Czy pulpit komputera Mac to chaotyczna dżungla plików, ikon i folderów?
Oto prawda: uporządkowanie pulpitu komputera Mac to nie fizyka jądrowa.
Oczywiście, istnieje wiele aplikacji zwiększających wydajność dla komputerów Mac użytkownicy.
Ale czasami wystarczy tylko kilka cyfrowych wskazówek dotyczących usuwania bałaganu aby zrobić to dobrze.
W tym wpisie na blogu nauczymy Cię krok po kroku, jak organizować pliki na komputerze Mac. Omówimy również, w jaki sposób można rozszerzyć tę strukturę na oprogramowanie do zarządzania projektami typu "wszystko w jednym", takie jak ClickUp.
12 sposobów na organizację plików i folderów na Macu
1. Organizowanie elementów w folderach
Na komputerze Mac kliknij ikonę "Finder" (niebiesko-biała ikona twarzy) w "Docku", aby otworzyć okno "Findera".
Będziesz mógł podglądać zakładkę "Ostatnie", która zawiera listę wszystkich najnowszych plików, niezależnie od tego, gdzie są przechowywane w systemie.
Teraz przejdź do miejsca, w którym chcesz utworzyć folder dokumentów. Załóżmy, że w tym przykładzie wszystko ma znajdować się na pulpicie. Kliknij zakładkę "Pulpit" w sekcji "Ulubione" w menu bocznym okna "Findera".
Następnie naciśnij klawisze Shift-Command-N, aby utworzyć nowy folder na pulpicie Folder ten będzie służył jako tymczasowe miejsce do zebrania wszystkich luźnych plików, zanim zaczniesz je organizować
Na ekranie pojawi się folder o nazwie "Untitled Folder".
Zmień nazwę folderu na "Organize", a następnie kliknij i przeciągnij go do sekcji "Ulubione" bocznego paska menu "Findera" (tuż pod "Pulpitem"), jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu.
Wskazówka dla profesjonalistów: Można to zrobić z wieloma plikami jednocześnie - wystarczy nacisnąć i przytrzymać klucz "Komenda", a następnie kliknąć elementy (nie muszą znajdować się obok siebie) i przeciągnąć je do folderu.
Możesz także szybko grupować elementy na pulpicie w foldery . Zaznacz wszystkie elementy, które chcesz zgrupować, kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z nich, a następnie wybierz opcję Nowy folder z zaznaczeniem. Pamiętaj, że zablokowane elementy nie mogą zostać zgrupowane.
2. Tworzenie podfolderów
Wróć do folderu "Organizuj" i utwórz podfoldery dla każdej głównej kategorii, w której chcesz zorganizować własne pliki
W tym przykładzie wybraliśmy następujące kategorie: "Folder dokumentów", "Szablony YouTube", "Media stockowe", "Szablony PPT", "Zrzuty ekranu oprogramowania", "Materiały marketingowe" i "Samouczki instalacji aplikacji"
3. Scalanie podobnych folderów
Choć może się to wydawać podobne do lokalizowania zduplikowanych folderów, nie jest to proste. Na przykład, jeśli utworzysz folder o tej samej nazwie dla tej samej lokalizacji, możesz przypadkowo nadpisać pierwszy folder i stracić cenne informacje.
Ale, jak w przypadku większości rzeczy, istnieje wyjście.
Oto dwa sposoby na bezpieczne łączenie folderów na komputerze Mac.
Scalanie folderów za pomocą Findera
Po dodaniu folderu do lokalizacji, w której znajduje się już folder o tej samej nazwie, pojawi się podpowiedź z pytaniem, czy chcesz zatrzymać ten proces, zastąpić folder w lokalizacji, czy scalić oba foldery. Jeśli masz różne pliki o tej samej nazwie, będziesz chciał wybrać "Stop", aby zapobiec nadpisaniu plików.
Teraz, jeśli chcesz zachować oba foldery, musisz przeciągnąć folder i przytrzymać klucz Option przed zwolnieniem, aby uzyskać nową opcję o nazwie "Scal". Kliknij ją.
Pliki o tej samej nazwie będą miały dodaną cyfrę "2" do nazwy pliku, zapewniając zachowanie zarówno oryginalnego, jak i nowego pliku bez utraty zawartości.
Scalanie folderów przy użyciu Terminala
Druga metoda wykorzystuje Terminal i komendę o nazwie "ditto. " Spowoduje to scalenie zawartości dwóch folderów, w tym wszelkich znajdujących się w nich podfolderów.
Otwórz Terminal i wpisz: ditto ~/source_folder ~/target_folder
Powinieneś dodać rzeczywiste nazwy folderów zamiast "source_folder" i "target_folder"
Ponadto, zamiast wpisywać ścieżkę folderu, możesz przeciągnąć i upuścić foldery do okna Terminala.
4. Ulubione foldery
Jeśli istnieje zbyt wiele folderów i podfolderów, lokalizacja konkretnego folderu, którego używasz często lub do specjalnych wymagań, może być przytłaczająca. Dobrą wiadomością jest to, że możesz dodać dowolny folder do Ulubionych na pasku bocznym Findera. Oto jak to zrobić:
- Otwórz nowe okno Findera
- Znajdź folder, który chcesz dodać do ulubionych
- Przeciągnij go na pasek boczny
5. Sortowanie plików według typu
Możesz również sortować pliki według "Typu", aby grupować podobne pliki (PDF, obrazy, dokumenty itp.).
Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu folderu pobierania i wybierz "Sortuj według"> "Rodzaj ". Pomoże ci to zobaczyć, które pliki posiadasz i gdzie je przenieść.
Po posortowaniu plików według tego, jak chcesz je kategoryzować, przenieś je do odpowiednich podfolderów. Na przykład, zdjęcia i wideo trafiają do folderu "Stock media", a zrzuty ekranu do folderu "Software screenshots".
6. Użyj etykiet
Aby nadać priorytet ważnym plikom, kliknij prawym przyciskiem myszy plik, wybierz "Etykiety" i przypisz niestandardowe etykiety, takie jak "Pilne" lub "Do zrobienia ". Pliki oznaczone etykietami będą wyświetlane z kolorowymi kropkami obok ich nazw w celu łatwej identyfikacji.
Możesz szybko uzyskać dostęp do oznaczonych plików, klikając odpowiedni kolor pod "Etykietami" na pasku bocznym "Findera".
Czytaj więcej: 10 najlepszych aplikacji do zrobienia listy na Maca
7. Wypróbuj inteligentne foldery
Aby dynamicznie grupować pliki na komputerze Mac, otwórz "Finder" i przejdź do "Plik" > "Nowy inteligentny folder"
Następnie kliknij przycisk (+) w prawym górnym rogu okna obok "Zapisz", aby dodać kryterium wyszukiwania.
Pojawią się dwa rozwijane menu umożliwiające dokonanie wyboru.
W tym przykładzie wybraliśmy "datę ostatniej modyfikacji" i "przed", aby **szybko uzyskać dostęp do wszystkich plików spełniających te kryteria (bez przenoszenia ich z ich oryginalnych lokalizacji)
Kliknij przycisk "Zapisz" w prawym górnym rogu okna i nazwij swój "Inteligentny folder"
"Inteligentny folder" pojawi się automatycznie w menu bocznym "Ulubione".
Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli masz dwa foldery o tej samej nazwie w różnych miejscach, przytrzymaj klucz "Option" i przeciągnij jeden folder na drugi. Po wyświetleniu podpowiedzi, wybierz "Merge", aby połączyć zawartość dwóch folderów. Eliminuje to duplikaty podczas łączenia plików.
8. Rozwiń swój system nazewnictwa plików
Strategiczna organizacja plików za pomocą systemu nazewnictwa może zaoszczędzić czas na znajdowaniu plików.
Bazując na swoim cyklu pracy lub dokumentach osobistych, uwzględnij następujące elementy w nazwie pliku:
- Nazwę projektu/osobistą
- Opis tego konkretnego pliku
- Data rozpoczęcia pracy nad plikiem
- Dowolny numer wersji
- Twoje inicjały, jeśli jest to plik, który będziesz wysyłać innym osobom
Pamiętaj, że zależnie od widoku Findera, pliki będą uporządkowane alfabetycznie.
Wskazówka dla profesjonalistów: Umieszczenie daty na początku nazwy pliku pomoże utrzymać je w porządku chronologicznym i przyspieszy ich pobieranie
9. Używaj stosów do automatycznego porządkowania plików Stosy pulpitu pozwalają na uporządkowanie plików w zgrabne grupy na pulpicie. Stosy są podobne do inteligentnych folderów, ale dla pulpitu. Stosy można grupować według rodzaju, daty lub etykiety
Na przykład, jeśli pogrupujesz według rodzaju, wszystkie zdjęcia pojawią się w jednym stosie, prezentacje w innym i tak dalej. Wszystkie nowo dodane pliki są natychmiast przenoszone do odpowiedniego stosu, co pozwala bez wysiłku utrzymać wszystko w porządku.
Upewnij się, że jesteś na Pulpicie, a następnie kliknij Widok > Użyj stosów > Etykiety
Aby wyświetlić, otworzyć lub zamknąć stos, wystarczy na niego kliknąć, a pliki zostaną wyświetlone na pulpicie. Jeśli jednak chcesz wyświetlić pliki bez otwierania stosu, wszystko co musisz zrobić:
- Przesunąć mysz nad stos
- Przesuń kursor w lewo lub w prawo za pomocą gładzika lub myszy, a ikona stosu i nazwa zmienią się, aby dopasować się do każdego pliku w stosie
- Kliknąć dwukrotnie żądany plik, aby go otworzyć
10. Przechowywanie plików na iCloud Drive
Usługa iCloud Drive umożliwia synchronizację folderów i plików na wielu urządzeniach. Pomoże to pobierać pliki z różnych urządzeń Apple, jeśli używasz wielu iPadów lub iPhone'ów .
Oto jak włączyć iCloud Drive na komputerze Mac:
- Otwórz Ustawienia systemowe.
- Kliknij kolejno opcje Apple ID > iCloud.
- Włącz iCloud Drive.
- Kliknij ponownie opcję iCloud Drive
- Wybierz Opcje, aby wybrać foldery i aplikacje, które chcesz zsynchronizować z komputerem Mac
Wskazówka dla profesjonalistów: Jeśli włącz Pulpit i Dokumenty iCloud można uzyskać te same elementy pulpitu na innym Macu, logując się przy użyciu tego samego konta iCloud i włączając Pulpit i Dokumenty iCloud na tym Macu.
11. Porządkowanie plików na pulpicie
Oprócz sortowania plików na pulpicie według nazwy, rodzaju, daty dodania, rozmiaru, etykiety itp. można także zmienić ich kolejność na pulpicie wyświetlanie folderów poprzez rozmiar ikony, przestrzenie siatki, rozmiar tekstu i inne Wyrównywanie i zmiana rozmiaru elementów zgodnie z własnymi preferencjami, aby uzyskać bardziej spersonalizowany i estetyczny Pulpit. W razie potrzeby można również zmienić kolejność plików - wystarczy kliknąć pulpit, wybrać Widok > Uporządkuj według, a następnie wybrać sposób uporządkowania plików.
12. Używanie zewnętrznych aplikacji
Wreszcie, jeśli wolisz, możesz użyć aplikacji innych firm do efektywnego organizowania plików i folderów. Pomagają one nie tylko w łatwym śledzeniu i usuwaniu zduplikowanych plików, ale także pomagają w poszukiwaniu i czyszczeniu bałaganu związanego z pobieraniem.
To wszystko!
Dzięki tym krokom jesteś na dobrej drodze do uporządkowanego pulpitu Maca. Kluczem jest konsekwencja - ustawienie kilku minut dziennie na porządkowanie plików i folderów w systemie, a wkrótce stanie się to drugą naturą.
Pamiętaj, że odrobina wysiłku dzisiaj zaoszczędzi ci wiele kłopotów później.
Czytaj więcej: Pracuj mądrzej: poznaj 10 najlepszych narzędzi AI dla komputerów Mac
Organizuj swoje pliki bez wysiłku dzięki ClickUp
Teraz, gdy nauczyłeś się Hacki na MacBooka jeśli chodzi o organizację plików, dlaczego na tym poprzestać? Zróbmy krok naprzód i poznajmy ClickUp, skuteczne oprogramowanie do zarządzania zadaniami, które wykracza poza rozwiązania do zarządzania zadaniami i plikami.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami zawiera zaawansowane funkcje, takie jak ClickUp Docs do organizacji plików, dzięki czemu jest świetną opcją dla osób, które chcą zoptymalizować swój cyfrowy obszar roboczy.
Dostarcza zaawansowane narzędzia i funkcje do kategoryzowania, wyszukiwania i optymalizacji dokumentów tekstowych, zadań i projektów w sposób dynamiczny i oparty na współpracy.
Porozmawiajmy o jak być bardziej zorganizowanym w pracy .
Zaintrygowany?
1. Przeglądaj dokumenty ClickUp
Na początek, Dokumenty ClickUp może pełnić funkcję cyfrowej szafki na dokumenty w celu efektywnego przechowywania informacji o klientach.
Załóżmy, że dedykujesz jeden dokument dla każdego klienta, aby połączyć krytyczne zasoby, takie jak umowy, briefy projektów, faktury i szablony katalogów . Można również osadzić pliki Google Drive lub Dropbox bezpośrednio w dokumencie, aby uzyskać do nich łatwy dostęp.
Tworzenie i połączenie dokumentów, wiki i nie tylko z cyklami pracy w projekcie
Jeśli pliki i foldery związane z klientem są przechowywane lokalnie (np. na MacBooku), wystarczy przeciągnąć je do odpowiedniego dokumentu ClickUp. **Dzięki temu wszystko znajduje się w jednym miejscu, a Ty możesz uniknąć przełączania się między aplikacjami podczas wykonywania swojej pracy
W ClickUp Docs możesz również tworzyć łącza do udostępniania i zarządzać uprawnieniami dla członków swojego zespołu. Kontrola prywatności i edycji zapewnia, że tylko właściwe osoby mają widok i dostęp do poufnych informacji.
Aby pójść o krok dalej, twórz Zadania ClickUp dla każdego klienta, załączyć odpowiednie dokumenty, ustawić terminy i przypisać członków zespołu. Ta integracja usprawnia zarządzanie dokumentami cykl pracy i organizację projektów.
Czytaj więcej: 10 najlepszych aplikacji do zarządzania zadaniami dla użytkowników komputerów Mac
2. Przewodnik po hierarchii projektów ClickUp
Następnie pojawia się Przewodnik po hierarchii projektów ClickUp który pozwala zobaczyć szerszy obraz, nie tracąc przy tym żadnych istotnych szczegółów.
Wyjaśnimy Ci, jak to zrobić.
W ramach każdego obszaru roboczego na platformie można tworzyć przestrzenie dla określonych projektów lub działów, takich jak "Marketing" lub "Projekty klientów" Każda Przestrzeń może zawierać "Foldery" do organizowania powiązanych plików.
Utrzymuj porządek w plikach dzięki przewodnikowi po hierarchii projektów ClickUp
Hierarchia ta zapewnia, że każdy plik ma swoje miejsce w systemie, ułatwiając znajdowanie i zarządzanie dokumentami. Na przykład w przestrzeni "Projekty klientów" utwórz folder dla każdego klienta, który będzie zawierał listy umów, faktur i rezultatów.
3. Korzystanie z list ClickUp
Użyj Widok listy ClickUp aby zwiększyć tę organizację przy użyciu kryteriów definiowania, takich jak typy plików, nazwy folderów i plików, terminy i statusy priorytetów, takie jak "W użyciu", "Zarchiwizowane" lub "W trakcie przeglądu"
Zarządzaj zadaniami za pomocą klasycznych list rzeczy do zrobienia, korzystając z widoku list w ClickUp
Możesz również spersonalizować Listy za pomocą kolorów, aby wskazać status projektu lub lepiej wyróżnić swoją pracę wizualnie. Ale to nie wszystko.
4. Wypróbuj Universal Search na ClickUp
Potrzebujesz szybko znaleźć konkretny plik?
Wystarczy wpisać jego nazwę w pasku wyszukiwania, a ClickUp wyświetli dokładnie to, czego szukasz, niezależnie od tego, czy znajduje się on w obszarze roboczym ClickUp, połączonej aplikacji (np. Dropbox, Slack i Google Drive), czy na dysku lokalnym. To jest właśnie moc Uniwersalne wyszukiwanie w ClickUp .
Uzyskaj bardziej spersonalizowane i trafne wyniki wyszukiwania w ClickUp Universal Search
Na przykład, możesz filtrować zadania według terminów, aby zidentyfikować te, które wymagają pilnej uwagi, takie jak wnioski, których termin składania upływa wkrótce lub zbliżające się odnowienia umów. Możesz też nadawać etykiety plikom, takim jak "Prawne", "Finansowe" lub "Osobiste", a następnie filtrować według tych etykiet w celu lokalizacji określonych dokumentów.
Co więcej, ClickUp Brain , wbudowany asystent ClickUp AI, zapamiętuje twoje nawyki wyszukiwania i poprawia się z czasem, dając jeszcze dokładniejsze wyniki.
Uzyskaj dokładne odpowiedzi na wszystkie zapytania dotyczące plików dzięki ClickUp Brain
Na przykład, jeśli często szukasz "umów" związanych z konkretnymi klientami, ClickUp Brain nada priorytet tym wynikom w przyszłych wyszukiwaniach. Oznacza to, że im częściej korzystasz z platformy, tym bardziej staje się ona inteligentna, umożliwiając szybsze i dokładniejsze wyszukiwanie plików
Czytaj więcej: Zapanuj nad swoim czasem dzięki 10 najlepszych aplikacji kalendarza dla komputerów Mac
Nie pozwól, by cyfrowy bałagan spowolnił Twój cykl pracy
Są ważniejsze rzeczy do zrobienia niż tracenie cennego czasu na szukanie krytycznych dokumentów, ponieważ nieefektywności mogą szybko się kumulować.
Zamiast tego przejmij kontrolę nad swoim czasem dzięki strategicznej organizacji plików.
Właściwa struktura plików zmniejsza rozpraszanie uwagi, minimalizuje błędy i zapewnia płynniejsze działanie. Praktyka ta jest niezbędna do koordynowania dużych projektów, zarządzania dokumentacją klientów i nadzorowania poufnych dokumentów.
Na szczęście ClickUp zapewnia narzędzia do tworzenia scentralizowanego, wydajnego obszaru roboczego - od organizowania zadań za pomocą hierarchii ClickUp i wykorzystania widoku listy do szczegółowego filtrowania, po korzystanie z zaawansowanych funkcji, takich jak sztuczna inteligencja.
Na co więc czekasz? Zarejestruj się w ClickUp za darmo już dziś i zacznij działać.