Jak stworzyć proces offboardingu pracowników (+ lista kontrolna)?

Anne, starszy programista w firmie produkującej produkty, zdecydowała się zrezygnować z pracy po pięciu latach. Bez formalnego procesu offboardingu, po odejściu nadal ma dostęp do kluczowych systemów firmy.

Kilka tygodni później wrażliwe dane klientów są zagrożone i nikt nie wie, czy był to wypadek, czy luka w zabezpieczeniach. Nie jest jasne, kto przejmie jej obowiązki, zespół jest zdezorientowany, a krytyczne terminy są zagrożone. Bez odpowiedniego transferu wiedzy i procesu przekazania, jej zastępca ma trudności z przyspieszeniem.

Zdarza się to częściej niż myślisz. 71% firm nie posiada formalnego procesu offboardingu. Bez niego ryzykujesz problemami z bezpieczeństwem, nieporozumieniami w zespole i utratą reputacji firmy.

W tym artykule zbadamy tajniki offboardingu pracowników, znaczenie listy kontrolnej offboardingu i jak skutecznie wdrożyć ten proces.

Zrozumienie offboardingu pracowników

Offboarding pracowników to formalny proces zarządzania rozstaniem pracownika z firmą poprzez rezygnację, rozwiązanie umowy lub przejście na emeryturę. Podczas gdy onboarding koncentruje się na pomocy pracownikom w asymilacji z firmą, offboarding zapewnia płynne i pełne szacunku odejście.

Powodzenie procesu offboardingu jest kluczowe z kilku powodów:

• Ochrona odsetek firmy: Offboarding zapewnia możliwość odzyskania aktywów firmy, a poufne informacje pozostają bezpieczne
• Ciągłość biznesu: Właściwy offboarding ułatwia transfer wiedzy, zapewniając, że żadne krytyczne zadania nie pozostaną w zawieszeniu
• Doświadczenie pracownika: Nawet na scenie odejścia, pełne szacunku i profesjonalne doświadczenie offboardingu podkreśla reputację organizacji i pozostawia byłych pracowników z trwałym pozytywnym wrażeniem

Różnica między onboardingiem a offboardingiem

Zarówno onboarding, jak i offboarding są istotną częścią procesu rekrutacji mapa podróży pracownika ale służą one zupełnie innym celom:

• Onboarding ma na celu pomoc nowemu pracownikowi w zaaklimatyzowaniu się w swojej roli i kulturze firmy, często przy wsparciu skutecznegooprogramowanie onboardingowe* Z kolei offboarding koncentruje się na płynnym przeniesieniu pracowników z firmy, zapewnieniu ciągłości działania i zabezpieczeniu aktywów

Oto, czym się różnią:

System zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) ma kluczowe znaczenie dla onboardingu i offboardingu. Narzędzia HRMS pomagają śledzić zadania, automatyzować formalności i zarządzać prawami dostępu, usprawniając proces i ograniczając błędy ludzkie.

Poprawiają one wydajność i skuteczność procesów onboardingu i offboardingu poprzez:

• Automatyzację zadań administracyjnych
• usprawnienie komunikacji i dokumentacji
• śledzenie szkoleń i wyników
• zarządzanie zwrotami aktywów i końcowymi rozliczeniami
• Zbieranie informacji zwrotnych i zapewnianie zgodności

Przewodnik po prawidłowym offboardingu pracowników

Kiedy pracownik odchodzi z organizacji, czy to z wyboru, czy z okoliczności, proces offboardingu staje się krytycznym elementem przejścia; obejmuje więcej niż pożegnalny e-mail.

A więc, do zrobienia prawidłowo offboarding pracownika? I jakie kroki należy podjąć, aby upewnić się, że zostało to zrobione poprawnie?

Usprawnij wdrażanie pracowników dzięki kompleksowej platformie do zarządzania zasobami ludzkimi ClickUp ClickUp to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, które służy również jako oprogramowanie do zarządzania talentami . Pomaga usprawnić i zautomatyzować każdy aspekt procesu offboardingu pracowników.

Mając to na uwadze, przejdźmy przez przewodnik krok po kroku, aby zapewnić płynne przejście.

1. Komunikacja na temat odejścia

Zawsze najlepiej jest ogłosić odejście pracownika wcześniej niż później. Dzięki temu zespół jest na bieżąco informowany i unika się niepotrzebnych plotek. Upewnij się, że Ty i odchodzący pracownik zgadzacie się co do tego, kiedy i w jaki sposób przekazać wiadomość.

Menedżerowie powinni szybko powiadomić swój zespół, dział i dział HR. Otwarta i szczera komunikacja jest kluczem do płynnego przejścia i utrzymania pozytywnej atmosfery zatrzymać największe talenty . Pomaga również wszystkim wiedzieć, czego się spodziewać i jak zmieni się obciążenie pracą.

Aby ułatwić sobie pracę, warto utworzyć standardowy plik szablon polityki firmy . Zapewni to spójną komunikację i znacznie ułatwi przyszłe odejścia.

2. Ułatwienie transferu wiedzy

Kiedy pracownicy odchodzą, zdobycie ich wiedzy i spostrzeżeń jest niezbędne, aby uniknąć zakłócenia trwających projektów lub procesów. Badanie przeprowadzone przez American Productivity & Quality Center wykazało, że firmy z efektywnymi praktykami transferu wiedzy zatrzymują 30% więcej pracowników wiedzy nawet po odejściu pracownika.

Oto jak wdrożyć proces transferu wiedzy:

• Zidentyfikuj kluczowe zadania i obowiązki, którymi zajmuje się odchodzący pracownik
• Współpracuj z nim w celu udokumentowania procedur, kluczowych kontaktów i innych krytycznych szczegółów
• Upewnij się, że informacje te są uporządkowane i dostępne dla ich następcy
• Ustawienie okresu przejściowego, w którym odchodzący pracownik może przeszkolić swojego następcę lub przekazać mu swoje obowiązki

Pomoże to zapewnić, że nowa osoba będzie w stanie rozpocząć pracę i utrzymać wydajność bez utraty rytmu.

Możesz użyć ClickUp Brain , narzędzie do pisania AI, aby stworzyć kompleksowy podręcznik pracownika który zawiera istotne informacje i zasoby.

Pozwól ClickUp Brain napisać dla Ciebie podręczniki pracownicze i dopracować je za pomocą kilku kliknięć

Oto trzy komponenty oparte na AI, które można wykorzystać do uproszczenia transferu wiedzy:

• AI Knowledge Manager: Uzyskaj natychmiastowe, dokładne odpowiedzi na temat odchodzącego pracownika, w tym jego obowiązków i trwających projektów, zapewniając, że żadne krytyczne informacje nie zostaną utracone
• AI Project Manager: Automatyzacja zadań związanych z offboardingiem, takich jak aktualizacje postępów i raportowanie statusu, redukująca pracę ręczną i zapewniająca sprawną obsługę wszystkich działań
• AI Writer for Work: Użyj tego asystenta pisania, aby dopracować dokumenty offboardingowe i komunikację, zapewniając przejrzystość i profesjonalizm

3. Odzyskiwanie i aktualizacja zasobów firmy i dostępu do systemu

Fact Check: A ankieta przeprowadzona przez Oomnitza wykazało, że 27% organizacji doświadczyło strat przekraczających 10% ich zasobów technologicznych z powodu niekompletnego offboardingu.

Aby zapobiec utracie aktywów firmy, ważne jest, aby poprosić odchodzących pracowników o zwrot całego sprzętu firmowego w ich ostatnim dniu. Obejmuje to odznaki lub smycze, karty kredytowe, mundury, telefony, laptopy i pojazdy służbowe.

4. Rozmowa końcowa

Wywiady z odchodzącymi pracownikami są okazją do zebrania spostrzeżeń od odchodzących pracowników na temat ich doświadczeń, co może pomóc w poprawie retencji pracowników.

Oto kilka przemyślanych pytania podczas rozmowy kwalifikacyjnej do rozważenia podczas spotkania:

• Co doprowadziło do Twojej decyzji o odejściu?
• Jakie ulepszenia zasugerowałbyś dla naszego miejsca pracy?
• Co mogliśmy zrobić inaczej, aby zachęcić cię do pozostania?
• Jak opisałbyś swoje relacje z przełożonym?
• Jakie cechy powinniśmy potraktować priorytetowo, szukając twojego następcy?
• Czego nam obecnie brakuje, co mogłoby poprawić naszą kulturę organizacyjną?
• Czy poleciłbyś naszą firmę innym osobom ze swojej sieci kontaktów?

Rozumiejąc powody, dla których pracownicy odchodzą, firmy mogą podejmować działania mające na celu zapobieganie odejściom z podobnych powodów.

Możesz użyć Formularze ClickUp do zbierania kluczowych danych z wywiadów. Możesz użyć logiki warunkowej, aby dynamicznie dostosowywać pytania na podstawie udzielonych odpowiedzi. Twoja ankieta jest teraz prostsza do wypełnienia i skuteczniejsza w zbieraniu istotnych informacji.

Zbieraj ustrukturyzowane informacje zwrotne z wywiadów końcowych za pomocą formularzy ClickUp

Formularze te przekształcają dane wejściowe pracowników w ustrukturyzowane i przydatne informacje, dzięki czemu można analizować wszelkie trendy i je uzupełniać.

Przeczytaj również: Top 10 Free Exit Interview Szablony i Pytania dla Teamów HR

5. Proces wypłaty końcowej

Lista płac jest często jedną z najbardziej wrażliwych części offboardingu. Poza zobowiązaniami prawnymi i finansowymi, proces wypłaty końcowej ma również znaczący wpływ na listę płac i operacje Business.

Oto lista kontrolna, która pomoże ci zadbać o wszystkie podstawy:

• Oblicz ostateczne wynagrodzenie: Uwzględnij ostatnią wypłatę, niewykorzystane dni urlopu oraz wszelkie należne premie lub prowizje
• Zwrot wydatków: Upewnij się, że wszystkie zaległe zwroty za wydatki Business zostały przetworzone
• Zaktualizuj systemy płacowe: Dostosuj rejestry płac, aby odzwierciedlić odejście pracownika i upewnij się, że wszystkie dalsze płatności zostały wstrzymane
• Weryfikacja świadczeń: Potwierdzenie statusu świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne i składki emerytalne, oraz poinformowanie pracownika o wszelkich zmianach
• Dokumentowanie wszystkiego: Prowadzenie szczegółowej dokumentacji wszystkich transakcji i komunikacji związanej z procesem wypłaty końcowej w celu zapewnienia zgodności i przyszłego odniesienia

6. Pakiet odpraw i świadczeń

Odprawy są często częścią procesu offboardingu, zwłaszcza w przypadku zwolnień. Zaoferowanie uczciwej i konkurencyjnej odprawy jest niezbędne do ochrony odsetków odchodzącego pracownika i utrzymania pozytywnej marki pracodawcy.

Dobrze skonstruowany pakiet odpraw pokazuje empatię i commit wobec pracowników, co może poprawić reputację i utrzymać dobrą wolę, nawet w trudnych okolicznościach.

Przeczytaj również: Jak napisać onboardingową listę kontrolną dla nowych pracowników?

7. Umowy o zachowaniu poufności

Odchodzący pracownicy często podpisują umowy o zachowaniu poufności podczas procesu offboardingu w celu ochrony poufnych informacji firmy. Te ramy prawne ustanawiają jasne oczekiwania dotyczące tego, jakie informacje są poufne i jakie są obowiązki odchodzącego pracownika, zapewniając, że każde naruszenie poufności może być rozwiązane zgodnie z prawem.

Ponadto umowy NDA pomagają utrzymać zaufanie do zdolności firmy do ochrony zastrzeżonych informacji nawet po odejściu pracownika.

Można użyć Dokumenty ClickUp , system zarządzania dokumentami, do przechowywania i zarządzania tymi dokumentami, zapewniając podpisanie wszystkich umów o zachowaniu poufności przed odejściem pracownika.

8. Odejście od zasobów technicznych

Należy upewnić się, że pracownicy nie mają już dostępu do firmowych zasobów technicznych, takich jak narzędzia do zarządzania projektami lub wewnętrzne platformy komunikacyjne.

Oto dlaczego:

• Bezpieczeństwo: Cofnięcie dostępu do zasobów technicznych gwarantuje, że wrażliwe dane firmy, własność intelektualna i informacje o klientach pozostaną bezpieczne
• Zgodność: Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących prywatności danych może skutkować wysokimi grzywnami lub konsekwencjami prawnymi
• Ciągłość operacyjna: Dzięki prawidłowemu przeniesieniu kont, danych i plików firma zapewnia, że codzienne operacje nie zostaną zakłócone
• Efektywność kosztowa: Odzyskiwanie licencji na oprogramowanie i innych zasobów technicznych zapobiega niepotrzebnym wydatkom i zapewnia, że zasoby te będą dostępne do wykorzystania w przyszłości

Przeczytaj również: Jak przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjne, aby zatrzymać pracowników?

Odkrywanie najlepszych praktyk w zakresie offboardingu

Podczas offboardingu pracowników należy wdrożyć najlepsze praktyki, aby zapewnić płynne przejście. Traktowanie odchodzących pracowników z takim samym szacunkiem jak nowych pracowników gwarantuje, że proces ten odzwierciedla wartości firmy dla przyszłych pracowników.

Oto kilka najlepszych praktyk, które należy wziąć pod uwagę:

• Przestrzegaj wszystkich wytycznych prawnych i regulacyjnych, aby uniknąć potencjalnych sporów i zapewnić etyczne odejścia
• Powiadamiać klientów i partnerów zewnętrznych o wszelkich zmianach i wprowadzać nowe punkty kontaktowe w celu utrzymania powiązań
• Odejście z profesjonalizmem, pozostawiające dobre wrażenie dla potencjalnej przyszłej współpracy lub ponownego zatrudnienia
• Wcześnie identyfikuj następców lub tymczasowe zastępstwa, aby uniknąć zakłóceń operacyjnych. Skorzystaj z okazji, aby oddelegować obowiązki lub zrestrukturyzować Teams, jeśli to konieczne
• Szanuj prywatność pracowników, umożliwiając im odzyskanie osobistych plików i usunięcie informacji niezwiązanych z firmą z urządzeń lub platform przed ich zwrotem
• Oprócz cofnięcia dostępu do systemów firmowych, przeprowadź dokładny przegląd ostatniej aktywności systemowej odchodzącego pracownika, aby upewnić się, że żadne wrażliwe dane nie zostały skopiowane lub przeniesione
• Zapewnienie dostępu do firmowej sieci absolwentów, wspierającej długoterminowe relacje zawodowe i promowanie marki
• Uznanie i uczczenie wkładu odchodzącego pracownika, wzmocnienie pozytywnego morale w zespole i pozostawienie otwartych drzwi dla potencjalnego ponownego zaangażowania w przyszłości

Żaden proces offboardingu nie jest idealny, ale unikanie typowych błędów może mieć duże znaczenie.

Oprogramowanie do skutecznego offboardingu pracowników

Offboarding pracownika obejmuje kilka ruchomych części, a zarządzanie nimi może być wyzwaniem. Chociaż różne narzędzia programowe są przeznaczone do różnych aspektów tego procesu, to Platforma zarządzania zasobami ludzkimi ClickUp może obsłużyć to wszystko.

Oto jak upraszcza ona wszystko, aby zapewnić płynny offboarding:

1. Łatwe zarządzanie zadaniami i działaniami następczymi

Obsługa offboardingu obejmuje wiele zadań, które muszą być śledzone i zakończone na czas. Z Zadania ClickUp , można łatwo przypisać konkretne zadania offboardingowe do personelu HR i odchodzącego pracownika, zapewniając, że wszyscy mają jasność co do swoich obowiązków.

Użyj zarządzania zadaniami, aby uprościć proces offboardingu

Możesz na przykład tworzyć zadania związane z odzyskiwaniem zasobów, takie jak zwrot firmowych laptopów i cofanie dostępu do oprogramowania. Taka przejrzystość zapobiega nieporozumieniom i niedopatrzeniom, które mogą prowadzić do utraty zasobów lub zagrożeń bezpieczeństwa. Przypomnienia ClickUp i powiadomienia dodatkowo usprawniają ten proces.

Bądź zawsze na bieżąco z tym, co musisz zrobić dzięki Przypomnieniom

Po przypisaniu zadań można ustawić terminy i przypomnienia, aby wszyscy byli odpowiedzialni. Odchodzący pracownik może otrzymywać przypomnienia o zwrocie sprzętu, podczas gdy dział HR może być powiadamiany o rozmowach kwalifikacyjnych lub zakończeniu formalności.

Dodatkowo, ClickUp zapewnia widoczność statusu każdego zadania, umożliwiając członkom zespołu łatwe śledzenie postępów. Zastosowanie Automatyzacja ClickUp do zmiany statusów zadań (np. z "w trakcie" na "zakończone") w miarę ich zakończenia, zapewniając zespołowi aktualizacje w czasie rzeczywistym.

Można również użyć funkcji Pola niestandardowe ClickUp funkcja umożliwiająca śledzenie, które zasoby (takie jak laptopy, telefony itp.) muszą zostać zwrócone.

Takie zorganizowane podejście chroni aktywa organizacji i wspiera pełne szacunku i wydajne doświadczenie offboardingu dla wszystkich zaangażowanych stron.

2. Utwórz listę kontrolną offboardingu

Zacznij od stworzenia szczegółowej listy kontrolnej offboardingu, która obejmuje każdy niezbędny krok, od powiadomienia członków zespołu po odebranie aktywów firmy.

Opracuj listy zadań do zrobienia dla procesu offboardingu

Z Lista kontrolna zadań ClickUp teams HR mogą tworzyć listy do zrobienia w ramach zadań dostosowanych do procesu offboardingu. Przykładowo, można przypisać takie zadania jak przeprowadzanie rozmów z pracownikami kończącymi pracę, aktualizowanie dokumentacji i zarządzanie zwrotem mienia firmy. Każde zadanie można przypisać różnym członkom zespołu, zapewniając jasną odpowiedzialność i własność.

Taka struktura zapewnia przejrzystość: każdy członek zespołu zna swoje obowiązki i terminy, zmniejszając ryzyko pominięcia ważnych kroków. Można również ustawić terminy dla każdego zadania, aby utrzymać proces offboardingu zgodnie z harmonogramem.

Po zorganizowaniu wszystkiego, zapisz je jako plik szablon listy kontrolnej pozwala to na łatwe powielanie listy kontrolnej za każdym razem, gdy pracownik opuszcza firmę, zapewniając spójność i wydajność procesu offboardingu.

Przeczytaj również: Darmowe szablony i formularze HR usprawniające procesy HR w 2024 r

3. Śledzenie postępów dzięki pulpitom nawigacyjnym

Przejrzysty przegląd pozwala zidentyfikować potencjalne wąskie gardła i dostosować cały zespół w trakcie transformacji. Pulpity ClickUp to potężne narzędzie do śledzenia postępów w różnych Teams. Dzięki konfigurowalnym widżetom można łatwo monitorować zakończone zadania, wykrywać wszelkie opóźnienia i nakreślać kolejne kroki, zapewniając kompleksowy widok procesu offboardingu.

Monitoruj postęp procesu offboardingu w różnych zespołach za pomocą pulpitów

Taka widoczność pomaga zapewnić, że wszystkie zadania zostały zakończone i każdy zna swoje obowiązki.

Możesz generować szczegółowe raporty, które oceniają wydajność offboardingu, podkreślając obszary wymagające poprawy i zapewniając zgodność z zasadami firmy. Takie podejście oparte na danych umożliwia udoskonalanie procesu w miarę upływu czasu.

Na początek można skorzystać z gotowego do użycia narzędzia Szablon listy kontrolnej projektu ClickUp zaprojektowany, aby spełnić standardowe wymagania offboardingu.

Ten przyjazny dla początkujących szablon pozwala skuteczniej zarządzać procesem offboardingu, zapewniając płynne przejście dla odchodzących pracowników przy jednoczesnym zminimalizowaniu zakłóceń w działalności firmy.

Pobierz ten szablon

Korzystanie z szablonu listy kontrolnej projektu oferuje kilka cennych korzyści. Dzięki niemu możesz:

• Zorganizować zadania w możliwe do zarządzania, osiągalne kroki, dzięki czemu proces offboardingu jest mniej przytłaczający i łatwiejszy do wykonania
• Upewnić się, że wszystkie zadania zostały zakończone we właściwej kolejności, zmniejszając ryzyko pominięcia krytycznych kroków
• Zidentyfikować potencjalne problemy lub zagrożenia związane z procesem offboardingu, umożliwiając proaktywne rozwiązania
• Ustalenie jasnej osi czasu dla projektu, pomagając teamom pozostać na dobrej drodze i skutecznie dotrzymywać terminów

Pobierz ten szablon

Usprawnij swój proces offboardingu za pomocą ClickUp

Stworzenie listy kontrolnej offboardingu pracowników pomaga utrzymać ciągłość biznesową, chronić aktywa firmy i dbać o reputację organizacji.

Postępując zgodnie z ustrukturyzowanym, pełnym szacunku i dokładnym procesem - zwłaszcza dzięki narzędziom takim jak ClickUp - możesz zwiększyć zarówno doświadczenie pracowników, jak i wydajność organizacji.

Dobrze wdrożony proces offboardingu nie jest formalnością; to istotna część cyklu życia pracownika, która pozostawia trwałe wrażenie. Upewnij się, że jest ono pozytywne.

Gotowy do usprawnienia procesu offboardingu? Zarejestruj się w ClickUp już dziś!